ETUDE DE CAS - LOTOS

Cration : Sige social : Secteur : CA en 2011 : Effectifs 2011 :

1975 Gdansk Ptrole 3,5 Miliards de dEuros 6000 employs

Le groupe Lotos
Les discussions relatives limplmentation du systme EDI de Comarch chez Lotos Paliwa ont dbut en 2008. Le projet Comarch EDI prsent par Comarch repose sur lenvoi de factures au format lectronique (facture de services et de carburants), et offre donc la possibilit de supprimer les factures papier. Cette solution a t reconnue comme correspondant aux besoins de cette socit. En consquence, il a t dcid dimplmenter

Cette spcification prend en compte des informations particulires comme par exemple le calcul des mesures dunits spcifiques, des donnes supplmentaires sur le transport (le moyen de transport, limmatriculation du vhicule...), le montant et la valeur du droit dassise, le numro de commande interne, les rductions et les charges supplmentaires. Grce llargissement des quantits dinformations sur les factures, le nombre de documents envoys par Lots a t rduit de moitit.

Situation initiale
Lotos Paliwa envoyait tous les mois des milliers de documents ses revendeurs qui distribuent le carburant diffrents types dentits (usines, constructeurs dautoroutes, etc.). Il sagissait aussi bien de factures que de bons de livraison. Le traitement dune telle quantit de documents papier impliquait des cots trs levs (saisie dans le systme, cots denvoi, de papier, darchivage des factures, etc.) ainsi quun risque dapparition continue derreurs compte tenu de la forte implication du facteur humain (par exemple, erreurs dans la transcription des donnes, perte de documents, etc.).

Situation aprs limplmentation de lEDI

Lotos envoie actuellement ses factures sous forme lectronique (ces factures assurent galement le rle de bon de livraison). Elles sont traites au niveau de la plateforme EDI et transmises aux clients. Chaque concessionnaire a accs linterface web sur laquelle il peut notamment consulter les documents reus. En plus de cela, aussi bien Lotos que ses partenaires, ont reu un outil supplmentaire EDI E-INVOICING qui est un module servant archiver les documents lectroniques changs. Ce module est conforme aux exigences de la lgislation locale (sur lmission et la rception de factures sous forme lectronique ainsi que sur la conservation des factures et leur mise disposition aux autorits charges deffectuer les contrles fiscaux). Tout en garantissant lintgrit du contenu et lauthenticit de lorigine de la facture, le projet e-facture implment par Comarch permet galement de renoncer compltement aux factures papier.

Solution mise en place

Afin dliminer les cots importants lis lutilisation du papier, Comarch a propos lintroduction du document lectronique gr par la solution Comarch EDI et Comarch EDI E-INVOICING. Les factures lectroniques devaient remplacer non seulement les factures papier, mais elles avaient galement pour objectif de supprimer les bons de livraison. Cest dans ce but qu t cr une version largie de la spcification de la facture lectronique (en se basant sur la documentation propose par les organisations locales).

Situation aprs limplmentation de lEDI

Limplmentation de lEDI a notamment apport Lotos et ses partenaires les avantages suivants : Une rduction des cots oprationnels lis lenvoi de documents papier, Une rduction de moiti du nombre de documents (grce au remplacement des deux types de documents par un seul), Une rduction des erreurs qui apparaissent lors dun traitement manuel des factures, Une diminution des cots darchivage, Une optimisation des processus logistiques, Un accs rapide et simplifi aux donnes des factures.

Plus dinformations
Pour en savoir plus sur loffre Comarch EDI, merci de consulter les sites www.comarch.fr ou www.edi.comarch.fr

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Comarch EDI Service Desk

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