FORMATION COMMUNICATION

MANUEL
10-11 dcembre 2010

Emilie Walker formatrice communication

walkeremilie@hotmail.com

LA COMMUNICATION
!! Un metteur !! Un rcepteur !! Un mdium (cf. schma de shannon)

! Un message peut tre interprt et dform : ncessit dtudier et connatre la cible laquelle on sadresse.

http://www.youtube.com/watch? v=XLmJchj7P_I
Combien de passes se fait lquipe en blanc ?

Limage au quotidien Rpondre au tlphone Rpondre aux mails Payer les factures Acheter les fournitures ! Un ton Revendicatif Incitatif Sducteur Rvolt

Des objectifs Informer Dnoncer Influencer Mobiliser Faire parler de la structure Se faire connatre : notorit Susciter la polmique Gnrer le dbat

Des cibles Les membres de lassociation Les journalistes La socit civile Les institutions Les associations partenaires Les universits Les lieux culturels

Des actions Relations presse Relations publiques Evenementiel Actions sur le Web Communication interne Lobbying Mcnat Sponsoring / Partenariat

LE COMMUNIQUANT, CEST VOUS !

!! Sinformer en permanence :
!! !! !! !! Alertes Google Page Netvibes Sinscrire aux Newsletter Aller des confrences, lire..

!! Etre curieux, regarder comment communiquent les autres (magazines, tlvision, panneaux dans la rue, emballages alimentaires, etc.)

!! Trouver et multiplier les occasions de communiquer et les cibles susceptibles dtre intresses. Par exemple : - Proposer des contenus divers : un portrait dune famille de victimes, un reportage sur la vie aujourdhui dune victime de violences, etc. - Saisir une actualit positive pour rappeler la situation en Algrie et donner une perspective positive : un nouveau gouvernement qui approuve ladhsion de son pays la convention internationale contre la torture, libration dune victime darrestation force, un match de foot historique entre deux pays en guerre, etc. !! Alimenter son rseau
!! !! !! !! Toujours regarder les auteurs des articles dans la presse. Toujours avoir sur vous des cartes de visite distribuer. Rcuprer les cartes de visite des acteurs intressants pour votre rseau. Mettre jour rgulirement votre fichier de contacts.

!! Echanger linformation entre vous, faire des brainstorming pour avoir des ides, transfrer par mail des articles ou nouveaux sites web intressants.

Stratgie de communication de lassociation

Un message Des cibles Des moyens et outils

Un objectif

Des actions de communication, quil faut :

SINFORMER

PREPARER

COMMUNIQUER

METTRE EN UVRE

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EVALUER

ANALYSE DU CONTEXTE DE COMMUNICATION

Lanalyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) est un outil qui permet de mener un diagnostic, dvaluer une situation donne. Elle consiste identifier les forces et faiblesses de lassociation et les opportunits et menaces prsentes dans son environnement. Cest une tape pralable llaboration de la stratgie de communication de lassociation. Cette analyse peut tre mene aussi avant chaque action de communication. Le tableau suivant permet de synthtiser les lments identifis:

FORCES Elments internes sur lesquels sappuyer Exemples : -! Adhrents mobiliss -! Lgitimit, crdibilit -! Rseau large de journalistes

FAIBLESSES Elments internes qui nous rendent plus faibles Exemples : -!Conflits internes, manque de communication interne -!Utilisation de lassociation des fins lucratives

OPPORTUNITES Elments extrieurs qui pourraient jouer en notre faveur

MENACES Elments extrieurs qui pourraient desservir ou limiter notre communication

Exemples : -Visite de rapporteurs spciaux des Nations Unies - Leve de ltat durgence

Exemples : -!Climat politique -!Etat durgence -!Limitation de la libert de runion

