Procesos De Direccin y De Control Mara Fernanda Encalada Zapata Licenciatura En Pedagoga, Sbados Tm Procesos Administrativos En Instituciones Educativas

PROCESO DE DIRECCION A la hora de hablar de direccin de una empresa mucha gente lo confunde con lo que es la administracin y la gestin ya que dirigir consiste en conseguir objetivos para la empresa mediante es el uso de los factores disponibles desarrollando las funciones de planificacin, organizacin, gestin y control. El trabajo del directivo es combinar recursos humanos y tcnicas lo mejor posible para poder conseguir los recursos deseados. El proceso de direccin va a afectar a todos los niveles que componen el proceso de direccin de la empresa, bsicamente se van a distinguir 3 niveles: 1) Alta direccin: es la encargada de tomar las decisiones ltimas del sistema empresarial como son los planes a largo plazo, cambio de la estrategia de los productos etc. 2) Se encarga de llevar a cabo y coordinar las decisiones tomadas en la alta direccin normalmente especializndose en tareas y funciones propias de un sistema productivo, son los ejecutivos que se encargan de dirigir los distintos departamentos que componen la empresa *direccin intermedia son los encargados de desarrollar los planes y procedimiento detallado para poner en prctica los objetivos y planes decididos por los altos directivos 3) La direccin operativa que son los directivos encargados de la supervisin y direccin de los trabajadores asignndoles el trabajo y evaluando sus resultados Alta direccin: subdirectores y directores Direccin intermedia: directores de marketing y financieros Direccin operativa: supervisores y encargados

ESTILO DE DIRECCION La manera en la que se dirige puede tener varias formas, se toman como referencia 2 modelos totalmente opuestos que son: estilo autoritario y participativo.

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El autoritario: consiste en que solo existe un solo decisor que ordena la realizacin de las tareas a sus subordinados. El participativo: consiste en que las decisiones se toman junto a las personas que deben realizar las tareas que llevan implcita esa decisin.

La realidad es que ninguna de estas alternativas se da de manera pura sino que lo que existe es una combinacin de ambas alternativas. Ligadas a estos estilos existen 3 teoras sobre los distintos modos de tomar decisiones que son la teora X que consiste en actitudes autoritarias, una excesiva normalizacin de todos los procesos de actividades. Adems la informacin siempre fluye desde arriba hacia los de abajo esta teora se utiliza en grupos de trabajadores o empresas donde se caracterizan por lo siguiente: consideran el trabajo como un castigo, el cual es necesario superar para sobrevivir son personas que no aspiran a perfeccionar las labores que desarrollan y no se implican en el desarrollo y funcionamiento de la empresas son grupos que solamente consideran como nico estimulo el aumento de salario. TEORIA Y Son grupos de personas que consideran el trabajo como un mtodo de autorrealizacin, son personas que se preocupan por el buen funcionamiento de la empresa e intentan mejorar su funcionamiento a travs del trabajo. El salario no suele ser el mayor elemento motivador sino que se valora ms que el que exista un buen ambiente de cooperacin y donde cada uno aporte sus mejores cualidades. TEORIA Z Este tipo de grupos se caracteriza por ser casi exclusivo de los pases asiticos, sobretodo Japn y tiene la particularidad de que los individuos no actan por egosmo, sino que actan como una parte de una colectividad esto significa que ninguna de las teoras de direccin se ajusta a este modelo ya que incluso, cuando existe un conflicto laboral en Japn los trabajadores protestan aumentando las horas de trabajo y colapsando el sistema productivo. Estas teoras no se dan en la realidad en sus estados puros sino que la realidad se va a manifestar como una mezcla de todas ellas salvo la Z que son las tpicas de los pases asiticos en consecuencia a la hora de aplicar un estilo de direccin
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abra que ajustarlo a las particularidades que se ven en la realidad, creando un sistema mixto con cualidades de uno y otro estilo de direccin. Los sistemas autoritarios normalmente son autorizados por pequeas empresas donde estn bien definidas las tareas que han de realizar los individuos y las relaciones de autoridad que se dan en la organizacin los sistemas cooperativos o participativos son propios de las grandes egresas y corporaciones multinacionales como consecuencia de sus multitareas se hace necesario un sistema complejo de divisin del trabajo que ha de estar correctamente coordinado para que funcione adecuadamente y este solamente se consigue a travs de una cooperacin entre los distintos departamentos y funciones que componen una empresa. PROCESO DE ORGANIZACIN DE LA EMPRESA Va a ser el encargado de disear las distintas tareas que han de realizarse para lograr los objetivos planificados. Para lograrlo lo primero es disear de manera de tallada cuales son las caractersticas de los distintos puestos de trabajo y cules van a ser sus funciones y actividades dentro del sistema productivo de la empresa. En funcin al diseo de los puestos de trabajo se ha de seleccionar la persona que se ajuste al perfil requerido, adems no solo hay que definir los puestos de trabajo sino de qu manera va a coordinarse y comunicarse con el resto de actividades que se desarrollan en la empresa para lograr el objetivo planificado tambin es muy importante la manera en que fluye la informacin a la hora de definir los puestos de trabajo pues un buen puesto dentro de la empresa debe ser diseado de manera que no haya dudas de quien se recibe las ordenes y a quien se le pueden dar rdenes con todos estos elementos se creara un modelo organizativo que se ajuste a la actividad econmica que desarrolla la empresa el modelo que una empresa adopte en funcin a su proceso de planificacin es lo que se denomina organizacin formal cuando una empresa al desarrollar su actividad modifica se estructura organizativa como consecuencia de mejorar o alcanzar los objetivos fijados denomina organizacin informal, es decir, cuando las relaciones entre los distintos puestos de trabajo y las escalas jerrquicas se estructuran de una manera diferente como consecuencia de relaciones personales o afectivas re modifican por relaciones personales hay que considerar que cuando hablamos de organizacin estamos hablando de organizacin de personas (trabajadores)y una empresa cuando tiende a adquirir una organizacin informal en contra de la

