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EL MANUAL DE ORGANIZACION

La gente interesada en conocer con cierto detalle la naturaleza y funcionamiento de algn organismo social, se encontrar muy probablemente con dos limitantes: La organizacin no cuenta con ningn documento descriptivo. Slo dispone de un documento tan voluminoso que inmediatamente desaparece la necesidad de consultarlo. Lo ideal administrativamente, es que toda organizacin pequea, mediana o grande debera contar con alguna forma de descripcin de su funcionamiento, que sea fcil de entender tanto para un directivo como para los empleados menos y an para gente ajena en la organizacin. En organismos que utilizan alguna tcnica para describir su funcionamiento, con frecuencia tienden a haber demasiados detalles, o bien se encuentran desactualizados. Un documentos menos detallado pero elaborado sistemticamente puede ser la respuesta a la necesidad que tienen todas las organizaciones de contar con un instrumento que sea comprensible y til para cualquier interesado, tal instrumento es el "manual de organizacin". Los manuales de organizacin exponen con detalle la estructura organizacional de la empresa, sealando los puestos y la relacin que existe
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Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos

entre ellos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de las unidades orgnicas de la empresa. Generalmente contienen grficas de organizacin, descripcin de puestos. Un manual de organizacin complementa macin que bosqueja un organigrama. con ms detalles la infor-

4.1 OBJETIVOS

DEL MANUAL

DE ORGANIZACION.

El manual de organizacin es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organizacin, as como las tareas especficas y la Autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Los objetivos del manual de organizacin son:

a) Presentar una visin de conjunto de la organizacin. b) Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. c) Coadyuvar a la 'ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. d] Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones. e) Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal. f) Servir como orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas unidades orgnicas. g) Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

4.2 IMPORTANCIA

DEL MANUAL

DE ORGANIZACION.

La tarea principal de un administrador es organizar, delegar, supervisar y estimular. Esto nos hace nfasis de una secuencia de acciones y bsicamente nos indica que: a) Los recursos de una empresa deben ser organizados para el trabajo, antes de que puedan delegarse los puestos de trabajo. b] La delegacin que induce el establecimiento de normas de actuacin debe proceder al acto de supervisin. e) Se motiva al personal cuando las normas de actuacin son delegadas y vitalizadas y cuando se reconoce y recompensa la ejecucin del trabajo por parte de los jefes.

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La accin de organizar no se limita o enfoca slo al desarrollo de un manual de organizacin, sino en la centralizacin de los objetivos del organismo; el anlisis de los bienes o servicios, comercializacin, finanzas, administracin de personal, presupuestos y una apreciacin de las habilidades y capacidades del personal con que se cuenta. De una estimacin de estos y otros factores relacionados entre s, se deriva un plan de organizacin que se expresa generalmente en un organigrama. Hay manuales que contienen slo organigramas, otros adems de las grficas contienen material cuya finalidad es indicar: Objetivos de la empresa. Canales de comunicacin. Bases sobre las que se diseo la estructura orgnica (por proceso, por funciones, por productos, etc.) Relaciones en personal con autoridad de lnea y de asesora. Deberes y responsabilidades de cada puesto especfico. Un manual de Organizacin no es el producto final de la planea cin de la organizacin. En la medida en que el manual contenga los aspectos anteriormente indicados la direccin superior manifiesta su responsabilidad para organizar los recursos humanos e indicar dnde y quin debe hacer el trabajo. El manual de organizacin es, en s, un producto final, tangible, de la planeacin organizacional. Cuando no se cuenta con un manual de organizacin, cuando no est actualizado, o se limita slo a grficas, es de suponer que la planeacin de la organizacin no se realiz de manera sistematizada.

4.3 TIPOS DE MANUALES DE ORGANIZACION. Este manual puede clasificarse de acuerdo a varios criterios tales como el rea de ampliacin, el contenido, el grado de detalle, personal al que va dirigido. En nuestro caso se consider nicamente el primer criterio enunciado. Manuales Generales de Organizacin. Son aquellos que abarcan toda una empresa. Es costumbre incluir en los manuales generales de organizacin una parte para antecedentes histricos de la empresa.

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Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos

Manuales Especficos de Organizacin.

Son aquellos que se ocupan de una funcin operacional, un departamento en particular o una seccin. Contiene un apartado referente a la descripcin de puestos. 4.4 PREPARACION
DEL MANUAL.

