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Emprendedores
Gestin con proveedores Ahorro tecnolgico Eficiencia energtica RRHH

Cmo reducir

gastos
Han colaborado en este dossier:
Jos Javier Guerra, director del Centro de Eficiencia Energtica de Unin Fenosa (www.unionfenosa.es); scar Snchez, director general de Tech Sales Group (www.techsalesgroup.es); Francisco Escanellas, director general de Expense Reduction Analysts (www.expensereduction.com); Ferrn Baos, director tcnico de Aerce (www.aerce.org); Jos Presencia, director general de ToolsGroup (www.toolsgroup.com); Csar Aparicio, director de lamo Consulting (www.alamoconsulting.com); Xavier Ibaez, socio director de MV Management (www.mvmanagement.es); Jess Contreras, director de Desarrollo de Kyocera (www.kyoceramita.es); Jos Fernndez de Valderrama, director general de Fullstep (www.fullstep.com); Wladimiro Navarro, director comercial y mrketing de IPSA (www.ipsa.es); Eduardo Navarro, socio director de Improven (www.improven.com), Andrs Casin, director fiscal de QualityConta (www.qualityconta.com), y Jess Ruiz, director general de Telcomunity (www.telcomunity.com).

Se puede ahorrar o, al menos, se puede gastar de una forma ms eficiente. Sigue leyendo y encontrars diferentes estrategias que ayudarn a sanear la liquidez de tu empresa y te darn un respiro.
REALIZADO POR JAVIER ESCUDERO

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LA GESTIN DE COSTES DEBE HACERSE SIEMPRE, NO SLO EN TIEMPOS DE CRISIS. LAS MEDIDAS

Austeridad! se es el comportamiento que debe marcar el da a da de una empresa. Y no slo en tiempo de vacas flacas, como el actual, sino tambin en pocas de bonanza. Saber qu necesidades de gasto tiene, en qu gasta y con qu objetivo: se debe ser su objetivo.

Misin: cmo ahorrar E

s cierto que ahorrar es posible, pero para que sea ms rentable, ms eficiente, esa mentalidad debe imperar en el da a da de la gestin de una empresa y no slo como medida atropellada de urgencia en momentos de vacas flacas. EN TIEMPO DE BONANZA Las empresas que mejor afrontan las crisis gestionan el orden y los costes en los buenos tiempos como si se estuviese en crisis. Los directores deben tener permanentemente una agenda de reduccin de costes sobre su mesa, adems de tomar medidas con criterios de rentabilidad sobre procesos, productos y clientes, sostiene Eduardo Navarro, socio director de Improven. El control de costes debe ser una forma constante de trabajo. A nuestros clientes les hacemos ver que lo importante es implantar esa cultura de optimizacin de costes, dice Francisco Escanellas, director general de Expense Reduction Analysts.

Mejores prcticas en tiempos de

El estudio sobre Gestin de crisis, de Improven, subraya que el 68% de las empresas la detectan y reaccionan muy tarde, cuando los resultados ya estn resentidos y el margen de reaccin es estrecho o inexistente. Y esa deteccin tarda limita el abanico de opciones, somete la empresa a una tensin extrema y obliga a tomar decisiones drsticas y poco planificadas MEDIDAS PRECIPITADAS. Las reas que ms se trabajan son la reduccin de personal (82%), el incremento de ventas (71%) y la disminucin de gastos generales (65%), frente a otras medidas correctoras ms adecuadas a medio plazo, como el cierre o la venta de unidades de negocio no rentables (32%) o la eliminacin de clientes y productos no rentables (21% y 33%, respectivamente). Estas soluciones, por s solas, no garantizan reconducir el negocio y slo permiten rebajar los costes fijos, a todas luces insuficientes, por lo que es vital compaginarlas con otras medidas.

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A ADOPTAR DEBEN MIRAR AL LARGO PLAZO. NO SE DEBE RECORTAR EN REAS ESTRATGICAS

de forma eficiente
Otro aspecto a tener en cuenta es que las medidas de ahorro eficaces son aquellas que miran hacia el medio y largo plazo, ya que las que se adoptan de forma precipitada aunque puedan ser efectivas en el momento, por ejemplo la reduccin de personal no son las ms rentables a largo plazo. Viene la crisis y las empresas no hacen nada. Llega un da en que se ven muy apuradas y adoptan, lo que ha sido hasta entonces pasividad, una accin sin cabeza. El problema en lugar de solucionarse se incrementa, frente a lo lgico que sera adoptar medidas al principio y con tranquilidad, destaca Navarro. REAS ESTRATGICAS Ahorro eficiente no es sinnimo de tacaera. Como seala este experto: En ese proceso de recorte de costes, cuidemos de no recortar en actividades estratgicas. Los costes recortables son los que aportan poco valor al cliente y nunca debemos recortar en actividades de mrketing y ventas, que son parte de las que nos deben ayudar a aumentar la intensidad de nuestra presencia en el mercado. Y dos aspectos importantes ms en la gestin de costes: que las polticas de ahorro deben hacerlas suyas tambin los empleados de una organizacin y que, paradjicamente, para ahorrar es necesario invertir en tecnologa, procesos y personal especializado.