GOOGLE ALERTES
A quoi cela sert-il ? Vous tes avertis par mail lorsque de nouveaux articles de presse, blogs, forums, sites Internet sont publis, contenant vos mots cls. !!Suivre lvolution dun sujet dactualit !!Suivre lactualit dune personnalit !!Savoir ce qui se dit sur votre association Comment cela fonctionne-t-il ? www.google.fr/alerts Insrer les termes recherchs Ex : Bouchachi Ex: droits de lHomme Algrie Les guillemets permettent de rechercher les occurrences comprenant les termes entre guillemets, exactement dans le mme ordre. Choisissez la frquence de rception des emails que vous souhaitez, votre e-mail. Il ne reste plus qu confirmer lalerte via un mail reu dans votre bote mail. Condition de russite : Bien choisir les mots cls pour recevoir des alertes pertinentes

CONSEIL : Testez vos mots cls pour cibler le mieux possible : une alerte peut toujours tre supprime ou modifie.

De laide ici

NETVIBES
A quoi cela sert-il ? Suivre le web en temps rel, avoir toute linformation qui vous intresse rassemble en un seul endroit. Comment cela fonctionne-t-il ? www.netvibes.com

Donnez un nom votre dashboard Cliquez sur Dashboard it ! !!Vous avez cr votre tableau de bord.

Il souvre, avec un contenu propos, en lien avec le nom de votre dashboard: Vous avez l 5 onglets, je vous invite les dcouvrir par vous-mme.

Les botes que vous trouvez ici sappellent des widgets , que vous pouvez supprimer, ajouter et adapter votre gr. Zoomons sur un widget. Tous les widget ont dans leur coin en haut droite des boutons : Pour supprimer le widget. Pour en modifier les proprits et la prsentation. Pour le partager avec quelquun. Pour le mettre jour.

En haut gauche, cet onglet vous permet daller chercher de nouveaux widgets.

Exemple de widgets que vous pouvez installer : mto dAlger, votre page Facebook, votre bote mail, etc. Un autre moyen dalimenter votre dashboard est daller sur les sites Internet qui vous intressent, et dont vous souhaiteriez tre informs de chaque publication. Pour cela, il suffit de sabonner leur flux RSS. Ce pictogramme orange indique le flux RSS sur chaque site qui en a. Allons sur le site dEl Watan : le flux RSS est l. Cliquez. La page sur laquelle on arrive invite sinscrire aux flux, en fonction des thmes du site. Pour sinscrire, il faut cliquez sur Netvibes .

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Cliquez sur le bouton ajouter mon netvibes .

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Vous avez dans votre dashboard le widget El Watan qui sest ajout, et vous donne les derniers articles publis. Vous pouvez faire de mme avec tous les sites qui vous intressent.

Astuce : Mettez votre page Netvibes en page de dmarrage de votre navigateur.

LA CARTE DE VISITE

Voici un exemple de carte de visite. Une carte de visite peut aussi avoir du contenu au verso : les coordonnes dans une autre langue, ou un rsum des actions de lassociation!

CONSEIL : Les cartes de visite de chaque membre de lassociation doivent tre sur le mme modle. Tous les membres actifs peuvent avoir une carte de visite. Il est galement possible de crer des cartes de visite sans Nom/Prnom pour ne laisser que les coordonnes de lassociation.

LA SIGNATURE ELECTRONIQUE
Crez votre adresse lectronique dans votre bote mail. Elle saffichera la fin de chaque mail que vous enverrez. Cela permet de ne pas oublier de signer vos mails et de signer toujours de la mme manire. La signature lectronique est aussi un vecteur de communication : elle vhicule limage de lassociation, dautant plus si tous les membres de lassociation ont une signature similaire. Elle doit contenir : - Le nom de votre association - Vos nom et prnom, votre fonction - Votre numro de tlphone, mobile et fax - Votre adresse email - Le site web de lassociation - Ladresse postale de lassociation

Sur GMAIL :

Cliquez sur Paramtres

Vous allez l toutes les options de votre bote mail, dont celle de signature : -!Slectionnez la signature -!Rdigez votre signature (avec la police, les couleurs de votre association!) -!En bas de la page, cliquez sur enregistrer les modifications -!Fates un test en crivant un nouveau mail : votre signature apparat ! Un peu plus bas dans cette page de Paramtres, vous trouverez loption de message dabsence du bureau, activer quand vous partez en dplacement ou en cong.

