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Cdigo 3068 CERAUJO, Claudia; YZAGUIRRE, Ana Manual de gestin para organizaciones comunales Lima: desco. Programa Selva Central, 2007. 83 pp. (Herramientas para el desarrollo) Organizaciones Comunales / Manuales / Presupuesto participativo / Planificacin
Autoras: Claudia Ceraujo y Ana Yzaguirre Coordinador: Charles de Weck Cartula y diagramacin: Juan Carlos Garca M. Fotografas: Programa Selva Central ISBN: Hecho el depsito legal: 2007-0564 en la Biblioteca Nacional del Per ra. edicin: 000 emeplares Impresin: Ali Arte Grfico Publicaciones S.R.L. (5 ) 349-6636 Amrico Vespucio 107 Covima - La Molina desco Centro de Estudios y Promocin del Desarrollo Len de la Fuente 110. Lima 17 (5 ) 63-8300 Junio de 2007 www.desco.org.pe
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CONTENIDO
PRESENTACIN CAPITULO I LA ORGANIZACIN COMUNAL
5 7 7 9 0 0 2 5 5 6 7 2 22 23 23 23 24 26 34 35 38 38 4 43 44 48 50 52 55 55 63 66
1. Tipos de organizaciones comunales 2. Funciones de una organizacin comunal 3. rganos de conduccin de la organizacin comunal a. La asamblea b. El consejo directivo 4. Pasos para la constitucin de una organizacin comunal a Formacin del consejo directivo b. Estatuto de la organizacin c. Legalizacin de los libros d. Inscripcin en Registros Pblicos e. Inscripcin en la SUNAT
CAPITULO II HERRAMIENTAS PARA UNA ORGANIZACIN COMUNAL
1. Libros de una organizacin a. Libro de actas b. Libro padrn de socios c. Libro caja d. Libro de cargos e. Kardex 2. Redaccin de documentos de gestin a. Solicitud b. Oficio c. Declaracin jurada d. Informe e. Citaciones f. Memorial g. Acta 3. Comprobantes de pago a. Comprobantes de pago considerados por la SUNAT b. Comprobantes de pago considerados por las organizaciones comunales c. Documento para trasladar productos
68 68 69 70 70 70 70 7 7 72 73 73 73 75 76 77 77 77 78 79 79 79 80 80 80 83
1. Para qu planificamos 2. Lo que debemos tener en cuenta para realizar una planificacin 3. Proceso de la planificacin a. Misin de una organizacin b. Visin de una organizacin c. Anlisis F.O.D.A. 4. Plan de Trabajo a. Tipos de planes b. Partes de un plan de actividades c. Partes de un plan de trabajo 5. Presupuesto
CAPITULO IV FUNCIONES SOCIALES
1. Destrezas Sociales a. Grupales b. Individuales 2. Espacios e instrumentos de ejercicio ciudadano a. Plan de Desarrollo Concertado (PDC) b. Presupuesto Participativo (PP) c. Consejo de Coordinacin Local (CCL) d. Mesa de Concertacin para la Lucha contra la Pobreza (MCLCP) 3. Importancia de la participacin de las organizaciones
BIBLIOGRAFA
PRESENTACIN
ctualmente el gobierno peruano viene formulando e implementando polticas y programas de desarrollo social; sin embargo, su contraparte la sociedad civil no se encuentra suficientemente preparada para responder a ello de manera adecuada, pues carece de organizaciones fuertes y representativas que velen por los intereses de las personas que viven en las comunidades. Las vas institucionales creadas por el gobierno han sido pensadas para regiones y provincias con una fuerte tradicin de trabajo con organizaciones, que no es el caso de la selva especialmente; por ello no responden con eficacia a las necesidades y preocupaciones de este sector del pas. Ante esta necesidad, se han conformado organizaciones comunales como: comits de productores, de reforestacin, de salud, de agua, de electrificacin, de carreteras, de programa como el vaso de leche y APAFAS (asociacin de padres de familia), para tratar de hacer frente a los requerimientos de alimentacin, saneamiento, desarrollo, produccin, etc. Sin embargo, algunas organizaciones comunales no permanecen en el tiempo pues sus integrantes tienen un escaso nivel de instruccin, adems de conocimientos muy precarios sobre cmo llevar una organizacin, situacin que se agrava con directivas y lderes poco representativos, lo que no permite la consolidacin de un liderazgo que tenga una visin a largo plazo. Para hacer frente a este tipo de necesidades, est pensada la publicacin de este manual bsico para organizaciones comunales, que servir de referencia a organizaciones que tienen la voluntad, pero que no encuentran la orientacin apropiada para maximizar sus potencialidades. Este manual se divide en cuatro captulos que buscan responder a las necesidades de informacin de las organizaciones, dndoles as la oportunidad de realizar una buena gestin. En el primer captulo, veremos el tema de la organizacin comunal en s. En l se describen las ventajas de trabajar organizadamente, los tipos de organizaciones que hay en las comunidades y el trabajo que realiza cada una de ellas en base al objetivo por el cual se formaron. Se presenta a su vez, la diferenciacin de funciones y lo que implica cada uno de los cargos tanto desde la perspectiva del directivo como del asociado, con el fin de realizar un correcto trabajo de gestin. Se explican asimismo los pasos a seguir para formalizar una organizacin.
En el segundo captulo, se detallan las herramientas necesarias con las que debe contar una organizacin para realizar los objetivos trazados. Entre ellas tenemos los libros de actas, padrn de socios, de caja y de cargos. Se muestra tambin cmo redactar documentos de gestin, los que permitirn cumplir a cabalidad con las actividades de la organizacin. Se explica, adems, en qu circunstancias es necesario exigir y dar comprobantes de pago al efectuar una transaccin comercial y cundo son de utilidad los documentos de crdito y para trasladar productos. Estos temas permiten alcanzar el desarrollo como organizacin. En el tercer captulo, se explica el por qu y la importancia de la planificacin y todo el proceso que ello implica. Se describe en forma clara y sencilla el fin de la misin y visin de una organizacin, cmo debe llegarse a ste mediante un previo anlisis de fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas que afectan el trabajo de la organizacin; as mismo, se define lo que es un plan de trabajo. En el cuarto captulo, se busca resaltar las capacidades y habilidades sociales como individuales que va adquiriendo el asociado dentro de su organizacin. Es de relevancia mencionar la apertura de los espacios e instrumentos de gestin democrtica hacia la sociedad civil, es as que se hace una breve definicin de la Mesa de Concertacin para la Lucha contra la Pobreza (MCLCP), el Plan de Desarrollo Concertado (PDC), el Presupuesto Participativo (PP) y el Consejo de Coordinacin Local (CCL), destacndose la importancia de la participacin de las organizaciones en dichos espacios. Despus de leer este manual, usted conocer todas las fases que conlleva la formacin y consolidacin de una organizacin, las gestiones que se deben realizar y cmo cumplir con las metas y objetivos desde la parte administrativa y econmica. Es importante que usted pueda implementar estos conocimientos en su organizacin, porque ello le permitir generar prcticas que posibiliten los cambios necesarios para responder a las demandas de los asociados.
I. LA ORGANIZACIN COMUNAL
L
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a organizacin comunal est conformada por personas que trabajan bajo objetivos comunes para conseguir el bienestar de sus familias y el desarrollo de su comunidad. Se organizan porque saben que unidos conseguirn lo que requieren. Estar organizados supone las siguientes ventajas: Dividir socialmente el peso del trabajo Dialogar con los socios Intercambiar ideas Planificar el trabajo Aprender Resolver problemas rpidamente Obtener ayuda para la organizacin gracias a la representatividad de la misma Trabajar coordinadamente con otras organizaciones. Desarrollar liderazgos Beneficiarse de capacitaciones dadas por instituciones pblicas y privadas Desarrollarse como personas Ser ejemplo de trabajo Ayudar a la comunidad Recaudar fondos
Comits
Son organizaciones que se forman en base a una necesidad especifica, sus acciones se dirigen a asistir a grupos sociales en peligro. Pueden ser de salud, alimentacin, infraestructura bsica, ambientales, etc. La mayora de los comits tienen un periodo corto de vida, al cumplirse la meta para la que fueron creados, estas organizaciones se desactivan.
lo que alivia mas no elimina los problemas de desnutricin. Los beneficiarios son: madres gestantes y en perodo de lactancia (2 meses) y nios hasta los 6 aos de edad, as mismo atiende a nios de 7 a 3 aos y ancianos si se encuentran en estado de desnutricin y/o tengan tuberculosis. Est conformado por una Junta Directiva y por las beneficiarias que son socias de la misma.
Asociaciones
Son organizaciones integradas por personas que tienen la misma necesidad y persiguen el mismo objetivo. Eligen a sus representantes, conformndose as la Junta Directiva. Los asociados asisten a las asambleas, las que son realizadas cada cierto tiempo de acuerdo al estatuto de la organizacin. Se encuentran inscritas en los Registros Pblicos.
