Manual de Función de Puestos

Manual de Funciones
2011
MANUAL DE FUNCIONES
PRESENTACIN
Reparaciones y Servicios del Sur Sociedad Annima Cerrada RESERSUR S.A.C, ha elaborado el presente Manual de Funciones, con el propsito de determinar las funciones y responsabilidades de cada uno de los cargos asignados a los diferentes rganos dentro de la estructura orgnica de la Empresa. El Manual proporciona informacin a los empleados y obreros sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin, as como determina las interrelaciones formales que corresponda. Por lo tanto, proporciona informacin sobre las funciones que le corresponde desempear al personal permitindoles conocer con claridad lo que la organizacin espera de ellos. Para su elaboracin se recopil informacin directa relacionada con el trabajo que se desarrolla en esta rea. El presente documento est sujeto a ser revisado, modificado y actualizado segn las necesidades de la Empresa por sugerencia del personal a travs de la Gerencia General.
INDICE
Contenido
PRESENTACIN.................................................................................................................................... 2 I. GERENCIA .................................................................................................................................... 5 Gerente General .............................................................................................................................. 5 Gerente Central ............................................................................................................................... 7 Gerente Comercial .......................................................................................................................... 9 Gerente de Servicios ..................................................................................................................... 11 II. ADMINISTRACIN..................................................................................................................... 13 Secretaria de Gerencia Central ..................................................................................................... 13 Secretaria de Gerencia Central ..................................................................................................... 15 Administrador de Personal............................................................................................................ 17 Asistente Social ............................................................................................................................. 19 Contador........................................................................................................................................ 21 Asistente de Contabilidad ............................................................................................................. 24 Jefe de Seguridad .......................................................................................................................... 26 Jefe de Logstica ............................................................................................................................ 28 Asistente de Logstica .................................................................................................................... 30 Cajero ............................................................................................................................................ 32 III. VENTAS.................................................................................................................................. 34
Jefe de ventas ................................................................................................................................ 34 Vendedor de Vehculos ................................................................................................................. 36 IV. TALLER ................................................................................................................................... 38
Asesor de Servicios ........................................................................................................................ 38 Jefe de Taller ................................................................................................................................. 41 Mecnico ....................................................................................................................................... 44 V. RESPUESTOS.............................................................................................................................. 46 Jefe de Repuestos ......................................................................................................................... 46 Asistente de Repuestos ................................................................................................................. 50 Almacenero ................................................................................................................................... 52 VI. GUARDIANA ......................................................................................................................... 54 3
Guardiana ..................................................................................................................................... 54 VII. AGENCIAS .............................................................................................................................. 56
Supervisor General de Mina .......................................................................................................... 56 Administrador ............................................................................................................................... 58 Supervisor o Capataz de Taller ...................................................................................................... 59 Planner .......................................................................................................................................... 61 Secretaria ...................................................................................................................................... 63 Mecnico ....................................................................................................................................... 65 Almacenero ................................................................................................................................... 67
I.
GERENCIA
MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:
PUESTO: AREA: REPORTA A:
GERENTE GENERAL GERENCIA PRESIDENTE DE DIRECTORIO Gerente Central Jefes de rea
Ubicacin en el Organigrama
MANDO SOBRE:
FINALIDAD DEL PUESTO
Dirigir, Planificar, Organizar y Controlar las actividades generales de la organizacin. Definir y formular el planeamiento estratgico para el desarrollo de la empresa.
Gerente General
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas Diarias: Planificar, priorizar y dirigir las actividades de la organizacin. Presidir la reunin de informacin y coordinacin con los Gerentes y responsables de rea a fin de tomar las decisiones necesarias. Revisar y tramitar la informacin interna y externa recibida. Firmar letras, cheques y otros documentos bancarios y administrativos. Hacer seguimiento y control de los trmites y acciones pendientes Atender las citas previamente establecidas. Efectuar las diversas comunicaciones telefnicas diversas de la organizacin. Supervisar las actividades en las diferentes reas de la organizacin. Aprobar las rdenes de Compra por Insumos, Repuestos y/o Servicios de uso normal. Efectuar la comunicacin y coordinacin de los asuntos de la empresa con los representantes y funcionarios de otras instituciones. Adquirir informacin sobre el entorno macro-econmico del pas y sus perspectivas de crecimiento en el corto y mediano plazo. Adquirir informacin sobre la situacin real y estrategias de la competencia.
Cumplir y hacer cumplir los dispositivos legales, los estatutos y reglamentos de la empresa y las instrucciones del Directorio. Tareas Peridicas: Coordinar la elaboracin del planeamiento estratgico de la organizacin. Revisar y evaluar los Estados Financieros y Flujos de Caja y presupuestos. Revisar y evaluar informes mensuales de las diferentes reas. Preparar la Memoria de la empresa. Preparar y revisar las Actas de Junta General de Accionistas y Directorio. Preparar y desarrollar las reuniones de las Juntas de Accionistas y Directorios, segn agendas especficas. Revisar y aprobar las rdenes de Compra. Evaluar y aprobar la adquisicin de nuevos equipos y/o maquinaria y/o activos importantes. Evaluar y definir las polticas y directivas de la empresa: administrativas, productivas, contables, laborales, salariales, etc.
Tareas Eventuales: Aprobar las rdenes de Compra por productos y/o Servicios especiales. Atender a los clientes especiales y representantes de otras instituciones. Asistir a las diferentes reuniones tcnicas, laborales, sociales, institucionales, etc. Representar a la sociedad ante diferentes instituciones pblicas y privadas
RESPONSABILIDADES Es responsable de las decisiones finales que adopte la empresa en sus diferentes reas
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RECURSOS HUMANOS
l PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE: FINALIDAD DEL PUESTO
GERENTE CENTRAL GERENCIA GERENTE GENERAL
Personal tcnico a su cargo Programar, dirigir, coordinar y controlar la ejecucin de las actividades de los sistemas de contabilidad, tesorera, personal y logstica.
Gerente Central
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias Formular y aplicar la poltica de administracin de recursos humanos, financieros y logsticos, conforme a la gerencia a su cargo del cual es responsable. Ejecutar las decisiones del Gerente General. Analizar, interpretar y formular informacin econmica-financiera, as como el flujo de caja de la Empresa.
Tareas peridicas: Proponer al Gerente General las polticas, planes y programas de gestin, as como las estrategias para alcanzar los objetivos propuestos y ejecutarlos una vez aprobados. Planificar, organizar y dirigir las actividades administrativas y los proyectos de la Empresa. Supervisar y evaluar la gestin administrativa, financiera, econmica de la Empresa mediante el anlisis de los estados financieros y el seguimiento de los planes, programas y/o proyectos. Controlar y evaluar los ingresos, imposiciones tributarias, as como las adquisiciones de bienes y servicios. Realizar estudios y proyectos econmicos-financieros, as como evaluar los proyectos de inversin. Identificar y sugerir las mejores fuentes de financiamiento que permitan las posibilidades de inversin a un menor costo financiero. Analizar y evaluar la informacin de la gestin empresarial con referencia a los procesos de contabilidad, tesorera, personal y logstica. 7
Elaborar y emitir informes peridicos relacionados con la situacin econmica y financiera.
Tareas eventuales Asesorar, apoyar e informar al Gerente General cuando lo solicite sobre aspectos de la administracin. Determinar las medidas correctivas que permitan optimizar y modernizar los sistemas administrativos a su cargo, disponiendo la aplicacin de los principios y tcnicas de ingeniera, costeo y sistemas informticos, entre otros. Revisar y aprobar los contratos y documentos administrativos que se generen en el mbito de su competencia, as como disponer las autorizaciones de rdenes de pago de los compromisos contrados por la empresa. Proponer la contratacin de servicios no personales que conlleven a optimizar la gestin empresarial. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Gerente General.
RESPONSABILIDADES Es responsable de programar, controlar y evaluar los recursos financieros de cada una de las reas de la Empresa.
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RECURSOS HUMANOS
PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:
GERENTE COMERCIAL GERENCIA GERENTE GENERAL Jefe de Ventas Vendedores Jefe de Taller Jefe de Repuestos
Coordinar todas las acciones que tengan que ver con el planeamiento, operatividad y desarrollo de las diferentes unidades de negocios que maneja la Empresa contribuyendo a la rentabilidad de todos los productos y servicios que ella ofrece a sus clientes
Gerente Comercial
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas Diarias: Promover las ventas de conformidad con los objetivos por alcanzarse y realizar el control permanente sobre estos. Evaluar el rendimiento de cada unidad de negocios mediante el control diario de operaciones y disponer las medidas necesarias que se requieran. Planificar y desarrollar programas de capacitacin y adiestramiento permanente del personal de ventas y servicio motivndolos para que puedan satisfacer las necesidades de los clientes. Supervisa el cumplimiento de los procesos de venta y entrega de vehculos, cuidando que se hayan cumplido las condiciones de pago. Prepara y dirige las reuniones de ventas Autorizar descuentos que puedan brindarse a los clientes. Establecer, mantener y actualizar la cartera de clientes. Programar visitas a clientes. Implantar programas eficaces de publicidad y mercadeo para incrementar el movimiento en los salones de exhibicin y ventas controlando los gastos que ellos demanden. Confeccionar cuadros estadsticos de ventas. Hacer seguimiento al cumplimiento del Nissan Sales and Service Way. 9
Supervisa y procesa la confeccin de los pedidos de unidades al distribuidor as como de las proformas a clientes. Visa los documentos relativos a la venta de vehculos nuevos y usados para comprobar si estn completos, si cumplen con los requisitos legales y si estn bien hechos. Vigila las actividades y precios de la competencia, as como tambin las tendencias de ventas de vehculos del mercado. Supervisin y control de compra y venta de repuestos
Tareas peridicas Fijar objetivos en cuanto a grados de penetracin creciente de nuestros productos en el mercado del Sur, parcialmente por reas de negocios, por vendedor; para el mes y ao. Elaborar el presupuesto y control de gastos de comercializacin en funcin a las ventas. Sugerir polticas y normas de procedimientos de conformidad con las exigencias del mercado. Programar visitas a Sucursales y Agencias. Coordinar campaas de promocin y publicidad Mantener contacto con el Proveedor de vehculos, Nissan Maquinarias S.A. Establecer polticas de ventas. Establecer, ejecutar y verificar el manual de procedimientos. Establecer convenios de cooperacin con Bancos. Ejecutar programas de promocin y publicidad. Revisar los resultados de la Encuesta de Ventas de satisfaccin al Cliente e implementar estrategias de procesos para mejorar continuamente dichas encuestas, en coordinacin con la fuerza de ventas. Establecer y dirigir una poltica de relaciones con clientes que asegure su completa satisfaccin. Evaluar el rendimiento individual del personal a su cargo.
Tareas eventuales Dirigir el sistema de informes y seguimiento de clientes, resolver los problemas de los clientes y generar una clientela leal a la Empresa. Efectuar la compra de repuestos de las lneas comercializadas. Establecer polticas de descuentos y promociones en la venta de repuestos. Efectuar las compras de repuestos locales que sean necesarias. Controlar los reclamos de garantas. Coordinar con la Gerencia las representaciones de la empresa en eventos. Representar a la empresa en cualquier evento importante que tenga que ver con el rubro Crear campaas de publicidad y encargarse de la contratacin de medios.
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RECURSOS HUMANOS
GERENTE DE SERVICIOS GERENCIA GERENTE GENERAL Jefe de Seguridad Jefe de Logstica Jefe de taller Jefe de repuestos Supervisor de seguridad mina.
Llevar el correcto control de las actividades de los servicios ofrecidos por la empresa, tanto en le mina como en el taller, procurando satisfacer las demandas de los clientes.
Gerente de Servicios
FUNCIONES ESPECFICAS: Tareas Diarias: Supervisa el cumplimiento y avance de los procesos de servicio, cuidando que se hayan cumplan las condiciones de calidad. Supervisar el desarrollo de trabajos en Cerro Verde y Southern Cooper Corporation. Planificar y desarrollar programas de capacitacin y adiestramiento permanente del personal de servicio motivndolos para que puedan satisfacer las necesidades de los clientes. Reunirse con otras reas de la empresa para coordinar el desarrollo de las actividades del servicio. Establecer, mantener y actualizar la cartera de clientes. Supervisa y procesa la confeccin de los pedidos de unidades al distribuidor as como de las proformas a clientes. Supervisin y control de compra y venta de repuestos. Reunirse con los clientes en general
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Tareas peridicas Fijar objetivos en cuanto a grados de penetracin creciente de nuestros servicios en el mercado del Sur. Sugerir polticas y normas de procedimientos de conformidad con las exigencias del mercado. Implantar mtodos y tecnologas en los talleres. Programar visitas a sucursales, proveedores y clientes. Monitorear el rendimiento de las unidades productivas del rea de servicios. Establecer polticas de servicio. Establecer, ejecutar y verificar el manual de procedimientos. Revisar los resultados de la Encuesta de Servicios de satisfaccin al Cliente e implementar estrategias de procesos para mejorar continuamente dichas encuestas. Establecer y dirigir una poltica de relaciones con clientes que asegure su completa satisfaccin. Evaluar el rendimiento individual del personal a su cargo.
Tareas eventuales Dirigir el sistema de informes y seguimiento de clientes, resolver los problemas de los clientes y generar una clientela leal a la Empresa. Controlar los reclamos de garantas. Coordinar con la Gerencia las representaciones de la empresa en eventos. Representar a la empresa en cualquier evento importante que tenga que ver con el rubro
RESPONSABILIDAES: Responsable del cumplimiento de las metas y objetivos propuestos para el rea de Servicios que ofrece la empresa, velando siempre por la satisfaccin de los clientes.
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II.
ADMINISTRACIN MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:
RECURSOS HUMANOS
PUESTO:
SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL ADMINISTRACION GERENTE GENERAL NINGUNO
AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:
Coordinar y ejecutar las tareas referentes al registro, control y seguimiento de la informacin oral y grfica y de los recursos necesarios para el funcionamiento de la Gerencia de la cual depende
Secretaria de Gerencia Central

FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias Organizar y programar las reuniones y citas del Gerente General con la documentacin respectiva Elaborar y controlar la agenda diaria de acuerdo a las disposiciones del Gerente General, coordinando la realizacin de la misma. Atender y efectuar llamadas telefnicas, y registrarlas de ser el caso. Redactar documentos con criterio propio de acuerdo con indicaciones generales. Tomar dictado taquigrfico y operar computadoras para elaborar cartas, oficios, informes y otros documentos que se emitan por disposicin de Gerencia General. Recibir, clasificar, registrar, tramitar y distribuir la documentacin que llega o se genera en Gerencia General; as como realizar el control y seguimiento. Administrar y mantener actualizado el archivo de los documentos emitidos y/o recibidos por el Gerente General.
Tareas peridicas
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Solicitar y controlar los tiles de escritorio y materiales para uso del Gerente General y las propias de su cargo.
Tareas eventuales Puede corresponderle realizar el apoyo especializado en conversacin oral y redaccin de un idioma al espaol o viceversa. Otras funciones inherentes a su cargo que le asigne el Gerente General. Informar al Gerente General de las ocurrencias que hubieran en su ausencia.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la Empresa que le sean expresamente asignados.
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RECURSOS HUMANOS
PUESTO:
SECRETARIA DE GERENCIA CENTRAL ADMINISTRACION GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO NINGUNO
AREA: REPORTA A:
MANDO SOBRE:
DEFINICION DEL PUESTO
Coordinar y ejecutar las tareas referentes al registro, control y seguimiento de la informacin oral y grfica y de los recursos necesarios para el funcionamiento de la Gerencia de la cual depende
Secretaria de Gerencia Central

FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias: Recibir, leer, clasificar, registrar y distribuir el correo de entrada de su departamento Redactar correspondencia de trmite, o ms compleja, en base a las indicaciones recibidas, preparndola para su firma y salida. Participar en la confeccin y gestin de la agenda de trabajo de su superior. Atender y filtrar visitas y llamadas telefnicas. Concretar las procedentes entrevistas Conseguir informaciones pertinentes a sus interlocutores. Elaborar y procesar la documentacin correspondiente a rdenes de pago como son cheques y transferencias. Procesar documentos de evaluacin y aprobacin de operaciones de crdito. Revisar la cuenta corriente de clientes de Arequipa y agencias. Realizar el arqueo de documentos de cobranza, elaborar cuadros y revisar el pago de comisiones al cobrador. Elaborar y procesar la documentacin de cobranza y estado bancarios. Procesar, registrar y archivar la documentacin para la matriculacin de vehculos vendidos y/o adquiridos. Coordinar y colaborar en el soporte tcnico de informtica para las reas contable, administrativa y afines. Brindar orientacin con relacin a los asuntos que le corresponda.
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Tareas peridicas Realizar el pago a proveedores y otros. Realizar el arqueo de documentos de cobranza, elaborar cuadros y revisar el pago de comisiones al cobrador. Solicitar y controlar los tiles de escritorio, suministros de cmputo y materiales para el uso de la oficina.
Tareas eventuales: Mantener al da e introducir eventualmente adaptaciones en el sistema de archivo de su departamento Participar en la confeccin y gestin de la agenda de trabajo de su superior. En ausencia de su superior, puede sustituirle momentneamente en actividades rutinarias y de trmite. Desempear otras funciones afines con el cargo, las mismas que sern dispuestas por el Gerente administrativo.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la empresa que expresamente le sean asignados, as como por la custodia, uso y conservacin de los bienes a su cargo.
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RECURSOS HUMANOS
PUESTO:
ADMINISTRADOR DE PERSONAL ADMINISTRACION GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PERSONAL AUXILIAR
AREA: REPORTA A:
MANDO SOBRE:
Planear, organizar, dirigir y controlar las estrategias y acciones que garanticen la optima provisin, mantenimiento, desarrollo, compensacin y registro de los recursos humanos de la organizacin
Administrador de Personal
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias Dar a conocer de manera permanente y controlar el cumplimiento de las normas, reglamento interno de trabajo, procedimientos y disposiciones vigentes en los rganos de la Empresa Controlar la administracin de legajos y realizar acciones de personal tales como seleccin, promocin, evaluacin y otras de acuerdo a la normatividad legal vigente. Ejecutar programas de bienestar social dirigidos al personal de la Empresa. Brindar orientacin y absolver consultas en asuntos de su competencia.
Tareas peridicas Coordinar y controlar la ejecucin de actividades de seleccin, evaluacin, capacitacin, remuneraciones, pensiones y bienestar social del personal de la Empresa. Elaborar y firmar la planilla de remuneraciones y jornales de la Empresa, as como las declaraciones de pago de aportes a Essalud, planillas de pago de aportes previsionales a los diferentes AFPs. Formular, expedir y/o otorgar por delegacin sanciones disciplinarias y otras conforme a las normas legales vigentes; as como constancias de haberes y descuentos de personal, visando la documentacin segn sea el caso. 17
Revisar y estudiar la documentacin puesta a su consideracin y/o ejecutar las liquidaciones del personal empleado y obrero, los descuentos efectuados en planillas y llevar el control de los mismos; as como emitir informes en el mbito de su competencia. Realizar estudios sobre la realidad socio-econmica de los trabajadores en el mbito de su competencia; a fin de orientar los recursos disponibles para el tratamiento de los mismos. Coordinar el desarrollo y ejecucin de cursos de capacitacin y reentrenamiento en beneficio del personal de la Empresa.
Tareas eventuales Elaborar el registro del personal y familiares para afectos a los beneficios de Essalud as como efectuar las gestiones referentes al subsidio familiar, (Pre y Post Natal) y otros en el mbito de su competencia. Estudiar la documentacin alcanzada para solicitar licencias por enfermedad, maternidad, asuntos personales y particulares. Programar y efectuar visitas a los trabajadores y/o familiares que se encuentren enfermos, brindndoles apoyo en el mbito de su competencia. Coordinar con entidades pblicas y/o privadas la ejecucin de programas de bienestar social. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Gerente Administrativo y Financiero.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos estratgicos y metas establecidos por la Empresa que expresamente le sean asignados, elaborar y firmar planillas de pagos as como otorgar constancias de haberes y descuentos de personal.
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RECURSOS HUMANOS
ASISTENTE SOCIAL ADMINISTRACION GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PERSONAL AUXILIAR
MANDO SOBRE:
Asistente Social
FUNCIONES ESPECFICAS
Tareas diarias Administrar y mantener actualizado los legajos de personal de la Empresa, as como efectuar actividades relacionados con la conservacin, reserva y seguridad de los mismos. Elaborar y verificar las relaciones de personal contratado, permanente y eventual de acuerdo a las disposiciones generales y mantenerlos actualizados, as como preparar informes tcnicos sobre el movimiento del personal que permitan tomar decisiones al respecto. Gestionar servicios de ESSALUD: subsidios, inscripciones, citas, constancias, etc.) Atender Casos Sociales Entrevistar a trabajadores nuevos. Actualizar fichas socio-econmicas de los trabajadores. Mantener a los trabajadores informados sobre cualquier requerimiento social que tengan. Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentacin de la oficina de personal.
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Tareas peridicas Realizar el rol anual de vacaciones del personal de la Empresa. Efectuar el control de asistencia de personal de acuerdo a las normas, horarios y turnos establecidos, as como llevar el registro y control de permisos por estudios universitarios, lactancia, particulares, enfermedad y otros similares. Actualizar los padrones de trabajadores de la empresa. Programar viajes de visita a las reas de Cuajone, Ilo, Toquepala para entrevistar al personal residente y actualizar sus fichas socio-econmicas. Disponer de programas de salud, recreacin, campaa escolar y festividades. Entregar informes de las actividades realizadas tanto mensual como anualmente.
Tareas eventuales Visitas domiciliarias y hospitalarias a trabajadores con dispensa mdica. Enviar las tarjetas de felicitaciones por cumpleaos. Coordinar actividades de confraternidad en la empresa.
RESPONSABILIDADES Es responsable de garantizar las ptimas condiciones en la calidad de vida del trabajador dentro y fuera de la Empresa
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RECURSOS HUMANOS
CONTADOR ADMINISTRACION GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO AUXILIAR DE CONTABILIDAD FACTURACIN CAJA
MANDO SOBRE:
Coordinar y controlar las actividades del sistema de contabilidad en cuanto a ingresos y egresos, verificando la correcta aplicacin de las partidas, as como de acuerdo a las normas de contabilidad y dems dispositivos legales vigentes.
Contador
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias:
Realizar coordinaciones para el desarrollo de las actividades contables a fin de obtener informacin que permita mantener al da el sistema contable y tomar decisiones. Revisar y liquidar documentos contables como notas de contabilidad, liquidacin de prstamos administrativos, recibos, asientos de ajustes y otros referentes al movimiento contable de la Empresa. Organizar y verificar la ejecucin del control patrimonial y/o sistemas de pagos, as como revisar y aprobar la documentacin contable de uso interno. Coordinar y controlar las actividades de ingresos y egresos de fondos, informacin contable y de pagadura del personal de la Empresa de acuerdo a las normas y dispositivos legales vigentes. Disponer y controlar el pago de remuneraciones, proveedores y contratos diversos de la Empresa. Coordinar actividades para la formulacin del calendario de pagos en el mbito de la Empresa.
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Conciliar estados de cuentas corrientes bancarias y ejecutar el reporte diario de saldos de autorizaciones de giros en el mbito de su competencia. Controlar y supervisar la utilizacin de fondos para pagos autorizados referentes a las obligaciones contradas por la Empresa. Controlar el registro de valores y fondos de la Empresa dejados en custodia. Revisar, aprobar y visar comprobantes de pago y cheques emitidos por secretara de Gerencia Administrativa y Financiera. Expedir constancias de pagos y descuentos de haberes en el mbito de su competencia. Realizar actividades relacionadas con el registro, clasificacin, verificacin y archivo de la documentacin relativa al control patrimonial de la Empresa. Recopilar informacin y consolidarla para la elaboracin del estado mensual de las cuentas de activo fijo, bienes patrimoniales y cuentas de orden. Realizar el inventario fsico de los almacenes y bienes patrimoniales de la Empresa. Efectuar el inventario de los bienes asignados al personal de la Empresa, elaborar la documentacin variada de acuerdo a los lineamientos especficos, compatibilizacin, depreciacin, provisiones, revaluacin y excedente de revaluacin, entre otros. Registrar los bienes muebles e inmuebles que por su naturaleza tengan que ser asegurados y determinar el tipo de cobertura, clase de riesgo y elevar la propuesta al Gerente Administrativo y Financiero. Gestionar el seguro de las unidades mviles de propiedad de la Empresa, bienes inmuebles y otros, as como mantener actualizada la documentacin correspondiente a las plizas de seguro contratadas. Informar y efectuar los trmites correspondientes ante la Compaa Aseguradora en coordinacin con el rgano competente, a fin de dar solucin a posibles eventualidades de los bienes patrimoniales asegurados. Puede corresponderle atender la adquisicin de seguros a favor del personal que en cumplimiento de su funcin requieran de los mismos y coordinar la actualizacin de la informacin. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Gerente Administrativo y Financiero. Revisar el mantenimiento diario de caja, diferenciar el cambio y otros ingresos y egresos, conciliar con saldo el balance. Coordinar y supervisar el rea de contabilidad de RESERSUR
Tareas peridicas Formular informes tcnicos sobre el movimiento contable para efectuar conciliaciones bancarias. Elaborar el Balance General. Sustentar la informacin financiera y presupuestal ante la Gerencia General y Gerencia Administrativa y Financiera. Elaborar y visar informes del movimiento de fondos en el mbito de su competencia, as como llevar los libros auxiliares. Realizar anlisis de cuentas contables. Sustentar en de trabajo el pago de impuestos. 22
Llevar al da libros contables. Llevar control permanente del inventario de vehculos. Revisar inventario mensual. Revisar las salidas de almacn de repuestos de vehculos de la empresa. Coordinar con Logstica los pendientes por factura de cada mes. Revisar lo pendiente de facturar principalmente Cerro Verde
Tareas eventuales: Brindar orientacin sobre mtodos, normas y otros dispositivos propios del sistema de contabilidad. Realizar el inventario fsico de los almacenes y bienes patrimoniales de la Empresa Superior. Atender requerimientos SUNAT.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la Gerencia que expresamente le sean asignados, elaborar el flujo de caja, para su uso como herramienta de gestin financiera, programar los pagos; as como revisar y fiscalizar la documentacin fuente, que sustente las operaciones financieras para su aprobacin y firma respectiva. Prever la seguridad y custodia de los fondos asignados a su cargo, realizar el registro y control de ingresos y gastos de la Empresa, refrendar el Balance General y dems documentacin contable en el mbito de su competencia; as como emitir y remitir informes contables requeridos por la Gerencia General o Administrativa y Financiera.
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RECURSOS HUMANOS
PUESTO:
ASISTENTE DE CONTABILIDAD ADMINISTRACION CONTADOR GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
AREA: REPORTA A:
MANDO SOBRE:
Coordinar y controlar las actividades del sistema de contabilidad en cuanto a ingresos y egresos, verificando la correcta aplicacin de las partidas, as como de acuerdo a las normas de contabilidad y dems dispositivos legales vigentes. Asistir al contador en los requerimientos que presente.
Asistente de Contabilidad
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias: Revisar y liquidar documentos contables como notas de contabilidad, liquidacin de prstamos administrativos, recibos, asientos de ajustes y otros referentes al movimiento contable de la Empresa. Coordinar y controlar las actividades de ingresos y egresos de fondos, informacin contable y de pagadura del personal de la Empresa de acuerdo a las normas y dispositivos legales vigentes. Conciliar estados de cuentas corrientes bancarias y ejecutar el reporte diario de saldos de autorizaciones de giros en el mbito de su competencia. Controlar y supervisar la utilizacin de fondos para pagos autorizados referentes a las obligaciones contradas por la Empresa. Controlar el registro de valores y fondos de la Empresa dejados en custodia. Realizar actividades relacionadas con el registro, clasificacin, verificacin y archivo de la documentacin relativa al control patrimonial de la Empresa. Colaborar con la Recopilacin de informacin y consolidarla para la elaboracin del estado mensual de las cuentas de activo fijo, bienes patrimoniales y cuentas de orden. 24
Registrar los bienes muebles e inmuebles que por su naturaleza tengan que ser asegurados y determinar el tipo de cobertura, clase de riesgo y elevar la propuesta al Gerente Administrativo y Financiero. Gestionar el seguro de las unidades mviles de propiedad de la Empresa, bienes inmuebles y otros, as como mantener actualizada la documentacin correspondiente a las plizas de seguro contratadas. Informar y efectuar los trmites correspondientes ante la Compaa Aseguradora en coordinacin con el rgano competente, a fin de dar solucin a posibles eventualidades de los bienes patrimoniales asegurados. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Gerente Administrativo y Financiero. Revisar el mantenimiento diario de caja, diferenciar el cambio y otros ingresos y egresos, conciliar con saldo el balance.
Tareas peridicas Formular informes tcnicos sobre el movimiento contable para efectuar conciliaciones bancarias. Asistir en la elaboracin el Balance General. Informar de movimiento de fondos en el mbito de su competencia, as como llevar los libros auxiliares. Realizar anlisis de cuentas contables. Llevar al da libros contables. Revisar lo pendiente de facturar principalmente Cerro Verde
Tareas eventuales: Brindar orientacin sobre mtodos, normas y otros dispositivos propios del sistema de contabilidad. Realizar el inventario fsico de los almacenes y bienes patrimoniales de la Empresa Superior. Atender requerimientos SUNAT.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la Gerencia que expresamente le sean asignados, elaborar el flujo de caja, para su uso como herramienta de gestin financiera, programar los pagos. Prever la seguridad y custodia de los fondos asignados a su cargo, realizar el registro y control de ingresos y gastos de la Empresa, refrendar el Balance General y dems documentacin contable en el mbito de su competencia; as como emitir y remitir informes contables requeridos por la Gerencia General o Administrativa y Financiera.
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RECURSOS HUMANOS
JEFE DE SEGURIDAD GERENCIA GERENTE DE SERVICIOS SUPERVISOR DE SEGURIDAD EN MINA
Controlar las actividades de seguridad industrial e higiene ocupacional, estableciendo las polticas y normas, desarrollando planes y programas, a fin de garantizar la eficacia y la eficiencia de las operaciones de prevencin de accidentes y/o enfermedades ocupacionales en el mbito de la Institucin.
Jefe de Seguridad
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias: Velar por el cumplimiento de las polticas y normas establecida en el departamento, en materia de seguridad e higiene ocupacional. Asesorar tcnicamente a la Empresa, en cuanto a la creacin e implementacin de los programas de seguridad industrial e higiene ocupacional. Coordinar el proceso de inspeccin en los puestos de trabajo. Investigar accidentes de trabajo, determinar sus causas y recomendar medidas correctivas, as como levar las estadsticas de esos accidentes. Evaluar y resolver problemas relacionados con salud e higiene ocupacional. Analizar, evaluar y controlar los presupuestos de la seguridad industrial de las centrales y elaborar el presupuesto general de la empresa. Autorizar las rdenes de trabajo externas relacionadas al rea de seguridad industrial.
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Revisar y aprobar los procedimientos de seguridad relacionados con la operacin y mantenimiento de las centrales. Cumplir y hacer cumplir las polticas, reglamentos y dems disposiciones normativas establecidas en la empresa para la buena marcha de, operacin, mantenimiento y seguridad industrial de las centrales de generacin.
Tareas peridicas: Coordina el proceso de inspeccin en los puestos de trabajo. Planifica, organiza y evala los planes y programas de mantenimiento y seguridad industrial. Dirigir programas de adiestramiento en materia de seguridad industrial e higiene ocupacional. Elaborar normas y procedimientos relacionados con la adquisici y dotacin de equipos de proteccin personal. Establece conjuntamente con el superior inmediato las polticas a seguir, en materia de seguridad industrial e higiene ocupacional. Preparar y/o presentar informes tcnicos o administrativos, cuando le sean requeridos por la Gerencia de Servicios Mantener reuniones peridicas con los supervisores de seguridad industrial con el objeto de programar, delegar y hacer seguimiento en el avance y cumplimiento de metas y objetivos. Elaboracin y actualizacin de planes de emergencia y contingencia de las centrales de la empresa.
Tareas eventuales: Viajara las reas de Cerro Verde y Southern para reunirse con los supervisores de reas y coordinar temas relacionados a la seguridad.
RESPONSABILIDAD: Responsable por la planificacin, supervisin, coordinacin, evaluacin e implementacin de las polticas, procedimiento, normas y programas que aseguren buenas condiciones en los puestos de trabajo de las centrales, as como el cumplimiento de las regulaciones y normas nacionales e internacionales referente a seguridad industrial, fsica y salud ocupacional y calidad; ser el encargado de coordinar los planes de entrenamiento, inspecciones, auditorias y elaboracin de reporte para la evaluacin de los planes y de seguridad de la compaa.
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RECURSOS HUMANOS
JEFE DE LOGISTICA ADMINISTRACION GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ASISTENTE DE LOGISTICA
