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Die Elektronische Steuererklrung

ELSTER

IMPRESSUM
Varial Guide / Browser (ELSTER - Die elektronische Steuererklrung)

Nov. 2004 by

Varial Software AG Hauptstrae 18 57074 Siegen

Alle Rechte vorbehalten. Vervielfltigungen bedrfen der schriftlichen Genehmigung des Eigentmers. nderungen des Textes bleiben vorbehalten.

INHALTSVERZEICHNIS
1. 2. Einleitung ELSTER Client 2.1 TeleModul (C-Bibliotheken) 2.2 COALA (Java) 3. 4. Informationen zu den Anmeldesteuern 3.1 Teilnahmeerklrung (StDV) Installation und Konfiguration 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.7.1 4.7.2 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 6. VARIAL Clientinstallation Konfigurationseinstellung TeleModul Kommunikation TeleModul Kommunikation COALA Freischaltung Firewall Schreibrechte tm.ini ELSTER Serveradressen TeleModul COALA Varial Implementierung ELSTER - Zulassung (StDV) ELSTER - Datenbermittlung Erfolgreiche Datenbermittlung bertragungsprotokoll ELSTER - Archiv fehlerhafte Datenbermittlung ELSTER Log-Datei ELSTER Trace 1 3 3 3 4 4 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 7 7 8 9 11 12 14 15 16 17 18 18 19 20 20 20 20 20 21 22 24

Anmeldesteuern

Lohnsteuerbescheinigung

6.1 Verfahrensbeschreibung 6.2 Verfahrensbeteiligte 6.2.1 Arbeitgeber 6.2.2 Clearingstelle 6.2.3 Landeskopfstelle 6.2.4 Bundesland-Host-System 6.2.5 Finanzamt 6.3 Verfahrensablauf 6.4 Voraussetzungen in den Arbeitnehmerstammdaten 6.5 ELSTER - Datenbermittlung

6.6 Datenbermittlung 6.7 Protokollverfahren 6.7.1 Protokoll 6.7.2 NutzdatenblockTicket 6.7.3 Verarbeitung in der Clearingstelle 6.7.4 Korrekturverfahren 6.8 Die Protokollanforderung 6.9 ELSTER - Archiv 7. ELSTER Fehlermeldungen 7.1 bertragungsfehler -21001 7.2 ELSTER - TeleModul ist nicht mehr aktuell 7.3 fehlerhafte Prfung Steuernummer 8. Datensicherheit 8.1 Verschlsselung der persnlichen Daten 8.2 Sicherheitszertifikate der TV Informationstechnik GmbH 8.3 9. besondere Hinweise zum Datenschutz

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Einschrnkungen und technische Vorrausetzungen 9.1 Betriebssysteme 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 Fremde ELSTER - Steuerprogramme notwendige Systemkomponenten DIAL-IN-Zugang Testprogramm Mindestanforderungen Varial-Client

10. Ausfuhrbestimmungen 10.1 Einsatz auerhalb der Bundesrepublik Deutschland 10.2 Kontaktadresse

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1. Einleitung

ELSTER ist ein Projekt der deutschen Steuerverwaltung, das die sichere elektronische bermittlung von Steuererklrungsdaten zum Ziel hat. Fr die Steuerverwaltung vermindert sich dadurch der Aufwand fr die Datenerfassung. Fr den Anwender entfllt eine vollstndige Papierbermittlung. Stattdessen sendet er eine elektronische Lohnsteueranmeldung oder Umsatzsteuervoranmeldung und erhlt nach erfolgreicher bertragung ein bertragungsprotokoll fr seine Unterlagen.

ELSTER Die elektronische Steuererklrung Die bertragung erfolgt ber die ELSTER Clientsoftware per Internet (TCP/IP). Es muss eine aktive Internetverbindung eingerichtet sein. Die Clientsoftware setzt eine bestehende DF-Verbindung voraus, sie versucht nicht selbstndig, eine Verbindung aufzubauen! Seit Mitte 1999 wird die bermittlung der Umsatzsteuervoranmeldungen angeboten. Mit der bermittlung von Originalfllen wurde im zweiten Quartal 2000 in einzelnen Bundeslndern begonnen, seit Mitte Juni 2001 ist dies bundesweit mglich. Die ELSTER Clientsoftware arbeitet mit den Steuerverwaltungen aller Bundeslnder zusammen. Sie stellt zentrale Funktionen fr die Bearbeitung von ELSTER - "Datenstrmen" zur Verfgung. Die Clientsoftware tritt dem Benutzer gegenber auer fr Konfigurationsaufgaben nicht in Erscheinung, sie ist vielmehr in Varial integriert. Zuknftig wird das ELSTER - Verfahren immer weiter auf alle steuerlich relevanten Daten ausgedehnt. Zu den bereits o.g. realisierten Bereichen ist geplant, das Verfahren auf weitere Steuerarten und die Einbeziehung von Steuerbescheinigungen und notwendige Anlagen (Bilanzen, GuV) auszuweiten. Ein weiterer zentraler Punkt ist die Schaffung von Online-Diensten ber das Internet. Vorgesehen sind hier die Mglichkeiten der Online-Steuerkontoabfrage und die Abfrage des Bearbeitungsstandes der Steuererklrung. Ab dem Release 2.40 knnen mit Varial Guide die Umsatzsteuer-Voranmeldung sowie die Lohnsteueranmeldung ber ELSTER abgegeben werden und ab Release 2.55 SP3 die Lohnsteuerbescheinigungen.

