UNIVERSIDADE DE SO PAULO

INSTITUTO DE FSICA DE SO CARLOS

Manual das Atividades Administrativas do IFSC: Padronizao de rotinas e procedimentos

Ana Paula Plazza Alexandre applazza@ifsc.usp.br Ramal: 8074 Claudia Tofaneli claudia@ifsc.usp.br Ramal: 9841 Elizabeth Cristina Conti beth@ifsc.usp.br Ramal 9781 Neusa Aparecida Sorensen neusa@ifsc.usp.br Ramal 9801 Norma Bianca Saes cretelli@ifsc.usp.br Ramal 9868 Yvone Aparecida Biason Lopes yvone@ifsc.usp.br Ramal 9827

Projeto elaborado durante a Formao de Multiplicadores da Qualidade do Programa de Gesto da Qualidade e Produtividade do IFSC

So Carlos Junho/2006

LISTA DE SIGLAS ABNT ATAc ATAd ATFn C&T CODAGE FCM FFI GPI IFSC PAM PDG Q&P RH ScInfor USP Associao Brasileira de Normas Tcnicas Assistncia Tcnica Acadmica Assistncia Tcnica Administrativa Assistncia Tcnica Financeira Cincia e Tecnologia Coordenadoria de Administrao Geral Departamento de Fsica e Cincia dos Materiais Departamento de Fsica e Informtica Grupo de Planejamento Integrado Instituto de Fsica de So Carlos Programa de Avaliao do Manual Programa de Desenvolvimento Gerencial Qualidade e Produtividade Recursos Humanos Seo Tcnica de Informtica Universidade de So Paulo

SUMRIO 1. 2. INTRODUO .....................................................................................................4 HISTRICO .........................................................................................................5 2.1 2.2 2.3 MUNDIAL......................................................................................................5 BRASIL .........................................................................................................6 SO PAULO .................................................................................................8 Instituies Pblicas ..............................................................................8

2.3.1

2.3.1.1 Universidade de So Paulo e Instituto de Fsica de So Carlos ............8 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3. FERRRAMENTAS E TERMINOLOGIA DA QUALIDADE ...........................15 DIAGRAMA DE ISHIKAWA ........................................................................15 MATRIZ GUT .............................................................................................15 5W2HS........................................................................................................15 BRAINSTORMING......................................................................................16

METODOLOGIA ................................................................................................16 3.1 3.2 3.3 ASPECTOS CONTEXTUAIS ......................................................................17 PROPOSTA ................................................................................................17 RESULTADOS ESPERADOS ....................................................................19

4. 5.

CONCLUSO ....................................................................................................20 REFERNCIAS..................................................................................................21

ANEXOS ...................................................................................................................21

1. INTRODUO Visando desenvolver e aperfeioar a interao do IFSC com os diferentes setores que o compem, a necessidade de desenvolver o Manual das Atividades Administrativas do IFSC surge como forma de esclarecer e orientar os usurios internos e externos da instituio. Somente atravs da organizao e padronizao dos procedimentos de trabalho, no servio pblico, ser possvel a melhoria da qualidade dos servios prestados. Este Manual buscar organizar os mtodos de trabalho (procedimentos) utilizados pelos setores no desenvolvimento de suas funes para o atendimento de sua misso, visando harmonizar, uniformizar, racionalizar e otimizar as relaes de trabalho entre os setores do IFSC em conformidade com as diretrizes e modelos j utilizados na USP. H ainda, a perspectiva do crescimento profissional dos usurios, quanto sua independncia, sejam usurios-chave ou usurios-finais frente viso institucional global. Vale ressaltar que o desenvolvimento institucional do IFSC foi acompanhado pela modernizao das tcnicas e dos procedimentos, porm a comunicao e integrao entre os setores, no apresentaram o mesmo desempenho. Identificamos, no mbito do IFSC, vrios trabalhos relacionados padronizao de rotinas administrativas e internas desenvolvidas pelos setores, ao longo desses anos (veja em descritivo histrico 2.3.1.1), porm esse trabalho no fora finalizado. Considerando que no houve a adoo de um modelo padro, devido interrupo dos trabalhos, vimos neste momento a oportunidade de desenvolver o projeto aqui proposto, de forma completa, proporcionado um fcil entendimento ao usurio-final.

2. HISTRICO O descompasso entre as necessidades institucionais e as j defasadas normas de comunicao internas e externas tem ocasionado, no raro, dificuldades na comunicao entre setores/reas ou mesmo entre instituies, as quais geram entraves ao relacionamento e prejuzos aos membros da comunidade universitria. Em todas as reas os manuais existentes so utilizados como principal ferramenta de transferncia de conhecimento e padronizao de tarefas executadas, seja em processo de elaborao de um produto, de uma ao ou mesmo de um servio. Nossa busca pelas diferentes frentes de trabalho nesta rea (via internet) comprovou que essa medida de ao (Manuais de Normas, Procedimentos e Diretrizes) pelos diversos rgos municipais, estaduais, federais, empresas, escolas, ongs entre outras, tem sido uma proposta para facilitar a vida do usurio, na arte de como fazer ou por onde comeo esse processo?. A seguir demonstraremos alguns exemplos em nvel de Mundo, Brasil e no Estado de So Paulo.

2.1 MUNDIAL BAAN RESOURCES: Baan Assist, Baan Fans, 2002. Baan Co. NV http://www.baan.com/ ORACLE RESOURCES: Oracle Assist, Oracle Fans, 2002. Oracle Corp. http://www.oracle.com/ PEOPLESOFT RESOURCES: Peoplesoft Assist, Peoplesoft Fans, 2002. http://www.peoplesoft.com/ SAP RESOURCES: Home for SAP Professionals, SAP Assist, SAP Fans, SAP FAQ, 2002. SAP AG. http://www.sap.com/ ENTERPRISE RESOURCE http://www.cio.com/forums/erp/ PLANNING RESEARCH CENTER.

