REDISEO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN REAS DE ALMACENAMIENTO Y PRODUCCIN DE UNA EMPRESA METALMECNICA CON LA AYUDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN Adrin Hernndez

Cabezas1, Marcos Tapia Quincha2. Estudiante en proceso de graduacin en la carrera de Ingeniera Industrial en la Facultad de Ingeniera en Mecnica y Ciencias de la Produccin con especializacin en produccin. 2 Director de Tesis de Grado. Ingeniero en Mecnica de la ESPOL, 1978. Coordinador de la carrera de Ingeniera Industrial desde 1995
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RESUMEN El presente trabajo busca realizar un rediseo de los procesos administrativos con los cuales se maneja actualmente las reas de almacenamiento y produccin de una compaa de construcciones metalmecnicas que permita cambiar un sistema ineficiente que adolece de mltiples fallas por uno ms moderno y eficiente. Para ello se realizar un estudio de los procesos administrativos actuales y tras un anlisis detallado de las fortalezas y debilidades encontradas en el actual sistema, se propondr un mtodo alternativo de trabajo basado en la tecnologa de la informacin que refuerce las fortalezas y elimine las debilidades identificadas. INTRODUCCIN La compaa objeto de estudio viene desenvolvindose en el campo de las construcciones metalmecnicas desde el ao 1975. Comenz como un pequeo taller donde se construa pequeas estructuras metlicas hasta llegar a convertirse en la actualidad en una importante empresa en el sector. Su lnea abarca actualmente una gran variedad de productos, desde pequeos remolques hasta la construccin de estructuras de gran tamao como silos, tanques de almacenamiento, lneas contraincendios, etc. En los aos de funcionamiento de la empresa, los mtodos productivos se han ido desarrollando hasta llegar a tener maquinarias modernas que permiten realizar cada vez mejor los trabajos adjudicados. Sin embargo, en lo que al aspecto administrativo de la empresa se refiere, el desarrollo no ha ido a la par del desarrollo tecnolgico. Es as, que en la compaa aun se maneja la parte administrativa con mtodos antiguos e ineficientes iguales a aquellos con los que comenzaron a operar hace 27 aos. Tanto el rea de almacenamiento como el rea de produccin adolecen actualmente de problemas de organizacin que le quitan eficiencia y perjudican su rentabilidad. Los problemas que se han detectado son los siguientes: Lentitud en los procesos administrativos debido al uso de mtodos obsoletos de trabajo. Ineficiencia en el uso del personal administrativo debido a la falta de un sistema eficiente de administracin. Escasa capacidad de control de parte de la gerencia sobre los procesos administrativos a causa del uso de mtodos muy extensos que dificultan esta labor. La informacin de importancia se encuentra dispersa en varios lugares de la empresa debido al uso de archivos y formularios manuales repartidos en toda la empresa.

El objetivo principal de este proyecto es realizar un estudio detallado de la manera en que se desenvuelven los procesos administrativos actualmente en la empresa de tal forma que se pueda realizar un anlisis de la situacin y con ello proponer mtodos alternativos de

trabajo basados en la tecnologa de la informacin que permitan eliminar las ineficiencias actuales y contribuir a darle mayor competitividad a la empresa.

CONTENIDO CAPITULO 1: MARCO TERICO En este captulo se describi primeramente los sistemas de informacin. Los sistemas de informacin son una combinacin organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que rene, transforma y disemina informacin en una organizacin para uno o varios usuarios finales Un sistema de informacin depende de varios componentes que deben ser combinados apropiadamente para que el sistema tenga xito. Estos componentes son los recursos humanos, hardware, software, datos y redes para desempear actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control que convierta los recursos de datos en informacin til. Los sistemas de informacin estn clasificados en Sistemas de apoyo a las operaciones y Sistemas de apoyo gerencial. Estos a su vez estn clasificados en otras categoras como lo muestra el siguiente grfico: ico:

Sistemas de informacin

1. Sistemas de apoyo a las operaciones

2. Sistemas de apoyo gerencial

Sistemas de procesamiento de transacciones

Sistemas de oficina

Sistemas de trabajo del conocimiento

Sistemas de informacin gerencial

Sistemas de apoyo a las decisiones

Sistemas de informacin ejecutiva

Fig. 1 Clasificacin de los Sistemas de informacin

A continuacin se describi los distintos procedimientos utilizados para el rediseo de procesos por medio de una ciencia conocida como Ingeniera de Mtodos. La Ingeniera de Mtodos es una funcin especializada cuya finalidad consiste en aumentar la eficacia y la rentabilidad de los procesos administrativos, productivos y de servicios dentro de

una empresa. Los fundamentos sobre los que el estudio de mtodos consigue estas metas son: Eliminacin del esfuerzo innecesario Reduccin de costos Simplificacin del trabajo

