COSTOS ESTIMADOS

KARLA CARO MARTINEZ YAIR FLOREZ ATENCIA DAYANIS LOPEZ CASTILLO JOSELINA MENDOZA DE LA OSSA MILKAR PATERNINA CAMARGO

UNIVERSIDAD DE SUCRE FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVA PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS SINCELEJO-SUCRE 2011

COSTOS ESTIMADOS

KARLA CARO MARTINEZ YAIR FLOREZ ATENCIA DAYANIS LOPEZ CASTILLO JOSELINA MENDOZA DE LA OSSA MILKAR PATERNINA CAMARGO

CONTABILIDAD DE COSTOS

TATIANA MERCADO COVO

UNIVERSIDAD DE SUCRE FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVA PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS SINCELEJO-SUCRE

2011

Tabla de contenido

COSTOS PREDERTERMINADOS. Los costos predeterminados son aquellos que se determinan con anticipacin a la fabricacin, es decir, previos al perodo de costos. Los dos tipos de costos predeterminados son:

Estimados: Calculan en forma predeterminada el costo unitario de cada elemento, sirviendo adems como gua para fijar precios, presupuestar trabajos y registrar las operaciones. No constituye un verdadero sistema, sino que es un mtodo de clculo que se complementa con los de rdenes y procesos Estndar: Son costos tcnicamente predeterminados que sirven de base para medir el desempeo real. Los costos estndar son tiles porque permiten a la empresa planear, asignando responsabilidades polticas y mtodos de la evaluacin del desempeo.

Naturaleza de los costos estimados Este es uno de los mtodos de contabilizacin de costos ms antiguo de que se tenga noticia. Puede decirse que se origino en las necesidades de algunas personas en su trabajo particular, y poco a poco se fue extendiendo a pequeas y grandes industrias en donde su aplicacin es ms factible. Por ejemplo, un sastre o un zapatero siempre han tenido que predeterminar o calcular que se espera que sean los costos de la produccin para poder fijar los precios de venta de sus artculos mucho antes de que estos sean elaborados. Y lo mismo sucede con un sinnmero de empresas en donde el mtodo es aplicado, tales como zapatera, industria de confeccin de vestido, panadera, mueblera y muy especialmente en la industria de la construccin y en diversas labores de ingeniera en donde, pese a los adelantos de la contabilidad de costos se siguen aplicando los estimados por su sencillez y por los buenos resultados que ofrecen, sin muchos gastos de administracin. Definicin Los costos estimados representan nicamente una tentativa en la anticipacin de los costos reales y estn sujetos a rectificaciones a medida que se comparan con los mismos.

Este sistema consiste en: Predeterminar los costos unitarios de la produccin estimando el valor de la materia prima directa, la mano de obra directa y los cargos indirectos que se consideran se deben obtener en el futuro, comparando posteriormente los costos estimados con los reales y ajustando las variaciones correspondientes. Constituyen un sistema de costos predeterminados tomando en consideracin la experiencia de ejercicios anteriores. Indica lo que puede costar producir un artculo, motivo por el cual dicho costo se ajustar al costo histrico o real. De la comparacin resulta discrepancias entre lo estimado y lo real conocidas con el nombre de variaciones, mismas que sern una llamada de atencin que obliga a estudiar el porqu de la diferencia.

Caractersticas Los costos estimados se ajustan a los histricos. Las variaciones modifican el costo estimado mediante una rectificacin a las cuentas aceptadas. Se vasa en experiencias adquiridas y un conocimiento de la empresa. Es mas barato implementar y ms caro su sostenimiento. El costo estimado es la tcnica primaria de valuacin predeterminada.