Las empresas responden muy lentamente a la crisis: y

CRISIS
MEDIDAS EXITOSAS Y RENTABLES. 1.- La venta y/o cierre de unidades ayuda a centrarse en las actividades que mayor valor aportan al mercado y son ms rentables, reduciendo la dispersin del personal y maximizando los beneficios, mientras se abandonan aquellas que lastran los resultados y/o requieran excesivos esfuerzos. 2.- Eliminar productos no rentables, con malos ratios de ventas y un alto coste de mantenimiento de los catlogos y de los almacenes ayuda a las empresas a focalizarse en los productos ms rentables, incrementando su venta y el nivel de servicio. 3.- Eliminar clientes no rentables (un 30% no lo es). El descontrol en la aplicacin de precios, descuentos y rappels o, sobre el material de promocin, tienen gran impacto en la rentabilidad y convierten a muchos clientes en cuestionables. Se deben gestionar las ventas no slo desde la facturacin, sino desde la rentabilidad y el valor potencial del cliente, dice el estudio.

Medidas anticrisis
Reduccin de personal Incremento de ventas

Acciones (*) prcticas (**)

Mejores
FUENTE: IMPROVEN, 2008.

Reduccin de gastos generales Cambios de equipo directivo Eliminacin de productos no rentables Venta/cierre de unidades de negocio Mejora de compras Gestin del circulante Eliminacin de clientes no rentables Rediseo de producto Estrategia de precios

82 71 65 49 33 32 31 31 21 16 8

65 61 32 51 68 75 62 43 61 26 28

(*) % de las acciones que ms se emprenden en las empresas frente a la crisis y con qu frecuencia. (**) % de las prcticas empresariales ms exitosas que acometen las empresas en gestin de crisis.

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BUSCA CONSTANTEMENTE NUEVOS PROVEEDORES QUE DEN SERVICIO A TUS DEMANDAS. FJATE

Primero en las compras Y

Representan una parte muy importante de la cuenta de resultados de las empresas dependiendo del sector, entre el 50 y el 80% de su facturacin. Segn los expertos, reducir en este rea es menos traumtico y ms rpido, potente y efectivo que, por ejemplo, eliminar personal.

as es. Como detalla Ferrn Baos, director tcnico de la Asociacin de Profesionales de Compras (Aerce), un ahorro del 5% en los costes de compras supone un aumento del beneficio del 30%. Y un incremento del 5% de esos costes tiene el mismo impacto negativo sobre los beneficios y la rentabilidad de la empresa, es decir, rebaja los beneficios un 30%. CHEQUEAR LOS PRECIOS Una pyme que quiera competir tiene que estar chequeando permanentemente sus niveles de precios y renegociando con sus proveedores el material y el servicio, seala Jos Fernndez de Valderrama, director general de Fullstep, que recuerda que las pymes suelen tener, por costumbre, relaciones de

Gestin de las existencias

Cul es el stock idneo que debe tener una empresa para dar el mejor servicio y evitar gastos innecesarios? Las ventas perdidas por rotura de stock, los costes por tener existencias en exceso o una mala gestin de los imprevistos se pueden evitar. Y todo eso son beneficios que van a parar a tu empresa.
Optimizar el inventario del almacn ahorra dinero que se puede destinar a otras tareas. VENTA PERDIDA POR ROTURA DE STOCK. Hay empresas que tienen mucho depsito de unas referencias y le faltan de otras (rotura de stock). En este segundo caso, parte de la demanda que te llegue la pierdes, porque no

podrs atenderla y se irn a tu competencia, explica Jos Presencia, director de ToolsGroup.

GASTOS POR EXCESO DE STOCK. El coste de propiedad del stock no es slo el financiero, sino tambin el del espacio que ocupa, que se quede obsoleto, se pierda o rompa, su manipulado,...

As, si el coste financiero es, por ejemplo, el 7%, el coste real de ese exceso es como mnimo del 15%. Una reduccin de ese inmovilizado tiene un efecto directo a caja (si desinvierto 1.000 euros de stock, van a caja) y otro a la cuenta de resultados (si reduzco 1.000 el inmovilizado, el 15%, como mnimo, es beneficio, al ser un gasto menos).

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EN EL PRECIO Y EN LA CALIDAD DE LOS PROVEEDORES

Gestin de las facturas

Tener un plan eficiente de compras permite, entre otras cosas, que se generen facturas innecesarias. Y cada nueva factura es un gasto de papel y un aplazamiento en el pago o cobro del producto y/o servicio. La factura electrnica es una solucin que ahorra y agiliza la liquidez.
Los procesos de facturacin ayudan a optimizar las cuentas. Imagina una empresa donde cada departamento tiene libertad para comprar. Cada pedido genera una factura. Hay pymes que tienen 3.000 facturas al ao de un solo proveedor cuando se podran quedar en 100, afirma Escanellas. Tambin los pedidos servidos parcialmente retrasan el pago de las facturas por parte del cliente, que prefiere pagar cuando ha recibido toda la mercanca, destaca Presencia.
LA E-FACTURA. Segn Aecoc, las empresas que utilizan la e-factura ahorran al ao 212 millones de euros, ya que se emiten 5,1 millones al mes y la reduccin de coste estimado por factura es de 0,7 euros para el emisor y de 2,78 para el receptor.

