Unidad 5 Entrevistas, Juntas y presentaciones efectivas Existen muchos tipos de entrevista, los que pueden definirse de las formas

ms variadas, sin embargo, en trminos generales, se trata de una situacin en la que una persona se somete a las preguntas realizadas por otra. Las diferentes clases de entrevista guardan relacin con el objetivo que sta persiga, y la informacin que con ella se pretenda obtener. Dentro del conjunto de las entrevistas ms realizadas se encuentra la entrevista periodstica, la entrevista laboral y la entrevista clnica. La entrevista periodstica es aquella que se realiza para los medios de prensa, ya sea escrita, o bien, para la radio o la televisin. En ella el periodista realiza una serie de preguntas a una persona con el fin de obtener informacin de inters pblico. Sin embargo, para la mayora de las personas, la entrevista laboral es la entrevista por excelencia. Es aquella a la que todos nos hemos expuesto alguna vez con el fin de obtener un puesto de trabajo. Por lo general, el entrevistador posee una pauta de preguntas en las que se busca indagar en ciertas caractersticas especficas de cada persona, y as poder encontrar al sujeto que cumpla de la manera ms idnea del perfil ideado para el puesto de trabajo. Esta situacin resulta, para la mayora de las personas, de bastante estrs, debido a esto, los especialistas recomiendan que se acuda a dar la entrevista con la mayor calma posible, y preocupndose adems de ciertos aspectos antes de asistir. Entre ellos, es recomendable investigar lo que ms se pueda en torno a la empresa a la cual se postula, llegar unos minutos antes de la hora acordada con un vestuario adecuado, saludar en forma

respetuosa, sentarse cuando se le indique y poseer una actitud que no permita que se muestren las inseguridades, guardando no parecer demasiado confiado.

En general, se recomienda lo siguiente para enfrentar exitosamente una entrevista personal: Escucha atentamente. Si sientes que la pregunta no est clara, puedes pedir cortsmente que te la clarifiquen. Antes de contestar, tmate una pequea pausa para considerar todos los antecedentes, de tal manera de dar una respuesta sustanciada. Siempre intenta ofrecer informacin constructiva y positiva. Ve directo al "grano". Puedes luego preguntarle al entrevistador si requiere que te extiendas ms. No te expongas a reas en las que puedas tener dificultades. Mantn la atencin y el foco en la entrevista. Siempre responde con la verdad, pero no des ms informacin que la solicitada, sobre todo si esta pudiera ser no favorable.

Con estos sencillos pasos estar ms preparado para asistir y enfrentar adecuadamente una entrevista laboral. Juntas Mucho se ha hablado sobre cmo realizar juntas de trabajo efectivas. En realidad es muy sencillo poder llevarlas a cabo, slo debemos de tomar en consideracin algunos puntos: Prepara la agenda de la junta por escrito. Especifica claramente lugar, fecha, hora de inicio y trmino de la junta, as como las personas que tomaran parte en la junta de trabajo. Realiza por escrito los temas a tratar durante la sesin, los tiempos asignados para cada tema, el objetivo o propsito de la junta. Bastar con un par de enunciados. No te extiendas demasiado. Eso si el objetivo debe de ser claro para todos.

En cuanto a la seleccin de las personas que tomaran parte de la junta de trabajo, ten en consideracin que debes de ser muy cuidadoso a la hora de seleccionar, esto con el fin de no convocar a personas que no tengan relacin alguna con los temas a tratar. Esto es uno de los principales problemas que se presentan. Enva una copia de la agenda, ya sea por va correo electrnico, fax o copia fotosttica antes de la junta a cada persona que tomar parte en la sesin. Cercirate que hayan recibido la agenda. Lleva un par de copias ms a la junta de trabajo, debido a que es muy comn que personas que asistan olviden llevar su agenda. Empieza y termina la junta a la hora pactada. Por respeto a las personas que llegaron puntales comienza la junta, puedes aprovechar este periodo de tiempo, para repartir o proporcionar el material necesario para la junta de trabajo, como podran ser copias de informes, marcadores, etc. Esto con el fin de dar un espacio de tiempo a que todas las personas lleguen. Ten siempre en consideracin los tiempos para cada tema, as como la hora de finalizacin de la junta. Esto es nuevamente por respeto a las personas y sus tiempos. Repasa la agenda con el grupo. Mediante una breve introduccin repasa con el grupo, todos los temas a tratar, tiempos asignados, as como los objetivos o propsito de la junta de trabajo. Esto con el fin de lograr que todos los miembros tengan una imagen clara de los resultados que se esperan obtener. Y se encuentren en la misma sintona. Respeta la agenda cumpliendo con todos los puntos establecidos. Lleva a cabo la sesin cumpliendo con el orden establecido en la agenda, as como con los tiempos previamente establecidos. Esto no quiere decir que una vez que el tiempo de un tema se ha terminado debe de continuar con el siguiente. Este