Para lograr un rediseo adecuado de un centro de trabajo o de un proceso determinado es necesario previamente presentar de una manera sistemtica clara toda la informacin que est relacionada al proceso estudiado. Para ello hay reunir todos los hechos relevantes relacionados a la operacin para as poder presentarlos. Para hacer la presentacin de los hechos relacionados a los problemas que se intenta solucionar se cuenta con una herramienta llamada diagrama de procesos, los cuales tienen las siguientes caractersticas y ventajas: Los diagramas pueden prepararse ms rpidamente que las descripciones escritas de procedimientos y actividades. Los diagramas transmiten los hechos ms claramente. Los diagramas proporcionan un medio ms eficaz para comparar los procedimientos estudiados con los mejorados o propuestos. Los diagramas logran un mayor impacto a la hora de presentar un proyecto de mejoras. Los diagramas mostrarn fcilmente cundo los documentos entran en un trmite, su denominacin y su objetivo. Los smbolos bsicos utilizados en los diagramas se entienden fcilmente. Por medio de un diagrama es ms fcil observar las relaciones entre los sectores intervinientes en el proceso. Es ms fcil observar de una sola mirada todas las actividades de un proceso. La duplicacin, el excesivo movimiento y los retrasos se identifican ms fcilmente en un diagrama. Existen varios tipos de diagramas de proceso entre ellos: Diagrama de flujo de trmite. Diagrama PERT/CPM. Diagrama de operaciones de proceso. Diagrama de curso de proceso. Diagrama de recorrido. Diagrama de interrelacin hombre mquina. Diagrama de proceso para grupo o cuadrilla. Diagrama de proceso para operario. Diagrama de viajes de material.
Comentario [UF1]: So werden wir es benennen was wir benutzen werden

Posteriormente a la descripcin de los sistemas de la Ingeniera de Mtodos se hizo una descripcin de los modelos de inventarios dependientes, una tcnica de administracin de inventarios utilizada en algunos tipos de sistemas productivos. Con el trmino demanda dependiente nos referimos a que la demanda de un tem est relacionada a la demanda de otro tem. Supongamos el caso de un vehculo tipo X que lleva entre sus componentes cuatro llantas tipo Y y un radiador tipo Z. La demanda de llantas tipo Y y de radiadores tipo Z ser igual a la cantidad de unidades del vehculo X que se pretenda fabricar multiplicada por la cantidad de llantas y radiadores que lleve cada vehculo. Para lograr un uso efectivo de los modelos de inventarios dependientes, se requiere que el administrador conozca algunos datos relacionados a las disponibilidad de los materiales que se va a usar:

1. 2. 3. 4. 5.

El programa maestro de produccin (qu se debe hacer y cundo). Las especificaciones de materiales (cmo hacer el producto). Disponibilidad de inventario (qu hay en stock). rdenes de compra en camino (qu se ha ordenado pero aun no ha llegado). Tiempo de entrega o Lead Times (cunto tiempo toma obtener cada componente).

Una vez que se conoce estos datos se puede realizar una programacin precisa de la capacidad de produccin de la empresa. De esta forma se logra una planificacin ms exacta de la llegada, distribucin y entrega de materiales. CAPITULO 2: DIAGNOSTICO Y ANALISIS En este captulo se realiz un diagnostico de la situacin en la cual se hallan las reas de almacenamiento y produccin de una empresa metalmecnica. El propsito de esto es poder encontrar las fallas del sistema actual de administracin de dichas reas para reemplazarlo por un sistema que cumpla con las siguientes caracteristicas: Estar basado en un sistema de informacin. Estar diseado basndose en el modelo sistemtico de planeacin de la produccin mostrado en el captulo anterior. Lograr una reduccin en el uso de recursos humanos y econmicos para llevar a cabo los procedimientos administrativos. Permitir un mejor manejo de la informacin que se genera como resultado de las labores diarias en las distintas reas de la empresa. Permitir un aumento de la capacidad de control de la gerencia de produccin sobre los procesos administrativos de las reas estudiadas. Reducir el tiempo de duracin para cada proceso administrativo.