Cooperativa
Asociacin de personas basada en el principio de ayuda mutua y el bien comn (propiedad colectiva). Los asociados se unen en forma voluntaria para satisfacer en forma organizada sus necesidades y aspiraciones econmicas, sociales y culturales. Estas son de gestin democrtica y pueden ser de consumo, produccin, de ahorro y crdito, etc. Ejemplo: Cooperativa Agraria Cafetalera La Florida - Junn Cooperativa Agraria Cafetalera Bagua Grande - Amazonas Cooperativa de Ahorro y Crdito San Cristbal de Huamanga - Ayacucho
Obtener los recursos para que la organizacin cumpla con sus objetivos y metas. Integrar a los socios mediante el trabajo comunal. Buscar el bien comn de todos los asociados. Evaluar su desempeo regularmente. Las organizaciones comunales estn constituidas por los socios, los que democrticamente en asamblea eligen a sus representantes, estos deben ser personas de comprobada honestidad.Los representantes electos forman la Junta Directiva o Consejo Directivo.
a. La asamblea
Esta conformada por todos los asociados y es la mxima autoridad de la organizacin. Tipos de asamblea En las organizaciones formales (organizaciones inscritas en los Registros Pblicos) se establecen dos clases de asamblea:
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Cmo se lleva una asamblea Al iniciar una asamblea es importante considerar lo siguiente:
Un libro de actas: el secretario de la organizacin debe tener el libro de actas listo para redactar la sesin a realizarse.
AGENDA . Eleccin de la junta directiva. 2. Coordinar una activad para recaudar fondos Una agenda Un libro de actas
Un moderador
Los pedidos presentados pasan a fundamentarse. Luego se pasa al debate, aqu todos los presentes intervienen, pidiendo la palabra ordenadamente. Finalmente el pedido se someter a voto para ver si se aprueba o rechaza.
Cierre de la sesin: Una vez terminado el debate y aprobados o no los pedidos, se da por terminada la sesin.
Lectura y aprobacin del acta de la sesin anterior: se da lectura al acta de la sesin anterior, si no se presentase ninguna observacin, a continuacin se aprueba el acta. Si el acta es observada, se procede a debatir.
b. El Consejo Directivo
El consejo directivo est conformado por socios de la organizacin que han sido elegidos democrticamente en asamblea. Representa a la organizacin para todos los actos formales y legales. Estructura de un consejo directivo Conformado de la siguiente manera: Presidente (a) Vicepresidente (a) Fiscal Secretario (a) Tesorero (a) Vocal Vocal 2
Lectura de la correspondencia recibida: el secretario de la organizacin lee ante los socios la correspondencia recibida y enviada.
Informes: se presentan los informes de manera oral o escrita por parte de las comisiones formadas y luego, si es que los hubiera, de los asociados.
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Organigrama de la directiva
zacin y tiene el cargo de primer nivel. Dirige la organizacin para que sta pueda alcanzar sus metas y objetivos. Sus atribuciones son: Convoca y preside reuniones o asambleas ordinarias y extraordinarias. Firma el libro de actas. Da visto bueno a los documentos (cartas, oficios, etc.). Participa con voz y voto en las reuniones. En las sesiones, el voto del presidente es dirimente (poder de disolver un contrato o acuerdo). Cumple y hace cumplir el plan de trabajo como los acuerdos de asambleas. Coordina y hace el seguimiento de los proyectos puestos en marcha. Coordina acciones de salud, control y de capacitacin. Lleva un registro de todos los participantes de la organizacin. Prepara los informes mensuales de la organizacin.
Vicepresidente
Fiscal
Secretario
Tesorero
Vocal
Vocal 2
El organigrama es la representacin grfica de un consejo directivo, en l se sealan los diferentes cargos, teniendo en cuenta los niveles de importancia o jerarquas que existen dentro de una organizacin. Desde el momento en que los elegidos asumen el cargo, aceptan toda la responsabilidad que ello conlleva. Estas responsabilidades estn contenidas en sus funciones: -
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Representa a la organizacin ante otras instituciones u organizaciones. Convoca a elecciones generales para la designacin de la nueva junta directiva.
Firma los documentos conjuntamente con el presidente, tesorero y fiscal. Mantiene los documentos (padrn de asociados, cartas, oficios, etc.) en orden. Lleva el control del archivo. Controla la asistencia de los integrantes de la organizacin a las reuniones. En las sesiones, da lectura a la correspondencia recibida. Hace las citaciones para las asambleas. Prepara informes sobre actividades de la organizacin.
Secretario (a): es la persona que tiene habilidades para redactar documentos, este cargo es importante dentro de la organizacin pues el conservar por escrito los acuerdos, representa el testimonio indiscutible de estos. Sus responsabilidades son las siguientes: Llena el padrn de asociados de la organizacin. Se encarga de redactar el libro de actas asentando en l todo lo desarrollado en las asambleas. Redacta documentos como solicitudes, memoriales, citaciones, oficios, etc.
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Denuncia las irregularidades que se generen dentro de la organizacin. Lleva un inventario de los bienes que tiene la organizacin. Lleva un control de los asociados. Presenta informe de fiscalizacin.
Vocal: es la persona que apoya en todo al consejo directivo, siendo capaz de asumir responsabilidades de cualquiera de los miembros del consejo cuando estos se ausentan, decisin que es tomada mediante un acuerdo en asamblea. Adems: Se encarga de comunicar a los asociados sobre las reuniones programadas mediante citaciones. Realiza trmites documentarios y coordina con otras instituciones cuando la directiva se lo pide. Reemplaza a cada uno de los integrantes de la directiva cuando ellos se ausentan por un periodo corto.
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Un grupo de personas que comparten las mismas inquietudes y necesidades acuerdan convocar una reunin er paso
En la reunin pactan: formar una organizacin, darle un nombre, comprar un libro de actas, hacer legalizar el libro y fijar la fecha para la prxima reunin.
3er paso
2do paso
Perfil de un directivo:
Responsable Honesto No debe tener antecedentes de malas costumbres Trabajador Motivador Emprendedor Capaz de trabajar en equipo
Todo asociado tiene el derecho de votar, pero ese derecho debe ser bien usado pues debemos votar a conciencia b. Estatuto de la organizacin
Es la norma interna que regula el desenvolvimiento de la organizacin. Una vez formadas las organizaciones deben redactar su estatuto. Este debe inscribirse en los Registros Pblicos.
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primera pgina. El notario sellar y enumerar cada una de las pginas del libro (foliacin). Por ejemplo:
Funciones del consejo directivo. Derechos y deberes de los asociados. Condiciones de admisin, renuncia y expulsin
de los asociados.
Ej. La seora Mara Velarde Nez en representacin de su organizacin la futura Asociacin de Productores Agropecuarios de Eneas (APAE) acude a una notaria para legalizar el primer libro de actas de su organizacin.
Pasos para la legalizacin de un libro contable
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En la ciudad de La Merced, distrito y Provincia de Chanchamayo a los trece (3) das del mes de julio del ao dos mil seis (2006); Yo, DIANA AURIS CONTRERAS, NOTARIA PUBLICA DE CHANCHAMAYO, en aplicacin de los artculos 112 al 116 de la Ley del Notariado - Decreto N 26002 y a solicitud de: MARIA VELARDE NEZ, con DNI N 07605977, legalizo la apertura del presente Libro denominado ACTAS N 1, Correspondiente: ASOCIACIN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS DE ENEAS. Con domicilio en el Distrito de Peren. El libro consta de 100 fojas DOBLES, en cada una de las cuales estampo mi sello notarial, el mismo que queda registrado bajo el N 0450, en mi registro Cronolgico de Legalizacin de Apertura de Libros y Hojas Sueltas correspondiente al presente ao. DOY FE.
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Foliacin
Se denomina folio a la numeracin continua de cada una de las pginas de los libros de actas, padrn de socios, caja, inventario, etc.
Clases de foliacin
Foliacin simple: Es la numeracin correlativa que va de uno en uno y que se registra en cada pgina de los libros (padrn de socios, actas, inventario) Ej. 1, 2, 3, 4, 5, etc.
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Foliacin doble: Es la numeracin correlativa que se registra de dos en dos, en las pginas
de los libros (caja, balance general, etc.) Ej. 1,1; 2,2; 3,3; 4,4, etc.
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Firmar convenios con instituciones pblicas y privadas. Asociarnos con otras organizaciones ya establecidas. Obtener facilidades para acceder a un crdito bancario. Reconocimiento legal del estatuto y reglamento de la organizacin. Formalizar acuerdos . Participar en el presupuesto participativo.
Llevar a una notaria: el libro de actas legalizado con la redaccin del acta de formacin de la junta directiva y el estatuto aprobado en asamblea. Este trmite tiene un costo.
