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Planung und Steuerung eines Konzertes

Eine ktive Projektarbeit

LVQ Akademie GmbH, Mlheim Projektleiterin: Sabine Eckermann

STING IM SCHLOSS
4. August 2012 Schloss Lntenbeck

Inhalt

Projektauftrag Projektumfeld Risikoanalyse Organisation Phasenplan Projektstrukturplan Arbeitspaket (Beispiel) Ressourcen Termin- und Ablaufplan Fiktiver Projektfortschritt Ressourcenauslastung Kosten Verhaltenskompetenz Projektdokumentation

Projektauftrag
Auftraggeber Ziel Philosophie Sting Veranstaltung eines Konzertes Benezkonzert, Open Air Gesamterls geht an Greenpeace Nachhaltig Technik per Solar, Nutzung von Recyclingpapieren, regionales Catering, autofrei, etc. Samstag, 4. August 2012, 20:00 500.000, Sabine Eckermann 1. Mai 2012

1.

Konzerttermin Budget Projektleiterin Projektstart

Projektauftrag
Aufgaben Knstlervertrge abschlieen
(inkl. Bhnenanweisung) Datum festlegen Location checken und buchen Genehmigungen einholen
(Versammlungsstttenverordnung) Technische/logistische Planung, Catering Sicherheitsplan (Sanitter, Security etc.) Hotelbuchungen (HRS) Budget berechnen/kalkulieren Externe Dienstleister auswhlen Angebote einholen, Vertrge abschlieen Aufgaben verteilen

2.

Projektauftrag
Aufgaben (Fortsetzung)

3.

Team bilden (intern) Kick-Off-Veranstaltung durchfhren Steuerung vorbereiten Aufgaben verteilen Kommunikationswege festlegen Vorverkauf organisieren (inkl. Tickets) Werbung anstoen (Print, Web, Radio) Knstler- und Gstebetreuung organisieren Bestuhlungs- und Bhnenplan erstellen Erstellung und Kontrolle von Ablaufplnen Zeitliche Koordination aller Beteilgten Reise- und Transportplanung Risiken abschtzen (Notfallplan erstellen)

Projektumfeld
Knstler Producer Sponsoren Stakeholder Projektleiter Projektteam Dienstleister Fans Anwohner Wettbewerb Greenpeace Stadt mter

Projektstempel Projektname Geplant: Start-Ende Erwartet: Start-Ende Sting im Schloss 01.05.2012 - 10.08.2012 (5,12 Monate ? Arbeit) 01.05.2012 - 10.08.2012 (5,12 Monate ? erledigt)

Risiken
Kategorie Beschreibung Ausfall, Materialschwche, Fehlen oder Mangel an Material, Unzuverlssigkeit der Mitarbeiter Catering fllt aus, verzgert sich, Lebensmittel nicht verfgbar, Menge nicht ausreichend Ist eingetreten Aktionen Berichtswesen optimieren, Kommunikatin pflegen, Alternativen checken, Notfallplan erstellen Kommunikation mit Betreibern, Mengen gut kalkulieren, rechtzeitig ordern, Ausweichmglichkeiten checken Berichtswesen optimieren, Kommunikatin pflegen, alternative Beleuchtungsmglichkeiten bereithalten MAnahmenplan erstellen (Regencapes bereithalten, Zelt?) - Wetterbericht beobachten schlimmstenfalls Alternativlocation bereithalten Kommunikation groschrieben regelmige Teammeetings permanente Zwischenkontrollen Pufferzeiten einplanen Kommunikation groschreiben Berichtswesen erstellen Mitarbeiter briefen, dass unverzgliche Info an PL gehen muss Kontakt zur Werbeagentur halten, Zwischenkontrollen Verantwortlich Gelernte Lektionen Bhnenbau Technisch Sabine Eckermann Catering Mitarbeiter Sabine Eckermann

Risiken
Das Projekt birgt die folgenden Risiken: Titel Fahne Wahrscheinlichkeit Risikofaktor Objekt Zusatztitel Entdeckt von

