Textverarbeitung mit Word

Teil III: Dokumentvorlagen und Formulare

FP-SW/Lscher Word Teil III

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Aufgabe:
1. Starten Sie Word und erstellen den nachfolgenden Briefvordruck. Das Dokument enthlt eine Reihe von Zeichnungen, die Sie teilweise ber das Men Einfgen, Befehl Grafik, Unter-befehl ClipArt einfgen bzw. mit der Symbolleiste Zeichnen selbst erstellen mssen. 2. Erstellen Sie zunchst einige Leerabstze (ca. 7) unter Verwendung der Eingabetaste. Setzen Sie die Schreibmarke auf den zweiten Leerabsatz und legen fr Abstand Vor: den Wert 222 pt und fr Abstand Nach: den Wert 12 pt fest. Fr die nachfolgenden Abstze (ab dem dritten Absatz) legen Sie fr Abstand Nach: ebenfalls den Wert 12 pt fest. Setzen Sie den Cursor auf den dritten Absatz und geben Sehr geehrte, ein (ohne die Anfhrungszeichen). Setzen Sie den Cursor anschlieend auf den vorletzten Absatz und geben Mit freundlichen Gren (ohne die Anfhrungszeichen) ein. Bewegen Sie den Cursor nun auf den letzten Absatz und geben H. Meier ein (wieder ohne die Anfhrungszeichen). Legen Sie fr diesen Absatz folgende Absatzformatierungen fest: Einzug Rechts: 12 cm Abstand Vor: 48 pt Ausrichtung: Zentriert

Erstellen Sie auerdem ein Linie oberhalb des Absatz (Men Format, Befehl Rahmen und Schattierung oder alternativ ber die Symbolleiste Tabellen und Rahmen). Sie sollten nun folgendes Bild auf dem Bildschirm haben:

Abb. 1: Aufgabenteil 2 (Zoomgre 65%)

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3. Als nchstes werden die beiden Linien fr die Faltpositionen erstellt. Damit die beiden Linien bei einem mehrseitigen Dokument auf jedem Blatt erscheinen, werden die Linien als Bestandteil der Kopfzeile erstellt. Whlen Sie zunchst im Men Ansicht den Befehl Kopf- und Fu-zeile. Zeichnen Sie dann zwei waagrechte Linien (Symbol ). Die Linien knnen zunchst unterschiedliche Lngen haben und auch die Anfangsposition ist beliebig (die Linien mssen nur innerhalb des Kopfzeilenbereichs erstellt werden). Legen Sie danach fr die beiden Linien (nacheinander, nicht gleichzeitig) folgende Eigenschaften fest (das entsprechende Dialogfeld erhalten Sie durch einen Doppelklick auf die jeweilige Linie): Linie 1 Register Layout Schaltflche Weitere Register Bildposition Horizontal, Absolute Position: links von: Vertikal, Absolute Position: unterhalb: Register Gre Hhe: Breite: 0 cm 1 cm 0 cm 1,25 cm 0 cm Seite 10,5 cm Seite 0 cm Seite 14,9 cm Seite Linie 2

Am Ende klicken Sie in der Symbolleiste Kopf- und Fuzeile auf die Schaltflche Schlieen, um die Kopfzeile zu beenden. Das fertige Ergebnis sehen Sie in Abbildung 2.

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Abb. 2: Aufgabenteil 3 (Zoomgre 65%) 4. Setzen Sie nun den Cursor auf den ersten Absatz des Dokuments. Um die Ecken fr das An-schriftfeld zu erhalten, erstellen Sie zunchst nur eine Ecke (die anderen Ecken erhalten Sie dann spter durch Kopieren der Ausgangsecke). Damit Sie es etwas leichter haben, die erste Ecke zu zeichnen, whlen Sie am besten als Zoomgre 500% (Befehl Zoom, Men Ansicht; bis Word 7.0 knnen Sie max. 200% whlen). Die Ecke besteht aus zwei Linien. Zeichnen Sie zunchst die waagrechte Linie (Symbol , genaue Lnge ist nicht von Bedeutung). Zeichnen Sie dann die senkrechte Linie und beginnen dabei bei einem Ende der waagrechten Linie. Um die genaue Lnge zu bekommen, fhren Sie einen Doppelklick auf die waagrechte Linie durch. Sie erhalten ein Dialogfeld. In diesem Dialogfeld whlen Sie das Registerkrtchen Gre und tragen in die Felder Hhe: den Wert 0 cm und bei Breite: den Wert 0,25 cm ein. Wiederholen Sie diesen Schritt auch fr die senkrechte Linie. Tragen Sie hier lediglich bei Hhe: den Wert 0,25 cm und bei Breite: den Wert 0 cm ein. Markieren Sie anschlieend beide Linien mit der Maus (drcken Sie zustzlich die Taste ) und gruppieren diese zu einem Objekt (Maus auf die markierte Ecke bewegen, einmal rechte Maustaste klicken, im Kontextmen den Befehl Gruppierung und dann den Unterbefehl Gruppierung whlen). Machen Sie drei Kopien der Ecke (mit der Maus und der Taste ). Drehen Sie anschlieend die kopierten Ecken entsprechend (Symbol