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2. ELSTER Client
Die ELSTER Clientsoftware stellt Funktionen zur Verfgung, um aus Steuer-, FiBuoder Lohnbuchhaltungsprogrammen heraus die Steuerdaten elektronisch an die Steuerverwaltung versenden zu knnen. Sie wurde in Varial Guide implementiert. Eine alleinige Nutzung der Clientsoftware ist nicht mglich. Es werden folgende unterschiedliche Verfahren angeboten:

2.1 TeleModul (C-Bibliotheken)


Fr die Anmeldesteuern wird das ELSTER - TeleModul verwendet. Dabei handelt es sich um eine Ansammlung von C-Bibliotheken (DLLs) und einer MicrosoftDatenbank, die auf dem Varial - Client installiert und von dort aufgerufen werden.

2.2 COALA (Java)


Fr die Lohnsteuerbescheinigungsdaten (ElsterLohn) wurden Javaklassen in Varial implementiert. Dafr muss auf dem Varial - Client eine Java - Runtime (JRE) installiert werden. Seitens ELSTER wird hier auch von einer Elster Phase 2 bzw. COALA (COmmunication und Application LAyer) gesprochen. Die COALA - Schnittstelle beinhaltet den einheitlichen Aufbau vom XML - Datenschnittstellen sowie die Kommunikation mit der ELSTER - Clearingstelle, welche die Daten entgegennimmt.

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3. Informationen zu den Anmeldesteuern


Die elektronische und papierlose bertragung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Lohnsteueranmeldungen ist in allen Bundeslndern mglich. Da bei der elektronischen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Lohnsteueranmeldung keinerlei Papier mehr gegenber dem Finanzamt erforderlich ist, muss folgendes unbedingt bercksichtigt werden:

3.1 Teilnahmeerklrung (StDV)


Vor der elektronischen bermittlung muss vom Steuerpflichtigen einmalig eine eigenhndig unterschriebene Teilnahmeerklrung (6 StDV) an das zustndige Finanzamt abgegeben werden. Diese ist nur einmalig zu stellen; auch bei einem Wechsel des zustndigen Finanzamtes ist kein erneuter Antrag einzureichen. Die elektronische Abgabe via ELSTER kann bereits nach dem Versenden der Teilnahmeerklrung an das Finanzamt erfolgen. Eine Erklrung finden Sie auf der Release-CD im Verzeichnis DOKUMENTATION\ELSTER

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4. Installation und Konfiguration


4.1 VARIAL Clientinstallation
Die bentigten Komponenten der ELSTER Clientsoftware werden in das Varial Installationsverzeichnis (z.B. C:\VARIAL) des jeweiligen Client installiert. Dies gilt ebenfalls bei einer Einzelplatzinstallation.

4.2 Konfigurationseinstellung TeleModul


Im Windowsverzeichnis (z.B. C:\WINDOWS, C:\WINNT) wird eine vorgefertigte tm.ini installiert. In folgenden Abschnitten knnen fr die dokumentierten Parameterwerte individuelle Anpassungen vorgenommen werden. Alle anderen Eintragungen drfen nicht verndert werden. [PRINT] COPIES=2 [Proxy] ProxyID= Port1..n= Anzahl zu druckender bertragungsprotokolle IP-Adresse Proxy-Rechner Port-Nummern auf dem Proxy-Rechner

4.3 Kommunikation TeleModul


Aus Sicherheitsgrnden wurde fr die Kommunikation das ELSTER Security Transport Protokoll (ESTP) entwickelt. Dabei handelt es sich um ein proprietres, auf TCP basierendes bertragungsprotokoll, das Port 8000 verwendet. Ein Proxy muss das Einrichten von TCP-Gateways zulassen. Weitere Informationen fr die Einrichtung und Konfiguration eines Proxyservers ist der Dokumentation ELSTER-Proxy zu entnehmen.

4.4 Kommunikation COALA


Fr die bertragung wird eine XML-Datenschnittstelle verwendet. Dieses ElsterXML wird komprimiert (GZIP), verschlsselt und mittels HTTP-POST an die Clearingstelle bermittelt. Ein Proxy wird als HTTP-Proxy angesprochen. Hierfr wird der Standardport 80 verwendet.

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4.5 Freischaltung Firewall


Fr das TeleModul muss der Port 8000 frei geschaltet werden und fr COALA der Port 80. Ohne Portfreigabe kann eine ELSTER - bertragung nicht durchgefhrt werden.

4.6 Schreibrechte tm.ini


Wenn der User im Windowsverzeichnis keine Schreibrechte auf die Datei tm.ini hat, kommt es zu Problemen beim Versenden der Daten. Es muss also sichergestellt werden, dass die Datei tm.ini beschrieben werden kann.

4.7 ELSTER Serveradressen


Nachfolgend eine bersicht ber die aktuellen Adressen der ELSTER Server.