1er paso
Realizar el pago respectivo de derecho de inscripcin de titulo y presentar la minuta que redact la notaria.
3er paso
Esperar unos das y luego recoger la constancia de inscripcin en los Registros Pblicos.
4to paso
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e. Inscripcin en la SUNAT
Una vez constituida legalmente la organizacin, est lista para iniciar sus actividades comerciales, siempre y cuando haya obtenido antes su RUC; para ello es necesario inscribirse en la SUNAT. El R.U.C (Registro nico de Contribuyentes): es un nmero que consta de 11 dgitos, el cual identifica al contribuyente ante la SUNAT (Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria). Es de carcter permanente y de uso exclusivo de la organizacin. Como contribuyentes estaremos sujetos a pagar impuestos, es decir contribuiremos
con el tesoro pblico. Cada vez que realicemos una compra o venta de productos debemos dar nuestro RUC. La inscripcin en la SUNAT nos permitira: Comercializar los productos que producimos. Emitir comprobantes de pago. Pagar impuestos. Acrecentar el fisco del Estado. Generar bienestar econmico y social para los peruanos.
Ej. La Asociacin de Agricultores Yaneshas Yompor Yompuer (YAYOYO) ha vendido 450 sacos de caf a Eco Caf, para realizar dicha venta ha entregado a la comercializadora una boleta de venta, la que est identificada con su nmero R.U.C. Al pagar impuestos contribuimos a que los recursos del Estado crezcan y con ello se pueda invertir en infraestructura, haciendo que ms peruanos se desarrollen y tengan una vida digna.
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a. Libro de Actas
Este libro es muy importante pues en l se anota cuidadosamente todas las circunstancias dadas en el desarrollo de las asambleas tanto ordinarias como extraordinarias. Contiene hojas con rayas horizontales y es de foliacin simple (numeracin correlativa). Se debe tener en cuenta lo siguiente:
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Ej. La seora Mara Corcuera Estrada quiere pertenecer a la Asociacin de Productores Agropecuarios Industrial Los Mellizos 71 (ASPAIME), para ello ha presentado una solicitud de inscripcin, cuando sta sea aceptada, el secretario(a) registrar sus datos en el Padrn de Socios.
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APELLIDO PATERNO APELLIDO MATERNO FECHA DE NACIMIENTO PROVINCIA PROFESION ESTADO CIVIL D.N.I. Ninguna conviviente
Chanchamayo
DEPARTAMENTO
Los Mellizos
Fecha de Nacimiento Parentesco Ocupacin Carnet
Javier Estrada Mndez Carmen Estrada Corcuera Oscar Estrada Corcuera Hugo Estrada Corcuera
Otros familiares en el mismo domicilio
C H H H
Parentesco
Carnet
Femenino
24 de junio de 1945
Madre
de 2006
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c. Libro Caja
Libro principal de carcter obligatorio, de foliacin doble (numeracin doble), antes de utilizarlo debe ser legalizado. En este libro se registran todas las operaciones de dinero, tanto entradas como salidas, detallndose el rubro en los que se hizo gasto alguno y en los que ingres dinero a la asociacin. Importancia del libro caja: Nos permite registrar todos los ingresos o salidas de dinero. Constituye un elemento de prueba, pues se sustentan los gastos y los ingresos con los comprobantes respectivos. Ej. facturas, boletas de ventas, liquidaciones de compra, recibos por honorarios profesionales, tickets, declaraciones juradas, etc. Sabemos al momento de cunto dinero disponemos. Nos permite estar al tanto de nuestras deudas u obligaciones para con otros, asimismo saber quines nos deben.
No se debe arrancar hoja alguna del libro. No debe tener borrones ni enmendaduras en
sus hojas.
Dinero de una actividad realizada pro-fondos (rifa, pachamanca, pollada, parrillada, etc.).
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Compra de sellos para la junta directiva. Gastos al realizar un trmite (pasajes, alimentacin, copias de documentos, etc.).
El saldo de dinero existente a la fecha del cierre se anota en el Haber, de este modo las sumas de los importes registrados en el Debe y en el Haber deben coincidir perfectamente. Al reabrirse el libro, el saldo se coloca en el Debe. Si existe mucho movimiento de dinero, el libro caja se debe cerrar todos los das y reabrirse al da siguiente.
1 DEBE
1 HABER
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DEBE 1
Titulo del libro Caja, el mes que corresponde y el ao Aqu se indica el nmero de folio
HABER 1
Aqu se describe el motivo del ingreso del dinero Aqu se describe el motivo de salida de dinero
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DEBE 1
HABER 1
4 Aportaciones de 20 socios cada uno S/. 20.00 10 Dinero recaudado por tardanzas 15 Dinero de la actividad del da 14 de octubre
S/. 4 0 0 0 0
S/.
Compra de hojas bond con boleta N 340 Pago de viticos con recibo N 23
S/. 1 5 0 0
S/.
12 5 0 0 0
3 0 0 0
4 5 0 0
1 2 0 0 0
Ej. La organizacin ha realizado el inicio del llenado del libro caja del mes de octubre del 2006, en l se ven detallados tanto los ingresos como los egresos.
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Modelo del libro caja cuando queda un saldo del mes anterior
HABER 2
S/. 5 2 5 0 0
S/.
S/.
Ej. La organizacin en el mes de noviembre est iniciando sus operaciones con el saldo del mes de octubre de la siguiente manera.
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Modelo del libro caja cuando en el presente mes hay un saldo del mes anterior y no se han realizado operaciones de ingreso o salida de dinero
DEBE 3
HABER 3
S/.
S/. 2 5 6 0 0
2 5 6 0 0
3
Modelo del libro caja cuando solo se ha llenado el DEBE y no se han realizado operaciones en el HABER
HABER 4
S/. 1 0 0 0 0
S/.
10
15
14 de octubre
1 2 0 0 0
2 7 0 0 0
2 7 0 0 0
Ej. La organizacin en el mes de diciembre solo ha realizado actividades que han generado ingresos (es decir dinero en efectivo), por eso solo se ha utilizado la parte del libro caja que dice DEBE.
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HABER 6
... vienen
S/.
S/.
... vienen
S/.
S/.
Ej. Al iniciar la utilizacin de la hoja del libro caja del mismo mes (habindose llenado por completo una hoja previa), en la primera lnea se escriben tres puntos seguidos y luego la palabra VIENEN, en la misma lnea se coloca la cantidad total de la pagina anterior tanto en el DEBE como en el HABER.
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d. Libro de cargos
Es un libro que permite llevar control sobre los materiales y herramientas que tiene una organizacin. Cuando se requiere llevar del local de la organizacin un material o herramienta hacia otro lugar, es necesario que dicho movimiento de bienes quede registrado, ello permitir saber quin lo ha retirado. Quien retire el material ser el responsable de su prdida o deterioro si fuese el caso. Algunos datos que contiene el libro de cargos son: N de registro. Nombre y apellidos de la persona que retira el material.
Descripcin de los materiales o herramientas que se retiran de la organizacin. Fecha. Firmas de las personas que entregan y retiran el material. Ej. La seora Mara Velsquez Cajas pide prestado el libro de actas de la asociacin para realizar unas gestiones en la Municipalidad de su sector, por ese motivo, ella registrar dicho retiro en el libro de cargos.
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RECIB CONFORME
Firma
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e. Kardex
Son hojas que nos permiten ejercer control sobre la cantidad exacta de productos que se tiene en el almacn. Manejar esta informacin nos permitir adems, detectar un faltante, si lo hubiera. Nos muestra al pormenor, las entradas y salidas de los productos y los activos con que cuenta la organizacin. Importancia del kardex: Permite llevar un control real de los productos que hay en almacn. Saber cundo vence un producto. Tener presente el precio del producto.
Saber el movimiento de ingresos y salidas de los productos. Se debe tener en cuenta lo siguiente:
Las hojas kardex deben estar numeradas. Escribir datos reales de cada producto. No debe contener borrones ni manchas.
Ej. La Asociacin APOLSCA ha elaborado una hoja o tarjeta kardex para llevar el control de ingresos y salidas de los productos que se tienen en el espacio destinado dentro del local comunal para almacn. En ella se describe que se tiene un saldo a la fecha de 180 sacos de guano de isla de 50 K. cada uno.
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Ej. Esta tarjeta permite a la organizacin llevar un control del ingreso de los insumos, productos, etc. En ella se detallan las caractersticas principales de dichos productos.
No 13
Fecha:
FECHA DE INGRESO
11/09/2006
NOMBRE GENRICO
Responsable de almacn:
FORMA FARMACUTICA CONCENTRACIN CANTIDAD
DOCUMENTO Y N
10 25 12 25
Observaciones:
Ej. Este cuadro nos permite llevar un control exacto sobre la entrada de medicamentos al almacn.
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No 015
Fecha:
FORMA FARMACUTICA
28/11/2006
PRECIO UNITARIO TOTAL S/.
