Oficiala Mayor

Direccin General de Innovacin, Calidad y Organizacin

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Enero 2009

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Secretara de Educacin Pblica

Lic. Josefina Vzquez Mota Secretaria de Educacin Pblica

Lic. Julio Castellanos Ramrez Oficial Mayor

Dr. Vicente Fregoso Regla Director General de Innovacin, Calidad y Organizacin

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

NDICE

Introduccin

1. Marco normativo 2. Objetivo 3. Glosario 4. Polticas 5. Documentacin del Manual de Procedimientos 6. Consideraciones generales 7. Formatos para la documentacin de procedimientos e instructivos de llenado Identificacin de Procesos FO-DGICO-001 Validacin FO-DGICO-002 Presentacin del procedimiento FO-DGICO-003 Diagrama de bloques FO-DGICO-004 Descripcin de actividades FO-DGICO-005 Anexos y Registros FO-DGICO-006 Historial de cambios FO-DGICO-007 8. Anexos

2 3 3 4 6 12 14

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INTRODUCCIN

El Programa Especial de Mejora de la Gestin 2008-2012 busca reformar radicalmente la orientacin, la capacidad y la velocidad de respuesta de la Administracin Pblica Federal en sus procesos, fomenta el impulso de la desregulacin y simplificacin, especialmente en los mbitos relacionados con los servicios, por lo que al establecer en los Manuales de Procedimientos las actividades, operaciones y tareas centradas en los clientes, permitir alcanzar resultados tangibles, verificables y de mayor valor e impacto ciudadano.

Desde esa perspectiva, los procedimientos propician una gestin administrativa ms gil, transparente y eficiente, en consecuencia contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales. Los procedimientos implican la congruencia de las actividades que realiza cada rea con las funciones descritas en los manuales de organizacin, por ser instrumentos administrativos que apoyan la realizacin de las actividades cotidianas de la Secretara de Educacin Pblica (SEP), ya que consignan en forma secuencial, ordenada y metdica sus operaciones. Asimismo, los procedimientos documentados permiten que el usuario siga por un camino previamente probado que podr ser mejorado continuamente y preservarse como experiencia institucional. Con base en lo anterior, la Oficiala Mayor, a travs de la Direccin General de Innovacin, Calidad y Organizacin (DGICO) presenta los Lineamientos para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos, los cuales tienen el propsito de facilitar la documentacin de Manuales de Procedimientos y abrogan la Gua Tcnica para la elaboracin de Manuales de Procedimientos y de Gestin de la Calidad; fechada en el mes de julio de 2005. Los presentes Lineamientos son un documento normativo para las Unidades Administrativas y rganos Administrativos Desconcentrados de la Secretara y son de carcter propositivo para las Entidades Paraestatales agrupadas en el Sector Educativo (Organismos Descentralizados, Empresas de Participacin Estatal Mayoritaria y Fideicomisos Pblicos) y fueron aprobados por el Comit de Mejora Regulatoria Interna (COMERI) de la Secretara de Educacin Pblica con fecha 28 de enero del 2009.

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1. MARCO NORMATIVO

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal (D.O.F 29-12-1976, ltima reforma publicada el 01-10-2007)

Ttulo Segundo, Captulo I, Artculo 19.

Reglamento Interior de la Secretara de Educacin Pblica (D.O.F 21-01-2005, ltima reforma publicada el 11-10-2006)

Captulo II, Artculo 5 ; Fraccin XI. Captulo IV, Artculo 7; Fracciones XVII y XVIII. Captulo VII, Artculo11; Fraccin II. Captulo VIII, Artculos 13; Fraccin XX y 36 Fracciones XIV, XV, XVIII y XX.

Programa Especial de Mejora de la Gestin de la Administracin Pblica Federal 2008-2012 ( D.O.F. 10-09-2008)

Objetivos 1, 2 y 3.

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2. OBJETIVO Proporcionar una metodologa articulada tcnicamente al Programa Sectorial de Educacin 2007-2012 y Programa Especial de Mejora de la Gestin de la Administracin Pblica Federal 2008-2012, para la elaboracin y actualizacin de los Manuales de Procedimientos de las Unidades Administrativas del Sector Central y de los rganos Administrativos Desconcentrados de la Secretara de Educacin Pblica. 3.
-