Bhnenbau

10 %

Geringes Risiko

Sting im Schloss

Catering

20 %

Mittleres Risiko

Sting im Schloss

Beispiel eines Risikos: Worst Case... Das Konzert fllt aus... Manahmen: Notfallplan erstellen (= eigenes neues Projekt...) Ausweichtermin festlegen Kommunikationswege optimieren Kundendatenbank erstellen Permanente Kontrolle Ressourcen optimieren Personellen Ersatz einplanen

Lichttechnik

10 %

Geringes Risiko

Sting im Schloss

Lichttechnik

Technisch

Technik fllt aus, Gerte streiken, Stromausfall u..

Sabine Eckermann

Wetter

20 %

Mittleres Risiko

Sting im Schloss

Sabine Eckermann

Global

Regen, Klte, Unwetter

Sabine Eckermann

Zeitplan

10 %

Hohes Risiko

Sting im Schloss

Sabine Eckermann

Global

Verzgerung jedwelcher Art

Sabine Eckermann

Projektteam

10 %

Mittleres Risiko

Sting im Schloss

Sabine Eckermann

Mitarbeiter

Ausfall von internen MItarbeitern wegen Krankheit, Tod, Unzuverlssigkeit oder anderen Unwegsamkeiten Kommunikationsfehler, Liefertermin platzt,. falsche Menge, falscher Inhalt PL fllt aus

Sabine Eckermann

Werbung

10 %

Mittleres Risiko

Sting im Schloss Sting im Schloss

Werbeagentur

Global

Werbeagentur

Projektleiter

0%

Geringes Risiko

Sabine Eckermann

Global

Stellvertreter ernennen Notfallplan erstellen (= paralleles Projekt) Verschieben des Konzertes, falls mglich Ticketumtausch, bzw. Werterhalt diskutieren Vernnftige Kostenplanung erstellen, ggfs. Finanzberater engagieren, permanentes Controlling der Kosten, Vertrge mit Externen detailliert ausarbeiten Alternativlocation festlegen, Terminverschiebung als worst case einplanen Berichtswesen optimieren, Kommunikatin pflegen, Technik so frh wie mglich bereitstellen, um ggfs. zeitig reagieren zu knnen

Sabine Eckermann

Sting Knstler 10 % Hohes Risiko im Schloss Sting Global

Ausfall des Knstlers wegen Krankheit, Tod oder hherer Gewalt

Sabine Eckermann

Kostenplan

10 %

Mittleres Risiko

Sting im Schloss

Sabine Eckermann

Finanziell

Budget reicht nicht aus

Sabine Eckermann

Location

10 %

Mittleres Risiko

Sting im Schloss

Vermieter

Global

Location fllt aus wegen Brand, Sabotage oder hherer Gewalt

Sabine Eckermann

Tontechnik

10 %

Hohes Risiko

Sting im Schloss

Tontechnik

Technisch

Ton fllt aus (defekte Gerte, Stromausfall, hhere Gewalt, Unzuverlssigkeit)

Sabine Eckermann

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Organisation
STING IM SCHLOSS Projektleitung Technik Konzert Betreuung Beteiligte Projektleiter

n n n

Bhnenbau

nn n n n n n

Abendkasse

Catering

n n n

Production

Assistent

Ton

Ordner

nn nn n n n n n n

Hotel

Stadt

Sekretrin

Licht

Runner

Transport

Polizei

Security

Feuerwehr

Toiletten

Sanitter

Phasenplan
Konzert Durchfhrung Externe Orga Interne Orga Denition
Mai Juni Juli August