08 20 10 15
112 8 7 6
Observaciones:
Ej .Esta tarjeta permite observar la cantidad exacta de medicamentos que salen del almacn.
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No 234
TOTAL S/.
02 15 15
14 0.40 0.70
28 6 10.50
Observaciones:
Solicitud para obtener certificados de estudios Solicitud de partida de nacimiento Solicitud de rectificacin de nombre Solicitud de apoyo para una actividad social
Partes de una solicitud () Sumilla: es el resumen de lo solicitado y se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla es muy importante pues permite identificar rpidamente el motivo de la solicitud. (2) El destinatario: es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe escribirse despus de la sumilla y en letras maysculas.
a. Solicitud
Documento de uso cotidiano, utilizado tanto en organizaciones estatales y privadas cuando se solicita o pide una cosa. Ejemplo:
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(3) Iniciales del cargo que ocupa: generalmente se escribe inmediatamente despus del destinatario. (4) Presentacin del solicitante: aqu se escriben todos los datos generales del solicitante, tales como:
La parte considerativa, la cual hace referencia a los dispositivos legales que amparan la solicitud.
Ej. El seor scar Fausto Gonzles necesita obtener un certificado de salud, por ese motivo ha redactado una solicitud dirigida al Director del Hospital.
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Modelo de solicitud
SEOR DIRECTOR DEL HOSPITAL DE APOYO DE PERENE (2) S.D. (3) Yo, scar Fausto Gonzles, de 23 aos de edad, identificado con D.N.I. 07405789, domiciliado en el Anexo de General Morla, a usted con el debido respeto me presento y digo: (4) Que siendo requisito indispensable presentar en mi centro de estudios el Certificado Mdico de atencin en el hospital que usted dirige, solicito que se disponga lo conveniente a fin de que se me expida dicho certificado. (5) Por lo tanto, (6) A usted suplico atender mi solicitud por ser de justicia.
.............................. (8) scar Fausto Gonzles D.N.I. 07405789 Adj. Copia del comprobante de pago (9)
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b. Oficio
Documento que sirve de comunicacin entre dos o ms instituciones pblicas o privadas, se usa para fines diversos como invitaciones a ferias, cursos, etc; ya sean estos de ndole cultural, social, poltico, artstico o deportivos. Una institucin privada o pblica puede remitir oficio a una persona, mas la persona no puede remitir un oficio a la institucin, pues este documento es de carcter institucional. Partes del oficio () Membrete (en caso exista): se escribe el nombre de la institucin. (2) Nombre del ao en curso: este nombre cambia cada ao, por lo tanto debe ser actualizado. (3) Lugar y fecha: se especfica el lugar desde donde se enva el oficio y se pone la fecha en que se redact el documento. (4) Numero de oficio e iniciales de la organizacin: se escribe el nmero que corresponde al oficio en cuestin y las iniciales respectivas de la organizacin.
(5) Nombre, cargo y lugar del destinatario: se escribe el nombre de la persona a quin va dirigido el oficio, seguido del cargo que ostenta y el lugar en donde se encuentra la institucin. (6) Motivo del oficio o asunto: aqu se escribe resumidamente el pedido en s. (7) Introduccin: es aqu donde se inicia la presentacin respectiva. Ej. Cumplo con poner en su conocimiento... Me es grato manifestarle... Tengo a bien comunicarle... De mi mayor consideracin Por el presente...
(8) Asunto o tema: se describe detalladamente el pedido, es decir la cantidad justa de lo requerido. (9) Despedida: se agradece la atencin. Ej: Con deferencia... Atentamente
(10) Firma, nombres y D.N.I.: se firma el documento, la persona se identifica con nombre, apellido y nmero de D.N.I.
Ej. La seora Carla Torres Bejarrano como presidenta del comit de vaso de leche y a nombre de su organizacin, est pidiendo el apoyo con vveres para atender los desayunos a los nios de su comunidad, por ese motivo ha redactado un oficio dirigido al seor Juan Casavilca Laguna, presidente de la Asociacin de Productores El Caf (APEC)
4
Modelo de oficio
(1)
Of. N 010 /CVDLLL (4) Seor: Juan Casavilca Laguna (5) Presidente de la Asociacin de Productores El Caf (APEC) San Martn Asunto: Donacin de vveres para el desayuno escolar (6) Es grato dirigirme a usted para saludarlo a nombre del Comit de Vaso de Leche Las Lecheritas y a la vez hacer de su conocimiento que hemos programado diversas actividades por el inicio del presente ao escolar. (7) Motivo por el cual, la junta directiva del comit acord brindar desayunos a los escolares pertenecientes al nivel primario a fin de que obtengan una mejor alimentacin. Conocedores de su alto espritu de colaboracin, le solicitamos su apoyo a travs de la donacin de : Cajas de leche, Azcar, Avena, etc. Productos que servirn para brindar una mejor alimentacin a los nios. (8). Agradeciendo de antemano su apoyo, quedamos de usted, reiterndole las muestras de nuestra especial consideracin y estima personal. (9) Atentamente ......................................................... (10) Carla Torres Bejarrano Presidenta D.N.I. 78643560
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c. Declaracin Jurada
Es un documento que nos permite declarar algo que no se puede comprobar con algn otro documento. Este contiene la palabra del declarante. Partes de la declaracin jurada: () Nombre del documento: se escribe Declaracin Jurada. (2) Presentacin de la persona: se escribe el nombre, apellidos de la persona, sta debe identificarse con el nmero de D.N.I, a continuacin se pone el lugar de residencia de la persona y el motivo de la declaracin. (3) Lugar y fecha: lugar y fecha de redaccin del documento. (4) Firma: se firma y se escribe los nombres, apellidos y D.N.I.
Yo, Marisela Escobar Miranda, identificada con D.N.I. N 04563452, con domicilio en calle Los Manzanos N 234 Villa Rica - provincia Oxapampa, regin Pasco. Declaro bajo juramento que mi ganancia como agricultora es de S/. 400.00 (cuatrocientos y 00/100 nuevos soles). Declaro que los datos consignados en esta declaracin jurada expresan la verdad y responden a la realidad. (2)
Atentamente
Ej. La seora Marisela Escobar no tiene un comprobante que pruebe cul es la ganancia mensual que obtiene por su trabajo en el campo, por tal motivo ha redactado una declaracin jurada.
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d. Informe
Es un documento de sencilla redaccin, en el cual se debe detallar todos los acontecimientos ocurridos y que estn relacionados con la actividad a informar en un periodo determinado de tiempo. Clases de Informe:
(4) Introduccin: se puede iniciar con alguna de las siguientes frases: - En cumplimiento - La comisin de fiesta suscribe... - En cumplimiento a lo dispuesto por asamblea del mes de abril... - De conformidad con lo solicitado por la directiva (5) Detalle de cada una de las actividades realizadas o texto del informe: es aqu donde se detallan cada una de las actividades realizadas: - Indicar los hechos - Exponer las razones - Formular las recomendaciones - Conclusiones (6) Despedida o frmula de cumplimiento: consiste en la despedida en s y se escribe al final del informe. Ej: - Es cuanto tengo que informar a Ud. ... - Pido se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto. (7) Firma y nombres: se firma el documento, se escribe el nombre y apellidos del informante seguido del documento de identidad.
Informe textual: en este se da a conocer en forma literal las actividades realizadas. Partes de un Informe textual (1) Ttulo del informe: se escribe el nmero del documento y se hace referencia a la actividad informada. (2) Lugar y fecha: se escribe el lugar donde se ha redactado el documento y se acompaa con la fecha respectiva. (3) Encabezamiento: se debe poner lo siguiente: Nombre de la persona a quien se enva el documento y su cargo. Nombre de la persona quien hace el informe y su cargo. Nombre de la actividad a informar.
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Ej. La seora Carmen Vega Castro tiene el cargo de vocal del comit del programa de vaso de leche, ella ha realizado algunas gestiones en el mes de mayo. Para informar de las mismas ha redactado el debido informe de sus actividades durante ese mes, el cual est dirigido a la seora Ins Paredes Castro, quien es la presidenta del comit.
Modelo de informe textual
En cumplimiento de las actividades realizadas en el mes de mayo, informo a usted lo siguiente: (4) 1. Durante las primeras semanas del mes de mayo, nos apersonamos con la seora secretaria del comit a fin de realizar el recojo de los alimentos, los cuales se encontraban en el local de la municipalidad. 2. Los das 10 y 11 de mayo se recibi la visita del coordinador general del vaso de leche de la provincia, al cual se le explic la problemtica del local. 3. Durante la segunda y tercera semana se realizoron talleres de capacitacin con los escolares, a fin de mostrarles la importancia del manejo de los alimentos. 4. La ultima semana y conforme a lo acordado en la asamblea del comit, se realiz la pollada a fin de recolectar fondos para la compra de ollas; en esta ocasin, se obtuvo los recursos suficientes para la compra de estos productos. (5) Es todo cuanto tengo que informar a Ud. (6) Atentamente .................... Carmen Vega Castro Vocal D.N.I. 03452378 (7)
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Informe econmico: en este informe se valora en nmeros lo que signific realizar las actividades encomendadas. Partes de un informe econmico: (1) Ttulo del informe: se menciona el nmero del documento y la referencia a la actividad informada. (2) Lugar y fecha: el lugar en donde se redact el documento y la fecha. (3) Encabezamiento: se debe tener en cuenta Nombre de la persona a quien se enva el documento y su cargo. Nombre de la persona quien hace el informe y su cargo. Nombre de las actividades a informar (asunto).