4.7.1 TeleModul
lfd. Nr. 1 2 3 4 5 6 Clearingstelle 1 1 1 2 2 1 Server 1 2 3 1 2 4 IP Adresse 62.157.211.58 62.157.211.59 62.157.211.60 193.109.238.26 193.109.238.27 213.182.157.55 Port 8000 8000 8000 8000 8000 8000

4.7.2 COALA
lfd. Nr. 1 2 3 4 Clearingstelle 1 1 2 2 Server 1 2 1 2 URL http://80.146.179.2:80/Elster2/EMS http://80.146.179.3:80/Elster2/EMS http://193.109.238.58:80/Elster2/EMS http://193.109.238.59:80/Elster2/EMS

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5. Anmeldesteuern
5.1 Varial Implementierung
Die Clientsoftware wurde ab Release 2.40 fr folgende Programmfunktionen verwendet: Umsatzsteuer-Voranmeldung Lohnsteuer-Anmeldung Die nachfolgenden Beispiele beschrnken sich auf die UmsatzsteuerVoranmeldung. Die Verarbeitung bei der Lohnsteueranmeldung ist vom Grundsatz her identisch. Nachdem die Voraussetzungen zur Teilnahme am ELSTER Verfahren erfllt sind, muss pro Steuerart und Bundesland mandanten- und firmenbergreifend eine ELSTER - Zulassung angelegt werden. Die erfolgreiche bertragung an die ELSTER Clearingstelle kann der Anwender ber Dialogboxen verfolgen. Zustzlich erfolgt der Ausdruck des fr die eigenen Unterlagen bestimmten bertragungsprotokolls. Dieses ist vom Steuerzahler auf die bertragenen Werte zu prfen und als Nachweis aufzubewahren. Der Druck dieses Protokolls ist Bestandsteil der ELSTER Clientsoftware. Die bertragung wird pro Bundesland und pro Steuerart gefhrt. Bei einer eventuell fehlerhaften bertragung wird der Datensender zu einer Wiederholungsbermittlung aufgefordert Zu diesem Zweck wird jede bermittlung von Varial auf dem Server unter dem Verzeichnis ELSTER archiviert. Dieses ist nicht Bestandteil einer Datenbank und muss regelmig gesichert werden.

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5.2 ELSTER - Zulassung (StDV)


Jeder Steuerpflichtige (z.B. pro Firma) muss eine Teilnahmeerklrung fr die einzelnen Steuerarten abgegeben. Fr die Varial - Implementierung muss pro Steuerart und Bundesland eine ELSTER - Teilnahme (Zulassung) angelegt werden, d.h. hier werden mehrere Firmen zusammengefasst.

Steuerart Wird vom Programm automatisch ermittelt. Bei Aufruf aus dem Men der Finanzbuchfhrung ist die Steuerart UST und bei Aufruf aus dem Men der Personalwirtschaft wird die Steuerart LST verwendet. letzte bermittlung Anzeige MM.JJJJ der zuletzt durchgefhrten bertragung.

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5.3 ELSTER - Datenbermittlung


ber die Auswahl der entsprechenden Funktion wird eine Datenbermittlung gestartet. Sofern der Anwender zur Wiederholung einer bermittlung seitens der Finanzverwaltung aufgefordert wird, muss er den Zeitraum (MM.JJ) der bertragung und das Bundesland angegeben.

Pro Firma kann fr einen Anmeldungszeitraum nur eine bertragung durchgefhrt werden. Wurden nach einer bertragung noch steuerrelevante Buchungen durchgefhrt, muss eine Berichtigung erfolgen. Bei der Wiederholung einer bertragung findet keine Neuberechnung der Steuerzahllast statt. Stattdessen wird die Originalbertragung, welche im ELSTER - Archiv abgestellt wird, wiederholt verwendet. Eine Wiederholung ist nicht mit einer Berichtigung zu verwechseln, letztere stellt eine neue bermittlung im Sinne von ELSTER dar und wird ber die nachfolgenden Programmkonstanten angestoen.

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Berichtigung Fr die Berichtigung einer bertragung muss zuvor bereits eine erfolgreiche bertragung durchgefhrt worden sein. Testlieferung Hierber besteht die Mglichkeit, nur den Verbindungsaufbau zu testen. Eine Testlieferung ist keine endgltige ELSTER - bermittlung und wird deshalb auch nicht archiviert.

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5.4 Erfolgreiche Datenbermittlung


Nachfolgende mitlaufende Dialogboxen dokumentieren die erfolgreiche Datenbermittlung einer Testbertragung.

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5.5 bertragungsprotokoll
ber den nachfolgenden ELSTER - Druckdialog wird der Drucker ausgewhlt, auf dem das bertragungsprotokoll ausgedruckt werden soll. Der Standarddrucker gilt als Defaulteinstellung. Dieser Druckdialog ist Bestandteil der ELSTER - Clientsoftware. Die Vorgaben in der Varial - Druckeinstellung haben hier keinen Einfluss. Auch knnen hier gewhlte Einstellungen nicht als Voreinstellung gespeichert werden.

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Beispiel bertragungsprotokoll

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5.6 ELSTER - Archiv

Jede erfolgreiche Datenbermittlung wird, sofern es sich nicht um eine Testlieferung handelt, im ELSTER - Archiv abgelegt. Zu diesem Zweck wird durch die Installation auf dem Server das Verzeichnis ELSTER angelegt.

Dieses Verzeichnis muss in die Datensicherung beim Anwender integriert werden.

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5.7 fehlerhafte Datenbermittlung


Sollte es whrend der Datenbermittlung zu einem Fehler kommen, helfen die im Dialog mitlaufenden Dialogboxen nur bedingt bei der Fehleranalyse weiter. Whrend der Aufbereitung der zu bermittelnden Daten werden bereits verschiedene Prfungen durchlaufen. So wird u.a. die Steuernummer auf Gltigkeit berprft. Konnte eine bermittlung nicht durchgefhrt werden, gilt diese als nicht erfolgt und wird auch nicht im ELSTER - Archiv abgelegt.

