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unternehmens-Wikis wie ging das frher ohne?


Prof. Dr. Andrea Back

Wiki-Anwendungen erweisen sich als wahre Produktivittswunder, wenn die umstellung auf die neue Arbeitsweise gelingt. Die Einsatzmglichkeiten sind usserst vielfltig.

er Begriff Wiki ist durch den Erfolg der Wikipedia bekannt. Das hawaiianische Wort wiki wiki heisst so viel wie schnell oder zgig. Cunningham, der Wiki-Erfinder, nannte seine Entwicklung zuerst Wiki Wiki Web. Der Anwendungsfall Enzyklopdie ist jedoch nicht reprsentativ fr das, was UnternehmensWikis alles leisten. Sie kommen in ganz verschiedenen Anwendungsfeldern und unter anderen Organisationsprinzipien zum Einsatz: Fr Software-Dokumentationen, Verkaufsausknfte, Best-PracticeSammlungen und Handbcher aller Art sowie in der Projektabwicklung bis hin zu dynamischen Intranets. Wiki-Lsungen in Unternehmen mssen andere Anforderungen erfllen als eine webffentliche Enzyklopdie. Es braucht z. B. differenzierte Zugangsberechtigungen, Integrationsmglichkeiten mit vorhandenen Applikationen wie ERP- und Office Software und zur Qualittssicherung andere Organisationsprinzipien als bei Wikipedia. Die Bedingungen fr den Effekt der kollektiven Intelligenz, eine grosse Anzahl und Diversitt aktiv beitragender Nutzer, ist bei Enterprise Wikis eher selten gegeben.

Wiki-Anwendungen sind vielfltig.

In einer Studie haben wir Wiki-Fallstudien analysiert: Die vielfltigen Einsatzund Gestaltungsmglichkeiten von Wikis zeigt das abgebildete Klassifikationsraster. Eine von Sorgente in unserer Forschungsgruppe durchgefhrte Analyse von Fallbeispielen ergab elf verbreitete Einsatzfelder und sieben Aktivitten, die darin eine jeweils verschieden grosse Rolle spielen.

ohne Wiki-Way fehlten der Software die PS


Wiki-Software erlaubt es allen Nutzern, ob technisch affin oder nicht, einfach und schnell Eintrge zu verfassen, zu editieren und zu kommentieren. Im Wiki-Dokument wird immer direkt die aktuellste Version angezeigt, frhere Versionen mit ihrem nderungsverlauf werden automatisch gespeichert. Wikis sind wie eine Datenbank frei verlinkter Websites; die Inhalte werden von mehreren Nutzern in einem kollaborativen Schreibprozess erstellt. Mehrwert gegenber traditionellen Systemen bringen die wiki-weite Suche, idealerweise auch in Dateianhngen, und die Mglichkeit, sich durch selbst definierte RSS-Feeds oder E-Mail-Benachrichtigungen ber nderungen auf dem Laufenden zu halten. Nicht nur die Softwarefunktionalitt macht den Erfolg einer Wiki-Anwendung aus, sondern vor allem auch die Arbeitsweise in Wiki-Kultur, der sogenannte Wiki-Way. Das heisst, dass die Offenheit nicht ohne Not eingeschrnkt wird, dass die Ausgangsstruktur sich selbst organisiert frei weiter entwickeln kann, und
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Alinea bei in einer Studie und bei Die vielfltigen umbruchtechnisch gelscht und den text zusammengefgt.

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dass die Dynamik und Einfachheit nicht durch redaktionelle Freigabeprozesse behindert werden. Auf Qualittssicherung wird dabei natrlich nicht verzichtet. Sie wird zwar auch von der Autoren Community mit erledigt, muss jedoch einer Kmmerer-Rolle aufgetragen werden. Diese Aufgabe, Struktur und Inhalte zu redigieren, wird Wiki-Gardening genannt.

dungen. Allein das von fnf Universitten laufend aktualisierte Fallstudiennetzwerk e20cases.org fr den D-A-CH-Raum enthlt ber 50 Fallbeispiele, die nach Kriterien wie Branche, Unternehmensgrsse, Abteilung/Geschftsprozess und Einsatzfeld selektiert werden knnen.

links
Videointerviews mit Anwendern und Forschungsergebnisse: Blog www.business20experts.unisg.ch Fallstudien zu Enterprise 2.0: Plattform e20cases.org (mehr als 50 zu Enterprise Wikis): www.e20cases.org/fallstudien/allefallstudien/ Weiterbildung zu Arbeiten mit Social Media: Seminar www.Arbeitspraxis20.ch Lesenswert: Was bringen eigentlich Wikis? 18 Antworten von Anwendern: http://wissenswert.iwi.unisg. ch/?p=1129 Im Vergleich zur Abwicklung ber Dateiablage und E-Mail-Verschickung mit Anhngen bringt das eine enorme Arbeitserleichterung.

