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360 GRAD SEHEN

ERP mit neuem Bedienkonzept: datenbasiert und nutzerdefiniert. Einsatzszenarien und Potenziale fr Unternehmensbereiche.

Seite 2 Inhaltsverzeichnis

Inhalt
Einfhrung: 360-Grad-Sicht auf Arbeitsprozesse Geschftsfhrung: Entscheidungen auf tagesaktueller Datenbasis treffen Controlling: Unternehmen stets zuverlssig navigieren Personalwesen: Beitrag zur Wertschpfung erhhen Einkauf: Kostensenkung mit Prozesseffizienz verbinden Logistik: Die richtigen Daten am richtigen Ort Produktionsplanung: Neue Transparenz und Flexibilitt ansteuern Vertrieb: Profitable Kundenbeziehungen aufbauen und pflegen 03 05 06 07 08 09 10 11

Seite 3/4 Intro

Einfhrung: 360-Grad-Sicht auf Arbeitsprozesse


Geschftsfhrer, Personalchefin, Einkaufsleiter alle nutzen dasselbe ERP-System. Jedoch greifen sie grtenteils auf unterschiedliche Funktionen und Daten zu. Die Sage Office Line Evolution ermglicht nun mit dem neuen Control-Center, jedem Arbeitsplatz die individuell bentigten Funktionen und Daten zur Verfgung zu stellen. Dass sich mit einer ERP-Software die eigenen Geschftsprozesse abbilden und steuern lassen, setzt jeder Anwender voraus. Darber hinaus verfolgen immer mehr mittelstndische Unternehmen das Ziel, ihre Wettbewerbsfhigkeit zu strken und Wachstumshindernisse zu beseitigen. Um das zu erreichen, sollen betriebliche Ablufe verkrzt, beschleunigt und kostengnstiger gestaltet werden. Viele bestehende ERP-Systeme stehen dem jedoch mit starren, umstndlichen Bedienkonzepten entgegen. Das ist umso erstaunlicher, als die Benutzerfreundlichkeit und die gute Anpassungsfhigkeit an unternehmensspezifische bzw. individuelle Belange fr ERP-Anwender an erster Stelle stehen (Konradin-ERP-Studie 2009). PROZESS- STATT FUNKTIONSORIENTIERTER ANSATZ Neue Bedienkonzepte gehen davon aus, dass alle Prozesse mit dem Menschen beginnen und der Mitarbeiter Werkzeuge bentigt, um Prozesse selbst zu definieren und an seine eigenen Bedrfnisse anzupassen. Sie orientieren sich nicht lnger an der funktionsorientierten Arbeitsweise. Bei dieser wird aus dem Men heraus zuerst die gewnschte Bearbeitungsfunktion (zum Beispiel Erstellen eines Lieferscheins) aufgerufen und anschlieend nach dem zu bearbeitenden Datensatz wie einem bestehenden Auftrag gesucht. Der funktionsorientierte

Ansatz ist relativ starr und erfordert viele Mausklicks, um zu den fr den Bearbeiter wichtigen Informationen zu gelangen. Stattdessen stellt ein prozessorientiertes Bedienkonzept wie das Control-Center von Sage die fr den jeweiligen Arbeitsplatz bentigten Daten in den Vordergrund des Arbeitsprozesses. Anstelle einer leeren Maske sieht der Nutzer beim Einstieg ins ERP-System aufgabenbezogene Daten. Sie unterscheiden sich je nach Fachbereich und Rolle des Anwenders im Unternehmen. Von den Daten gelangt er beispielsweise zur Auftragsliste, whlt die Funktion Erstellen eines Lieferscheins und erhlt seine Zieldaten. In wenigen Schritten gelangt der Anwender so ans Ziel und steigert damit seine Produktivitt.

