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Glossrio
A Adenda Acrescentamento, aditamento com correces ou notas explicativas. Anexo Documento, elemento informativo, comunicao ou impresso (cheque, livrana, listagem, prerio, mapa estatstico, convite, etc), que enviado juntamente com a correspondncia. Apostila ou Apostilha Aditamento complementar a um documento a fim de esclarec-lo, interpret-lo, complet-lo ou actualizlo. Nota, em regra breve, margem de um texto escrito. Aditamento a um diploma. Recomendao margem de um requerimento. Armazenamento Operao que consiste na colocao dos documentos nos depsitos de arquivo. No pressupe qualquer tratamento arquivstico. Tambm se aplica guarda de documentos em suporte informtico. Arquivo Conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao. Arquivo central Arquivo que rene a documentao produzida pelos diversos departamentos e servios de uma administrao. Tambm designado arquivo geral. Arquivo corrente Arquivo constitudo por documentos correspondentes a processos ainda no concludos. Corresponde fase activa, durante a qual os documentos so usados de forma regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais. Arquivo definitivo ou histrico Fundo ou ncleo constitudo por documentos correspondentes a processos concludos, depois de prescritas as respectivas condies de reabertura. Corresponde fase inactiva, na qual os documentos deixaram de ser utilizados pela entidade produtora no mbito dos fins que motivaram a sua criao; devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam um valor secundrio que justifique a sua conservao permanente. Arquivo intermdio Arquivo constitudo por documentos correspondentes a processos j concludos, mas ainda susceptveis de serem reabertos. Corresponde a uma fase semi-activa, durante a qual os documentos so ocasionalmente utilizados pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais. Arquivo reservado Arquivo sujeito a restrio de comunicabilidade. Assinatura Sinal grfico reconhecido como identificando uma pessoa e traado pela prpria mo. Pode ser nominal ou simplesmente sinaltico. Autenticao Acto, frmula ou sinal, atravs do qual uma entidade com reconhecida competncia de autoridade certifica que o teor de um documento ou uma assinatura esto conformes com o original. Auto de destruio ou de eliminao Acto, revestido das formalidades prescritas por lei, de um processo de eliminao. Auto de entrega Acto, revestido das formalidades prescritas por lei ou pelo costume, que culmina o processo de transmisso, a qualquer ttulo, de documentos e/ou arquivos e que deve ser assinado no momento da entrega material. (c) (c) (c) (c) (c) (c) (c) (c) (c) (p) (o) (c) (d) (d) Bibliografia

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B-C Captura Registo, classificao, adio de meta-informao e armazenamento de um documento de arquivo num sistema que gere documentos de arquivo. Classe Parte de uma hierarquia representada num ponto do quadro de classificao. Ciclo de Vida dos Documentos Evolui em trs fases, compreendidas em fase activa, semi-activa e inactiva dos documentos, medida a que a sua frequncia de utilizao administrativa e o seu valor se transforma. Classificao Identificao e organizao sistemticas de actividades e/ou de documentos de arquivo em categorias, de acordo com convenes, mtodos e procedimentos de aplicao estruturados logicamente e representados num plano de classificao. Classificao de segurana Restrio de comunicabilidade e utilizao de documentos de arquivo ou informaes, imposta pelo Governo ou outras entidades definidas por legislao especfica, por razes de segurana nacional. Tal documentao referida como classificada. Os graus de confidencialidade so: confidencial, reservado, secreto e muito secreto. Conservao permanente Custdia por tempo ilimitado dos documentos de arquivo. Converso digital Transferncia de documentos em formato analgico (papel, filme, e outros) para o formato digital atravs de um processo de digitalizao. Correspondncia Qualquer forma de comunicao escrita, trocada entre pessoas singulares ou colectivas, recebida (correspondncia passiva) e expedida (correspondncia activa), como por exemplo, cartas, ofcios, telegramas, etc. Custdia Funo primordial do servio de arquivo. Evolui em trs idades ou fases - fase activa, fase semi-activa e fase inactiva - caracterizadas pela frequncia da sua utilizao dos documentos e pelo tipo de utilizao que deles feito. D Descrio Operao que consiste na representao exacta de uma unidade de descrio e das partes que a compem, caso existam, atravs da recolha, anlise, organizao e registo de informao que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentao de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que o produziu. Documento Unidade constituda pela informao e respectivo suporte. Documento anexo Documento remetido por outro, que considerado o documento principal. Pode conter esclarecimentos ou provas do que neste se afirma. Documento apenso Documento posteriormente mandado juntar a outro, por conter elementos de prova ou informao relativos mesma aco ou procedimento administrativo ou judicial. Documento autenticado Documento reconhecido como autntico por entidade competente. Documento composto Conjunto de documentos simples que corresponde a um mesmo procedimento, trmite ou processamento administrativo ou judicial. Documento comunicvel Documento sobre o qual no recai qualquer restrio de comunicabilidade. (c) (c) (c) (c) (c) (c) (p) (c) (l) (p) (q) (p) (q) (q)

