Aspel-COI 6.

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Procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes, documentos de trabajo y grficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organizacin, as como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IETU, IVA, ISR y DIOT. Calcula la depreciacin de los activos fijos. Mantiene interfases con los sistemas Aspel e interacta con hojas de clculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administracin de la empresa.

Objetivo de la versin
En esta versin se han incorporado diversas funciones y caractersticas que te proporcionan: Una gil captura. Todos los reportes y estados financieros de manera muy rpida. Un control eficiente de la aplicacin de recursos financieros de tu empresa. Todos los documentos de trabajo que requieres para presentar rpida y oportunamente tus declaraciones fiscales. Todo eso y mucho ms hacen de Aspel-COI 6.0 una versin segura y confiable!

Operacin general de Aspel-COI

La forma de trabajo en Aspel-COI es muy sencilla:

Se instala y configura el sistema. Se define el catlogo de cuentas contables, as como Departamentos o centros de costos si la empresa los maneja. Se capturan las plizas. A partir de la informacin capturada, el sistema est listo para generar reportes contables como Auxiliares, Balanza de comprobacin, as como los Estados financieros y diferentes declaraciones.

Instalacin y configuracin

Instalacin: Cambio en tipos de instalacin

Configuracin del sistema

Mediante la definicin de parmetros se le indica al sistema la forma de operar: En la seccin Fiscales se capturan los datos de la empresa necesarios para generar de manera completa todas las cdulas de trabajo.

Definicin de la base de datos

El nuevo formato de la base de datos de Aspel-COI es Firebird, para crear una nueva base de datos se debe registrar un Alias indicando los datos de: DataBase:Ruta\nombre.fdb User_Name: SYSDBA Password: masterkey

Parmetros del sistema

Adicional al manejo de Departamentos, se podr llevar la contabilidad por Centro de Costos y Proyectos. En los parmetros del sistema se configuran las leyendas o nombres con los que se manejarn estas subdivisiones, por ejemplo, Construcciones y Proyectos, Estados y Zonas, por mencionar algunos.

Parmetros del sistema

Ruta de archivos de trabajo. Al mandar a imprimir un reporte, el sistema buscar el formato en la ruta indicada, sin necesidad de hacer la bsqueda manual. Directorio Plantillas donde se descargarn los formatos actualizados a travs de re-instalables en el sistema, respetando as los modificados por el usuario.

Parmetros del sistema

Podrs definir una ruta donde se localizarn los archivos de trabajo (formatos, graficas, hojas de clculo, etc.), as, al momento de emitir algn reporte, por ejemplo: Emisin de plizas, el archivo .fto correspondiente lo buscar en la ruta aqu configurada.

Parmetros del sistema

Con los parmetros de plizas se indica la forma de realizar la captura de este catlogo como son: manejo de nmero secuencial, decimales, alta de cuentas en plizas, entre otros.

Parmetros del sistema

En esta seccin se configuran las cuentas contables que el sistema sugerir al generar la pliza de alta de activos.

Parmetros del sistema

El sistema permite trabajar con diferentes monedas, al habilitar esta opcin se indica al sistema esta forma de operacin.

Parmetros del sistema

Los parmetros que se definen en la seccin Fiscal facilitan la captura de las operaciones con terceros, as como de los montos gravables y deducibles IETU.

Catlogo de cuentas

Catlogo de cuentas
Para una fcil puesta en marcha, Aspel-COI ofrece 10 catlogos de cuentas predefinidos. Podrs seleccionar que se adapte mejor giro de la empresa momento de crear base de datos. el al al la

Catlogo de cuentas

Al registrar una cuenta se definen sus caractersticas como: Nmero (hasta 20 dgitos y 9 niveles), Descripcin, tipo, si es departamental, la moneda, entre otras.

Catlogo de cuentas

En Atributos, se define: la naturaleza de la cuenta, el rubro que pertenece, adems la cuenta de contrapartida, misma que el sistema sugiere en la captura de plizas, dando gran agilidad a este proceso.

Catlogo de cuentas
El catlogo de Rubros permite clasificar las cuentas para una eficiente emisin de reportes.

La consulta de Auxiliares se puede visualizar, exportar o imprimir desde la consulta de cuentas.

Catlogo de cuentas

Si manejas departamentos, podrs asignar fcilmente las cuentas al departamento que pertenecen, slo debes seleccionar la(s) cuenta(s) y dar clic en el botn .

Catlogo de cuentas

Ahora podrs seleccionar una o varias cuentas y asignarles la naturaleza que les corresponde en todo momento y de manera muy gil.

