CONCEPTOS BSICOS DE LA FORMULACIN, EVALUACIN Y GESTIN DE PROYECTOS

1.- Introduccin En toda organizacin productiva, y particularmente en el marco de las exigencias de la competitividad global, se requieren inversiones ya sea para incrementar la produccin para mejorar la oferta de productos o servicios. Esto es an ms apremiante en el sector de las telecomunicaciones, en el que la acelerada evolucin tecnolgica y la pujante competencia, aunada a la cada vez exigente demanda de los clientes, requiere de los estrategas de la empresa una inteligente aplicacin de su capital financiero, optimizando tiempos, movimientos y costos, si quieren enfrentar oportunamente y con xito los cambios del entorno y as lograr el posicionamiento deseado. Las inversiones y por lo tanto la produccin de bienes y servicios, no deben hacerse como una aventura, sino que deben tener una slida base en la que se apoyen. Esta base se construye con una formulacin detallada y optimizada del proceso propuesto para alcanzar los resultados esperados con la inversin. Adicionalmente el mismo, previo a su aprobacin final, debe someterse a tcnicas apropiadas de evaluacin que comprueben la viabilidad del efecto que se propone lograr. Una vez evaluada la viabilidad de la inversin habr que planificar, disear, ejecutar, y controlar las actividades con miras a garantizar que la gestin de las mismas optimice los costos, tiempos, comunicaciones y la calidad esperados.
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Este conjunto de actividades, particularmente diseadas para el logro de un resultado especfico, en un tiempo determinado, y que pueden ser administradas de manera independiente, es lo que comnmente conocemos como proyecto. Por todo lo anterior es que hoy en da se recurre a tcnicas mundialmente reconocidas, mejores prcticas, que nos permitan asegurar, con alta probabilidad de xito, la formulacin, evaluacin y la gestin de un proyecto. 1.1-Conceptos Bsicos La definicin generalmente aceptada de "proyecto", segn el Instituto de Gestin de Proyectos (PMI, por sus siglas en ingls) es: "Emprendimiento temporal dirigido a crear un producto o servicio nico". El trmino proyecto proviene del latn proiectus y cuenta con diversas significaciones. Podra definirse a un proyecto como el conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un cierto objetivo especfico. Este generalmente debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido y respetando un presupuesto. En el lenguaje cotidiano, la palabra proyecto tambin puede ser utilizada como sinnimo de plan, programa e idea. No obstante, yendo ms all, se puede decir que la definicin prctica del concepto de proyecto es la siguiente: " conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, bajo una gestin independiente, cuya razn es alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un presupuesto, un nivel de calidad, una probabilidad de riesgo y un lapso de tiempo previamente definidos. Tomando como referencia la etimologa del trmino, observamos que el Diccionario de la Real Academia de la Lengua define el proyecto como designio pensamiento de ejecutar algo y como conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar idea de cmo ha de ser y lo que ha de costar una obra de ingeniera. Puede observarse que la primera definicin destaca el aspecto creativo del proyecto (diseo, actividad intelectual para generar ideas y el medio de plasmarlas en la prctica), mientras que la segunda hace referencia a su composicin documental. Sin embargo en el mbito de la gestin de proyectos, las definiciones ms habituales del trmino proyecto inciden en los aspectos de empleo y control de recursos humanos y materiales, de toma de decisiones, de direccin de equipos de trabajo etc
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El trmino proyecto se asocia principalmente al mundo de la ingeniera e informtica, pero tambin se aplica en otros muchos casos, como por ejemplo: en el mbito legal (proyecto de ley). educativo (creacin de un colegio). poltico (desarrollo de una campaa poltica). organizacional (implementacin de un plan de calidad en una empresa). social (creacin de un fondo pro Derechos Humanos). Suele ser difcil encontrar una definicin de proyecto consensuada, puesto que este concepto se utiliza en muchas disciplinas como hemos visto anteriormente. La temporalidad de un proyecto est asociada al hecho de que debern existir unas fechas de inicio y fin predefinidas, y de ninguna manera tiene que ver con la duracin del mismo que puede ser de algunos das o varios aos. Cada proyecto es nico, en el sentido que no hay dos proyectos iguales ya sea por la localizacin, las circunstancias o la duracin. Sin embargo todos los proyectos tienen caractersticas comunes, como el hecho de ser desarrollados por personas, estar condicionados por recursos limitados, y ser planificados, ejecutados y controlados desde este punto de vista. Los proyectos son las herramientas que permiten la materializacin de los planes estratgicos, y surgen del mismo mercado, de los clientes, de los cambios tecnolgicos, de exigencias legales del reto de la competencia. Un proyecto nace cuando surge una necesidad, por ejemplo: captar ms clientes comerciales. organizar la fiesta de fin de ao. preparar el discurso para la apertura de la prxima oficina comercial. incorporar la tecnologa GSM en nuestra red de celulares. instalar telfonos gratuitos en zonas carenciadas. brindar ms velocidad de conexin a Internet porque el mercado de aplicaciones en Internet crece y as lo solicita.