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Documento confidencial Documento sujeito a restries de comunicabilidade, quer por conter informao de carcter privado, quer por ser objecto de classificao de segurana. Documento de arquivo O documento de arquivo produzido com fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo. Documento electrnico Um documento de arquivo que se encontra em formato electrnico. Documento produzido, recebido, transmitido e, eventualmente, mantido e armazenado em suporte digital e que no legvel sem recurso ao sistema intermedirio que lhe deu origem. Documento externo Documento trocado entre a Instituio e outras entidades e/ou pessoas fsicas. Documentos produzidos por entidades externas que so enviados Instituio (documento externo de entrada), quer como os documentos produzidos pela Instituio que so enviados a outras instituies (documento externo de sada). Documento interno Documentos trocados (produzidos e recebidos) entre indivduos /servios /unidades da mesma Instituio no decorrer das suas actividades e no mbito das suas competncias, independentemente da via de transmisso. Documento oficial Documento emitido ou reconhecido por um servio pblico. E Eliminao Destruio de documentos de arquivo que, na avaliao, foram considerados sem valor arquivstico e/ou histrico que justificasse a sua conservao permanente. F Fax Procedimento de reproduo distncia de documentos grficos semelhantes ao original, por transmisso de sinais elctricos atravs da rede telefnica. Qualquer tipo documental que seja veiculado por fax. Filme Suporte constitudo por pelcula transparente com revestimento fotossensvel adequado ao registo. Fluxograma Representao grfica da definio, anlise e soluo de um problema ou de rotinas de trabalho. Fotolito Pelcula transparente de acetato onde se regista por meios foto mecnicos ao texto ou imagem que se deseja imprimir. Serve de matriz para a gravao de chapas destinadas a impresso pelo sistema offset. Fundo Conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade. a mais ampla unidade arquivstica. G Gesto da informao Implementao de um conjunto de medidas que visam a racionalizao e a eficcia no uso e circulao de dados e informao e a aplicao das teorias e tcnicas da cincia da informao aos sistemas de informao. Gesto de Arquivo Aplicao aos arquivos das teorias e tcnicas que visam uma administrao racional, eficiente e econmica. Gesto de Documentos Implementao de um conjunto de medidas que visam a racionalizao e a eficcia na constituio, avaliao, aquisio, organizao, conservao e comunicao dos arquivos. (c) (c) (c) (l) (o) (o) (c) (g) (o) (c) (c) (r) (q) (l) (t) (c)

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Guia de Remessa de Documentos Relao dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificao e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrio documental, nomeadamente nos arquivos intermdios. H-L Livro Conjunto de pginas em branco, em geral encadernado destinado a receber dados. M Manuscrito Documento escrito mo ou dactilografado. Meta-informao Processo de atribuir a extrair informao interna e externa sobre a concepo, produo, gesto, armazenamento e eliminao de documentos electrnicos, a fim de assegurar o valor probatrio intrnseco dos mesmos atravs da manuteno de controlo de capacidade demonstrativa do ciclo de vida documental. Metro Cbico Unidade de volume que corresponde aproximadamente a nove metros lineares de documentos. Metro Linear Unidade convencional de medida que deve ser utilizada para determinar o comprimento ocupado pelos documentos nas estantes e para dimensionar a capacidade de instalao de um depsito, tomando como base a medio das prateleiras. Microcpia Microforma em filme que serve de suporte a micro cpias dispostas em grelha, provida de cabealho legvel sem ajuda de leitor de micro formas. Microfilme Rolo de pelcula transparente, comportando uma srie de micro cpias. Migrao Documental Processo de transferncia de documentos digitais para formatos recentes e actualizados, de forma a evitar a obsolescncia tcnica e consequente ilegibilidade. Modelo Documento tipo utilizado na elaborao de documentos com a mesma finalidade Minuta Redaco preparatria de um documento textual administrativo. A designao aplica-se aos sucessivos projectos de redaco, desde o rascunho inicial ao texto definitivo. Redaco preparatria de um documento administrativo, sem os sinais de validao. O Organigrama Quadro descritivo, em forma geomtrica, de uma organizao ou servio, indicando as interligaes das suas unidades constitutivas. Palavra-chave ou Descritor Termo que se utiliza na indexao para representar um determinado conceito, tambm chamado termo preferencial. Plano de Classificao Sistema de classes predefinidas, concebido para a organizao de um arquivo corrente, nomeadamente quanto ao mbito das classes e ordenao das unidades arquivsticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a estrutura de um arquivo. O Plano ou Quadro de Classificao gera um cdigo de classificao que, por sua vez, conjunto de nmeros e/ou letras que dele derivam. Prazo de Conservao Perodo de tempo fixado para a conservao dos documentos de arquivo. Este prazo definido em tabela de seleco. Prazo de Prescrio Perodo de tempo durante o qual os documentos tm obrigatoriamente de ser conservados por imperativos de natureza legal, fiscal, administrativa ou outra. (l) (c) (c) (s) (c) (o) (c) (p) (c) (c) (c) (c) (p) (c) (o) (c)

