AY0809 October Semester

IT Project Management

Tutorial 12: Monitoring and Controlling Processes
– Project Integration Management
– Project Scope Management
– Project Time Management
– Project Cost Management
– Project Quality Management
– Project HR Management
– Project Communications Management
– Project Risk Management
– Project Procurement Management

Objectives:
1. Explain the purpose of monitoring and controlling in project management 
2. Describe the tasks and outputs of monitoring and control in the 9 project 
management knowledge areas

Students are encouraged to prepare their draft answer before class, as this will help 
them to discuss the questions and answers during the tutorial session.

1. What is the difference between scope verification and scope control? Why are 
both important to project success?

Scope verification
 Involves formal acceptance of the completed project scope by the project sponsor 
or designated stakeholders
 Achieved through customer inspection and then sign­off on key deliverables

Scope control (change management)
 Focuses on ensuring that changes to scope are beneficial
 Determining that a change has occurred
 Managing scope changes as they occur

2. You are the project manager for a company that is building a behavioural health 
system. The project is slightly ahead of schedule and there have not been any 
significant problems to date. 

10678758.doc Page: 1 of 4
AY0809 October Semester

In reviewing some of the screens under construction, you are surprised to find a 
number of features that were not part of the design. The system builder was 
one of your most talented and creative programmers. When you ask about 
these features, the builder proudly tells you that they add to the functionality 
of the system without taking any additional programming time. You can see 
that the features definitely do add to the functionality of the system. The code 
has already been written for them. 

Should you allow them to be included in the system, even though they were not 
part of the approved technical design?

 This is a classic case of feature creep
 Programmers (particularly the most talented and creative ones) like to “tweak” 
systems with added features

Although the added features frequently improve system functionality, the benefits 
are generally outweighed by the disadvantages.
 The added features may cause conflicts with other parts of the system, 
particularly in large projects where there are many programmers, each working 
on a small part of the system
 Even if there is not a conflict with other parts of the system, additional time must 
be spent downstream to test and document the added features, as well as to tran 
users.
 Since this additional time was not built into the schedule or budget, this may 
cause the project to fall behind schedule or to exceed its budget.

Conclusion
 The project manager should nurture creativity, but insist upon disciplined 
adherence to methodology
 New features that a stakeholder wants to add should always go through a formal 
change management process for approval first, regardless of whether the 
stakeholder is a system owner, user, design, or builder

3. Explain how earned value management helps you monitor project performance 
and forecast future cost and schedule information. What do you need to do to 
use earned value management?

 Earned value management (EVM) is a project performance measurement 
technique that integrates scope, time and cost data

10678758.doc Page: 2 of 4
AY0809 October Semester

 Able to monitor progress in meeting the planned scope, time, and cost goals by 
creating an earned value chart

 Able to forecast when the project will be completed and how much it will cost 
based on performance to date

You must have:
 A baseline
 A good WBS
 Start and finish estimates for each task
 Cost estimates for each task
 Information on when tasks actually started and ended
 Information on how much the tasks actually cost
 Estimates of the earned value of tasks
4. Given the following information for a 1­year project, answer the following 
questions. Assume you have actual and earned value data at the end of the 
second month.

PV (Planned Value) = $23,000
EV (Earned Value) = $20,000
AC (Actual Cost) = $25,000
BAC (Budget At Completion) = $120,000

a. Complete the following table:

Item Formula Value

Cost Variance CV = EV ­ AC $20,000 ­ $25,000 = ­$5,000
Schedule Variance SV = EV ­ PV $20,000 ­ $23,000 = ­$3,000
Cost Performance Index CPI = EV/AC $20,000/$25,000 = 0.8
Schedule Performance Index SPI = EV/PV $20,000/$23,000 = 0.87

b. How is the project doing? Is it ahead of schedule or behind schedule? Is it 
under budget or over budget?

The project is behind of schedule (negative SV)
It is over budget (negative CV)

10678758.doc Page: 3 of 4
AY0809 October Semester

c. Use the CPI to calculate the estimate at completion (EAC) for this project. Is 
the project performing better or worse than planned?

Item Formula Value

Estimate At Completion EAC =  $120,000/0.8 = $150,000
BAC/CPI

After month 1, it is estimated that the project will cost $150,000 to complete instead of 
$120,000 i.e. the project is performing worse than planned since the new 
estimate to complete it is $30,000 more than planned

d. Use the SPI to estimate how long it will take to finish this project

Item Formula Value

Estimated Time To   12 months/SPI 12/0.87 = 13.8 months
Complete

The project is projected to take 13.8 months to be completed

10678758.doc Page: 4 of 4