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Zusammenfassung SWL Organisation

1.) Grundlagen der Organisation und Arbeitsablufe


a) Organisationsgrundstze
Organisation: dauerhafte Regelungen und Strukturen um Ziele effizient erreichen Teilbereiche werden in geregelte Beziehungen zueinander gebracht optimale Regelungsdichte = organisatorisches Gleichgewicht

Regeln erleichtern das Zusammenwirken von Menschen, zu viele Regeln engen den eigenverantwortlichen Entscheidungsspielraum und die Flexibilitt der Menschen ein Effiziente Organisation = Ziele sollen wirtschaftlich pnktlich brgerfreundlich und rechtlich einwandfrei erreicht werden

b) Organisationsplne
Aufgabengliederungsplan: Einzelaufgaben (Auflistung aller Aufgaben einer Kommune) Aufgabengruppen (Zusammenfassung aller Aufgaben) Aufgabenhauptgruppe (Bildung von mtern) aus dem Aufgabengliederungsplan bildet sich der Verwaltungsgliederungsplan

Verwaltungsgliederungsplan: Darstellung der Organisationseinheiten einer Gemeinde/Verwaltung tabellarische bersicht ber den inneren Aufbau einer Gemeinde

Geschftsverteilungsplan: Zuordnung der einzelnen Ttigkeiten zu den Organisationseinheiten und deren Mitarbeitern enthlt interne Verwaltungsvorschriften (keine Auenwirkung)

Ziele des Geschftsverteilungsplans: Abgrenzung der Zustndigkeitsbereiche klare Kompetenzen Schaffung klarer Hierarchien Auslastung der Mitarbeiter nach ihren Fhigkeiten

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klare Vertretungsregelungen

c) Aufbauorganisation
1.) Einliniensystem

klarer Anweisungsweg von oben nach unten Informationsweg von unten nach oben

Vorteile Verantwortung klar geregelt Anweisungen kommen nur jeweils von einer Person

Nachteile Kommunikationsweg sehr lange Hierarchie muss eingehalten werden System ist nicht flexibel

2.) Stabliniensystem

Stabstelle dient zur Beratung; selbst keine Entscheidungsbefugnis

Vorteile Amtsinhaber (Leitung) wird entlastet Entscheidungen sind bereits vorbereitet zustzliche Aspekte und Meinungen

Nachteile Stab trgt keine Verantwortung; keine weit reichende Kompetenzen mgl. Konflikte zw. Amtsinhaber und Stabmitarbeiter

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3.) Mehrliniensystem

Sachbearbeiter kann von mehreren Vorgesetzen Anweisungen bekommen

Vorteile Instanzenweg wird verkrzt Kommunikation beschleunigt

Nachteile widersprchliche Anweisungen mglich bersichtlichkeit im System kann verloren gehen

4.) Teamorganisation Teammitglieder sind gleichgestellt wenn Sachverstand verschiedener Spezialisten bentigt wenn schpferische Elemente notwendig sind wenn vielschichtige Informationen zu verarbeiten sind

5.) Informelle Organisation ungeschriebene zwischenmenschliche Kontakte ber mehrere Abteilungen netzwerkartige Beziehungen

Vorteile Schwchen der formellen Organisation knnen ausgeglichen werden (langer Instanzweg) Arbeitnehmer hat bessere Identifikation mit seiner Ttigkeit

Nachteile Organisationsablufe knnen blockiert werden Kontrollen knnen unterlaufen werden Mobbing mglich

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2.) Fhrungsstile
a) autoritrer oder hierarchischer Fhrungsstil
Merkmale Nachteile unumschrnkte Alleinherrschaft Mitarbeiter werden an Entscheidungen nicht beteiligt streng hierarchisch unbedingter Gehorsam und Disziplin dominante, strenge, uneinsichtige Fhrungsperson duldet keine Fehler klare Hierarchie schnelle Bearbeitung von Aufgaben korrekte, einwandfreie Arbeitsergebnisse Ziele werden planmig umgesetzt schlechtes Arbeitsklima hoher Leistungsdruck kein Aufkommen von Kreativitt bzw. Eigeninitiative oder Vertrauen Stagnation der Unternehmensentwicklung unmotivierte Mitarbeiter hoher Arbeitsaufwand durch berwachung

Vorteile

Wo einsetzbar?

in leistungsorientierter Abteilung, in der keine Fehler gemacht werden drfen, da sich diese sonst auf das ganze Unternehmen auswirken knnen Bsp.: Buchhaltung, Rechtsabteilung

b) Laisser-faire-Fhrungsstil
Merkmale Nachteile Mitarbeiter haben viel Freiraum Fhrungsperson bernimmt wenig eigene Verantwortung fordert viel Eigeninitiative der Mitarbeiter Aussagen und Instruktionen oft unklar Mitarbeiter sind sich selbst berlassen kein Leistungsdruck gutes Arbeitsklima durch nicht vorhandenen Kontrollen und viel Freiraum der Mitarbeiter komplett selbststndige Aufgabenbearbeitung keine klare Richtlinie/Struktur/Hierarchie jeder Mitarbeiter "kocht sein eigenes Sppchen" Arbeitsqualitt leidet, da keine Kontrollen Fhrungsperson nicht vorhanden Fhrungsperson wird nicht ernt genommen

Vorteile

Wo einsetzbar?

in kreativen Abteilungen in denen keine exakten und zeitabhngigen Ergebnisse abgeliefert werden mssen Bsp.: Design-Abteilung, Vertreter, Marketing Seite 4 von 9

c) Kooperativer oder demokratischer Fhrungsstil


Merkmale Vorteile Nachteile Wo einsetzbar? Vorbild fr Mitarbeiter kmmert sich um Mitarbeiter und setzt sich mit Problemen auseinander offene Kommunikation Zulassen von Ideen und Kritik Mitsprache- und Entscheidungsmglichkeit der Mitarbeiter gegenseitiger Respekt

wenig Leistungsdruck durch Schaffung einer "Team-Atmosphre" gute Organisation frdert Schwchen/Strken der Mitarbeiter viel Eigeninitiative der Mitarbeiter schnellere und gemeinsame Erarbeitung und Verbesserungen von Zielen

weniger Freiraum als beim Laisser-faire-Stil mehr Fehler als beim autoritren Stil, da weniger Kontrolle gemeinsame Entscheidungen knnen langwierig sein Mitarbeiter mssen kritikfhig sein

nicht an bestimmte Rahmenbedingungen gebunden, daher berall einsetzbar

3.) Fhrungsmethoden
management by delegation (Fhrung durch Verantwortungsbergabe) Aufgaben werden an Mitarbeiter bertragen Ziele werden vorher vereinbart innerhalb des Aufgabenbereiches vllige Entscheidungsfreiheit management by exception (Fhrung im Ausnahmefall) jeder Mitarbeiter hat genau festgelegten Aufgabenbereich Mitarbeiter verwalten Aufgabenbereich selbststndig bei wichtigen Entscheidungen wird der Abteilungsleiter hinzugezogen management by objectives (Fhrung mithilfe von Zielvorgaben) Qualitt der Aufgabenerfllung wird durch zuvor festgelegte Ziele berwacht Ziele: bestimmte Produktion niedrige Produktionskosten (wenig Ausschuss) geringer Energieverbrauch bestimmter Umsatz

Merkmale

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management by delegation (Fhrung durch Verantwortungsbergabe) vllige Entscheidungsfreiheit Entlastung des Abteilungsleiters schnellere Abwicklung der Ablufe selbststndigere und motiviertere Mitarbeiter

management by exception (Fhrung im Ausnahmefall) selbststndige Arbeitsweise mglich motivierend fr Mitarbeiter bei wichtigen Entscheidungen nicht alleinige Verantwortung des Mitarbeiters viel Eigeninitiative der Mitarbeiter Entlastung des Abteilungsleiters

management by objectives (Fhrung mithilfe von Zielvorgaben) Qualitt der Arbeit wird durch Zielvereinbarungen kontrolliert hohe Teamfhigkeit erforderlich Mitarbeiter kontrollieren sich gegenseitig grere Motivation durch Ziele

Vorteile

berforderung der Mitarbeiter Mitarbeiter fhlen sich alleine gelassen Arbeitsleistung kann sinken Abteilungsleiter wird zu wenig einbezogen keine Kontrolle der Arbeitsergebnisse Fehler fallen auf Abteilungsleiter zurck

Nachteile

zu wenig Einbeziehung der Abteilungsleiter hherer Leistungsdruck Qualittsverlust durch zu hohe Zielvereinbarungen

4.) Stellenbeschreibung
a) Inhalte
Berufsbezeichnung / Sachgebiet Wochenarbeitszeit/ Beschftigungsumfang Qualifikation / Anforderungen Vergtungsanspruch/ EG Aufgabenaufschlsselung / Ziele (prozentual) Stellvertretung Arbeitsmittel Entscheidungsbefugnisse / Kompetenzen Vorgesetzte/r / Hierarchie Rechtskenntnisse

b) Formale Anforderungen
Stellenbeschreibungen mssen auf dem neuesten Stand sein verbindlich, einheitlich & schriftlich muss vom Vorgesetzten und vom Stelleninhaber unterschrieben werden

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c) Vorteile
Erfolgskontrolle mglich Stelleninhaber wei genau ber Anforderungen bescheid leichtere Einarbeitung in neue Aufgabengebiete bei Stellenwechsel mglich Vermeidung von Doppelarbeit Stellenausschreibung und Stellenbesetzung wird erleichtert Grundlage fr die Beurteilung von Mitarbeitern gezielte Ausbildungs- und Fortbildungsmanahmen mglich

d) Ziele
Verbesserung der Organisationsstruktur Verbesserung der Informationslage Verbesserung der Transparenz Entlastung der Fhrungskrfte Mglichkeiten des zwischenbehrdlichen Vergleichs Verbesserung der Situation des Mitarbeiters klarer Verantwortungsbereich mehr Selbstkontrolle, da Ziele vorgegeben werden besseres Verstndnis fr den Sinn des eigenen Beitrages zur Gesamtaufgabe

5.) Materialbeschaffung
a) Beschaffungsziele
kostengnstige bzw. wirtschaftliche Beschaffung Service und Kundendienst des Produktes zufrieden stellend Leistung / Funktionen des Produktes Bedrfnisse des einzelnen Nutzer befriedigen Qualitt des Produktes zufrieden stellend rechtzeitige Beschaffung muss mglich sein kologische Aspekte bercksichtigen

b) Bedarfsermittlung
plangesteuerte/ bedarfsgesteuerte Bedarfsermittlung: Bedarf wird anhand von Plnen oder Anforderungen der Abteilungen genau ermittelt verbrauchsgesteuerte Bedarfsermittlung: Verbrauchswerte der Vergangenheit sind Richtlinien fr zuknftigen Bedarf Warenwirtschaftssystem: laufende Feststellung von Bestnden und Bedarf bestimmter Artikel (bspw. durch ScannerSysteme; Medikamente im ffentlichen Krankenhaus)

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c) Bezugsquellen
auerbetrieblich o o o o Internet Fachzeitschriften Gelbe Seiten Messen o innerbetrieblich o o Liefererkartei Erfahrungsberichte von Mitarbeitern Korrespondenz

d) Ausschreibungswesen

ffentliche Ausschreibung
Regelfall Aufforderung an alle Unternehmen zur Einreichung von Angeboten teilweise muss europaweit ausgeschrieben werden

beschrnkte Ausschreibung
begrenzter Kreis von Unternehmen (3 - 7)wird zur Angebotsabgabe aufgefordert Voraussetzung: gute Kenntnisse des Beschaffungsmarktes kommt in Betracht, wenn nur bestimmte Unternehmen die Leistung anbieten oder eine ffentl. Ausschreibung unverhltnismig wre

freihndige Vergabe
erfolgt ohne frmlichem Verfahren nur bei geringwertigen Gtern oder besonderer Dringlichkeit Merkmale: o o Angebote bleiben geheim keine Nachverhandlungen bei gleicher Qualitt immer das gnstigere Angebot

ffentliche Auftraggeber mssen ffentlich ausschreiben! Grnde: Korruption vorbeugen und gnstiges Angebot ermitteln

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e) Vergaberecht
VOB Verdingungsordnung fr Bauleistungen Bsp.: Renovierung

VOB/A Allgemeine Bestimmungen fr die Vergabe; regelt das Verfahren bis zum Vertragsabschluss Bsp.: keine Nachverhandlungen, Angebotsabgabe verschlossen VOB/B Allgemeine Bestimmungen fr die Ausfhrungen Bsp.: Bau, Installationen Allgemeine technische Vorschriften Verdingungsordnung fr Leistungen (nicht Bauleistungen) Vergabe der Auftrge Bsp.: keine Nachverhandlungen, Angebotsabgabe verschlossen Ausfhrung von Lieferung und Leistung Bsp.: Aufstellen von Kopierern, Erklren der Gerte) Verdingungsordnung fr freiberufliche Leistungen Bsp.: Journalist fr neue Image-Broschre

VOB/C VOL

VOL/A

VOL/B

VOF

f) Angebotsvergleich
Ware A Listeneinkaufspreis pro Einheit * Menge Listeneinkaufspreis gesamt - Lieferrabatt = Zieleinkaufspreis - Lieferskonto = Bareinkaufspreis + Bezugskosten (zum Beispiel Versand) = Bezugspreis (Einstandspreis) : Menge Bezugspreis je Stck 4% 3% 30 % 1,05 1.500 1.575 472,50 35 % 1.102,50 33,08 0 % 1.069,43 42,78 2 % 1.112,20 1.500 0,74 0,83 1.875 656,26 1.218,75 0 1.218,75 24,38 1.243,13 Ware B 1,25

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