GLOSARIO
Cadena de valor: categoriza las actividades que producen valor aadido en una organizacin. Cliente: organizacin o persona que recibe un producto o servicio. Diagrama de bloque: es la expresin grfica de las etapas de un procedimiento, en forma ordenada y secuencial, que incluye los puestos que intervienen. DGICO: Direccin General de Innovacin, Calidad y Organizacin. Manual de Procedimientos: conjunto de procedimientos documentados que describen la operacin de una Unidad. Procedimiento documentado: documento que contiene el objetivo y alcance de un conjunto de actividades, as como la descripcin de qu debe hacerse, por quin, cundo, qu documentos deben ser utilizados y cmo debe efectuarse su control y registro. Procedimiento gobernador: documento que hace referencia a los lineamientos establecidos en los sistemas de gestin de la calidad. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Proceso sustantivo: tienen como resultado un servicio predominantemente destinado a un usuario externo a la Unidad. Proceso adjetivo: conjunto de actividades mutuamente relacionadas, que sirven de apoyo para la adecuada realizacin de un proceso sustantivo. Producto: resultado de un proceso. SEP: Secretara de Educacin Pblica. Unidad: cada una de las Unidades Administrativas del Sector Central y rganos Administrativos Desconcentrados del Sector Educativo. Usuario externo: aqul que recibe un producto o servicio y que no es parte de la Unidad Administrativa que lo provee. Usuario interno: aqul que recibe un producto o servicio proveniente de la misma Unidad Administrativa.

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4. POLTICAS Alcance Los presentes Lineamientos son de observancia general para las Unidades Administrativas y rganos Administrativos Desconcentrados y de carcter propositivo y voluntario para las Entidades Paraestatales, agrupadas al Sector Educativo (Organismos Descentralizados, Empresas de Participacin Estatal Mayoritaria y Fideicomisos Pblicos). Las Unidades de la Secretara de Educacin Pblica (SEP) deben: 1. Elaborar el Manual de Procedimientos en apego a lo establecido en los presentes lineamientos. 2. Realizar la documentacin del Manual de Procedimientos en concordancia con su Manual de Organizacin, su estructura orgnica vigente y sus atribuciones consignadas en el Reglamento Interior o en su instrumento jurdico de creacin. 3. Actualizar su Manual de Procedimientos y vigilar que se aplique en su operacin, siendo el titular de la Unidad el responsable de la actualizacin y del contenido del mismo (ver el apartado 6.2 Actualizacin del Manual). 4. Documentar el Manual de Procedimientos slo en los formatos autorizados, mismos que se anexan a los presentes lineamientos y que pueden ser descargados de la pgina web http://normatecainterna.sep.gob.mx/dgico/lineamientos 5. Documentar en primera instancia los procedimientos derivados de procesos sustantivos, es decir, aquellos que dan por resultado un servicio destinado a usuarios externos a la Unidad y se derivan de las atribuciones de la misma (ver el apartado 5.3 Elaboracin del Manual). En un segundo momento, se documentan los de carcter adjetivo, para lo cual se contar con la asesora de la DGICO con la finalidad de documentar los procedimientos o instructivos de trabajo segn se determine. 6. Difundir al interior de la Procedimientos que hayan registrados. Unidad aquellos Manuales de sido autorizados, expedidos y

Polticas

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La DGICO debe: 1. Brindar apoyo tcnico y asesora para la elaboracin y actualizacin del Manual de Procedimientos a todas las Unidades. 2. Dictaminar los Manuales de Procedimientos con base en los presentes Lineamientos. 3. Gestionar la autorizacin de los Manuales de Procedimientos ante la Oficina del C. Oficial Mayor, su expedicin ante la Oficina de la C. Secretaria, as como el registro ante la Direccin General de Asuntos Jurdicos. 4. Notificar a las Unidades el estado que guarda el proceso al trmino de las etapas de autorizacin, expedicin y registro. 5. Entregar a la Unidad un ejemplar del Manual de Procedimientos con su correspondiente Cdula de Registro. 6. Gestionar la publicacin de los Manuales de Procedimientos en la Normateca Interna de la SEP, ante la Direccin General de Tecnologa de la Informacin.

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5. DOCUMENTACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 5.1 Naturaleza El Manual de Procedimientos, proporciona informacin bsica para orientar al personal respecto a la dinmica funcional de la unidad. Asimismo se definen las actividades necesarias que deben desarrollar quienes intervienen en el proceso y su responsabilidad. Constituye un instrumento imprescindible para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, ya que contribuye a evitar la duplicidad de esfuerzo y facilitar la ejecucin, seguimiento y evaluacin del desempeo operativo de la dependencia, todo lo anterior con la finalidad de optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trmites que realizan los usuarios. El Manual de Procedimientos es un instrumento que apoya la actualizacin y mejora operativa, mediante la simplificacin y orientacin de los procedimientos hacia el desempeo adecuado y eficiente de las funciones asignadas a las Unidades que conforman la Secretara de Educacin Pblica. 5.2 Elementos del Manual El Manual de Procedimientos est conformado por: Portada (FO-DGICO-A). ndice (FO-DGICO-B). Introduccin (FO-DGICO-C). Formato de Identificacin de procesos (FO-DGICO-001). Procedimientos (Tantos apartados como procedimientos se hayan documentado FO-DGICO-002 al FO-DGICO-007). Disco compacto (FO-DGICO-D) Cdula de registro (Entregada por la DGICO, una vez expedido por la C. Secretaria FO-DGICO-E).

