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unternehmens-Wikis – wie ging das früher ohne?

Prof. Dr. Andrea Back

Wiki-Anwendungen erweisen sich als wahre Produktivitätswunder, wenn die umstellung auf die neue Arbeitsweise gelingt. Die Einsatzmöglichkeiten sind äusserst vielfältig.

D er Begriff «Wiki» ist durch den Erfolg der Wikipedia bekannt.

Das hawaiianische Wort wiki wiki heisst so viel wie schnell oder zügig. Cunningham, der Wiki-Erfinder, nannte seine Entwick- lung zuerst Wiki Wiki Web. Der Anwen- dungsfall Enzyklopädie ist jedoch nicht repräsentativ für das, was Unternehmens- Wikis alles leisten. Sie kommen in ganz verschiedenen Anwendungsfeldern und unter anderen Organisationsprinzipien zum Einsatz: Für Software-Dokumenta- tionen, Verkaufsauskünfte, Best-Practice- Sammlungen und Handbücher aller Art sowie in der Projektabwicklung bis hin zu dynamischen Intranets. Wiki-Lösungen in Unternehmen müssen andere Anfor- derungen erfüllen als eine weböffentliche Enzyklopädie. Es braucht z. B. differen- zierte Zugangsberechtigungen, Integra- tionsmöglichkeiten mit vorhandenen Ap- plikationen wie ERP- und Office Software und zur Qualitätssicherung andere Orga- nisationsprinzipien als bei Wikipedia. Die Bedingungen für den Effekt der kollek- tiven Intelligenz, eine grosse Anzahl und Diversität aktiv beitragender Nutzer, ist bei Enterprise Wikis eher selten gegeben.

Nutzer, ist bei Enterprise Wikis eher selten gegeben. Wiki-Anwendungen sind vielfältig. In einer Studie haben wir
Nutzer, ist bei Enterprise Wikis eher selten gegeben. Wiki-Anwendungen sind vielfältig. In einer Studie haben wir
Nutzer, ist bei Enterprise Wikis eher selten gegeben. Wiki-Anwendungen sind vielfältig. In einer Studie haben wir
Nutzer, ist bei Enterprise Wikis eher selten gegeben. Wiki-Anwendungen sind vielfältig. In einer Studie haben wir

Wiki-Anwendungen sind vielfältig.

In einer Studie haben wir Wiki-Fallstu- dien analysiert: Die vielfältigen Einsatz- und Gestaltungsmöglichkeiten von Wikis zeigt das abgebildete Klassifikationsraster. Eine von Sorgente in unserer Forschungs- gruppe durchgeführte Analyse von Fall- beispielen ergab elf verbreitete Einsatzfel- der und sieben Aktivitäten, die darin eine jeweils verschieden grosse Rolle spielen.

ohne «Wiki-Way» fehlten der Software die PS

Wiki-Software erlaubt es allen Nutzern, ob technisch affin oder nicht, einfach und schnell Einträge zu verfassen, zu editie- ren und zu kommentieren. Im Wiki-Do- kument wird immer direkt die aktuellste Version angezeigt, frühere Versionen mit ihrem Änderungsverlauf werden automa- tisch gespeichert. Wikis sind wie eine Da- tenbank frei verlinkter Websites; die In- halte werden von mehreren Nutzern in einem kollaborativen Schreibprozess er- stellt. Mehrwert gegenüber traditionellen Systemen bringen die wiki-weite Suche, idealerweise auch in Dateianhängen, und die Möglichkeit, sich durch selbst definierte RSS-Feeds oder E-Mail-Benachrichtigun- gen über Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Nicht nur die Softwarefunktio- nalität macht den Erfolg einer Wiki-An- wendung aus, sondern vor allem auch die Arbeitsweise in Wiki-Kultur, der soge- nannte Wiki-Way. Das heisst, dass die Of- fenheit nicht ohne Not eingeschränkt wird, dass die Ausgangsstruktur sich selbst or- ganisiert frei weiter entwickeln kann, und

