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| Format Spalten | h Tabelle einfü en ll S l i fü l f Word

Word 2010

Inhaltsverzeichnis(se)

erstellen

Inhalt

Allgemeines

2

Einfaches IHV

2

Aus eigenen Formatvorlagen erstellen

2

IHV formatieren

4

Verzeichnisebene 1 und 2

4

Nur erste Ebene mit Seitenzahlen

5

Schalter \n

5

Mehrere Inhaltsverzeichnisse innerhalb eines Dokuments

6

Schalter \b

6

Ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente

7

RD-Felder

7

Allgemeines Inhaltsverzeichnisse werden normalerwei- se aus den mit Formatvorlagen formatierten Überschriften gebildet.

Allgemeines

Inhaltsverzeichnisse werden normalerwei- se aus den mit Formatvorlagen formatierten Überschriften gebildet. Allerdings hat man Probleme, wenn man nicht die dafür vorge- sehenen Formatvorlagen "Überschrift 1" bis "Überschrift x" verwendet. Dann nämlich kann man nicht einfach das IHV aus dem Katalog auswählen.

Die zweite Variante wäre, das IHV aus den so- genannten "Verzeichniseintragsfeldern" zu ge- nerieren.

Wir werden hier zuerst einmal ein Inhaltsver- zeichnis aus unserem Dokument generieren, in welchem wir zwar mit Formatvorlagen gear- beitet haben, aber nicht mit den von Microsoft dafür vorgesehenen.

Einfaches IHV

Aus eigenen Formatvorlagen erstellen

1 Wechseln Sie auf das Register "Verweise"

und klicken auf den Button "Inhaltsver-

zeichnis". Haben Sie die von MS vorge-

sehenen Überschriftsformatvorlagen "Über- schrift 1" bis "Überschrift x" benutzt, können Sie hier einfach ein Format auswählen. Ansons- ten klicken Sie unten auf den Eintrag "Inhalts- verzeichnis einfügen".

2 Sie erhalten jetzt den Dialog zum Anpas-

sen des Inhaltsverzeichnisses, in dem Sie

auswählen können, wieviel Ebenen Sie

angezeigt bekommen möchten, ob mit Seiten- zahlen und wenn ja, dann rechtsbündig, wel- che Füllzeichen verwendet werden sollen, etc. Da wir hier aber mit eigenen Formatvorlagen gearbeitet haben, müssen wir das in den Opti- onen einstellen

Einfaches IHV

1 2
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Einfaches IHV 3 Nach Klick auf die Schaltfläche Optionen des vorhergehenden Dialogs sehen Sie im

Einfaches IHV

3 Nach Klick auf die Schaltfläche Optionen des vorhergehenden Dialogs sehen Sie im Fenster für die Optionen des Inhalts-

verzeichnisses die verfügbaren Formatvorlagen mit den Inhaltsverzeichnisebenen. Löschen Sie die Zahlen bei "Überschrift 1", "Überschrift 2" und "Überschrift 3" raus und fügen die 1 bei "U1", die 2 bei "U2" und die 3 bei "U3" ein.

4 Nach Klick auf OK sehen Sie im vorhe- rigen Dialogfenster die geänderten Ein- träge. Nehmen Sie auch bitte den Ha-

ken bei "Hyperlinks anstelle von Seitenzahlen" raus, da man das bei einem gedruckten Doku- ment nicht benötigt, und dann auch die Chan- ce hat, die Formatvorlage für das Verzeichnis zu ändern.

5 So sieht dann das eingefügte Inhaltsver-

zeichnis aus. Nun gehen wir an die Ände-

rung der Formatvorlagen, die "Verzeich-

nis 1" bis "Verzeichnis x" lauten.

die "Verzeich- nis 1" bis "Verzeichnis x" lauten. 5 4 3 Aus eigenen Formatvorlagen erstellen Seite
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Einfaches IHV IHV formatieren 1 2 3 4 Verzeichnisebene 1 und 2 1 Wählen Sie

Einfaches IHV

IHV formatieren

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1
2 3 4
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3
4

Verzeichnisebene 1 und 2

1 Wählen Sie die Formatvorlage "Verzeich-

nis 1" aus, klicken auf den kleinen Pfeil

rechts daneben sowie auf den Eintrag

"Ändern

"

im sich öffnenden Kontextmenü.

2 Ändern Sie das Absatzformat, indem Sie

als "Abstand vor" 6pt eintragen, als Zei-

lenabstand "Einfach" und das Absatzfor-

mat sollte linksbündig sein.

3 Wählen Sie dann die Tabstopps und fü- gen einen linksbündigen bei 1 cm sowie einen rechtsbündigen mit Füllzeichen

Punkte bei 16 cm ein. Letzterer ist natürlich von den Seiteneinstellungen des Dokuments abhängig. Sie sehen aber im Lineal die Positi- on, an der Sie den Tabstopp einfügen müssen.