Cada e-factura ahorra, al menos, 0,70 euros.

confianza estables con sus proveedores. Si tienes alguno que no est controlando y acotando lo suficientemente rpido sus costes, esos te los pasar a ti. Y tu obligacin, en esos casos, es la de buscar y valorar si hay otras fuentes ms econmicas y eficientes de suministro que te permitan mantener el margen. SEGN EL PROVEEDOR Baos, de Aerce, puntualiza: Es importante establecer relaciones a largo plazo para trabajar conjuntamente. En los casos en los que hay mucha competencia y el producto es estndar, no es tan necesario cerrar acuerdos a largo plazo. Y cuando son proveedores estratgicos para la empresa, con un coste elevado respecto al total o hay pocos proveedores, a la empresa le interesa ms fijar acuerdos de colaboracin a largo. Francisco Escanellas, director general de la con-

La reduccin de costes en va directamente a la cuenta de resultados

sultora Expense Reduction Analysts, que consigui que sus clientes ahorraran en 2007 una media del 19,7%, recomienda: Analizar si los proveedores son los adecuados, es decir, estoy comprando lo que necesito o lo que me venden? Analizar aspectos como si sus honorarios, la forma de pago, etc. son los idneos. Hay clientes que, por estructura financiera, les interese pagar a 90, 60, 30 das Estudiamos la frmula para que nuestros clientes tengan un mejor servicio a un coste menor. Este experto recuerda que el contrato ideal no es el que tiene los precios ms caros, sino aquel en el que la otra parte cumple con sus compromisos y puede cobrar por sus servicios. As, con determinados proveedores (grandes, fuertes y caros) hay que valorar la calidad de sus servicios. A veces te encuentras con empresas que trabajan con un proveedor desde hace 20 aos y les mantiene unas condiciones de pago y servicio excepcionales, pero otras, el proveedor, por excesiva confianza, nunca ha tenido un comportamiento ejemplar con su cliente. PONER LAS NORMAS Fernndez de Valderrama aconseja, antes de comprar, tener definidas y por escrito todas las especificaciones de calidad (nivel de servicio), logstica (forma de entrega), financieras (medio de pago y penalizaciones),

administrativas (pedidos, facturas, albaranes). Despus, pide ofertas a todo proveedor que sea capaz de darte el servicio que necesitas. Con nuestros clientes manejamos entre 30 y 40 ofertas y eso no se puede hacer sin un sistema tecnolgico como el nuestro, que obliga a los proveedores a ofertar de la misma manera. As, todas las ofertas son comparables. Una vez que las tienes todas, analiza el precio y al proveedor (calidad, experiencia, estructura financiera, histrico, etc.). Este directivo considera que comprar bien es hacerlo entre un 5 y un 10% mejor que el resto. Imagina una empresa que vende 100, gasta en compras 60 y, tras otros costes (personal, amortizaciones), al final, gana 10. Si mejoramos un 10% ese 60 de compras, conseguimos pasar a la cuenta de resultados de 10 a 16, que es lo mismo que incrementar un 60% el margen.

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ESTABLECE LMITES EN EL SERVICIO TELEFNICO. NEGOCIA LAS LICENCIAS DE SOFTWARE DE

En telecomunicaciones...
sta es otra de las reas de actividad que ms gastos comporta dentro de la estructura de una empresa. Telefona fija y mvil, hardware, software, redes inalmbricas, impresin y digitalizacin de documentos... Un mal uso de estas tecnologas incrementa de forma considera los gastos.

La oficina sin papeles

Es ms una utopa que una realidad, pero el ahorro es muy importante, porque no hay gastos de papel, de almacenaje y manipulado, entre otros, adems de los relativos a la rapidez de procesos y a la gestin de informacin. No obstante, la digitalizacin supone un coste.
Digitalizar no es slo escanear y guardar, sino un proceso ms global en el que se utiliza la informacin del documento para luego gestionarla, seala Wladimiro Navarro, director comercial y de mrketing de IPSA. La digitalizacin supone una barrera de entrada por los costes de su implementacin, pero hay servicios de automatizacin de procesos, que la hacen ms barata: Con nuestra plataforma ofrecemos, en modo servicio y pagando segn el uso que se haga, la posibilidad de digitalizar y
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enemos clientes que han ahorrado en telfono por encima del 40% y otros que, slo por recuperacin de errores en las facturas, un 12%, resalta Jess Ruiz, director general de Telcomunity. Este experto advierte que muchas empresas no analizan sus gastos telefnicos de forma anual, lo que les ayudara a tener una idea de cunto gastan o qu meses consumen ms.

