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PRESSEMITTEILUNG

„One Face – Supply Management“ von Daniel King spart 20 Prozent bei Beschaffung und Administration von externen Dienstleistern

Interims-Lösungen aus der „Personal-Wolke“: Wie schwankender Bedarf effizient gemanagt wird

Unternehmen wie IBM machen es derzeit vor: Sie reduzieren die Mitarbeiterzahl auf eine Kernbelegschaft und suchen regelmäßig Selbstständige, die projektbezogen als Interims-Lösungen fungieren. So werden Firmen-Budgets deutlich entlastet. Dies kann für das Unternehmen wie auch für die Dienstleister eine Win-win-Situation ergeben, meint Unternehmens- und Personalberater Daniel King. Doch was unter dem Gesichtspunkt der Fixkostenreduzierung sinnvoll erscheint, wirft zugleich seiner Erfahrung nach häufig große organisatorische Probleme auf, die den positiven Effekt mitunter zunichtemachen können.

Bremen. Unternehmen wie IBM machen es derzeit vor: Sie reduzieren die Mitarbeiterzahl auf eine Kernbelegschaft und suchen regelmäßig Selbstständige, die projektbezogen als Interims-Lösungen fungieren. So werden Firmen-Budgets deutlich entlastet. Dies kann für das Unternehmen wie auch für die Dienstleister eine Win-win-Situation ergeben, meint Unternehmens- und Personalberater Daniel King. Doch was unter dem Gesichtspunkt der Fixkostenreduzierung sinnvoll erscheint, wirft zugleich seiner Erfahrung nach häufig große organisatorische Probleme auf, die den positiven Effekt mitunter zunichtemachen können. Denn die daraus folgende Mehrbelastung für den Einkauf sei nicht zu unterschätzen.

Mithilfe einer von ihm entwickelten Plattform können Unternehmen Zeit und Ressourcen bei der Suche nach einem qualifizierten Angebot einsparen. „Unser unter dem Begriff ‚One Face – Supply Management‘ erstelltes Konzept fußt darauf, die wachsende Komplexität von Einkaufsprozessen dadurch zu minimieren, dass ein einziger externer Ansprechpartner (‚One Face‘) eine entscheidungsreife Vorauswahl aus relevanten Dienstleistern liefert“, führt Daniel King aus. Rund ein Fünftel der Prozesskosten im Einkauf lasse sich auf diese Weise ohne weiteres einsparen.

Die Ausgangssituation: Analog zum „Cloud-Computing“ in der IT umgeben sich immer mehr mittelständische Unternehmen mit einer „Wolke“ aus Dienstleistern und Freelancern, die bedarfsgerecht für limitierte Zeiträume bestellt werden. Dazu Daniel King: „Es gibt einen starken Trend zu Interims-Lösungen – nicht nur aufgrund von kurzfristigen personellen Vakanzen, sondern als generelles, personalstrategisches Element. Schwierig wird es insbesondere für die Einkaufsabteilung, die in der Folge regelmäßig mit hohen Aufwänden konfrontiert ist.“

Wachsender Aufwand für Suche nach Dienstleistern

Zunehmend stellt Daniel King darum „hausgemachte“ Überlastungen der Einkaufs-Verantwortlichen und -Mitarbeiter fest. Denn mangelnde Vergleichbarkeit von Angeboten mache selbst Fachleuten zu schaffen. Dies gelte nicht nur bei Sachmitteln, sondern erst recht für Dienstleistungen, die hochspezialisiert sind. Gerade bei der Einbindung von Projektmanagern als Übergangslösungen

trete diese Thematik häufig auf. Die Konsequenz: Hohe Prozesskosten sowohl im Einkauf als auch messbare Effizienzeinbußen im Kerngeschäft des Unternehmens.

Neben dem geplanten Arbeitsaufwand, der Vergütung, der Verfügbarkeit und der nachgewiesenen Ausbildungen sind noch viele weitere Faktoren für die übergangsweise Einbindung adäquater Fachkräfte – je nach zu erfüllender Aufgabe – zu berücksichtigen. Dazu zählen zum Beispiel Vertragslaufzeiten, praktische Erfahrungen oder nicht zuletzt Sicherheits-Kriterien, die genauer Prüfung bedürfen.