4 Für die Verzeichnisebene 2 gehen Sie analog vor. Wir haben hier einen linken Einzug von 1 cm und den linken Tab-

stopp bei 3 cm eingefügt. Der Tabstopp für die Seitenzahlen bleibt bei 16 cm.

5 Die Verzeichnisebene 3 haben wir nicht geändert, da wir diese mit dem Format für die Ebene 2 formatiert haben, damit

die Verschachtelung nicht allzu groß wird. Das Ergebnis sehen Sie hier.

5
5
Nur erste Ebene mit Seitenzahlen Nur erste Ebene mit Seitenzahlen Schalter \n Es gibt für

Nur erste Ebene mit Seitenzahlen

Nur erste Ebene mit Seitenzahlen

Schalter \n

Es gibt für die Verzeichnisse jede Menge von Schaltern. Einer davon ist sehr hilfreich, wenn man nicht jede Ebene im Inhaltsverzeichnis mit der Seitenzahl anzeigen lassen möchte.

Wir wollen in dem zuvor erstellten Inhaltsver- zeichnis nur die erste Ebene mit Seitenzahlen haben. Die zweite Ebene soll ohne angezeigt werden.

Hierfür müssen Sie nur die Feldfunktion mit dem Schalter \n bestücken und sagen, welche Ebene ausgeschlossen werden soll.

Drücken Sie die Tastenkombination Alt + F9, um in die Ansicht der Feldfunktion umzuschal- ten. Folgendes sollte nun zu sehen sein:

{ TOC \t "U1;1;U2;2;U3;2" }

Fügen Sie jetzt den Schalter \n mit der Ziffern- folge 2-2 (Ebene 2 bis Ebene 2 soll ohne Seiten- zahlen sein) direkt nach dem Leerzeichen hin- ter dem Wort TOC ein. Die Feldfunktion sollte nun so aussehen:

{ TOC \n 2-2 \t "U1;1;U2;2;U3;2" }

Drücken Sie anschließend erneut die Tasten- kombination Alt + F9, um wieder in die norma- le Ansicht zu schalten. Evtl. müssen Sie noch nur die Taste F9 drücken, um das IHV zu aktu- alisieren.

1 Das fertige Inhaltsverzeichnis, in dem die Seitenzahlen nur für die erste Ebene ein- gefügt werden, sieht nun so aus.

Schalter "\t"

Der hier in der Feldansicht zu sehende Schal- ter "\t" wird von Word automatisch eingefügt, wenn Sie eigene Formatvorlagen für die Über- schriften verwenden, also nicht die vorgefer- tigten "Überschrift 1" bis "Überschrift x".

verwenden, also nicht die vorgefer- tigten "Überschrift 1" bis "Überschrift x". 1 Schalter \n Seite 5
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Mehrere Inhaltsverzeichnisse innerhalb eines Dokuments Mehrere Inhaltsverzeichnisse innerhalb eines Dokuments Schalter \b

Mehrere Inhaltsverzeichnisse innerhalb eines Dokuments

Mehrere Inhaltsverzeichnisse innerhalb eines Dokuments

Schalter \b

Manchmal möchte man jeweils ein Inhaltsver- zeichnis pro Kapitel und eins für alle Kapitel ha- ben. Mit dem Schalter \b ist das kein Problem. Wir erklären es nachfolgend Schritt für Schritt.

1 Markieren Sie den gesamten Text Ihres Kapitels, für welches Sie ein IHV erstel- len wollen, wechseln Sie in das Register

"Einfügen" und klicken auf den Eintrag "Text- marke". Vergeben Sie hier einen eindeutigen Namen (er darf nicht mit einer Zahl anfangen und auch keine Leer- und/oder Sonderzeichen beinhalten) und klicken dann auf die Schaltflä- che "Hinzufügen".

Fügen Sie ganz normal ein Inhaltsverzeichnis ein und lassen sich anschließend die Feldfunk- tion durch Drücken der Tastenkombination [Alt] + [F9] anzeigen.

Sie sollten jetzt nachfolgenden Feldinhalt se- hen:

{ TOC \t "U1;1;U2;2;U3;2" }

Fügen Sie jetzt direkt hinter das Wort "TOC" ein Leerzeichen, einen Backslash und ein b ein, dann wieder ein Leerzeichen und den Textmar- kennamen. Dann sollte wieder ein Leerzeichen folgen und der Rest der Feldfunktion. Diese sollte jetzt so aussehen:

{ TOC \b ein \t "U1;1;U2;2;U3;2" }

1
1
so aussehen: { TOC \b ein \t "U1;1;U2;2;U3;2" } 1 2 Drücken Sie nun wieder die

2 Drücken Sie nun wieder die Tastenkom- bination [Alt] + [F9] um die Feldfunktion auszuschalten und Ihr Inhaltsverzeichnis

zu sehen. Evtl. müssen Sie nochmals nur die Taste [F9] drücken, um zu aktualisieren. Das Ergebnis sehen Sie hier.