Hay que tener una visin analtica de los precios de las ofertas: en telefona fija, menos, porque el mercado est ms estandarizado, pero en mvil, prcticamente cada semana hay una oferta, aunque muchas son relanzamientos, seala. LEER LA LETRA PEQUEA Ruiz recomienda contratar aquellos planes telefnicos que no te aten en el tiempo y te penalicen si abandonas. Por ejemplo, si me voy al extranjero, contrata el plan telefnico X por los das que ests fuera y nada ms. Otro consejo es pedir al operador que fije lmites en el

procesar la informacin que tiene y luego acceder a ella de nuevo va web. El cliente slo necesita un escner o un equipo multifuncin, aclara Navarro.
POLTICA DE IMPRESIN. Y si no optas por la digitalizacin, al menos, elabora un plan eficiente de impresin. El 95% de las pymes no sabe cules son sus costes de impresin, sostiene Jess Contreras, director de Desarrollo de Kyocera, que propone a sus clientes mejoras para reducir sus costes en, al menos, un

MERCADO. USA PROGRAMAS LIBRES. EXTERNALIZA TECNOLOGA O PRUEBA EL RENTING

consumo (tanto de personas como de franjas horarias, servicios de datos...) que no sea necesario. Por ejemplo, en la contratacin de servicios de datos se estn pagando autnticas salvajadas. La gente no lo sabe y muchos mviles ya vienen configurados para que te metas, sin que te des cuenta, en Internet mvil, afirma. Adems de ayudar a las empresas a renegociar sus condiciones de contrato con las operadoras, Ruiz subraya que, en la optimizacin de las condiciones de los servicios contratados, hemos tenido clientes a los que les hemos mejorado sus condiciones un 50%, otros un 20% o les hemos quitado un montn de configuraciones errneas que tenan sus terminales o planes activados que no utilizaban y por los que estaban pagando. EL USO DEL GPS Las tecnologas que utilizan GPS ayudan a aumentar la productividad del personal con movilidad y permiten a las empresas ser ms eficientes mediante la reduccin de los costes anuales de explotacin en costes laborales y de carburantes, segn un estudio de Motorola. As, las empresas que la utilizan se ahorran unos 54 minutos al da (eleccin de rutas, rapidez en las entregas, ahorro de tiempo para dedicarlo a nuevos clientes, etc.), lo que se traduce en un ahorro anual de algo ms de 3.700 euros por empleado, indica el estudio. COMPRA DE TECNOLOGA A la hora de planificar la adquisicin de tecnologa, adems de los costes propios de compra, las empresas deben tener en cuenta otros costes derivados como mantenimiento, formacin, renovacin o la idoneidad para tu negocio, advierte Csar Aparicio, director de lamo Consulting. Adems de esos costes asociados, no se debe ahorrar excesivamente en TI, es decir, ir a precio, sino comprar teniendo en cuenta las necesidades tecnolgicas y el modelo de negocio de tu empresa, porque, al final, lo barato sale caro. Aparicio recomienda otras alternativas de ahorro: Utiliza herramientas de software libre (gratuito y legal) en lugar de comprar el de mercado. Si optas por contratar el clsico software propietario, negocia los acuerdos de licencias. Hay empresas que compran las licencias en grupo para que le salgan ms barato, apunta. Tambin se puede hacer externalizacin de servicios (lo que se conoce como software SaaS): el e-mail, el servidor, el software, el CRM, la gestin de facturas... En estos casos, te olvidas del mantenimiento, de la ayuda al soporte, etc., y accedes va web. El beneficio de estos servicios es que los puedes contratar por nmero de usuarios y vincularlo al crecimiento de tu negocio. Otra opcin de ahorro es el renting y/o leasing tecnolgico, que adems de las ventajas fiscales, te cambian los equipos cuando se rompen o estropean, te ponen los ltimos modelos y te evitas el mantenimiento.

El ahorro no slo est en mejorar los servicios contratados sino en en las facturas
25%. Lo primero que debe analizar una pyme es qu necesidades de impresin tiene y qu tipo de dispositivos son los ms apropiados (volumen de impresin, color o blanco y negro, equipos compartidos, etc.). Y despus calcular el coste total de propiedad del equipo: hardware + consumible + servicio tcnico. Seala que lo ms importante es saber cul es el coste de impresin por pgina. Para ello, en www.kyoceramita. es/ES/es/pec/main.html puedes hacer una comparativa con todas las marcas.
Se debe imprimir y fotocopiar a doble cara para reducir el consumo de papel.