(b) Ingresos: es todo lo que se ha recaudado y puede deberse a: - Las cuotas cobradas por tardanzas - Cuando se realiza una actividad - Prestamos de una entidad (c) Gastos: se refiere a los gastos incurridos sobre las actividades programadas. Ej: cuando realizamos el pago de un determinado producto. Se debe tener en cuenta lo siguiente: Agregar los costos de los pasajes de los que hicieron las gestiones; gestiones tales como entregar una solicitud a la municipalidad, etc. (d) Ganancia: es el resultado de la suma total de ingresos, cantidad a la que se le resta la suma total de gastos. (e) Saldo final: es la suma del saldo inicial ms la ganancia. (5) Firma: Se firma el documento y se escribe los nombres y apellidos ms el D.N.I. -
(4) Texto o cuerpo del informe: este debe contener lo siguiente: (a) Saldo inicial: es el total del dinero que queda del mes anterior. Si las actividades recin se inician este concepto no se incluye.
Ej. La seora Pamela Domnguez Gutirrez tiene el cargo de tesorera de la asociacin, ella ha realizado algunas gestiones en el mes de mayo, por tal motivo ha redactado un informe correspondiente a este mes dirigido a la seora Ins Paredes quien es la presidenta del comit.
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En cumplimiento de las actividades realizadas en el mes de mayo, informo a Usted lo siguiente: (4) Saldo inicial (a) Del mes de abril 2005 Total saldo Inicial Ingresos (b) - 15 cuotas de 3.00 por cada persona - 100 rifas a 1.00 Total de Ingresos Gastos (c) - Un talonario de tickes para la rifa - Un saco de guano de isla x 50 k. Total de Gastos Ganancia (d) Total de Ingresos Total de Gastos Saldo inicial 90.00 + Ganancia 119.00 Saldo final (e) 209.00 Es todo cuanto tengo que informar a Usted. S/. 90.00 90.00 45.00 100.00 145.00 1.00 25.00 26.00 145.00 26.00 119.00
Atentamente
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Importancia de un informe econmico: Permite presentar las cuentas en forma directa, precisa y clara. Es un resumen de todas las actividades en las cuales se ha generado un ingreso y un gasto. Nos presenta la cantidad exacta de dinero con la que contamos.
Ej. La asociacin APACAY est convocando a asamblea, razn por la cual ha redactado la citacin presentada a continuacin. Esta ser entregada a cada uno de los asociados.
Modelo de citacin para una asamblea ASOCIACIN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS COLONOS DEL ALTO YURINAKI (APACAY) CITACIN Seor(a) : . Mariela Cerrn Mlaga Tengo el agrado de dirigirme a usted con el objeto de citarlo (a) a la Asamblea General Extraordinaria que se realizar el da sbado 19 de febrero del 2007 en el Local Comunal de Alto Yurinaki. Primera citacin: 3:30 p.m. Segunda citacin: 4.00 p.m. AGENDA 1. 2. 3. Reglamento del estatuto de la Asociacin Aprobacin del reglamento de la Asociacin Otros Alto Yurinaki, 12 de febrero de 2007 ------------------------------------Presidente de la Asociacin
e. Citaciones
Este documento se utiliza para comunicar a todos los asociados de la organizacin sobre la realizacin de una reunin o asamblea. Esta debe contener lo siguiente: Nombre de la organizacin Nombre del documento Nombre de la persona a la que se cita Fecha de citacin Lugar de la reunin Hora Agenda Firma del presidente de la organizacin
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Ej. La asociacin APACAY al convocar a asamblea, encomend a la persona que entregar las citaciones haga firmar la hoja de cargos a quien la reciba, pues ello servir como prueba de recepcin.
HOJA DE CARGOS
Motivo de la citacin: N 1 2 3 4 5 6
Nombres y Apellidos Mara Gonzles Rubio Juan Casavilca Linares Julia Quispe Lpez Delia Calagua Parco Esteban Ruiz La Torre Luis Machay Lujan
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f. Memorial
A travs de este documento se realizan peticiones colectivas. Este es requerido por lo miembros de la comunidad y a beneficio de la misma. Ej. saneamiento de servicios bsicos, demanda de agua potable, luz elctrica, vas de comunicacin, posta mdica, etc. Partes de un memorial: () Nombre del ao en curso: escribir el nombre del ao en que se efecta el pedido. (2) Lugar y fecha: el lugar desde donde se enva el documento, va acompaado de la fecha de redaccin.
(3) Cargo administrativo del funcionario: se escribe el cargo de la persona a quien va dirigido el documento. (4) Datos generales de los solicitantes: Aqu es donde los solicitantes se identifican a travs de su lugar de residencia. (5) Contenido de lo que se pide: aqu se exponen las necesidades y razones del memorial. (6) Agradecimiento y despedida: se termina la peticin del documento con el respectivo agradecimiento y despedida. (7) Firmas de los solicitantes: aqu firman todos los solicitantes, los que se identifican con nombres, apellidos y D.N.I.
Ej. Los pobladores del anexo La Cumbre estn pidiendo una reconsideracin al Director del Hospital de Apoyo Peren, sobre el cierre de la posta de salud; para ello han redactado un memorial
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Modelo de memorial Ao de la Consolidacin Democrtica (1) La Cumbre, 10 de junio de 2006 (2) SEOR DIRECTOR DEL HOSPITAL DE APOYO DE PERENE (3) Los que al final suscribimos el presente memorial, pobladores del anexo La Cumbre, del distrito de Peren, Provincia de Chanchamayo de la Regin Junn, nos dirigimos a usted con el debido respeto y exponemos lo siguiente: (4) Para manifestarle nuestra indignacin por el cierre de la Posta Mdica La Cumbre que prestaba servicios de salud bsica aproximadamente a 500 familias en un mbito de 6 comunidades: Los Zorzales, Alto Incariado, General Morla, La Cumbre, Las Palmas y Santa Fe. Esta ha dejado de funcionar sin aparente justificacin alguna, existiendo an enfermedades contagiosas en la zona, personas con inadecuada nutricin, mujeres embarazadas, etc. Sabe usted que la posta inici sus actividades de salud hace 10 aos previo levantamiento de un diagnstico, el que se hizo con la participacin de toda la poblacin, con el fin de justificar su funcionamiento. La poblacin en su conjunto exige que usted haga una visita y as compruebe la realidad en que vivimos y lo distante que nos encontramos de la posta mas cercana, pues esta se halla a 5 horas de camino, distancia que no puede ser recorrida por nios ni mujeres embarazadas, poniendo en riesgo su seguridad. Tampoco estamos en condiciones de asumir los costos de transporte hasta la posta ms cercana. Toda esta situacin angustiosa que se agrava da a da, nos ha obligado a enviarle este memorial a pedido de todos los firmantes. (5) POR TANTO: Con la seguridad de ser atendidos, aprovechamos la oportunidad para presentarle nuestro
saludo. (6)
Nombres y apellidos
D.N.I.
Firmas (7)
5
g. Acta
En este documento el secretario(a) de la organizacin anota las circunstancias en que se ha desarrollado cada reunin, as mismo los acuerdos a los que se ha llegado. Debe registrar no solo los aspectos ms importantes de la reunin, sino tambin, algunos detalles que sin ser fundamentales contribuyen al desarrollo de la misma y permiten entender el funcionamiento de la organizacin. Importancia Permite tener un registro detallado de la reunin. Permite tener un orden de las actividades que realizaremos a continuacin como organizacin, as mismo la identificacin de los responsables de la misma. Partes de un Acta () Datos generales: Tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria) Lugar donde se realiza Fecha (en letras) Hora de inicio ( en letras) Local Nmero de socios asistentes
(2) Agenda de la reunin: se escribe la agenda a tratar. Se va anotando cada punto que se va a tocar. (3) Lectura del acta anterior: se leen los puntos ms importantes y los acuerdos tomados en la reunin anterior. (4) Correspondencia: se lee el resumen de la correspondencia enviada o recibida por la asamblea (solicitudes, oficios y otros). (5) Informes: se escribe un resumen de los informes de las actividades o gestiones que se han realizado a nombre de la asociacin durante el periodo anterior a la reunin. (6) Los puntos de vista mas importantes: se escriben las intervenciones ms relevantes de los asociados, las que pueden haber generado debates productivos o no. (7) Se escriben los acuerdos tomados en reunin y los resultados de las votaciones realizadas para tomar dichos acuerdos. (8) Aprobacin del acta: se puede escribir esta frase: despus de leerse el acta esta fue aprobada por unanimidad. As mismo, cuando la asamblea aprueba alguna correccin al acta, tambin se escribe dicha correccin, indicando el nombre del socio que pidi la correccin. Puede escribirse as: despus
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de leerse el acta, la que fue corregida por el socio.........................................que pidi que.. ....................................................... la asamblea aprob por unanimidad aadir.en el acta y aprobarla (9) Fin del acta: poner la hora en que termina la reunin. (0) Firmas del acta: Se puede escribir as: Y para que conste, firmamos todos los socios asistentes Lo que debemos tener en cuenta al redactar un acta El acta debe ser redactada con lenguaje claro y sencillo. Los verbos utilizados en la redaccin de un acta deben estar en tiempo pasado.