und Taste ). Um die Ecken an die richtige Position auf dem Blatt Papier zu setzen, fhren Sie einen Doppelklick auf die jeweilige Ecke aus und tragen in die entsprechenden Felder (Register Position) folgende Werte ein (das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 3).

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Register Layout Schaltflche Weitere Register Bildposition Horizontal: Absolute Position 2 cm 10,5 cm 2 cm 10,5 cm links von: Seite Seite Seite Seite Vertikal: Absolute Position 4,9 cm 4,9 cm 8,7 cm 8,7 cm unterhalb: Seite Seite Seite Seite

Abb. 3: Aufgabenteil 4 (Zoomgre 65%) 5. Setzen Sie erneut den Cursor auf den ersten Absatz im Dokument. Fr das Anschriftenfeld selbst erstellen Sie ein Textfeld (Symbol ). Legen Sie fr das Textfeld folgende Eigenschaften fest (Doppelklick auf die Rahmenlinie des Textfelds): Fischhandlung H. Meier - Seltersweg 123 - 35390 Gieen (ohne die Anfhrungszeichen) ein. Anschlieend drcken Sie ein paarmal die Eingabetaste, um den Absatz zu beenden und einige Leerabstze zu erzeugen. Markieren Sie nun den Absatz mit dem eingegebenen Text und legen noch folgende Formatierungseigenschaften fest: Men Format, Befehl Zeichen FP-SW/Lscher Word Teil III Schriftgrad: 9 Seite 5/19

Men Format, Befehl Absatz

Ausrichtung: Zentriert Abstand Nach: 6 pt

Markieren Sie anschlieend die Leerabstze innerhalb des Textfelds und legen hierfr die Zeichenformatierungen Schriftgrad: 14 und Schriftschnitt: Fett fest (Ergebnis siehe Abbildung 4).

Abb. 4: Aufgabenteil 5 (Zoomgre 65%)

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6. Als nchstes kommt die Absenderadresse an die Reihe. Auch hier setzen Sie zunchst den Cursor auf den ersten Absatz. Fr die Absenderadresse wird ebenfalls ein Textfeld verwendet. Legen Sie fr dieses Textfeld folgende Eigenschaften fest:

Fgen Sie in das Textfeld die Absenderadresse ein (siehe fertiges Dokument am Ende des Aufgabenblatts). Fr die Zeilenschaltung benutzen Sie ruhig die Eingabetaste. Fr die einzelnen Textabstze legen Sie folgende Formatierungseigenschaften fest (Ergebnis siehe Abbildung 5):

Men Format Befehl Zeichen Seltersweg 123 35390 Gieen Schriftgrad: 26 Schriftschnitt: Fett Schriftgrad: 26 Schriftschnitt: Fett Befehl Absatz Ausrichtung: Rechts Ausrichtung: Rechts Abstand Nach: 36 pt Seite 7/19

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0641 / 9562376 Fax 0641 / 9562377 E-Mail: H.Meier@tonline.de WWW: http://www.fischhandlungmeier.de

Schriftgrad: 12 Schriftgrad: 12 Schriftgrad: 12 Schriftgrad: 12

Ausrichtung: Rechts Ausrichtung: Rechts Ausrichtung: Rechts Ausrichtung: Rechts

Abb. 5: Aufgabenteil 6 (Zoomgre 65%) 7. Als nchstes werden die Angaben Ihre Zeichen ..., Unser Zeichen ... und Datum erstellt. Setzen Sie auch hier zunchst den Cursor auf den ersten Absatz im Dokument. Erstellen Sie nun wieder eine Textfeld. Legen Sie fr das Textfeld folgende Eigenschaften fest:

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Geben Sie nun in das Textfeld eine Tabelle mit 5 Spalten und 2 Zeilen ein. Fr die Spaltenbrei-ten legen Sie folgende Werte fest: Spalte Breite 1 4,75 cm 2 1,50 cm 3 4,75 cm 4 2,00 cm 5 4,00 cm

