Universidad de Puerto Rico, Ro Piedras Sistema de Bibliotecas Biblioteca de Administracin Pblica

Jeannette Lebrn Ramos, MPA Mayo 2011

Semana de la Biblioteca 2011

1.

Conocer la herramienta tecnolgica Dropbox y sus beneficios.

2.

Visualizar a Dropbox como una herramienta de apoyo en el mbito educativo, laboral y personal.

3.

Crear una cuenta en Dropbox y aprender a descargar el programa a su ordenador.

 Aprender a manejar Drobox desde el ordenador

Crear carpetas

4.

Insertar documentos en carpetas Compartir enlaces de documentos

Aprender a manejar Drobox desde la cuenta en Internet.

Crear carpetas Subir documentos

5.

Descargar documentos Compartir carpetas etc.

6.

Conocer las formas de adquirir espacio adicional (gratuito) en Dropbox.

Se

te da o te robaron tu ordenador y perdiste todos tus documentos? Perdiste tu USB con informacin muy valiosa? Se te olvida actualizar tus backups?

Es una herramienta de alojamiento de archivos en Internet con cualquier tipo de extensin y tamao.

Se cre en 2007 y se lanz pblicamente en septiembre de 2008. En el 2010 Dropbox tena 5 millones de usuarios. Actualmente Dropbox tiene 25 millones de usuarios. Diariamente se guardan 300 millones de archivos en Dropbox (ms de un milln cada 5 minutos). Dropbox utiliza los servidores de Amazon.
(Dropbox, 2011)

No es necesario el pendrive o disco duro externo. Crea copia de seguridad en lnea de tus documentos depositados en la carpeta. Puede almacenarse cualquier tipo de archivo
documentos, msica) (videos, fotos,

No cambia el formato de tus documentos almacenados. Permite tener los mismos archivos en ms de una computadora a la vez y en tu smart phone. Se puede bajar la aplicacin a smart phone.

Sincroniza los cambios realizados en cualquier equipo o en la cuenta de Internet. Enva alerta de los eventos realizados a todos los ordenadores que tengan el programa instalado bajo la misma cuenta. Permite compartir archivos con otras personas. Se puede utilizar con cualquier sistema operativo. Permite acceso a tu directorio de archivos de forma remota.

Mantiene un historial de todos los trabajos por un mes. Permite publicar en Internet sin tener acceso a un servidor o ayuda tcnica. Provee 2 GB de espacio gratuito y permite alcanzar hasta 10GB/16 GB si se invitan amigos. Permite recuperar los documentos borrados durante 30 das.

Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vez en ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia conflicted copy del mismo documento. No tiene capacidad para crear descriptores, metadatos o encabezamientos de materia. El espacio gratuito disponible para albergar documentos alcanza de 10GB o 16GB. El mximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB. El lmite en tamao para subir archivos a travs de la interface web es de 300MB. Sincroniza los archivos slo en la carpeta de Dropbox. La asistencia al cliente se ofrece nicamente a travs de correo electrnico.

Todas las transmisiones de datos de archivos se produce a travs de un canal cifrado (SSL).
SSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro para evitar la interceptacin de informacin esencial o confidencial por la red y otras comunicaciones de Internet. Proteger la transmisin de los mensajes.

Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados (AES-256).

AES - Estndar de Encriptacin Avanzada (Advanced Encryption Standard) es una tcnica de cifrado de clave simtrica que remplazar el Estndar de Encriptacin de Datos (DES) utilizado habitualmente. Para informacin adicional: How to increase the privacy and the safety of Dropbox. your data on Dropbox.

University of Melbourn, Australia

Reconocen riesgos de Dropbox relacionados a violaciones de derechos de autor y otros asuntos. Establecen Poltica de uso de Dropbox en la Universidad.

Escuela de Comunicacin e Informacin de la Universidad de Rutgers New Jersey

Recomiendan Dropbox como archivo de copia de seguridad

Pennsylvania State University

1. 2.