Fr die weitere Fehleranalyse stehen die mitlaufende ELSTER Log-Datei sowie ein ELSTER Trace zur Verfgung.

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5.8 ELSTER Log-Datei


Die einzelnen Aktionen der ELSTER - Clientsoftware werden in der mitlaufenden Log-Datei tmcalls.log protokolliert. Diese befindet sich im Varialverzeichnis auf dem jeweiligen Client. Auszug aus der Log-Datei

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5.9 ELSTER Trace


Zur weiteren Fehleranalyse kann auch der mitlaufende Trace beitragen. Dieser wird in der Datei CommProt.trc abgestellt welche sich im gleichen Verzeichnis wie die tmcalls.log befindet. Auszug aus der Trace-Datei

Dieser Trace wird standardmig mit Tracelevel 0 ausgefhrt. Fr eine noch detaillierte Analyse kann man in der Datei tdf.dii (Windowsverzeichnis) folgenden Eintrag vornehmen: [DUMP] TraceLevel=1 Wenn dieser Schalter gesetzt ist, werden in der CommProt.trc alle an die Sendefunktion bergebenen Parameter aufgelistet.

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6. Lohnsteuerbescheinigung
Nachfolgende Dokumentation zur Lohnsteuerbescheinigung beinhaltet hauptschlich Informationen zu dem angewendeten Verfahren und der daraus abgeleiteten Besonderheiten. Weitere Informationen sind dem Anwenderhandbuch Personalwirtschaft zu entnehmen.

6.1 Verfahrensbeschreibung
Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung sind ab dem Kalenderjahr 2004 verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung sptestens bis zum 28.02. des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernbertragung an die amtlich bestimmte Stelle elektronisch zu bermitteln (elektronische Lohnsteuerbescheinigung; 41b EStG), bei ganzjhriger Beschftigung eines Arbeitnehmers also erstmals bis 28.02.2005. Fr Privathaushalte soll ab dem Kalenderjahr 2005 im Rahmen des ELSTERKonzepts ein kostenloses bertragungsprogramm fr die elektronische bermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen angeboten werden und ab 2006 ist nur noch in bestimmten Fllen eine Ausnahme von der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung vorgesehen ( 52 Abs. 52c Satz 3 EStG). Fr die Datenfernbertragung hat der Arbeitgeber aus dem Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers ein Ordnungsmerkmal nach amtlich festgelegter Regel fr den Arbeitnehmer zu bilden und zu verwenden. Die Finanzverwaltung stellt die zur Bildung dieses lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals (sog. eTIN) notwendigen Informationen zur Verfgung. Diese eTIN ist in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen. Hat der Arbeitgeber die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bermittelt, ist eine nderung des Lohnsteuerabzugs nicht mehr mglich ( 41c Abs. 3 Satz 1 EStG). Dies gilt nicht fr die bloe Korrektur eines zunchst unrichtig bermittelten Datensatzes. Die Anzeigeverpflichtung nach 41c Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 EStG bleibt unberhrt.

Dem Arbeitnehmer ist ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe des lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals auszuhndigen oder elektronisch bereitzustellen ( 41b Abs. 1 Satz 3 EStG).
Die Lohnsteuerkarten werden bis auf weiteres wie bisher ausgestellt Der Arbeitnehmer muss seine Lohnsteuerkarte wie bisher dem Arbeitgeber vorlegen, dieser hat die Lohnsteuerkarte whrend des laufenden Kalenderjahres aufzubewahren ( 39b Abs. 1 EStG, R 114 LStR). Wenn das Dienstverhltnis vor Ablauf des Kalender-

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ELSTER Die elektronische Steuererklrung jahres beendet wird (unterjhriges Dienstverhltnis), hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte auszuhndigen ( 41b Abs. 1 Satz 4 EStG). Der Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung fr den Arbeitnehmer ist nicht mit der Lohnsteuerkarte zu verbinden. Nach Ablauf des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber die Lohnsteuerkarten, die keine Lohnsteuerbescheinigungen enthalten, entweder aufzubewahren ( 147 AO) oder zu vernichten ( 41b Abs. 1 Satz 6 EStG). Lohnsteuerkarten ohne Lohnsteuerbescheinigung drfen vom Arbeitgeber nach Ablauf des Kalenderjahres nicht an seine Arbeitnehmer ausgegeben werden. Lohnsteuerkarten, die (knftig) ausnahmsweise eine Lohnsteuerbescheinigung enthalten (z.B. weil der Arbeitnehmer zu Beginn des Jahres bei einem Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung gearbeitet hat), sind den Arbeitnehmern auszuhndigen ( 41b Abs. 1 Satz 5 EStG).

6.2 Verfahrensbeteiligte
Die Verfahrensbeteiligte an ElsterLohn lassen sich in folgende Gruppen einteilen:

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6.2.1 Arbeitgeber
Arbeitgeber bzw. Beauftragter des Arbeitgebers, der die Lohnbuchhaltung fr den Arbeitgeber bernimmt. Dieser ist fr die Datenbertragung der Lohnsteuerbescheinigungen an eine der Clearingstellen der Finanzverwaltung verantwortlich.