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5.3 Elaboracin del Manual

Al interior de la Unidad debe designarse un coordinador para la documentacin del Manual de Procedimientos, quien fungir como enlace con la DGICO en todo lo relacionado con dicho manual. Asimismo, el titular de la Unidad integrar un equipo responsable de recopilar la informacin, documentar los procedimientos y de conformar el Manual de Procedimientos. La documentacin del Manual de Procedimientos se realiza conforme a las etapas siguientes: 1. Identificacin de procesos Un factor que permite tener una visin integral de la operacin de la Unidad, lo constituye la identificacin de sus procesos sustantivos y adjetivos, es por ello que a continuacin se describen algunos elementos significativos sobre el particular. Es necesario que la Unidad inicie con la identificacin de sus procesos internos y sean representados grficamente, en el formato que para tal efecto ha elaborado la DGICO, Identificacin de Procesos (FO-DGICO001). Este formato de Identificacin de Procesos forma parte del Manual de Procedimientos, su propsito es ser una herramienta para la identificacin de los procesos sustantivos y adjetivos de la Unidad y con ello iniciar la asesora de la DGICO. Es importante tomar en cuenta que los procesos sustantivos se caracterizan por dar como resultado un servicio que predominantemente est destinado a un usuario externo a la Unidad y responden a las atribuciones marcadas en el Reglamento Interior. Dicha representacin permite identificar, sin excepcin, los siguientes elementos: Clientes o Usuarios externos de los procesos. Requerimientos necesarios para la operacin de los procesos. Procesos que generan los productos destinados a los usuarios externos (procesos sustantivos).

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Procesos de apoyo para la adecuada realizacin de un proceso sustantivo (procesos Adjetivos). Productos y/o servicios derivados de los procesos.

El formato de Identificacin de Procesos (FO-DGICO-001) se anexa a los presentes lineamientos y puede ser descargado desde la direccin electrnica http://normatecainterna.sep.gob.mx/dgico/lineamientos. Para la identificacin de los procesos sustantivos, el grupo de trabajo de la Unidad debe tomar en cuenta que, todo proceso sustantivo tiene los siguientes rasgos distintivos: Forma parte de la cadena de valor, es decir proporciona beneficios a todos aquellos que intervienen en el mismo. Contribuye a la razn de ser de la Unidad. El producto o servicio resultado de la transformacin est destinado al usuario externo.

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2. Documentacin de procedimientos Es la etapa de integracin de los elementos que componen cada uno de los procedimientos que constituyen el Manual de Procedimientos. Para documentarlos, la DGICO dise siete formatos con sus respectivos instructivos de llenado. - Estos formatos estn estructurados de tal manera que los procedimientos certificados y los procedimientos gobernadores de los sistemas de gestin de la calidad, deben ser documentados en estos formatos. - Los formatos deben ser llenados en todos sus campos sin alterarlos ni modificarlos. - Es recomendable iniciar la documentacin del procedimiento con el formato Diagrama de bloques FO-DGICO-004 y continuar con el formato Descripcin de actividades FO-DGICO-005, con la finalidad de tener una visin global del procedimiento. Formatos FO-DGICO-001 Identificacin de Procesos IL-DGICO-001 Instructivo de Llenado Este formato sirve como herramienta para la identificacin de los procesos sustantivos y adjetivos de la Unidad, con el propsito de determinar el o los procedimientos que describen la forma en que se lleva a cabo dicho proceso. FO-DGICO-002 Validacin IL-DGICO-002 Instructivo de Llenado Este formato permite formalizar el procedimiento mediante las firmas de los responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin; considera los campos para el nombre del procedimiento, el cdigo del procedimiento, los responsables de su documentacin, la fecha de documentacin y nmero de revisin.

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FO-DGICO-003 Presentacin del procedimiento IL-DGICO-003 Instructivo de Llenado Permite integrar la informacin del procedimiento mediante la descripcin de los siguientes elementos: - Objetivo (del procedimiento). - Glosario (de trminos especficos del procedimiento). - Marco normativo (referido exclusivamente al procedimiento). - Alcance (del procedimiento). - Responsabilidades (de los involucrados en el procedimiento). - Referencias (documentos relacionados con el procedimiento). FO-DGICO-004 Diagrama de bloques IL-DGICO-004 Instructivo de llenado Con base en lo establecido en el formato de Identificacin de Procesos (FO-DGICO-001), el equipo de trabajo debe diagramar los procedimientos, agrupando las actividades en bloques generales al nivel de etapas, sin detallar los pasos necesarios para su ejecucin. Este formato permite visualizar de manera general el procedimiento y las reas participantes; el Diagrama de bloques debe ser elaborado para cada uno de los procedimientos que integran el Manual de Procedimientos. En trminos generales, un procedimiento que se representa en este tipo de diagrama preferentemente debe contener mnimo cinco etapas y mximo diez. FO-DGICO-005 Descripcin de actividades IL-DGICO-005 Instructivo de Llenado En este formato, se registran las actividades que describen secuencialmente el procedimiento, las cuales deben estar alineadas al Diagrama de bloques del procedimiento. Asimismo, permite identificar de manera clara y precisa quin, cmo, con qu elementos y en qu tiempo se deben realizar las actividades del procedimiento y los documentos que se utilizan o se generan durante su ejecucin.