El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea alcanzar. Para ello, hay que contestar las siguientes preguntas: Cul es el objetivo del organismo al crear este manual? Puede ser que la direccin est en vas de introducir un nuevo sistema de organizacin. O por otro lado, su propsito puede ser asegurarse de que todos los gerentes de rea y jefes de departamento conozcan adecuadamente la estructura organizacional. Qu beneficios proporcionar el manual a los usuarios? Es probable que el manual permita a los usuarios comprender un nuevo sistema de organizacin con rapidez y facilidad, o que sirva como fuente de consulta inmediata para dudas del personal. Qu espero yo (o mi departamento) lograr con este manual? Adems de alcanzar los objetivos del organismo, el manual debe ayudar tambin a su departamento. Si se cuenta con un manual de organizacin es para contar con una herramienta de planeacin organizacional. Una vez determinados los objetivos del manual, habr que ponerlos por escrito. Esto ayudar al usuario a aclarar sus pensamientos y asegurar que se comporte de una manera especfica. 4.5 CONTENIDO
DEL MANUAL DE ORGANIZACION.

Los manuales de organizacin son documentos que sirven como medio de comunicacin y coordinacin, que facilitan el cumplimiento de las funciones y la asignacin adecuada del recurso humano con la finalidad de lograr los objetivos que trata de alcanzar un determinado Organismo Social. El contenido de un "Manual de Organizacin", vara de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se desea detallar, en este caso se incluyen las variantes que pudieran presentarse para manuales ms especficos.

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Los apartados que deber contener un manual de organizacin, de uniformar su presentacin son las siguientes:
1.- IDENTIFICACION 2.- INDICE 3.- INTRODUCCION 3.1 OBJETIVO DEL MANUAL 3.2 AMBITO DE APLICACION 3.3 AUTORIDAD 3.4 COMO USAR EL MANUAL

a fin

4.- DIRECTORIO 5.- ANTECEDENTES HISTORICOS 6.- BASE LEGAL (EN CASO DE ORGANISMO PUBLICO) 7.- ORGANIGRAMA 8.- ESTRUCTURA FUNCIONAL 8.1 OBJETIVOS DE CADA UNIDAD ORGANICA A continuacin se detallar cada uno de estos apartados dad de dar mayor claridad a lo anteriormente citado. A) IDENTIFICACION En este apartado del manual se deber indicar, en primer trmino, los datos siguientes: Nombre del organismo o unidad orgnica correspondiente. Ttulo y extensin del manual (general o especfico). Lugar y fecha de publicacin. Nmero rle revisin, en su caso. Unidad orgnica responsable de su expedicin. En la siguiente pgina en la figura 4.1 se muestra la portada de un manual. B) INDICE O CONTENIDO Consiste en una relacin de las partes que conforman el documento, es decir; la versin pulida de su esquema, aadindose los nmeros de formato de referencia. A continuacin se expone algunas indicaciones para el desarrollo de una tabla de ndice o contenido para un manual de organizacin. * Proporcionar detalles. Una tabla de contenido no debe limitarse a enunciar los encabezados de las secciones, sino tambin debe incluir los conceptos o temas que se incluyen en cada seccin. con la final-

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Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos

LOGOTIPO DEL ORGANISMO:

NOMBRE DEL ORGANISMO

MANUAL DE

ESPECIFICO

DE ORGANIZACION

SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL O EN SU CASO EL CONSULTOR MES AO

Figura 4.1 Portada de un manual.

El Manual de Organizacin

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* Dar referencia apropiada para cada concepto. Dicha referencia puede ser numrica, alfanumrica para cada concepto de la tabla de contenido. * Usar espacios en blanco, sangrados o maysculas para indicar las relaciones entre los conceptos de la tabla. Deben usar amplios espacios en blanco para que los usuarios puedan encontrar con facilidad los temas en la tabla. * Colocar las referencias de formato a la izquierda de los temas incluidos. Esto hace ms sencilla a los usuarios del manual enlazar los conceptos con sus nmeros referencia y elimina la necesidad de las largas lneas punteadas que conectan temas y nmeros. * Usar minitablas de contenido para ayudar a los usuarios. Una minitabla de contenido enuncia todos los temas de una determinada seccin y se coloca al principio de cada seccin. En la pgina siguiente en la Figura 4.2 se muestra ejemplos de tablas de contenido. C) PROLOGO YO INTRODUCCION Contiene una explicacin al usuario acerca de lo que es el documento, de la ocasin en que se elabora o se efecta la ltima revisin y de los bsicos que se pretenden cumplir a travs de l. Adems, incluye informacin sobre el mbito de su aplicacin, a quin va dirigida, cmo se usar, cmo y cundo se harn las revisiones y actualizaciones. Conviene que contenga un mensaje y la autorizacin de la ms alta autoridad del rea comprendida en el manual. Lo importante es que la introduccin sea breve. Si la introduccin es larga, rebuscada y pomposa, los usuarios casi siempre supondrn que todo el manual est redactado de la misma forma y no proseguirn la lectura. En la introduccin no se debe describir detalladamente la evolucin del manual ni la filosofa del organismo. En lugar de ello, hay que indicar brevemente al usuario el tema del manual, cmo les afecta y de qu modo pueden usarlo. La naturaleza precisa de la introduccin depende del tipo de manual en preparacin. A continuacin se muestran ejemplos de los aspectos que deben considerarse en un manual de este tipo. PROPOSITOS BASICOS Describir lo que el organismo espera lograr por medio del manual. Hay que hacer observaciones breves y precisas; de otra manera el usuario se las saltar.

