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SAP New GL

Nice-To-Know Stand Mrz 2010

Inhalt
Ausgangssituation SAP New GL Projektablauf Projektlaufzeiten und -schwerpunkte Migration Operatives Arbeiten Customizing Allgemeine Informationen Seite 3 Seite 4 Seite 7 Seite 9 Seite 10 Seite 13 Seite 17 Seite 18

Ausgangssituation
Lange Jahre hatten wir einen Stillstand im SAP-Rechnungswesen.
- Fr die Nutzer des SAP-Rechnungswesens gab es wenig funktionale Anlsse fr neue Projekte (auer ggf. Release-Wechsel, Roll-outs) - Die aktuellen Themen haben berwiegend betriebswirtschaftliche oder rechtliche Hintergrnde (z. B. GDPdU, Parallele Rechnungslegung, SOX, SEPA, BilMoG)

Mit dem aktuellen Release SAP ERP 6.0 hat die SAP AG das Rechnungswesen den heutigen Kundenanforderungen angepasst. Das SAP New GL (New General Ledger Das Neue Hauptbuch) bietet eine Reihe von Funktionserweiterungen, daher sprechen wir auch vom Erweiterten Hauptbuch .

SAP New GL (1)


In SAP ERP 6.0 stehen in der Neuen Hauptbuchhaltung neue und von der Klassischen Hauptbuchhaltung oder der Profitcenter-Rechnung bernommene Funktionen zur Verfgung. Durch die Abbildung paralleler Wertanstze in verschiedenen Ledgern wird die Abbildung von unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften erheblich vereinfacht. Erstmals steht mit SAP ERP 6.0 eine durchgngig segmentierte Bilanz zur Verfgung. Die hohe Integrationstiefe mit dem CO vereinfacht z. B. Abschlsse erheblich. Die Funktionen zum Fhren von parallelen Wertanstzen und Transferpreisen fr Materialien knnen jetzt auch in der Neuen Hauptbuchhaltung verwendet werden (ab ERP 6.0).
Das interne und externe Rechnungswesen in SAP wachsen mehr zusammen.
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SAP New GL (2)


Zusammenfhrung der Applikationen SAP R/3 Enterprise FI
Legale Anforderungen Parallele Rechnungslegung

SAP ERP 6.0 SAP New GL fr:

EC-PCA Profitcenter-Rechnung
Management- und Segment-Berichterstattung

Legale Anforderungen Management- und SegmentBerichterstattung

FI-SL Special Ledger


Multidimensional Kundenindividuell

FastClose Parallele Rechnungslegung Internat. Accounting Standards Compliance (Sarbanes-Oxley-Act) Bilanz fr freie Dimensionen

Abstimmledger UKV-Ledger

SAP New GL (3)


Motivationen fr die Umsetzung Parallele Rechnungslegung
IAS/IFRS, US-GAAP, BilMoG ....

Management-Accounting
Profitcenter-/Segment-Berichterstattung; weitere Dimensionen Umsetzung auf SAP New GL

Vorteile Ledgerlsung

Beliebige Anzahl von Bchern Einfache kundenspezifische Erweiterung Abdeckung internationaler Anforderungen Einheitlich Oberflche Online-Buchungen und gleichzeitig

Vorteile Online-Splitt/Null-Saldo

Abdeckung branchenspezifischer Anforderungen


(z. B. Segmentierung EVU s ) Segmente als neue Organisationseinheit Ausgeglichene Bilanzen auf Merkmalen FastClose Keine Datenredundanzen

Abschlussarbeiten fr alle Ledger Standard-Reporting fr alle Ledger Untersttzung der Transparenzanforderung FastClose a weniger Doppel-Bearbeitung und Abstimmungen

Grundstzlicher Vorteil Realtime-Durchbuchung vom CO ins FI


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Projektablauf (1)
Es wird empfohlen, das Migrationsprojekt von dem Upgrade-Projekt auf SAP ERP zu trennen, um die Komplexitt zu verringern. Ein SAP New GL-Projekt ist auch ein Redesign der Geschftsprozesse. SAP New GL-Projekte werden fr eine Optimierung des Rechnungswesens in SAP genutzt. Einem SAP New GL-Projekt geht oftmals die Erstellung eines FI-Templates (z. B. einheitliche Kontierungslogik + Kontierungshandbuch) voraus. Das fhrende Ledger muss dem fhrenden Bewertungsbereich der Anlagenbuchhaltung zugeordnet sein. Bei bereits eingesetzter Paralleler Rechnungslegung (z. B. Kontenlsung im R/3 Enterprise) sollte eine Umsetzung der fhrenden Bewertung vor dem Einsatz des SAP New GL erfolgen. Auch eine Kontenplan-Umstellung erfolgt vor dem Einsatz des SAP New GL.