3.

Tres pasos para crear una cuenta en Dropbox: Acceder a https://www.dropbox.com/ Seleccionar create an account en la opcin de Log in Completar los espacios con la informacin requerida

El proceso de instalacin se puede realizar mientras creamos la cuenta o en cualquier otro momento. Podemos instalar con la misma cuenta en varias computadoras a la vez. Pasos para la instalacin de Dropbox

9 8

Las carpetas creadas en Dropbox se trabajan igual que cualquier otra carpeta. Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?
1. 2.

Arrastramos el documento hasta la carpeta de Dropbox. Copiamos (copy) el documento y luego los pasamos (paste) a la carpeta de Dropbox. Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de Dropbox .

3.

Carpeta sincronizada

Documentos sincronizando

Documentos no sincronizado

Se utiliza para colocar documentos que queremos hacer pblicos o compartirlos a travs de enlaces. Los documentos sern pblicos slo donde coloquemos el enlace del mismo.

1. 2.

Hacemos un clic en botn derecho del ratn Seleccionamos la opcin de Dropbox

3.
4.

Copy Public Link

Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.

https://www.dropbox.com/

Hacer bqueda de tus documentos

Instalar Dropbox

Invita a un amigo y aumenta tu espacio

Espacio utilizado Idioma

Invita a un amigo
250MB para el que invita 250MB para el que acepta la invitacin e instala Dropbox

Invita a los contactos de tu correo electrnico

Invita por Facebook y Twitter

Colocar el correo electrnico de las personas que desea invitar

Provee todas las alternativas para convertirte en un experto en Dropbox.

Presenta los eventos ms recientes: documentos borrados, compartidos, aadidos, etc. Te permite recuperar documentos desde esta seccin haciendo un clic sobre el nombre del mismo.
Localizar evento por fecha

Cantidad de eventos por pgina

Presenta las carpetas previamente compartidas. Para compartir una carpeta seleccionamos la opcin

share a folder.

Compartir carpeta

Presenta diferentes opciones de ayuda Preguntas ms frecuentes Espacio para hacer preguntas

Men General de Dropbox

Subir documentos Crear carpetas Compartir carpetas Ver documentos borrados

Carpetas

Regular Compartida Pblica Carpeta para Fotos

1.
2.

New Folder
Asignamos nombre

3.

Create

La opcin de subir documentos funciona igual al proceso realizado cuando subimos archivos en los correos electrnicos.
1. 2.
3.

Upload Choose File

Localizamos el documento en el ordenador u dispositivo

4.

Start upload

Bsqueda Bsica
La alternativa de bsqueda de Dropbox hace recuperacin de informacin considerando las palabras utilizadas en el ttulo de la carpeta o documentos. En la opcin de bsqueda (search) colocamos la palabra que identifica el documento.

Lista de resultados

Bsqueda Avanzada

Seleccionamos la opcin advanced seach

Bsqueda Avanzada Permite hacer bsqueda utilizando varias tcnicas a la vez:

Todas las palabras escritas Con frase exacta Alguna de las palabras escritas Ninguna de las palabras escritas Una vez colocadas los trminos deseados seleccionamos la opcin Advanced

search

Invitar a alguien a la carpeta compartirlo Descargarla Moverla Cambiarle el nombre Copiarla Borrarla

Ver versiones anteriores Descargarlo Moverlo Cambiarle el nombre Copiarlo Borrarlo

Ver versiones anteriores Descargarla Copiar enlace pblico Moverla Cambiarle el nombre Copiarla Borrarla

Puntos importantes:
Positivo (+) Permite hacer trabajos colaborativos. Permite que otras personas tengan acceso al material contenido en la carpeta. Negativo (-) La(s) persona(s) con la(s) que compartimos carpetas tiene(n) todos los privilegios que tiene usted como propietario de ella.
(compartirlo con otras personas, cambiarle el nombre y borrarlo).