Podemos encontrar infinidad de necesidades: de nuestra empresa, de nuestros clientes, de nuestra sociedad. Depende de nuestra postura si las vemos como problemas u oportunidades. Cmo las llevamos adelante? Considerando que es algo distinto a lo que estamos haciendo ahora. Tal vez similar a algo que hicimos, pero no idntico. Cada una de ellas encarna algo que la hace una experiencia nica, distinta a la
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anterior. Por lo tanto estamos ante la posibilidad de que nazca un proyecto, ya que los proyectos nacen para cubrir necesidades insatisfechas. En resumen un proyecto tiene las siguientes caractersticas: Es nico. Cada proyecto realizado es diferente de otros, mientras que las actividades operacionales frecuentemente se refieren a procesos idnticos repetitivos. Los proyectos son, por naturaleza, temporales y tienen fechas definitivas de inicio y fin. Cada proyecto cuenta con un cronograma claramente definido. Un proyecto tiene presupuesto aprobado y recursos limitados. Los proyectos a menudo implican cierto grado de incertidumbre y por ello conllevan un elemento de riesgo empresarial. Los proyectos se completan cuando sus objetivos se han logrado se determina que el mismo ya no es ms viable. Un proyecto es exitoso cuando logra o excede las expectativas de sus interesados. Otros rasgos son: Claridad de propsito y alcance. Control Independiente. Facilidad de medicin. Flexibilidad de empleo. til al desarrollo individual. Mobilidad. Facilidade de distribucin. REQUISITOS DE UN PROYECTO: Objetivos claros. Resultados viables. Definicin de los beneficiarios directos. Localizacin espacial. Tiempo de duracin. Definicin de recursos. Los proyectos de telecomunicaciones, por naturaleza, conllevan otros rasgos: Complejidad de Interfaces (internas y externas). Orientacin frecuentemente internacional.
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Multidisciplinarios. No se replican frecuentemente. Diversidad de requerimientos por parte de usuarios. Relativamente de largo plazo.

Es claro que las habilidades, tcnicas y de otra naturaleza, que se requieren para completar eficientemente un proyecto de telecomunicaciones, hoy ms que ayer, son ms complejas y variadas. En el mundo tecnolgico de los servicios de telecomunicaciones todo est cambiando diariamente, y la suma de todos estos cambios crea un entorno muy voltil para el desarrollo de proyectos. Debido al grado de evolucin de la industria de las telecomunicaciones, la necesidad de tcnicas de gestin de proyectos es mayor que para otros sectores. Los equipos de proyectos de telecomunicaciones deben conocer muy bin los cambios que experimentan reas como las siguientes, tales como:

a.Aumento en el nivel de competencia. b.Cronograma acelerado de proyectos. c.Nuevas tecnologas poco familiares o desconocidas. d.Nuevos modelos de negocio e.Impacto de los cambios en el personal del equipo. f.Altos costos y presupuestos restringidos. g.Importancia de la comunicacin al interior del proyecto.