6.2.2 Clearingstelle
Dies ist die zentrale Datenannahme Stelle aller Bundeslnder. Bundesweit gibt es aus Grnden der Ausfallsicherheit 2 gleichwertige Clearingstellen. Beide Clearingstellen knnen Daten fr jedes Bundesland entgegen nehmen. Hier wird jede eingehende Datenlieferung berprft, zu jeder Lohnsteuerbescheinigung ein zentraler Verweis aufgebaut, das Protokoll erstellt und die Daten an die Landeskopfstellen weitergeleitet.

6.2.3 Landeskopfstelle
In jedem Bundesland befindet sich eine so genannte Landeskopfstelle, an die die fr dieses Bundesland bestimmten Daten weitergeleitet werden.

6.2.4 Bundesland-Host-System
An die Landeskopfstelle ist das ber einen zentralen Rechner teilweise das jeweilige Hostsystem im Bundesland angeschlossen.

6.2.5 Finanzamt
In den einzelnen Finanzmtern kann ber den o.g. zentralen Zugriffsrechner auf die Daten in der Landeskopfstelle zugegriffen werden.

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6.3 Verfahrensablauf
Bei ElsterLohn handelt es sich um ein asynchrones (offline-) Verfahren. Das heit die bermittelten Daten werden nicht online direkt berprft sondern in einem ersten Schritt nur entgegengenommen. Fr die bermittlung wird eine Quittung in Form des TransferHeaders zurck bermittelt.

Die bermittlung hat jeweils getrennt pro Bundesland zu erfolgen. Lohnsteuerbescheinigungen werden auch immer zwingend an ein Bundesland (nicht an ein Finanzamt) gesendet. Whrend der Verarbeitung wird ein Protokoll zu den bermittelten Daten erstellt, das besagt, ob die Daten verarbeitet werden konnten. In einem zweiten Schritt muss der Datenbermittler das in der Clearingstelle erstellte Protokoll fr die bermittelten Daten abholen. Sollte die Verarbeitung der Daten noch nicht erfolgt sein, hat das Protokoll den Status Daten konnten noch nicht verarbeitet werden bitte rufen Sie das Protokoll zu einem spteren Zeitpunkt noch mal ab. Der Datenbermittler hat solange das Protokoll anzufordern bis er ein richtiges Protokoll fr die Daten zurck erhlt. Eine Datenlieferung (komprimiertes und verschlsseltes) XML-File darf die Gre von 15 MB nicht berschreiten. Daher wird empfohlen maximal 10.000 Lohnsteuerkarten innerhalb einer Datenlieferung zu bermitteln, bei dieser Anzahl von Lohnsteuerbescheinigungen sollte die 10 MB-Grenze nicht berschritten werden. Bei der Gre der zu bermittelnden Daten sollte beachten werden, dass bei einem bertragungsfehler

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ELSTER Die elektronische Steuererklrung alle Daten erneut gesendet werden mssen. Sobald nur eine Lohnsteuerbescheinigung innerhalb eines Nutzdatenblockes fehlerhaft ist, wird der komplette Nutzdatenblock verworfen. Varial verarbeitet maximal 1.000 Lohnsteuerkarten pro Nutzdatenblock und nur ein Nutzdatenblock pro Datenlieferung (Datei). Sollten mehr als 1000 Karten zu bertragen sein, werden automatisch mehrere Blcke aufbereiten und versendet.

6.4 Voraussetzungen in den Arbeitnehmerstammdaten

Amtl. Gemeindeschl (AGS). Mageblich ist der von der Gemeinde ermittelte, auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers aufgedruckte AGS. Falls der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber keine Lohnsteuerkarte vorgelegt hat (der Arbeitgeber berechnet die Lohnsteuer, wie fr einen Arbeitnehmer, der eine Lohnsteuerkarte mit Lohnsteuerklasse 6 vorgelegt hat), muss als AGS die 00000000 geliefert werden. eTIN-Nummer Bei der eTIN (electronic Taxpayer Identifaction Number) handelt es sich um ein Stammdatenkommprimat, das aus den persnlichen Daten einer Person gebildet wird. ber einen vorgegebenen Algorithmus wird diese vom Programm aus dem Namen, Vornamen und Geburtsdatum des Arbeitnehmers gebildet. Dieses lohnsteu-

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ELSTER Die elektronische Steuererklrung erliche Ordnungsmerkmal ist in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung aufzunehmen. Diese heute 14stellige eTIN ist nicht eindeutig, d.h. es knnen Doppelvergaben durch Gleichheit von Namen und Geburtsdatum vorkommen. Zu einem spteren Zeitpunkt soll diese auf 18 Stellen erweitert werden, wodurch sich auch der Algorithmus ndert.

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6.5 ELSTER - Datenbermittlung


ber die Auswahl der entsprechenden Funktion werden Datenbermittlung und Protokollanforderung gestartet.

Die Datenbermittlung erfolgt, wie bereits erwhnt, im Offlineverfahren, d.h. die Daten werden von der Clearingstelle nur entgegengenommen und der Empfang dem Datensender protokolliert. Die weitere Vorgehensweise ist in den Abschnitten 6.6 und 6.7 dokumentiert. An dieser Stelle wird schon mal darauf hingewiesen dass der Datensender verpflichtet ist, die Protokollanforderung innerhalb von 5 Tagen abzurufen. Andererseits sollte der Protokollabruf frhestens einen Tag nach der Datenlieferung erfolgen.