MANDO SOBRE:
Coordinar y controlar la ejecucin de las actividades del sistema de logstica referentes a los procesos de adquisicin de repuestos y servicios generales para los Talleres descentralizados de la Empresa.
Jefe de Logstica
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias Recibir, analizar y atender las solicitudes de cotizacin de repuestos y servicios, efectuados por los diversos clientes a travs de los Talleres Descentralizados. Coordinar la consideracin de los cdigos o nmeros de parte de los accesorios, repuestos y/o servicios por adquirir y revisar las mismas, de acuerdo a la normatividad legal vigente. Coordinar y verificar las necesidades de repuestos y/o servicios, as como su almacenamiento y distribucin a los Talleres descentralizados de la Empresa de acuerdo a sus requerimientos. Supervisar la recepcin de accesorios entregados por los proveedores y verificar la conformidad de los mismos en cuanto a calidad y cantidad requeridos en el mbito de su competencia. Una vez recibida la Orden de Compra realizar las compras autorizados de bienes y/o servicios, habiendo solicitado previamente las cotizaciones respectivas a los proveedores y elaborado el cuadro comparativo de costos a efectos de decidir por el mejor. Verificar los pedidos y Guas de Remisin de los repuestos y/o servicios a fin de establecer la conformidad y visacin de los mismos. Una vez recibidos los repuestos o servicios del proveedor seleccionado, proceder a la verificacin e ingreso de la factura al sistema de la empresa y posterior realizacin de la gua de servicio correspondiente.
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Una vez atendida la Orden de Compra del cliente proceder a la facturacin correspondiente. Tareas peridicas Realizar y revisar control de ventas mensuales de las reas Ilo, Toquepala y Cuajone Verificar la facturacin a nuestros clientes ( principal SPCC) De los componentes adquiridos o las reparaciones realizadas (semanal) Verificar entrega de los implementos de seguridad al personal de Ilo, Toquepala y Cuajone Realizar reportes de transportes de repuestos enviados a las diferentes reas
Tareas eventuales Brindar orientacin de carcter tcnico en asuntos de su competencia. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Gerente de Produccin y Ventas.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la empresa que expresamente le sean asignados, administrar eficientemente los recursos logsticos y verificar la calidad y especificaciones tcnicas de los accesorios y/o servicios por adquirir.
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MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
ASISTENTE DE LOGISTICA ADMINISTRACION JEFE DE LOGSTICA NINGUNO
Efectuar la administracin eficiente de los recursos logsticos y verificar la calidad y especificaciones tcnicas de los accesorios y/o servicios por adquirir.
Asistente de Logstica
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas Diarias: Realizar las cotizaciones solicitadas de los Talleres Descentralizados para la posterior revisin del Jefe Logstico. Mantener al da los diferentes controles de los Talleres Descentralizados. Ayudar en la supervisin de accesorios entregados por los proveedores y verificar la conformidad de los mismos en cuanto a calidad y cantidad requeridos en el mbito de su competencia. Ayudar en la verificacin de los pedidos, Guas de Remisin y entrega de los repuestos y/o servicios a fin de establecer la conformidad y visacin de los mismos. Realizar las guas de servicio correspondientes a los repuestos adquiridos.
Tareas peridicas Encargado de hacer el pedido de implementos de seguridad de los Talleres Descentralizados en las fechas exactas de cambio, bajo la supervisin del Jefe Logstico.
Tareas eventuales Otras funciones afines con el cargo que disponga el Gerente de Produccin y Ventas.
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RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la Empresa que expresamente le sean asignados, administrar eficientemente los recursos logsticos y verificar la calidad y especificaciones tcnicas de los accesorios y/o servicios por adquirir.
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MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
CAJERO ADMINISTRACION CONTABILIDAD NINGUNO
Realizar actividades de captacin y recepcin de pagos de los clientes por conceptos de venta de accesorios y servicios de reparacin y mantenimiento
Cajero
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias Elaborar informes diarios y peridicos sobre el movimiento de fondos con la respectiva documentacin que lo sustente. Extender y preparar recibos por pagos, cobranzas, aplicacin de deducciones y similares, siguiendo un orden correlativo y cronolgico. Llevar registros auxiliares de contabilidad referentes al movimiento de fondos, as como realizar arqueo de caja y elaborar cuadros sustenta torios. Seleccionar, codificar y archivar documentos valorados en el mbito de su competencia. Procesar informacin del movimiento de fondos en el Sistema Automtico de Datos. Realizar la facturacin tanto de las ventas realizadas como de los servicios prestados, hacer el respectivo desglose, entregar a los clientes y Archivar Ingresar al Sistema otras facturaciones de las sucursales y archivo de la documentacin respectiva. Recepcin y control del dinero en efectivo que ingresa por diferentes conceptos, hacer los depsitos en bancos e informar a Contabilidad. Atender pagos directos a proveedores segn el monto, atencin al personal en lo que corresponde a pagos por caja chica.
Tareas peridicas Atender los pagos por remuneraciones y otros diversos conceptos en el mbito de su competencia. 32
Preparar las factures pendientes de cobro para ser entregadas al cobrador y recibir el dinero que entrega el cobrador. Lleva el control de las tarjetas de ingreso y salida de personal, preparando los informes necesarios para contabilidad. Atender la central telefnica en caso de ausencia de la Secretaria. Otras funciones afines con el cargo que disponga el encargado de la oficina de Contabilidad.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la empresa, verificar los montos de los cheques y visar los mismos, realizar arqueos de caja, as como del manejo de fondos.
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III.
VENTAS MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:
RECURSOS HUMANOS
JEFE DE VENTAS COMERCIAL GERENTE COMERCIAL VENDEDORES DE VEHCULOS
Coordinar todas las acciones que tengan que ver con el planeamiento, operatividad y desarrollo de las unidades de venta que maneja la Empresa contribuyendo a la rentabilidad de todos los productos y servicios que ella ofrece a sus clientes
Jefe de ventas
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas Diarias: Dirigir y controlar las fuerza de ventas de la Empresa. Ejecutar las estrategias de ventas. Supervisar el cumplimiento de las metas de ventas de cada uno de los vendedores, teniendo en cuenta los canales de comercializacin. Trabajar con todo el personal y los contactos externos para satisfacer a los clientes y lograr objetivos de la empresa Mantenerse al da sobre las tendencias del mercado y nuevos productos Procesar ventas, entregar o enviar cotizaciones a tiempo, as como tomar pedidos y enviar la orden de compra al gerente de ventas. Supervisar el la stock de unidades disponibles para la venta.
Tareas con los clientes Permanecer en contacto constante con los clientes antiguos y potenciales a travs de la promocin de ventas y publicidad.
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Proporcionar informacin a los clientes acerca de las caractersticas de los productos de inters. Escuchar las dudas o quejas de los clientes y hacer esfuerzos para la solucin de las mismas de manera satisfactoria.
Tareas con los vendedores Para explicar las tcnicas de presentacin de los productos de tal manera ante los clientes que se requiere menos tiempo, ms econmico y ms eficaz. Para explicar los mtodos de tratar con las quejas de los clientes de manera eficaz. Para facilitar el conocimiento detallado acerca de los productos. Para organizar, planificar y fijar cuotas de ventas de cada vendedor y comprobar el cumplimiento.
Tareas Peridicas Supervisa y procesa la confeccin de los pedidos de unidades al distribuidor as como de las proformas a clientes. Capacitar, supervisar, controlar, evaluar, motivar y promover la fuerza de ventas para que pueda desempear las funciones de manera ms eficiente y eficaz. Reunirse y proporcionar orientacin al equipo de ventas directas y mejorar el rendimiento general del departamento de ventas. Desarrollar e implementar planes para aumentar el desempeo del grupo de ventas en coordinacin con el Gerente Comercial
Tareas eventuales
Reunirse con la Gerencia comercial para coordinar el desarrollo del rea de ventas. Participar activamente en las reuniones y programas de capacitacin a las que se le convoque Apoyar en todo lo necesario al Gerente Comercial
RESPONSABILIDADES Es responsable de organizar las fuerzas de ventas para un ptimo contacto con el cliente y cumplir con la cuota de ventas establecida por la Empresa.
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MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
VENDEDOR DE VEHICULOS COMERCIAL GERENTE COMERCIAL NINGUNO
Al actuar como principal contacto entre la empresa y el cliente, cumple con los objetivos y los estndares de venta propuestos, buscando la satisfaccin del cliente y maximizando las ventas de vehculos nuevos y usados
Vendedor de Vehculos
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas Diarias: Relaciones de servicio Mantener una estrecha relacin de trabajo con el Gerente de Servicio para asegurar la pronta atencin a sus clientes para procurar que el cliente tenga el mejor trato antes, durante y despus de la venta. Buscar permanentemente la satisfaccin del cliente a travs de un servicio de calidad Utilizar una lista de puntos de comprobacin para entregar los vehculos vendidos en perfecto estado y en la fecha prometida. Presentar a los clientes a los empleados de Repuestos y Servicio. Llamar a todos los clientes antes de transcurrida una semana de la entrega de su vehculo para ver si estn totalmente satisfechos. Mantener relaciones con los clientes para asegurarse de su plena satisfaccin con el vehculo que ha comprado. Trabaja con el Departamento de Servicio
Ventas Desarrollar un mercado objetivo y vender agresivamente a ese segmento del mercado
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Asesorar al cliente sobre crditos bancarios, apoyndolo en todo lo necesario (enviar documentos necesarios al banco, acompaar al cliente para firmas correspondientes, etc.) Coordinar con el Proveedor de vehculos sobre Stocks para las separaciones necesarias segn las ventas y coordinar el envi de los mismos. Recibir los vehculos con sus respectivas plizas de importacin y Factura del proveedor (Maquinarias), bajo procedimientos establecidos. Distribuir los documentos a las diferentes reas para los tramites de facturacin, pago y otros. Preparar expediente para la inscripcin del vehiculo en Registros Pblicos y hacer el seguimiento de la misma. Trabajar en los salones de exhibicin en las horas asignadas. Coordinar con el rea de servicio el lavado y la preparacin del vehiculo para la entrega oficial del mismo (segn procedimientos establecidos). Entregar el vehiculo en forma oficial al cliente, basado en los procedimientos de entrega establecidos (explicaciones, fotos, brindis, etc.) Preparar y presentar informes de trabajo (clientes visitados, cotizaciones, posibles clientes, etc.). Mantener los vehculos en demostracin limpios y en perfecto estado en todo momento
Tareas eventuales Sugerir medidas de proteccin para los vehculos cuando vea que estn expuestos a riesgos. Participar activamente de todos los eventos organizados por la empresa y organizar el traslado del todo el material necesario para los eventos. Apoyar en todo lo necesario al Gerente Comercial. Participar activamente en las reuniones y programas de capacitacin a las que se le convoque
RESPONSABILIDADES: Los niveles de rendimiento para este cargo se alcanzan cuando, en cuanto a satisfaccin del cliente y logros de ventas se cumplan los parmetros que se d como criterios de evaluacin a los vendedores del Departamento de Ventas.
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IV.
TALLER MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:
RECURSOS HUMANOS
ASESOR DE SERVICIO DPTO. DE SERVICIO GERENTE COMERCIAL NINGUNO
Efectuar las funciones de marketing de servicio, recepcin y entrega de los vehculos que ingresan a taller, coordinar la entrega oportuna de los vehculos en reparacin. Brindar excelente trato a todos los clientes para procurar la satisfaccin absoluta y confianza de retorno, mantener una comunicacin fluida, honesta y proporcionar la informacin que le sea requerida.
Asesor de Servicios
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas Diarias: Recepcionar los vehculos que ingresan al taller, abrir la orden de reparacin, precisar los datos exactos del cliente y del vehculo, hacer el anlisis y evaluacin del estado del vehculo y tomar nota al detalle de las fallas que presenta para determinar los servicios a prestarle. Tomar el inventario total del vehculo que ingresa al taller, en presencia del cliente y que conste en la orden de reparacin, su conformidad. Comunicar al cliente el estado actual del vehculo, el tipo de servicio que se brindar y el tiempo de duracin de la reparacin, especificando claramente la fecha y hora de entrega, la misma que deber figurar en la O.R. Mantener comunicado al cliente si se detecta alguna falla adicional que requiera su autorizacin del gasto, debiendo sustentar el trabajo adicional al momento de entrega de la unidad. Realizar y mantener el LINE UP al da, debiendo de reportarlo todas las maanas al Jefe de Taller para su planificacin y toma de acciones de los trabajos pendientes.
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Controlar que los trabajos comprometidos se realicen en los tiempos establecidos, informando al jefe de Taller sobre el incumplimiento de tiempo sealado para la culminacin del trabajo y que dificulten la gestin de calidad o alguna otra eventualidad que se suscite. Recibir los requerimientos de repuestos, accesorios, insumos y materiales a utilizarse, previamente visados por el Jefe de taller, en las rdenes de reparacin. Canalizar y coordinar con el Jefe de Abastecimiento de Repuestos la habilitacin inmediata del pedido de materiales, o la compra de repuestos faltantes, a terceros para las reparaciones. Verificar que los vehculos ya reparados, se encuentren en perfectas condiciones, lavados y listos para su entrega, estn dispuestos y distribuidos en el rea de entrega de vehculos. Coordinar y hacer el seguimiento del control de horas del personal tcnico a fin de asegurar la entrega del vehculo a la hora acordada. Explicar al cliente el detalle de su liquidacin y hacerle entrega del vehculo con su respectivo inventario completo y devolucin de los repuestos que hayan sido cambiados en la reparacin. Cargar en la orden de reparacin, el precio de mano de obra y adicionales, que previamente el Jefe de Taller ha calculado. Consolidar la liquidacin de la orden de reparacin, verificar con exactitud, los gastos generados por Mano de Obra, Repuestos que fueron cargados previamente por el Jefe de Abastecimiento de Repuestos u otros que hubieren. Realizar la facturacin del taller emitiendo facturas y/o boletas, por el servicio, indicando al cliente que la cancelacin es en caja principal y dejando constancia la gestin de calidad del trabajo terminado. Emitir el certificado de Garanta de Taller por los trabajos realizados en cada vehculo, de acuerdo a lo facturado. Emitir reportes diarios de operatividad del taller, que le sean asignados. Responsable de que ninguna persona ajena, ingrese al taller salvo en compaa del Jefe de Taller u otra persona autorizada, para lo cual entregar una identificacin especifica. Asesoramiento al cliente en todas las dudas sobre el mantenimiento y reparacin de su vehculo. Elaborar Presupuestos. Vende Servicio a los clientes personalmente, por telfono y por otros mtodos. Comunica oportunidades de venta al Departamento de Ventas. Realizar la codificacin y el llenado de los Formatos de Reclamos de Garanta. Planifica el trabajo y en coordinacin con el Jefe de Servicio se lo asigna al mecnico ms preparado para ello. Mantiene un flujo de trabajo eficaz para reducir al mnimo el tiempo inactivo de los mecnicos asegurndose que las reparaciones se terminen en el tiempo previsto y que el vehculo se entregue en la fecha prevista.
Tareas peridicas Emitir reportes mensuales de operatividad del taller, que le sean asignados
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Tareas eventuales Emitir el certificado de Garanta del taller por los trabajos realizados en cada vehculo, de acuerdo a lo facturado. Atender de reclamos de garanta. Ejecutar otras funciones adicionales que le sean asignadas por escrito por su jefe inmediato y Gerencia General.
RESPONSABILIDADES Es responsable del cumplimiento de los objetivos y metas establecidas por la empresa a travs de la correcta canalizacin de las necesidades del cliente en cuanto a la prestacin del servicio; manteniendo una adecuada recepcin y seguimiento de los trabajos a cumplirse dentro de los plazos establecidos
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MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
PUESTO: AREA:
JEFE DE TALLER DEPARTAMENTO DE SERVICIO GERENCIA GENERAL GERENCIA COMERCIAL GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA JEFE DE OPERACIONES Y JEFE DE PERSONAL. MECNICOS, LAVADOR Y ELECTRICO
REPORTA A:
MANDO SOBRE:
Planificar, organizar, dirigir y controlar los trabajos de Mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo en el taller, asistiendo al Jefe de Servicio buscando la mxima rentabilidad y eficiencia del taller.
Jefe de Taller
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias: Verificar que el trabajo se cumpla de acuerdo a procedimientos mecnicos y normas establecidas por el fabricante. Monitorea y supervisa los trabajos de reparacin y mantenimiento en el taller, controlando y solucionando las necesidades de materiales y componentes, verificando que los trabajos se ejecuten de acuerdo a la programacin establecida y buscando garantizar la optimizacin de las reparaciones a su cargo. Analizar el consumo de materiales y componentes en las reparaciones. Promover la venta de servicio a travs del asesoramiento tcnico a los clientes. Verificar la correcta emisin de cotizaciones y presupuestos solicitados Coordinar con Repuestos y proveedores externos el abastecimiento oportuno de componentes, materiales y otros, para las reparaciones. informando a su jefe inmediato la necesidad de repuestos para reparaciones en proceso. 41
Efectuar requisiciones de cotizaciones y/o compra de materiales, sujetas a aprobacin de su jefe inmediato. Elaborar los reportes diarios de reparacin y mantenimiento de los vehculos y actividades desarrollados diariamente. Asesorar a los clientes en el aspecto tcnico, a fin de generar venta de Servicio por Taller. Participar activamente en la prevencin y correccin de actos y condiciones subestandares, emitiendo recomendaciones para evitar accidentes de trabajo. Verificar que las zonas de trabajo se encuentren en buen estado de orden y limpieza.