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frei weiter entwickeln kann, und it business 1/2012 2 Alinea bei «in einer Studie…» und bei

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Alinea bei «in einer Studie…» und bei «Die vielfältigen…» umbruchtechnisch gelöscht und den text zusammengefügt.

dass die Dynamik und Einfachheit nicht durch redaktionelle Freigabeprozesse be- hindert werden. Auf Qualitätssicherung wird dabei natürlich nicht verzichtet. Sie wird zwar auch von der Autoren Commu- nity mit erledigt, muss jedoch einer Küm- merer-Rolle aufgetragen werden. Diese Aufgabe, Struktur und Inhalte zu redigie- ren, wird Wiki-Gardening genannt.

lebendige informationsdrehscheiben, statt Wissensfriedhöfe

Im Wissensmanagement der ersten Ge- neration gab es oft Wissensdatenbanken, die eher Wissensfriedhof als lebendige In- formationsdrehscheibe waren. Da gerade in der Explorationsphase mit Wikis auch gescheiterte Projekte zu verzeichnen sind, mögen manche denken, die Idee von offe- nen zentralen Wissenssammlungen sei tot und nur die kommunikationsorientierten Social Media – wie Blogs, Mikroblogging sowie interne Soziale Netzwerke und Communities – seien erfolgversprechend. Wikis zählen jedoch zu den häufigsten und erfolgreichsten Enterprise-2.0-Anwen-

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dungen. Allein das von fünf Universitä- ten laufend aktualisierte Fallstudiennetz- werk e20cases.org für den D-A-CH-Raum enthält über 50 Fallbeispiele, die nach Kri- terien wie Branche, Unternehmensgrösse, Abteilung/Geschäftsprozess und Einsatz- feld selektiert werden können.

Wikis funktionieren auch im Kleinen und in Echtzeit

In meiner eigenen Arbeitspraxis arbeite ich oft mit Wikis, ohne immer gleich «Wiki» zu denken. Google Docs benutze ich viel für einzelne Dokumente, d. h. Ta - bellen und Texte, die laufend inkrementell aktualisiert werden und zu denen meh- rere Leute beitragen. Realtime-Editieren durch mehrere Nutzer ist z. B. in Telefon- konferenzen fürs Protokollieren praktisch. Wikis im Kleinen finden sich auch als eine Funktion in Kollaborationsplattformen. Dort heissen sie oft nicht Wiki, sondern Writeboard oder sind eine Page mit Edit- Funktion. Sie eignen sich z. B. für Brain- storming, FAQ-Sammlungen oder um Besprechungspunkte für Telefonkonferen- zen und Protokolle zusammenzutragen.

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links

• Videointerviews mit Anwendern und Forschungsergebnisse:

Blog www.business20experts.unisg.ch

• Fallstudien zu Enterprise 2.0: Platt- form e20cases.org (mehr als 50 zu Enterprise Wikis):

www.e20cases.org/fallstudien/alle-

fallstudien/

• Weiterbildung zu Arbeiten mit Social Media:

Seminar www.Arbeitspraxis20.ch

• Lesenswert: Was bringen eigentlich Wikis? 18 Antworten von Anwendern:

http://wissenswert.iwi.unisg.

ch/?p=1129

Im Vergleich zur Abwicklung über Datei- ablage und E-Mail-Verschickung mit An- hängen bringt das eine enorme Arbeits- erleichterung.

tipps für Auswahl und Einführung

Wo die Gestaltungsmöglichkeiten so viel - fältig sind, geht es nicht ohne zu experi- mentieren und oft auch nicht ohne mal zu