Ventajas

Segn Prez Ortega (1988), la estimacin de los costos debe abarcar necesariamente los tres elementos del costo del producto e inclusive costos de distribucin; de aqu que el sistema de costos utilizado en estas circunstancias sea ntegramente predeterminado y no circunscrito en su predeterminacin a uno solo de los elementos del costo. La estimacin efectuada en este sistema de costos permite al incorporarse a la contabilidad de costos, lograr ciertas reducciones de la recopilacin y anlisis de costos realmente incurridos, lo cual permite simplificar el procedimiento La predeterminacin de los tres elementos del costo de produccin, inherente al sistema de costos estimados trae adems una tercera ventaja que es la de control de costos, tan importante o ms que las dos anteriormente apuntadas y que radica justamente en las posibilidades adicionales de control que brinda toda

predeterminacin. En efecto, el control ejecutivo es ms efectivo cuando hay oportunidad de comparar sistemticamente cifras representativas de erogaciones o hechos previstos o planteados como objetivos. La comparacin entre unos y otros, la cuantificacin de las diferencias relativas y el anlisis e investigacin posteriores de las mismas, proporcionan a la administracin un conocimiento objetivo de la medida y causas por las cuales la realidad se ha apartado de las metas prefijadas, permitindole as adoptar una serie de medidas correctivas cuando este alejamiento obedece a fallas manifiestas surgidas en la ejecucin real de las operaciones y puestas en evidencia a travs del mecanismo correcto.

Sin embargo, a pesar de las ventajas derivadas de la posibilidad de comparar cifras predeterminadas con reales en cada uno de los elementos del costo, una limitacin propia del sistema de costos estimados, consiste tanto en la forma en que por lo normal suelen predeterminarse los costos cuando se utiliza ese sistema y que no es enteramente tcnica ni cientfica, y consecuentemente no puede decirse que refleje en forma ntegra metas indiscutibles por lograr, como en el poco anlisis derivado de la forma simplificada en que se recopilan las cifras de costos realmente incurridas. Dicho en otros trminos, si por una parte las estimaciones de costos se realizan en una forma un tanto emprica, a travs de aproximaciones y evaluaciones previas no cientficas y, por la otra, las cifras representativas de costos reales se simplifican al mximo, en beneficio de economas de operacin contable, sacrificando tcnicas de detalle y anlisis, como el punto de referencia (costo real) adolece de fallas en su respectiva elaboracin y por consecuencia, el posible control emanado de una comparacin semejante est necesariamente viciado por las deficiencias en el cmputo de los elementos comparados.

Sin embargo, en la actualidad el sistema de costos estimados, dada la simplificacin del carcter contable inherente al mismo, es de gran aplicacin en industrias que no elaboran una amplia variedad de productos y que no estn profusamente departamentalizadas. Consideradas estas posibilidades de su aplicacin prctica y efectiva, aun con las limitaciones de control ya expuestas, su conocimiento es de esencial inters en nuestro medio industrial, en el que todava existe un gran nmero de industrias de esta naturaleza, en que la utilizacin de un sistema de costos estimados seguramente brindar mayores beneficios y menor costo de operacin contable que un sistema de costos histricos.

Condiciones para usar costos estimados Se puede utilizar costos estimados cuando: 1) Las operaciones de fabricacin son muy sencillas. 2) Los distintos artculos elaborados son pocos en caractersticas y en tamao. 3) Se estima que las variaciones sean pequeas entre un perodo y el siguiente. 4) Los propietarios de la empresa no requieren utilizar un procedimiento muy especificado de costos.

Mtodos de costos estimados Son 3 los mtodos ms conocidos: 1-Empleo de los costos estimados, junto con rdenes de fabricacin, de una gran aplicacin en construcciones e ingeniera, con propsitos ms que todo estadstico entorna a la comparacin de los estimados con los reales por que de todas maneras se consideran los datos histricos en los registros contables. Este mtodo ofrece la oportunidad de ir comparando los costos estimados con los reales de cada una de las rdenes de produccin, cada semana, y hacer las correcciones necesarias en las nuevas estimacin. 2-Utilizacion de cuentas de trabajo en procesos para cada uno de los elementos de costo, junto con el sistema de costo histrico por procesos, y comparacin, al final del proceso contable, de los datos estimados con los reales. Este mtodo es bastante empleado en muchas industrias de produccin continua, y los datos estimados quedan incluidos en los registros contables para efectos de comparacin al final del periodo y poder mostrar los ajustes que sean necesarios nicamente con miras a hacer posteriores estimaciones en una forma ms correcta, por cuanto los datos histricos sern los que se llevaran a los estados financieros. 3-Empleo de cuentas de trabajo en procesos por cada departamento de produccin, y comparacin al final de periodo de los datos estimados con los reales. Predeterminacin de cada elemento del costo La predeterminacin de cada uno de los elementos del costo, cuando se aplica estimados, se debe hacer teniendo en cuenta muchos factores. Por ejemplo, en el