Markieren Sie die ganze Tabelle und legen als Zeichenformatierung fr den Schriftgrad den Wert auf 9 fest. Entfernen Sie auerdem die Rahmenlinien (z.B. ber den Befehl Rahmen und Schattierung im Men Format). Fr die erste und dritte Spalte stellen Sie zustzlich als Absatzformatierung die Ausrichtung auf Zentriert. Tragen Sie dann in die erste Tabellenzeile die Angaben ein (siehe fertiges Aufgabenblatt auf der letzten Seite). In die Zelle unterhalb des Eintrags Datum fgen Sie ber den Befehl Datum und Uhrzeit (Men Einfgen, das aktuelle Datum ein (Kontrollkstchen Aktualisierbar einschalten, Ergebnis siehe Abbildung 6).

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Abb. 6: Aufgabenteil 7 (Zoomgre 112%) 8. Als nchstes kommt die Grafik eines Fischs in die linke untere Ecke des Blatts. Setzen Sie erneut den Cursor auf den ersten Absatz des Dokuments. Erstellen Sie erneut ein Textfeld und legen folgende Eigenschaften fest: Fgen Sie nun in das Textfeld die Grafik des Fischs ein. Die Grafik bekommen Sie ber das Men Einf-

gen, Befehl Grafik und Unterbefehl ClipArt Whlen Sie in der Liste der Kategorien den Eintrag Natur (Der Fisch ist in der Liste der Clips zwischen 240 und 300). Klicken Sie auf das Bild und dann auf das Symbol zum Einfgen. Schlieen Sie das Dialogfeld ber das Symbol . Nach dem Einfgen wird das Seite 10/19

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Textfeld hher und breiter, da die Abmessungen der Grafik grer sind als die des Textfelds. Um die Gre anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik und whlen im Kontextmen den Befehl Grafik formatieren Im Register Gre stellen Sie bei der Gruppe Skalieren den Wert fr Hhe: und Breite: auf jeweils 50% (das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 7).

Abb. 7: Aufgabenteil 8 (Zoomgre 65%) 9. Als nchstes wird ein einfaches Rechteck mit einem Farbverlauf erstellt. Zunchst wird wieder der Cursor auf den ersten Absatz gesetzt. Zeichnen Sie dann ein Rechteck (Symbol ) mit zunchst beliebiger Gre. Legen Sie dann einige Eigenschaften fr das Rechteck fest (Doppelklick auf das Rechteck):

Fr den Farbverlauf whlen Sie im Register Farben und Linien bei der Gruppe Ausfllen im einzeiligen Listenfeld Farbe: den Eintrag Flleffekte (Sie erhalten nun ein neues Dialogfeld). Im Register Flieend whlen Sie zunchst in der Gruppe Farben die Option Voreinstellung. Whlen Sie dann im einzeiligen Listenfeld Voreingestellte Farben: den Eintrag Meer. Zustzlich schalten Sie in der Gruppe Schattierungsarten die Option Vertikal ein. Besttigen Sie das Dialogfeld Flleffekte. In dem Dialogfeld AutoForm forFP-SW/Lscher Word Teil III Seite 11/19

matieren whlen Sie in der Gruppe Linie im einzeiligen Listenfeld Farbe: den Eintrag Keine Linie und besttigen anschlieend das Dialogfeld. Da das Rechteck nun einen Teil des Textes berlagert, muss das Rechteck noch in den Hintergrund gesetzt werden. Dazu bewegen Sie das Maussymbol auf das Rechteck und klicken die rechte Maustaste. Im Kontextmen whlen Sie den Befehl Reihenfolge und dann den Unterbefehl In den Hintergrund. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 8.

