O Profissional de Secretariado Executivo como gestor estratgico

Ftima Soares O mercado de trabalho hoje dinmico, extremamente competitivo e seletivo, fazendo com que o crescimento e os resultados de uma organizao sejam obtidos atravs das competncias pessoais, e no s de habilidades tcnicas. Portanto,o Profissional para competir e sobreviver no mercado de trabalho, deve ver-se como um lder inovador e criativo, um empreendedor que desafia os obstculos do dia-a-dia de trabalho, um profissional em que os outros possam se espelhar,por isso deve estar sempre atento ao negcio da organizao e aos movimentos econmicos e sociais do cenrio onde se insere. Quanto maior o conhecimento adquirido, maiores sero as exigncias para um profissional, bem como as possibilidades de atingir metas audaciosas. Outro aspecto a considerar a tecnologia que possibilita ao profissional sair do operacional do fazer somente tcnica, pura e simples do trabalho para focar nas funes gerenciais, onde o conhecimento vital. Analisando os avanos da funo do Profissional de Secretariado Executivo, pode-se inferir que esta se tornou Gerencial, considerando os contornos delineados na profisso nas ltimas dcadas. Desde os anos de 1990 at a atualidade, vem ocorrendo mudanas significativas no perfil da profissional de secretariado. O mercado tem exigido profissionais de formao acadmica especfica e direcionada rea de atuao em Secretariado, que devem ser aptos a atuarem como: a) Assessora Executiva sendo o agente executor e multiplicador mais prximo dos executivos nas organizaes; b) Gestora veicular a prtica do exerccio de atribuies e responsabilidades, das funes de Secretariado Executivo, exercendo as funes gerenciais como: capacidade de planejar, organizar, implantar e gerir programas de desenvolvimento; c) Empreendedora promover as idias e as prticas inovadoras, com competncia para implantar resolues alternativas e inovadoras, bem como capacidade crtica, reflexiva e criativas; d) Consultora estender empresa e sua cadeia produtiva seus objetivos e polticas, trabalhar com a cultura da organizao, transformando-as em oportunidades. Assim, pode-se inferir que a profisso de Secretariado a cada dia exige mais conhecimento, pois quanto maior o nvel de informao fundamentada de um profissional maior sero as possibilidades de atingir suas metas.A tecnologia permite um trabalho mais centrado nas funes gerenciais, onde o conhecimento

vital, logo, pode-se afirmar que a funo do Profissional de Secretariado Executivo Gerencial e Estratgica. Diante desse cenrio e de acordo com Medeiros e Hernandes (2005) percebe-se que, as empresas procuram profissionais que tenham em seu perfil a capacidade de gerenciamento, habilidade para tomar decises, relacionar-se com todos os nveis hierrquicos, bem como capacidade para entender o negcio e as estratgias da organizao. O profissional de hoje, um solucionador de problemas que tem a misso de utilizar com competncia os recursos existentes para prover a equipe de informaes confiveis em tempo hbil, integrando as variveis organizacionais e humanas, valorizando assim, a diversidade de conhecimentos e habilidades do profissional para gerar resultados com recursos escassos.

Para atuar na atividade gerencial, ou seja, como Gestor Estratgico (Drucker, 1999) cita algumas habilidades necessrias, como: Desenvolver competncias Tomar decises administrativas Ter conhecimentos tcnicos especficos Conhecer as funes gerenciais Entender a empresa, sua razo de ser e seus objetivos Entender a cultura da organizao Ser um agente de mudana Estar mais prximo do centro de deliberao do processo decisrio Estar apto para trabalhar em equipe Descentralizar as funes e coletivizar os servios Desenvolver uma viso estratgica Tornar-se um gestor estratgico

Dentre as competncias citadas por (Druker, 1999) tornar-se um Gestor estratgico o grande desafio do Profissional de Secretariado Executivo, considerando as caractersticas demandadas para a funo, tais como: capacidade de elaborar e implementar estratgias de mdio e longo prazo para a empresa ou para a sua rea de trabalho, estabelecendo objetivos e metas, bem como, elegendo eficazmente os caminhos e os meios que conduzem aos mesmos, ou seja, aquele que define necessidades, prioridades, planeja a interveno, coordena a execuo e gerencia segundo uma viso estratgica os processos organizacionais. Com a finalidade de entender melhor os conceitos sobre estratgia, consultou-se Chiavenato & Sapiro (2004), que informam:

O termo estratgia vem de Strategos que tem suas origens na Grcia Antiga. Estratgia empresarial significa um plano que integra as principais metas, polticas e seqenciais de aes de uma organizao em um todo coerente. Estratgia um plano-mestre abrangente que estabelece como a organizao alcanar sua misso e os seus objetivos. Assim, analisando os conceitos dos autores citados, a criao de uma estratgia e sua implementao, devem ser interpretados como um processo, ou seja, como um conjunto de atividades que transforma idias em resultados. Para isso, faz-se necessrio atravs de uma cuidadosa seleo de idias baseado em conhecimentos, que desenvolvidos e aplicados de forma adequada, levam o profissional a uma vantagem competitiva em suas atividades secretariais, como: Conhecer o Negcio da empresa em que atua; Ter comprometimento com o aprendizado contnuo; Desenvolver e preparar-se para novos papis; Ter habilidade para atuar como incentivador e criador de valor para a empresa e seus clientes; Ter flexibilidade para adaptar-se mudana de cultura organizacional, adequando-se ao novo mundo dos negcios; Concentrar e ter foco em suas foras; Manter sempre a iniciativa frente aos desafios organizacionais; Ter determinao, segurana e rapidez nas aes a serem tomadas.

Uma estratgia recomendada ao profissional de secretariado para se contextualizar na abordagem trazida pelos autores do presente estudo, estabelecer um vnculo com as competncias citadas acima, fazendo um diagnstico de suas potencialidades, dificuldades, avanos e recuos necessrios para atingir o plano de meta empresarial e da carreira profissional, atravs dos questionamentos: O que estratgico no trabalho do Profissional de Secretariado? O que operacional no trabalho do Profissional de Secretariado? Como o Profissional de Secretariado pode ser estratgico no seu trabalho contribuindo positivamente para os resultados da empresa e do meu setor? Assim, o Profissional de Secretariado Executivo necessita deter o conhecimento sobre gesto e finanas, relaes humanas e tecnologia, lingustica e mercadolgica, tcnicas secretariais e tica, direito e empreendedorismo, dentre outras, o que lhe possibilitar implementar, atravs da seleo das idias e

conhecimentos, o que pode ser aplicado no seu trabalho. Como gestor estratgico o Profissional de Secretariado Executivo amplia a vantagem competitiva das atividades, transformando os ativos intangveis (idias e conhecimentos) em tangveis(sistemas e processos) para que a prtica se estabelea de forma fundamentada, oportunizando a conquista de espao na organizao e ganhando credibilidade profissional. No atual cenrio organizacional, o principal papel do Profissional de Secretariado Executivo saber relacionar suas competncias e os recursos que as empresas detm, a fim de garantir a criao de uma vantagem competitiva sustentvel. Dentro dessa viso, Hilsdorf (2003),evidencia a importncia da atitude e da mudana, que parafraseamos a seguir: Os homens so grandes na justa medida da vontade e do carter que possuem; o que determina o futuro pessoal e profissional a vontade de cada um. Pois, a verdadeira vontade de mudar de fazer acontecer, expressa-se pela ao imediata na direo da mudana, porque, no basta querer necessrio fazer, por que so as atitudes que escrevem a nossa histria e no as nossas expectativas.

Referncias Bibliogrficas CERTO, Samuel C. Administrao moderna. So Paulo: Printice Hall, 2005. Costa, Eliezer Arantes da. Gesto Estratgica, Ed. Saraiva, So Paulo. 2007. Chiavenato, Idalberto & Sapiro, Aro. Planejamento Estratgico. Ed. Campos. RJ. 2004 Drucker, Peter, Desafios Gerenciais para o Sculo XXI, Ed. Pioneira,1999 Hilsdorf, Carlos, Atitudes Vencedoras, Ed. Senac. So Paulo. 2003. MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretria. Editora Atlas. So Paulo, 2005. MOURA, Maria Alice. Competncias individuais demandadas pela profissional de secretariado: um estudo do grupo de melhorias das secretrias da Vallourec & Mannesmann do Brasil S.A. 2006. Dissertao (Mestrado Profissional em Administrao de Empresas) Faculdades Integradas de Pedro Leopoldo.