Tareas peridicas Elaborar reportes mensuales de reparacin y mantenimiento de los vehculos y actividades desarrollados diariamente Planificar y propiciar el entrenamiento y capacitacin del personal bajo su responsabilidad, en coordinacin con su jefe inmediato. Organizar y emitir charlas orientadas a mejorar y actualizar los sistemas y procedimientos de mecnica.
Tareas eventuales Planificar y elaborar estudios para proyectos en coordinacin con su jefe inmediato proponiendo alternativas para optimizar los mtodos de trabajo y tiempos empleados en las reparaciones, analizando presupuestos y costos para reparaciones mayores. Proponer la implementaron de estrategias tanto en el aspecto tcnico como en el laboral, tendientes a disminuir los costos operativos del Taller, o a incrementar la productividad del mismo. Sugerir mejoras en los mtodos y procedimientos de trabajo. Efectuar oportunamente los reclamos de garanta al representante de cada Marca (NissanRenault), para el reembolso correspondiente. Cumplir otras funciones inherentes a su cargo que le asigne su jefe inmediato. Participar activamente en la investigacin de accidentes e incidentes en caso que estos se presenten
RESPONSABILIDADES Responsable de asegurar la eficiencia de operacin de los equipos, materiales y herramientas de reparacin de su taller, as como la existencia de repuestos y otros, para asegurar la continuidad del proceso de reparacin. Responsable del cumplimiento de las normas y polticas, as como del Reglamento Interno de Trabajo y Reglamento Interno de Seguridad en las zonas de trabajo a su cargo. Responsable del correcto trmite y sustento tcnico de los reclamos en garanta.
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Responsable de controlar el correcto empleo de equipos y herramientas especiales Volvo del personal bajo su responsabilidad. Controlar que el personal del taller cumpla con un excelente servicio desde la primera vez de satisfaccin al cliente. Los niveles de rendimiento para este cargo se alcanzan en cuanto se cumpla los objetivos referidos a satisfaccin del cliente y normatividad de operaciones, adems de alcanzar los niveles de productividad establecidos por la Jefatura de Servicio
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MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
MECANICO DPTO. DE SERVICIO JEFE DE TALLER NINGUNO
Responder de manera oportuna y con altos niveles de calidad con las reparaciones encargadas por los clientes
Mecnico
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas Diarias Con sujecin a las normas tcnicas impartidas por el Jefe de Taller, repara los vehculos que traen los clientes al Taller. Comprueba la calidad de las reparaciones hechas. Efecta los trabajos que se le asignen, tanto los de pre-entrega as como los de garanta y los de post venta con eficiencia y prontitud. Entrega los vehculos listos en la fecha sealada Cumple con las normas de seguridad del centro de trabajo, manteniendo la zona de trabajo limpia, bien ordenada y organizada en todo momento, lo mismo que las herramientas, ropas, equipos; cuidando la limpieza de los interiores y partes externas de los vehculos en reparacin Procura conseguir tiempos ptimos en cada reparacin avisando al Recepcionista con la debida anticipacin en qu momento va a quedar libre para recibir nuevos trabajos. Entrega a sus jefes informes exactos de tiempos y de trabajo Mantiene todos los equipos en perfecto estado de funcionamiento Informa al Jefe de Taller sobre necesidades de otros equipos o de someter los en uso a reparacin.
Tareas eventuales Avisa al Gerente de Servicio sobre la necesidad de efectuar trabajos adicionales no previstos inicialmente para que con intervencin del Recepcionista se le comunique oportunamente al cliente sobre el costo y tiempo adicional que conllevarn tales trabajos extras. 44
Ejecuta y/o desempea cualquier otra labor que le sea solicitada por el Jefe de Taller.
RESPONSABILIDADES Los niveles de rendimiento para este cargo se alcanzan cuando, en cuanto a satisfaccin del cliente y normatividad de operaciones, se cumplan los parmetros que se les seala como criterios de evaluacin a los mecnicos del Departamento de Servicio. En cuanto a los materiales y equipos bajo su responsabilidad, mantiene operativo el estuche de herramientas entregado, y que se encuentra bajo su responsabilidad
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V.
RESPUESTOS MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:
RECURSOS HUMANOS
JEFE DE REPUESTOS COMERCIALIZACION GERENTE COMERCIAL PERSONAL DEL DPTO. REPUESTOS
Tiene a su cargo la supervisin y control administrativo del Departamento de Repuestos, contribuyendo a la satisfaccin del cliente y a la rentabilidad del negocio.
Jefe de Repuestos
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas Diarias: Dirigir el Departamento de Repuestos de modo que el inventario est siempre con la rotacin adecuada evitando las sobre existencias y los tems de bajo movimiento Dar ejemplo en el establecimiento, comunicacin y cumplimiento de los Estndares de post venta de satisfaccin al cliente y en lograr los objetivos de la Empresa. Establecer y mantener un sistema de control de stock de repuestos que cumpla con las normas internas de la Empresa, las de garanta y las de ventas al detalle, Talleres y al por mayor Establecer y mantener una poltica de relaciones con los clientes que asegure su completa satisfaccin. Mantener un sistema de registro y seguimiento en la atencin de los pedidos a Fbrica, resolver las quejas de los clientes y conseguir una clientela leal a la Empresa Mantener una comunicacin estrecha con el Taller preocupndose en forma especial por el abastecimiento de los repuestos que se requieren para las rdenes de Reparacin. Asegurar la rentabilidad del Departamento de Repuestos mediante la venta de repuestos y accesorios y su fluida rotacin. Evaluar el rendimiento de las ventas mediante el Control Diario de Operaciones y de otros reportes contables y toma las medidas correctivas que sean necesarias Controlar los gastos del Departamento de Repuestos 46
Velar por el orden, proteccin y seguridad en favor de un ambiente agradable de trabajo Preparar y supervisar las ordenes de pedidos de repuestos Procurar que los reclamos se procesen eficazmente. Archivar los catlogos, listas de precios y otra documentacin tcnica Establecer planes de mantenimiento de los equipos y enseres para que stos se conserven en buenas condiciones. Establecer y mantener procedimientos para entrenar, desarrollar y motivar al personal de su Departamento. Utilizar procedimientos de control de existencias e informes que reporten a las Gerencias de Comercializacin y General, informaciones rpidas, precisas, completas y oportunas del inventario de repuestos, su rotacin, los obsoletos, los de baja rotacin, las ventas perdidas por falta de stock, etc. Establecer y mantener un sistema de almacenaje que permite localizar rpidamente las estanteras y los repuestos Supervisar que todas las ventas de conjuntos, partes y piezas de repuestos al pblico sean efectuadas nica y exclusivamente por los mostradores y por el plantel de vendedores de la Empresa Exigir la preparacin diaria de las estadsticas de ventas de repuestos, por mostrador y por Taller tanto al contado y al crdito Controlar y verificar los precios de las mercaderas de procedencia nacional e importada y en esta labor se asegura de conseguir los precios ms bajos posibles para hacer frente a la demanda en condiciones de competencia, asegurando una ganancia razonable para la Empresa con los porcentajes aprobados. Controlar y verificar el ingreso de la mercadera al almacn de repuestos, sea sta de procedencia nacional o importada visando los partes de entrada en seal de conformidad y controlando el diario y oportuno registro de las operaciones a travs de los sistemas mecanizados a su disposicin. Es responsable por el cumplimiento oportuno de la realizacin del trabajo interno de su Departamento y enviar a Contabilidad, Centro de Procesamiento de Datos y Gerencia Comercial, en las fechas previstas, la informacin pertinente tendiente a destacar el cumplimiento y responsabilidad de su Departamento. Es su responsabilidad el programar viajes a las Sucursales de la Empresa con el propsito de chequear o analizar el stock de repuestos, dando recomendaciones y formulando relaciones de existencias de movimiento lento para su venta y liquidacin en las mejores condiciones. Supervisar la disciplina, puntualidad y comportamiento del personal a su cargo. Velar por la permanente capacitacin y actualizacin de los conocimientos del personal a su cargo a fin de lograr la mxima eficiencia operativa a travs de peridicas evaluaciones. Supervisar el trabajo interno de su seccin motivando en forma permanente actitudes positivas y estableciendo el espritu de equipo para lograr los objetivos propuestos. Supervisar y verificar el cumplimiento estricto de todas las circulares e instrucciones emitidas dentro de su rea de actividad, por la Gerencia Comercial o funcionarios gerenciales, dando instrucciones escritas que ataen a su rea de responsabilidad.
Tareas peridicas Establecer las polticas de pedidos de repuestos para abastecerse de stocks. 47
Establecer y mantener una poltica de compras y pedidos que le permita mantener una existencia equilibrada de repuestos, con una buena rotacin que maximice su disponibilidad, el rendimiento de la inversin y la satisfaccin del cliente. Establecer roles de visitas a Talleres y procedimientos expeditivos para la atencin de sus compras y entrega de los repuestos Plantear polticas de precios competitivos para venta de repuestos al detalle y a Talleres. Desarrollar y supervisar el Programa de Ventas de repuestos a Talleres y al por mayor Supervisar y controlar la correcta y oportuna confeccin de toda la documentacin por la venta de repuestos y otros, as como de los trmites administrativos que deben hacerse en el Departamento de Repuestos. Realizar pedidos de repuestos segn requerimientos, tanto de taller como de clientes por mostrador. Analizar los informes y correspondencia en general que le lleguen y que concierne a su rea de actividad y actuar teniendo en cuenta la conveniencia, el inters y las normas de la Empresa. Preparar debidamente y con oportunidad la correspondencia y los informes que son necesarios a la Gerencia Comercial y otras Gerencias Preparar informes mensuales de compras y ventas de repuestos a Maquinarias S.A. y otros proveedores. Analizar y evaluar en forma peridica el stock existente y formula relaciones que a su juicio y guiado por la experiencia se considera mercadera de movimiento lento, sugiriendo la forma ms conveniente de negociar esta mercadera evitando su obsolescencia. Organizar y supervisar los inventarios fsicos anuales de acuerdo al manual pertinente, los que sean solicitados por la Gerencia Comercial o dispuestos por las otras Gerencias, elevando informe de los resultados al Departamento de Contabilidad con copia al Auditor Interno
Tareas eventuales Iniciar y controlar promociones y campaas de publicidad de repuestos Revisar los resultados de la Encuesta de satisfaccin al cliente y pone en marcha estrategias de procesos para mejorar continuamente la satisfaccin del cliente. Sugerir al Gerente de Comercializacin programas eficaces de publicidad y marketing para mejorar la venta de repuestos a clientes y Talleres. Preparar y participar en las reuniones con los Gerentes y otros Jefes de Departamento Informar a la Gerencia Comercial de los equipos que necesita el Departamento. Establecer y mantener procedimientos para la conservacin de los repuestos en garanta que permita su fcil localizacin, documentacin, devolucin al distribuidor, establecimiento de responsabilidades del personal, etc. Revisar las facturas de proveedores por repuestos de importacin con el fin de detectar las subas inusitadas de precios que se estn operando en moneda extranjera o nacional, emitiendo un informe de las diferencias, cambio o modificaciones que detecte en cada lote de mercadera que llegue al almacn y remitindolo al departamento de Contabilidad con las recomendaciones del caso para la regularizacin de precios que no se ajusten al mercado. Supervisar y controlar el acceso de personal al almacn de repuestos, pues solamente se autoriza el ingreso de los trabajadores del rea. Autorizar el ingreso de personal ajeno al almacn cuando sea necesario.
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Controlar que todas las ventas de crdito sean sometidas previamente a la aprobacin del Jefe de Crditos y Cobranzas o quien lo reemplace, hacindose responsable de todas aquellas operaciones que no cumplen este requisito. Estar atento y mantenerse permanentemente actualizado de los precios, descuentos y dems condiciones establecidas o que se establezcan para el rea de repuestos
RESPONSABILIDADES Los niveles de rendimiento para este cargo se alcanzan cuando, en cuanto a satisfaccin del cliente, ventas, ganancias, rentabilidad y administracin de las existencias de repuestos, se cumplan los parmetros establecidos. Tambin es responsable por el control y buen uso de las listas de precios cada vez que reciba una nueva, anotando en ella la fecha en que entra en vigencia y retirando la anterior. Las listas de precios retiradas se conservan en el archivo en orden cronolgico
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MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
ASISTENTE DE REPUESTOS COMERCIALIZACION JEFE DE REPUESTOS
Tiene a su cargo la supervisin y control de insumos del Departamento de Repuestos, contribuyendo a la satisfaccin del cliente y a la rentabilidad del negocio.
Asistente de Repuestos
FUNCIONES ESPECFICAS
Ejecutar actividades relacionadas con la administracin y custodia de los bienes e insumos que se encuentran en el almacn de repuestos de la Empresa. Recepcionar y acreditar con la documentacin correspondiente la conformidad de los bienes que ingresan y salen de almacn, teniendo en cuenta si se ajustan a los requerimientos establecidos. Efectuar la correspondiente identificacin y codificacin del nmero de parte de los repuestos y asignar la correcta ubicacin de los bienes en el espacio fsico del almacn de repuestos. Coordinar el traslado de bienes que por sus caractersticas especiales tienen que ser almacenadas en otras instalaciones o enviados directamente a sus usuarios. Verificar y contabilizar la existencia de bienes que se encuentran en el almacn, determinar el stock de seguridad y el periodo de reposicin; as como informar sobre aquellos que se encuentran agotados. Realizar la entrega oportuna de los repuestos solicitados por el Taller, de acuerdo a la documentacin remitida. Elaborar la documentacin correspondiente al ingreso y salida de bienes del almacn y el parte diario, as como actualizar los instrumentos descriptivos, como inventarios, ndices, codificaciones, catlogos, fichas y guas. Controlar el movimiento de bienes en el almacn, mantener actualizado el software de Repuestos y elaborar las estadsticas de consumo mensual. Solicitar la disposicin de medidas preventivas y de seguridad contra incendios; as como para evitar el deterioro de los bienes almacenados. 50
Registrar, clasificar, y archivar la documentacin del rea, elaborar informes tcnicos y documentacin diversa. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Gerente de Produccin y Ventas.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la Empresa que expresamente le sean asignados, acreditar la conformidad de bienes que ingresan y salen del almacn; as como de la custodia y conservacin de los bienes a su cargo.
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MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE: DEFINICION DEL PUESTO
ALMACENERO COMERCIALIZACIN
JEFE DE REPUESTOS NINGUNO Tiene a su cargo la supervisin, control y organizacin de insumos, contribuyendo a la satisfaccin del cliente y a la rentabilidad del negocio.
Almacenero
FUNCIONES ESPECFICAS: Tareas diarias: Chequeo del sistema MINS de repuestos con pendientes o no llegados requeridos el da anterior. Encargado del almacn central. Solicitar repuestos de alto consumo en coordinacin con el Planner y el capataz. Mantener en orden y limpieza el almacn Distribuir y ordenar los repuestos de acuerdo a los equipos (livianos y medianos) Coordinar con el capataz los repuestos que ms salida tengan para su solicitud Tener el control de salida e ingreso de repuestos por lo menos con un kardex/ sistema control pc. Coordinar con la secretaria la elaboracin de Guas de Remisin para la entrega de repuestos y/o reparaciones efectuadas por la Empresa, al Almacn de SPCC/ coordinacin con el planner para la elaboracin de vales de requerimiento del da. Realizar la limpieza del Almacn diariamente. Operar computadoras para extraer cdigos de repuestos del MINS
Tareas peridicas: Redactar documentos con criterio propio de acuerdo a indicaciones generales. Brindar las facilidades al Administrador o personal SPCC, cuando se realicen visitas de inspeccin al Almacn y/o zonas que sean necesarias para el almacenaje de repuestos.
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Tareas eventuales: Redactar documentos con criterio propio de acuerdo a indicaciones generales. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Supervisor o Administrador. Se desarrolla funciones de mecnica.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la Empresa que expresamente le sean asignados, as como por la custodia, uso y conservacin de los bienes a su cargo.
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VI.
GUARDIANA MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:
RECURSOS HUMANOS
GUARDIANIA
JEFE DE TALLER NINGUNO Tienen a su carga velar por la seguridad en toda la Empresa, del personal tanto como de material, controlando a las personas que ingresan y salen.
Guardiana
FUNCIONES ESPECFICA Tareas diari as Ejecutar actividades de control y registro de los bienes y materiales que ingresan y salen de las instalaciones de la Empresa. Verificar la documentacin que acredite los bienes que ingresan y salen de las instalaciones de la Empresa conforme a las especificaciones tcnicas determinadas. Determinar las medidas preventivas y acciones de seguridad contra incendios y/o deterioro de los bienes y materiales de la Empresa. Custodiar las instalaciones de la empresa, as como los bienes que se encuentran en su interior de acuerdo a las normas de seguridad y control establecidos. Controlar el ingreso y salida de personas, as como de equipos, materiales y otros, de las instalaciones de la Empresa. Ayudar en el traslado y ubicacin de equipos, mobiliario, materiales entre otros. Puede corresponderle elaborar informes correspondientes al ejercicio de su funcin. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Jefe de Taller.
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RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la Empresa que expresamente le sean asignados, de la custodia y conservacin de los bienes a su cargo y acreditar la conformidad de los bienes que ingresan y egresan a la Empresa con la documentacin correspondiente.
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VII.
AGENCIAS MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:
RECURSOS HUMANOS
PUESTO:
SUPERVISOR GENERAL MINA ADMINISTRACION GERENCIA GENERAL, GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENCIA COMERCIAL
AREA: REPORTA A:
MANDO SOBRE:
ADMINISTRADOR Y PERSONAL DESTACADO EN SEDES Garantizar el cumplimiento de los objetivos empresariales realizando actividades operativas de supervisin del trabajo de las reas determinadas a su cargo,
Supervisor General de Mina