La figura siguiente resume las caractersticas de un proyecto:

1.2 .- Formulacin y Evaluacin de Proyectos. La formulacin y evaluacin de proyectos juega un rol critico en el desarrollo empresarial. La mayora de fracasos y rechazos de propuestas de proyectos se deben a un planeamiento inapropiado del negocio. La complejidad se incrementa con la variedad de formatos y mtodos de evaluacin, impuestos por las instituciones financieras. Um proyecto surge en respuesta a um problema concreto. Elaborar um proyecto es, antes que nada, contribuir para la solucin de problemas, transformando IDEAS en ACCIONES. El documento de proyecto es el resultado obtenido al proyectar en el papel todo lo que es necesario para el desarrollo de un conjunto de actividades a ser ejecutadas: cuales son los objetivos, que medios sern utilizados para alcanzarlos, que recursos sern necesarios, donde se obtendrn y como se evaluarn los resultados.

La organizacin del proyecto en un documento nos auxilia a sistematizar el trabajo en etapas a ser cumplidas, compartir la imagem delo que se quiere alcanzar, identificar las principales deficiencias, a superar y a notar posibles fallas durante la ejecucin de las actividades previstas. En el proceso de formulacin y evaluacin de un proyecto lo que se busca es darle una forma concreta a aquello que pensamos hacer con el propsito de evaluar antes de empezar a gastar en grande, si lo que nos estamos proponiendo hacer es lo ms adecuado porque es lo socialmente deseable, lo tcnicamente factible, lo econmicamente ms eficaz, eficiente y rentable, y lo ambientalmente sustentable, y si en conjunto ser sostenible en el tiempo. Ciertamente la magia y el mrito de la formulacin de proyectos esta en ofrecer la expresin ms precisa sobre la propuesta que queremos sacar adelante. Y si acaso lo escrito no deja entrever los beneficios del proyecto, tal vez est en nosotros el no haber podido comunicar bien la idea. Pero formular un proyecto no es un simple tema de lenguaje, necesitamos que la idea convertida en propuesta refleje la expectativa de los interesados en articulacin con la de los financiadores. Y muestre con la mayor precisin metas que satisfagan a ambas partes.

La formulacin es la etapa centrada en el diseo de las alternativas del proyecto, es decir, las opciones tcnicamente viables para alcanzar los objetivos de impacto perseguidos o, complementariamente, para solucionar el problema que le dio origen. Las alternativas surgen de la teora disponible, de la experiencia de los especialistas en el rea y de las evaluaciones ex-post llevadas a cabo en proyectos anlogos.

Asuntos a observar durante la formulacin de un proyecto: - Establecimiento correcto del problema - debe ser significativo en relacin a los factores de xito em el negocio; debe ser de una dimensin administrable, debe ser medible. - Identificacin de las personas e instituciones a quienes afecta resolver el problema, buscando crear vnculos con los mismos desde el inicio del proyecto; - Bsqueda adecuada de fuentes de financiamiento.