Abb. 8: Aufgabenteil 9 (Zoomgre 35%) 10. Als nchstes wird der Schriftzug Fischhandlung H. Meier erstellt. Zunchst wieder den Cursor auf den ersten Absatz setzen (wer htte es gedacht?). Der Schriftzug wird mit WordArt erstellt (Symbol ). Im WordArt-Katalog knnen Sie nun eine beliebige Vorgabe whlen (fr dieses Beispiel wurde die Vorgabe in der vierten Zeile und vierten Spalte gewhlt). Nach Besttigung der Auswahl erscheint ein weiteres Dialogfeld, wo Sie nun den Text eingeben mssen (in diesem Fall Fischhandlung H. Meier, ohne die Anfhrungszeichen). In demselben Dialogfeld knnen Sie auerdem die Schriftart (es stehen Ihnen alle Schriftarten zur Verfgung), den Schriftgrad, sowie die Schriftschnitte Fett und Kursiv whlen. Fr das vorliege Beispiel wurden die Voreinstellungen bernommen. Nach dem der Schriftzug erstellt worden ist, mu er noch um 90 gedreht und mit der Maus an die entsprechende Stelle auf dem unter Punkt 9 erstellten Rechteck positioniert werden. Sie knnen natrlich die exakte Positionierung auch wieder ber ein Dialogfeld vornehmen (wie bei den Textfeldern und dem Rechteck), dies ist aber fr den Schriftzug nicht unbedingt ntig. Als Fllfarbe wurde wei verwendet (Symbol ). Die Farbe des Schattens stellen Sie ber das Symbol ein. Wenn Sie das Symbol anklicken, erscheint ein Auswahlmen. Whlen Sie den Eintrag Schatteneinstellungen Es wird eine weitere Symbolleiste eingeblendet. In dieser Symbolleiste knnen Sie nun die Farbe ber das Symbol

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einstellen. Das Ergebnis sehen Sie in Abbildung 9.

Abb. 9: Aufgabenteil 10 (Zoomgre 65%) 11. Als letzte Grafik wird noch der Hai eingefgt. Auch hier wieder den Cursor zunchst auf den ersten Absatz setzen. Dann wird ein weiteres Textfeld erstellt und anschlieend die folgenden Eigenschaften festgelegt:

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Als nchstes wird der Cursor in das Textfeld plaziert und dann das Bild mit dem Hai eingefgt. Die Vorgehensweise ist dabei identisch wie bei dem Bild mit dem Fisch aus Aufgabenteil 8 (der Hai ist in der Liste im Bereich 1 - 60). Nach dem Einfgen der Grafik mu die Hhe und Breite der Grafik und des Textfelds korrigiert werden. Stellen Sie fr die Grafik als Hhe und Breite jeweils 100% ein und fr das Textfeld die oben angegebenen Werte. Fr den Absatz whlen Sie als Ausrichtung Zentriert. Damit bei dem Hai auch die korrekte Fllfarbe gewhlt wird, klicken Sie die Grafik an, anschlieend ein Klick auf die rechte Maustaste, whlen im Kontextmen den Befehl Grafik formatieren, und stellen denselben Farbverlauf wie bei dem Textfeld ein, wo sich die Grafik befindet (Ergebnis siehe Abbildung 10).

Abb. 10: Aufgabenteil 11 (Zoomgre 100%) 12. Fr die Bankverbindung erstellen Sie als letztes noch ein Fuzeile (Men Ansicht, Befehl Kopf- und Fuzeile). Den Text knnen Sie auf der letzten Seite des Aufgabenblatts nachlesen (das Zeichen erhalten Sie ber den Befehl Sonderzeichen, Men Einfgen (Schriftart Wingdings); als Formatierung whlen Sie fr den Absatz die Ausrichtung: Zentriert). 13. Speichern Sie das fertige Dokument unter dem Namen Briefvordruck Meier.doc.

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Der Einstellungstest
Die Firma Technotrans stellt jedes Jahr fnf Auszubildende ein. Die Personalchefin, Frau Mller, fhrt zur ersten Auswahl der Bewerber einen Einstellungstest durch. Inzwischen ist sie aber unzufrieden mit der Durchfhrung des Tests. Nicht nur, dass die handschriftlichen Ausfhrungen zu viele Fehler enthalten, sie sind oft auch sehr unleserlich und erschweren so die Bewertung des Tests (siehe Beispiel auf der nchsten Seite). Deshalb sollen die Tests in Zukunft am PC durchgefhrt werden. Sie bekommen deshalb den Auftrag den Text als Formular mit entsprechenden Text-, Auswahl- und Kombinationsfeldern umarbeiten.

Aufgaben:
1. Erstellen Sie mithilfe des nachfolgend abgebildeten Tests (S. 2) ein Formular als Vorlage, das am PC ausgefllt werden kann. Arbeiten Sie hierfr mit Formularfeldern (Informationen zu Formularfeldern auf: S. 3) Erstellen Sie fr den Kopfbereich (Daten der Schler) eine Tabelle und fgen die notwendigen Formularfelder fr Name, Vorname, Strae, PLZ und Ort als Textfelder ein. Erstellen Sie ein Kombinationsfeld fr die bisher besuchte Schule (Hauptschule, Gesamtschule, Realschule, Gymnasium) und die Abgangsklasse (9, 10, 11, 12 oder 13). Legen Sie ein Kontrollkstchen fr die Qualifikation (Hauptschullabschluss, Fachoberschulreife, Fachoberschulreife mit Qualifikation, Fachhochschulreife, Abitur) an. Vergeben Sie fr alle eingefgten Elemente sinnvolle Namen. Speichern Sie ihre Arbeit als Dokumentenvorlage unter MeinNachname.dot ab.