Centros de costos y Proyectos

Centros de costos y Proyectos

El sistema ofrece un eficiente anlisis de la informacin financiera a travs de dos maneras de agrupar la aplicacin de movimientos: Centros de costos y Proyectos. Los conceptos por los que se acumula son modificables. Se incluye un catlogo de centros de costos, as como un catlogo de proyectos. En la captura de plizas se asigna al asiento contable un departamento, centro de costos y/o proyecto. Se puede emitir un reporte de movimientos filtrando por Departamento, Centro de costos y/o Proyecto. El sistema proporciona un Estado de resultados por centro de costos y/o proyectos.

Centros de costos y Proyectos

Podrs llevar el control de tu contabilidad por cada Departamento, Centro de costos y Proyectos.

Centros de costos y Proyectos

Para un anlisis financiero ms eficiente, se tiene la posibilidad de obtener el resultado del ejercicio por Centros de costos y/o Proyectos.

Presupuestos

Manejo de presupuestos
Debido a que diversas empresas llevan su contabilidad por departamentos y tienen la necesidad de llevar un control especfico de la aplicacin de recursos en cada uno de ellos, en esta versin se implementa un eficiente manejo de presupuestos: Este manejo depende en gran medida de la asignacin de presupuestos a cada cuenta, para lo cual el sistema ofrece diversas herramientas para una gil asignacin: Captura directa mensual. Captura a partir de los: Saldos mensuales del ejercicio anterior. Saldos mensuales del ejercicio actual. Saldo final del ejercicio anterior / 12. Copiar presupuesto de otro ejercicio. Captura directa anual. Cargar presupuesto de hoja de clculo.

Manejo de presupuestos

El manejo de los presupuestos en las cuentas ya sea a nivel general o departamental, inicia con una gran versatilidad en la captura de los mismos, incluso te da la posibilidad de importar los valores desde una hoja de Excel, adems de poder consultarlo y modificarlo en cualquier momento.

Manejo de presupuestos
Podrs emitir el Reporte de seguimiento de presupuestos que te permite verificar la correcta aplicacin del mismo. Por ejemplo, en cada mes se podr consultar -con base a los movimientos registrados- si se excedi o hubo un subejercicio en la aplicacin del presupuesto.

Plizas

Catlogo de plizas

Catlogo de Tipos de plizas Se cuenta con un catlogo de tipos de plizas, con lo que el usuario podr dar de alta cuantos tipos de plizas necesite. En consulta de plizas, identificacin del origen de las plizas con interfase en lnea. Aspel-BANCO y Aspel-SAE. Nombre de la cuenta en el detalle de las plizas. En el detalle de plizas se podr consultar el nombre de cada cuenta que conforma la misma.

Catlogo de plizas

Se cuenta con un catlogo de tipos de plizas, desde el que podrs dar de alta cuantos tipos de plizas necesites. Cuentas con un catlogo de Conceptos de plizas lo que agilizarn el registro contable de las mismas.

Catlogo de plizas

Desde esta consulta podrs agregar, modificar o eliminar plizas, copiarlas de otros periodos, identificar el origen de la pliza, ya sea Aspel-COI, Aspel-SAE o Aspel-BANCO, sistemas con los que tiene interfaz en lnea.

Catlogo de plizas

En la vista preliminar de plizas, se pueden identificar las partidas que tienen asociado un movimiento de DIOT o de IETU. DIOT e IETU. Alta cclica de Operaciones con terceros e IETU. Consulta cclica de Operaciones con terceros e IETU.

Catlogo de plizas

Identificacin de movimiento con operacin de DIOT o IETU.

Alta y consulta cclica de movimientos de DIOT o IETU.

Catlogo de plizas
Captura de plizas desde Microsoft Excel: En Microsoft Excel se agregaron iconos en la barra de herramientas para seleccionar cuentas y departamentos y armar as una pliza que podr ser integrada a la contabilidad fcilmente. A travs de Plizas modelo (Importa una sola pliza) Desde Integracin de plizas se realizar una Integracin masiva con base en un archivo *.xls.

Catlogo de plizas

Tienes la posibilidad de capturar tus plizas desde Excel e importarlas a Aspel-COI mediante el asistente de integracin de plizas o como pliza modelo. El archivo de Excel, debe cumplir con la estructura requerida para ser reconocido por Aspel-COI.

Catlogo de plizas

Manejo de Plizas modelo, lo que te facilita la captura de plizas recurrentes o con gran cantidad de asientos contables.

Catlogo de plizas

Podrs Auditar las plizas, impidiendo as modificaciones posteriores.

Pliza de cierre

Tienes la posibilidad de trabajar con un mes 13, Ajuste, para procesos extraordinarios, como el cierre del ejercicio fiscal.

Pliza de cierre

Si se hace la pliza en un mes diferente al definido como mes de cierre, se crea una pliza modelo para contabilizarla posteriormente de forma manual en el mes de ajuste, mismo que deber crearse manualmente. Si se hace la pliza de cierre en el mes definido como mes de cierre, se crea de forma automtica el mes 13 y se contabiliza en lnea la pliza.

Base de datos

Estructura de la base de datos

Tiene una base de datos anual, por lo que: Los saldos de las cuentas en todos los periodos del mismo ejercicio se actualizan automticamente, por lo que el traspaso de saldos slo ser necesario entre ejercicios. Al modificar algn atributo de las cuentas, dicho cambio se ver reflejado de forma automtica en todo el ao. Es ms eficiente el mantenimiento de la base de datos y la emisin de reportes, por ejemplo, la emisin del Auxiliar de varios aos.

Nuevo formato de base de datos

Base de datos cliente-servidor. Los manejadores de bases de datos con los que podr trabajar el sistema son: Firebird versin 2.0.x. SQL server versin 2005 en adelante. La seleccin del formato de base de datos se define desde el asistente de instalacin y desde control de archivos se podr cambiar en otro momento.

Base de datos cliente-servidor

Cmo crear una nueva base de datos en COI 6.0? Crear la conexin Ingresar al men Configuracin / Parmetros del sistema / Configuracin de la base de datos / Configuracin avanzada. Crear la base de datos Desde el Administrador de Periodos / Crear nuevos periodos / Nueva contabilidad.

Definiendo la conexin
FireBird
Nomenclatura: C:\ruta\base.fdb User_Name: Usuario Firebird Password: Contrasea Firebird

SQL
Nomenclatura: Hostname: Servidor SQL User_Name: Usuario SQL Password: Contrasea SQL

Importacin de catlogos desde hojas de clculo de Microsoft Excel

Como un estndar de los sistemas Aspel y para una fcil puesta en marcha de los mismos, se podrn importar fcilmente archivos para constituir los principales catlogos: Catlogo de cuentas Catlogo de cuentas departamentales Activos RFCs de Terceros

Importacin de catlogos

Siguiendo paso a paso el asistente de importacin, de manera muy sencilla podrs realizar la importacin de catlogos previamente capturados en Excel, como lo son, catlogos de cuentas, cuentas departamentales, activos fijos, y RFCs de terceros.

Reportes
En todos los reportes, en el pie de la pgina se coloca el usuario y la fecha de emisin del reporte.

Reportes

Desde el administrador de reportes podrs tener acceso a un asistente de reportes que permite disear fcilmente en tres pasos nuevos reportes, sin necesidad de ser un experto.

Mejoras en Configuracin del sistema

Bitcora de usuarios para la identificacin de las operaciones realizadas por los usuarios del sistema.

Mejoras en procesos

Proceso de Traduccin. Desde el asistente de traduccin se podr seleccionar un nmero de empresa a traducir diferente a la que se encuentra ubicado.

Control de archivos. Seleccin y recuperacin de varios archivos al mismo tiempo! Exportacin de la base de datos a otro manejador. Creacin de conexiones desde control de archivos. (MS SQL y Firebird).

Mejoras en consultas
Se agrega un auto filtro en las consultas principales: Catlogo de activos Balanza de comprobacin con departamentos Plizas Monedas Departamentos Depreciacin Reevaluacin Cuentas departamentales Presupuestos departamentales

Mejoras en consultas

Auto filtros en las consultas, ordenndolas de forma ascendente y descendente con base en la informacin de las columnas. Podrs personalizar consultas y crear reportes de acuerdo a tus necesidades.

Mejoras en consultas

La consulta del catlogo de Cuentas se podr personalizar agregando, adems de los campos que se tienen actualmente, los valores de Naturaleza, si es Departamental, Multimoneda y si Afecta pliza de ajuste cambiario.

Almacn digital de documentos

Ahora en los catlogos de: Plizas Cuentas Activos

El repositorio es comn para todos los sistemas de la

lnea Aspel: C:\ Archivos de programa \ Archivos comunes \Aspel \ Documentos digitales \ Deposito.

Almacn digital de documentos

En Aspel-COI podrs asociar cualquier tipo de documento a las Plizas, Cuentas y Activos, por ejemplo, al estar consultado un activo podrs con un clic ver la fotografa del mismo y su factura, o estando en la consulta de plizas podrs ver la factura digital.