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5/7 Preservao Processos e operaes necessrias para assegurar a sobrevivncia de documentos autnticos atravs do tempo. Processo Qualquer aco administrativa ou judicial sujeita a tramitao prpria normalmente regulamentada. Unidade documental em que se renem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma aco administrativa formando um conjunto materialmente indivisvel e com uma finalidade especfica. Um conjunto de documentos de arquivo relacionados entre si, tratados como uma unidade e agregados por se reportarem a uma mesma aco, um assunto determinado ou por serem tipologicamente idnticos. Processo Aberto Processo correspondente a uma aco administrativa ou judicial ainda no concluda e, portanto, susceptvel de receber novos documentos. Processo Findo Processo correspondente a uma aco administrativa ou judicial dada por concluda e que, portanto, no integrar novos documentos. Em circunstncias determinadas, normalmente previstas na lei, um processo findo pode ser reaberto ou apensado a outro. Processo Individual Processo de cada um dos trabalhadores de uma organizao, onde se renem elementos biogrficos sobre a sua situao pessoal, familiar e profissional. Processo Electrnico Um conjunto de documentos de arquivo electrnicos relacionados entre si. R Rascunho Documento textual numa fase preliminar de redaco, ainda sujeito a alteraes e correces. Regulamento de Arquivo Instrumento legal regulamentador de um sistema de gesto de documentos. Na sua forma mais simples deve incidir sobre a avaliao, a seleco, a eliminao, as remessas e a substituio de suporte. Registo Acto de lanar em suporte prprio dados ou informaes. Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrio da documentao produzida e/ou recebida por uma administrao de um arquivo (registo de correspondncia, registo de entrada, etc) ou para efeito de prova de actos, factos ou acontecimentos. Relao e descrio de documentos, actos, factos, ttulos com o fim de autentic-los. S Seleco Operao decorrente da avaliao que consiste em separar os documentos de arquivo de conservao permanente daqueles que podero ser objecto de eliminao. Srie Unidade arquivstica constituda por um conjunto de documentos simples e compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenao sequencial, de acordo com um sistema de recuperao da informao. Esta operao deve ser realizada em funo da tramitao, tipologia documental ou rea temtica. Sub-srie Parte de uma srie, originalmente diferenciada, correspondente s fases de processos do mesmo tipo, a subdivises sistemticas de assunto ou tipologias documentais. T Tabela de Seleco Relao dos documentos de arquivo de um organismo ou administrao que estabelece os que devem ter conservao permanente e fixa os prazos e condies de eliminao dos restantes. A tabela de seleco regista o resultado da avaliao. Tesauros /Thesaurus Lista de vocabulrio de uma linguagem controlada, organizada formalmente de maneira a explicitar as relaes estabelecidas entre os conceitos. (c) (c) (l) (p) (c) (l) (c) (q) (c) (c) (c) (c) (c) (p)