ISO9000 e QS9000 - Sistema de Gesto Ambiental (ISO14000) e Sistema de Gesto da Segurana e - iem.efei.br

2.2 BRASIL SENAC

Para padronizao das bases de dados bibliogrficas e publicaes do Senac Nacional devero ser seguidas as normas do Manual do Sics, ... www.senac.br/sics/prod_serv.html - 11k

NORMALIZAO E REGULAMENTAO:

Formato do arquivo: PDF/Adobe Acrobat Em gs e petrleo so muito difundidas as normas e. manuais AGA e API, que so documentos de entidades ... Normas de padronizao de medidores, dimenses, ... www.abgnv.org.br/projetos/downloads/gt_medicao/ apresentacoes/workshop_liceu_nbr14978/JORGE_GOMEZ_NBR14978.pdf

ORIENTAES SOBRE NORMAS

... de Informtica constante do FIP deve ser preenchido segundo o manual do mesmo, ... Questo:, Existe alguma padronizao de formato para a entrega da ... www.susep.gov.br/menumercado/normas/circ285e297.asp

SENADO FEDERAL

Formato do arquivo: PDF/Adobe Acrobat Manual de padronizao de textos : normas. bsicas de editorao para a elaborao de originais, composio e. reviso. Braslia : Secretaria Especial de ... www.senado.gov.br/conleg/manualdeelaboracaodetextos.pdf

RBO - Revista Brasileira de Ortopedia e Traumatologia

Com a finalidade de padronizar um manual operacional, vrios manuais de padronizao provenientes de instituies internacionais foram consultados, ... www.varosoft.com.br/clientes/ rbo/web/secao.asp?sec=70&idIdioma=1

MANUAL DE QUADROS DE PESSOAL DAS AUTARQUIAS E FUNDAES PBLICAS ...

Formato do arquivo: PDF/Adobe Acrobat Elaborar o manual de organizao e de cargos e salrios, ... Fazer cumprir as normas de padronizao e classificao dos produtos de origem animal. ... www.sarh.rs.gov.br/servico/ 20051121-144549/manpafII.prn.pdf

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DO SERVIO DE SEGURANA DO CAMPUS

Formato do arquivo: PDF/Adobe Acrobat utilizadas como padronizao nas atividades desenvolvidas pelos seguranas da ... As normas e procedimentos descritos neste manual, devero ser cumpridos h ... www.ufms.br/dipp/Manual.pdf

FUNDAO JOAQUIM NABUCO

Formato do arquivo: PDF/Adobe Acrobat Formato. Todos os impressos devem seguir a padronizao de. formatos adotada pela ABNT - Associao Brasileira. de Normas Tcnicas. ... www.fundaj.gov.br/150/Manual.pdf

ELABORAO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTAO DE SISTEMAS INFORMATIZADOS

Os manuais normalmente sugeridos so: ... produzida por diversos autores sobre assuntos relacionados ... padronizao para a certificao de qualidade: quando um ... celepar7cta.pr.gov.br

NORMAS E PROCEDIMENTOS DE ORGANIZAO DA INFORMAO

rea Restrita | Normas e Procedimentos de Organizao da Informao. Normas e Procedimentos de Organizao da Informao ... www.sct.embrapa.br/goi/goi.htm

CIRP - Centro de Informtica de Ribeiro Preto

Informaes Rede Wireless Campus de Ribeiro Preto www.cirp.usp.br/servico.html. Informaes de como utilizar o novo sistema de autenticao www.semfio.usp. ... www.cirp.usp.br/manuais/manual_semfio.html - 47k

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA PREVEN O DAS INFEC ES ...

TUBERCULOSE PULMONAR - NORMAS PARA ISOLAMENTO DE ADULTOS E CRIANAS . ... ANVISA Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria - Manual de procedimentos ... www.hu.usp.br/arquivos/Manualccih_2005.pdf

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAO DE VECULOS OFICIAIS

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA UTILIZAO DE VECULOS OFICIAIS. SUMRIO. Apresentao Misso Introduo Solicitao de Veculo ... www.recad.usp.br/drh/novo/motoristas/sumario.html - 9k

MANUAL DE ADMINISTRAO PATRIMONIAL

uma s ferramenta (manual) as normas e procedimentos necessrios ao bom andamento e ... Elaborao de manuais e criao de normas de trabalho visando ... www.usp.br/gefim/manuais/patrimonio.pdf

UNIVERSIDADE DE SO PAULO Comisso para Reestruturao dos ...

Elaborao de Manuais e criao de normas de. Elaborao de Manuais e criao de normas de. trabalho, visando a padronizao dos ... www.reitoria.usp.br/qualidade/ppt/10enc05luiz.pdf - Pginas Semelhantes

MANUAL DE PROCEDIMENTO DE PESQUISA PARA ANLISE DE CONFLITOS DE ...

paises tem definido normas de procedimentos operacionais para ... As contagens manuais podem ser registradas com marcas de. trao na linha correspondente ao ... www.poli.usp.br/p/hugo.pietrantonio/Manual91.pdf

UNIVERSIDADE DE SO PAULO USP

Reelaborao deste manual: Cristina Leite e Erika Regina Mozena ... Essa comisso cuida do funcionamento, manuteno e norma de utilizao dos computadores ... www.if.usp.br/cpgi/manual.rtf

2.3 SO PAULO 2.3.1 Instituies Pblicas 2.3.1.1 Universidade de So Paulo e Instituto de Fsica de So Carlos A partir de abril de 1996 e at meados de 1997 o IFSC participou de uma ao conjunta proposta pelo Departamento de Recursos Humanos da USP, em parceria com o Ncleo de Apoio da Secretaria de Economia e Planejamento do Governo do Estado, que tinha como um dos objetivos instrumentalizar os rgos de pessoal na execuo das rotinas de administrao de recursos humanos. Como resultado foi estruturado e implantado um Manual de Normas e Diretrizes que se tornou ferramenta indispensvel ao trabalho dos profissionais de RH da USP. Esse instrumento um dos inspiradores do trabalho ora proposto. Trata-se, pois, de um resgate de material valioso e que nasceu do Programa de Qualidade da Universidade. Nesse sentido importante destacar, ao contrrio daquilo que infelizmente propagou-se, que o Instituto de Fsica de So Carlos no foi a ltima unidade a aderir ao Programa de Qualidade & Produtividade da Universidade de So Paulo, mas sim a unidade pioneira a implementar o seu programa no Campus USP de So Carlos. A primeira Comisso para a Gesto da Qualidade e Produtividade do IFSC foi nomeada h aproximadamente dez anos, em julho de 1996, pela ento Diretora Profa. Dra. Yvonne Primerano Mascarenhas, apenas cinco meses aps a implantao do Programa pela Reitoria da Universidade, que poca unia-se ao Programa Permanente de Qualidade e Produtividade no Servio Pblico, institudo pelo Governo do Estado em dezembro de 1995. A partir da criao de sua promissora Comisso, o IFSC procurou caminhos para engajar-se ao programa central, mantinha-se atualizado quanto s atividades que vinham sendo desenvolvidas e, na medida do possvel, comparecia s reunies centrais de conscientizao e motivao pelo tema, enviando representantes para participar dos Encontros de Qualidade & Produtividade da Reitoria. A tarefa de conscientizar e conseguir parceiros era verdadeiramente rdua e apresentava-se como estimulante desafio para a Comisso.