Projektablauf (2)
Bei einem bisher erfolgreichen Einsatz der Kontenlsung fr die Parallele Rechnungslegung sollte diese auch nach Einfhrung des SAP New GL beibehalten werden. In diesem Fall erfolgt die Umstellung auf das SAP New GL ausschlielich aus Grnden des Management-Accounting (z. B. die Segment-Bilanz). Ist noch keine Parallele Rechnungslegung implementiert, kann die Einfhrung vor oder nach der eigentlichen Migration auf das SAP New GL erfolgen. Sie knnen
- vor der Migration die Kontenlsung einfhren (oder auch ggf. eine andere Lsung, die ohne das SAP New GL auskommt) und dann nach der Migration bei dieser Lsung bleiben oder im Falle der Kontenlsung den Wechsel auf die Ledgerlsung durchfhren; - nach der Migration die Kontenlsung (oder auch ggf. eine andere Lsung, die nicht der Ledgerlsung des SAP New GL entspricht) einfhren; - nach der Migration die Ledgerlsung des SAP New GL einfhren.

Vor der produktiven Migration stehen mindestens drei oder vier Testmigrationen.
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Projektlaufzeiten und -schwerpunkte


Bisher liegt der Schwerpunkt der bereits produktiven Migrationen klar bei der Segmentierung und nicht im Bereich Parallele Rechnungslegung. Die bisherigen Projekte hatten Laufzeiten zwischen 9 und 12 Monaten. Durch den Einsatz des Belegsplitts (z. B. fr Segment-Bilanzen) erhht sich die Projektlaufzeit um ca. 6 Monate.

Migration (1)
Der gesamte Migrationsverlauf wird bersichtlich in einem Migrationscockpit dargestellt. In der Altdatenbernahme werden ausschlielich die OP's und die Salden von Bestandskonten aus dem Vorjahr ins SAP New GL berfhrt. Fr die Migration der Altdaten werden 5 Szenarien angeboten:
1. Zusammenfhrung der FI-Bcher GLT0 Hauptbuch/GLT3 Konsolidierung/ GLFUNC/UKV-Ledger 2. Zusammenfhrung wie Szenario 1 + PCA und FI-SL 3. Zusammenfhrung wie Szenario 2 inkl. Belegaufteilung (fr Segmentierung) 4. Zusammenfhrung wie Szenario 2 inkl. Wechsel von der Kontenlsung (Parallele Rechnungslegung) zur Ledgerlsung 5. Zusammenfhrung wie Szenario 3 inkl. Wechsel von der Kontenlsung (Parallele Rechnungslegung) zur Ledgerlsung

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Migration (2)
Fr funktionale Erweiterungen nach der Migration auf das SAP New GL werden 3 Szenarien angeboten:
6. Nachtrgliche Einfhrung der Belegaufteilung 7. Aufbau eines weiteren (nicht-fhrenden) Ledgers 8. Wechsel der Kontenlsung auf Ledgerlsung fr die Parallele Rechnungslegung

Migration bedeutet Migration aller (produktiven) Buchungskreise, da das SAP New GL ausschlielich mandantenweit aktiviert werden kann. Ein Migrationsszenario fr die Umsetzung der Buchungskreislsung fr Parallele Rechnungslegung wird von der SAP AG auch in Zukunft nicht untersttzt.

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Migration (3)
Vor dem Jahreswechsel in das erste Jahr des SAP New GL muss das Customizing des Neuen Hauptbuchs (ohne Aktivierungs-Kennzeichen) ins Produktivsystem transportiert worden sein. Die eigentliche Migration findet jedoch erst nach dem testierten Jahresabschluss statt. Zeitlicher Ablauf der Migration Phase A
Classik GL Migration der Daten 2010: OP s und Salden 2010 Einzelposten 01.01.11-01.03.11

Jahresabschluss 2010

Phase B
Classik GL/bergang

Phase C
SAP New GL+GLT0 Deaktivierung GLT0

Zeit
Geschftsjahr 2010 Geschftsjahr 2011 Validierung der Belege auf SAP New GL-Fhigkeit Transport SAP New GL-Customizing ohne Aktivierung Volle SAP New GL-Funktionalitt

Datum fr 01.01.2011

SAP New

GL

Aktivierungsdatum 01.03.2011 nach Jahresabschluss 2010

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Operatives Arbeiten (1)


Die bisherige Erfassungssicht bleibt im Buchhaltungsbeleg erhalten. Ein neuer Button ermglicht den Wechsel zwischen der Hauptbuch- und der Erfassungssicht. Ab SAP ERP 6.0 steht die Funktionalitt Simulieren Hauptbuch zur Verfgung. Damit kann ein Beleg in der Erfassungssicht vor einer endgltigen Buchung nach den Kriterien der Hauptbuchsicht (z. B. Segmentableitung) berprft werden. Ab SAP ERP 6.0 kann durch einen zustzlichen Button in den Expertenmodus gewechselt werden. Darber kann die Konfiguration der Belegaufteilung angezeigt werden. Ab SAP ERP 6.0/Hotpackage8 entfllt der RFBILA10 (Ledgervergleich Bilanz) a Tipp: vorher in ein Z-Programm kopieren!

