Definio do escopo do projeto

O escopo de um projeto descreve todos os seus produtos, os servios necessrios para realiz-los e resultados finais esperados. Descreve tambm o que preciso fazer para que alcance seus objetivos com os recursos e funes especificados. Embora concentremos nosso interesse em projetos web, examinamos aqui alguns aspectos que se estendem definio de escopo de projetos de modo geral. O escopo de um projeto se divide em escopo do produto, que descreve as caractersticas do produto final, e escopo do projeto, que descreve o trabalho necessrio para que seja entregue com as caractersticas especificadas. -> Por exemplo, o escopo de produto de um sistema online de pagamento de contas descreve como este vai funcionar, suas caractersticas, as tecnologias necessrias. J o escopo deste projeto descreve as etapas, os recursos disponveis, como o produto ser desenvolvido. Embora avaliado continuamente, o escopo examinado em momentos definidos: Na iniciao do projeto, quando registrada uma declarao preliminar, com as primeiras impresses do cliente ou patrocinador sobre o projeto, principais produtos, servios relacionados. No final de cada etapa ou sprint (mtodo Scrum), quando a definio de escopo atualizada para estabelecer a estratgia de realizao do produto. O consenso inicial sobre o escopo do projeto se estabelece entre pessoas, organizaes, departamentos. Uma pessoa, empresa ou departamento o cliente, ou dono do produto, e outra pessoa a mediadora entre o dono do produto e a equipe designada para realiz-lo. No caso de projeto de web site, embora s vezes parea descrever informaes com alguma redundncia, a definio do escopo um processo necessrio para explicitar as expectativas do cliente e o produto que os projetistas precisam realizar. Inclui a negociao de fatores como prazos e custos, para no deixar margem a interpretaes ambguas embora normalmente seja necessrio, mais adiante, rev-los para ajustar as expectativas sobre o produto. Ver Fatores a considerar no Termo de Abertura do Projeto (Project Charter) A definio de escopo ajuda a evitar que as equipes de projeto percam tempo e recursos resolvendo problemas que fogem sua alada. -> Por exemplo, se os programadores dos bancos de dados de um projeto web so solicitados a fazer a manuteno do banco de dados do site que est no ar, este desvio de funo resulta no atraso da entrega dos seus produtos. Pode-se evitar estes pedidos atravs da aplicao das clusulas do Termo de Abertura do Projeto. Ajuda tambm a verificar se o projeto pode ser dividido em subprojetos mais facilmente gerenciveis.

 O modelo de gesto de projetos em cascata, ou sequencial, considera poucas mudanas no escopo do incio ao final do projeto. J os mtodos geis, como o Scrum, consideram que o escopo inicial muda ao longo do projeto, para atender s demandas que o prprio produto aos poucos evidencia. Formalizao de acordos O contrato ou termo de referncia (termo de referncia pode ser um anexo do contrato) assinado pelas partes envolvidas na realizao. No caso de projeto interno de uma organizao, o responsvel o gerente do projeto ou dono do produto (designado nesta fase), um gestor externo ao dia-a-dia da execuo, que atua como patrocinador (sponsor) responsvel pelo seu apoio institucional. No caso de um primeiro projeto entre as partes, a empresa prestadora de servios ou o gerente de projeto pode incluir na proposta um resumo da sua percepo em relao aos objetivos e sua contribuio. Desta maneira, o cliente pode entender a percepo do projeto pelo proponente. Tambm a descrio curta dos processos de trabalho, se a empresa/ departamento proponente verificar que necessria, ajuda o cliente a entender como o trabalho ser realizado. Neste documento, quanto menos jarges tcnicos ou profissionais mais fcil a compreenso do escopo, especialmente se o cliente comparar a proposta com outras. Ao longo do projeto, necessrio detalhar o escopo definido nesta etapa, em que componentes genricos como "oramento" e "cronograma" so divididos e descritos com mais detalhes. Dependendo do porte do site projetado, a segmentao posterior facilita o acompanhamento, o estabelecimento de prioridades em cada etapa e a verificao do uso dos recursos estimados inicialmente. De qualquer forma importante manter o produto final em foco, como afirma o especialista em experincia do usurio Paul du Coudray: "saiba porque voc est construindo alguma coisa e no desvie sua ateno da sua proposta. Se no h um problema de design a resolver, o projeto logo se dilui numa srie de problemas individuais com produtos individuais que tm mais relao com o cumprimento de tarefas do que com a soluo do problema propriamente dito."