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CONTROLA LOS SISTEMAS DE CLIMATIZACIN E ILUMINACIN, AS COMO EL DE LOS EQUIPOS

Ahorra desde la eficiencia energtica

Se pueden obtener ahorros de hasta el 40% en la factura energtica, siempre y cuando las empresas estn dispuestas a invertir previamente en recursos tecnolgicos y dinero, eso s, que rentabilizarn segn los expertos a medio plazo.

o primero que debe tener claro una empresa es conocer sus equipos y en qu se van sus consumos energticos, asegura Jos Javier Guerra, director del Centro de Eficiencia Energtica de Unin Fenosa, que elabora estudios sobre ndices de Eficiencia Energtica en la Pyme. DNDE CONSUMO MS? Para conocer esa informacin, una pyme puede auditarse ella misma o buscar una empresa externa especializada en auditoras energticas, que le diga cul es su balance energtico y le proponga cules son las mejores acciones que debe emprender, una valoracin de la inversin en ese rea y un perodo de retorno. Unin Fenosa (en http:// eficiencia.unionfenosa.es) ofrece a las empresas la posibilidad de conocer su ndice de eficiencia energtica para saber cul es su potencial de

ahorro. A travs de un cuestionario, las pymes pueden autoevaluarse en referencia a su sector y a la media nacional. Ese primer dato le dir si su ndice es alto o bajo y le pondr sobreaviso de qu cosas est haciendo mal, explica Guerra. Un paso ms sera contratar a un especialista, aunque las pymes son reticentes al gasto de una auditora, que puede estar entre los 4.000 y 6.000 euros. No obstante, Guerra recuerda que las administraciones territoriales estn manejando presupuestos interesantes tanto para subvencionar auditoras energticas como para costear inversiones en equipamiento nuevo de eficiencia energtica. En el sector industrial, por ejemplo, las ayudas llegan hasta el 75% del coste de la auditora y el 22% de la renovacin de equipos. An as, el grado de conocimiento de las empresas sobre estos programas y ayudas es muy bajo (2 puntos sobre 10). Se puede obtener ms informacin sobre este tema en el Instituto para la Diversificacin y Ahorro de la Energa (www.idae.es). USO EFICIENTE En una oficina, el principal consumo energtico est en la climatizacin, luego en la iluminacin y despus en todo lo que tenga que ver

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Consejos para reducir tu factura

Las pymes podran ahorrar 2.137 millones de euros al ao, si implantaran polticas de consumo responsable, segn Unin Fenosa. El potencial de ahorro sera de 23.725 GWh/ao, que equivaldra a la creacin de 83.000 empleos.
No requiere de grandes inversiones sino de un cambio de mentalidad: CONSUMOS SUPERFLUOS. Debes identificar los consumos fuera de las horas de trabajo (por las noches, los fines de semana y a la hora de la comida). Despus, establece un plan de apagado de los equipos (informticos y de climatizacin). A la hora de encenderlos para empezar la jornada laboral, el arranque debe ser progresivo, pero no simultneo, evitando subidas excesivas de potencia. Es decir, primero enciende unos pocos equipos, despus otros... DESCONECTA LO QUE NO USES. Es muy importante que desenchufes de la red todos aquellos aparatos que no utilices o cuando no haya actividad en la oficina. Los protegers de dainas subidas de tensin.

Si prevs ausencias superiores a 30 minutos, es aconsejable que apagues el ordenador.

TAMBIN DESENCHUFADOS. Debes desconectar del cuadro elctrico todas las lneas que no sean necesarias. RACIONALIZA LA LUZ. Lo ideal es instalar sistemas de presencia o temporizadores para controlar el consumo de luz. En el caso de que no dispongas de ellos, alecciona al personal (y especialmente al de limpieza y servicio de seguridad) a que apaguen cuando no sean necesarias.

REVISA Y LIMPIA LOS EQUIPOS. El aire acondicionado, cada dos meses, puede ahorrar entre un 3 y un 10% el consumo de energa para climatizar. Y limpiar frecuentemente las luminarias mejora la calidad de la iluminacin y ayuda a ahorrar energa. REUTILIZA EL FRO Y EL CALOR. Se puede reutilizar el calor y/o el fro que emiten los aparatos y reconducirlo al sistema de climatizacin o al proceso industrial.

con motores. La clave est en conocer el equipamiento y su uso eficiente, porque se pueden tener los ltimos equipos de eficiencia pero hacer un mal uso de ellos, advierte Guerra. A MS GRADOS, MAYOR COSTE En climatizacin, es fundamental el aislamiento del edificio (con dobles ventanas) y el control permanente de temperaturas (entre 19 y 21 grados). Unin Fenosa recuerda que una ventana bien aislada permite ahorrar entre 20 y 30% en calefaccin, ms de 72 euros al ao y cada grado ms de temperatura supone un

Se pueden conseguir siempre que las empresas estn dispuestas a invertir en planes
incremento del consumo de un 7%, es decir, 25 euros ms al ao por cada grado. En temas de iluminacin, Guerra recomienda instalar detectores de presencia, que evitan que se queden luces encendidas cuando no hay nadie, y se programe el apagado y encendido de las luces y de los equipos. En el caso de los ordenadores, Unin Fenosa recomienda utilizar los sistemas de ahorro energtico que llevan, que les permite pasar a un estado de reposo o hibernacin transcurrido un tiempo fijado previamente. Su consumo en ese estado se reduce a menos del 15% del consumo en estado normal. Si prevs una ausencia superior a 30 minutos, apaga el ordenador. Y en ausencias menores puedes apagar la pantalla, ya que es el componente que ms consume. Otro consejo es que si usas salvapantallas,

los que menos energa consumen son los de color negro o los vaco de contenido. Puedes programarlos para que salten a los diez minutos de inactividad. CULTURA ENERGTICA Guerra reconoce que todo esto sirve de poco si no se fomenta la cultura energtica en la organizacin, para que todos los empleados tengan la misma mentalidad de ahorro y control del gasto energtico. Slo una de cada cuatro empresas tiene conocimientos sobre ahorro y eficiencia energtica y menos del 9,5% consultan informacin sobre estos temas, completa.