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FO-DGICO-006 Anexos y Registros IL-DGICO-006 Instructivo de Llenado En este formato se deben listar en el rubro de Anexos, aquellos documentos de trabajo identificados en la descripcin de actividades del procedimiento. Cabe mencionar, que los Anexos debern integrarse al final de cada procedimiento. En el rubro de Registros, es necesario citar aquellos documentos que sirven como evidencia de la realizacin del procedimiento, para los cuales se debe especificar el tiempo de conservacin, as como el responsable de su resguardo, lo que permitir a la Unidad dar certeza del cumplimiento del procedimiento. FO-DGICO-007 Historial de Cambios IL-DGICO-007 Instructivo de Llenado En este formato se debe especificar de manera breve los cambios que, en su caso, haya tenido el procedimiento, as como los motivos por los que se efectuaron.

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6. CONSIDERACIONES GENERALES 6.1 Formalizacin del Manual En el proceso de documentacin de su Manual de Procedimientos, las Unidades debern tomar en cuenta las siguientes consideraciones: Las solicitudes de revisin, dictaminacin y registro del Manual de Procedimientos, se deben realizar a travs de oficio, anexando en disco compacto la propuesta de dicho manual. Una vez que la Direccin General de Innovacin, Calidad y Organizacin haya dictaminado favorablemente el Manual de Procedimientos, el titular de la Unidad deber solicitar su formalizacin mediante oficio dirigido al Director General de Innovacin, Calidad y Organizacin, anexando: - Tres ejemplares impresos del Manual de Procedimientos, en carpeta de tres argollas, con sello en cada hoja. - Un disco compacto conteniendo la versin electrnica del manual, con su respectiva etiqueta (FO-DGICO-D). En caso de que el Manual de Procedimientos, no cumpla con los presentes Lineamientos, se notificar a la Unidad, con la finalidad de que sta realice los ajustes necesarios.

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6.2 Actualizacin El Manual de Procedimientos debe actualizarse en cualquiera de los del Manual siguientes casos: Cuando la estructura orgnica de la Unidad tenga alguna modificacin que impacte en alguno de los procedimientos. Cuando se publique un nuevo Reglamento Interior, que implique cambios en las atribuciones conferidas a la Unidad y que stas impacten al procedimiento. Cuando se hayan presentado cambios en los procedimientos, derivados de la mejora de los mismos. Cuando existan cambios en la normatividad aplicable a los procedimientos e implique adecuaciones o supresiones de stos. Cuando los organismos fiscalizadores recomienden a la Unidad la actualizacin o incorporacin de procedimientos.

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7. FORMATOS PARA LA DOCUMENTACIN DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA (1)

Desempeo- Retroalimentacin

Procesos Sustantivos

2
Nombre del Proceso Nombre del Proceso Nombre del Proceso Nombre del Proceso Nombre del Proceso

Clientes o Usuarios

Requerimientos

3
Satisfaccin
Supervisin y seguimiento Procesos de apoyo tcnico

Procedimientos

Procesos Adjetivos

4
Administracin de Recursos Planeacin y organizacin de la operacin Control de operacin

Producto y / o Servicio

Clientes o Usuarios

FO-DGICO-001 IDENTIFICACIN DE PROCESOS

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: IDENTIFICACIN DE PROCESOS. No. 1 2 3 4 Campo Manual de Procedimientos de la Procesos Sustantivos Procedimientos Procesos Adjetivos Actividad Anotar con MAYSCULAS y en negritas el nombre de la Unidad a la que pertenece el Manual de Procedimientos. Anotar en los espacios correspondientes el nombre del proceso Sustantivo. Anotar en los espacios correspondientes los procedimientos que corresponden a cada uno de los procesos sustantivos. Anotar en los espacios correspondientes el nombre de los Procesos Adjetivos, pertenecientes a la Unidad.

Nota. Al identificar los procesos de la Unidad, deben reconocerse los Clientes o Usuarios, los Requerimientos y los Productos o Servicios que genera dicho proceso.

IL-DGICO-001 IDENTIFICACIN DE PROCESO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA (1)

Procedimiento: (2)

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Cdigo: (3)

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Elabor 4 Firma 4 Nombre 4 Cargo

Revis 5 Firma 5 Nombre 5 Cargo

Autoriz 6 Firma 6 Nombre 6 Cargo

Fecha de documentacin: (7) Nmero de revisin: (8)

FO-DGICO-002 VALIDACIN

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: VALIDACIN.