punto se deja a consideracin de la persona responsable o lder de la junta. Debido a que un tema puede ser de suma importancia para conseguir el objetivo o propsito de la sesin. Evita las desviaciones. Es muy comn que durante las juntas de trabajo, las personas se desven con comentarios o ideas, que pueden no aportar mucho al objetivo establecido en la agenda. Por lo cual debes de prestar suma atencin a los comentarios de los participantes e intervenir rpidamente, para evitar as una mayor desviacin del objetivo o propsito de la junta de trabajo. Si durante la realizacin de la junta de trabajo se presentan problemas, que no puedes solucionar utiliza algunas herramientas para la solucin de problemas y as continuar con la sesin. Diversifica la participacin. Permite que todas las personas asistentes participen y colaboren, esto con el fin de enriquecer los temas tratados. Recuerda todas las ideas son muy valiosas. Evita a toda costa que una persona monopolice la conversacin. Asigna tiempos para hablar, o te puedes valer de la asignacin de un orden especfico para que los miembros puedan aportar sus ideas. Resume los temas tratados. Una vez que todos los temas de la junta sean abordados realiza un pequeo resumen de cada una de ellos en donde especifiques claramente, que fue lo que se acord as como el responsable de llevar a cabo las acciones mencionadas dentro de la junta de trabajo. Puede realizar una minuta, en donde se registren todos los acuerdos y acciones a tomar por todas las personas, ah mismo puede recabar las firmas de compromiso de sus colaboradores, y envirselas por los medios ya mencionados anteriormente. Para poder dar seguimiento a los temas tratados. Cuntas veces hemos llevado a cabo juntas de trabajo en las que el comn denominador es prdida de tiempo y falta de solucin del problema a tratar. Una junta de trabajo es una reunin entre

colaboradores (empleados y jefes) con un objetivo comn, en un mismo espacio y a un determinado tiempo. Las juntas de trabajo pueden llevarse a cabo para solucionar algn problema, revisar resultados, darle seguimiento a planes anteriores o generar algn nuevo plan. Vamos a la junta semanal, otra vez!, T sabes para que vaya a ser? Slo es para perder el tiempo, ya que nunca llegamos a nada Le suena conocida la historia? Muchas juntas de trabajo son altamente improductivas porque los que acuden a ellas adolecen de cuatro factores indispensables para que se d una buena junta de trabajo. Estos factores son: un antecedente para los participantes, un objetivo comn, un moderador/facilitador y una conclusin con su minuta. El antecedente es la invitacin, o la minuta de anterior junta, de tal manera que el participante sepa que pas antes de la reunin. El objetivo es la razn por la que se est realizando la junta y cul ser el parmetro para medir si la junta termin y para evaluarla. Durante el desarrollo de la reunin, deber haber una persona que facilite dicha junta. Facilitar significa hacer que los participantes lleguen a cumplir el objetivo propuesto. Finalmente la conclusin es el resumen dnde se comenta lo que se hizo en la junta, y cul ser el siguiente paso. Junto con la conclusin deber elaborarse una minuta para consolidar los acuerdos a los que se han llegado durante la reunin. El facilitador es la personalidad central de una junta de trabajo, a continuacin describo algunas sugerencias para mejorar el desempeo del mismo. Tambin incluyo una gua para detectar los diferentes tipos de participantes en las juntas. El factor ms importante a considerar en las juntas, son los participantes a ellas. Cada da la tendencia es hacer las juntas ms interactivas, de tal modo que quienes acuden a ellas, puedan

tener un mayor provecho de la interaccin con el expositor. Anteriormente las juntas eran para or que deca el jefe, pero ahora, adems de or la opinin de jefe, l tambin escucha la de nosotros. Para que los participantes a una junta puedan llegar al objetivo propuesto, debern estar en un ambiente clido y a gusto. Existen varios problemas a evitar en juntas de trabajo; el facilitador, deber ayudar a que el grupo supere los siguientes estereotipos:

Vaciladores: divagaciones, bromas, prdida de tiempo improductivamente. Comprende a las personas que constantemente estn hablando de otra cosa: futbol, el huracn o la ltima versin del software. Son los tpicos que opinan slo para contar chistes, relacionados o no al tema de la junta. Despticos: no aceptan ideas, usan su poder para opacar opiniones, no comparten con los dems. Es el tpico jefe que regaa al ayudante: cmo crees! eso est mal, a quin se le ocurre! de plano, slo a ti se ocurre eso, qu no piensas?! Dominantes: Hacen menos a los dems, acaparan el tiempo, imponen sus ideas. Usan frases como: estoy seguro de lo que les estoy diciendo! Lo he probado miles de veces! Crees que no se? Reacios: estn callados, se conforman con todo lo que pasa, no opinan. Slo mueven la cabeza espordicamente aseverando o negando, pero nunca hablan. Este tipo de participantes, es muy comn que al salir de la junta se quejen de todo y exterioricen todos los errores que detectaron en la junta. Estn en un rincn, callados. Apresurados: Tienen urgencia de terminar, apresuran las presentaciones, cierran las sesiones de preguntas.

Constantemente comentan: bueno, pues con esto terminamos Sordos: No atienden ms que a sus opiniones, no escuchan al moderador. Desviadores: sacan al grupo del tema, mueven la conversacin a otro tema. Rivales: exteriorizan conflictos anteriores, usan el foro para aclarar problemas anteriores.

El facilitador deber identificar rpidamente a los participantes con estas caractersticas, para poder contrarrestarlas y as interaccionar con todos ellos en la junta. Las siguientes sugerencias pueden ayudarle a manejar a los participantes de cada tipo:

Vaciladores: hacerles preguntas directas. Despticos: hacerles preguntas directas sobre su opinin, reconocer cuando tienen un acierto. Dominantes: hacerles preguntas con respuesta negativa como: entonces usted lo que dice es que? Es importante para este tipo de preguntas conozcamos que la respuesta va a ser negativa, de tal modo que el participante acepte decir no. Reacios: hacerles preguntas dicotmicas (SI/NO), para que se vayan integrando. Al participar reconocer dicha participacin ante el grupo: muy bien!, excelente opinin! Apresurados: Identificar algn tema de inters relacionado con la presentacin e involucrarlos. Preguntarles: de qu forma se relaciona este tema con su rea de competencia?, nos podra platicar un poco ms de? Sordos: Realizar preguntas guiadas: verdad que es mejor? est usted de acuerdo que?, reconocer las intervenciones que tengan.

Desviadores: Hacer preguntas de regreso a tema como: de qu forma se relaciona su comentario con? podramos utilizar lo que usted comenta para?. Rivales: Evitar que se confronten, desviando las preguntas directas de un rival a otro, contestndolas usted mismo, o invitando a otro participante a opinar. Usar frases como: un momento, de lo que usted acaba de comentar me gustara conocer la opinin de

Definitivamente el manejo de participantes difciles no es fcil, pero de esto depende que la junta de trabajo pueda ser altamente efectiva, y no se vea opacada por participantes atpicos y apticos. Estos puntos que se mencionaron debern practicarse, tanto la identificacin del tipo de participante como el manejo del mismo. La repeticin y prctica de los anteriores puntos harn que se desarrolle en ustedes una habilidad para manejo de grupos y conduccin de una reunin.

Audiovisual # 14 Audiovisual # 15

Actividades - Correo electrnico para dudas -Representar en clase presencial por equipos la realizacin de una junta apoyada con presentaciones efectivas, en donde se juegan

diferentes roles y empresas previamente asignadas por el facilitador

Bibliografa Tcnicas para presentaciones eficaces/Andrew Bradbury/Ed. Gedisa S.A Informes, comunicados y presentaciones/Simonetta Vercelli/ Editorial de Vecchi