Ainda em 1996 o IFSC elaborou o registro dos cinco principais problemas da unidade que afetavam o alcance de seus objetivos, quais sejam: (1) Planejamento Estratgico (2) Cooperao (3) Gesto de C&T (4) Gesto de RH (5) Pulverizao de recursos. Em contrapartida o IFSC teve a honra de registrar tambm quatro destaques da unidade, que eventualmente serviriam de referncia para outras, a saber: (1) Produo cientfica, (2) Servios de extenso, (3) Infra-estrutura (oficinas, laboratrios, biblioteca), (4) Ps-Graduao. Foi tambm naquele ano que o ento Presidente da Comisso de Gesto da Qualidade e Produtividade da Reitoria, Prof. Dr. Hlio Nogueira da Cruz, coordenou a realizao do curso Sistemas de Gesto da Qualidade USP destinado aos membros das Comisses locais, com o propsito de constituir os agentes multiplicadores dos conceitos e tcnicas de Q&P em suas respectivas unidades. Em agosto de 1997 o IFSC organizou uma palestra do Prof. Dr. Hlio Nogueira da Cruz, ocasio em que o mesmo veio a So Carlos para falar sobre a importncia do Programa de Qualidade e Produtividade proposto pela USP, sobre os procedimentos visando diagnsticos e planejamento e sobre a matriz de priorizao de projetos. A partir da o IFSC desencadeou uma srie de palestras sobre temas da rea, trazendo psiclogos e at mesmo consultores vinculados Fundao Carlos Alberto Vanzolini para falar comunidade IFSC. Paralelamente, a Comisso planejava e executava vrios outros pequenos projetos de melhoria institucional, tais como: (1) (2) (3) adequao e manuteno dos bebedouros de gua, reforma civil dos banheiros antigos, adequao e organizao dos banheiros gerais,

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(4) (5) (6)

limpeza dos filtros dos aparelhos de ar condicionado, compra pioneira de dois aparelhos celulares para uso na localizao dos motoristas da unidade; a realizao da Operao Caa-vrus envolvendo a deteco e eliminao de vrus nos microcomputadores, instalao de software para preveno e atualizao da configurao das mquinas,

(7) (8) (9)

o exame bacteriolgico da gua consumida pelo IFSC, a realizao da Operao Limpa-Murais, elaborao do primeiro projeto de sinalizao das instalaes do IFSC,

(10) implementao da caixa de sugestes, (11) divulgao macia do programa de economia de energia eltrica, (12) divulgao macia do Programa USPRecicla, (13) processo avaliatrio da qualidade de limpeza predial das instalaes do IFSC. Em outubro de 1997 o Boletim Informativo IFSComunica foi criado por iniciativa da Comisso de Qualidade e Produtividade do IFSC, com o objetivo de divulgar informaes de interesse da comunidade, de forma sucinta e objetiva, e assim diminuir a circulao de cpias de documentos e desperdcio de material. A partir de meados de 1998, o Boletim Informativo IFSComunica sentiu a ameaa de desativao da Comisso mas ainda teve o flego de inaugurar uma nova seo, dedicada a divulgar trabalhos de pesquisa desenvolvidos por nossos docentes, novos projetos, resultados e novidades cientficas, e com uma tiragem de 500 exemplares iniciou circulao externa ao IFSC, at outubro de 1999. A Comisso de Gesto da Qualidade e Produtividade do IFSC manteve-se at meados de 1998, ocasio em que foi desativada em decorrncia da falta de apoio da direo e a conseqente desistncia de seus membros e colaboradores. Em maio de 2001, os chamados Gerentes da Universidade, compreendendo uma populao alvo de aproximadamente 150 funcionrios foram envolvidos em um Programa de Desenvolvimento Gerencial (PDG) Mdulo Comportamental. Nessa ocasio a Reitoria vinha destacando a importncia de desenvolver as competncias dos gerentes responsveis pelas reas administrativas, financeiras e acadmicas da Universidade, com o propsito de lev-

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los plena compreenso da organizao e assim aperfeioar o seu desempenho, com benefcios s atividades fim da USP. Durante o treinamento, oferecido pela empresa Bucater & Associados a grupos de gerentes mesclados (administrativos, financeiros e acadmicos), optouse pelo estabelecimento de um convvio descontrado com liberdade e predisposio para expor e discutir idias/propostas, almejando experincias novas que pudessem contribuir com o seu trabalho e assim conduzi-los a resultados frutferos. Com essa proposta foram desenvolvidos os seguintes temas no mbito de trabalhos interativos: A atuao estratgica Adaptabilidade a mudanas Negociao Qualidade no atendimento a clientes Postura empreendedora Liderana/Gesto de Equipes Comunicao Motivao Planejamento do autodesenvolvimento

Os treinandos eram muito estimulados e assim identificavam, discutiam e avaliavam com muito cuidado, os principais desmotivadores do trabalho, tais como desonestidade, hipocrisia, respostas desencorajadoras, reunies improdutivas, expectativas obscuras, sub-utilizao de capacidades, regras desnecessrias, invisibilidade da gerncia, polticas x poltica, etc... Tiveram a oportunidade de aferir o desempenho profissional em funo de habilidade versus motivao, bem como de indagarem-se quanto busca de feed-back como mecanismo capaz de propiciar mudanas de comportamento. Exercitando sobre hbitos e reas de dificuldades, identificavam disfunes desperdiadoras de tempo, reconhecendo suas causas, analisando seus efeitos e indicando aes corretivas em prazos determinados. Refletiram sobre tempo como um recurso limitado e limitante que no deve ser desperdiado apenas em atividades, sem prvio planejamento, vivel e realista, quanto aos objetivos a serem alcanados. Dedicaram-se estruturao e administrao do tempo, tambm