Mdulo Fiscal

Mdulo Fiscal

Mdulo fiscal. Todas las operaciones y reportes relacionados con temas fiscales se agrupan en un men para su fcil identificacin. Hojas fiscales. Se integran por separado las hojas fiscales de clculos provisionales y anuales de IETU, ISR e IVA.

Mdulo Fiscal

Consulta independiente con las hojas fiscales y financieras elaboradas en Microsoft Excel, lo que facilita su identificacin y seleccin desde el sistema.

Mdulo Fiscal
Devolucin de IVA. Ofrece una consulta con los valores de IVA pagado a los proveedores para facilitar el llenado del formato 32 de Devolucin de IVA.

Mdulo Fiscal

Hoja de Resumen IETU La hoja fiscal para la determinacin del pago provisional del IETU, realiza el clculo en forma acumulativa. Muestra el detalle de los movimientos por mes.

Mdulo Fiscal

Hojas fiscales del Clculo provisional y Anual del IVA Se incluyen dos nuevas hojas para el clculo provisional y anual del IVA. Toma los datos de la captura de operaciones con terceros (IVA acreditable), y los ingresos IETU (IVA trasladado).

Mdulo Fiscal

Podrs consultar la Bitcora de ingresos efectivamente cobrados y egresos efectivamente pagados.

Mdulo Fiscal

Eficiente clculo y desglose del IVA relacionado a los movimientos y su retencin, desde la captura de plizas. Identificacin automtica de los montos gravables y deducibles IETU desde la captura de plizas.

Mdulo Fiscal

Diversos reportes con el IVA trasladado y acreditable, con selecciones por tasa de impuesto.

Mdulo Fiscal

Reportes de IVA e ISR retenido, tanto en pagos a proveedores como en ingresos.

Mdulo Fiscal

Definicin del periodo de causacin (de cobro y pago) diferente a la fecha de la pliza para el correcto control de IVA e IETU por flujo de efectivo.

Mdulo Fiscal

Identificacin de las cuentas en las que se registran los ingresos y deducciones IETU.

Ajuste anual por inflacin detallado Fiscal

Reporta de manera adicional el saldo final de las cuentas de Crditos y de Deudas.

Ajuste anual por inflacin detallado

Al realizar el Ajuste anual por inflacin, te reportar de manera adicional el saldo final de las cuentas de Crditos y de Deudas.

Activos

Activos

Con base a los datos de mantenimientos realizados y plizas de servicio contratados, el sistema proporciona diferentes reportes que orientan al usuario sobre las tareas de mantenimiento a realizar y las plizas de seguros a renovar.

Activos

Generacin automtica de plizas de alta, baja y depreciacin de activos.

Multimoneda

Multimoneda

Al configurar el sistema para el manejo de Multimoneda, podrs capturar plizas en otras monedas. Podrs llevar un histrico de tipos de cambio para facilitar las capturas y procesos

Multimoneda

Tambin llevars fcilmente el control de saldos de las cuentas contables y activos en moneda extranjera.

Multimoneda

Podrs generar automtica las plizas por el ajuste de ganancia o prdida cambiaria.

Multimoneda
Los reportes de Auxiliares y Balanza de comprobacin podrn re-expresarse en multimoneda a un tipo de cambio en especfico.

Grficas

Grficas

Podrs emitir diferentes graficas como: Liquidez, Apalancamiento, Prueba de cido, Ventas, Utilidad, Rotacin de inventarios y varias ms.

Hojas de clculo

Hojas de clculo

Proporciona diversas Hojas de clculo las cuales exportan a Microsoft Excel la informacin contable, misma que se actualizar al momento en que se modifique en Aspel-COI 6.0.

Hojas de clculo

Para facilitar la definicin y modificacin de hojas de clculo, Aspel-COI 6.0 instala una barra de tareas adicional en Microsoft Excel mediante la cual es posible crear y adecuar de manera sencilla y amigable las hojas de clculo que el sistema provee.

Hojas de clculo

Desde la barra de herramientas podrs tener acceso a diferentes funciones predefinidas por el sistema, para facilitar el diseo de las hojas fiscales.

Hojas de clculo

Se implementan nuevas funciones de intercambio dinmico de datos (DDE) para el ISR.

Caractersticas
Completamente en espaol. Base de datos en formato Firebird y posibilidad de uso en formato MS-SQL . Traductor automtico de datos de versiones Aspel-COI 4.0 y 5.x. Actualizacin en lnea va Internet a las ltimas mejoras de la versin (Aspel-AL). Perfiles de usuario para un acceso seguro a la informacin.