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REVISA LOS SALARIOS DE TODA LA PLANTILLA. CONTRATA TALENTO DE OTRAS EMPRESAS.

Y en el rea de RRHH?
Y no nos referimos a reducir personal, que suele ser la primera medida que adoptan las empresas de forma precipitada, y que a la larga resulta poco rentable. Te proponemos un abanico de posibilidades que van desde la revisin salarial, la contratacin de talento o el reajuste de las jornadas laborales entre toda la plantilla.

omo sealbamos al comienzo de este dossier, el estudio de Improven alerta de que la reduccin de personal, a pesar de ser la medida que ms se adopta (en el 82% de los casos), no es la solucin que mejor resultados da, afirma Eduardo Navarro, de la citada consultora. POCO PLANIFICADO De las empresas que eligen esa medida, en el 54% de los casos, la reestructuracin de plantilla no se hace de manera firme sino en varias fases, debido a la indecisin o a la falta de planificacin.

Estas decisiones conllevan un importante desgaste en el clima interno de la empresa por la incertidumbre que se genera, lo que lleva a un descenso de la productividad y, por tanto, a ms problemas. Adems, aade Navarro, en el 87%, la reestructuracin no es proporcional entre todos los niveles de la empresa, siendo los niveles ms bajos los ms afectados.

En ese sentido, en el caso de que sea necesaria una reduccin, se puede valorar la posibilidad de recortar el nmero de consejeros y altos cargos, as como de revisar las condiciones de sus contratos blindados (principalmente en los gastos relacionados con las salidas anticipadas). En cualquier caso, como subraya Navarro, un proceso de reestructuracin no

se entiende sino tiene cabida dentro de un plan de reorganizacin empresarial y de mejora continua. CONSERVAR EL TALENTO scar Snchez, director general de Tech Sales Group, recomienda a las empresas analizar si estn o no sobredimensionadas y reducir aquellos recursos humanos que no son del todo productivos. Y como destaca Xavier Ibaez, socio director de MV Management, en el caso de que hubiera que despedir a alguien, habra que echar al que menos rinde y no al que sale ms

La incertidumbre generada por la provoca un descenso de la productividad

El outsourcing de personal ahorra en gastos fijos.

Externalizacin de recursos

En la actualidad, prcticamente se externaliza casi todo de una empresa y el miedo que supona hasta ahora subcontratar reas consideradas estratgicas para el negocio como la innovacin o las ventas ha sido superado por las ventajas de ahorro que supone el outsourcing.
Una medida de ahorro es compartir comerciales entre varias empresas que tienen el mismo pblico objetivo: En el caso de empresas pequeas, que no dispongan de un equipo comercial, una posibilidad es la de contratar uno entre varias de ellas. El ahorro es claro, porque el sueldo y los gastos de ese comercial se divide entre las empresas. De esta manera, se puede pensar en contratar un comercial con gran experiencia, que sera imposible tener en plantilla para una sola, propone Xavier Ibaez, de MV Management. PON UNA TELESECRETARIA. Otra forma de ahorro es contratar los servicios de un centro de negocio o de una secretaria a distancia. Te ayudar a gestionar, entre otras cosas, tu agenda y te ahorra gastos sociales.

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REAJUSTA LA JORNADA LABORAL. OPTIMIZA DIETAS Y VIAJES. OPTA POR EL OUTSOURCING

barato despedir, porque en esos casos, la empresa se enfrentara a prdida de talento, que una vez pasada la crisis echaras en falta y te restara competitividad. De ah que ahora sea un buen momento para contratar talento que ha sido despedido de otras empresas. RECORTAR SALARIOS Y JORNADA LABORAL sta es una medida menos traumtica y ms efectiva a medio y largo plazo que reducir personal. Es la solucin que ha adoptado, por ejemplo, la multinacional General Motors para reduUna medida es implantar la jornada intensiva, que ahorra, entre otros, en consumo energtico.

cir sus costes estructurales en un 10%: recortar la produccin y la jornada laboral de sus empleados en un 20% en todas sus plantas, as como sus salarios. VARIABLE POR OBJETIVOS Ibaez propone como medida de ahorro a largo plazo pasar de comisin a variable por objetivos en el rea de mrketing y ventas: He visto muchas empresas que pagan a sus comerciales en base a un sueldo fijo y a un variable (que es una comisin). Qu sucede? Si un comercial es responsable

de vender un milln de euros y tiene una comisin del 1%, eso se convierte en un variable de 10.000 euros al ao. Si vende 800.000 euros, pasa de 10.000 a 8.000 euros. Esa diferencia de 2.000 euros son 166 euros al mes y eso no se corresponde con el esfuerzo que hace el comercial. Pero cuando el variable es por objetivos, depende de lo que facture ese comercial, su variable ser cero. Y pasar de 10.000 a 0 s se nota. Ahorrar si sus comerciales funcionan con fijo ms variable por objetivos, en lugar de fijo ms comisin.