Para ello se realiz una descripcin escrita en la cual se detalla el personal que labora en cada rea, sus funciones, los formularios que se maneja actualmente y otras caractersticas ms de cada rea. Posteriormente se realiz un ejercicio de grupo en el cual se motiv a cada trabajador de las reas estudiadas a que exponga cules son las fallas y los aciertos que percibe en la forma en que actualmente se maneja las reas. Los resultados fueron:

TABLA I: FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL REA DE ALMACENAMIENTO

FORTALEZAS
Se maneja un sistema de inventario dependiente que brinda grandes facilidades para la administracin de compras.

DEBILIDADES
Los materiales para cada contrato no estn en planta en el momento en que se los necesita. A menudo se excede la cantidad de materiales entregados para un trabajo especifico ms all de lo que se haba presupuestado. Los trmites para retirar materiales de bodega son muy largos.

El proceso de adquisiciones de materiales es poco complicado.

El rea de bodega es manejada por una sola persona debido a la sencillez de sus funciones.

Los costos directos (instalaciones, equipos, sueldos, etc.) relacionados a la administracin de la bodega son bajos.

Los formularios de control de la cantidad de materiales usados por cada trabajo son poco confiables Constantemente se dan prdidas de materiales en el rea de almacenamiento.

Se dan amontonamientos de materiales en bodega sin que estos se vayan a usar en los prximos das.

El sistema de control de inventario es poco efectivo y tendiente a permitir dficits.

Hay poca comunicacin con otras reas.

El sistema actual no permite acceder a informacin relacionada al movimiento de los materiales de forma sencilla. El sistema actual permite poco control del gerente sobre los procesos de manipuleo de materiales.

TABLA II: FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL REA DE PRODUCCIN

FORTALEZAS

DEBILIDADES

Constantemente se utiliza cantidades de Las decisiones de compras de materiales se materiales por encima de lo presupuestado toman de manera rpida y sin requerir para un determinado contrato. autorizaciones. El sistema indirecto de administracin de Constantemente se paga, por concepto de mano de obra (sistema de contratistas) mano de obra, ms de lo que se haba elimina la necesidad de tener que manejar presupuestado. mucho personal. El sistema indirecto de administracin de mano de obra (sistema de contratistas) hace Los trabajos tienden a ser entregados al que no sean necesarias muchas operaciones cliente con demoras. de control sobre procesos y productos terminados de parte del gerente. Se utiliza demasiado personal para realizar las tareas administrativas.

Para el gerente es muy difcil acceder a cierta informacin de importancia que le permita ejercer un control ms eficiente sobre los procesos administrativos y productivos de la empresa. El sistema de costeo final de productos terminados es demasiado lento e impreciso.

En funcin de estos resultados obtenidos se elabor un anlisis de causa efecto de tal forma que se pudiera mostrar cules son las causas de que se den estos problemas. Dicho anlisis puso en evidencia el hecho de que el problema principal de la empresa es que no se cuenta con un sistema administrativo bien planificado que permita que se genere informacin til de manera constante y que esta est disponible de manera oportuna para quien la requiera. CAPITULO 3: DISEO DEL MTODO PROPUESTO Este captulo hace uso de la conclusin a la que se lleg en el captulo anterior por medio de la cual se ha descubierto que el problema principal de las reas estudiadas es que la informacin que debe estar disponible en un determinado momento para poder tomar mejores decisiones, no lo est y esto genera problemas. Por ello se hace un listado de las necesidades de informacin que tendra el gerente de cada rea para poder tomar mejores decisiones y llevar un mejor control sobre los procedimientos. Esta informacin vendra contenida en reportes peridicos que recibira cada uno de ellos y estos seran:
TABLA III: INFORMACIN REQUERIDA POR EL REA DE PRODUCCIN rea que ingresa la Informacin necesaria para el Reporte Requerido Informacin Reporte Cantidad de cada material utilizado Bodega Precio de cada material utilizado Bodega Costeo Final de Trabajos Terminados Costo por Mano de Obra Produccin Costos Indirectos Produccin Cantidad de tems en stock Bodega Estado del Stock de materias primas y Costo de cada tem Bodega repuestos Fechas de ingreso Bodega Detalles de movimientos de materiales Materiales entrantes Materiales salientes Proveedor que trajo los materiales Trabajador que utilizo los materiales Cantidad de Materiales utilizados en el contrato Precio de materiales Cantidades pagadas en mano de obra Cantidades de materiales presupuestadas Costos de mano de obra presupuestados Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Produccin Produccin Produccin