Projektstrukturplan
STING IM SCHLOSS
nitionsphase Projektauftrag erstellen Risikoanalyse erstellen Notfallplan ausarbeiten Projektumfeldanalyse Kostenkalkulation (grob) Organisation Knstlervertrge abschlieen Hotel checken und buchen Bhnenanweisung checken Meilensteine festlegen Location sichten und mieten Genehmigungen einholen Werbung anstoen Orga Externe Dienstleister Technik beauftragen Bhnenbau Lichttechnik Tontechnik Service zusammenstellen Knstlerbetreuung Catering Toilettendienst Fahrer Abendkasse Helfer ordern/informieren Ordner Security Sanitter Polizei, Feuerwehr Orga Internes Team Assistenten ernennen Sekretrin einstellen Team briefen Kick-Off-Veranstaltung Durchfhrung Eventvorbereitung Location vorbereiten Detaillierten Zeitplan erstellen Mitarbeiter einsetzen Knstler abholen Soundcheck Lichtcheck Einlass organisieren Konzert starten Auslass und Schlieen des Platzes Party Knstler zum Hotel bringen Abbau Projektabschluss Dokumentation Ziele berprfen Offene Arbeiten abschlieen Lesson Learned Kosten berprfen Offene Rechnungen begleichen Schlussrechnung stellen

Arbeitspaket (Beispiel)
Projekt

Durchfhrung

Einlass

Team zusammentrommeln Aufgaben delegieren Schlossplatz sichten Bestuhlung kontrollieren Bhne absichern Catering berprfen Toiletten anschaun WalkyTalkies checken Abendkasse besetzen MA an ihre Pltze schicken 4 Ordner an den Eingang

Schlosstor ffnen Fans ggfs. durchsuchen Freundlich sein! Kameras einkassieren Tickets kontrollieren Pltze zuweisen Infomaterial anbieten Regencapes verteilen (opt.) Wunderkerzen austeilen Ruhe bewahren... und Jedem Fan viel Spa wnschen!

Ressourcen

Termin- und Ablaufplan

Fiktiver Projektfortschritt

Ressourcenauslastung

Kostenplanung

Verhaltenskompetenz
Projektstempel Projektname Geplant: StartEnde Erwartet: Start-Ende Sting im Schloss 01.05.2012 - 10.08.2012 01.05.2012 - 10.08.2012

Beschreibende Projekt- und Vorgangs-Informationen fr PL Sekretrin


MS Titel Knstlervertrag abschlieen Gruppe Organisation Ressourcen Sabine Eckermann Produktion PL Sekretrin Sabine Eckermann Produktion PL Sekretrin Ordnungsamt PL Sekretrin PL Sekretrin Feuerwehr PL Sekretrin Sabine Eckermann PL Sekretrin PL Assistent Sabine Eckermann PL Assistent PL Sekretrin Sabine Eckermann PL Assistent PL Sekretrin Distributer PL Sekretrin PL Assistent Sabine Eckermann Bhnenbau PL Sekretrin Sabine Eckermann PL Assistent PL Sekretrin PL Sekretrin Sabine Eckermann Produktion PL Sekretrin Catering Backstage Catering Publikum Lichttechnik Informationen

Berichtswesen Aus dem Programm Merlin ist es mglich, unterschiedlichste Berichte zu erstellen. Beispiel: Liste aller zu erledigenden Aufgaben der PL-Sekretrin, Verschiedener Projekt-Phasen und der anderen an dieser Arbeit beteiligten Personen oder Firmen

Bhnenanweisung anfordern

Organisation

Genehmigungen einholen (Versammlungsstttenverordnung) Polizei informieren Feuerwehr buchen Projektteam zusammenstellen

Organisation Externe Dienstleister Externe Dienstleister Interne Mitarbeiter

Steuerung vorbereiten

Organisation

Kommunikations- und Informationswege festlegen

Organisation

Vorverkauf organisieren, delegieren Bestuhlungs- und Bhnenplan delegieren

Organisation

Organisation

Eventvorbereitung

Durchfhrung

Abendkasse besetzen Endabrechnung mit Produktion

Durchfhrung Durchfhrung

Party

Durchfhrung

Projektdokumentation

Vielen Dank fr Ihre Aufmerksamkeit!

Sabine Eckermann applebee multimedia 2012