lebendige informationsdrehscheiben, statt Wissensfriedhfe


Im Wissensmanagement der ersten Generation gab es oft Wissensdatenbanken, die eher Wissensfriedhof als lebendige Informationsdrehscheibe waren. Da gerade in der Explorationsphase mit Wikis auch gescheiterte Projekte zu verzeichnen sind, mgen manche denken, die Idee von offenen zentralen Wissenssammlungen sei tot und nur die kommunikationsorientierten Social Media wie Blogs, Mikroblogging sowie interne Soziale Netzwerke und Communities seien erfolgversprechend. Wikis zhlen jedoch zu den hufigsten und erfolgreichsten Enterprise-2.0-Anwenit business 1/2012

Wikis funktionieren auch im Kleinen und in Echtzeit


In meiner eigenen Arbeitspraxis arbeite ich oft mit Wikis, ohne immer gleich Wiki zu denken. Google Docs benutze ich viel fr einzelne Dokumente, d. h. Tabellen und Texte, die laufend inkrementell aktualisiert werden und zu denen mehrere Leute beitragen. Realtime-Editieren durch mehrere Nutzer ist z. B. in Telefonkonferenzen frs Protokollieren praktisch. Wikis im Kleinen finden sich auch als eine Funktion in Kollaborationsplattformen. Dort heissen sie oft nicht Wiki, sondern Writeboard oder sind eine Page mit EditFunktion. Sie eignen sich z. B. fr Brainstorming, FAQ-Sammlungen oder um Besprechungspunkte fr Telefonkonferenzen und Protokolle zusammenzutragen.

tipps fr Auswahl und Einfhrung


Wo die Gestaltungsmglichkeiten so vielfltig sind, geht es nicht ohne zu experimentieren und oft auch nicht ohne mal zu

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scheitern, sprich dazuzulernen. Es gibt auch nicht das eine beste Wiki und nicht den einen richtigen Weg zur Wiki-Einfhrung. Bei der Planung einer Wiki-Lsung sind zuerst die Zielgruppe und der konkrete Anwendungsfall mit ihren individuellen Anforderungen zu analysieren, bevor man an das Technische geht. Bei der Softwareevaluation ist das Vergleichsportal WikiMatrix (www.wikimatrix.org) hilfreich. Im einen Fall ist eine druckvolle Wiki-Einfhrung erfolgreich, bei der die bisherigen Systeme und Arbeitsweise abgestellt werden. In anderen Fllen gelingt die Transformation zur Wiki-Arbeitsweise fliessend, weil sich die Nutzer nach und nach der neuen Lsung anschliessen. Auch wer klein anfngt, z. B. mit einem Meeting-Wiki, sollte schon eine erste Vision fr das zum Unternehmen passende Wiki-Ecosystem entwickeln. Allgemein gltige Empfehlungen sind: Ohne einfachste Bedienung, d. h. WYSIWYG-Editor und Anmeldung mit den vertrauten Zugangsdaten, hat es ein Wiki sehr schwer. Die meisten Nutzer haben Hemmungen, ins Wiki zu schreiben oder gar etwas zu berschreiben. Wo Fhrungskrfte die Wiki-Arbeitsweise vorleben, gewinnen sie Mitmacher. Die Hemmschwelle wird auch niedriger, wenn man ein Wiki bereits beim Start vorstrukturiert und mit Inhalten fllt. Damit die Qualitt hoch bleibt, muss sich jemand ums WikiGardening kmmern. Alle Nutzer, besonders jedoch die Person, welche die Definitionsmacht hat, wie gearbeitet wird, sollen gerade in der Umstellungsphase die Geduld aufbringen, von Abweichlern immer wieder die Wiki-Arbeitsweise einzufordern. Lebendig bleibt ein Wiki, wenn es zur alltglichen Arbeit in einer Organisation einfach dazugehrt. Wissens-Wiki im IT-Betrieb und Notfall-Management bei der SFS services SFS services konsolidierte die vorher verstreuten Infos zur Dokumentation der Systemumgebung in ein Wiki (hier MediaWiki), wo die Infos jetzt zeitnaher gepflegt werden. Es enthlt u. a. das Notfallhandbuch, Links zur Performance-berwachung, Checklisten und die Journalfhrung zu den periodischen Kontrollen. Praktisch ist die direkte Verlinkung von SAP-Fehlercodes zu Wiki-Dokumentationsseiten. Dynamisches Intranet bei Synaxon Die Geschftsleitung von Synaxon gestaltet das ganze Intranet im Wiki-Konzept. Der Treiber, CEO Frank Roebers, erklrt seine berlegungen und Erfahrungen in der Videointerviewserie www.business20experts.iwi.unisg.ch/category/casefriday/synaxon-casefriday/. Man startete frh mit MediaWiki und bleibt vorerst dabei.
* Ausfhrliche Fallbeschreibungen finden Sie auf www.e20cases.org (Kategorien orange und gold) und in der 3. Auflage des Buchs Back/Gronau/ Tochtermann: Web 2.0 in der Unternehmenspraxis (ab Sommer 2012).

Anwendungsbeispiele*
Wiki-Way Projektmanagement in verteilten Teams bei Swiss Re Die Projektkommunikation und -dokumentation mit E-Mail und ExcelSheets wird durch Wiki-Pages (auf der Jive Plattform Ourspace) ersetzt, u. a. fr Roles & Responsibilities, Open Topics und Risks. Der Wiki-Way bringt virtuelle Teams auf eine gemeinsame Plattform, schafft Transparenz und ermglicht Selbstorganisationseffekte.

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