El secretario (a) o persona encargada de su redaccin debe tener sumo cuidado en no omitir el nombre de algn socio al hacer uso de la palabra. A sugerencia o peticin de los oradores, el secretario (a) har constar en el acta textualmente algunas expresiones. No hay que dejar ninguna lnea sin escribir o en blanco. Cuando queda una lnea libre o una parte sin escribir, hay que hacer una raya hasta el final de la lnea. Esto se hace para evitar que alguien pueda aadir algo y cambiar lo que la asamblea acord.
Ej. La Asociacin de Productores Agropecuarios de La Cumbre se reunir en el local comunal de la comunidad para tratar la agenda prevista y el secretario de la asociacin redactar el acta de la asamblea.
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El presidente pide al secretario que lea el acta de la reunin anterior, finalizada su lectura se aprueba sin ninguna observacin. (3) El presidente informa que ha recibido una carta remitida por la comisin organizadora de la comunidad, en la cual invitan al aniversario y piden una colaboracin monetaria. (4 - 5) Se inicia con el punto nmero uno de la agenda. El seor Timoteo Prez pide tomar la palabra dice que seguir participando de la asociacin y pide que los dems asociados cumplan con sus aportaciones y lleguen puntual a las reuniones; seor........... y as cada uno, sucesivamente hasta culminar con el primer punto de la agenda. Luego se contina con el segundo punto de la agenda.................. (6) Se acuerda dar una respuesta a la carta enviada por la comisin de organizacin con una colaboracin de S/. 50.00 nuevos soles. Los asociados que no justifiquen su ausencia tendrn que ser sancionados de acuerdo al estatuto. Las aportaciones de los asociados deben ser entregadas al tesorero cada fin de mes. (7) El Secretario levanta la presente acta con la firma del presidente y secretario de la asociacin. Firmando a continuacin los presentes en seal de aprobacin y conformidad de lo acordado. (8) Y no habiendo ms asuntos que tratar, el presidente da por terminada la reunin a las once de la maana del mismo da. (9) Nombres y apellidos D.N.I. Firma (10)
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3. Comprobantes de Pago
a. Comprobantes de pago considerados por la SUNAT
Son los documentos que indican que se ha realizado una operacin de compra y/ o venta de un producto o cuando se presta un servicio, pueden ser: Factura Boleta de venta Ticket Liquidacin de compra Recibos por honorarios Nota: Segn Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT. No se considera a la NOTA DE VENTA como comprobante de pago. Importancia de los comprobantes de pago
En qu casos debe emitirse una factura: Cuando el comprador solicita este comprobante para sustentar gasto o costo para efecto tributario. En las operaciones de exportacin (cuando se vende productos a otros pases) . La factura se emite a partir de los S/. 5.00 (cinco nuevos soles). Si la venta es menor a esta cantidad se emite solo cuando el comprador lo solicite. Las facturas se escriben en tres juegos iguales.
Segunda copia: SUNAT, se entrega a la persona que realiza la compra del producto.
Sirve de prueba o justificante de gasto. Permite al archivarlo ordenar todas las cuentas. Permite devolver el producto que se ha comprado si es que este tiene algn problema. Factura: es un comprobante que se utiliza cuando se realiza una compra o venta de productos, y permite identificarse con el numero de R.U.C. (Registro nico de Contribuyentes)
Ej. El seor Dionisio Pereda, quien es un contribuyente registrado ha comprado 100 machetes a pedido de su asociacin, por dicha compra ha exigido que le emitan factura, pues la tendr que entregar como prueba de la compra.
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Modelo de factura
La Pradera
04/10/2006
100
Machetes
5.00
S/. 500.00
ADQUIRIENTE O USUARIO
Boleta de venta: es un comprobante de pago que se recibe cuando se realiza una operacin comercial (compra de un producto). Las boletas de ventas sustituyen a las facturas cuando la persona que realiza la compra de productos no tiene nmero R.U.C. Los precios escritos en la boleta s incluyen el impuesto (I.G.V.)
Se debe tener en cuenta lo siguiente: Cuando el importe de la compra supere los S/. 1700.00 (1/2 Unidad Impositiva Tributaria UIT) ser necesario identificarnos consignando los apellidos y nombres completos, direccin y nmero de documento de identidad.
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Cuando nuestra compra es a partir de los S/. 5.00 (cinco nuevos soles) nos deben entregar una boleta de venta. Si el monto de la compra no supera los S/. 5.00 no nos entregaran la boleta, salvo que como comprador lo solicitemos para presentarla como prueba de la compra realizada.
Ej. El seor Oscar Fausto Lpez ha comprado algunos materiales para su chacra y como comprobante de ello le han entregado una boleta de venta.
Modelo de boleta de venta
El Granjero
Seor(es): Direccin:
Documento de identidad:
CANTIDAD
Fecha de emisin:
13 /11/2006
IMPORTE
1 2
30.00 25.00
TOTAL S/.
55.00
EMISOR
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Ticket: es tambin un comprobante de pago usado cuando se realiza una compra en determinados establecimientos como: supermercados, panaderas, bodegas, etc., los cuales cuentan con una mquina registradora que realiza la impresin del ticket.
realiza la compra del producto), la cual no necesariamente est impresa por la mquina registradora.
Modelo de ticket
BODEGA LA GRANJA
R.U.C. N 10045724597 Av. Puerto Bermdez 234 - Villa Rica N de Serie 3456234 342567 26/10/2006 5 Kg. arroz 5 Kg. azucar TOTAL 10:45 Hrs. 20.00 25.00 45.00
Slo pueden ser emitidos en moneda nacional. El original, la copia y la cinta testigo deben
contener el nmero de RUC del emisor y la descripcin del artculo vendido.
Ej. La seora Mara Ramrez ha realizado sus compras en una bodega y como justificante de ello le han entregado un ticket, ya que el negocio emite solo este comprobante de pago.
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Liquidacin de compra: es un comprobante que se recibe al vender productos agropecuarios y cuando el vendedor no cuenta con nmero de R.U.C. Por ese motivo, el vendedor recibe una liquidacin de compra con la que sustenta costos y gastos. Permite ejercer el derecho al crdito fiscal, siempre que el impuesto sea retenido y pagado por el comprador.
Minera aurfera artesanal Artesana Desperdicios Desechos metlicos y no metlicos Desechos de papel Desperdicios de caucho
Las liquidaciones de compra se escriben en tres juegos iguales: Original: COMPRADOR, se queda con la persona que realiz la compra. Primera copia: VENDEDOR, se entrega a la persona que realiz la venta. Segunda copia: SUNAT, se queda con el comprador.
Debemos tener en cuenta lo siguiente: Solo recibirn este comprobante los productores y/ o acopiadores de productos primarios, derivados de:
Ej. El seor Rodolfo Carrin ha realizado la venta de su caf en una feria que est ubicada en La Merced y por la venta le han entregado una liquidacin de compra.
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Mascaf
Fecha:
14/02/2007
PRECIO UNITARIO VALOR DE VENTA
50
4.50
225.00
SUB TOTAL
Emisin valida hasta el 23-11-2007 IMPRENTA TERESA R.U.C. 20674568923 N de autorizacin de impresin 1245634089
COMPRADOR
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Recibos por honorarios: se entrega por la prestacin de servicios profesionales, independientes de cualquier profesin, arte, ciencia u oficio. Por ejemplo los mdicos, abogados, contadores, periodistas, artistas, ingenieros agrnomos, forestales, artesanos, gasfiteros, electricistas y por cualquier otro servicio que genere rentas de cuarta categora (realizacin de un trabajo individual e independiente).
Ej. La seorita Julia Rivas es ingeniera agrnoma y ha realizado un trabajo de asesoramiento a la Asociacin de Agricultores de Caf, razn por lo cual ha emitido un recibo por honorarios.
