Apresentao do Projecto SAP da OPCA

Seminrio Engenharia, Construo e Sector Imobilirio

Hotel Vila Gal Opera Lisboa
Andr Riscado Carla Cao

28 Abril 2004

Objectivo
Apresentar os principais dados sobre o projecto de implementao da soluo SAP. Descrever os proncipais beneficios alcanados. Apresentar o sistema SAP implementado na OPCA a partir de uma perspectiva focada nos processos.

Agenda
Apresentao da OPCA Enquadramento do projecto Processo de seleco Factores de escolha O Projecto Benefcios Atingidos Aplicao Instalada Arquitectura Funcional do Sistema Principais Processos Sistema de Controlo de Obra

Apresentao da OPCA
Mais de 70 anos de existncia Entre as 10 maiores empresas portuguesas do sector da construo Volume de negcios aproximadamente de 170 Milhes de Euros em 2003 Aproximadamente 500 empregados em Portugal Actuao em Portugal, Angola e Moambique Em 2002 iniciou-se um profundo processo de redefinio estratgica, reorganizao interna e reestruturao de processos A partir da nova estratgia da actividade, em 2004 implementou-se uma nova estrutura orgnica

Apresentao da OPCA
Posicionamento
Posicionamento como Facilitador de Construo
Evoluo de construtores para Gestores do Ciclo de Vida do Projecto Participao na montagem de negcios Parcerias estratgicas

Diversificao para Concesses de infra-estruturas de transportes, Sade, Prises, Ensino, Manuteno de Edifcios Orientao para a satisfao e fidelizao dos Clientes Mercados
Infra-estruturas de Transportes Turismo e Lazer Construo Civil Residencial Construo Civil No Residencial (Sade, Ensino, Prises, Edifcios Pblicos) Imobilirio e Real Estate Ambiente
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Mercados Geogrficos
Pennsula Ibrica Angola frica Lusfona

Apresentao da OPCA
Modelo de Organizao
reas de suporte Tecnologias de Informao Contabilidade Recursos Humanos Aprovisionamentos Marketing e Comunicao Construo Civil oramentao produo compras

Controlo de Gesto Controlode Gesto

Engenharia oramentao produo compras

Desenvolvimento de Negcios

Cliente

Geotecnia

Internacional

Enquadramento do projecto
O projecto de implementao do SAP aparece como consequncia de um projecto alargado de reorganizao interna e reestruturao de processos Projecto OPCA 21 e em particular da necessidade critica de implementar um sistema de controlo de custos, que permitisse um eficaz acompanhamento dos custos de produo da empresa Para alm desta razo chave, outras razes da deciso de implementar um ERP foram:
Necessidade de modernizar a aplicao de suporte s reas de back-office (Compras, Pessoal, Contabilidade e Financeira) Necessidade de automatizar e integrar os processos de negcio e a informao da empresa Baixa confiana na segurana dos sistemas existentes (garantia de integridade) Dificuldade de acesso a dados estatsticos (pessoal, financeiros, etc) Necessidade de auditar os processos Modernizar e rejuvenescer a organizao
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Processo de seleco
Previamente, a partir de uma pr-seleco de 14 hipteses, escolheu-se uma short-list de 6 com base nos seguintes critrios de anlise: Critrio Forma de avaliao
Abrangncia funcional Abrangncia aparente dos mdulos disponibilizados pelo sistema relativamente s necessidades funcionais da OPCA, nomeadamente cobertura das reas produtivas como a gesto dos equipamentos Cumprimento de requisitos legais nacionais, nomeadamente, processamento de salrios, valorizao do imobilizado, relatrios legais; Traduo para portugus dos crans de utilizador da aplicao, bem como dos respectivos manuais Adequao do sistema ao volume de informao tratada na OPCA (solues para Medias-Grandes Empresas) Existncia de uma soluo especifica para o mercado da engenharia e construo Especificaes para Portugal

Desempenho

Especialidade (Verticalidade)

De seguida, a short-list foi analisada a partir dos critrios seguintes:

Cobertura das Funcionalidades Gerais Cobertura das Funcionalidades Tcnicas

Referncias

Factores de escolha
Razes tcnicas
multi-moeda e multi-lingua capacidades de rastreabilidade garantia de integrao de informao cumprimento de requisitos legais nacionais existncia de uma soluo especifica para o mercado da engenharia e construo sistema aberto soluo integrada

Suporte em Portugal Oferta de empresas de consultoria creditadas para fazer a implementao Maior oferta de tcnicos com conhecimentos da aplicao Referncias do sector em Portugal O significativo nmero de clientes da SAP na rea da engenharia e construo permite estimar um investimento da empresa em I&D com a consequente evoluo e melhoria da soluo A penetrao que a soluo est a encontrar no mercado em Portugal permite garantir um conjunto de know-how local tanto na SAP como no mercado da consultoria e nas prprias empresas de construo
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O Projecto
Projecto realizado com o apoio da SAP e ACCENTURE 7 meses de prazo de implementao Utilizao da metodologia ASAP Equipa de projecto conjunta SAP/Accenture-OPCA Investimento global (sw, hw, consultoria, formao) deste tipo de projectos entre 700.000 e 1.000.000

Preparao Preparao do Projecto do Projecto

Business Business Blueprint Blueprint

Realizao Realizao

Preparao Preparao Final Final

Produo Produo e Suporte e Suporte

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Benefcios Atingidos
Verificao da situao da obra em tempo real, com controlo por actividades e identificao clara dos desvios (realizado-produzidofacturado) que permite ... TO KEEP UNDER CONTROL em relao aos resultados com que cada obra se comprometeu Automatizao da generalidade dos processos da empresa Deslocalizao das tarefas administrativas para o local da origem da informao/necessidade Lanamento no sistema de todos os elementos para clculo de custos de obra (requisies, guias de remessa, autos de medio, folhas de ponto,...) Acesso ao sistema a partir dos centros produtivos (obra) Eliminao de duplicao e descontinuidades de processos Reduo de riscos de perda de informao e maior segurana dos dados Rastreabilidade dos processos Evoluo da cultura tecnolgica da empresa

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Aplicao instalada
reas implementadas: Recrutamento e Formao Processamento de Salrios Garantias Bancrias Imobilizado Tesouraria Facturao Contabilidade Geral Contabilidade Analtica Compras Gesto de Armazns Controlo e Gesto de Obra
Sales & Distribution

reas a implementar posteriormente:

SD

Production Planning

PP

Materials Mgmt.

MM

Financial Accounting Controlling Fixed Assets Mgmt.

FI

Integrao com Econstroi Gesto de Equipamentos

CO

Quality ManageManagement PM Plant MainMaintenance

QM

R/3 Enterprise
Industry Solutions

AM

Funcionalidades de Se Service dos empregados (ESS) Gesto de Tempos

HR Human Resources

IS

Workflow

WF

Project System

PS

Aplicaes de apoio Gesto Estratgica da Empresa

Balanced Score Cards Indicadores de Performance Ferramentas de simulao

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Arquitectura Funcional do Sistema

MM
MM

Planeamento de Materiais Consumos

CO

PS

HR

Custos Incorridos

Horas Trabalhadas

Planeamento de Facturao Facturao

SD

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Principais processos
Compras de materiais e gesto de armazns Compras de Servios (subempreitadas, equipamentos) Compras e Expedio para a rea Internacional Processamento de salrios Processos contabilidade Garantias Bancrias Gesto de Bancos Tesouraria Acompanhamento de execuo de obra Controlo de Custos (desempenho da obra)

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Principais processos
Compras / Utilizao de Materiais
Benefcios
Criao Manual ou Automtica da Requisio (via planeamento de Projectos) Dados do Pedido so copiados da Requisio
Registo dos Consumos

Planeamento das Necessidades de Materiais

Obra

Registo Necessidades de Materiais

Elaborao da Requisio

Recepo de Materiais

Posio de Stocks

Apuramento dos Consumos

Facilidade de pedido para vrios Fornecedores Consulta do recebido e do facturado, em qualquer momento

Aprovisionament os

Solicitao de Cotao

Compra de Materiais (Pedido)

Categoria de Classificao Contbil distingue tipo de contabilizao: custos ou armazm

35 Contab. Facturas

Contabilida de

Registo de entrada de materiais por referencia ao Pedido Possibilidade de recepes parciais

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Principais processos
Compras / Utilizao de Servios
Benefcios

Definio das Actividades a Subempreit.

Registo das Actividades a Subempreit.

Elaborao da Requisio

Medio da Produo efectuada

Registo do Auto de Medio

Solicitao de Cotao

Mapa comparativo

Adjud. Subemp.

Contabiliz. Facturas

Articulado vem associado com a Requisio Consulta do medido e do facturado, em qualquer momento Registo de Auto de Medio com referncia ao Pedido Desvio de medies face ao comprado obriga a um Aditamento Criao automtica da Requisio (via planeamento de Projectos) Dados do Pedido so copiados da Requisio Facilidade de pedido para vrios Fornecedores Mapa Comparativo automtico

Contabilidade

Consultas

Obra

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Principais processos
Processamento de Salrios
Benefcios
Encarregado SAP
Envio de Informao Registo de Ponto (CATs) Liberao / Alterao

Resumo Clculo Salrios Distribuio

Responsabilidade de lanamento de informao descentralizada Encarregado SAP Lanamento de informao em qualquer altura do ms

Recursos Humanos

Validao Informao; Aprovao / Rejeio

Rubricas Salariais

Integrao CATs em HR

Registo Informao Adicional

Processamento de Salrios

Validao Processamento

Mapa de Salrios

Recibos de Vencimento

Fecho do Ms

Folha de Remuneraes

Impresso de Listagens

Imputao Custos Obras

Aps integrao contabilstica conhecimento dos custos reais de MO nos Centros de Custo e Obras Reflexo automtico e imediato de necessidades de tesouraria aps fecho do processamento

Recibos

Folha de Remuneraes

Comtabilidade

Tesouraria

Integrao Financeira

Ordem de Pagamento
Cheques Transferncia Bancria

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Principais processos
Gesto de Garantias Bancrias
Benefcios
Garantia Bancria Bordereaux Banco Bordereaux Banco

Envio de Garantia Bancria

Bordereaux com despesas de emisso de garantia bancria

Bordereaux com dbito de comisso bancria

Documento Contbil

Documento Contbil

Registo dos dados de garantia Bancria

Registo de dados de Bordereaux de banco

Contabilizao dos custos de emisso

Registo de dados de Bordereaux de banco

Contabilizao dos custos de garantia

Relatrios de Controlo

Diferenas entre Dados de Bordereaux Vs Dados do Sistema

Bancos Obra Beneficirio Relatrio de Alerta

Notificao do Beneficirio

Listagens de alertas para cancelamento de garantias Cobertura de trs vertentes de controlo: Histrico de custos com uma determinada garantia Referenciao entre garantia e facturao de obra a cliente (beneficirio) Garantias de adiantamento de clientes Validao dos dados do Borderaux emitido pelo Banco com os dados registados no Sistema

Contabilidade/Tesouraria

Bancos

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Principais processos
Medio de Obra
Benefcios
Elaborao Medio das Quantidades Produzidas Do Auto de Medio do Cliente

Actualizao dos Preos Unitrios e Quantidades a Produzir Registo das Quantidades Produzidas Registo das Quantidades a Facturar

Validao e Aceitao dos Registos Efectuados

Manuteno de Status dos Itens de Articulado

Valorizao da produo realizada atravs do registo das quantidades produzidas para cada linha de articulado Rpida e fivel justificao dos desvios entre os valores oramentados e os valores reais incorridos Obteno do Valor Estimado no Final da Obra atravs da constante actualizao dos preos de custo e quantidades a produzir Viso da Sobre e Subfacturao de Subempreiteiros com a ligao entre as quantidades produzidas pelos Subempreiteiros e os respectivos autos de medio Viso da Sobre e Subfacturao ao Cliente pelo registo das quantidades produzidas e facturadas ao Cliente Uniformizao do mtodo de valorizao da produo, registo da produo dos Subempreiteiros e clculo de desvios e correces

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Principais processos
Facturao de Obra
Benefcios
Inexistncia de papel a circular entre obra e rea financeira
Aprovao do Auto de Medio

Cliente

Facturao automtica a partir do cronograma financeiro

Registo do Valor da Factura

Obra

Medio da Produo Auto de Medio

Reconhecimento imediato do proveito nas contas da obra (facturao e/ou correces) Reflexo imediato nas previses de Tesouraria

Contabilidade

Emisso Factura

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Sistema de Controlo de Obra

mbito SAP

Viso

Hierrquica

Viso Viso

Sinttica Suporte

Viso

Desempenho

Viso Fora de mbito SAP

Operacional

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Sistema de Controlo de Obra

Hierrquica Sinttica Suporte Operacional

Desempenho

mbito SAP

Viso

Hierrquica

Viso

Sinttica

Viso

Desempenho

Estrutura Standard de PEPs Utilizao de linguagem comum de controlo de obra

Sntese das actividades em elementos PEP Custos agrupados em grandes rubricas (materiais, mo de obra, subempreitadas, equipamentos e gastos gerais) Custos contabilizados Vs Custos Oramentados

Reoramento Medio Mensal de quantidades produzidas e de quantidades facturadas Percepo dos atrasos e avanos Valores de subfacturao e sobrefacturao Custos contabilizados Vs Custos de Produo

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Sistema de Controlo de Obra

Hierrquica Sinttica Suporte Operacional

Desempenho

mbito SAP

Viso

Suporte

Registo das necessidades de material, subempreitada e equipamento

Recepo de materiais em obra Registo de Autos de Medio de Subempreitadas e aluguer de equipamento Registo de custos de mo de obra interna Registo de gastos gerais Contabilizao de facturas de fornecedores Emisso de facturas de venda a clientes Registo de movimentos de caixa e necessidades de reforo

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Sistema de Controlo de Obra

Hierrquica Sinttica Suporte Operacional

Desempenho

Fora de mbito SAP Viso

Operacional

Planeamento das actividades (efectuado em MS Project, CCS, Orgware) Alteraes de planeamento operacional e os seus reflexos no oramento inicial Gesto de equipamento internos (detalhe de utilizao dos equipamentos) Gesto de capacidades (recursos humanos ou equipamentos) Gesto de documentao
Adjudicao Oramentao Oramentao da Obra Direco de Obra Direco de Obra DO/C.Gesto DO/C.Gesto

Introduo do Detalhe dos Itens do Articulado

Introduo da Composio de Custos

Clculo dos Custos Unitrios

Atribuio do Elemento PEP

Reoramento da Produo

Calendarizao da execuo dos Itens

Oramento de PEPs mensal com detalhe pelas rubricas de custo

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Sistema de Controlo de Obra

Relatrios
Classes de Custo

PEPs

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Sistema de Controlo de Obra

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