Los principales items que componen la presentacin de un proyecto se relacionan de forma bastante orgnica, de modo que el desarrollo de una etapa necesariamente lleva a la otra. Un proyecto se debe describir en trminos comprensibles para todos. En esa descripcin deber incluir una exposicin clara del punto final del proyecto. Mediante las aportaciones del equipo, el gerente del proyecto debe definir cuidadosamente todas las actividades y relaciones de precedencia del mismo. Una actividad es la unidad ms pequea de esfuerzo de trabajo que consume tiempo y recursos que el gerente del proyecto puede programar y controlar. Una relacin de procedencia determina la secuencia en que deben realizarse las actividades; especifica que una actividad no podr empezar mientras otra actividad precedente no haya sido completada. Para tomar la decisin de emprender o no un proyecto, debe realizarse un anlisis cuidadoso y multidisciplinario considerando ventajas y riesgos, esto es la Evaluacin del Proyecto. La evaluacin conlleva un anlisis cuidadoso de los datos bsicos, supuestos y metodologa usados en la preparacin del proyecto, una profunda revisin del plan de trabajo, estimacin de costos y financiamiento propuesto, una evaluacin de los aspectos administrativos y organizacionales, y finalmente la viabilidad del proyecto. En base a tal evaluacin, se decide si el proyecto es tcnicamente slido, financieramente justificado y viable desde el punto de vista econmico. La evaluacin tcnica cubre los aspectos comerciales, organizacionales y administrativos. La evaluacin econmica tiene que ver con la conveniencia del proyecto desde el punto de vista de su contribucin a la economa como un todo, mientras que la evaluacin financiera trata de los costos y retorno de la inversin. La justificacin de la evaluacin es proveer a quienes toman la ltima decisin con referentes mtricos econmicos y financieros para la aprobacin o rechazo de proyectos, entre una gama de opciones de inversin. Las tcnicas de formulacin y evaluacin de proyectos y su correcta aplicacin resultan ser, hoy por hoy, cada vez ms imprescindibles para la toma de decisiones en materia de inversin. El hecho de que los recursos sean escasos y de uso alternativo obliga a que el proceso destinado a asignarlos sea efectuado
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mediante la utilizacin de tcnicas que avalen suficientemente la validez y confiabilidad de los pronsticos. Como se indic anteriormente, la evaluacin de proyectos es una herramienta de apoyo a la toma de decisiones, lo que significa que en ningn caso el VAN (Valor Actual Neto) o medida similar de un proyecto debe ser considerada como regla nica de decisin, sino complementaria a un conjunto de otros elementos de carcter cualitativo que pueden ser tan importantes como la viabilidad econmica del proyecto, como por ejemplo la caracterstica de los socios, el dinamismo del contexto poltico, econmico, social, tecnolgico y cultural entre otras variables.

1.3.- .- Gestin de Proyectos. La gestin de Proyectos ha existido desde tiempos inmemorables. Prueba de ello son las enormes construcciones alrededor del mundo, como las pirmides de Egipto y los templos Mayas. Prcticas y Tcnicas administrativas, como las de gestin de proyectos se usan alrededor del mundo para el manejo de empresas. La Gua de conocimientos PMBOK del Instituto de Gestin de Proyectos es una norma ms que un mtodo, y cualquier gestor de proyecto puede usarla total o parcialmente si cuenta con algunos conocimientos bsicos sobre administracin de proyectos. Recientes investigaciones ha demostrado que cada vez son ms los proyectos exitosos, lo que demuestra lo beneficioso del uso de competencias, tcnicas, procesos y prcticas en el campo de gestin de proyectos. Esto podra deberse a la mejoramiento de la comunicacin entre los miembros de equipo de proyectos por el uso de un lenguaje comn normalizado. Se ha demostrada adems que el uso de procesos de gestin de proyectos s clave para el xito de un proyecto. De un tiempo para ac el tema de gerencia de proyectos, gestin y liderazgo de proyectos, profesionales de la gerencia de proyectos, y otros nombres que recibe, ha cobrado vigencia y relevancia, no solo en empresas cuyo curso de negocio es manejar proyectos, como las constructoras o las casas de software, sino en prcticamente todo tipo de actividad humana o institucional. Esta popularidad no es en vano. Se ha generado una buena cantidad de conocimiento en varios frentes y continentes que permiten desarrollar metodologas apropiadas para la gestin de proyectos cumpliendo a cabalidad con todos los objetivos y propsitos esperados del mismo.
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Hasta hace un tiempo el manejo de proyectos era ms por intuicin que por otra cosa, hoy se tienen como mnimo dos cuerpos de conocimiento: el PMBok gestado por el Project Management Institute y PRINCE2 surgido en Inglaterra y de amplia aceptacin en Europa como estndar para manejo de proyectos. Para confirmar el auge, la ISO est preparando el estndar 21500 como herramienta de gestin de proyectos para que sea aceptada mundialmente. Indistinto de las metodologas, una sola o un hbrido de varias, la concepcin del proyecto y donde encaja dentro de las organizaciones sigue siendo la misma. Todo proyecto se divide en distintas fases, habitualmente secuenciales, que permiten un control sobre la evolucin del proyecto u habilitan su gestin. El conjunto de fases de un proyecto se denomina "ciclo de vida"; el ciclo de vida de un proyecto define el inicio y el final del mismo, as como su alcance ("scope"), y por tanto cmo se integra en el resto de operaciones del entorno en el que se desarrolla. Cada fase suele definirse en funcin de unos resultados ("outputs" o "deliverables") previstos, relacionados con hitos ("milestones"), cuya consecucin es un requisito o alimenta fases posteriores. Habitualmente un final de fase supone un "killpoint" y supone una revisin del progreso alcanzado y una decisin sobre la continuidad del proyecto. El ciclo de vida tpico de un proyecto tiene entre 4 y 10 fases; implica unos costos y un esfuerzo crecientes durante el primer 75% de su duracin, y decrecientes en las fases finales; tiene un riesgo de fracaso decreciente con el tiempo; y, por ltimo se caracteriza por que la capacidad de los stakeholders para determinar las caractersticas y costo del proyecto es decreciente con el tiempo. Por otra parte y en cuanto al concepto de "gestin", cabe sealar que, por lo general, se entiende por gestin de proyectos la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas sobre las actividades de un proyecto para igualar o superar las necesidades y expectativas de las partes interesadas (stakeholders). En la prctica supone gestionar los conflictos existentes entre alcance, calidad, tiempo y coste a fin de lograr el desarrollo y conclusin satisfactoria del proyecto para las partes interesadas involucrados.