6
13
de
noviembre
de
2006
Total por honorarios: S/. 500.00 Retenciones: (10%) Impuesto a la renta: Total Neto recibido: S/. 500.00
USUARIO
62
(2) Nombre del documento: se escribe Declaracin Jurada (3) Nombres y cantidad de dinero: nombres y apellidos de la persona que hace la actividad y la cantidad de dinero en nmeros y letras. (4) Descripcin del pedido de dinero: aqu se describen detalladamente las actividades que se han realizado. (5) Lugar y fecha: lugar y fecha de realizada la declaracin. (6) Firma: se firma y se escribe los nombres, apellidos y D.N.I.
Ej. La seora Fabiana Castro es tesorera de la Asociacin de Productores y ha viajado hasta la ciudad de la Merced para recoger la escritura pblica de la asociacin.
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Yo,
04678956
domiciliado en
Declaro bajo Juramento que he gastado nuevos soles, por el siguiente motivo: (3)
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Recibo: es un documento que se entrega cuando se ha recibido efectivamente el pago o monto de dinero por actividad alguna, ste se firma como constatacin.
Ej: La seora Fabiana Quiroz Gutirrez est efectuando el pago de su cuota del mes de octubre del presente ao, el da 10 de noviembre de 2006 a la seora Esther Pareja Cueva, tesorera de la Asociacin de Productores Agropecuarios La Pradera (APAP)
Modelo de llenado de un recibo
S/. 20.00
S/. 20.00
Cantidad:
Pago de
Por concepto de: Pago de la cuota del mes de octubre del 2006
la cuota del mes de octubre del 2006 Fecha 10 11 2006 Fecha 10 11 2006
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Datos del destinatario de los productos (nombre de la persona que los recibir o razn social, direccin, RUC, tipo de documento como factura o boleta de venta, cdigo del cliente).
Devolucin de bienes. Traslado de bienes de una misma empresa. Traslado de productos del lugar de compra o
venta al almacn o viceversa.
Ej. El seor Marcos De La Fuente ha comprado mil semillas de pltano y necesita llevarlas a su fundo, por eso pide que le entreguen una gua de remisin, para no tener problemas de decomiso (que le retengan los productos).
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Carlos Izaguire 134 La Merced Junn Telf. 064-34567 La Merced, 26 Seor (a): Direccin: Vendedor: Transportista: Domicilio: 1. Venta 2. Compra 3. Transformacin
CANTIDAD X
Agrosemillas
de julio
del 2006 R.UC. Condiciones: R.U.C. Placa del vehculo: 20453423562 Al contado 20453412378 PE 00 - 3045
Marcos De La Fuente Calle Los Precursores 234 La Merced Jordn Tordalle Camarena Jr. Las Torres 231 Villa Rica 4. Consignacin 5. Devolucin 6. Traslado entre establecimientos de una misma empresa
DESCRIPCIN / ARTICULO
MOTIVO DEL TRASLADO: 7. Traslado por emisor itinerante de comprobante de pago 8. Otros (especificar)
PRECIO UNITARIO TOTAL
0.60
600.00
IMPRENTA ANA MARIA R.U.C. 20623474892 N de autorizacin de impresin 1245634089 Fecha de impresin: 10-10-2005
600.00
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4 Documentos de crdito
a. Pagar
Documento que especifica una promesa de pago hecha por escrito y firmada por el deudor, sta obliga a pagar al deudor una suma fija de dinero en una fecha determinada. El pagar debe contener: Clusula A la Orden. La promesa simple de pagar una cantidad de dinero determinada. El plazo de pago. Lugar en donde debe realizarse el pago. Nombre del beneficiario. Lugar y fecha en que el pagar ha sido firmado. La firma del pagador. El pagar lleva escrita la suma de dinero a pagar en letras y nmeros. En esta transferencia de dinero participan 3 personas:
PAGAR
A la orden de: La cantidad de: Ada Velsquez Silva Diez mil y 00/100 Nuevo Soles. Por: Prstamo compra de productos Jr. Las Cumbres 345 - Villa Rica
Domicilio:
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b. Letra de cambio
Se denomina ttulo de valor porque contiene una promesa incondicional de pago. Mediante ste, el emisor o girador, se compromete a que el deudor pague el monto indicado en el documento a la persona a la cual se emite la letra en la fecha de
vencimiento. Puede ser girada en moneda nacional o en moneda extranjera. Ej. El seor Alejandro Castillo se ha prestado la suma de S/. 1000.00 (mil nuevos soles) del seor Jos Miguel Gallo.
NUMERO
Aceptante
Villa Rica
06/11/06
13/02/07
s/ 1000.00
MONEDA E IMPORTE
Nombre / Denominacin o Razon Social del Girador D.O.I. Firma Firma Nombre del representante (s)
Debemos tener en cuenta que no debemos firmar una letra de cambio si no est escrito el importe de la deuda.
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III. LA PLANIFICACIN
s saber coordinar por anticipado las actividades que se realizarn para conseguir un objetivo. Un buen plan cuenta con una serie de pasos que conducen en forma ordenada de la situacin actual al fin deseado.
Cmo lo hacen? si utilizan alguna tcnica para sembrar, cosechar, etc. Cmo nos afecta lo que hacen? los tratos comerciales que han realizado han provocado que aumente o disminuya el precio del caf u otros productos alternativos?
1. Para qu planificamos
Para saber a dnde queremos llegar Para saber cmo llegar Para saber cmo solucionar los problemas Para evitar improvisar Nos ayuda a reducir los costos
-
Calcular:
Cunto dinero va a obtener la organizacin? Qu cantidad de la produccin se va a vender? Cuanto dinero se podr gastar? Fecha probable para comprar posibles mquinas para mejorar la produccin.
Buscar replicar dentro de nuestra organizacin, las mejores ideas y tcnicas que otras organizaciones estn utilizando y que han hecho posible su crecimiento, ya sea en produccin de caf, mejoramiento en la calidad del caf, etc.
3. Proceso de la planificacin
Para realizar este proceso debemos tener en cuenta los siguientes puntos que a continuacin describiremos:
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Objetivos: son los pasos y acciones que se deben seguir en un tiempo determinado para alcanzar las metas de la organizacin (asociacin, cooperativas, empresas, etc.) Nos preguntamos Qu quiero lograr? Ej.
Pasar la certificacin para exportar caf orgnico. Ganar ms dinero a partir de la produccin de caf orgnico. Participar en capacitaciones sobre temas de comercializacin.
Metas: es el cumplimiento de los objetivos previstos; son la expresin en nmeros de los mismos. Nos preguntamos Cunto quiero lograr?
250 agricultores certificados. Comprar 2 hectreas de tierras. Producir 100 quintales de caf. 10000 bolsas de caf vendidas.
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c. Anlisis F.O.D.A.
Este tipo de anlisis nos permite dar una mirada desde el interior y exterior de la organizacin, es decir cmo se encuentra y qu podemos cambiar en nuestra organizacin. Asimilando y complementando nuestras fortalezas con nuestras oportunidades y tratando de eliminar a la vez las debilidades encontradas en razn a las amenazas. Anlisis interno: son factores y elementos que pueden ser controlados desde el interior de la organizacin Fortalezas: son las capacidades humanas y materiales con las que cuenta la organizacin. Ej.
Falta de difusin de los logros alcanzados. La organizacin no cuenta con los libros de
caja, actas y almacn.
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4. Plan de trabajo
El plan es un documento en el que se describe cmo se van a implementar en forma ordenada las metas, las formas de llegar a la meta y los recursos con los que contamos. El plan est sujeto a modificaciones de acuerdo a una evaluacin peridica de sus resultados.
La inestabilidad de los precios del caf. Los caminos por los cuales se traslada el producto se encuentran en malas condiciones.
a. Tipos de planes
Planes a largo plazo: planes que abarcan un perodo de ms de tres aos. Ej. Vender el caf que producimos a otros pases. Comprar un camin para trasladar el caf y los productos alternativos.
Planes a corto plazo: planes que abarcan un perodo de un ao o menos. Ej. Administrar la planta de beneficio hmedo de caf. Firmar acuerdos con otras asociaciones para reducir costos de produccin. (comprar abono y herramientas a precio de ocasin, etc.).
Describir las actividades que se realizarn para alcanzar las metas Qu hacer?
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En qu tiempo se realizarn las actividades (un mes, seis meses, un ao, etc.) Cundo? Los recursos que se necesitarn para realizar las actividades (dinero, herramientas, maquinarias, etc.) Con qu?
Las personas que sern las responsables de cada actividad Quines? Ej. La APAFA de la Institucin Educativa Las Palmas N 2346 est organizando la actividad del pintado de la escuela, y se han repartido las tareas a realizar.
Modelo de un plan de actividades Pintado de una escuela Qu hacer? Actividades Comprar los materiales Lavar las paredes y lijar Cundo? Tiempo 1 da 2 das Con qu? Recursos Quines? Personas Carmen Mendoza Carlos Quintanilla Mara Puertas Ins Camacho Alexis Palomino Carlos Quintanilla Mara Puertas Ins Camacho Alexis Palomino
Dinero de la APAFA Lija Agua Manguera 4 baldes 4 brochas 6 baldes de pintura 3 baldes de agua 6 palos medianos para remover la pintura Peridicos 3 escobas 3 trapeadores 1 manguera
4 das
4 horas
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Jorge Casanova Dinero de las Pedir al tesorero aportaciones de de la asociacin. los asociados Mara Corcuera Herramientas de Pedir al de la asociacin: encargado de las 6 machetes herramientas. Pedir al tesorero el dinero de la parrillada realizada.
Terminar con el Micaela Noriega Dinero de la arreglo del techo parrillada del local de los realizada. asociados Pintado del local de la asociacin Oscar Fausto Gonzles
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5. Presupuesto
Es la asignacin de una determinada cantidad de dinero para actividades especficas, las que se realizarn en un determinado periodo. Ej. Compra de una mquina. Gastos para realizar una asamblea. Pasajes para realizar trmites.
Importancia
Hace que todos los integrantes de la organizacin se ajusten a lo que est presupuestado.
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l organizarnos mediante la conformacin de asociaciones, no solo adquirimos responsabilidades ante nuestras respectivas organizaciones sino a la par, reforzamos una serie de valores y habilidades, las cuales hemos denominado en el presente manual como funciones sociales de la organizacin. Estas van ligadas a las distintas actividades que realizamos por intermedio de la organizacin. Es as que al compartir el peso del trabajo con los distintos asociados, al tener cada uno una determinada obligacin dentro del esquema organizativo y al coordinar esfuerzos, no solo desarrollamos nuestras capacidades de gestin, sino tambin potenciamos nuestras destrezas sociales y los espacios e instrumentos de ejercicio ciudadano.
fuera de ella, lo que va a permitir tejer una red social con nuestro entorno local, regional y nacional. Red social que se ver materializada a travs de la conformacin de Centrales, Coordinadoras, Frentes regionales y nacionales; a las cuales recurriremos para hacernos ver y escuchar en mbitos mayores. Acceder y compartir informacin, brindando la informacin generada dentro de la organizacin de una manera clara y cuando esta sea requerida por cualquier asociado. Al estar todos informados sobre el manejo y la toma de decisiones dentro de la organizacin, se reforzarn los lazos de confianza entre sus integrantes. A la par se dar paso a una participacin efectiva del asociado pues ste estar enterado de todo el funcionamiento de su organizacin. Reforzar nuestros lazos como miembros de una comunidad, asocindonos con nuestros vecinos. Gracias a ello nos daremos cuenta que compartimos las mismas tradiciones y cultura. Es as que en medio de este proceso fortalecemos nuestra identidad cultural, es decir, el sentido de pertenencia a un lugar. Promover el desarrollo de nuestras familias y pueblos. Al organizarnos y tomar la iniciativa en un proyecto, construimos las bases para un
1. Destrezas sociales
a. Grupales
Trabajo en equipo, lo que implica una delegacin de responsabilidades y una distribucin de fuerzas y de poder. Esta redistribucin de fuerzas a la que aludimos solo ser exitosa si es que previamente se ha hecho un reconocimiento analtico de nuestras fuerzas y debilidades a dos niveles: el organizativo y el individual. Comunicarnos mejor, pues no solo coordinamos actividades dentro de la organizacin sino
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desarrollo sostenible pues la consecucin final del objetivo planteado descansar finalmente en el trabajo y empeo que nosotros le pongamos a ste. Al crecer como organizacin, crecemos como grupo social y tambin como individuos, es as que en el transcurso de todo este proceso desarrollamos una serie de cualidades.
A respetar a los dems, es decir mostrar respeto a las formas de pensar y de ser de cada uno. En lneas generales, tener respeto hacia las diferencias, las que pueden ser de raza, credo, sexo o de cualquier otra ndole. A enfrentar los problemas y ser los motores del cambio, pues estaremos dispuestos ante la presencia de cualquier eventualidad a ser parte de la solucin y no del problema, siempre bajo la forma de un agente activo que propone ideas. A tener iniciativa, es decir ser emprendedores. Saber cundo hacernos escuchar, siendo firmes al defender nuestras ideas siempre y cuando consideremos que es la mejor. A ser lderes en nuestra comunidad, pues al intervenir en sta no estaremos ms sentados en el banco de la pasividad, a la espera que otros propongan y dispongan de nosotros y de nuestros pueblos. A ser solidarios, pues nos ayudaremos entre todos los asociados cada vez que sea necesario. A ser conciliadores, es decir flexibles, saber cundo ceder en el transcurso de una transaccin por el bien de la organizacin, ello nos convertir por lo tanto en buenos negociadores. A ser vigilantes, pues estaremos al tanto de lo que acontece en nuestra organizacin, razn
b. Individuales
A ser responsables, pues al asumir una funcin en la organizacin, asumimos un compromiso con ella y con nosotros mismos. A analizar con detenimiento las crticas y ser justos al aceptarlas o rechazarlas. A ser previsores, es decir a actuar segn un plan de trabajo propuesto en razn a los objetivos perseguidos por la organizacin. A ser ordenados, pues trabajaremos de acuerdo a un plan de trabajo, el que ser programado en consenso y en relacin a lo que se quiera conseguir dentro de un tiempo y espacio determinado. A ser eficientes, pues maximizaremos el uso de los recursos de la organizacin en su conjunto como el de los asociados en forma particular, ya sean estos materiales o inmateriales.
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por la cual podremos intervenir a tiempo cuando se presente una situacin irregular en el manejo de la misma. A ser agentes activos en la construccin de nuevos saberes. A ser mejor ciudadano, persona, vecino y asociado. El manejo completo de las cualidades mencionadas anteriormente son las que nos llevarn finalmente a un mejor ejercicio de nuestros derechos como ciudadanos, siempre y cuando no solo podamos disponer de los instrumentos de gestin democrtica local y regional sino, y lo que es an ms importante, apropiarnos de estos, hacindolos parte de nuestra vida cotidiana, es as que nos convertiremos en reales agentes de desarrollo. En relacin a ello explicaremos los siguientes:
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la pobreza dentro de la localidad, buscndose maximizar los beneficios sobre la poblacin objetivo. Se ha tomado como base para el impulso del Presupuesto Participativo y desarrollo preliminar de planes de desarrollo concertado de las distintas localidades. As mismo debemos mencionar a las Mesas Temticas, las que trabajan sobre una problemtica especfica de la localidad y que nacen gracias al impulso de la ciudadana.
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manejo presupuestario de nuestros gobiernos por medio del Presupuesto Participativo, en suma cuenta decidir cules son los temas prioritarios de nuestras comunidades, dndole un mejor uso a los recursos derivados hacia nuestros gobiernos. A travs de nuestras organizaciones realizaremos conjuntamente con nuestras autoridades el Plan de Desarrollo Concertado, elaboraremos nuestra visin y objetivos estratgicos los que sern revisados y reformulados anualmente. Conformar parte de los comits de vigilancia y control pautados dentro del Presupuesto Participativo, verificando el correcto desarrollo de las distintas etapas del presupuesto, siendo capaces de informar y denunciar, si es que fuera necesario.
Ir subiendo en las escalas organizativas conformando redes y polos de desarrollo entre las distintas asociaciones civiles, productivas y/o comerciales e instituciones del mbito, pasando de lo local a lo regional y nacional. Es as que podremos generar el cambio a niveles mayores, siendo parte vital de los Consejos de Coordinacin Local (CCL) y Consejos de Coordinacin Regional (CCR)
Coordinar actividades entre los distintos actores de la localidad para poder ser el complemento necesario de las instituciones de gobierno; es decir, realizar actividades conjuntas entre las distintas organizaciones y los representantes de los sectores de educacin, salud, vivienda, transporte, etc. dentro de nuestras comunidades.
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Al ser parte de los procesos de concertacin, fortalecemos los lazos entre gobernados y gobernantes, haciendo que las bases democrticas sean cada vez mas slidas.
Nos involucramos y empapamos de los problemas que afectan a nuestra localidad, velando y defendiendo nuestros recursos. Es as que vamos conocindola cada vez ms, lo que ayuda a construir y fortalecer la identidad local y regional de los pueblos.
Reunin entre pobladores y el alcalde de Villa Rica, Juan Carlos La Torre Laguna El Oconal, ciudad de Villa Rica, provincia de Oxapampa, Regin Pasco, es un rea de conservacin municipal en la que realizamos trabajos conjuntos
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BIBLIOGRAFA
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edicin 2004.
BERNILLA, C. Manual terico y prctico de redaccin general. Edigraber. SOTO CAJAN, Fabio y QUELOPANA MONDOEDO, Jaime. Redaccin
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