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levando em conta os seus vrios papis: profissional, conjugal, familiar, social, educacional e recreacional. Identificaram e puderam avaliar a prpria tendncia quanto ao estilo de liderana e versatilidade de comando adotados em suas respectivas atuaes, visando introduzir mudanas, adequar situaes e sanar deficincias. Ao trmino do treinamento almejavam outras etapas de atualizao e/ou manuteno, almejavam alcanar o aperfeioamento de como administrar a universidade com suas normas, procedimentos e legislao e, finalmente, almejavam a interao. Em 2002, numa segunda temporada, a Universidade desencadeou o I Encontro de Integrao Gerencial, com iniciativa e apoio da CODAGE, ocasio em que reuniu cerca de 180 pessoas com o objetivo de proporcionar a integrao das reas administrativa, financeira e acadmica, diagnosticar problemas e estabelecer planos de ao. No extenso programa de trs dias foram proferidas palestras valiosssimas, das quais destacou-se uma conferncia magna proferida por Ronaldo Yudi Yozo sobre o tema O desafio do lder na gesto de pessoas: dos modelos mentais maestria pessoal. O ponto alto do encontro foi realizao, no Teatro Municipal de Pirassununga, de uma sesso especial de Sinfonia Empresarial, fazendo uma analogia entre o seu funcionamento e o de uma organizao, a cargo do Maestro Otavio Loureno. Com esses estmulos e na sequncia nasceu o Grupo de Planejamento Integrado (GPI), criado no IFSC em agosto de 2002 a partir de uma idia de consenso. Composto pelos gerentes das reas de trabalho identificadas no organograma do IFSC, tinha objetivos ou propsitos voltados implementao de melhorias diversas, a partir do mtuo conhecimento das atribuies de cada rea, da convergncia de idias, de forma a facilitar a compreenso da instituio, melhorar a comunicao institucional, propiciar o cooperativismo e a integrao das pessoas, buscando o aperfeioamento contnuo dos trabalhos desenvolvidos no mbito do IFSC. criao de grupos de melhoria, envolvendo constante atualizao e

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Uma das iniciativas do Grupo foi realizar, com o apoio do Comit Assessor de Treinamento & Desenvolvimento do IFSC, um treinamento destinado a chefes de seo/servio, cujo pr-requisito era ter subordinados diretos. Esse treinamento constituiu-se em um PDG, semelhante ao que fora feito pelos gerentes, envolveu 20 (vinte) chefes de seo/servio, com enfoque a habilidades, percepes, atuao estratgica, comunicao, planejamento do tempo, prioridades, autonomia, diagnstico, deciso, causa e efeito, sade organizacional, integrao, delegao, postura, desmotivadores, eficincia, eficcia, entre tantos mais. Listamos, abaixo, a metodologia, principais iniciativas e metas do GPI: Apresentao do GPI ao Diretor da Unidade Exposio dos trabalhos das reas aos membros do GPI e discusses/debates Diagnsticos das de reas com identificao para de problemas e responsabilidades Estabelecimento propostas Definio de fluxogramas correspondentes s atividades identificadas em cada rea de trabalho Realizao de Treinamento Programa de Desenvolvimento Gerencial (Mdulo Comportamental), cursado anteriormente pelos assistentes de direo da USP. Reunio dos responsveis pelas reas com o Diretor da unidade para apresentao e discusso dos diagnsticos, visando a implementao das mudanas propostas Apresentao do GPI s Chefias e Secretrias dos Departamentos de Ensino Envolvimento dos Departamentos Workshop sobre os trabalhos desenvolvidos pelo GPI, com o apoio do Comit Assessor de T&D Aperfeioamento contnuo dos trabalhos desenvolvidos pelos profissionais e reas de trabalho cronogramas execuo das melhorias

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Aps a reunio dos responsveis por reas com o Diretor, em novembro de 2002, ainda foi possvel a apresentao do GPI aos Departamentos, mas o prosseguimento dos trabalhos do GPI ficou no aguardo de anuncia superior. A Comisso de Gesto da Qualidade e Produtividade da USP, implementou o site: http://adm2.recad.uspnet.usp.br/codage/quali/ onde contm o histrico do processo na Universidade e na Reitoria, alm de apresentar as unidades que fazem parte do Programa. Quanto aos formatos j existentes na USP, identificamos abaixo alguns exemplos: Mercrio Convnios Fluxo Sinttico do Sistema de Compras Instrues para recolhimento de GPS (adiantamentos e convnios) Manual de rotinas de pagamentos de empenhos ordinrios / estimativas Reembolso de Despesas por Quilometragem Alterao na Liquidao da Despesa com Encargos Mercrio WEB Desconto do ICMS - Procedimentos Sistema de Cadastro de Informaes para DIRF Patrimnio Manual de Normas e Diretrizes do DRH

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2.4 FERRAMENTAS E TERMINOLOGIA DA QUALIDADE As ferramentas da qualidade lidam com a informao, sua coleta, o processamento e uso nos processos de tomada de deciso e de soluo de problemas. Ento, podemos dizer que essas ferramentas so instrumentos facilitadores que nos permite: analisar resultados determinar suas causas identificar aes de controle e melhoria priorizar aes

2.5 DIAGRAMA DE ISHIKAWA A representao grfica estrutura as informaes sobre causas provveis de um determinado efeito. A aplicao deste diagrama nos permitiu: identificar os fatores que contribuem para um resultado identificar as causas de um problema analisar uma cadeia de processos.

2.6 MATRIZ GUT Para definio das aes prioritrias a serem executadas pela Unidade, recomenda-se a aplicao da Matriz GUT (Gravidade, Urgncia e Tendncia). Esta matriz um instrumento de qualidade que auxilia na tomada de deciso, utilizada para atribuir valores aos itens de no conformidades encontrados do resultado do Brainstorming, segundo sua gravidade, urgncia e tendncia.

2.7 5W2HS Tem como objetivo a descrio dos aspectos de uma atividade, plano ou programa que precisem estar bem definidos para a correta execuo e gerenciamento do projeto.

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2.8 BRAINSTORMING Trata-se de um processo estruturado de gerao de idias, caracterizado pelo efeito multiplicador que resulta das associaes de idias dos participantes. Quando aplicado, por se tratar de um mtodo aparentemente sem regras, as idias devero ser anotadas sem pr-avaliao, pois propostas inovadoras podero surgir. Podemos aplicar essa tcnica, quando do: planejamento de um processo investigao das causas de problemas identificao de possveis solues. inesperadas e

3. METODOLOGIA A elaborao do Manual, aps anlises, seguir as etapas descritas a seguir: Elaborao de Diagnstico Preliminar da Situao, por meio de coleta de informaes e levantamento (anlise de descritivos produzidos) de dados. Esta etapa de trabalho ser desenvolvida por funcionrios internos de cada setor envolvido. Definio dos padres de identidade visual necessrio normalizao e padronizao dos procedimentos. O modelo ser desenvolvido nos moldes da USP (exemplo: DRH) a fim de permitir a uniformizao da linguagem institucional e comum da universidade. Normalizao dos documentos administrativos mais usados, segundo os resultados do Diagnstico Preliminar. Elaborao de modelos (doc) e fluxograma pr-estabelecidos pela equipe responsvel. Elaborao do Manual das Atividades Administrativas do IFSC. Implantao de site (disponibilizar na homepage IFSC) em que sero divulgados: a proposta de trabalho para elaborao do Manual, os formulrios (anexos) padro a ser utilizado pela comunidade universitria, os dados coletados, os padres documentais propostos e os resultados alcanados. Criao do PAM - Programa de Avaliao do Manual (medida de avaliao)

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3.1 ASPECTOS CONTEXTUAIS Esse Grupo de Multiplicadores apresenta as vantagens e desvantagens (anlise crtica) quando contextualizamos a implantao deste projeto:
VANTAGENS DESVANTAGENS

1. Difunde conhecimento sobre as melhores prticas de trabalho. 2. Facilita o andamento de processos. 3. Impor padres. 4. Reduo do re-trabalho e inconsistncias. 5. Reduo da mo-de-obra de processos. 6. Maior controle sobre o desenvolvimento das tarefas. 7. Atende a integrao global da instituio. 8. Melhoria na qualidade da informao. 9. Contribu para a gesto integrada. 10. Padroniza informaes e conceitos. 11. Elimina discrepncia entre informaes de diferentes setores. 12. Acesso a informaes para toda a instituio. 13. Padroniza rotinas e procedimentos. 14. Mudana cultural do Dono da Informao para Responsvel pela Informao.