2
2
Ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente Ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente RD-Felder Da Word sich ab

Ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente

Ein Inhaltsverzeichnis über mehrere Dokumente

RD-Felder

Da Word sich ab und an mal ein wenig zickig benimmt, wenn das Dokument zu groß wird, sollte man eventuell kapitelweise speichern. Bitte nicht mit Zentral-/Filialdokumenten ver- wechseln. Dieses "Feature" hat man in irgend- einer Version fehlerbehaftet eingebaut und es dann schlichtweg vergessen. Also bitte nicht benutzen.

Die meisten Wordbenutzer speichern aber we- gen der Verzeichnisse, die sie benötigen (also Inhalts-/Abbildungsverzeichnis und/oder In- dex) nicht kapitelweise ab.

Doch es gibt die RD-Felder (RD = Referenced Document), mit denen man im Handumdrehen auch die unterschiedlichsten Verzeichnisarten über mehrere Dokumente erstellen kann.

Wenn Sie mit Ihren einzelnen Dokumenten fer- tig sind, erstellen Sie ein neues anhand Ihrer Dokumentvorlage. Wichtig ist, daß in diesem Dokument die Formatvorlagen für die Über- schriften, sofern Sie eigene benutzt haben (sie- he hierzu unser Tutorial zu Formatvorlagen), vorhanden sind.

Nun können Sie ganz normal ein Inhaltsver- zeichnis (wie auf Seite Seite 3 beschrieben) er- stellen. Die Feldfunktion sieht so aus:

{ TOC \t "U1;1;U2;2;U3;2" }

Darunter müssen Sie dann ein RD-Feld pro Ka- pitel einfügen, wobei Sie doppelte Backslashs und den gesamten Pfad in Anführungszeichen setzen müssen. Entweder fügen Sie die RD-Fel- der über den Ribbon "Einfügen" mit Klick auf

Achtung: In der Beta funktio- nieren die RD-Felder nur eingeschränkt. Man erhält zwar einzelnen Kapitel,
Achtung:
In der Beta funktio-
nieren die RD-Felder
nur eingeschränkt.
Man erhält zwar
einzelnen Kapitel,
die
es
wird aber bei jedem
Kapitel nur die erste
Seite des Kapitels
gezeigt.
an-
Hoffen wir, daß es in
der endgültigen Versi-
on wieder reibungslos
funktioniert
2

den Button "Schnellbausteine" unter Auswahl des Eintrags "Feld" ein, oder Sie drücken die Tastenkombination Strg + F9, um die Feldklam- mern einzufügen und schreiben den Inhalt selbst innerhalb derselben.

Haben Sie Ihre Daten zum Beispiel auf C: im Ordner Arbeiten abgelegt, sollte das Feld so aussehen:

{

Bei drei Kapiteln sieht es dann so aus:

{ TOC \t "U1;1;U2;2;U3;2" }

RD "C:\\Arbeiten\\Kapitel_1.doc" }

{ RD "C:\\Arbeiten\\Kapitel_1.doc" }

{ RD "C:\\Arbeiten\\Kapitel_2.doc" }

{ RD "C:\\Arbeiten\\Kapitel_3.doc" }

1 Wobei Sie die RD-Felder nicht sehen, da

Word sie mit dem Zeichenformat "Ausge-

blendet" formatiert. Sie können aber in

den Optionen in der Rubrik "Anzeige" einstel- len, daß Sie ausgeblendeten Text sehen möch- ten.

2

Rechts sehen Sie die Abbildung, wie das fertige Inhaltsverzeichnis in einem sepa- raten Dokument aussieht.

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Zitierstile

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Die mitgelieferten Zitierstile können nur mittels XML-Programmierkennt- nissen angepaßt werden. Mit dem Zitierstil-Creator können Sie eigene anlegen bzw. die vorhanden anpassen

AutoText-Verwaltung

in Kategorien anlegen, zwischen Vorlagen kopieren und/oder verschieben

Add-Ins

z.B.: Word-Optionen einstellen, Ereignisse "vor Drucken" und/oder vor Schließen abfangen, etc., etc.

Vorlagen

z.B. Rechnungen, Angebote, Etiketten, Flyer - zum Teil mit Datenübernahme aus Excel, bequem aus einem Auswahl- feld - u.v.m.

Tipps & Tricks

Diverse Tipps & Tricks - von "A" wie "Adressetiketten mit AutoText" bis "T" wie "Tabellen"

Tutorials

Tutorials als pdf für die Tools sowie Basics in Word 2007 - und Video-Tutorials zu Word 2007