caso de los materiales no solamente se deben considerar las experiencias de periodos anteriores, sino tambin la situacin econmica de la regin donde se est operando, las posibilidades de cambios en los precios, la calidad del material empleado etc. En cuanto a la mano de obra se requiere conocer a la forma muy cuidadosa no solo los sistemas de administracin de salarios que se estn empleando, si no tambin la capacidad y la preparacin adecuada del personal que intervienen en la elaboracin de los artculos. La predeterminacin de los gastos generales es aun mas difcil por el sin numero de factores que se deben estudiar muchos de ellos casi imposibles de controlar. En relacin con el termino Costos predeterminados existen muchos criterios diferentes en cuanto a sus subdivisin en estimados y estndares. Mientras la mayora establece como diferencias en mayor o menor grado de perfeccin en la utilizacin de datos cientficos, hay quienes consideran que en esencia no son los mismos y que no debe hacer distincin entre unos y otros.

Bases para la incorporacin de los costos estimados: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Clculo de la hoja de costos estimados. Clculo de la produccin terminada a costo unitario estimado. Clculo del costo estimado de la produccin vendida. Valoracin de la produccin en proceso a costo estimado. Determinacin de las variaciones y su eliminacin. Correccin de la Hoja de costos estimados por unidad.

Obtencin de la Hoja de Costos Con motivo de lo medular, bsico y trascendente, que es la determinacin confiable del Costo Unitario, puesto que de ah depende que lo dems est bien, se le da una atencin especial en su desarrollo. En estas condiciones, hay una programacin de juntas o reuniones del Comit de Presupuestos, para mltiples posible acciones, teniendo entre ellas, como importante, el estudio y sugerencia de cada tipo de unidades que se van a vender, producir, administrar y financiar. Antes de proceder la elaboracin de la Hoja de Costos, el encargado de acopiar los datos (contador de costos) deber hacerse llegar de informacin accesoria sobre cada producto, pudiendo comenzar con el anlisis del proyecto y estudios

previo, para lo cual consulta con el proyectista sobre el tiempo para desarrollar el artculo; con El Ingeniero de Produccin, los datos para realizarlo (separacin de partes, de operaciones, de los Elementos del Costo, as como mtodos especiales por clase, tamao, peso, etc. En esas condiciones, ya puede con ms conocimiento, proceder a obtener los factores para la predeterminacin de los costos, considerando que est definido, de cada artculo a fabricar, el volumen aproximados de produccin que se pretende que fue resultado de los estudios y ajustes de la capacidad de elaboracin, estudio del mercado, y el aspecto financiero. El paso siguiente es proceder la determinacin de los elementos del costo, comenzando con los materiales directos, en cuanto a la cantidad y el precio. El segundo elemento del costo son los sueldos y salarios directos, el tercer elemento del costo, lo integran los gastos indirectos de produccin. Tambin se precisa la cantidad, en Horas-Hombre, que es la misma considerada para Sueldos y Salarios, ya que la operacin se efecta en el mismo tiempo, pero en el caso, que cada vez es ms actual, en que las Horas-Maquina sean ms que las Horas- Hombre, las primeras sern tomadas en consideracin, o quiz una combinacin de Horas-Hombre y Horas-Maquina. Es necesario precisar que se harn tantas hojas de costo de produccin unitario estimado, como unidades por elaborar diferentes existan. Procedimiento contable Cuando se emplea en costos estimados el mtodo de predeterminar el trabajo en proceso por cada elemento, se procede a calcular antes de la produccin efectiva, los costos estimados, los costos de inventario de trabajo en proceso, el inventario de productos terminados y el costo de productos vendidos. Durante el periodo los datos reales se obtienen por el sistema de costo histrico por proceso. La recoleccin de los datos estimados se acostumbra a llevar en una Tarjeta de costos estimados por cada operacin del proceso, y al final del periodo, toda la informacin se traslada a una tarjeta maestra para hacer ms fcil la comparacin entre esos datos y los reales. Una tarjeta de costos estimados esencial para el buen funcionamiento de este mtodo suele tener diversas formas de acuerdo con las implicaciones propias de cada empresa. Una forma bastante comn, para una empresa con 2 departamentos de produccin.