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Cmo Elaborar v Usar los Manuales Administrativos

MODELO

01 IDENTIFICACION 10 INDICE O CONTENIDO 20 PROLOGO Y/O INTRODUCCION 30 DIRECTORIO 40 ANTECEDENTES

MODELO

TITULO

1 2

IDENTIFICACION INDICE O CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO INDICE PROLOGO YO INTRODUCCION PROPOSITOS DEL MANUAL AMBITO DE APLICACION COMO USAR ESTE MANUAL
3.1 3.2 3.3 2.1 2.2

A. B.

A. B. C.

Figura ,4.2 Tablas de contenido.

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AMBITO DE APLICACION Aqu hay que explicar brevemente lo que abarca el manual. Incluso puede ser conveniente combinar en un mismo prrafo los propsitos y el mbito de aplicacin. AUTORIDAD Aqu es donde se debe mencionar la aprobacin final y no en los encabezados ordinarios de las pginas. Se recomienda emplear nombres de los puestos y no de personas. Por ejemplo, indiquen simplemente que el director general, un secretario, un gerente de finanzas o un subsecretario aprob el manual. COMO USAR EL MANUAL Esta parte es la ms importante en la introduccin. Indica a los usuarios todo cuanto tienen que saber para utilizar el manual. La seccin de "cmo usar este manual', debe incluir aspectos como los siguientes: * Un examen breve del formato. * Un enunciado de la responsabilidad de los usuarios - por ejemplo: mantener el manual actualizado y devolverlo cuando se marchen de la empresa. * El departamento o el puesto de la persona con quien deben ponerse en contacto cuando quieran sealar cambios o correcciones o deseen hacer recomendaciones al manual. * Una explicacin de las claves o los smbolos especiales, como los utilizados para indicar temas revisados. * Una breve descripcin de las caractersticas especiales, tales como un glosario o una seccin sobre formas. D) DIRECTORIO Consiste en una relacin de los funcionarios principales comprendidos en el rea descrita en el manual, as como los respectivos cargos que ocupan cuando se trata de un manual general, pueden incluirse los miembros que integran el consejo de administracin o su equivalente. A continuacin se muestra un ejemplo de directorio, en un manual general de organizacin de una universidad.
01 10

CONSEJO UNIVERSITARIO RECTOR LIC. A. AGUSTIN SAYEG PEREZ

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Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos

10.1 ASESORIA TECNICA LIC. A. NICOLAS REYES RUBIO 10.2 ORGANIZACION Y METODOS LIC. RUBEN RIOS ROA 10.3 PLANEACION LIC. ARMANDO AMARO ARISTOS 20 30 SECRETARIA GENERAL LIC. ARTURO HERRERA PEREZ SECRETARIA ACADEMICA LIC. JAYR JAUREGUI JIMENEZ E) ANTECEDENTES HISTORICOS

Esta parte consiste en una descripcin de la gnesis del organismo o de la unidad orgnica descrita en el manual, en la que se indica la ley o decreto por la que se cre la misma (en el caso de organismos pblicos), e incluyen una mencin de la informacin sobresaliente acerca de su desarrollo histrico. A continuacin se muestra un ejemplo resumido de los antecedentes.

"A principios de 1981, en el departamento de comercio y administracin, de la Universidad Autnoma de Tlaxcala, se detect la necesidad de crear estudios a nivel de postgrado, para lo cual se realizaron estudios al respecto. Dando como resultado el proyecto de la maestra en administracin pblica. Y en reunin de consejo acadmico departamental de comercio y administracin celebrada en el mes de junio de 1982 es recibido un voto de confianza. Posteriormente en reunin del consejo universitario celebrado el 19 de julio de 1983 es aprobada la "Maestra en administracin pblica". F) LEGISLACION pblicos) O BASE LEGAL (en el caso de organismos

Este apartado se refiere a una relacin de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos, de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades administrativas comprendidas en ello, segn se trate de un manual generala especfico, as como las dems que le son aplicables en funcin de sus actividades. Se recomienda que la relacin de las disposiciones jurdicas sigan un orden jerrquico como el que se indica a continuacin:

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Constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos yo unidades administrativas del organismo social, con base a sus relaciones de jerarqua. Se recomienda llevar a cabo una codificacin de tal manera que sea posible visualizar los niveles de jerarqua y las relaciones de. dependencia. A continuacin se muestra una codificacin para un manual general de una Universidad:
01

CONSEJO UNIVERSITARIO

10

RECTOR

20

SECRETARIO GENERAL

Figura:4.3

Codificacin.