Elegir la en lugar de ayuda a ahorrar a las empresas en sus departamentos de ventas

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ELIMINA CLIENTES Y PRODUCTOS NO RENTABLES Y VENDE O CIERRA UNIDADES DE NEGOCIO.

Ms medidas, pero planificadas

Los expertos consultados coinciden en que las medidas por s solas no sern eficientes si no se enmarcan dentro de un plan de reorganizacin empresarial y de mejora continua. Y la eliminacin de productos y clientes no rentables, la venta o cierre de unidades de negocio y la estrategia de precios son las ms eficaces.

na solucin global a una situacin delicada debe integrar tres tipos de medidas: reestructuracin para adecuar los costes a la nueva realidad, reingeniera de procesos para hacer las cosas mejor y reinvencin o bsqueda de nuevos caminos para diferenciarnos en el mercado, sostiene Eduardo Navarro, de Improven. REORIENTA TU NEGOCIO Siempre ha sido una ventaja competitiva tener cintura para adaptarse a los cambios y poder reorientar el negocio cuando el mercado lo exige. Hacerlo ahora de forma improvisada y precipitada puede daar mucho a tu empresa. Recuerda que esa no es una estrategia que se ponga en marcha de un da para otro, sino que requiere de mucha planificacin.

Si has hecho tus deberes y cuentas con un plan previo, puedes reorientar tu negocio hacia sectores o mercados menos afectados por la crisis, por ejemplo, salir al exterior o valorar si puedes reorientar tu personal y equipos productivos hacia otros productos y servicios. Otra posibilidad de control de costes es reposicionar tus productos o relanzar lneas de negocio que tenas olvidadas o guardadas para mejores ocasiones. LO NO RENTABLE CUESTA DINERO Tambin puedes reducir costes en negocios donde se prev una menor demanda o incluso, como recomiendan los expertos, plantearse la posibilidad de vender o cerrar unidades de negocio no rentables y eliminar productos y clientes tambin

No hagas subidas o bajadas de precio masivas sino de forma racional y por segmentos.

Revisa tu estrategia de precios

Como alerta Improven, sorprende la poca atencin que dedican las pymes a la estrategia de precios, a pesar de su enorme impacto en la cuenta de resultados. Propone, no tanto en establecer una estrategia de precios de subida y bajada, sino poner racionalidad a los precios.
En tiempos de crecimiento, el precio pasa a ser un tema secundario, porque como la empresa gana dinero no le importa regalar un poco. Pero en las crisis, hay que revisar la poltica de precios. Existen sectores ms sensibles, como consumo, y en otros ms especializados en los que no existe mucha competencia se puede jugar con el precios, sin grandes

subidas. Apostamos por estrategias de precios por segmentos, reconoce Eduardo Navarro, de Improven. Este experto asegura que ahora hay mercados en los que los precios no estn puestos de forma racional. Por ejemplo, a un cliente le facturas un milln y tiene un descuento del 2% y a otro le facturas 50.000 euros y tiene un

descuento del 20%. El sentido comn dice que, si ambos son igual de sensibles al precio, le tendras que dar mejor precio al grande que al pequeo. Nuestra estrategia de precios sera incluso aceptar alguna bajada en el cliente grande y plantear una subida al otro. La cuestin, segn Navarro, est en identificar diferencias y ni subir ni bajar de forma masiva, sino de forma racional y por segmentos. Y como los precios van directamente a la cuenta de resultados subir, por ejemplo, un 5% en una empresa que factura 100 millones son cinco millones de margen.

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REVISA TU ESTRATEGIA DE PRECIOS. GESTIONA TU CIRCULANTE Y CONSIGUE MS LIQUIDEZ

no rentables. Esto ayudar a la empresa a centrar sus recursos y esfuerzos en lo que realmente le aporta valor a ella y al mercado. MAYOR COOPERACIN Otra posibilidad es la de potenciar acuerdos de colaboracin entre empresas auxiliares, algo as como una especie de trueque entre organizaciones. Esto te permitir, entre otras ventajas, compartir costes y producciones, acceder a mercados vedados por carecer de una estructura competitiva o conseguir nuevos clientes. En esa misma lnea, otra posibilidad son las fusiones entre compaas.

