Introduccin

PRINCE fue establecido como mtodo de gestin en 1989 por la CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency). Su evolucin puede resumirse como sigue: 1975: Se crea el mtodo de gestin de proyectos PROMPT (Project Organisation,
Management & Planning Techniques), por parte de Simpact Systems Ltd.

1979: PROMPT es adoptado por el gobierno del Reino Unido 1986: Las comisiones de la CCTA redisean el proyecto 1989: Lanzamiento de PRINCE 1990: Publicacin de manuales 1994: Concesin de contrato para desarrollar PRINCE 2 1 de Octubre de 1996 - Lanzamiento de PRINCE 2 1 de Abril de 2001 La CCTA se integra en la Office of Government Comerce del gobierno britnico Otoo de 2001 versin revisada y actualizada del manual de PRINCE 2
Las organizaciones han ido aumentando su preocupacin sobre la necesidad de adoptar un adecuado enfoque sistemtico para el desarrollo de nuevos productos y servicios. Actualmente la Gestin de Proyectos es vista como la mejor prctica para desarrollos progresivos, ya que puede proporcionar una integracin en los procesos de una organizacin y soportndolos al ms alto nivel. Hay cuatro fases o aspectos bsicos que deben tratarse en un entorno de proyecto: Comisionar, encargar o autorizar Ejecucin Cierre Beneficios y ventajas de la realizacin PRINCE 2 adopta un enfoque de proceso, incorporando componentes y tcnicas especficas para el tratamiento de estos aspectos.

Qu es PRINCE 2?
PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Environments) es un mtodo estructurado para la gestin efectiva de proyectos. Es de hecho un estndar utilizado por el gobierno del Reino Unido, y ampliamente reconocido y utilizado por el sector privado. Este mtodo es del dominio pblico, ofreciendo una gua de buenas prcticas en la gestin de proyectos. PRINCE 2 es, sin embargo, una marca registrada de la CCTA. Las caractersticas clave de PRINCE 2 son: su enfoque en una justificacin de negocio una estructura de organizacin definida para el equipo de gestin del proyecto una planificacin basada en productos su nfasis en dividir el proyecto en fases manejables y controlables su flexibilidad para ser aplicado al nivel apropiado del proyecto.

Ventajas de la utilizacin de PRINCE 2

PRINCE 2 proporciona ventajas a los responsables y directores de un proyecto y a una organizacin, mediante el uso controlable de recursos y la posibilidad de gestionar los riesgos de proyecto y de negocio de modo ms efectivo. PRINCE 2 aporta a los proyectos: un principio, medio y fin controlados y organizados revisiones regulares de progreso frente al plan y el Caso de Negocio puntos de decisin flexibles gestin de control de cualquier desviacin del plan el compromiso de la gestin y los participantes en el tiempo y lugar correctos durante el proyecto buenos canales de comunicacin entre el proyecto, la gestin del proyecto, y el resto de la organizacin. El Project Manager-Responsable de Proyecto utilizando PRINCE 2 tiene la posibilidad de: establecer trminos de referencia como un requisito previo al arranque de un proyecto utilizar una estructura definida para delegacin, autorizacin y comunicacin dividir el proyecto en fases manejables para una planificacin ms acertada asegurar que el compromiso de recursos es parte de una aprobacin para proceder proporcionar informes regularmente, aunque resumidos reducir reuniones con la direccin y participantes al mnimo, pero en los puntos vitales del proyecto. Aquellos que estarn directamente implicados en el uso de los resultados del proyecto, tendrn las posibilidad de: participar en todas las tomas de decisin de un proyecto si se desea, involucrarse completamente en el progreso del da a da participar en comprobaciones de calidad a lo largo de todo el proyecto asegurar que sus requerimientos estn siendo cumplidos satisfactoriamente Para la alta direccin, PRINCE 2 utiliza el concepto de `direccin por excepcin`. Sus componentes estarn plenamente informados del estado del proyecto sin tener que asistir a reuniones regulares que consuman su tiempo.