Elementos do Termo de Abertura do Projeto (Project Charter)

O documento que formaliza a abertura do projeto web reconhece formalmente a sua criao o Project Charter. Com a forma de um acordo de servio ou de contrato comercial, explicita questes sobre o produto e sobre o processo de trabalho, relacionados ao contratante e ao contratado, como: O nome do projeto, objetivos, necessidades que atende. Se houver estratgia web pr-definida, o escopo deve citar como o projeto se encaixa nesta estratgia. Se a estratgia web fizer parte do projeto em questo, tambm deve ser mencionada. A descrio sumria do web site ou portal (uso da imagem corporativa, produtos e documentos a ser entregues, verses em outras lnguas, especificaes tecnolgicas, funcionais, operacionais, formatos de mdia a que se destina o produto - se computador, PDA, celular, impresso). Premissas para realizar o projeto, como o fornecimento de estatsticas de acesso, relatrios de servio de atendimento ao consumidor (SAC), faturamento das vendas, alocao de pessoas para a realizao de tarefas, fornecimento de contedo (formatos do contedo - textos, imagens, vdeo, arquivos sonoros), etc.. importante tambm nestas premissas especificar os testes a realizar, sejam testes com usurios, de equipamento, em que etapas. No caso de implementao de sistema de gerenciamento de contedo, quem ser responsvel pela criao das pginas e pela publicao do contedo (de acordo com a arquitetura da informao e o layout). Os stakeholders e a equipe envolvida o dono do projeto; o patrocinador do projeto; o scrum master ou gerente responsvel pela equipe e seu desempenho; os principais colaboradores, como designers, editores, desenvolvedores, consultores; as relaes de trabalho com estes colaboradores - contratados, terceirizados, alocados de um departamento para outro, colaboradores com dedicao exclusiva ou temporria. Principais etapas definidas pela entrega dos produtos e os prazos (descrio de macro-processos, prazos iniciais de entrega de produtos do projeto). Em alguns casos, pode-se prever a cobrana de taxa adicional se o contedo a ser publicado demorar demais, ou, positivando a questo, a oferta de desconto caso o contedo seja publicado antes da data prevista. Nas etapas podem estar contemplados processos-chave, como a integrao da equipe de experincia do usurio com a equipe de desenvolvimento. A partir deste modelo, podem ser estabelecidos os produtos de cada etapa. Os produtos de cada etapa ou de cada iterao (avaliaes, relatrios, cronogramas atualizados, resultados de testes, resultados de pesquisas de opinio e de mercado, oramentos de terceiros, apresentaes, diagramas de processos, manuais, metodologia de avaliao das estatsticas de acesso, acompanhamento ps-lanamento).

 Recursos necessrios pessoas, tempo, programas e dispositivos, capital (descrio do oramento preliminar e os valores escalonados por etapas; descrio e oramento de servios e produtos adquiridos). Responsveis pela contratao de servios de terceiros, como empresas ou profissionais para o desenvolvimento de produtos especficos. Quem responsvel pela qualidade dos produtos desenvolvidos por estes terceiros, quem responsvel pelos pagamentos. Procedimentos para aprovao dos produtos de cada etapa. Procedimentos para a formalizao das mudanas de escopo. Os processos relacionados mudana de escopo devem ser registrados, especialmente se o modelo de gesto no for gil (estes absorvem mais facilmente as mudanas). Pagamentos, quando sero realizados, valores, condies. Formalizao do encerramento do projeto. As restries de uso de informaes, diretos de autoria e propriedade do contedo publicado, se aplicvel. No caso de servio prestado por empresa terceirizada, deve ser especificado se o link para o site desta empresa ser publicado no site pronto, o modo como esta anunciar o produto para o pblico e clientes em potencial. Servios adicionais, caso necessrios ou solicitados pelo cliente Uso de ferramenta de gerenciamento de projeto para controle de prazos e custos, registro das etapas ou sprints realizados ou a realizar. Permite que o cliente acompanhe o passo-a-passo dos procedimentos do planejamento e do desenvolvimento. Registro de domnio e acerto do plano de hospedagem do site (se necessrio). Criao de thesaurus e vocabulrio controlado. Redesenho de processos internos, caso o web site e sua atualizao demandem mudanas na organizao que o publica. Desenvolvimento de banco de dados para o ambiente do web site, com indexao das informaes exaustiva (com mais pontos de acesso) ou indexao seletiva (nvel de acesso limitado) Compatibilizao da estrutura do site com bancos de dados j existentes na organizao, como sistemas de ERP ou CRM. Realizao de testes com usurios. Projetos com prazos muito apertados muitas vezes dispensam a realizao de testes formais, e seus gerentes acabam aperfeioando o produto baseados na sua percepo sobre a aprovao do pblico ou nas estatsticas de