Control de materiales usados en trabajos en proceso

Reporte Requerido

TABLA IV: INFORMACIN REQUERIDA POR EL REA DE ALMACENAMIENTO rea que ingresa la Informacin necesaria para el Informacin Reporte Cantidad de tems en stock Bodega Bodega Bodega Produccin Produccin Produccin Produccin Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega

Estado del Stock de materias primas y repuestos

Costo de cada tem Fechas de ingreso Materiales a entregar Cantidades de dichos materiales Trabajador autorizado a retirar el material Fecha aproximada de entrega Materiales entrantes Materiales salientes Cantidad de cada material entrante Cantidad de cada material saliente Persona que retiro un material saliente Proveedor que trajo un material entrante

Cantidades mximas de cada material a entregar para cada contrato

Reporte de transacciones de materiales

Para que la informacin que cada gerente requiere est disponible en el momento adecuado, algunos datos deben ser ingresados al sistema en algn momento del procedimiento de administracin. Estos datos son los que se encuentran en la segunda columna de las dos tablas anteriores y debern ser ingresados por la persona que especificada en la tercera columna. El tener que ingresar estos datos implica que algn miembro del personal va a tener que cambiar el mtodo con el cual trabaja actualmente para poder realizar dicho ingreso. Estos cambios fueron tomados en cuenta al disear dicho mtodo alternativo. Para mostrar el diagrama de proceso en el cual se detalla paso a paso el mtodo alternativo de administracin de las reas, se utiliz una columna para cada miembro del personal que interviene en el proceso. Adicionalmente se utiliz una para el Sistema de informacin gerencial que va a ser parte constante de los procedimientos administrativos. CAPITULO 4: APLICACIN Y EVALUACIN DEL MTODO PROPUESTO. En este captulo se realiz una aplicacin del mtodo alternativo de administracin de las reas bajo una situacin ficticia. El propsito es poder hacer estimados de tiempo de proceso para cada uno de los procedimientos rediseados. El mtodo propuesto para el rea de produccin fue probado en el caso de la construccin de 8 furgones de transporte de carga. El mtodo propuesto para el rea de almacenamiento fue probado bajo situaciones normales de trabajo. Una vez realizada esta aplicacin se tom los tiempos de proceso paso a paso. As, los resultados fueron:

TABLA V: TIEMPOS DE PROCESO REA ALMACENAMIENTO (en minutos) Paso 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 MTODO ACTUAL 0 2 5 5 5 2 10 960 20 10 2 2 1 10 10 240 240 960 Departamento Contratista Contratista Secretaria Gerencia Contratista Bodega Bodega Compras Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Gerencia Gerencia Compras MTODO PROPUESTO 120 1 1 480 60 1 60 1 1 1 1 1 1 5 1 1 1 480 Departamento Gerencia S.I. S.I. Compras Bodega S.I. Contratista Contratista Contratista Contratista Contratista Bodega S.I. Bodega S.I. S.I. S.I. Compras

TABLA VI: TIEMPOS DE PROCESO REA DE PRODUCCIN (EN MINUTOS) Paso 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 MTODO ACTUAL 0 480 30 0 60 120 2 30 20 1 20 1 30 10 10 7200 30 0 5 30 5 30 300 7200 30 0 Departamento Cliente Gerente Gerente Cliente Gerente Compras Contratista Compras Bodega Contratista Contratista Contratista Gerente Gerente Gerente Contratista Gerente Contratista Gerente Contabilidad Gerente Bodega Gerente Gerente Gerente Cliente MTODO PROPUESTO 0 1 360 2 5 10 5 120 30 1 1 1 1 1 1 0 0 20 20 5 1 7200 30 0 1 1 Departamento Cliente Gerente Gerente S.I. S.I. Gerente Gerente Cliente Gerente S.I. S.I. S.I. S.I. S.I. S.I.

Bodega Contratista Contratista S.I. Contratista Gerente Contratista Gerente S.I.