Principios de PRINCE 2
Los siguientes pueden considerarse los principios fundamentales de PRINCE 2: Los proyectos, sean grandes o pequeos, necesitan ser enfocados hacia la entrega de beneficios de negocio. La continuidad en el enfoque correcto debera ser confirmada al final de cada fase. Si fuera necesario, el proyecto podra ser re-orientado o detenido para evitar gasto de tiempo y dinero Debe ser un requisito bsico de negocio el que desencadene el proyecto. En realidad, antes de que comience cualquier trabajo, o se comprometan los recursos, hay un requerimiento que puede contestar la pregunta bsica: Tenemos un proyecto viable que valga la pena?. Esta pregunta debe ser contestada con sinceridad para asegurar que los recursos no son comprometidos y malgastados Es necesaria cierta base de informacin para tomar decisiones racionales sobre la comisin del proyecto No puede hacerse nada en el proyecto hasta que las responsabilidades estn definidas, y los roles clave hayan sido cubiertos Antes de dar la aprobacin para entrar en la Fase de Inicio, debera existir un Plan de la Fase de Inicio Para el xito de un proyecto deberan observarse los siguientes principios: un proyecto es un proceso finito con un comienzo y un fin todas las partes deben tener claro lo que el proyecto intenta lograr, por qu es necesario, cmo se va a lograr, y cules son las responsabilidades de cada uno en ese logro los proyectos bien gestionados, tienen un aumento de posibilidades de xito Siguiendo estos principios se asegurar que el proyecto puede alcanzar el xito y ser dirigido a su completitud. Una vez tomada una decisin para proceder con el trabajo, y comprometidos los recursos, el Equipo de Gestin de Proyecto debe centrarse en la entrega dentro de la tolerancia establecida. Esto significa una produccin controlada de los productos acordados: cumpliendo los estndares de calidad dentro del coste, esfuerzo y tiempo acordados logrando los beneficios y ventajas esperados Para ello, el proyecto debe: centrar la atencin en la entrega de productos o resultados de las fases centrar los recursos utilizados en la fase hacia su final mantener los riesgos bajo control mantener el Caso de Negocio en revisin PRINCE 2 12 monitorizar cuidadosamente cualquier movimiento ms all de la direccin y productos acordados al comienzo de la fase para evitar un deslizamiento del alcance y la prdida del enfoque.

La gestin efectiva de proyectos depende de una planificacin efectiva y un proceso de control. La planificacin proporciona a todo el personal involucrado en el proyecto informacin sobre: qu es requerido porqu se requiere cmo y por quin ser conseguido cunto tendrn lugar los eventos La planificacin orientada a productos es un componente clave de PRINCE 2. Proporciona un enfoque comprensible para una planificacin efectiva. Es una tcnica que permite al Project Manager-Responsable de Proyecto: definir lo que el proyecto debe entregar proporcionar definiciones de xito a las personas que trabajan en el proyecto mediante declaraciones mensurables de la calidad requerida monitorizar y controlar objetivamente el progreso.

Componentes de PRINCE 2
Los siguientes componentes proporcionan una visin general de PRINCE 2 y describen su utilizacin.

Organizacin
Identifica los diferentes niveles de gestin y roles. Gestin Corporativa o de Programa Comit de Proyecto Project Manager-Responsable de Proyecto Team Manager-Responsable de Equipo En el Proceso Preliminar (Starting up a Project - SU) se establece la organizacin apropiada para el proyecto.

Planes
Los planes permiten al Comit de Proyecto identificar los recursos, los productos a entregar y el calendario del proyecto. PRINCE 2 describe diferentes niveles de planes y su utilizacin. Los planes son utilizados por el Comit de Proyecto para tener una visin general de ste, y por el Project Manager-Responsable de Proyecto para controlar sus recursos.

Controles
El nivel de controles, aplicado a la gestin y direccin del proyecto y la calidad de los productos, es descrito en el Documento de Inicio del Proyecto (Project Initiation Document PID).

El control es utilizado a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que ste est supervisado de principio a fin.

PRINCE 2
Fases
Las fases son subconjuntos de un proyecto y se refieren a una coleccin de actividades y productos, que son diseados para ser realizados dentro de un periodo de tiempo concreto. Una fase es descrita como el trabajo presente que est siendo emprendido por el Project Manager-Responsable de Proyecto en nombre del Comit de Proyecto. El uso de fases es flexible, pero cada proyecto debera tener al menos dos, por ejemplo: el Inicio y el resto. Las fases son importantes en la identificacin de puntos de decisin dentro del proyecto.

Gestin del Riesgo

Los riesgos son una coleccin de amenazas para la gestin de proyectos y como tales deben ser identificados, analizados y cuantificados. Los riesgos pueden suceder en cualquier momento y a lo largo de todo el ciclo de vida de los proyectos. Inicialmente sern identificados en el Proceso Preliminar (Starting up a Project - SU) donde se crea un Registro de Riesgos. Los riesgos son continuamente revisados en todas las fases.

Calidad en el entorno del proyecto

En un entorno de proyecto los productos a entregar deben cumplir con las expectativas expuestas y a lo largo de su produccin son sujetos de pruebas especificas para asegurar que cumplen las necesidades de los usuarios. En el PID se describen las expectativas y criterios relativos a cules son los productos que sern medidos. Durante el proceso de Gestin de Entrega de Productos (Managing Product Delivery - MP), los productos son revisados para valorar su conformidad.

Gestin de la Configuracin
Todo producto especializado requiere que se siga su pista a lo largo de su produccin. La Gestin de la Configuracin permite al Project Manager-Responsable de Proyecto entender el estado de los productos, sus ubicaciones y controlar quin tiene acceso a ellos. Esta gestin se realiza durante la generacin de los productos a entregar para asegurar su calidad y seguridad.

