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El ciclo de coordinacin de acciones

Presentamos un modelo que nos va a permitir hacer peticiones y ofertas de forma estructurada para conseguir el compromiso de nuestros colaboradores, este modelo nos sirve adems para coordinar acciones. Est integrado por 4 etapas: 1) Etapa de preparacin: el que pide o solicitante debe crear el contexto en el cual la solicitud y la promesa se articulan. Termina con la peticin. Es fcil hacer peticiones? Muchos creemos que s, pero en la mayora de los casos estas peticiones no son claras ni especficas, lo cual no es fcil. Debe haber una persona que habla y otra que escucha. No sirve dirigirse a nadie en particular. (Hay que arreglar la impresora, y nadie se da por aludido, decepcin del que pide porque la persona que pensbamos que se iba a hacer cargo no se dio por aludida). Claridad en cuanto a lo que hace falta (No me siento bien con el cliente X. Tendra que especificar qu acciones futuras necesito para encontrar lo que hace falta. Me gustara un informe de las siguientes caractersticas generales de este cliente para reunirme con l en 3 das) Aclarar qu quiero, cmo lo quiero y cundo lo quiero Asegurarnos de que compartimos un trasfondo de obviedad, que lo que es obvio m tambin lo es para la otra persona. Muchas veces damos por obvio cosas que creo que son claras para la otra persona. (Ej. Yo doy por hecho que los informes no deben ser mayores que una pgina, pero tengo que asegurarme que la otra persona piensa lo mismo). Confiar en que la persona puede llevar a cabo la peticin y tomar en cuenta la respuesta. (ej. Hacer peticiones casuales por hbito y despus no tener en cuenta la respuesta).

2) Etapa de negociacin: Termina con una promesa. Muchas veces somos incompetentes para articular promesas. Me piden que hago algo y yo respondo: seguro, en cuanto pueda, claro. No queda muy claro si he
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asumido un compromiso o no. Con el tiempo se va evidenciando que yo no tena un compromiso con esa actividad. O he adquirido el compromiso pero luego he hecho algo equivocado. Aqu el proveedor articula la promesa, el solicitante se formar un juicio acerca de su proveedor y de la conveniencia de seguir tratando con esa persona en el futuro. Esta es una de las razones de por qu es tan importante hacer peticiones claras y articular una buena promesa y cumplirla cabalmente. Si no lo hacemos, se crearan dudas acerca de nuestra capacidad para futuras tareas. Cada uno de nosotros hacemos juicios acerca de la confianza que tenemos en el otro cada vez que le hace una peticin. Este juicio lo hacemos en funcin de experiencias anteriores. En qu basamos la confianza? En honestidad, competencia y responsabilidad. Si no se dan los tres elementos no puedo confiar 100% y tendr que estar atento. Yo hago una peticin, t aceptas el compromiso de llevarlo a cabo, yo juzgo basado en experiencias pasadas si ests siendo sincero, si eres lo suficientemente competente y responsable para tomar el riesgo de trabajar juntos. Si t no cumples tendr dudas acerca de cualquiera de los tres elementos en el futuro. Los juicios que yo hago en los dems influyen en la intencin de establecer compromisos. Muchas veces aceptamos peticiones sabiendo que no las vamos a poder cumplir. ste sera el momento para aceptar o declinar la peticin, as tienes tiempo para buscar a otra persona. Si queremos colaboradores capaces de enfrentar con xito los compromisos y retos, necesitamos proporcionarles opciones durante la negociacin y no slo que se vean obligados a aceptar sin ninguna otra alternativa. LA GENTE NECESITA TENER LA OPCIN DE NEGOCIAR,

CONTRAOFRECER, PROPONER Y AUN INCLUSO DECLINAR.

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En

nuestra

funcin

como

managers

requerimos

que

nuestros

colaboradores sean capaces de ofrecer movimientos alternativos si queremos cumplimiento de compromisos. 3) Etapa de desarrollo. Donde se llevan a cabo las actividades correspondientes. Cuando terminan declaran que el compromiso se ha cubierto. Muchas veces declarar que hemos terminado esta fase no se hace de manera explcita, no decimos nada. A veces terminamos antes de lo que nos hemos comprometido y no lo decimos, la otra persona podra aprovechar este tiempo de ms para revisar y corregir. Otras veces en lo que fallamos con frecuencia es en no avisar lo antes posible que no vamos a estar en condiciones de cumplir el compromiso en la manera que fue establecido o en el tiempo pactado. Como clientes, como managers, nos gustara que nos avisaran con tiempo si no se va a poder llevar a cabo la peticin? A veces necesitamos ayuda y no la pedimos, tenemos que hacer peticiones a otras personas, este ciclo puede depender de otros ciclos subyacentes. (yo vendedor para cumplir promesa con cliente tengo que iniciar el ciclo con otras personas de mi compaa). Un ciclo puede verse afectado si no se cumplen los ciclos que hay detrs. Todas las actividades que realizamos en una empresa estn relacionadas en una red de peticiones y compromisos. 4) Etapa de evaluacin. El solicitante evala su nivel de satisfaccin con el trabajo realizado. Muchas veces los que realizan el trabajo se quejan de que nunca saben si su responsable est satisfecho con el trabajo realizado o no. En otros casos, es el que realiza el trabajo el que no se preocupa de investigar el nivel de satisfaccin de su solicitante. Esta etapa termina cuando el solicitante declara, su aceptacin y satisfaccin o insatisfaccin, y as el Ciclo puede volver a empezar. Qu conseguimos pidiendo de esta manera estructurada? Crear y cumplir compromisos. Afrontar la realidad con valor. Asegurar el cumplimiento de objetivos ambiciosos, demostrando un sentido de
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urgencia, redirigiendo. Y poder pedir esfuerzos cuando sea necesario. En definitiva LIDERAR CON EL EJEMPLO. Apoyar a los miembros del equipo, haciendo seguimiento de su progreso. En definitiva, genera alto rendimiento y liderar en el cambio. Alinear al equipo alrededor de una visin de negocio y asegurar soporte a los objetivos de la organizacin, en definitiva, construir para crecer.

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