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Sur YAHOO :

Sur Yahoo, dans Options, cliquez sur autres options .

1. Slectionnez signature .

2. Slectionnez afficher une signature au bas des mails sortants . 3. Slectionnez texte riche . 4. Rdigez votre signature lectronique. 5. Cliquez sur valider , en haut gauche.

CONSEIL : Que tous les membres de lassociation aient le mme modle de signature lectronique : il suffit de le copier en crant votre signature lectronique et de changer seulement le texte.

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CRER UN MODELE DE COMMUNIQU

Un communiqu de presse se prpare : Quelle est la cible de destination ? Quel message veut-on faire passer ? Quel est lobjectif du communiqu ? Quand va-ton lenvoyer ? Est-ce le moment opportun (par rapport au reste de lactualit, par rapport au moment de diffusion du mdia) ?

Le communiqu est aussi un moyen de communication en lui-mme : il doit porter les couleurs de lassociation. Cest la raison pour laquelle disposer dun modle est important : tous les communiqus de lassociation auront la mme allure et il ne restera plus qu insrer le texte dans un modle dj mis en page.

Les lments que doit contenir un communiqu : -! -! -! -! -! -! -! -! -! -! Le logo de lassociation La mention communiqu de presse Le titre du communiqu La date et lieu de la rdaction Le chap Quelques paragraphes (une ide par paragraphe) La signature Le contact presse et ses coordonnes Les coordonnes de lassociation et son site web Facultatif : une image / un encadr avec une interview, une dfinition, un rappel historique, etc.

Longueur du communiqu : maximum 2 pages.

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CONSEIL : - Relisez et fates relire votre communiqu pour viter les fautes dorthographe et les fautes de grammaire. - Mettez votre communiqu au format PDF avant de lenvoyer.

Le modle de communiqu se cre sur WORD. Quelques rgles de mises en page : -! -! Utilisez la mme police (arial, time new roman, etc.) pour lensemble du communiqu. Jouez avec la taille des polices : le titre en plus gros, le chap un peu moins gros, et le corps du texte en plus petit. Mettez du gras par exemple le chap.

-!

Astuces vues ensemble : Insrer le logo de lassociation dans len-tte du communiqu : -! -! -! -! -! Cliquez sur longlet Affichage / En-tte et pied-depage En haut de la page, clic droit dans len-tte : Insertion / image Limage saffiche. Pour la mettre au format voulu, tirez sur un de ses coins Pour pouvoir la placer o vous le souhaitez : clic droit sur limage / habillage / rapproch. Vous pouvez ensuite la dplacer facilement. Fermez len-tte : son contenu devient transparent cela signifie quil est fig et apparatra sur chaque page de votre document (en format PDF ou limpression, les couleurs seront nouveau vives).

Insrer une zone de texte avec les coordonnes de lassociation dans le pied-depage du communiqu: -! -! -! -! -! -! Cliquez sur longlet Affichage / En-tte et pied-de-page En bas de la page, clic droit dans le pied de page : Insertion / Formes et objets Slectionnez la forme voulue par exemple, un rectangle aux bords arrondis. Formez-le dans votre page. Clic droit sur le rectangle / Format de lobjet : vous pouvez l modifier sa couleur, lpaisseur ou la couleur de son contour, etc. Clic droit sur le rectangle / Modifier le texte : insrez l votre texte.

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UNE RUNION DE TRAVAIL RUSSIE

1.! Fixez un ordre du jour et communiquez-le 2.! Commencez et finissez lheure

3.! Suivez lordre du jour sans faire de digressions

4.! La runion, ce nest pas le moment des rglements de compte 5.! Ecoutez-vous

6.! Critiquez et argumentez

7.! Fixez clairement les objectifs atteindre et les actions entreprendre

8.! Soyez contents de travailler ensemble !

9.! Rdigez un compte-rendu et communiquez-le lensemble des participants.

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VOTRE FICHIER DE CONTACTS

Disposer dun fichier de contacts est essentiel pour plusieurs raisons: -!Centraliser lensemble des contacts de lassociation -!tre ractif en cas durgence pour lenvoi dun communiqu -!Actualiser facilement les contacts au quotidien. Ce fichier doit tre ralis sous EXCEL qui permet de classer et slectionner rapidement les contacts.

CONSEIL : - Un seul fichier dans le bureau de lassociation (sur un serveur commun, en rseau ou sur un ordinateur) permettra davoir un unique fichier jour utilisable par tous.

1.! Ouvrez un fichier Excel 2.! Sur la premire ligne, entrez les types dinformation que vous souhaitez rpertorier : Civilit, Nom, Prnom, Structure, E-mail, etc. 3.! Sur les lignes suivantes, entrez les coordonnes de vos contacts.

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ASTUCE : quand le fichier comporte de nombreux noms, et que vous le fates dfiler, vous ne voyez plus la 1re ligne (Civilit, Nom, Prnom!). Afin de la voir en permanence, il faut figer les volets . 1.!Cliquez dans la cellule A2 (juste en-dessous de la ligne figer) 2.!Cliquez dans Affichage / Figer les volets / Figer la ligne suprieure

1.! Votre classeur Excel peut comporter plusieurs feuilles. Par exemple, une feuille pour les journalistes, une feuille pour les membres de votre association, une feuille pour les acteurs institutionnels, etc. 2.! La gestion de ces feuilles se fait en bas de la page. 3.! Un clic droit sur longlet Feuil1 et vous pouvez grer vos feuilles : en crer dautres, les renommer, etc.

CONSEIL : Pour facilement regrouper vos contacts si besoin, vos feuilles doivent tre organises selon une ligne den-tte similaire.

1.! Excel est intressant car il permet de trier les donnes sans les mlanger . 2.! Dans Donnes / Trier, vous pouvez trier vos contacts par leur nom, ville, structure, etc.

CONSEIL : -! Pour trier facilement votre fichier, il faut quil soit renseign de manire rigoureuse. -! Par exemple, il faut que les mentions Monsieur, Madame soient crites toujours de la mme manire (M., Monsieur, M, Mme!). -! De mme pour les noms des associations : Si pour deux membres du CFDA, le nom de lassociation est crit CFDA pour lun et SOS Disparus pour lautre, le classeur Excel ne les mettra jamais lun ct de lautre dans ses classements. EXCEL offre de multiples autres fonctionnalits. Je vous invite les dcouvrir en vous promenant dans les onglets de votre fichier. Et sur ce site Internet : http://www.excel-pratique.com/

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TRANSFORMER UN DOCUMENT EN PDF

Avant denvoyer un document par mail, il est important de le transformer en PDF systmatiquement (sauf sil sagit dun document que le destinataire devra modifier). Pourquoi ? -!Le format PDF permet de conserver la mise en forme de votre document, quel que soit lordinateur qui louvre. -!Le format PDF empche la modification du document. Dans WORD : cliquez sur Enregistrer Sous / PDF :

Les rgles dor denvoi de mail

-! Lobjet du mail doit donner au destinataire lenvie de lire le mail : court, informatif, clair. -! Les destinataires : pour lenvoi dun communiqu, ou de tout mail de nombreux destinataires, pensez inscrire les adresses email dans le champ copie cache : tous les destinataires recevront le mail sans voir les adresses email des autres destinataires. -! Ne pas oublier de mettre votre signature lectronique la fin du mail.

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