Cuando junto con el sistema de costo estimado se est aplicando para obtener al terminarse un pedido o cumplirse un periodo nada queda en proceso, es decir, todas las unidades han quedado totalmente terminada en cuanto a eso pedido o periodo, basta con comparar los datos con los reales, y pueden presentarse entonces 2 situaciones: 1-Que los costos estimados sean exactamente igual a los reales, lo que es muy difcil que suceda, y no habra ninguna naturaleza. 2-Que se presente diferencias y haya necesidad de mostrarla por intermedio de una cuenta de ajuste o cuenta de ajuste. Si ha surgido una subestimacin (con saldo debito) necesariamente aumentara el costo de la mercanca vendida al serrarse la variacin o a aparecer en la cuenta ganancia perdida segn sea el criterio de que tienen a su cargo los asuntos contables en la empresa. Si la variacin es sobre estimada con saldo crdito suceder todo lo contrario. El problema principal en costos estimados se presenta cuando al terminar el periodo o finalizar un periodo de produccin, quedan productos semiterminados es decir, queda un Inventario de trabajos en proceso. La aplicacin de los costos estimados lleva consigo el uso del inventario peridico para los clculos y el procedimiento contable que se sigue cuando se llevan las cuentas de trabajo en proceso para cada elemento del costo y al final de un periodo. 1-contabilizacion del material. Cuando se compran materiales estos se contabilizan a precios reales mediante el siguiente asiento: Materiales directos..xxxxxxxx Cuentas por pagar..xxxxxxx El uso de los materiales no se registra en forma inmediata, como bien se recordara, la contabilidad financiera ensea que cuando se est utilizando el sistema de inventario peridico, el uso solo se conocer al final del ciclo contable, cuando se hace un inventario fsico de las existencias de materiales y se compara dicha cifra con la suma de lo que se tiene al principio mas lo que se compra en el periodo; la diferencia nos dar el monto de los materiales directos usados en la produccin, y se contabilizaran de la siguiente manera. Inventario.xxxxxxxx Materiales directosxxxxxxxx

2-contabilizacion de la mano de obra: la nomina de la fbrica se paga en forma corriente de acuerdo con el sistema de administracin de salarios que se est llevando, sin hacer discriminacin de la directa e indirecta, mediante el siguiente asiento: Nomina de fabricaxxxxxxxxx Caja.xxxxxxxx Deducciones de nomina.xxxxxxxx Posteriormente se hace un anlisis de la nomina discriminndola en directa o indirecta y se contabiliza su consumo mediante el siguiente asiento. Inventario mano de obra.xxxxxxxxxx Nomina de fabricaxxxxxxxxx

3-contabilizacion de los gastos generales. Como los gastos se contabilizan igualmente con datos reales, el asiento para llevarlos a la produccin es el siguiente.

Inventario (gastos generales)..xxxxxxxxxx Caja (crditos varios)xxxxxxxx

4-contabilizacion de productos acabados. Al final del periodo se elabora un informe de produccin en el cual se registran las unidades producidas pero valoradas con costos estimados. Dos situaciones diferentes se pueden presentar en este momento en relacin con estas unidades. a) Que todas estn terminadas es decir, que no haya quedado ningn inventario en procesos. En este caso la cuenta de inventario de productos terminados valoradas con costos estimados, se compara con la cuenta de inventario en procesos expresadas en datos reales mediante el siguiente asiento que implicaran sumas iguales: Inventario de productos terminados..xxxxxxxxxxx Inventario de trabajos en proceso..xxxxxxxxx

Si se presentara una diferencia entre las dos cuentas anteriores surgira una variacin ocasionada por estimaciones correctas que puede ser favorable o desfavorable segn que lo real sea mayor o menor que lo estimado. Esta variacin o (cuenta de ajuste), puede serrarse directamente costo de mercanca vendida, o con ganancias retenidas, o prorratearse de alguna manera entre las 3 cuentas de produccin.

