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Benutzerhandbuch

Zeitmanagement / Outlook und Word 2003

NADJA GARTZ

/ TRAINING@GANATEC.DE / MOBIL: 0176 693 220 18

Inhalt
WIE KANN ICH MEINE ZEIT MANAGEN? .............................................................................. 3
STRUKTUREN FR DEN ARBEITSALLTAG SCHAFFEN! .................................................................................... 3 WORK-FLOW-CHART/ E-MAIL BEARBEITUNG ......................................................................................... 3 SPEICHERN VON ANHNGEN (.DOC ODER .XLS DATEIEN) ............................................................................ 4

VEREINFACHUNG DER ARBEITSABLUFE IN WORD 2003 .................................................... 4


ERSTELLUNG EINER SCHNELLSTARTFUNKTION (MAKRO) IN DER MENLEISTE .................................................. 4

WICHTIGE SPEICHERORTE ................................................................................................... 9


VERSTECKTE ORDNER IM DATEI-EXPLORER ANZEIGEN LASSEN (WICHTIG FR DIE ERSTELLUNG VON VORLAGEN IN WORD) ............................................................................................................................................ 9

OUTLOOK 2003 ................................................................................................................. 10


TERMINE FESTLEGEN ......................................................................................................................... 10 KALENDER / KONTAKTE AUF DER FESTPLATTE SICHERN ............................................................................. 14 KONTAKTE HINZUFGEN .................................................................................................................... 17 NEUE BESPRECHUNGSANFRAGE IM MEN AKTIONEN AUSLSEN ............................................................ 18

HILFREICHE SHORTCUT-BEFEHLE FR WORD .................................................................... 20 HILFREICHE SHORTCUT-BEFEHLE FR EXCEL...................................................................... 21 HILFREICHE SHORTCUT-BEFEHLE FR EXCEL / FORTSETZUNG ........................................... 22

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Wie kann ich meine Zeit managen?


Strukturen fr den Arbeitsalltag schaffen!
Es ist hilfreich, Aufgaben oder Nachrichten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden.

A B C D

Nachrichten, die wichtig UND dringend in der Bearbeitung sind Nachrichten, die wichtig sind jedoch nicht sofort bearbeitet werden mssen Nachrichten, die wichtig sind aber erst nach einigen Tagen bearbeitet werden mssen Nachrichten, die nicht dringend sind und gleich wieder gelscht werden knnen

Work-Flow-Chart/ E-Mail Bearbeitung


Ist es Spam? Wenn nein Kann ich es ignorieren? Ist es dringlich?

JA JA JA

gleich Lschen gleich Lschen BEARBEITEN Ist es eine A, B, C, D Email? Anhnge auf die Festplatte speichern! (die Anlage darf natrlich kurz durch Doppelklick gesichtet werden, damit eine Zuordnung auch stattfinden kann) Anhang durch Doppelklick aus der Email einfach ffnen und Drucken Email im Ordner EmailArchiv speichern (Anhnge werden ebenfalls innerhalb der Email gespeichert ABER NICHT auf die Festplatte) gleich Lschen

Sind Anhnge vorhanden (Word oder Excel)

JA

Sind Anhnge vorhanden (Grafiken wie .tif oder .jpg Dateien)

JA

Ist die Email inhaltlich wichtig?

JA

Ist die Email inhaltlich wichtig?

NEIN

DAS EMAIL POSTFACH SOLLTE JEDEN TAG BEARBEITET UND SOMIT LEER SEIN

Speichern von Anhngen (.doc oder .xls Dateien)


Die in der Email bzw. dem Anschreiben mit gesendeten Anlagen bedrfen der weiteren Bearbeitung Es ist also zu entscheiden, zu welcher Thematik die Anlage gehrt und in welches entsprechende Unterverzeichnis auf der Festplatte bzw. im Firmennetzwerk (z. B. Laufwerk H) sie zu speichern ist. Die Unterverzeichnisse sollten stets im Vorfeld erstellt werden, so ist die Einordnung der jeweiligen Anlage deutlich einfacher Zur tglichen Kontrolle und Nachverfolgung kann ein Timer gefhrt werden besser wre jedoch die Installation von Outlook 2003 bzw. 2007. Dort steht ein Kalender inkl. Erinnerungsfunktion sowie die Mglichkeit der Aufgabenerstellung zur Verfgung.

Vereinfachung der Arbeitsablufe in Word 2003


Erstellung einer Schnellstartfunktion (Makro) in der Menleiste
Eine Schnellstartfunktion dient dazu, sich Arbeitsschritte (wie z. B. das ffnen einer Datei oder Vorlage) zu vereinfachen, und dadurch Ablufe zu beschleunigen. Bei Verwendung der Makroaufnahme werden die einzelnen Schritte genau so aufgenommen, wie sie vorgemacht werden. Es sollte im Vorfeld daher GENAU berlegt werden, was durchgefhrt werden soll, d.h. wo befindet sich die Datei bzw. Vorlage, die ich so ffnen mchte.