Productos financieros ms rentables

Sin lugar a dudas, los productos estrella son, adems de la inversin en creacin de empleo, el renting y el leasing de productos y servicios. Tienen ventajas fiscales (se pueden deducir como gasto) y contables (se imputan en la cuenta de resultados de la empresa).
Como decamos en la pgina anterior: ahora es un buen momento de ir a contracorriente y contratar el talento que es despedido de otras empresas. Adems, como recuerda Casin, de QualityConta, la inversin en creacin de empleo es uno de los productos estrella, porque si inviertes y generas empleo puedes acelerar la amortizacin. Y ms si tenemos en cuenta que contratar un empleado fijo es ms barato que uno temporal, hasta 1.000 euros ms, y supera los 1.300, si el trabajador es mayor de 45 aos. No obstante, hay que tener en cuenta que las bonificaciones que hacen posible este ahorro nicamente son extensibles a los primeros cuatro aos de contrato. Es ms, la CEOE ha presentado al Gobierno un programa de medidas urgentes entre la que se encuentra prorrogar hasta 2010 las bonificaciones por convertir contratos temporales en indefinidos, que finalizan a principios este ao.
GASTOS DEDUCIBLES. Otros productos clsicos son el renting y el leasing. Ambos permiten adquirir bienes y equipos en rgimen de alquiler, con opcin de compra en el caso del segundo. El renting facilita la renovacin peridica de equipos (coches, ordenadores...) a un precio asequible, donde se incluye mantenimiento. Adems la cuota ntegra del renting es un gasto deducible. Mientras que el leasing permite a las empresas la opcin de compra del bien arrendado al final del contrato de vigencia o la devolucin del bien. La empresa slo paga por el uso, no por el coste. Las cuotas que se pagan van a la cuenta de resultados y el gasto es deducible en el Impuesto de Sociedades.

La flexibilidad para te permitir acceder a nuevos mercados y clientes antes que tu competencia

La cuota ntegra del renting de vehculos es un gasto deducible.

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dossier
Detecta ideas innovadoras Cmo reducir gastos Tambin te debes replantear las inversiones, principalmente, las grandes. En esos casos, congelarlas para mejores tiempos. Pero no olvides que si quieres ser competitivo no puedes recortar en reas estratgicas como innovacin, ventas y marketing: Ahora es cuando se debe invertir en ellas. Eso te ayudar a diferenciarte en un momento en el que tu competencia est ms preocupada por subsistir que en crecer, afirma Ibaez. GESTIONAR EL IVA Andrs Casin, director de QualityConta, recuerda que hay un rgimen nuevo (Rgimen Especial de Grupo de Entidades en el IVA) muy interesante para determinadas empresas. Es para aquellos supuestos en los que haya una sociedad matriz y otra dependiente. Si la primera tiene el 50% o ms de la segunda pueden hacer declaracin de IVA consolidado. Por ejemplo, una sociedad le vende a la otra. Una tiene IVA soportado y la otra IVA repercutido, es decir, una sociedad tiene IVA a compensar y otra a pagar, explica Casin. El problema est advierte este experto en que el empresario, por un lado, tiene que pagar y, por otro, compensar, y a lo mejor la compensacin o posibilidad de deduccin tarda bastante ms de un ao en conseguirlo. Qu hace entonces? Pues compensa. Por ejemplo, una sociedad tiene que pagar 100 y la otra compensar 80 y, en lugar de pagar 100, slo pago 20. RGIMEN DE REINVERSIN Otra opcin de ahorro es la posibilidad de reducir la plusvala tributaria generada tras vender un bien. Por ejemplo, una sociedad, que tributa al 30%, vende un bien. Esa venta comporta una plusvala y si reinvierte esa venta, en lugar de tributar al 30% lo har al 18%, por lo que tendr una deduccin del 12%. Es parecido a la reinversin en vivienda habitual de las personas fsicas, pero con el lmite del 18%, dice Casin.

No recortes en reas estratgicas como innovacin, mrketing y ventas

Cmo gestionar el circulante?

Una forma de ahorrar es no perder. Y eso en la gestin del circulante es clave porque puedes tener facturas pendientes de cobro, pero hasta que no se hacen efectivas slo tienes humo. Y cmo se gestiona eso? Garantizar los cobros analizando la solvencia de los clientes.
La cuestin est en cambiar el chip a la hora de gestionar la liquidez, es decir, hacerlo segn la cuenta de resultados o la caja. En tiempos de crisis es cuando mejor se ve la diferencia entre una y otra. La cuenta de resultados dice que tu empresa ha ganado 10 millones de euros y despus vas al banco y no tienes ni uno, porque la

cuenta de resultados no dice en ningn sitio si cobro a 30 das o a dos aos. Es decir, te dir que has facturado un dinero, pero cundo lo cobras es otra cosa, explica Navarro.
COBRAR LO ANTES POSIBLE. Ahora, lo que le debe interesar a una empresa es si dentro de 10 das tendr dinero, por

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FOTOS: AGE, CORBIS, LUIS MIGUEL GONZLEZ Y GETTY IMAGES.

ejemplo, para pagar las nminas. As, cuando vas muy apurado de caja no tiene sentido hacer un expediente de regulacin de empleo, porque el coste a corto plazo es mucho ms grande que lo que vas a recuperar el primer ao. Y en esas situaciones se encuentran muchas empresas que hacen expedientes de regulacin de empleo estando apurados de caja. Por tanto, la clave est en gestionar los cobros, los pagos y los flujos de entidades financieras: intentar cobrar lo antes posible permite maximizar el dinero en efectivo que tenemos en caja.