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Tipologia Documental O tipo documental a configurao que assume um documento/uma espcie documental de acordo com a actividade que a gerou. Categoria em que se insere um documento de arquivo de acordo com a sua forma e a funo a que se destina. Existem diversos tipos de documentos tais como: acta, ofcio, relatrio, entre outros. Transferncia Mudana de depsito de documentos de arquivo, com ou sem alterao de custdia. U Unidade Arquivstica Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (processo, srie/sub-srie, fundo). Unidade de Instalao Unidade bsica de cotao, instalao e inventariao das unidades arquivsticas. So unidades de instalao: caixas, maos, rolos, pastas, CD, bobinas, cassetes, entre outros. V-Z Valor Administrativo, Primrio ou Probatrio Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou provam direitos e obrigaes e so reconhecidos como garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos. Valor Arquivstico Valor atribudo a um documento de arquivo ou outra unidade arquivstica, para efeitos de conservao permanente num arquivo. Resulta do seu valor primrio e/ou da relevncia do seu valor secundrio. Valor Histrico Valor atribudo a um documento de arquivo ou outra unidade arquivstica, que detenha especial valor informativo. Valor Informativo ou Secundrio Valor decorrente da informao veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivstica. Deste ponto de vista, so especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituio e funcionamento da administrao produtora e/ou fornecem dados ou informaes sobre pessoas, organizaes, locais ou assuntos. Valor Legal Relevncia de um documento de arquivo perante a lei para comprovar um facto ou constituir um direito. Workflow Universo constitudo pelos circuitos e tramitaes documentais que acompanham a circulao e distribuio de tarefas, no contexto da actividade funcional de um organismo. (l) (c) (c) (c) (c) (c) (l) (l) (p) (k) (l)

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BIBLIOGRAFIA (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Dicionrio Jurdico da Administrao Pblica. Lisboa 1990 a 1994 - Volumes I a VI (SDUA; AD-101 a 106). Dicionrio de Terminologia Arquivstica. Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro. Organismo de Normalizao Sectorial para a Informao e Documentao. Lisboa 1993. Dicionrio Prtico Comercial e Administrativo (Direito, Economia, Metrologia, Informtica, Comrcio Externo, Administrao Pblica). Madalena Domingues dos Santos. Porto Editora. ISBN 972-0-32832.0 Dicionrio de Lngua Portuguesa on-line; http://www.priberam.pt Aco de Formao "Gesto de Documentos Administrativos". Dr. Margarida Costa. Plano Interno de Formao da UA - 6 de Fevereiro a 12 de Maro de 2004. Manual para a gesto de documentos / Ceclia Henriques, Francisco Barbedo, Lus Montalvo. - Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, 1998. Glossrio de espcies/formatos e tipos http://www.usp.br/sausp/glossario/glossario.pdf documentais da Universidade de So Paulo.

(h)

Orientaes para a gesto de documentos de arquivo no contexto de uma reestruturao central do Estado. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo. Lisboa, 2006. http://www.iantt.pt/downloads/Orientacoes_ACE_v1a.pdf Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos Especificao MoReq (Especificao elaborada para o Programa IDA da Comisso Europeia pela Cornwell Affiliates plc. Verso em portugus resultante de uma traduo do original, adaptada realidade portuguesa. Traduo efectuada por Armanda Rodrigues, com reviso tcnica de Ceclia Henriques, Eugnia Gomes, Francisco Barbedo, Jos Lagoas e Maria Joo Pires de Lima. http://www.iantt.pt/downloads/SIADE_Caderno2.pdf Manual de Arquivo. http://intranet.dirad.fiocruz.br/html/downloads/sica/manuarquivo.doc ISAD (G): Norma geral internacional de descrio arquivstica. Segunda Edio. Adoptada pelo Comit de Normas de Descrio. Estocolmo, Sucia, 19-22 de Setembro de 1999. Ministrio da Cultura, Torre do Tombo. Lisboa 2002. http://www.iantt.pt/downloads/ISADG.pdf Norma Portuguesa 4041:2005 Informao e documentao. Instituto Portugus da Qualidade. Dicionrio de Gesto. http://www.notapositiva.com/dicionario_gestao/balanco.htm Regime Jurdico das Empreitadas de Obras Pblicas. Decreto-Lei n. 59/99, de 2 de Maro (D.R. n. 51, srie I-A). http://www.imoppi.pt/stable/merc_const/legisdec59.html Cdigo de Processo Civil (artigo 156 n. 4). PORTUGAL. Instituto Portugus da Qualidade. Comisso Tcnica 7 Norma Portuguesa NP 405-3: informao e documentao: referncias bibliogrficas: parte 3: documentos no publicados. Lisboa: IPQ, 2000. PORTUGAL. Instituto Portugus da Qualidade. Comisso Tcnica 7 Norma Portuguesa NP 405-1: informao e documentao: referncias bibliogrficas: documentos impressos. Lisboa: IPQ, 1995. Glossrio de espcies/formatos e tipos documentais dos Institutos e das Faculdades da Unicamp. http://www.unicamp.br/siarq/arq_setoriais/glossario_de_especies.pdf Glossrio da Cmara Tcnica dos Documentos Electrnicos do Conselho Nacional de Arquivos do Brasil. http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/gestao/CTDE-Glossario-V2-2006.pdf

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(j) (k) (l) (m) (n) (o) (p)

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