27 28 29

1 1 0

S.I. S.I. Cliente

En funcin de estos tiempos tomados tanto a los mtodos actuales como a los mtodos propuestos de administracin de las reas estudiadas se realiz una evaluacin que permitiera evaluar a ambos bajo distintos parmetros de comparacin. Los resultados se muestran en la siguiente tabla:

TABLA VII: TABLA COMPARATIVA ENTRE MTODOS ADMINISTRATIVOS PARMETROS ALMACENAMIENTO Mtodo Mtodo Actual Propuesto 5 4 PRODUCCIN Mtodo Mtodo Actual Propuesto 6 4

Cantidad de Departamentos Involucrados Tiempo por Departamento (min.) Gerencia Compras Bodega Contratistas Contabilidad Secretaria Tiempo Total de Proceso (min.) Costo por Departamento (USD) Gerencia (5 USD/hora) Compras (2.3 USD/hora) Bodega (1.5 USD/hora) Contratistas (3.5 USD/hora) Contabilidad (2.5 USD/hora) Secretaria (1.5 USD/hora) Costo Total de Proceso (USD) Ahorro por Departamento por proceso (USD) Gerencia Compras Bodega Contratistas Contabilidad Secretaria Ahorro Total (USD) % de tareas asumidas por el S.I. % de ahorro en tiempo por proceso

485 1920 67 7 0 5 2484

120 960 66 64 0 0 1210

8190 150 50 7224 30 0 15644

437 0 20 7225 0 0 7682

207 95.22 62.1 144.9 103.5 62.1 674.82

100.83 46.38 30.25 70.58 50.42 30.25 328.72

1303.67 599.69 391.1 912.57 651.83 391.1 4249.95

640.17 294.48 192.05 448.12 320.08 192.05 2086.94

106.17 48.84 31.85 74.32 53.08 31.85 346.10 0% -

38.89% 51.29%

663.50 305.21 199.05 464.45 331.75 199.05 2163.01 0% -

38% 50.89%

CONCLUSIONES Del anlisis de la situacin actual de las reas de produccin y almacenamiento de la empresa en estudio se determin la existencia de mltiples fallas que tienen consecuencias negativas sobre el desarrollo de los procesos administrativos como son: procedimientos muy largos, exceso de papeleo, entre los ms relevantes. Por ello se dise el mtodo propuesto con el objetivo de ofrecer una alternativa a los mtodos actuales de administracin. Este mtodo, una vez diseado fue puesto a prueba bajo una situacin ficticia de tal forma que permitiera mostrar sus cualidades y a la vez realizar estimados de tiempo para as poder hacer una comparacin entre el mtodo actual y el mtodo propuesto. Esta comparacin dio resultados positivos pues se evidenci una disminucin de los tiempos de proceso de ms del 50%. Si bien el sistema propuesto consta de ms pasos que el sistema actual, estos son en un amplio porcentaje desempeados por el sistema de informacin que se deber implementar como parte del cambio de sistema administrativo. Es de esta forma que se ha logrado la reduccin de alrededor del 50% en el uso de horas hombre en los procesos de almacenamiento y produccin. Esto no lleva sino a la conclusin de que el desarrollo e implantacin de un sistema alternativo de mtodos administrativos se justifica plenamente pues repercutir en ahorros tangibles, como los mencionados acerca del menor costo de mano de obra, as como intangibles, como una mejora en la imagen de la compaa al mostrarse ms organizada y una mayor capacidad de control del gerente sobre los distintos procesos.

REFERENCIAS a) Tesis Hernndez Adrin, Rediseo de procesos administrativos en reas de almacenamiento y produccin de una empresa metalmecnica con la ayuda de la tecnologa de la informacin, Tesis de Grado ESPOL, FIMCP, 2003 b) Libro Sipper Daniel, Planeacin y control de la produccin, McGraw Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. c) Libro Heizer Jay, Production and Operations Management, Cuarta Edicin, Prentice Hall. d) Libro Niebel Benjamin, Ingeniera Industrial Mtodos, tiempo y movimientos, 11ava edicin, editorial Alfaomega. e) Libro Anderson R.G., Organizacin y mtodos, Editorial EDAF, Madrid Espaa f) Libro Harding H.A., direccin de produccin, Editorial EDAF, Madrid Espaa g) Libro Laudon Kenneth, Management Information Systems, Prentice Hall

_________________________ Ing. Marcos Tapia Q. Director de Tesis de Grado