2. 3. 4. 5. 6.

Informationsblatt zu Formularfeldern
Ein Word-Formular ist ein Vordruck, in dem nur bestimmte Textstellen, die Felder genannt werden, gendert bzw. beschrieben werden knnen. Der restliche Text ist geschtzt, er kann somit nicht verndert werden. Ein Formular kann aber zustzlich auch noch freie Bereiche, sogenannte Abschnitte, enthalten, in denen beliebiger Text eingetippt werden kann. Ein Formular eignet sich fr Briefbgen, Bescheinigungen, Kurzmitteilungen, Pressemitteilungen u. . Das Formular kann als normale Textdatei (z.B. "brief.docx") abgespeichert werden. Aus Sicherheitsgrnden bietet es sich aber an, eine Dokumentvorlage zu erstellen bzw. abzuspeichern, also das Formular z.B. als "brief.dotx", denn dann ruft man beim ffnen nur eine Kopie auf und das Original bleibt immer unberhrt. Daher bezieht sich die folgende Beschreibung der Arbeitsschritte auf Formulare als Dokumentvorlage: Arbeitsschritte: Registerkarte Entwicklertools auswhlen

. Text und Formularfelder mithilfe dieser Symbolleiste eingeben. Es gibt verschiedene Feldtypen: Textfelder fr Textteile, die sich in jedem Formular ndern (z.B. Eigennamen). Sie knnen auf eine bestimmte Zeichenlnge beschrnkt werden oder auch das aktuelle Datum oder Berechnungsformeln beinhalten. Diese Eigenschaften knnen definiert werden, wenn Sie auf das entsprechende Symbol klicken, das erst schwarz wird, wenn ein Formularfeld markiert ist. Kstchen zum Ankreuzen vorgegebener Formularangaben (z.B. zur Kenntnisnahme, zur Weiterleitung, Wochentage etc.), die bei Ausdrucken alle sichtbar bleiben. Listenfelder, auch drop-down genannt, die eine feste Auswahl mglicher Eintrge fr Felder (z.B. Frau/Herr) anbieten. Das fertige Formular enthlt beim Ausdrucken dann nur die ausgewhlte Variante. Dokument schtzen ber Extras Dokument schtzen oder ber das Schlosssymbol. Jetzt sind nur noch Eingaben in den Formularfeldern mglich. Der Schutz kann auf einzelne Abschnitte des Textes beschrnkt werden. Das ist sinnvoll fr Formulare mit lngeren frei zu gestaltenden Textstellen. Dieser Formular-Schreibschutz

kann zudem ber ein Kennwort gesichert werden, sodass er nur ber Eingabe dieses geheimen Wortes wieder rckgngig gemacht werden kann. Diesen Schutz knnen ber den Menpunkt Extras - Dokument schtzen einstellen. Formulare knnen wie jedes andere Dokument ausgedruckt werden. Es gibt zustzlich die Mglichkeit, das Formular nur mit Daten, also nur mit dem Inhalt der Formularfelder auszudrucken, wenn schon ein bedrucktes Papier (Vordrucke) als Druckerpapier benutzt wird. Speichern Sie das Formular unter einem beliebigen Namen ab. Die Datei erhlt automatisch die Endung .dotx. Sie mssen es aber im Ordner "Vorlagen" abspeichern, damit es spter in der Auswahlliste unter dem Menpunkt Datei Neu erscheint. Dort knnen Sie dann die Vorlage auswhlen und erhalten eine Kopie. Wenn Sie das Original weiter bearbeiten mchten, whlen sie die Datei ber das Dialogfeld Datei ffnen aus. Nach dem Ausfllen des ersten Fomularfeldes gelangt man ber die Tabulator-Taste (zurck: Umschalten + Tabulator-Taste), die Tasten Bild Bild oder ber die Maus schnell zum nchsten Formularfeld. Ein drop-down-Feld wird mit der Maus geffnet oder mit der Tastenkombination ALT + Pfeiltasten. Kstchen knnen mit der Maus oder mit der Leertaste angekreuzt werden.