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Actividades de la gestin de proyectos

Generalmente los gestores de proyectos son responsables de algunas o todas las siguientes actividades: 1. Redaccin de la propuesta. La propuesta describe los objetivos del proyecto y cmo se llevara a cabo. Incluye estimaciones de costo y tiempo y justifica por qu el contrato del proyecto se debe dar a una organizacin o equipo en particular. 2. Planificacin del proyecto. Se refiere a la identificacin de actividades, hitos y entregas del proyecto. 3. Estimacin de costos del proyecto. Es una actividad relacionada con la estimacin de los recursos requeridos para llevar a cabo el plan del proyecto. 4. Supervisin y revisin del proyecto. La supervisin es una actividad continua. El gestor debe conocer el progreso del proyecto con los costos actuales y los planificados. Tambin, es normal tener varias revisiones formales de su gestin. Se hace una revisin completa del progreso y de los desarrollos tcnicos del proyecto, teniendo en cuenta el estado del proyecto. El resultado puede dar lugar a una cancelacin. 5. Seleccin y evaluacin del personal. Los gestores, generalmente, seleccionan a las personas que trabajarn en su proyecto. O establecen un equipo ideal mnimo para el proyecto. 6. Redaccin y presentacin de informes. Los gestores son los responsables de informar a los clientes y contratistas sobre el proyecto. Deben redactar documentos concisos y coherentes que resuman la informacin crtica de los informes detallados del proyecto.

Tres elementos de importancia primordial son: el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el sistema de administracin del proyecto.

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Gerente del proyecto. Tiene la responsabilidad de integrar los esfuerzos de personas pertenecientes a diversas reas funcionales, con la finalidad de alcanzar las metas especficas del proyecto. El gerente del proyecto tambin tendr que especificar cmo se va a realizar el trabajo y asegurarse de que se realicen las contrataciones apropiadas y que, en caso necesario,, se imparta la debida capacitacin. Equipo del proyecto. Es un grupo de personas, que con frecuencia representan diferentes reas funcionales u organizaciones, dirigidas por el gerente del proyecto. Sistema de administracin del proyecto. Se compone de una estructura organizacional y un sistema de informacin. Hay distintas formas de organizar la estructura de un proyecto, la forma tradicional o funcional, la estructura del proyecto puro, en donde los miembros del equipo trabajan exclusivamente para el gerente de proyecto, y como compromiso medio de estos dos extremos es la estructura matriz, en la cual cada rea funcional mantiene la autoridad sobre quin deber trabajar en el proyecto y qu tecnologa se emplear. La gestin de proyectos tambin conocida como Administracin de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance (esta disciplina normalmente se ha utilizado en pases desarrollados), el tiempo, y costo definidos.

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