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Operatives Arbeiten (2)


Nach dem Einsatz SAP New GL darf die OP-Verwaltung von Konten nicht mehr gendert werden (Programme RFSEPA...). Durch die Deltabewertungslogik im FI-AA und im Fremdwhrungsbereich erhlt der Deltabewertungsbereich eine hhere Prioritt als bisher. Im SAP New GL erfolgt eine direkte Buchung aus den Deltabewertungsbereichen in die nicht-fhrenden Ledger. Ab SAP ERP 6.0 knnen Transferpreise im SAP New GL abgebildet werden. Das Feld Segment kann bei bestimmten Buchhaltungsbelegen auch manuell kontiert werden. Die Steuerung erfolgt dann ber die Feldstatusgruppe. Die Anzahl der Bearbeitungspunkte und der Zeitbedarf des Periodenabschlusses werden minimiert, weil Teile der Abschlussarbeiten nun Realtime ablaufen und nicht mehr z. B. ber Nachbelastungen GuV und Bilanz erfolgen mssen.

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Operatives Arbeiten (3)


Grundstzlich kann man mit der gleichen Hardware (ggf. mit Erweiterungen, z. B. fr Upgrade 4.6C a ERP 6.0) auskommen, wenn im SAP New GL die gleichen Funktionen im Vergleich zum Klassischen Hauptbuch genutzt werden. Wenn zustzliche Funktionen, wie zum Beispiel parallele Ledger, Belegsplitt oder Allokationen genutzt werden, muss dies genauer betrachtet werden (siehe auch: SAP Hinweis 820495). ber den Transaktionscode SE16 kann in der Tabelle V_FAGL_SEGM_PRCT die Zuordnung der Proficenter zu Segmenten vor einer Aktivierung des SAP New GL erfolgen.

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Operatives Arbeiten (4)


Beispiel fr den zeitlichen Ablauf des Periodenabschlusses Klassisches Hauptbuch
Zeit
Nachbelastung GuV Nachbelastung Bilanz Abstimmledger

Monatsende

sonst. Abschlussarbeiten

Periodenabschluss am 8. Arbeitstag

Beispiel fr den zeitlichen Ablauf des Periodenabschlusses SAP New GL


Zeit
Echtzeitintegration CO/FI Online-Belegsplitt

Monatsende

sonst. Abschlussarbeiten

Periodenabschluss am 5. Arbeitstag

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Customizing
Auch der Kontierungsblock der bisherigen Summentabelle GLT0 ist erweitert worden (z. B. Segment). Mit der Aktivierung des SAP New GL wird die neue Summentabelle FAGLFLEXT hinterlegt und befllt. Eine Deaktivierung des SAP New GL ist nur dann mglich, wenn noch kein Beleg gebucht wurde. Die Belegaufteilung wird im Customizing zunchst mandantenweit eingestellt, kann dann jedoch pro Buchungskreis wieder deaktiviert werden. Bei Sachkontenbuchungen findet keine automatische Vererbung der Informationen aus den Aufwandspositionen in die Bilanzposition statt. Deshalb mssen fr Sachkontenbelegarten eigene, kundenindividuelle Aufteilungsregeln eingestellt werden. Die Integration des Controllings erfolgt im Standard ausschlielich mit dem fhrenden Ledger. Ab SAP ERP 6.0 ist es eine zwingende Vorgabe, die interne Nummernvergabe fr Abschreibungsbuchungen einzustellen.
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Allgemeine Informationen
Eine hilfreiche bersicht zur Migration auf das SAP New GL finden Sie unter www.service.sap.com/GLMIG. Um einen konsistenten Projektablauf zu gewhrleisten, werden die Migrationen von dem SAP Migrationsservice betreut. Der Migrationsservice wird von der SAP AG je Standardszenario zu unterschiedlichen Festpreisen angeboten. Die von den Standardszenarien abweichenden Migrationen sind im Wege der Projektabrechnung zu vergten. Die SAP AG bietet seit dem 3. Quartal 2007 eine Berater-Zertifizierung fr die Migrationsthemen an. Fr weitergehende Fragen zum Thema Migration beachten Sie bitte den Hinweis 1070629.

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Ihr Ansprechpartner

SAP

Detlef Schreiner Projektmanager Rechnungswesen Stellwerk Consulting GmbH Toyota-Allee 99 50858 Kln Fon: +49 (0)22 34 - 69 67 18 Mobil: +49 (0)171 - 19 72 401 Fax: +49 (0)22 34 - 69 67 19 Email: Schreiner@Stellwerk.net

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