1. Alimenta a resistncia a mudanas. 2. Mudana cultural da viso global para a de processos. 3. Maior dificuldade na atualizao, pois exigir consenso entre os setores envolvidos. 4. Mudana cultural para uma viso de disseminao de informaes dos setores por toda a instituio.

3.2 PROPOSTA Este Grupo de Multiplicadores est responsvel pela modernizao do processo de comunicao da informao institucional, o qual pretende elaborar o Manual das Atividades Administrativas do IFSC, que facilitar a produo e tramitao dos documentos pela instituio. A soluo dos problemas de interao entre setores da unidade exige, h longo tempo, a modernizao das normas de comunicao (fluxo da informao) adotadas pelas unidades universitrias e por seus gestores.

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Visando agilizar o processo de redefinio de regras e procedimentos tcnicoadministrativos relativos comunicao e a divulgao dessas atividades da Universidade, elaboramos um projeto para definir normas, procedimentos e fluxogramas a partir de um manual de atividades que ao trmino deste trabalho, ser disponibilizado na homepage do IFSC. O projeto prev a elaborao do Manual das Atividades Administrativas, contendo os procedimentos e fluxogramas, que sero elaborados pelas vrias reas e setores do IFSC, de forma padronizada. Vale ressaltar que j possumos muitos dados compilados como resultado do GPI e de outros trabalhos j desenvolvidos desde o surgimento do Programa de Qualidade e Produtividade da USP. O modelo mais prximo s nossas necessidades a proposta implementada pelo DRH da USP. Para o desenvolvimento do projeto ser necessrio o envolvimento das vrias reas do IFSC, so elas: ATAd, ATAc, ATFn, Deptos (FFI e FCM), ScInfor, Biblioteca, Diretoria. Acreditamos que a implantao de melhorias nos procedimentos administrativo-acadmicos, ir refletir diretamente no trabalho que desenvolvemos visto que nossa meta final prover o amparo necessrio para atender a misso institucional do IFSC: Preparar profissionais para a docncia em fsica e para a prestao de servios nas reas diversas de sua atuao; Buscar excelncia na pesquisa, produo cientfica, interdisciplinariedade, criatividade, viso transformadora, participao, inovao tecnolgica; Atuar no ensino de graduao oferecendo trs cursos de Bacharelado diurno e um curso noturno Interunidades de Licenciatura em Cincias Exatas; Atuar no ensino de ps-graduao Programa de Fsica (Fsica Bsica, Fsica Aplicada opes: Biomolecular e Computacional) e Programa Interunidades em Cincia e Engenharia de Materiais; Atuar em difuso e extenso de servios especializados comunidade, tais como assessoria, envolvendo julgamento e avaliao de projeto, consultoria, envolvendo opinio na criao, elaborao e desenvolvimento

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de projetos ou servios, realizao de escolas, encontros, seminrios, palestras, colquios. Apresentamos a seguir o cronograma das atividades, cuja finalidade lapidar a estrutura proposta e suas funcionalidades, de forma a atingir o modelo ideal. Cronograma de Trabalhos Futuros Etapas/Situao Atual (1)
1. Diagnstico Preliminar (C) 2. Definir Pesquisa e Instrumentos (A) 3. Levantamento de Expectativas (A) 4. Implantao de Site (I) 5. Diagnstico de Situao Verbal (I) 6. Normalizao de Documentos (I) 7. Compilao do Sistema de Normalizao de Documentos (I) 8. Elaborao da Proposta de Capacitao (I) 9. Confeco do Manual 10. Elaborao de Relatrio Final (I)
Notas: 1) C (Concludo), A (em Andamento), I (a ser Iniciado); 2) R (Responsvel), E (Envolvidos);
rgo (2)

Perodos (em meses) 2006-2007

Ago-Set-OutNov Dez-Jan-Fev-MaAbr Mai-Jun-Jul-AgoSet Out-Nov-DezJan

3.3 RESULTADOS ESPERADOS O Manual das Atividades Administrativas proposto para normalizao das rotinas do IFSC rene as principais informaes para execuo dos trabalhos nas Sees. Sua aplicao no dia-a-dia das Unidades/rgos imprescindvel para a qualidade no atendimento, possibilitando aes rpidas e corretas do ponto de vista legal.

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Trata-se de importante instrumento para modernizao e melhoria dos mtodos de administrao da Universidade, ao mesmo tempo em que traz clareza e objetividade aos processos de deciso. Dentre os resultados desejados, destacamos: Buscar a excelncia e transparncia na prestao de servios relativos administrao Propiciar maior autonomia e credibilidade s reas Fornecer instrumentos para agilizar o atendimento comunidade universitria Instrumentalizar a execuo das rotinas Otimizao de tempo Prever o tempo de execuo do servio Satisfao do usurio Disseminao da informao Motivao e clareza na execuo das atividades

4. CONCLUSO A proposta de organizao administrativa leva possibilidade de estabelecimento de novas relaes entre o usurio e sua unidade de trabalho, proporcionando o fortalecimento da instituio como um todo e de forma a atender a misso do IFSC. Conduzir a mudana da administrao burocrtica para uma nova forma de disseminao da informao, exige novas competncias dos gerentes pblicos e muito esforo coletivo. A importncia de novas tcnicas e tecnologias no gerenciamento do setor pblico aliada necessidade de modificaes de padres culturais mudana na cultura administrativa (valores, idias e procedimentos) que se modificam mais lentamente que as mudanas no plano tcnico e tecnolgico vem de encontro a nossa proposta, que quando concluda e implantada, teremos a certeza que o processo em busca da Qualidade e Produtividade fez a diferena para nossa instituio.