FUNCIONES ESPECFICAS Tareas Diarias: Supervisar el funcionamiento de las diversas reas determinadas a su cargo, Asistir a las reuniones programadas por SPCC para la evaluacin del funcionamiento general Controlar y supervisar las labores especificas de los administradores de cada rea Brindar las facilidades a la gerencia general, gerencia comercial y gerencia central para poder efectuar una evaluacin general de cada rea. Comunicar a la gerencia general, gerencia comercial y gerencia central sobre los logros alcanzados en negociaciones y nuevas perspectivas de trabajo. Programar las visitas de inspeccin semanales que realice durante el mes de trabajo
Tareas Peridicas
56
Efectuar informes mensuales a la gerencia general, gerencia comercial, gerencia central sobre su labor y el funcionamiento de cada rea Tareas Eventuales Asistir a los comits gerenciales cuando as lo disponga la Gerencia General. Efectuar informes especficos en el caso que cada gerencia lo solicite.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas por la Gerencia general y la Junta general de acciones que expresamente le sean asignados, as como por la custodia, uso y conservacin de los bienes a su cargo.
57
MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES: Ubicacin en el Organigrama
ADMINISTRADOR ADMINISTRACION JEFE DE OPERACIONES GERENTE CENTRAL GERENTE COMERCIAL PROFESIONAL TECNICO Y AUXILIARES
MANDO SOBRE:
Encargado de planificar, organizar, controlar, dirigir y tomar decisiones para la buena marcha de las actividades de su rea.
Administrador
TAREAS ESPECFICAS Realizar las coordinaciones para las cotizaciones de los trabajos. Coordinar con Logstica Arequipa sobre los pedidos de repuestos para la atencin a SPCC. Ingresar a Almacn los pedidos de repuestos. Tener el control de las facturaciones y los gastos de caja chica. Remitir semanalmente los reportes de caja chica, as como los sobre tiempos Mantener limpio y en buen estado de funcionamiento el departamento asignado para su uso por la Empresa. Brindar las facilidades al personal SPCC, cuando se realicen visitas de inspeccin al departamento asignado por la empresa. Formular los informes mensuales para las reuniones mensuales de productividad que lleva a cabo SPCC. Llevar el control de la libreta de control de los vehculos asignados a su Area y reportar los mismos a la Supervisin. Incentivar a su personal hacia una mejora de calidad de los trabajos efectuados en el Taller.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la Empresa que expresamente le sean asignados, de la conduccin, custodia temporal, mantenimiento y conservacin de los vehculos asignados. Gestionar negocios fuera del contrato.
58
MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
PUESTO:
SUPERVISOR O CAPATAZ DE TALLER ADMINISTRACION ADMINISTRADOR DE TALLER PERSONAL MECANICO,ELECTRICISTA Y SOLDADORES
AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:
Encargado de mantener en ptimas condiciones la organizacin y funcionamiento del Taller, tanto del material como del personal.
Supervisor o Capataz de Taller