No.
1

Campo
Manual de Procedimientos de la Procedimiento

Actividad
Anotar con MAYSCULAS y en negritas el nombre de la Unidad a la que pertenece el Manual de Procedimientos. Anotar con MAYSCULAS, minsculas y en negritas el nombre del procedimiento, iniciando con un verbo sustantivado, seguido del sujeto al que se aplica la accin. Ejemplo: Atencin de Solicitudes

Cdigo

Construccin del cdigo del procedimiento conforme a la siguiente estructura: 000-PR-00 En este espacio se anotarn los dos dgitos del nmero consecutivo que le corresponda al procedimiento de la Unidad. Las literales PR indican que el documento es un procedimiento, por lo tanto no se deben modificar En el caso de los Procedimientos Gobernadores, se utilizar las literales PG En este espacio se deber anotar la clave presupuestal de la UA. Ejemplos: 714-PR-01 o 714-PG-01

Elabor,

Registrar la firma, nombre y cargo de la persona que elabor el procedimiento, (slo personal de estructura). Registrar la firma, nombre y cargo de la persona que revis el procedimiento, (slo personal de estructura). Registrar la firma, nombre y cargo de la persona que autoriz el procedimiento, El titular de la Unidad es el nico responsable de aprobar el procedimiento, se sugiere que sean los siguientes dos niveles jerrquicos los encargados de revisarlo y elaborarlo.

Revis

Autoriz

Fecha de documentacin

Anotar la fecha en que se finalice la documentacin del procedimiento, de acuerdo con el siguiente orden: DD-MM-AA Anotar el nmero de revisin a la que se encuentre sujeto el procedimiento.

Revisin nmero

IL-DGICO-002 VALIDACIN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA (1)

Procedimiento: (2)

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Cdigo: (3)

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Objetivo(s): (4)

Glosario: (5) Marco Normativo: (6) Referencias: (7) Alcance: (8) Responsabilidades: (9)

FO-DGICO-003 PRESENTACIN DEL PROCEDIMIENTO

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: PRESENTACIN DEL PROCEDIMIENTO.

No.
1

Campo
Manual de Procedimientos de la Procedimiento Cdigo Objetivo

Actividad
Anotar con MAYSCULAS y en negritas el nombre de la Unidad a la que pertenece el Manual de Procedimientos. Anotar con MAYSCULAS, minsculas y en negritas el nombre del procedimiento tal como se anot en el formato FO-DGICO-002. Anotar el cdigo del procedimiento tal como se anot en el formato FODGICO-002. Describir clara y brevemente el resultado ltimo que se pretende alcanzar con el desarrollo del procedimiento. En caso de que existan dos o ms objetivos, stos se deben jerarquizar de acuerdo a su importancia relativa. El objetivo responde a: Qu pretendo alcanzar?, Qu producto o bien genero? Describir con precisin el significado de los trminos que en el contexto de este procedimiento adquieren una acepcin particular o que su uso no sea de dominio pblico. Listar las normas jurdicas y administrativas especficas que inciden directamente en el procedimiento, anotando el o los artculos correspondientes conforme el siguiente orden: nombre de la norma; medio y fecha de publicacin; ltima reforma o edicin (en su caso); y el o los artculos o numerales. El listado debe darse de acuerdo a la siguiente jerarqua: Disposiciones constitucionales, leyes, cdigos, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos, oficios y/o circulares, documentos normativos-administrativos internos (mximo diez). Ejemplo: Reglamento Interior de la Secretara de Educacin Pblica, D.O.F. 21-01-05, ltima reforma 11-10-06, Artculos 5, fraccin XI; 7 fracciones XVII, XVIII; 13 fraccin XX y 36 fracciones I a la XXII. Listar los documentos que se utilizan como apoyo para la documentacin del procedimiento citando la fecha de su publicacin, tal es el caso de guas, manuales o instructivos de trabajo. En caso de que No Aplique escribir NA. Describir brevemente, el campo de aplicacin del procedimiento (puestos internos que intervienen en l); as como el impacto del mismo (usuarios o beneficiarios del trmite o servicios). Especificar los cargos y las responsabilidades detalladas de los involucrados en los procedimientos en orden jerrquico, solo personal de la estructura vigente.

2 3 4

Glosario

Marco Normativo

Referencias

Alcance

Responsabilidades

IL-DGICO-003 PRESENTACIN DEL PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA (1)

Procedimiento: (2)

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Cdigo: (3)

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(4)

FO-DGICO-004 DIAGRAMA DE BLOQUES

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INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: DIAGRAMA DE BLOQUES.