Es wird ein Name vergeben und IMMER fr alle Dokumente gespeichert. Ab jetzt wird JEDER Schritt, der vorgemacht wird, aufgezeichnet und auf das eingerichtete Menpnktchen gespeichert!

Reihenfolge fr MS-Word 2003, in 2002 wird dieses Pnktchen im Anschluss erstellt!

Makroaufnahmen werden in der Datei Normal.dot gespeichert und verwaltet. Die Autokorrektur und die Autotexteingaben werden ebenfalls mit der Normal.dot gesichert. Erstellt man sich so eine Makroaufnahme in Excel, wird das Makro in der Personal.xlsb = Persnliche Makroarbeitsmappe gespeichert ber das Men Extras Anpassen wird nach der Aufzeichnung das aufgezeichnete Symbol auf die Menschnellstart-Leiste geschoben und individuell angepasst.

Anschlieend wird der angegebene Befehl mit der linken Maustaste festgehalten und auf den gewnschten Platz in der Menzeile gezogen.

Um auf der Menschnellstart-Leiste Platz einzusparen, wird nun noch das Symbol des Makros wie angegeben ausgetauscht bzw. individuell angepasst.

Wichtige Speicherorte
Folgende Dokumente sollten regelmig als Backup auf einem externen Laufwerk, USB-Stick oder CD gespeichert werden. In den nachfolgend genannten Dateien werden smtliche nderungen gespeichert, die in Word (z. B. Makroaufnahmen) vorgenommen wurden.

Dokument- bzw. Dateiname Normal.dot

Original-Speicherort

C:\Dokumente und Einstellungen\IhreKennung\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen\ C:\Dokumente und Einstellungen\IhreKennung\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen\

Geschaeftsbrief.dot bzw. smtliche erstellte Vorlagen

Versteckte Ordner im Datei-Explorer anzeigen lassen (wichtig fr die Erstellung von Vorlagen in Word)
Das Unterverzeichnis Anwendungsdateien ist normalerweise versteckt und wird im Dateien-Explorer nicht angezeigt, daher ist es vorab notwendig folgende Einstellungen vorzunehmen:

Outlook 2003
Termine festlegen

Durch klicken auf den Menpunkt Neu oder durch direktes klicken auf den gewnschten Tag ffnet sich folgendes Fenster fr die Eingabe

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Ein Ereignis bezeichnet einen Termin, der den ganzen Tag andauert wie Geburtstage, Feiertage, Urlaub Diese Stunden gehen NICHT in die Zeitplanung mit ein wenn sie als Frei und nicht Gebucht angezeigt werden.

Hier wird festgelegt, in welchem Zeitraum der Termin stattfindet, ob man rechtzeitig daran erinnert werden mchte und es wird eine Beschriftung (farblich unterlegt) vergeben. So werden Termine im Kalender klar hervorgehoben. Handelt es sich um ein Ereignis, wird das Feld Ganztgig angeklickt. Sollen diese Stunden nicht in die Zeitrechnung bei Terminplanungen einbezogen werden, mssen diese Stunden als Frei angezeigt werden.

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Bei Vergabe einer Beschriftung kann in der Hauptkategorie-Liste die Namen gendert, oder neue Beschriftungen hinzugefgt werden.

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Sollte sich der Termin immer zu einem bestimmten Tag wiederholen, wird eine Terminserie festgelegt. Es ffnet sich folgendes Fenster:

Zu einem eingetragenen Termin besteht immer die Mglichkeit andere Personen als Teilnehmer einzuladen. Es ffnet sich folgendes Fenster:

Siehe auch Neue Besprechungsanfrage im Men Aktionen auslsen / Seite 14

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Der eingetragene Zeitraum wird hier als gebucht angezeigt (blau markiert). Bei Verwendung eines Exchange-Servers (mehrere Teilnehmer tragen Ihre Termine fr alle sichtbar auf einem Firmen-Server ein), werden die Termine der eingeladenen Teilnehmer ebenfalls farblich gekennzeichnet. So hat man vorher bereits einen berblick wer an welchen Tagen wann Zeit hat. Nachdem der angeschriebene Teilnehmer auf den Termin reagiert hat, erhlt man ber den dann angezeigten Reiter Status die Information, welche Teilnehmer zugesagt, mit Vorbehalt zugesagt oder abgesagt haben.

Kalender / Kontakte auf der Festplatte sichern


Vorab sollte auf der Festplatte oder im Firmennetz ein Unterverzeichnis fr das Backup von Kalender und Kontakte eingerichtet werden. Um einen Verlust von Informationen zu vermeiden, oder bei Neuanschaffung eines neuen PCs, kann und sollte der Kalender wie folgt gesichert werden: ber den Menpunkt Datei Exportieren / Importieren wird anschlieend folgende Auswahl getroffen:

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In dieser Weise werden ebenso die Kontaktdaten gesichert. Die Datei erhlt dabei jedoch immer den gleichen Namen und sollte entsprechend in Kalender.pst bzw. Kontakte.pst umbenannt werden.