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scheitern, sprich dazuzulernen. Es gibt auch nicht das eine beste Wiki und nicht den ei- nen richtigen Weg zur Wiki-Einführung. Bei der Planung einer Wiki-Lösung sind zuerst die Zielgruppe und der konkrete An- wendungsfall mit ihren individuellen An- forderungen zu analysieren, bevor man an das Technische geht. Bei der Softwareeva- luation ist das Vergleichsportal WikiMatrix (www.wikimatrix.org) hilfreich. Im einen Fall ist eine druckvolle Wiki-Einführung erfolgreich, bei der die bisherigen Systeme und Arbeitsweise abgestellt werden. In an- deren Fällen gelingt die Transformation zur Wiki-Arbeitsweise fliessend, weil sich die Nutzer nach und nach der neuen Lösung anschliessen. Auch wer klein anfängt, z. B. mit einem Meeting-Wiki, sollte schon eine erste Vision für das zum Unternehmen pas- sende Wiki-Ecosystem entwickeln. Allgemein gültige Empfehlungen sind: Ohne einfachste Bedienung, d. h. WYSIWYG-Editor und Anmeldung mit den vertrauten Zugangsdaten, hat es ein Wiki sehr schwer. Die meisten Nutzer ha- ben Hemmungen, ins Wiki zu schreiben oder gar etwas zu überschreiben. Wo Füh - rungskräfte die Wiki-Arbeitsweise vorle-

ben, gewinnen sie Mitmacher. Die Hemm- schwelle wird auch niedriger, wenn man ein Wiki bereits beim Start vorstrukturiert und mit Inhalten füllt. Damit die Qualität hoch bleibt, muss sich jemand ums Wiki- Gardening kümmern. Alle Nutzer, beson- ders jedoch die Person, welche die Defini- tionsmacht hat, wie gearbeitet wird, sollen gerade in der Umstellungsphase die Ge- duld aufbringen, von «Abweichlern» im- mer wieder die Wiki-Arbeitsweise einzu- fordern. Lebendig bleibt ein Wiki, wenn es zur alltäglichen Arbeit in einer Organisa- tion einfach dazugehört.

Anwendungsbeispiele*

Wiki-Way Projektmanagement in verteilten Teams bei Swiss Re Die Projektkommunikation und -do- kumentation mit E-Mail und Excel- Sheets wird durch Wiki-Pages (auf der Jive Plattform Ourspace) ersetzt, u. a. für Roles & Responsibilities, Open To - pics und Risks. Der Wiki-Way bringt vir- tuelle Teams auf eine gemeinsame Platt- form, schafft Transparenz und ermöglicht Selbstorganisationseffekte.

Wissens-Wiki im IT-Betrieb und Not- fall-Management bei der SFS services SFS services konsolidierte die vorher ver- streuten Infos zur Dokumentation der Sys- temumgebung in ein Wiki (hier Media- Wiki), wo die Infos jetzt zeitnaher gepflegt werden. Es enthält u.a. das Notfallhand- buch, Links zur Performance-Überwa- chung, Checklisten und die Journalführung zu den periodischen Kontrollen. Praktisch ist die direkte Verlinkung von SAP-Fehler- codes zu Wiki-Dokumentationsseiten.

Dynamisches Intranet bei Synaxon

Die Geschäftsleitung von Synaxon gestal- tet das ganze Intranet im Wiki-Konzept. Der Treiber, CEO Frank Roebers, erklärt seine Überlegungen und Erfahrungen in der Videointerviewserie www.business-

20experts.iwi.unisg.ch/category/casefri-

day/synaxon-casefriday/. Man startete früh mit MediaWiki und bleibt vorerst

dabei.

*Ausführliche Fallbeschreibungen finden Sie auf www.e20cases.org (Kategorien orange und gold) und in der 3. Auflage des Buchs «Back/Gronau/ Tochtermann: Web 2.0 in der Unternehmenspra- xis» (ab Sommer 2012).

Auflage des Buchs «Back/Gronau/ Tochtermann: Web 2.0 in der Unternehmenspra- xis» (ab Sommer 2012). 4 it

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