No. 1 2 3 4 Campo Manual de Procedimientos de la Nombre del procedimiento Cdigo Diagrama de bloques Actividad Anotar con MAYSCULAS y en negritas el nombre de la Unidad a la que pertenezca el Manual de Procedimientos. Anotar con MAYSCULAS, minsculas y en negritas el nombre del procedimiento tal como se anot en el formato FO-DGICO-002. Anotar el cdigo del procedimiento tal como se anot en el formato FODGICO-002. Pegar imagen del flujo del procedimiento, la cual deber ser elaborada siguiendo la simbologa planteada; asimismo, se sugiere elaborarla en el programa con que cuente la unidad (visio, powerpoint, excel, entre otros).

Smbolo

Descripcin Inicio o Trmino.- Se utiliza para representar el principio o trmino de un procedimiento.

Actividad.- Se usa para representar acciones, actividades de verificacin, revisin, comprobacin, confrontacin, movimiento de personas, transportes, etc. En el recuadro superior derecho, se registra el nmero consecutivo de la actividad.

Conector de pgina.- Se usa cuando las actividades quedan separadas en diferentes pginas. En su interior se coloca un nmero arbigo que indicar la actividad en la cual contina el diagrama.

Decisin o alternativa.- Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o ms opciones.

Conector: Representa una conexin o enlace entre partes del diagrama.

Flujo o traslado.- Se usa para representar el sentido de la secuencia de actividades, el cual, debe ser de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. A fin de uniformar la presentacin de los diagramas de bloques, es necesario: Elaborar el flujo de los diagramas de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Se pueden incluir tantas columnas como reas intervengan en el procedimiento. Redactar la actividad en el smbolo de operacin iniciando con verbos en infinitivo y utilizando frases breves y sencillas. En caso de que se requiera emplear abreviaturas, stas debern mantenerse a lo largo de todo el flujo. La descripcin, el nmero y el responsable de las actividades debe corresponder con la descripcin realizada en el formato FO-DGICO-005. Anotar el inicio y el fin del diagrama.

IL-DGICO-004 DIAGRAMA DE BLOQUES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA (1)

Procedimiento: (2)

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Cdigo: (3)

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ETAPA (4)

ACTIVIDAD (5)

RESPONSABLE (6)

(7) TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIN:

FO-DGICO-005 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.

No.
1 2 3 4

Campo

Actividad

Manual de Procedimientos Anotar con MAYSCULAS y en negritas el nombre de la Unidad a la de la que pertenezca el Manual de Procedimientos. Anotar con MAYSCULAS, minsculas y en negritas el nombre del Procedimiento procedimiento tal como se anot en el formato FO-DGICO-002. Anotar el cdigo del procedimiento tal como se anot en el formato Cdigo FO-DGICO-002. Anotar el nombre y nmero de la etapa correspondiente, de acuerdo Etapa con el diagrama de bloques. Preferentemente en un rango de mnimo cinco etapas mximo diez. Anotar de manera breve y clara la manera en que se realiza la actividad, iniciando la descripcin con un verbo en modo indicativo, en tiempo presente y en tercera persona del singular; utilizando frases cortas construidas mediante un lenguaje preciso y sencillo que permita entender la ejecucin correcta de la actividad. Actividad Es necesario que la descripcin responda de manera general a las siguientes preguntas: Qu se hace? Cmo se hace? Con qu elementos se hace? Ejemplo: Identifica las actividades realizadas en la Subdireccin de Anotar el cargo del responsable directo de que desarrolla la actividad, considerando personal de estructura (mandos y operativo). Responsable Cuando el responsable de realizar la actividad en cuestin sea personal operativo o de apoyo, deber anotarse el nombre del puesto y su rea de adscripcin entre parntesis. Ejemplo: secretaria (Direccin de Adquisiciones). Anotar en das hbiles el tiempo efectivo total en el que se lleva a cabo el procedimiento.

Tiempo Aproximado de Ejecucin

IL-DGICO-005 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA (1)

Procedimiento: (2)

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Cdigo: (3)

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ANEXOS Nombre del Documento (4) Propsito (5) Cdigo del documento (6)

REGISTROS Documentos de Trabajo (7) Tiempo de conservacin (8) Responsable de conservar (9) Cdigo de registro o identificacin nica (10)

FO-DGICO-006 ANEXOS Y REGISTROS

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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: ANEXOS Y REGISTROS.

No.
1 2 3 4

Campo
Manual de Procedimientos de la Nombre del procedimiento Cdigo Nombre del documento

Actividad
Anotar con MAYSCULAS y en negritas el nombre de la Unidad a la que pertenezca el Manual de Procedimientos. Anotar con MAYSCULAS, minsculas y en negritas el nombre del procedimiento tal como se anot en el formato FO-DGICO002. Anotar el cdigo del procedimiento tal como se anot en el formato FO-DGICO-002. Anotar el nombre del formato que se utiliza en las actividades del procedimiento. Ejemplo: Formato nico de personal (FUP) Describir en forma clara y sencilla el fin u objetivo del formato. Ejemplo: Permite el control de datos personales e historial del trabajador. Anotar el nmero de identificacin del formato (No. Unidad-PRNo., del documento). En caso de que no cuente con un cdigo, deber anotarse con maysculas NA (No Aplica). Ejemplo: 714-PR-01 o 714-PG-01 Anotar el nombre del documento que se ha utilizado en las actividades del procedimiento y que sirve como evidencia objetiva. Ejemplo: Convenio para la realizacin del trmite Anotar el lapso que deber conservarse el registro conforme a los lineamientos vigentes. Ejemplo: 3 aos. Anotar el cargo de la persona responsable de conservar el documento. Ejemplo: Director de Anlisis. Anotar el nmero de identificacin del documento expresado. En caso de que el documento no cuente con un cdigo deber anotarse NA ( No Aplica) Ejemplo: DGICO-CL-PO-13-02.