Um den gesicherten Kalender wieder in das neuinstallierte Programm zu Importieren holt man sich die Datei ber das Men Datei Importieren / Exportieren wieder zurck.

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Kontakte hinzufgen
Durch klicken auf den Menpunkt Neu wird folgendes Fenster geffnet:

Es knnen hier alle Felder direkt ausgefllt werden. Allerdings sollte das Adress-Feld ber den Button Geschftlich oder Privat geffnet und durch Anwahl mit der Tab-Taste in der gegebenen Reihenfolge ausgefllt sein. Die Vergabe einer Kategorie erleichtert anschlieend die Zuordnung. Es ffnet sich folgendes Fenster fr die Adress-Eingabe:

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Neue Besprechungsanfrage im Men Aktionen auslsen


Nachdem die Kontakte eingetragen und mit einer Kategorie versehen wurden besteht die Mglichkeit smtliche, in einer Kategorie gespeicherten, Kontakte direkt zu einer Besprechung einzuladen.

Nach Auswahl (Markierung), mit der linken Maustaste, der gewnschten Kategorie (z. B. Regionalleiter) wird ber das Men Aktionen folgendes Fenster geffnet:

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Die Kontakte (Email-Adressen) der gewhlten Kategorie werden automatisch in das Adressfeld eingetragen, so dass eine nachtrgliche Auswahl entfallen kann. Der Termin wird wie gewohnt festgelegt (Zeit, Ort, Beschriftung, Gebucht als etc.) und direkt versendet.

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Hilfreiche Shortcut-Befehle fr Word


F4 F9 wiederholt die letzte ausgefhrte Aktion (z. B. Fettdruck) Aktualisiert Feldfunktionen (wie Inhaltsverzeichnis, Datum) Im Outlook wird gesendet und empfangen F12 Strg + F6 Strg + F4 Alt + F4 Umschalt + F12 Strg + F12 Strg + F Strg + P Strg + E Strg + Z Strg + C Strg + V Strg + N Alt + Tab Speichern unter wechselt zwischen den Dokumenten aktuelles Programmfenster schlieen das Programm schlieen Speichern ffnen (Datei) Fettdruck Druckauftragsfenster ffnen einen Text zentrieren Rckgngig Kopieren Einfgen ffnet ein neues Blanko-Dokument wechselt zum nchsten offenen Programmfenster oder Dokument

Weitere Tastenkombinationen finden Sie in der Word-Hilfe unter dem Suchbegriff Tastenkombinationen sowie als Zusatzangabe in den Mens.

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Hilfreiche Shortcut-Befehle fr Excel


Strg + S Strg + Z Strg + P Strg + N Strg + O Strg + X Strg + C Strg + V Strg + G Strg + . Strg + 1 Strg + # Strg + [+] Speichern Letzte Aktion/en rckgngig machen Drucken (Men Datei/Drucken wird geffnet) Eine leere Arbeitsmappe wird geffnet Datei ffnen Ausschneiden Kopieren Einfgen Gehe zu (Men Bearbeiten / Gehe zu wird geffnet) Aktuelles Datum in Zelle eingeben Zellen formatieren (Men Format/Zellen.. wird geffnet) Formeln ein-/ausblenden (anstelle Formelergebnisse) Zellen einfgen (zum Einfgen ganzer Zeilen/Spalten vorher eilen bzw. Spaltenkopf/-kpfe anklicken) Zellen lschen (zum Lschen ganzer Zeilen/Spalten vorher eilen bzw. Spaltenkopf/-kpfe anklicken) Zelleneingabe abschlieen, aktive Zell bleibt an gleicher Stelle stehen Wechsel zwischen Tabellenblttern einer Arbeitsmappe

Strg + [-]

Strg + Enter

Strg + Bild nach oben oder Bild nach unten Strg + Pos 1 Alt + Enter Umschalttaste + Pfeiltasten

Cursor springt zur ersten Zelle links oben in der Tabelle Zeilenumbruch in der Zelle Zellen markieren (Markierung erweitern / verkleinern)

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Hilfreiche Shortcut-Befehle fr Excel / Fortsetzung


Strg + Pfeiltasten Strg + Umschalttaste + Pfeiltasten Cursor springt zur jeweils letzten Zelle in Pfeilrichtung Markieren bis zur jeweils letzten Zelle in Pfeilrichtung

F1 F2 F4

Hilfe Zelle bearbeiten In einer Formel absoluten oder gemischten Zellbezug kennzeichnen ($) Gehe zu (Men Bearbeiten / Gehe zu wird geffnet) Rechtschreibprfung Standard-Diagramm schnell erstellen Datei speichern unter

F5 F7 F11 F12

Weitere Tastenkombinationen finden Sie in der Excel-Hilfe unter dem Suchbegriff Tastenkombinationen sowie als Zusatzangabe in den Mens.

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