Recomendaciones:
Compartir archivos con personas o grupos de plena confianza. Si los documentos a ser compartidos son slo para lectura, hacerle conversin a formato PDF previamente. Compartir los archivos durante un perodo de tiempo necesario. Establezca un tiempo determinado para que la persona con la que comparti la carpeta tenga acceso a los documentos. Revisar con frecuencia los eventos realizados en las carpetas que ha compartido. Colocar en las carpetas slo los documentos que desea compartir. Si es necesario, seleccione los documentos que desea compartir y cpielos a una carpeta nueva.

Existen tres formas de compartir carpetas: 1. Desde la pestaa Sharing 2. Desde la opcin de Share a Folder 3. Desde el men de una carpeta Ivite to folder o Share Folder Option (carpeta compartida)
1

2 3
Carpeta Compartdia

Sharing Seleccionamos la pestaa de Sharing

Sharing
Presenta las carpetas previamente compartidas Seleccionamos la opcin share a folder

Compartir carpeta

Sharing
En esta pantalla podemos crear una carpeta nueva (vaca) para compartirla. A esta carpeta se le pueden colocar documentos ms tarde y los mismos estarn siendo compartidos con las persona a quien compartimos la carpeta vaca originalmente. Tambin podemos compartir una carpeta existente. Para compartir una carpeta existente, hacemos la seleccin y presionamos opcin de Next.

Opcin para crear una carpeta nueva (vaca) y compartirla

Sharing Seleccionamos la carpeta que queremos compartir Presionamos opcin de Next

Sharing Colocamos el correo electrnico de las persona que deseamos invitar Presionamos opcin de Share folder
Colocamos el correo electrnico de la persona que deseamos invitar

Share a Folder Seleccionamos la opcin Share a folder

Share a folder
Nuevamente tenemos la opcin de crear una carpeta nueva para compartirla podemos compartir una carpeta existente. Para compartir una carpeta existente, hacemos la seleccin y presionamos opcin de Next.

Share a folder Seleccionamos la carpeta que queremos compartir Presionamos opcin de Next

Share a folder
Colocamos el correo electrnico de las persona que deseamos invitar Presionamos opcin de Share folder
Colocamos el electrnico de la persona que deseamos invitar

Ivite to Folder/ Share Folder Option Seleccionamos la carpeta que queremos compartir. Hacemos un clic en la opcin del men Invite to folder.

Invite to folder/ Share folder Option La persona invitada debe tener una cuenta en Dropbox o la puede crear al recibir la invitacin. Slo se pueden compartir carpetas. Los documentos individuales no se pueden compartir a menos que se coloquen en una carpeta. Colocamos el correo electrnico de las persona que deseamos invitar. Presionamos opcin de Share folder.

Colocamos el correo electrnico de la persona que deseamos invitar

Colocamos el correo electrnico de la persona que deseamos invitar

La invitacin se recibe a travs del correo electrnico y de la cuenta de Internet. Desde el correo electrnico La persona que recibe la invitacin debe entrar a su cuenta para tener acceder a la carpeta. Si la persona no tiene cuenta, Dropbox le da la opcin de crearla en el momento.

Aceptacin o rechazo de carpeta compartida Una vez se ha accedido a la cuenta se aceptar o se rechaza la invitacin.

Desde la cuenta de Dropbox en Internet Podemos visualizar el alerta de carpeta compartida en la pestaa de Sharing con nmero que indica la cantidad de carpetas invitadas. Presionamos la opcin de Sharing

Esta prxima pantalla muestra un mensaje que indica que una nueva carpeta ha sido compartida. Presionamos sobre el mensaje de carpeta compartida.

En esta pantalla aceptamos o rechazamos la invitacin.

Vamos al men de la carpeta compartida deseada Marcamos Share folder option. En la prxima pantalla seleccionamos la opcin members.