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O servio pblico deve conduzir suas mudanas: adequando suas metas, transformando suas estruturas, provando sua eficcia, melhorando sua eficincia atravs de polticas prprias e de iniciativas conjuntas. 5. REFERNCIAS 1. ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS. NBR 6023: informao e documentao: referncias: elaborao. Rio de Janeiro, 2002. 2. CORRA, H.L.; GIANESI, I.G.N.; CAON, M. Planejamento, Programao e Controle da Produo: MRPII/ERP. Atlas. 1999. 3. TRIGUEIRO, M. Universidades pblicas: desafios e possibilidades no Brasil contemporneo. Braslia, Ed. Universidade de Braslia, 1999. 4. CASTELLS, M. A sociedade em rede. So Paulo, Paz e Terra, 1999. 5. BRESSER PEREIRA, L.C.; WILHEIM, J.; SOLA, L. Sociedade e Estado em transformao. So Paulo, Editora Unesp, 1999.

ANEXOS Anexo I Brainstorming Anexo II Matriz GUT Anexo III Diagrama de Ishikawa Anexo IV Aplicao 5W2HS Anexo V Modelo descritivo e fluxograma implantado pelo DRH/USP Anexo VI Modelo descritivo e fluxograma desenvolvido e proposto

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Anexo I

DINMICA DE BRAINSTORMING 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Dificuldade na tramitao de processos. Divergncia de informaes. Dificuldade na comunicao e integrao dos setores. Usurios dependentes de informaes diretas dos servidores. Deteno de informaes apenas por parte dos executores das atividades. Desperdcio de tempo no desencontro das informaes. Re-trabalho. Falta de divulgao dos procedimentos. Aes individuais desencontradas e sem padronizao.

10. Falta de direcionamento da informao ao usurio e local adequado. 11. Falha de identificao, distribuio e direcionamento dos documentos. 12. Falta de conhecimento das atribuies dos setores/reas. 13. Eliminao de iniciativas invasoras de reas e procedimentos.

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Anexo III
INSTITUTO DE FSICA DE SO CARLOS
Setor de Gesto: ATFn, ATAd, ATAc, FFI e FCM Equipe: Ana Paula Plazza, Claudia Tofaneli, Elizabeth C. Conti, Neusa A. Sorensen, Norma Bianca Saes e Yvone A B. Lopes. Data: Maio/2006

PROBLEMAS COM DESEMPENHO DAS

PROBLEMAS COM FLUXO DAS INFORMAES

PROBLEMA PARA MEDIR EFICINCIA

- Dificuldade na comunicao e integrao entre setores; - Dificuldade na tramitao de processos devido divergncia de informaes;

- Deteno das informaes apenas por parte dos executores das atividades; - Usurios dependentes das informaes diretas dos servidores;

- Dificuldade para medir a eficincia do manual;

PROBLEMA
Falta de padronizao de rotinas e procedimentos

- Fluxo de processos de forma aleatria;

- No utilizao da intranet como ferramenta de divulgao e orientao ao usurio;

- Identificao das atividades executadas pelos setores (Coleta de dados); - Padronizao dos nomes das atividades; - Definio de modelo padro para descrio dos procedimentos/ atividades executadas; - Construo do fluxograma dos processos das atividades;

- Disponibilizao das atividades na homepage a partir dos: fluxogramas + processos;

- Criao do PAM Programa de avaliao do Manual - Elaborao de questionrios; - Acompanhamento do tempo de finalizao do processo

META Confeco do manual das atividades administrativas do IFSC

SOLUO PARA O DESEMPENHO DAS ATIVIDADES

SOLUO PARA O FLUXO DAS INFORMAES

SOLUO PARA MEDIR A EFICINCIA DO MANUAL

Anexo IV
INSTITUTO DE FSICA DE SO CARLOS

5W2Hs
Setor de Gesto: ATFn, ATAd, ATAc, FFI e FCM Nome do Projeto: Manuais Administrativos do IFSC - Padronizao de rotinas e procedimentos. Multiplicadores: Ana Paula Plazza, Claudia Tofaneli, Elizabeth C. Conti, Neusa A. Sorensen, Norma Bianca Saes e Yvone A B. Lopes. Equipe: multiplicadores.

O QUE? Confeco de manual das rotinas e procedimentos executados pelas reas/setores do IFSC, de forma padronizada. QUANDO? Ao imediata mediante a aprovao do projeto e reviso de cronograma de execuo (18 a 24 meses) ONDE? Todos os setores e reas do IFSC: ATAd, ATAc, ATFn, Deptos, ScInfor, Biblioteca, Diretoria. POR QU? Somente atravs da organizao e padronizao dos procedimentos de trabalho no servio publico ser possvel melhoria da qualidade dos servios prestados. Este manual buscar organizar os mtodos de trabalho (procedimentos) utilizados pelos setores no desenvolvimento de suas funes para o atendimento de sua Misso, visando harmonizar, uniformizar, racionalizar e otimizar as relaes de trabalho entre os seus setores do IFSC e da USP, resultando na: - Otimizao de tempo - Tempo de execuo de servio - Satisfao do usurio - Disseminao da informao - Motivao e clareza na execuo das atividades

QUEM? 1. Grupo Multiplicador 2. Os lderes dos setores em parceria com os executores (Func. IFSC) de tarefas/rotinas para a identificao das atividades. 3. Estagirio - Unificao dos resultados coletados, para definir nome padro das atividades/rotinas, bem como elaborar o fluxograma geral da unidade. 4. A confeco do Manual fsico Grfica do IFSC (ou outra a ser contratada) 5. Disponibilizar o Manual na homepage do IFSC ScInfor.

COMO? Ser elaborado em fases, sendo: 1. A partir de modelos (doc) e fluxograma pr-estabelecidos pela equipe responsvel pelo projeto. 2. Modelo nos moldes da USP (exemplo: DRH) a fim de permitir a uniformizao da linguagem institucional e comum da universidade. 3. Solicitando aos setores identificao e o levantamento das atividades e rotinas realizadas. 4. Disponibilizar o manual na homepage (META final) 5. Criao do PAM (Programa de Avaliao do Manual), tempo de finalizao do processo/assunto, no. de atividades padronizadas... (MEDIDA de avaliao) CUSTO? 1. Mo-de-obra grfica para impresso. 2. Mo-de-obra para compilao e tabulao das informaes recebidas (estagirio com experincia em informtica e cincia da informao). 3. Material e suprimento para confeco do manual. 4. Definio do local e equipamento de informtica (micro e acessrios) para o estagirio.