„Eigentlich wird auf diese Weise eine Aufgabe, die normalerweise von Personalabteilungen wahrgenommen wird, auf die Einkäufer verlagert. Sie müssen sich in verschiedenste Anforderungsprofile und Qualifikationen hineindenken, die für Dritte kaum oder gar nicht einzuschätzen sind. Und daraus folgen schnell Abstimmungsprobleme oder mehrfache Auswahlschleifen. Zum Beispiel, weil die ausgesuchten Kandidaten zwar den ‚Preis‘-Anforderungen genügen, sie aber nicht das passende Know-how mitbringen, um die Aufgabenstellung zu erfüllen“, führt der Unternehmens- und Personalberater aus.

Bündelung von Dienstleistern über externes Portal

Die Lösung, die den Unternehmen Ersparnisse von bis zu 20 Prozent bei der Beschaffung und Administration der Leistungen von Externen erbringen soll, hat King mit seinem Team speziell entwickelt. Seine Strukturoptimierung setzt in einer besonderen Form von Outsourcing an. So hat er dafür mit dem „One Face – Supply Management“ ein Portal entwickelt, über das die Einkäufer ihren jeweiligen Bedarf unkompliziert eingeben können – das System enthält bereits die vom Unternehmen gewünschten Parameter für die Auswahl geeigneter Dienstleister und vereinfacht die komplette Abwicklung. Abrechnungen, Dokumente zu den Profilen der Subunternehmen, Absprachen und viele weitere Informationen sind hier jederzeit aktuell abrufbar.

Der Einkauf kann sich auf seine Kernprozesse konzentrieren, bleibt aber in den Prozess voll involviert. Standardisierte Verfahren für die Liefervereinbarungen schaffen deutlich mehr Transparenz und erleichtern das Controlling. „Im Mittelpunkt steht allerdings“, so Daniel King, „dass das Unternehmen schnell eine kompakte Liste der priorisierten ‚Service-Lieferanten‘ erhält. Wir beschleunigen die Prozesse. Dazu informieren wir die infrage kommenden Anbieter und treffen eine Vorauswahl, die auf der einheitlichen und abgestimmten Beschreibung des Kandidaten-Profils basiert.“ Je nach Anforderung des Kunden können auch bewährte Kooperationen mit Dienstleistern als „preferred suppliers“ berücksichtigt werden.

Regelmäßige Aktualisierung der Modalitäten

Im Ergebnis steht dem Unternehmen, das kurzfristig oder übergangsweise Unterstützung durch Externe benötigt, über das „One Face – Supply Management“ nur ein einziger Ansprechpartner zur Verfügung, der sich um die komplette Abwicklung kümmert. Die Modalitäten werden durch regelmäßige Überprüfungen ständig auf dem aktuellsten Stand gehalten. Dadurch kann die Unternehmens- und Personalberatung sehr schnell auf neue Anforderungen reagieren.

Ein weiterer Vorteil dieses Systems besteht in der Rechtssicherheit, die durch das Pflegen einheitlicher Vertragsverhältnisse erhöht wird. Haftungsrisiken werden im Rahmen der „Beratungs-Haftpflicht“ weitgehend an den Dienstleister abgeben.

Daniel King: „Im Endeffekt erhalten die Nutzer unseres ‚One Face – Supply Managment‘ nicht nur mehr Sicherheit, sondern können sich vor allem auf ihre Kernprozesse konzentrieren. Die eingebundenen Freelancer wiederum haben die Gewissheit, ihre Leistungen über ein neutrales System anbieten zu können, das frei von Mauscheleien und Vetternwirtschaft ist. Und so entsteht eine echte Win-win-Situation für alle Beteiligten.“

Weitere Infos: www.danielking.de Die in Bremen ansässige Unternehmens- und Personalberatung von Daniel King besteht seit 2007. Zentrale Funktion des Unternehmens ist die qualifizierte und fundierte Beratung kleiner und mittelständischer Firmen. Das beinhaltet die begleitende Mitarbeit an komplexen Entwicklungsprozessen in Unternehmen und die umfassende fachliche Unterstützung bei der Existenzgründung. Die Unternehmensführung liegt in den qualifizierten Händen von Daniel King. Der studierte Diplom Kaufmann verfügt über langjährige Erfahrung in der erfolgreichen Zusammenarbeit mit Unternehmen und arbeitet mit einem gut strukturierten Netzwerk von Experten. Das Unternehmen ist Mitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) sowie zugelassener Partner im Rahmen der Förderprogramme der KfW (Gründercoaching Deutschland) und der BAFA für die bezuschusste Unternehmensberatung.

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