Opciones disponibles:
Eliminar a una persona en particular Dejar de compartir la carpeta completa Salir de la(s) carpetas compartida(s)

Eliminar a la persona de la carpeta Dejar de compartir carpeta completa Salir de la carpeta compartida

La alternativa de Kick out ofrece la opcin de dejarle una copia de la carpeta a la persona con quien la estbamos compartiendo.

Seleccionamos el documento y marcamos la opcin previous versions.

La siguiente pantalla presenta: El tiempo que ha pasado desde que se hizo el cambio Tipo de cambio o actualizacin realizada Persona que realiz el cambio Vista preliminar del documento Para restaurar alguna versin anterior de un documento, lo marcamos y seleccionamos la opcin Restore.

Desde el men del documento que se quiere descargar seleccionamos la opcin Download file

Aparecer la siguiente pantalla que nos ofrece la opcin de abrir el documento o grabarlo en el ordenador. Despus de seleccionar la opcin deseadas marcamos ok.

1.

Te permite colocar el documento a otra carpeta y mantenerlo en su lugar original tambin. Seleccionamos la opcin Copy to en el men del documento que deseamos copiar.

Seleccionamos la carpeta donde queremos colocar la copia del documento y marcamos la opcin Copy File.

1. 2.

Hacemos doble clic en la carpeta pblica. Abrimos men del documento al que le queremos copiar el enlace y seleccionamos la opcin Copy public link.

1.

Marcamos la opcin Copy to clipboard

2. 3.

La siguiente pantalla indica que la copia ya se ha hecho Colocamos (paste) el enlace copiado en el lugar desedo.

Seleccionamos opcin Show deleted

files

Permanecen guardados durante 30 das Se puede recuperar (undelete) el documento borrado.

Opcin # 1 Colocamos el ratn sobre el icono de Dropbox localizado en la parte inferior derecha de la computadora. Seleccionamos la opcin preference

Opcin # 1 En Account presionamos la opcin Unlink this computer y luego

ok.

Opcion # 2 Acceder a la cuenta de Dropbox en Internet y presionar sobre la opcin Account .

Opcin # 2 Seleccionar la alternativa de My Computers. Localizar el nombre del usuario o de la computadora que se quiera desconectar a la cuenta configurada y presionar Unlink.

Invita a un amigo
* 250MB para el que invita * 250MB para el que instala Dropbox

250MB EXTRA

Colocar el los correos electrnicos de las personas que se desean invitar

https://www.dropbox.com/edu
500MB EXTRA

https://www.dropbox.com/free

640MB EXTRA

Completa los pasos de Get Started

250MB EXTRA

Actualizacin de la cuenta

Dropvox - aplicacin para grabar recordatorios de voz en tu Smart Phone. Send to Dropbox - Permite que los archivos adjuntos enviados a tu correo electrnico suban a tu cuenta nica de Dropbox.

Dropbox. (2011). Dropbox reveals tremendous growth with over 200 millon files saved daily by more than 25 millon people. Recuperado de http://www.dropbox.com/press/release Dropbox. (2011). Security Overview. Recuperado de http://www.dropbox.com/dmca#security. Smith, M. (2010). Using the magic pocket: A Dropbox guide. Recuperado de http://manuals.makeuseof.com.s3.amazonaws. com/MakeUseOf.com-Dropbox.pdf

University of Melbourn. (2011). Guidelines: Dropbox and university information. Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/ infostrategy/policies/docs/dropbox.pdf. University of Melbourn. (2011). Explanation: Guidelines on Dropbox

and University Information . Recuperado de

http://www.unimelb.edu.au/infostrategy/policies/docs/DropBo xExplanation.pdf

Jeannette Lebrn Ramos, MPA Biblioteca de Administracin Pblica Correo electrnico: jeannette.lebron2@upr.edu Telfono: 787-764-0000, ext. 3290 Skype: jeannette.lebron2

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