Anexo V MODELO DESCRITIVO Implantado pelo DRH/USP

CONTRATO CLT
1. Jurisdio aplica-se a todos os funcionrios que forem contratados em regime CLT. 2. Objetivo estabelecer critrios e procedimentos para firmar vnculo empregatcio de acordo com o regime da CLT. 3. Competncia 3. 1 por parte do candidato comparecer rea de pessoal da Unidade/rgo. 3. 2 por parte da rea de pessoal da Unidade/rgo fornecer ao candidato relao contendo a documentao que dever ser apresentada para contratao (anexo 1) ; entregar formulrio preenchido de "Requisio para Exames Laboratoriais - Servidores da USP" constante do Ofcio DRH/CIRC/164/97(anexo 2); encaminhar o candidato ao HU ou UBAS para realizao dos exames; entregar formulrio "Declaraes" de acumulao de cargo/ emprego ou funo pblica (anexo 3) para ser preenchido pelo interessado; 3. 3 por parte do candidato entregar a documentao solicitada; apresentar resultado de exames laboratoriais; entregar o formulrio "Declaraes" (anexo 3) devidamente preenchido. 3. 4 por parte da rea de pessoal da Unidade/rgo verificar a documentao apresentada; dar andamento rotina de contratao caso o candidato declare no exercer, no ser aposentado ou no estar afastado de cargo, emprego ou funo pblica ou ter sido devidamente autorizada a acumulao, caso contrrio providenciar a autorizao para acumulao de cargo; gerar dados pessoais; agendar exame mdico na DHSMT/HU, atravs do SIAP, utilizando a transao EXAME MEDICO; encaminhar o candidato para exame mdico admissional na DHSMT/HU. 3. 5 por parte do candidato comparecer ao DHSMT/HU na data e horrio agendados; 3. 6 por parte do DHSMT realizar o exame mdico admissional; elaborar o Atestado de Sade Ocupacional; comunicar a rea de pessoal da Unidade/rgo para retirada do Atestado. 3. 7 por parte da rea de pessoal da Unidade/rgo retirar o Atestado de Sade Ocupacional na DHSMT; verificar se o candidato foi considerado apto;

caso o candidato no tenha sido considerado apto, convocar o prximo candidato na lista de classificao; caso o candidato tenha sido considerado apto, entrar em contato com o candidato para acertar a data para incio de exerccio. 3. 8 por parte do candidato comparecer rea de pessoal da Unidade/rgo; preencher o formulrio de dados pessoais (anexo 5); preencher o formulrio dependentes (anexo 6). 3. 9 por parte da rea de pessoal da Unidade/rgo caso o interessado no possua nmero PIS/PASEP (primeiro emprego), gerar o nmero, atravs do SIAP, utilizando a transao DADOS PESSOAIS, preenchendo o campo PASEP com a palavra GERAR; cadastrar dependentes, atravs do SIAP, utilizando a transao DEPENDENTES; cadastrar o nmero da conta corrente do interessado, atravs do SIAP, usando a transao CONTA BANCRIA; emitir o Kit de Contratao, gerando nmero funcional, atravs do SIAP, utilizando a transao CONTRATO; colher assinaturas nos documentos; montar o processo de contrato do interessado com os documentos pertinentes (anexo 7); encaminhar documentao rea de protocolo/expediente. 3.10 por parte da rea de protocolo/expediente da Unidade/rgo receber a documentao da rea de pessoal; abrir processo de contrato em nome do interessado, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ABERTURA; dar sada no processo de contrato do interessado para o DACAE, atravs do PROTEOS, utilizando a transao SAIDA. 3.11 por parte do DACAE receber o processo de contrato do interessado; dar entrada no processo, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ENTRADA; dar sada no processo de contrato do interessado para o SVCOCLT, atravs do PROTEOS, utilizando a transao SAIDA. 3.12 por parte do SVCOCLT receber o processo de contrato do interessado; dar entrada no processo, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ENTRADA; conferir editais e documentao constante do processo; verificar escolaridade; verificar o cadastro da conta bancria; verificar as condies da vaga indicada; cadastrar o provimento da vaga pelo funcionrio, atravs do SIAP, utilizando a transao PROVIMENTO; cadastrar o nvel USP, atravs do SIAP, utilizando a transao NIVEL USP; dar sada no processo de contrato do interessado para o DRH, atravs do PROTEOS, utilizando a transao SAIDA. caso o contrato tenha sido efetuado com verba de outra instituio (convnio) ou com verba da prpria Unidade/rgo (contrato/renda), elaborar termo de contrato, encaminhando processo ao DACAE (item 4.1). 3.13 por parte do DRH receber o processo de contrato do interessado; dar entrada no processo, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ENTRADA; colher assinatura do dirigente do DRH nas vias do termo de contrato;

dar sada no processo de contrato do interessado para o SVPUBL, atravs do PROTEOS, utilizando a transao SAIDA. 3.14 por parte do SVPUBL receber o processo de contrato do interessado; dar entrada no processo, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ENTRADA; elaborar o extrato do termo de contrato; transmitir o extrato para a IMESP, via modem; conferir a publicao no DOE; dar sada no processo de contrato do interessado para o SVEXCLD, atravs do PROTEOS, utilizando a transao SAIDA. 3.15 por parte do SVEXCLD receber o processo de contrato do interessado;dar entrada no processo, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ENTRADA; retirar documentao para auditoria de movimentao de pessoal; dar sada no processo de contrato do interessado para o DACAE, atravs do PROTEOS, utilizando a transao SAIDA. 3.16 por parte do DACAE receber o processo de contrato do interessado; dar entrada no processo, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ENTRADA; dar sada no processo de contrato do interessado para a Unidade/rgo, atravs do PROTEOS, utilizando a transao SAIDA. 3.17 por parte da rea de protocolo/expediente da Unidade/rgo receber o processo de contrato do interessado; dar entrada no processo, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ENTRADA; dar sada no processo de contrato do interessado para a rea de pessoal, atravs do PROTEOS, utilizando a transao SAIDA. 3.18 por parte da rea de pessoal da Unidade/rgo receber o processo de contrato do interessado; dar entrada no processo, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ENTRADA; verificar os procedimentos adotados; propor o arquivamento do processo quando for o caso; dar sada no processo de contrato do interessado para a rea de protocolo/expediente, atravs do PROTEOS, utilizando a transao SAIDA. 3.19 por parte da rea de protocolo/expediente da Unidade/rgo receber o processo de contrato do interessado; dar entrada no processo, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ENTRADA; arquivar o processo de contrato do interessado, atravs do PROTEOS, utilizando a transao ARQUIVAMENTO. 4. CRITRIOS 4. 1 quando o contrato tiver sido efetuado com verba de outra instituio (convnio) ou com verba da prpria Unidade/rgo (contrato/renda), o SVCOCLT elabora termo de contrato, anexa-o ao processo de contrato do interessado, encaminhando-o Unidade/rgo, para que sejam colhidas assinaturas. A Unidade/rgo devolve o processo ao DACAE, que o encaminhar ao DRH, este colher assinatura do M.Reitor no termo de contrato, enviando o processo ao SVPUBL (item 3.14), seguindo ento a tramitao indicada. 4. 2 ara essa rotina devero ser observadas as normas constantes nos Ofcios SVEXPAT/DCA/OC 33/91 (anexo 8) e DRH/CIRC/42/95 (anexo 9). 4. 3 quando da contratao, devero ser efetuados os devidos registros na Carteira de Trabalho e Previdncia Social do interessado; dever ser providenciada a abertura de pasta individual em