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Testlieferung Hierber besteht die Mglichkeit, den kompletten Ablauf der Lohnsteuerbescheinigungen zu testen. Wurde eine bertragung von Lohnsteuerbescheinigungen als Testlieferung gesendet, wird dessen Protokollanforderung auch als Testlieferung deklariert. Eine Auswahl des Feldes Testlieferung ist bei der Protokollanforderung nicht mglich. Proxy verwenden Die Ansteuerung eines Proxyservers erfolgt durch ber die dadurch aktiv werdenden Eingabefelder fr IP-Adresse, Port, Benutzer und Passwort. Wiederholung Wenn eine Wiederholung notwendig wird, muss in diesem Fall der jeweilige Nutzdatenblock angegeben werden.

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6.6 Datenbermittlung
Nachfolgende Dialogboxen dokumentieren die erfolgreiche Datenbermittlung einer Lohnsteuerbescheinigung. Ab Rel. 2.60 erscheinen Dialogboxen bei der bermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen nur noch im Fehlerfalle.

Die bentigten Java-Komponenten wurden geladen. Nach <OK> wird mit der eigentlichen bertragung der Daten begonnen.

Sobald die bertragung abgeschlossen ist, wird dokumentiert wie viele Lohnsteuerbescheinigungen bermittelt wurden.

Die Clearingstelle besttigt den Empfang der erhaltenen Daten. Die Anzahl der Bescheinigungen pro bertragung, sowie die Pers.-Nr und Der Name der Arbeitnehmer, fr die Bescheinigungen an ELSTER gemeldet Wurden, werden im bertragungsprotokoll gelistet.

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Protokollverfahren
6.6.1 Protokoll
Das Protokoll dient einerseits als Empfangsbesttigung (Quittung) fr die gesendeten Daten, andererseits zur berprfung, ob die gesendeten Daten problemlos verarbeitet wurden. Eine Datenbermittlung an die Clearingstelle beinhaltet immer eine Datenrckbermittlung (TransferTicket) an den Datensender. Dieses TransferTicket ist eine eindeutige Nummer zu einer Datenlieferung ber die die Datenlieferung in der Clearingstelle referenziert wird. Dieses besttigt nur die korrekte und vollstndige Annahme der Daten. Es erfolgt keine Besttigung ber eine durchgefhrte Plausibilittsprfung (Protokoll). Die Besttigung muss der Datenlieferant mittels einer Protokollanforderung in der Clearingstelle abholen. Grundstzlich gibt das Protokoll den Status zur gesamten Datenlieferung zurck. Mgliche Stati der Datenlieferung sind: 1. Daten korrekt angenommen, noch nicht geprft 2. Daten geprft und korrekt 3. Gesamte Datenlieferung fehlerhaft (Datei inkonsistent, Verarbeitung nicht mglich) Falls Fehler in Nutzdatenblcken auftreten, wird an Stelle der Datenlieferung fr jeden Nutzdatenblock ein eigener Status geliefert. Dies gilt auch, wenn smtliche Nutzdatenblcke fehlerhaft sind.

6.6.2 NutzdatenblockTicket
Fr jeden Nutzdatenblock der Datenlieferung ist vom Datensender ein NutzdatenblockTicket zu vergeben. Dieses Ticket muss innerhalb der gesendeten Datei eindeutig sein, wird in der Clearingstelle gespeichert und dient zur Referenzierung der Nutzdatenblcke. Mgliche Stati der Nutzdatenblcke sind: 1. Daten geprft und korrekt 2. Daten geprft und fehlerhaft

6.6.3 Verarbeitung in der Clearingstelle


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ELSTER Die elektronische Steuererklrung In Abhngigkeit vom Umfang der Daten erfolgt zeitnah eine Plausibilittsprfung in der Clearingstelle. Die Daten werden formal und auf Vollstndigkeit geprft. Eine inhaltliche (fachliche) Prfung der gelieferten Daten (z.B. eine Querprfung) erfolgt nicht. Das Ergebnis der Plausibilittsprfung wird zum Abruf durch den Sender der Daten bereitgestellt. Die Plausibilittsprfung erfolgt fr jeden Nutzdatenblock getrennt. Wird in einem Nutzdatenblock ein Fehler erkannt, so werden alle Daten dieses Nutzdatenblockes nicht verarbeitet. In diesem Fall ist der Datensender fr die Lieferung der korrekten Daten durch eine Neuanweisung verantwortlich. Im Bereich der Nutzdaten ist vom Datenlieferer jede Bescheinigung mit einer eindeutigen Identifizierung zu versehen. Die im Folgenden beschriebenen Attribute sind fr die Anwendung ElsterLohn bei der Lieferung von Lohnsteuerbescheinigungsdaten zu verwenden: - Steuernummer des Arbeitgebers - eTIN - Art der Bescheinigung - Ordnungsbegriff des Arbeitgebers (z.B. Personal-Nummer) - Zeitraum von - bis (Beschftigungszeitraum) Der Datensender ist verpflichtet, innerhalb einer Frist von 5 Tagen den Bearbeitungsstand der gesendeten Daten abzurufen. Ein abschlieender Status sollte grundstzlich einen Tag nach der Datenlieferung in der Clearingstelle zum Abruf verfgbar sein. Die Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus durch den Sender hat solange zu erfolgen, bis zur Datenlieferung ein abschlieender Status (Nr. 2 und 3) oder zu jedem Nutzdatenblock ein Status erreicht ist Bei fehlerhaften Daten wird dem Sender eine Fehlermeldung bezogen auf den Nutzdatenblock und ggf. detailliert Fehlerhinweise zu allen fehlerhaften Lohnsteuerbescheinigungen in diesem Nutzdatenblock zurckgegeben. Alle Datenstze aus nicht verarbeiteten Nutzdatenblcken gelten als nicht gesendet. Diese mssen von Datensender erneut in einer neuen Lieferung gesendet werden.