Propsito

Cdigo del documento

Documento de trabajo

Tiempo de conservacin

Responsable de conservar

10

Cdigo de registro o identificacin nica

IL-DGICO-006 ANEXOS Y REGISTROS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA (1)

Procedimiento: (2)

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Cdigo: (3)

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Revisin Nm. (4)

Fecha de aprobacin (5)

Descripcin del cambio (6)

Motivo(s) (7)

FO-DGICO-007 HISTORIAL DE CAMBIOS

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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO: HISTORIAL DE CAMBIOS. No. 1 Campo Manual de Procedimientos de la Procedimiento Cdigo Revisin Nm. Fecha de Aprobacin Descripcin cambio Motivo (s) del Actividad Anotar con MAYSCULAS y en negritas el nombre de la Unidad a la que pertenece el manual. Anotar con MAYSCULAS, minsculas y en negritas el nombre del procedimiento, tal como se anot en el formato FO-DGICO-002. Anotar el cdigo del procedimiento tal como se anot en el formato FO-DGICO-002. Anotar el nmero de veces que se ha revisado el procedimiento. Anotar la fecha en que se aprob la revisin del procedimiento, de acuerdo con el siguiente orden DD-MM-AA. Anotar una breve descripcin de los cambios realizados al procedimiento. Anotar una breve descripcin de las causas o motivos que originaron los cambios realizados al procedimiento Ejemplo: Cambio de las atribuciones de la Unidad.

2 3 4 5 6 7

IL-DGICO-007 HISTORIAL DE CAMBIOS

28

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA (1)

8. ANEXOS. Portada de Manuales de Procedimientos(FO-DGICO-A) ndice de Manuales de Procedimientos(FO-DGICO-B) Introduccin de Manuales de Procedimientos(FO-DGICO-C) Portada del Disco Compacto(FO-DGICO-D) Cdula de registro(FO-DGICO-E) Ejemplo del llenado de formatos

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Manual de procedimientos de (nombre de la unidad)

Mes y ao de elaboracin
FO-DGICO-A

NDICE

Introduccin
IDENTIFICACIN DE PROCESOS FO-DGICO-001

Procedimientos
1. Nombre del Procedimiento

1.1. FO-DGICO-002 Validacin 1.2. FO-DGICO-003 Presentacin del procedimiento 1.3. FO-DGICO-004 Diagrama de bloques 1.4. FO-DGICO-005 Descripcin de actividades 1.5. FO-DGICO-006 Anexos y Registros 1.6. FO-DGICO-007 Historial de cambios 1.7. Anexos 2. Nombre del Procedimiento
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 FO-DGICO-002 Validacin FO-DGICO-003 Presentacin del procedimiento FO-DGICO-004 Diagrama de bloques FO-DGICO-005 Descripcin de actividades FO-DGICO-006 Anexos y Registros 2.6 FO-DGICO-007 Historial de cambios 2.7 Anexos

X X X X X X

X X X X X
X

FO-DGICO-B NDICE

3. Nombre del Procedimiento

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 FO-DGICO-002 Validacin FO-DGICO-003 Presentacin del procedimiento FO-DGICO-004 Diagrama de bloques FO-DGICO-005 Descripcin de actividades FO-DGICO-006 Anexos y Registros 3.6 FO-DGICO-007 Historial de cambios 3.7 Anexos X X X X X
X

4. Nombre del Procedimiento

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 FO-DGICO-002 Validacin FO-DGICO-003 Presentacin del procedimiento FO-DGICO-004 Diagrama de bloques FO-DGICO-005 Descripcin de actividades FO-DGICO-006 Anexos y Registros 4.6 FO-DGICO-007 Historial de cambios 4.7 Anexos X X X X X
X

FO-DGICO-B NDICE

INTRODUCCIN

FO-DGICO-C INTRODUCCIN

SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA OFICIALA MAYOR DIRECCIN GENERAL DE INNOVACIN, CALIDAD Y ORGANIZACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE INNOVACIN, CALIDAD Y ORGANIZACIN

SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA [] []

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

FO-DGICO-D PORTADA CD

Nombre del documento: CDULA DE REGISTRO PARA MANUALES ADMINISTRATIVOS

OFICIALA MAYOR D G I C O

Cdigo: CID-CA-PO-016-03 Revisin: 1 Pgina: 1 de 2

( 1 ) Clave:

( 2 ) Denominacin de la Unidad Responsable:

( 3 ) Nombre del documento: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

( 4 ) Propone:

( 5 ) Aprueba:

(NOMBRE MAYSCULAS Y NEGRITAS) (Cargo)

(NOMBRE MAYSCULAS Y NEGRITAS) (Cargo)

( 7 ) Registro de la Direccin General de Asuntos Jurdicos ( 6 ) Registro de la Direccin General de Innovacin , Calidad y Organizacin

Clave de Registro: MO-XXX-DG-XX-2008

No. Oficio de Expedicin: ESTE REGISTRO PROCEDER, SIEMPRE QUE ANTICIPADAMENTE SE OBTENGA LA APROBACIN DEL C. OFICIAL MAYOR Y EL REGISTRO DE LA DGICO

Fecha:

( 8 ) Elabor:

( 9 ) Fecha:

(NOMBRE DE LA UNIDAD EN MAYSCULAS Y NEGRITAS)

(MES-AO)

Unidad Administrativa

FO-DGICO-E CDULA DE REGISTRO

INSTRUCCIONES DEBER ASENTAR EN LOS RECUADROS CORRESPONDIENTES, LA SIGUIENTE INFORMACIN: (1-2) (3) (4) (5) (6-7) NOMBRE DEL REA Y SU CORRESPONDIENTE CLAVE DE UNIDAD RESPONSABLE (UR). NOMBRE COMPLETO DEL DOCUMENTO AL QUE SE HAGA REFERENCIA CONSIDERANDO, INCLUSO, EL REA DE QUE SE TRATE. NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA UNIDAD RESPONSABLE QUE PROPONE EL DOCUMENTO. NOMBRE Y FIRMA DEL C. OFICIAL MAYOR QUE APRUEBA EL DOCUMENTO. LA CLAVE DE REGISTRO SER ESTABLECIDA POR LA DIRECCION GENERAL DE INNOVACIN, CALIDAD Y ORGANIZACIN, EL NMERO Y FECHA DE OFICIO ES EL DE LA EXPEDICIN DADO POR LA C. SECRETARIA DE EDUCACIN PBLICA Y EL REGISTRO POR LA DIRECCIN GENERAL DE ASUNTOS JURDICOS, SERN ASENTADOS POR STA. DENOMINACIN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA INTERNA, RESPONSABLE DE ELABORAR EL MANUAL QUE SE PROPONE Y SU RESPECTIVA FECHA DE ELABORACIN. CLAVE PARA IDENTIFICAR DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS LA CLAVE QUEDAR INTEGRADA POR CINCO GRUPOS DE DATOS, RESULTADO DE UNA COMBINACIN DE LETRAS Y DGITOS, MEDIANTE LA CUAL SE PODRN CLASIFICAR E IDENTIFICAR LOS DOCUMENTOS. ESTE ES INDEPENDIENTE AL ISBN, EJEMPLO: MP 111 DE 01 92 LA CLAVE QUE DEBER ASIGNARSE A CADA UNO DE LOS MANUALES O DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE FORMULEN, CONSIDERA LOS SIGUIENTES ASPECTOS: 1.- TIPO DE DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: MO MANUAL DE ORGANIZACIN MP MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MR MANUAL DE OPERACIN MS MANUAL DE SERVICIOS AL PBLICO

(8-9)

MN IT C

MANUAL DE NORMAS INSTRUCTIVO DE TRABAJO CATLOGOS

2.- CLAVE DE LA UNIDAD RESPONSABLE (UR): SEGN EL CATLOGO BSICO DE PROGRAMACIN, EMITIDO PERIDICAMENTE. 3.- MBITO DE APLICACIN DEL DOCUMENTO: GE GENERAL O INSTITUCIONAL SD SUBDIRECCIN SS SUBSECRETARA DE DEPARTAMENTO OM OFICIALA MAYOR PS PLANTEL DE EDUCACIN SUPERIOR JU JEFATURA DE UNIDAD PM PLANTEL DE EDUCACIN MEDIA SUPERIOR DG DIRECCIN GENERA PB PLANTEL DE EDUCACIN BSICA DA DIRECCIN DE REA PC PLANTEL DE CAPACITACIN 4.- NMERO CONSECUTIVO DE ACTUALIZACIN: DIGITOS QUE INDICARN LA MODIFICACIN O LA VERSIN, SI NO EXISTIESE ANTECEDENTE SOBRE EL REGISTRO DE ALGN DOCUMENTO, SE CONSIDERAR COMO LA PRIMERA ACTUALIZACIN. 5.- AO DE REGISTRO: CONFORME A LA FECHA QUE SEALA EL OFICIO DE EXPEDICIN DEL DOCUMENTO.

FO-DGICO-E CDULA DE REGISTRO