4. 4

4. 5 4. 6

nome do funcionrio com a documentao correspondente, bem como abertura de ficha de registros, para controle de publicaes diversas (pronturio). em caso de Profisses Regulamentadas, o processo de contrato dever ser acrescido, alm dos comprovantes de escolaridade, de documentos pertinentes (Ofcio DRH/CIRC/42/95 anexo 9). quando a funo a ser ocupada pelo candidato exigir experincia profissional, esta dever ser devidamente comprovada atravs dos registros existentes em CTPS; no retorno do processo Unidade/rgo entregar uma das vias do contrato ao interessado.

Anexos
anexo 1 - documentao que dever ser apresentada pelo candidato anexo 2 - Ofcio DRH/CIRC/164/97 anexo 3 - formulrio "Declaraes" de acumulao de cargo/emprego ou funo pblica anexo 4 - memorando para abertura de conta corrente no BANESPA anexo 5 - formulrio de dados pessoais anexo 6 - formulrio de dependentes (No momento, material disponvel somente na Seo de Pessoal) anexo 7 - relao de documentos para montagem do processo de contrato anexo 8 - Ofcio SVEXPAT/DCA/OC 33/91(No momento, material disponvel somente na Seo de Pessoal) anexo 9 - Ofcio DRH/CIRC/42/95 (No momento, material disponvel somente na Seo de Pessoal)

Anexo 1 RELAO DE DOCUMENTOS A SEREM APRESENTADOS PELO CANDIDATO Cpia da Cdula de Identidade (R.G.) Cpia do CIC Cpia do Ttulo de Eleitor Cpia do Carto de PIS/PASEP, se no houver Declarao emitida pela CEF (Caixa Econmica Federal) Cpia de Certido de Nascimento (dos filhos menores de 14 anos) Cpia de Cadernetas de Vacinaes (dos filhos menores de 5 anos) Cpia de Certido de Casamento (se for o caso) Cpia do comprovante de escolaridade Cpia de registro em CTPS, comprovando experincia (quando for o caso) Carteira Profissional (CTPS) com a respectiva cpia 3 fotos 3 X 4 Cpia do Certificado de Reservista Nmero da conta bancria no BANESPA Curriculum Vitae Cpia de comprovante de votao da ltima eleio Anexo 7 DOCUMENTOS PARA O PROCESSO DE CONTRATO (obedecer a ordem abaixo) Autorizao para contratao (quando houver) Requisio de Pessoal Atribuio da Funo Cpia do DOE - Edital de Abertura de Processo Seletivo/Convocao p/provas Cpia do DOE - Edital de Resultado Final / Classificao Cpia do DOE - Edital de Homologao Cpia do DOE - Edital de Convocao Cpia do DOE - Retificaes (quando houver) Curriculum Vitae Cpia de documentos pessoais Cpia da Carteira de Trabalho e Previdncia Social Cpia de Comprovante de votao da ltima eleio Formulrio "Declaraes" (acumulao de cargo/emprego/funo pblica) Cpia da publicao do ato decisrio favorvel ou desfavorvel de acumulao (se for o caso) Atestado de Sade Ocupacional Declarao de Antecedentes Civil e Criminal Cpia do comprovante de escolaridade (autenticado) Contrato

MODELO FLUXOGRAMA Implantado pelo DRH/USP

Anexo VI MODELO DESCRITIVO Desenvolvido e proposto

CONVNIO COM O CRCULO DE AMIGOS DO MENINO PATRULHEIRO (CAMP) Dr. Marino da Costa Terra
1. JURISDIO Aplica-se a todos os menores admitidos para estagiar no IFSC atravs do Convnio firmado com o CAMP. 2. OBJETIVO Estabelecer procedimentos e critrios para a admisso dos menores aprendizes. 3. COMPETNCIA 3.1. Por parte da Assistncia Tcnica Administrativa - receber a solicitao do setor interessado em contratar um menor, j com a definio da fonte de recursos para pagamento, e encaminhar para despacho da Diretoria; - autorizada a contratao, solicitar ao CAMP a indicao de alguns menores para entrevista; - com a participao do representante do setor interessado, que passar a ser o supervisor do menor admitido, organizar a entrevista dos candidatos vaga (anexo 1); - feita a seleo, contactar o CAMP informando o nome do escolhido e a data e horrio do incio das atividades; - aps os cinco primeiros dias, experimentais, informar ao CAMP se o menor foi ou no confirmado para a vaga; - caso no haja a confirmao, solicitar ao CAMP a convocao do segundo colocado na entrevista para ocupar a vaga; se confirmado, abrir processo individual junto ao Servio de Expedio, Protocolo e Arquivo, providenciar a cincia e assinatura do supervisor no Termo de Responsabilidade (anexo 2) e enviar ofcio PCASC solicitando autorizao para uso do Restaurante na qualidade de aluno; - entregue pelo CAMP o Termo de Contrato de Trabalho, agendar encontro com o menor aprendiz e seus responsveis para colher suas assinaturas; - anexar uma das vias do Contrato no processo individual do menor aprendiz, enviar uma para o CAMP e entregar a outra para o menor. 3.2. Por parte do CAMP - encaminhar os menores para participar da entrevista; - informar ao menor selecionado a data e horrio do incio das atividades; - caso o menor aprendiz seja confirmado para a vaga, solicitar a ele que apresente a documentao necessria, como CTPS, para atendimento do que dispe a CLT; - preparar as trs (3) vias do Termo de Contrato de Trabalho e encaminh-las ao IFSC. 4. CRITRIOS Todo o procedimento deve observar rigorosamente o que disposto nas clusulas do Termo original de Convnio de Iniciao ao Trabalho e seus Aditivos, especialmente na clusula primeira que traz o objeto do convnio: ... promover o desenvolvimento pessoal e profissional do adolescente como aprendiz em servios administrativos, por meio de aes que assegurem a aquisio de hbitos, experincias e atitudes indispensveis ao aprendizado e ao seu ajustamento ao trabalho produtivo e convivncia social.

MODELO FLUXOGRAMA Desenvolvido e proposto