6.6.4 Korrekturverfahren
Bei einer weiteren Datenlieferung durch den gleichen Arbeitgeber sind fr die Korrektur von Daten die gleichen identifizierenden Attributwerte zu verwenden. Hierbei ist zu beachten, dass die Steuernummer des Arbeitgebers zu diesen Attributwerten gehrt, d.h. selbst bei einer nderung der Steuernummer ist fr Zwecke der Korrektur (wenn die Ursprungsdatenlieferung mit der alten Steuernummer gesendet wurde) die Korrekturlieferung auch mit der alten Steuernummer zu liefern (bei Verwendung der neuen Steuernummer stimmen die eindeutigen Attributwerte nicht berein d.h. es liegt aus Sicht der Finanzverwaltung eine neue gltige Lohnsteuerbescheinigung vor).

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Eine Ausnahme hiervon ist der Zeitraum. Wird in der neuen Datenlieferung ein bisher nicht gelieferter Zeitraum angewiesen, so handelt es sich um neue Bescheinigungsdaten. Existiert der neu angewiesene Zeitraum bereits im Datenbestand, so wird der Wert mit dem jngsten Annahmedatum bernommen und der alte Wert mit dem Status "gelscht" versehen. berschneiden sich die Zeitrume, so wird ebenfalls der Wert mit dem jngsten Annahmedatum bernommen und der andere Wert als "gelscht" markiert. Die Verantwortung fr die Vollstndigkeit der Bescheinigungsdaten liegt beim Datenlieferanten. Beispiele fr Zeitraumberschneidungen: von alter Zeitraum 01.01.2004 neuer Zeitraum 01.02.2004 bis 30.06.2004 30.06.2004

Bei dieser Zeitraumberschneidung handelt es sich um die Korrektur einer fehlerhaft gelieferten Bescheinigung, ggf. ist fr den Zeitraum 01.01.2004 bis 31.01.2004 eine weitere Bescheinigung vom Arbeitgeber zu bermitteln. Sollte versehentlich durch den Datenlieferanten die bermittlung der gleichen Daten mehrfach erfolgen, so wird jede Datenlieferung einzeln verarbeitet. Durch die Zuordnung der Bescheinigungen ber die identifizierenden Attribute (Duplikatprfung) werden im Datenbestand jedoch nur die Daten der jngsten Lieferung fr die weitere Verarbeitung zur Verfgung gestellt. Die Daten der Erstlieferungen werden in der Datenbank mit dem Status "gelscht" gespeichert. Eine Doppellieferung von Daten sollte bereits in der dezentralen Software verhindert werden.

6.7 Die Protokollanforderung


Zurzeit wird nur ein Protokoll pro Protokollanfrage zurckgeliefert. Das heit mittels einer Protokollanfrage kann nur ein Protokoll zu einer Datenlieferung angefordert werden. Das Protokoll gibt grundstzlich einen Status zu der gesamten Datenlieferung wieder. Beachte: Im Gegensatz zur Datenlieferung (Senden von Lohnsteuerbescheinigungen) handelt es sich bei dem Protokollverfahren um ein Online-Verfahren (hier wird nicht nur der TransferHeader als Eingangsbesttigung der Datenlieferung zurckgeliefert, sondern hier wird ein XML-Dokument mit Nutzdaten zurck bertragen.

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6.8 ELSTER - Archiv


Jede erfolgreiche Datenbermittlung wird auf dem Server im ELSTER - Archiv abgelegt. Zu diesem Zweck wurde durch die Installation das Verzeichnis ELSTER angelegt.

Die abgebildeten drei Dateien (PWLSTK*) beinhalten von oben nach unten: die aus Varial erstellte unverschlsselte Originaldatei die komprimierte und verschlsselte an ELSTER gesendete Datei die vom Clearingcenter gesendete Empfangsbesttigung Die Protokollanforderung und Protokollantwort.

Die zustzlichen drei Dateien (PWPROT*) dokumentieren die dazugehrende Protokollanforderung

Wichtig, bitte Hinweise zum Datenschutz (siehe 8.3) beachten !! 30

ELSTER Die elektronische Steuererklrung

7. ELSTER Fehlermeldungen
Nachfolgend eine bersicht hufig auftretender Fehlermeldungen:

7.1 bertragungsfehler -21001


In der Regel tritt dieser Fehler auf, wenn vor Aufruf der bertragungsroutine keine aktive DF-Verbindung existiert. Eine weitere Ursache kann z.B. eine fehlerhafte Netzwerk- (Proxy bzw. TCP-Gateway) oder Firewallkonfiguration (Port 8000 gesperrt) sein.

7.2 ELSTER - TeleModul ist nicht mehr aktuell


In Falle der Verletzung der Mindestversionsprfung erhlt der Anwender eine Fehlermeldung mit dem Text "Die Steuerdaten wurden NICHT an die Steuerverwaltung bertragen! Ihre Version des ELSTER-Telemoduls ist nicht mehr aktuell". Es muss immer die aktuelle Varial-Programmversion installiert werden, die zumindest die von ELSTER vorgegebene Mindestversion des TeleModuls beinhaltet.