acesso. Caso sejam realizados testes de usabilidade, importante registrar o momento do projeto em que sero realizados. Preparao do site para indexao por buscadores (SEO). Preparao do site para uso por pessoas com deficincia. Embora seja um processo necessrio a todos os produtos web, a realizao de testes e preparo de tags especficas pode demandar algum tempo adicional de projeto, desenvolvimento e certificao em sites especializados. Em sites com previso de afluncia de pblico heterogneo e amplo, este servio deve ser especialmente priorizado. Plano de atendimento e suporte ao usurio, especialmente em sites de comrcio e sites do governo. Treinamento da equipe interna para atualizar ou dar suporte aos usurios do web site. Mtricas para avaliao peridica e controle de qualidade do produto depois do lanamento, com modelos de relatrios, planilhas para a coleta de dados, critrios e conceitos. Plano permanente de aperfeioamente da estrutura tecnolgica e de atualizao do contedo depois do lanamento. Manuteno e suporte tcnico depois do lanamento. Pode estar prevista como clusula adicional ao projeto. A declarao de escopo deve ser emitida pelo dono do projeto (ou project owner, em caso de uso de mtodo Scrum) ou por um gerente externo que atue numa instncia organizacional adequada s necessidades do projeto, e que tenha autoridade para captar recursos organizacionais para as atividades do projeto.

Mudanas do escopo
Consideremos a situao: a gerente de vendas de uma empresa de equipamentos eletrnicos contrata uma agncia digital para redesenhar seu site de varejo. Explica que precisa de um site dinmico, com maior apelo visual, processo de compras mais intuitivo e frum de atendimento ao cliente em tempo real 24/7. A agncia comea o projeto. Depois de algum tempo, a gerente percebe que a pgina Principal precisa de imagens 3D dos produtos. E que ser preciso fazer um vocabulrio controlado para evitar perdas de vendas por falta de recuperao de sinnimos para os principais produtos nas buscas. Situaes como esta so frequentes. A evoluo do projeto, somada ao contato entre colaboradores, usurios e patrocinadores, cria demandas por produtos que no faziam parte do escopo inicial. Atravs das mudanas do escopo ao longo do projeto, pode-se adaptar aos poucos o produto s necessidades do negcio, definidas por conjuntos de foras internas e externas no controlveis pelos gestores. As alteraes do escopo podem ocorrer tambm devido a mudanas exteriores ao projeto, como: Novas legislaes e regulamentos corporativos, que levam reavaliao das polticas de imagem e comunicaes da empresa. Mudanas nos objetivos estratgicos ou de negcios da organizao. Mudanas gerenciais amplas (trocas de presidentes e diretores). Mudanas tecnolgicas (lanamento e atualizao de dispositivos, sistemas, programas, funcionalidades). As mudanas podem incluir a necessidade de reviso de processos j aprovados, como o design e a programao da interface, contedo em diversos formatos, arquitetura da informao. E das estimativas de recursos (pessoas, equipamentos, prazos, oramento). Embora tanto os mtodos de gesto de projetos geis quanto o mtodo em cascata demandem cuidadoso planejamento, os dois mtodos lidam com mudanas de maneira radicalmente diferente. Enquanto os gestores tradicionais procuram adaptar os resultados aos planos, em mtodos geis aes adaptativas procuram indicar as prximas aes, e alterar os planos para a sua realizao. O impacto das alteraes nos processos de trabalho pode ser pequeno e no demandar respostas significativas. Mas pode tambm levar a alteraes estruturais dos planos iniciais, da quantidade de produtos e de trabalho necessrio, exigindo a atualizao dos requisitos de projeto e/ou dos mtodos de criao do produto.