b) Que no todas las unidades se conviertan en mercanca terminada, es decir, que haya quedado inventario de trabajos en procesos, o sea unidades a las cuales les falta un determinado porcentaje de elaboracin para quedar completamente terminada. En este caso, las cuentas de inventario de productos terminados. En este caso, las cuentas de inventarios de productos terminados, valorado en costo estimado, y inventario de materiales, inventario de mano de obra e inventario en gastos generales, evaluadas tambin con costos estimados de acuerdo con los datos calculados para cada elemento, se manifiestan mediante gastos de conversin del trabajo en proceso en mercanca terminada. Inventario producto acabadoxxxxxxx Inventario de materiales.xxxxxxxx Inventario de mano de obra...xxxxxxxx Inventario de gastos generales.xxxxxxxx En el asiento anterior (un debito y 3 crditos) no se presenta ninguna variacin puesto que lo nico que se ha hecho es registrar las unidades terminadas (el debito) y el trabajo en proceso por cada uno de los elementos del costo (los crditos) con base en los datos estimados los abonos de inventario de trabajos en procesos por cada uno de los elementos del costo, creara un saldo final de trabajo en proceso en cada uno de ellos. Estos saldos finales se compararan con los costos de las unidades que han quedado en proceso valorados por estimados, de acuerdo a la produccin equivalente, la misma del sistema de costo por proceso estos costos se obtienen de la siguiente manera: Se hace un inventario fsico de los productos en proceso y se evalan al costo estimado para obtener un inventario de productos en proceso de acuerdo con la produccin equivalente y hacer as una correcta proporcin del trabajo realizado en esas unidades. Se puede ver esto ms claramente con el siguiente ejemplo: Si se estima que el costo de un traje para hombre es de 110000 discriminado as: por concepto de materiales; 50000 por mano de obra, y 30000 por gastos generales, y si suponemos que al final del periodo el inventario fsico del trabajo en proceso

muestra una existencia de 120 trajes a los cuales le falta un 50% en cuanto a mano de obra y otros 50% por gastos generales para quedar completamente terminado el costo de inventario de trabajos en proceso, o sea de los 120 vestidos, de acuerdo con la produccin equivalente, sera el siguiente: 120 vestidos x $30.000 (100% por materiales) 120 vestidos x $25.000 (50% por mano de obra) 120 vestidos x $15.000 (50% por gastos generales) Total $3600.00 $3000.00 $1800.00 $8400.00

Se obtiene a si un Inventario trabajo en proceso valorado a costos estimados, que al ser comparado con el inventario trabajo en proceso con datos reales, nos dar una variacin debida a los errores de estimacin.

Coeficiente rectificador Margen o porcentaje de error que tuvimos entre lo que realmente gastamos y lo que estimamos gastar. Las variaciones registradas en Produccin en Proceso siempre deben registrarse abonadas en rojo o negro Las variaciones registradas en las cuentas de variacin se registran cargadas o abonadas pero siempre en negro En costos estimados siempre lo mnimo y lo mximo a corregir es la produccin terminada Las cuentas de Produccin en Proceso, Produccin Terminada y Costo de Produccin de lo Vendido se debern corregir de Costos Estimados a Costos Histricos a travs del Costo Unitario Ajustado Se utilizaran tres cuentas de variacin (Mano de Obra, Materia Prima y Gastos Indirectos) Siempre debern ser cargados los ajustes de las cuentas de Inventario Final de Produccin en Proceso, a Produccin Terminada y Costo de Produccin de lo Vendido, independientemente del color que corresponda, las cuentas de Produccin en Proceso se saldan a valor estimado Frmula: Coeficiente rectificador: Variacin Produccin Terminada Produccin en Proceso A Costo Estimado + a Costo Estimado

OBJETIVO GENERAL Analizar que es el costo estimado y cada uno de sus elementos en la contabilidad de costos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar que es el costo estimado y sus caractersticas. Analizar y comprender las ventajas y deventajas de la implementacion de los costos estimados. Identificar los distintos mtodos para obtener el costo estimado. Conocer como es el manejo de la hoja de costos y su procedmiento contable.