7.3 fehlerhafte Prfung Steuernummer


Die Prfung der Steuernummern wurde von der Bundesarbeitsgruppe StEDV auferlegt. Bei einer Umstellung von Steuernummern (auch nur bei einzelnen Finanzmtern) mssen immer wesentliche Teile vom ELSTER Client ausgetauscht werden. Aus diesem Grund ist es notwendig, auch im Rahmen von Servicepacks u.U. ELSTER - Komponenten auszutauschen. Es sollte deshalb immer der aktuelle Servicepack installiert werden.

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8. Datensicherheit
8.1 Verschlsselung der persnlichen Daten
Zum Schutz des Steuergeheimnisses werden die Erklrungsdaten verschlsselt in die Rechenzentren der Bundeslnder bertragen. Dazu wurde eine hybride Verschlsselung gewhlt, die dem aktuellen Stand der Sicherheitstechnik entspricht und sich derzeit der Verfahren 3DES (112 Bit Schlssellnge) und RSA (2048 Bit Schlssellnge) bedient. Die Unversehrtheit der Daten wird ber einen Hash-Code gewhrleistet. Auch die Herkunft der Daten aus der ELSTER-Clientsoftware kann berprft werden. Beispiel ELSTER - Anmeldesteuer vor Verschlsselung:

Auszug ELSTER - Anmeldesteuer nach Verschlsselung:

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8.2 Sicherheitszertifikate der TV Informationstechnik GmbH


Die TV Informationstechnik GmbH in Essen hat die sicherheitstechnische Qualifizierung der ELSTER Clearingstelle in Mnchen vorgenommen, nachzulesen unter
http://www.trustedside/XS/ASP/content.020300/seite.01/kunde.141/vorlage.plakette/sprache.de/SX/

8.3

besondere Hinweise zum Datenschutz

Die Inhalte der im ELSTER - Verzeichnis gespeicherten Dateien sind alle mit einem normalen Editor lesbar. Sofern es sich hier nicht um verschlsselte Dateien handelt, knnen z.B. aus den Dateien der Lohnsteuerbescheinigung vertrauliche Informationen pro Mitarbeiter eingesehen werden. Aus diesem Grund ist unbedingt darauf zu achten, dass dieses Verzeichnis nur fr die Personen zugnglich ist, denen diese Informationen bekannt sind bzw. bekannt sein drfen.

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9. Einschrnkungen und technische Vorrausetzungen


9.1 Betriebssysteme
Varial in Verbindung mit der ELSTER Clientsoftware kann nur unter den Betriebssystemen Windows 2000 (ab SP 2) oder Windows XP Professional angewendet werden. Ein Einsatz unter lteren Windowsversionen wird nicht mehr untersttzt.

9.2

Fremde ELSTER - Steuerprogramme

In der Regel ist davon auszugehen, dass die ELSTER - Implementierung von Varial nicht kompatibel zu anderen Steuerprogrammen ist. Insbesondere die im Windowsverzeichnis gefhrten Dateien tm.ini und tdf.dii knnen nur global gefhrt werden. Auf dem Varial Arbeitsplatz sollten deshalb keine weiteren Programme, die mit ELSTER kommunizieren wollen, installiert sein.

9.3 notwendige Systemkomponenten


Das ELSTER - TeleModul setzt eine installierte DAO 3.6 (Data Access Objects) auf dem Anwendungs-PC voraus. Hierfr sind unter anderem die Setups MDAC 2.8 oder hher und JET4.0SP8 erforderlich. Eine Installation fehlender Komponenten erfolgt auf eigenes Risiko. Varial stellt diese auf der jeweiligen aktuellen CD lediglich nur zur Verfgung.

9.4 DIAL-IN-Zugang
der DIAL-IN-Zugang (Zugang per ISDN) zu den ELSTER-Clearingstellen wird zum 01.03.2005 komplett deaktiviert werden. Ab diesem Zeitpunkt ist die Kommunikation mit den ELSTER-Clearingstellen ausschlielich ber eine Internetverbindung mglich.

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9.5 Testprogramm
Zum Testen der DAO wird auf dem Varial Client das Testprogramm (EXE) eDAOchk.exe installiert.

9.6 Mindestanforderungen Varial-Client


Prozessor Hauptspeicher Plattenspeicher Internet Drucker mind. Pentium III mind. 256MB zustzliche 70 MB Freigabe Port 80 und 8000 Tintenstrahl oder Laserdrucker

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10.

Ausfuhrbestimmungen

10.1 Einsatz auerhalb der Bundesrepublik Deutschland


Der Einsatz des ELSTER-Telemoduls unterliegt aufgrund der kryptografischen Sicherheitsfunktionen, den Ausfuhrbestimmungen des Bundesausfuhr-Amtes in Eschborn ( 17 Abs. 1 der Auenwirtschaftsverordnung). Bei Einsatz auerhalb der Bundesrepublik Deutschland, muss eine entsprechende Genehmigung des Bundesausfuhramtes beantragt werden. Dies gilt auch fr die Ausfuhr zum Zweck der Implementierung in den USA. Nach Auskunft des Lieferanten der Verschlsselungssoftware ist die Einfuhr dieser Software in die USA verboten. Auerdem ist der RSA-Algorithmus in den USA patentrechtlich geschtzt, so dass bei einem Einsatz innerhalb der USA Lizenzgebhren an Public Key Partners in Sunnyvale (Kalifornien) bezahlt werden mssen.

10.2

Kontaktadresse

Bundesamt fr Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) Frankfurter Strae 29 - 35 D-65760 Eschborn Tel. 06196/908-330 http://www.bafa.de

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