Control de Cambios
Los cambios en el alcance del proyecto o las especificaciones de productos pueden tener un efecto significativo sobre el proyecto en trminos de coste y calendario. Es necesario calcular el efecto de los cambios antes de que sean acordados. Es utilizado en conjunto con la Gestin de Configuracin para asegurar que el cambio est controlado, que la informacin necesaria est disponible y que el cambio es viable.

Esta metodologa es una combinacin de 8 procesos, 8 componentes y de 3 tcnicas. Procesos:

Starting UP a Project: surge la necesidad de realizar algo. Initiating a Project: inicia el proyecto con sus mtricas. Directing a Project: administracin del proyecto per se. Managing stage bounderies: manejo efectivo de las diferentes etapas. Controlling a Stage: midiendo la eficiencia del proyecto. Managing product delivery: garantizando la entrega de lo deseado. Closing a Project: cierre formal de un proyecto. Planning: planeacin de todos los recursos involucrados. Componentes: Organisation: define la estructura organizacional del proyecto. Plans: define los pasos a seguir, los reportes de recursos, etc. Facultad de Ingeniera - Universidad Rafael Landvar Boletn Electrnico No. 09 URL_09_SIS01.pdf 3 de 4 Controls: administracin de los procesos. Business Case: define los beneficios del negocio. Quality Management: define y mide la calidad del proyecto. Configuration Management: define las caractersticas y cmo sern medidos los productos a entregar de acorde a sus especificaciones. Change Control: define el proceso y procedimiento a seguir si hay algn cambio. Management of Risk: define las variables a considerar y como medir los riesgos que deben tomarse en un proyecto.

Tcnicas:
1) Product-Based Planning: esta tcnica involucra otros tres elementos que nos ayudan a la definicin de los productos a entregar, bajo el concepto de producto a entregar es aquel que se defini como la realizacin y entrega de los requerimientos solicitados: a) Product breakdown: un diagrama de los productos. b) Product description: descripcin detallada de (los) producto(s). c) Product Flor: descripcin de la interrelacin de productos. 2) Change Controls: esta tcnica nos garantiza someter a procesos toda la gerencia del proyecto basada en tener bajo control cualquier cambio que ocurra. 3) Quality Reviews: esta tcnica nos ayuda a revisar los estndares ya existentes y tambin poder buscar nuevos que puedan ser aplicados. Tambin nos ayuda a tener procedimientos exitosos as como tener un acercamiento a revisar cada uno de los elementos y productos a entregar. En esta tcnica tambin involucra la correcta toma de decisiones del proyecto, el manejo de proveedores y el manejo de la informacin.

PRINCE2 traera una metodologa en la cual usted podra tener un inicio, un desarrollo y un cierre de proyecto controlable, as como una forma de poder revisar el avance del mismo, midindose contra los planes del proyecto y la justificacin del mismo en el llamado.

DIFERENCIAS PMBOK Y PRINCE2 PMBOK Project Management Body of Knowledge Desarrollada por el PMI (Project Management Institute), su certificacin PMP (Project Management Profesional) (Mas comn en Estados Unidos PRINCE2 Projects in Controlled Environments versin 2 Su gua: PRINCE Su certificacin por el ISEB. Mas comn en Europa especialmente en el Reino Unido y pases de la Commonwealth. Tanto PRINCE2 (PROJECTS IN CONTROLLED ENVIRONMENTS), como PMBOK, son mtodos estructurados para la gerencia de proyectos eficaz para cualquier tipo de proyecto Mientras en el Reino Unido se centraron en mejorar las probabilidades de xito en el desarrollo de proyectos, en los Estados Unidos se ocuparon por definir y desarrollar el cuerpo del conocimiento que un gerente de proyecto exitoso debe entender y ser capaz de practicar. Probablemente, esta disparidad de enfoque se debe a la diferencia de sus promotores. En el Reino Unido fue una agencia del gobierno interesada en mejorar el desarrollo de proyectos deI , mientras que en los Estados Unidos los integrantes del PMI fueron los menos interesados en crear una metodologa y los ms interesados en proporcionarle a sus miembros, reas de conocimiento bien definidas para ayudar a construir su conocimiento sobre la gerencia de proyectos

CONCLUSIONES Cabe mencionar que esta metodologa no provee de herramientas como lo son el uso de diagramas de Gantt, anlisis de redes, anlisis financiero, cuadros de riesgo, etc. Mas bien esta metodologa deja abierto para que cada gerente de proyecto utilice las herramientas que desee, ya que de igual forma las utilizar para el desarrollo del mismo, pero no limita su uso. Esta es una metodologa flexible y estructurada para el manejo efectivo de la administracin de cualquier tipo de proyecto. Con PRINCE2 usted podra tener un inicio, un desarrollo y un cierre de proyecto controlable. Esta es una metodologa y no la receta de la garanta de xito de un proyecto.