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organizacin planificada significa que el proceso de organizacin fue mal diseado por lo que la organizacin formal ha de ajustarse o revisarse para que tome la misma forma que la informales definitiva una buena estructura organizativa es aquella en la que la estructura formal e informal coinciden la estructura organizativa de una empresa se va a representar grficamente mediante los organigramas que es la representacin grfica de la estructura organizativa de la empresa existen varios modelos, bsicamente hay 3 tipos organigramas, verticales: en los cuales el orden jerrquico se establece de forma vertical , de arriba hacia abajo, organigramas horizontales: en este caso el orden jerrquico va de izquierda a derecha. Organigramas circulares: en este caso el orden jerrquico se establece de forma radial desde centro hacia fuera.

PROCESO DE CONTROL El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificacin a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarizacin en trminos cuantitativos, forma parte central de la accin de control. Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no slo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace nfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio comportamiento individual quien define en ltima instancia la eficacia de los mtodos de control elegidos en la dinmica de gestin. Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

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DEFINICIN DE CONTROL. El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico. A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema: 1. El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. Henry Farol 2. El proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias. Robert B. Buchele 3. El proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado. George R. Terry 4. El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Bur K. Scanlan 5. La medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente. Robert C. Appleby 6. Es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet

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7. Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan. Harold Koontz y Ciril ODonell 8. El control es una funcin administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. Chiavenato

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser entendida:

Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede. Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompaar y avalar su desempeo y orientar las decisiones. Tambin hay casos en que la palabra control sirve para disear un sistema automtico que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de control de las refineras de petrleo o de industrias qumicas de procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de control detecta cualquier desvo de los patrones normales, haciendo posible la debida regulacin. Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvo. Es el caso del control de frecuencia y expediente del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular segn la cual la palabra control est asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restriccin, coercin, limitacin, direccin, refuerzo, manipulacin e inhibicin.

Tambin hay otras connotaciones para la palabra control: Comprobar o verificar;

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Regular; Comparar con un patrn; Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir. Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control, quizs definidas en un modo subjetivo y de aplicacin; en definitiva, debe entenderse el control como: Una funcin administrativa, ya que conforma parte del proceso de administracin, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

ELEMENTOS DE CONCEPTO Relacin con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.

REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin. Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin. IMPORTANCIA DEL CONTROL.
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Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que estn afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser agregar valor a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

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BASES DEL CONTROL. El control se basa en la consecucin de las siguientes actividades: Planear y organizar. Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo. Hacer. El hacer es poner en prctica el cmo se planific y organiz la consecucin de los objetivos. De ste hacer se desprende una informacin que proporciona detalles sobre lo que se est realizando, o sea, ella va a esclarecer cules son los hechos reales. Esta informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar. Evaluar. El evaluar que no es ms que la interpretacin y comparacin de la informacin obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de qu medidas deben ser necesarias tomar. Mejorar. La mejora es la puesta en prctica de las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

ELEMENTOS DEL CONTROL. El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto de cuatro elementos que se suceden: Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estndares; los cuales se presentan a continuacin: Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre otros. Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de produccin, especificaciones del producto, entre otros.

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Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros. Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de administracin, costos de ventas, entre otros. Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se est haciendo. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin, esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado. Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.

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