G) ORGANIGRAMA Consiste en representar grficamente la estructra orgnica y debe reflejar de manera esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la componen y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad y asesora. H) ESTRUCTURA FUNCIONAL Este apartado consiste en llevar a cabo una descripcin de las actividades inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas contenidas en la estructura orgnica, que le permitan cumplir con sus responsabilidades y deberes. Para una mejor comprensin por parte del usuario, se hacen las siguientes recomendaciones:

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Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos

* Que primero se indiquen los objetivos de la Unidad administrativa

de que se trate.

* Que los ttulos de los rganos sean los mismos que se sealen en el
apartado de la estructura funcional.

* Que la descripcin de funciones siga el orden establecido en la

estructura organizacional.

* Que la descripcin de las funciones se inicie con un verbo en tiempo indefinido. En este apartado lo que inicialmente habr que fijar son los Objetivos de cada unidad administrativa que conforme la estructura orgnica. A continuacin se da un ejemplo:

OBJETIVOS

DE

LA

COORDINACION POSTGRADO

DE

ESTUDIOS

DE

Impartir la educacin superior "para" formar profesionales a nivel de maestra en administracin. Ubicar la enseanza a nivel de maestra "para" satisfacer demandas del medio ambiente. Contribuir a la formacin de profesores e investigadores "para" elevar el nivel acadmico de las licenciaturas. Promover el intercambio de experiencias con otras instituciones de educacin superior "para" actualizar los planes y programas de estudio. * Promover y desarrollar actividades de investigacin administrativa "para" atender problemas regionales.

En seguida deber incluirse la "estructura funcional", que se refiere a la descripcin detallada de las atribuciones y limitaciones a ser cumplidas por los distintos miembros del personal que ocupe puestos de trabajo, abarcar aspectos tales como jerarqua, funciones, alcance de autoridad que recibe y que puede delegar, responsabilidad asignada, su integracin en el sistema de informacin, relaciones de lnea y asesora que los vinculan con otras unidades administrativas de la estructura organizacional.

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A continuacin se muestra un ejemplo de estructura funcional.

Denominacin de la unidad Administrativa. FUNCIONES QUE REALIZA

1.0 Coordinacin de la Unidad de estudios de Postgrado.

Planear, organizar, dirigir y controlar actividades necesarias de la unidad. Desarrollar planes y programas de estudio que especficamente se han determinado e implantado. Coordinar el establecimiento de objetivos de aprendizaje. Realizar estudios necesarios y proponer las modificaciones para estar actualizados. * Seleccionar al personal docente. * Planear, programar y controlar las prcticas escolares de materias que as lo ameriten. * Programar conferencias, seminarios y cursos especiales. Contribuir y asesorar a los alumnos en la preparacin de tesis de grado. * Fomentar la investigacin administrativa. * Elaborar informes semestrales de actividades.

Podemos concluir que la existencia de "manuales de organizacin se hacen imprescindibles en todo tipo de organizaciones, no importando su tamao y sobre todo, donde la superposicin de tareas y funciones, los conflictos de autoridad y la dilucin de responsabilidad son fenmenos comunes.

RESUMEN

En la actualidad un gran nmero de Organismos Sociales han adoptado el uso de manuales administrativos como medio para la satisfaccin de distinto tipo de necesidades.

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Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos

El manual de organizacin, es la revisin detallada por escrito de la organizacin formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura. La importancia de este tipo de manual radica en la tarea principal de un administrador de organizar, delegar, supervisar y motivar a la gente. Para que este manual cumpla con eficiencia los objetivos para los cuales han sido creados deber contener: Identificacin, Indice, Introduccin, Directorio, Antecedentes Histricos, Base Legal, Organigrama, Estructura Funcional. La existencia del manual de organizacin se hace imprescindible en todo tipo de organizacin (Pblica o Privada), donde la supervisin de tareas y funciones, los conflictos de autoridad y la dilucin de responsabilidad son fenmenos administrativos comunes.

CUESTIONARIO
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.-

Qu es un manual de organizacin? Qu importancia tiene este tipo de manual? Cules tipos de manual de organizacin existen? Cul es el contenido de un manual de organizacin? De quin es la responsabilidad de elaborar este manual? Qu fases abarc la planeacin de la elaboracin de un manual? Cul es el proceso de elaboracin? Qu aspectos hay que considerar en la fase de revisin de este manual? Por qu es importante la distribucin de este manual? Por qu es necesario el control de este manual?