 O gestor do projeto deve realizar as aes necessrias para fazer frente s mudanas. De modo geral, a gesto das mudanas de escopo inclui: A divulgao inicial do escopo do projeto, atravs de documentao ou de reunio presencial. O estabelecimento de consenso entre stakeholders tem um efeito moderador para as futuras negociaes de mudana de escopo. A formalizao e a justificativa dos pedidos de mudanas, especialmente se estes foram feitos em ocasies informais, em trocas de emails e conversas casuais. A indicao dos responsveis pelas mudanas, sem inteno de premi-los pelos bons resultados ou de culpabiliz-los pelos maus resultados. A responsabilizao visa a levar os colaboradores a refletir sobre as implicaes das suas sugestes e do seu efeito perante os demais participantes do projeto. A avaliao das consequncias das mudanas no cronograma, no oramento, nos requisitos de qualidade, nos produtos, na EAP. So compatveis com as plataformas atuais? Podem levar a novas mudanas? Acrescentam valor e qualidade ao produto final? A aprovao ou no das mudanas de acordo com a avaliao. Mudanas pequenas no implicam em mudanas de escopo, se aparece um problema num boto, por exemplo, no significa que o projeto todo precisar ser refeito. A homologao e disseminao, entre os stakeholders, das mudanas aceitas. Neste caso, importante tambm revisar o plano de projeto interna e externamente (se o projeto inclui fornecedores externos). A implementao das mudanas nas reas de gesto e desenvolvimento. As agncias contratadas para realizar projetos web para outras organizaes, podem tambm adotar processos para lidar com mudanas, como: Definir na proposta (como observao) o que configura uma mudana de escopo, que se trata de um processo natural em todos os projetos, mas acarreta em aumento do nmero de horas de desenvolvimento e que precisa ser evidenciada ao longo do trabalho em conjunto, e se necessrio, negociada caso a caso. Dividir o projeto em pequenas ciclos, em que se desenvolva o produto incrementalmente, cada um com oramento e estimativa de nmero de horas prprios, de modo a ir adaptando gradualmente o escopo ao produto. Usado especialmente em mtodos geis. Incluir na proposta de trabalho um valor estimado para a contabilizao das horas de mudanas de escopo (10% a mais, por exemplo, ou um nmero de horas determinado), de modo a absorver naturalmente as mudanas mais suaves.

 Incluir na proposta de trabalho o valor da hora adicional de desenvolvimento, para contabilizar as horas formalizadas como mudana de escopo. Se o projeto implica na contratao de outras empresas de desenvolvimento, importante verificar com estas empresas o valor das mudanas, para que sejam realizadas e negociadas mais rpidamente. Estabelecer, desde a conversa inicial, que o projeto web orgnico e no se encerrra no lanamento/ publicao do veculo. Por isto pode-se prever etapas pslanamento para a realizao de mudanas de escopo e ajustes no produto de acordo com a recepo do pblico (considerando os dados das estatsticas de acesso, vendas e contatos estabelecidos). Demarcao de horizontes Lidar com mudanas deve ser parte dos processos do projeto. No entanto, demanda a previso de oramento adaptvel a novas situaes e ao nmero de horas de trabalho adicionais necessrias. O prazo de entrega dos produtos nas diversas etapas tambm faz parte do escopo do projeto, e na verdade, um dos fatores mais sujeitos a mudanas em projetos de web sites, na medida em que no incio no se pode saber com absoluta certeza a durao de algumas tarefas. Atrasos muito longos na entrega de informaes de projeto ou contedo (textos e imagens para a edio das pginas do site), dificuldades de reunir os gerentes para aprovar um produto ou tomar decises, demoras para liberar recursos, esto entre os fatores que levam redefinio dos prazos e oramentos iniciais. Para lidar com os aumentos de prazos, o Termo de Abertura pode incluir: Processos geis, com a liberao de produtos incrementais que incorporem as mudanas ao prprio modelo de elaborao. Em caso de projetos desenvolvidos com mtodo em cascata, pode-se estabelecer uma data-limite para a entrega do material (contedo, equipamentos, programas), que, ao ser ultrapassada, configura uma situao de rompimento de contrato que leva as partes a rever os acertos comerciais. Pagamento adicional ao tempo excedido em caso de atraso na entrega de contedo (neste caso, no ocorre o rompimento do contrato e o aumento do valor financeiro do produto estimula a entrega das informaes no prazo combinado). Prazo-limite para o projeto, depois do qual o pagamento ser realizado, independentemente do trabalho estar completo ou no. Neste caso, a finalizao ter valores renegociados. Em muitos casos, possvel remanejar as tarefas em caso de atrasos em processos crticos e atenuar a sua repercusso. Mas h situaes em que necessrio aumentar a equipe para acelerar o desenvolvimento. Ou realizar em paralelo tarefas previstas para ocorrer em sequncia.

Sejam quais forem as medidas e mtodos de gesto adotados, importante que as partes envolvidas avaliem os riscos, documentem-nos na estrutura geral de tarefas, avaliem a abrangncia e as consequncias dos imprevistos. Se as mudanas comprometem muito o escopo do projeto, preciso ajustar os objetivos e os recursos para realiz-las.