INDIVIDUELL KONFIGURIERBARE STARTSEITE Dem Control-Center liegen neuartige Konzepte zur effizienteren Bedienerfhrung zugrunde: Jeder Anwender gestaltet seinen Einstieg individuell und whlt dazu aus einer Vielzahl konfigurierbarer Bildschirmbereiche diejenigen Inhalte aus, die er fr seine tgliche Arbeit bentigt. Es stehen rund 50 vordefinierte Elemente zur Verfgung, die sich per Drag and Drop einfgen lassen. Dazu gehren Diagramm-Charts, RSS-Feeds, Webseiten, Links ins Internet, Historien wie letzte Datenstze, Wiedervorlagen aus den klassischen Office-Line-Anwendungsbereichen Einkauf, Verkauf, Lager, Buchhaltung, Chefbuchhaltung und Fertigung. Diese Funktionalitten lassen sich direkt aufrufen. 360-Grad-RUNDUMBLICK AUF PROZESSE UND DATEN Neben einem personalisierten Einstieg liefert die ERP-Lsung gleich auf der Startseite einen individuellen 360-Grad-Blick auf das Ttigkeitsfeld des Benutzers. Indem nur die bentigten Geschftsdaten und Funktionen angezeigt werden, erhht sich die bersicht. Zudem bietet dies fr den Anwender umfassende Kontrolle und schnelleres Arbeiten. Je nach Funktion im Unternehmen sieht die Steuerzentrale anders aus. Whrend der Lagerist sich Lagerbestand und aktuelle Bestelleingnge anzeigen lsst, bentigt der Geschftsfhrer tagesaktuell einen berblick ber das gesamte Unternehmen mit den Bestell- und Verkaufsdaten sowie offenen Posten. Fr den Controller sind bereichsbergreifende Kennzahlen wichtig. Im Personalwesen kommt es beispielsweise darauf an, das Bewerbermanagement einzubinden und Informationen zu arbeitsrechtlichen Bestimmungen zu erhalten. Aktuelle Daten untersttzen den Einkauf bei der sicheren und wirtschaftlicheren Steuerung der Beschaffungsprozesse und der Materialdisposition. Transparenz in der Produktionsplanung sorgt dafr, dass Kapazitten optimal ausgelastet und Termine zuverlssig eingehalten werden. Und im Vertrieb ermglicht das vollstndige Wissen um den Kunden individualisierte Angebote und kurze Reaktionszeiten. Welches Potenzial sich fr unterschiedliche Funktionen im Unternehmen durch den prozessbasierten, individualisierten Ansatz ergibt, stellt das Whitepaper im Folgenden dar.

Seite 5 Perspektive Geschftsfhrung

Geschftsfhrung: Entscheidungen auf tagesaktueller Datenbasis treffen


Geschftsfhrer mittelstndischer Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, groe Zusammenhnge zu berblicken und die richtigen Entscheidungen fr eine nachhaltige Geschftsentwicklung zu treffen. Gleichzeitig sind sie auch dafr verantwortlich, die Produktivitt zu sichern, indem sie Prozesse und Ressourcen berprfen, und die Liquiditt aufrechtzuerhalten, indem sie Forderungen und Verbindlichkeiten im Blick behalten. Auch vonseiten der Kapitalgeber steigen Druck und Ansprche gegenber dem Management mittelstndischer Unternehmen. Um Banken als Kooperationspartner zu gewinnen, muss sich der Mittelstand strategisch ausrichten. Dazu gehrt, Innovation voranzutreiben, die Wettbewerbsfhigkeit zu strken, gezielt zu investieren und den Markt zu erweitern. EXTERNE UND INTERNE DATEN IM BLICK Mit diesen Herausforderungen verbinden sich vielfltige Aufgaben fr die Geschftsfhrung: vom Controlling ber den Auf- und Ausbau von Kundenbeziehungen bis hin zur Wettbewerbsbeobachtung. Denn nur wer beispielsweise wei, welcher Mitbewerber den lukrativen Kundenauftrag gewonnen hat oder in welchen Bereichen das eigene Unternehmen der Konkurrenz berlegen ist, kann frhzeitig reagieren und neue Geschftsmodelle entwickeln. Grundlage fr die richtigen Entscheidungen ist ein tagesaktueller berblick ber den Markt und das gesamte Unternehmen mit den Bestell- und Verkaufsdaten sowie offenen Posten. Als Geschftsfhrer bleibt jedoch wenig Zeit, im Internet nach Markt- und Brancheninformationen zu suchen oder sich intern Daten aus verschiedenen Programmen zusammenzustellen und auszuwerten. Diese manuellen Recherche-Schritte ersetzt das Control-Center. Es zeigt dem Geschftsfhrer die fr ihn relevanten Daten und Fakten gebndelt auf seiner Nutzeroberflche an. So hat er etwa die Vertriebskennzahlen ber ein Diagramm-Chart im Blick, erkennt an der Liste der Auftragseingnge eventuelle Einbrche frhzeitig und erhlt Fehlermeldungen aus der Produktion in Echtzeit. Um ber das Branchengeschehen informiert zu bleiben, helfen RSSFeeds mit Kurznachrichten aus dem Markt. Es lassen sich auch Hyperlinks auf der Startseite integrieren, die rasch zu den wichtigsten Internetseiten fhren. Eine Wiedervorlageliste ermglicht es, sofort in die zuletzt bearbeiteten Datenstze einzusteigen. WENIGER KLICKS, MEHR ERGEBNISSE Neben dem raschen Zugriff spielt auch die umfassende Sicht auf Arbeitsprozesse eine groe Rolle fr den Geschftsfhrer. So interessiert ihn bei dem Blick auf den Cash-Flow vielleicht zunchst nur, welche offenen Forderungen die eigene Liquiditt gefhrden. Doch mit dem Control-Center hat er die Mglichkeit, Auenstnde rechtzeitig anzumahnen und darber hinaus Kunden mit schlechter Zahlungsmoral zu identifizieren. Mit einem Klick legt er fest, dass bei diesen neue Auftrge nur gegen Vorauskasse angenommen werden. Ein Wechsel der Anwendung ist dazu nicht ntig. Auch die eigenen Verbindlichkeiten gegenber Lieferanten rechtzeitig zu erfllen und Skonti zu nutzen, erleichtert der ganzheitliche Blick.