TAREAS ESPECFICAS Tareas diarias: Disponer la limpieza del taller a cargo de los Mecnicos luego de la charla diaria de Seguridad y otras de carcter informativo. Distribuir al personal mecnico para el mantenimiento de las unidades que ingresen al Taller, segn las necesidades del Servicio y operatividad del Taller y asignara el tiempo justo y necesario para la ejecucin de los trabajos. Recepcionar las unidades que ingresen al Taller y anotar las fallas que reporten los usuarios (Formato), realizar los pedidos codificados al Planner y hacerle seguimiento a los mismos. Esta labor deber ser de carcter obligatorio y en forma diaria. Supervisar a los mecnicos en el uso de la mano de obra empleada en cada una de las unidades. Realizar las pruebas necesarias en las unidades luego de concluido el servicio y dar conformidad de la operatividad de la unidad. Coordinara diariamente con el supervisor de SPCC alcanzndole el Back look de las unidades en el taller. Mantener limpio y en buen estado de funcionamiento el departamento asignado para su uso por la Empresa. Brindar las facilidades al Administrador o personal SPCC, cuando se realicen visitas de inspeccin al departamento asignado por la empresa. Comunicar a los usuarios la disponibilidad de la unidad una vez concluido el servicio. 59
Efectuar la entrega de la unidad a los usuarios, una vez concluido el servicio. Asistir a las reuniones informativas programadas por personal SPCC con autorizacin expresa del Administrador. Programar el Rol de turno A y B del Taller y rol de limpieza de comedores y servicios higinicos. Elaborar en forma diaria los Reportes de Relacin de Equipo Reparado de los Turnos A y B. Atender y efectuar llamadas telefnicas y registrarlas de ser el caso. Elaborar Informes al Administrador del estado de las unidades cuando ingresen por accidentes-choques o presenten daos mayores. Solicitar y controlar los materiales para uso del Taller. Mantener limpio y en buen estado de funcionamiento el departamento asignado para su uso por la Empresa. Brindar las facilidades al Administrador o personal SPCC, cuando se realicen visitas de inspeccin al departamento asignado por la empresa. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Administrador. Elabora el rol de mecnicos para los dos turnos inclusive el de los domingos y feriados, deber efectuarlos si es posible mensualmente o semanalmente. Coordinar el pedido de repuestos con el Administrador y Supervisor para la gestin de requisicin y pedido.
Tareas peridicas: Dirigir las charlas diarias de Seguridad en ausencia del Administrador.
Tareas eventuales: Realizar inventarios de los estuches de herramientas de los mecnicos cada vez que sea solicitado por la Administracin, as como el marcado de las herramientas cada vez que le sea entregado al mecnico
60
MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE: DEFINICION DEL PUESTO
PLANNER ADMINISTRACION ADMINISTRADOR Y CAPATAZ NINGUNO
Planifica y programa el flujo de trabajo del departamento a su cargo en funcin a los requerimientos presentados por el cliente. Responde por el estado de los trabajos asignados.
Planner
TAREAS ESPECFICAS Tareas diarias: Realizar la transcripcin y llenado de las Hojas de Ordenes de trabajo de los Reportes de Equipo Reparado hacia las mismas incluyendo los nombres de los trabajadores y las horas que trabajaron en dicha unidad. Abrir las Ordenes de Trabajo en el sistema MIMS, as como el posteo del personal en el sistema. Abrir y realizar en el sistema MIMS las respectivas Solicitudes de Material por cada Orden de Trabajo realizado. Una vez cerradas las Ordenes de Trabajo seleccionar y separar por unidades todas las Ordenes y Archivarlas en el file de cada Unidad. Crear e imprimir formatos de taller cada vez que se necesite para ser llenado por los mecnicos. Atender y efectuar llamadas telefnicas y registrarlas de ser el caso.
Tareas peridicas: Realizar Solicitudes de Servicio cada vez que los trabajadores lo soliciten a los diferentes talleres por algn trabajo a realizar. Verificar con las Solicitudes de Material que las mismas hayan llegado de almacn hacia el punto de entrega. 61
Trasladar al personal al campo cuando no cuenten con la respectiva autorizacin para manejar vehculos. Coordinar algunos trabajos cuando el Supervisor/Administrador no se encuentre en el taller y mantenerlo informado de cualquier llamada de reporte de desperfecto de unidades. Bsqueda de cdigos o nmeros de parte de repuestos en los Manuales cada vez que sea requerida por el Supervisor. Elaborar el Programa Semanal de Mantenimiento de las Unidades del taller, actualizando las unidades que ingresaron al taller y realizando el respectivo sorteo de las mismas, para luego sacar un extracto de las unidades que asistirn la semana siguiente para su respectivo Mantenimiento Programado. Redactar documentos con criterio propio de acuerdo a indicaciones generales. Mantener limpio y en buen estado de funcionamiento el departamento asignado para su uso por la Empresa.
Tareas eventuales: Transcribir y realizar informes y enviar e-mails cada vez que el Capataz lo solicite. Salir al taller cada vez que el Supervisor/ Administrador lo solicite para realizar trabajos en cualquier unidad a la cual sea designado. Trasladar al personal al campo cuando no cuenten con la respectiva autorizacin para manejar vehculos. Control diario de la asistencia y charlas de seguridad realizadas en el taller. Llenado y actualizacin de los reportes de Equipo Reparado en el sistema cada vez que el supervisor lo solicite. Elaborar el formato de Cambio de Guardia del personal del taller. Solicitar y controlar los tiles de escritorio y materiales para uso del Taller. Brindar las facilidades al Administrador o personal SPCC, cuando se realicen visitas de inspeccin al departamento asignado por la empresa. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Administrador.
RESPONSABILIDADES Es responsable por el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos por la Empresa que expresamente le sean asignados, as como por la custodia, uso y conservacin de los bienes a su cargo, as como de la disposicin del vehculo asignado a su seccin y del buen desarrollo de las actividades y personal a su cargo.
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MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
SECRETARIA ADMINISTRACION ADMINISTRADOR NINGUNO
Asistir a la Administracin en la elaboracin, despacho y/o recepcin de documentos que se requiera para el logro de objetivos establecidos.
Secretaria
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias: Llenar formatos de Solicitudes de repuestos solicitados en el da, para verificar si son despachados los correctos. Transcribir informes y enviar e-mails cada vez que el Capataz, Administrador o supervisor solicite. Crear e imprimir formatos de taller cada vez que sea solicitado por el Administrador, Supervisor o Mecnicos. Elaborar la facturacin mensual de los trabajos realizados por los Talleres de Equipo Liviano y Mediano o cuando lo solicite el Administrador. Realizar la limpieza de la oficina del Taller. Atender y efectuar llamadas telefnicas y registrarlas de ser el caso. Mantener limpio y en buen estado de funcionamiento el departamento asignado para su uso por la Empresa. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Supervisor o Administrador.
Tareas peridicas:
Elaborar y controlar las Guas de Remisin para la entrega de repuestos o reparaciones efectuadas por la Empresa, al Almacn del Area que corresponde. Entregar Implementos de Seguridad al personal cuando corresponda. Realizar la limpieza de la oficina del Taller. 63
Tomar dictado y operar computadoras para elaborar documentos necesarios en el Taller. Redactar documentos con criterio propio de acuerdo a indicaciones generales. Solicitar y controlar los tiles de escritorio y materiales para uso del Taller. Brindar las facilidades al Administrador o personal SPCC, cuando se realicen visitas de inspeccin al departamento asignado por la empresa.
Tareas eventuales: Control diario de Charlas de Seguridad realizadas en el taller Equipo Liviano y Mediano Elaborar recibos de Caja Chica para el pago del personal eventual. Elaborar recibos de Caja Chica para el pago del personal por alimentacin Solicitar al capataz las libretas de control de las camionetas de la Empresa semanalmente para el control del combustible y recorrido.
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MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
MECANICO DPTO. DE SERVICIO JEFE DE TALLER NINGUNO
Responder de manera oportuna y con altos niveles de calidad con las reparaciones encargadas por los clientes
Mecnico
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas Diarias Con sujecin a las normas tcnicas impartidas por el Jefe de Taller, repara los vehculos que traen los clientes al Taller. Comprueba la calidad de las reparaciones hechas. Efecta los trabajos que se le asignen, tanto los de pre-entrega as como los de garanta y los de post venta con eficiencia y prontitud. Entrega los vehculos listos en la fecha sealada Cumple con las normas de seguridad del centro de trabajo, manteniendo la zona de trabajo limpia, bien ordenada y organizada en todo momento, lo mismo que las herramientas, ropas, equipos; cuidando la limpieza de los interiores y partes externas de los vehculos en reparacin Procura conseguir tiempos ptimos en cada reparacin avisando al Recepcionista con la debida anticipacin en qu momento va a quedar libre para recibir nuevos trabajos. Entrega a sus jefes informes exactos de tiempos y de trabajo Mantiene todos los equipos en perfecto estado de funcionamiento Informa al Jefe de Taller sobre necesidades de otros equipos o de someter los en uso a reparacin.
Tareas eventuales Avisa al Gerente de Servicio sobre la necesidad de efectuar trabajos adicionales no previstos inicialmente para que con intervencin del Recepcionista se le comunique oportunamente al cliente sobre el costo y tiempo adicional que conllevarn tales trabajos extras. 65
Ejecuta y/o desempea cualquier otra labor que le sea solicitada por el Jefe de Taller.
RESPONSABILIDADES Los niveles de rendimiento para este cargo se alcanzan cuando, en cuanto a satisfaccin del cliente y normatividad de operaciones, se cumplan los parmetros que se les seala como criterios de evaluacin a los mecnicos del Departamento de Servicio. En cuanto a los materiales y equipos bajo su responsabilidad, mantiene operativo el estuche de herramientas entregado, y que se encuentra bajo su responsabilidad
66
MANUAL DE FUNCIONES
RECURSOS HUMANOS
ALMACENERO MINA CAPATAZ Y DIRECTAMENTE ADMINISTRADOR NINGUNO
MANDO SOBRE:
Tiene a su cargo la supervisin, control y organizacin de insumos, contribuyendo a la satisfaccin del cliente y a la rentabilidad del negocio.
Almacenero
FUNCIONES ESPECFICAS Tareas diarias: Chequeo del sistema mins de repuestos con pendientes o no llegados requeridos el da anterior. Encargado del almacn central. Solicitar repuestos de alto consumo en coordinacin con el Planner y el capataz. Mantener en orden y limpieza el almacn Distribuir y ordenar los repuestos de acuerdo a los equipos (livianos y medianos) Coordinar con el capataz los repuestos que ms salida tengan para su solicitud Tener el control de salida e ingreso de repuestos por lo menos con un kardex/ sistema control pc. Coordinar con la secretaria la elaboracin de Guas de Remisin para la entrega de repuestos y/o reparaciones efectuadas por la Empresa, al Almacn de SPCC/ coordinacin con el planner para la elaboracin de vales de requerimiento del da. Realizar la limpieza del Almacn diariamente. Operar computadoras para extraer cdigos de repuestos del MINS
TAREAS PERIDICAS: Redactar documentos con criterio propio de acuerdo a indicaciones generales.
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Brindar las facilidades al Administrador o personal SPCC, cuando se realicen visitas de inspeccin al Almacn y/o zonas que sean necesarias para el almacenaje de repuestos.
Tareas eventuales: Redactar documentos con criterio propio de acuerdo a indicaciones generales. Otras funciones afines con el cargo que disponga el Supervisor o Administrador. Se desarrolla funciones de mecnica.
68

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Manual de Funciones

Guardiana ..................................................................................................................................... 54 VII. AGENCIAS .............................................................................................................................. 56

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A:

GERENTE GENERAL GERENCIA PRESIDENTE DE DIRECTORIO Gerente Central Jefes de rea

FINALIDAD DEL PUESTO

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

l PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE: FINALIDAD DEL PUESTO

GERENTE CENTRAL GERENCIA GERENTE GENERAL

Elaborar y emitir informes peridicos relacionados con la situacin econmica y financiera.

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:

FINALIDAD DEL PUESTO

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:

FINALIDAD DEL PUESTO

ADMINISTRACIN MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL ADMINISTRACION GERENTE GENERAL NINGUNO

AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:

FINALIDAD DEL PUESTO

Secretaria de Gerencia Central

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

SECRETARIA DE GERENCIA CENTRAL ADMINISTRACION GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO NINGUNO

DEFINICION DEL PUESTO

Secretaria de Gerencia Central

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

ADMINISTRADOR DE PERSONAL ADMINISTRACION GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PERSONAL AUXILIAR

DEFINICION DEL PUESTO

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A:

ASISTENTE SOCIAL ADMINISTRACION GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PERSONAL AUXILIAR

DEFINICION DEL PUESTO

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A:

CONTADOR ADMINISTRACION GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO AUXILIAR DE CONTABILIDAD FACTURACIN CAJA

DEFINICION DEL PUESTO

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

ASISTENTE DE CONTABILIDAD ADMINISTRACION CONTADOR GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

DEFINICION DEL PUESTO

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:

JEFE DE SEGURIDAD GERENCIA GERENTE DE SERVICIOS SUPERVISOR DE SEGURIDAD EN MINA

FINALIDAD DEL PUESTO

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A:

JEFE DE LOGISTICA ADMINISTRACION GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ASISTENTE DE LOGISTICA

DEFINICION DEL PUESTO

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:

ASISTENTE DE LOGISTICA ADMINISTRACION JEFE DE LOGSTICA NINGUNO

DEFINICION DEL PUESTO

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:

CAJERO ADMINISTRACION CONTABILIDAD NINGUNO

FINALIDAD DEL PUESTO

VENTAS MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:

JEFE DE VENTAS COMERCIAL GERENTE COMERCIAL VENDEDORES DE VEHCULOS

DEFINICION DEL PUESTO

CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES:

PUESTO: AREA: REPORTA A: MANDO SOBRE:

VENDEDOR DE VEHICULOS COMERCIAL GERENTE COMERCIAL NINGUNO

DEFINICION DEL PUESTO

TALLER MANUAL DE FUNCIONES CODIGO: FECHA: REVISADO: APROBADO: AUTORES: