Migration vers Excel

partir dExcel 2003

Dans ce guide
Microsoft Excel 2010 ne ressemble pas Excel 2003, aussi nous avons cr ce guide afin de vous en faciliter la prise en main. Vous trouverez dans ce guide une prsentation des lments cls de la nouvelle interface, une formation gratuite Excel 2010, une prsentation des fonctionnalits telles que laperu avant impression ou la bote de dialogue Options. Vous y dcouvrirez comment changer des fichiers classeurs avec des personnes qui ne disposent pas encore dExcel 2010, et comment activer les complments ou accder aux macros et autres fonctionnalits avances. Groupes du Ruban Barre doutils Accs rapide Onglets du Ruban Chaque onglet du Ruban contient des groupes, chacun constitu dun ensemble de comLes commandes affiches ici sont toujours visibles. Vous pouvez ajouter votre commande favorite cette barre doutils. Cliquez sur un onglet du Ruban pour en afficher les commandes et les boutons. mandes. Ici, le groupe Nombre sous longlet Accueil contient des commandes pour laffichage de nombres sous forme de devise, de pourcentages, etc.

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Mode Backstage
Cliquez sur longlet Fichier pour accder au mode Backstage o vous pouvez ouvrir, enregistrer, imprimer et grer vos fichiers Excel.

Masquer le Ruban
Besoin de plus despace ? Cliquez sur cette icne ou appuyez sur Ctrl+F1 pour masquer ou afficher le Ruban.

Lanceurs de botes de dialogue Onglets contextuels du Ruban

Certains onglets apparaissent dans le Ruban uniquement lorsque vous en avez besoin. Par exemple, si vous insrez ou slectionnez un graphique, longlet Outils de graphique apparat, incluant trois onglets Cration, Disposition et Format. Si vous voyez une icne de lanceur de bote de dialogue ( ) en regard dune tiquette de groupe dans le Ruban, cliquez ici pour ouvrir une bote de dialogue avec plus doptions pour ce groupe.

Basculement entre les modes

Cliquez sur ces boutons pour afficher la feuille de calcul active en mode Normal, Mise en page ou Aperu des sauts de page.

Effectuer un zoom avant ou arrire

Cliquez sur le bouton Zoom 100 % pour slectionner un niveau de zoom, ou faites glisser le curseur de zoom vers la droite ou vers la gauche.
2010 par Microsoft Corporation. Tous droits rservs.

Pour quitter le mode Backstage, cliquez sur nimporte quel onglet du Ruban.

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Prise en main dExcel 2010
Si vous avez lhabitude dutiliser Microsoft Excel 2003, vous aurez sans nul doute des questions concernant lemplacement des commandes et des boutons des barres doutils Excel 2003 dans Excel 2010. Vous trouverez de nombreuses ressources gratuites disponibles pour vous aider utiliser Excel 2010, y compris des cours de formation et des guides de mappage des menus et du Ruban. Pour les trouver, cliquez sur longlet Fichier dans la fentre principale de lapplication, puis cliquez sur Aide. Ensuite, sous Support, cliquez sur Mise en route.

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O sont mes menus et mes barres doutils ?

Dans Excel 2010, une large bande est affiche en haut de la fentre du programme. Cest le Ruban, qui remplace les anciens menus et barres doutils. Chaque onglet du Ruban comporte diffrents boutons et commandes organiss en groupes. Lorsque vous ouvrez Excel 2010, longlet Accueil du Ruban saffiche. Cet onglet contient de nombreuses commandes frquemment utilises dans Excel. Prtez attention aux commandes tout fait droite par exemple, celles qui se trouvent dans les groupes Cellules et dition. Il est facile de les rater au premier coup dil. Dans le groupe Cellules, vous trouverez des commandes pour insrer, supprimer et mettre en forme des feuilles, des lignes et des colonnes. Dans le groupe dition qui se trouve sa droite, vous trouverez le bouton Somme automatique ainsi que des commandes permettant de remplir et deffacer les cellules.

Sur la page Web qui souvre, cliquez sur les liens dirigeant vers les lments qui vous intressent. Le guide de mappage des menus et du Ruban permet notamment un rel gain de temps. Si vous cliquez sur nimporte quelle commande Excel 2003, il vous montre exactement o cette commande est situe dans Excel 2010.

Le Ruban module son apparence en fonction de la taille et de la rsolution de lordinateur. Sur les petits crans, il est possible que seuls les noms des groupes, et pas ceux des commandes, soient affichs. Le cas chant, il suffit de cliquer sur la flche du bouton de groupe pour en afficher les commandes.

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Quelques commandes utiles...
Consultez le tableau ci-dessous pour une prsentation de certaines commandes courantes dans Excel 2010. Cette liste nest pas complte, mais elle constitue une excellente introduction. Pour une liste exhaustive des commandes Excel 2010, cliquez sur longlet Fichier, cliquez sur Aide, puis sur Mise en route.

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Pour...
Crer, ouvrir, enregistrer, imprimer, afficher laperu, protger, envoyer ou convertir des fichiers Insrer, supprimer, mettre en forme ou rechercher des donnes dans des cellules, colonnes et lignes Ajouter des tableaux croiss dynamiques, des tableaux Excel (anciennement listes), des graphiques, des graphiques sparkline, des liens hypertexte ou des en-ttes et pieds de page Dfinir les marges de page et les sauts de page, spcifier une zone dimpression ou rpter des lignes Rechercher des fonctions, dfinir des noms ou rsoudre des formules Importer des donnes, se connecter une source de donnes, trier, filtrer et valider des donnes, ou effectuer une analyse de scnarios Vrifier lorthographe, rviser et vrifier, ou protger un classeur Basculer entre les affichages des feuilles de calcul ou des classeurs actifs, rorganiser les fentres, figer les volets ou enregistrer des macros

Cliquez sur

Puis regardez dans...

le mode Backstage (cliquez sur les liens gauche de cet affichage).

les groupes Nombre, Style, Cellules et dition du Ruban. les groupes Tableaux, Graphiques, Graphiques sparkline, Liens et Texte du Ruban. les groupes Mise en page et Mise lchelle du Ruban. les groupes Bibliothque de fonctions, Noms dfinis et Audit de formules du Ruban. les groupes Donnes externes, Connexions, Trier et filtrer et Outils de donnes du Ruban. les groupes Vrification, Commentaires et Modifications du Ruban.

les groupes Affichages classeur, Fentre et Macros du Ruban.

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O est lAperu avant impression ?
Dans Excel 2010, lAperu avant impression napparat plus dans une fentre spare. Vous le trouverez dans le mode Backstage, avec dautres paramtres dimpression utiles.

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Quest devenue la fonctionnalit Outils | Options ?

Vous recherchez les paramtres Excel qui vous permettront de dfinir, par exemple, le nombre de feuilles vierges crer dans un nouveau classeur ou la police et la taille de police par dfaut pour les feuilles de calcul ? Cliquez sur longlet Fichier, puis cliquez sur Options. Cette opration ouvre la bote de dialogue Options Excel, o vous pouvez personnaliser vos paramtres et vos prfrences Excel.

Cliquez sur longlet Fichier, puis cliquez sur Imprimer. Un aperu avant impression de la feuille de calcul active apparat dans la partie droite de la fentre. Si la feuille de calcul est vierge, aucune image daperu ne saffiche. Vous pouvez affiner vos prfrences dans la partie gauche de la fentre, par exemple pour que toutes les colonnes dune feuille de calcul tiennent sur une page imprime unique ou pour modifier lorientation de Portrait en Paysage. Pour ajouter des options dimpression supplmentaires, cliquez sur le lien Mise en page dans les options dimpression, ou cliquez sur longlet Mise en page sur le Ruban pour fermer le mode Backstage et afficher dautres options. Plusieurs paramtres de la bote de dialogue Options Excel sappliquent uniquement au classeur ouvert ou une feuille de calcul en particulier. Les autres options sappliquent Excel en gnral et affectent tous les classeurs. En outre, certaines prfrences (par exemple, le modle de couleur) sappliquent toutes les autres applications Microsoft Office 2010 que vous avez installes.

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Garder vos commandes favorites porte de main
La barre doutils Accs rapide situe en haut de la fentre de lapplication Excel propose des raccourcis vers les commandes que vous utiliserez souvent. En ajoutant des boutons cette barre doutils, vous pouvez garder toutes vos commandes favorites visibles tout moment, mme lorsque vous basculez entre les onglets du Ruban. Cliquez sur la flche de la liste droulante en regard de la barre doutils Accs rapide pour activer ou dsactiver nimporte quelle commande de la liste. Si la commande que vous souhaitez ajouter ne saffiche pas dans la liste, basculez vers longlet du Ruban o se trouve le bouton, puis effectuez un clic droit dessus. Dans le menu qui saffiche, cliquez sur Ajouter la barre doutils Accs rapide.

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Crer vos propres onglets ou groupes dans le Ruban

Vous pouvez personnaliser les commandes du Ruban en plaant les boutons dans les groupes du Ruban, l o vous voulez les voir apparatre, ou en crant vos propres onglets de Ruban personnaliss. Cliquez avec le bouton droit sur nimporte quel groupe du Ruban, puis cliquez sur Personnaliser le Ruban. Dans la bote de dialogue Options Excel qui saffiche, vous pouvez ajouter des commandes vos propres onglets ou groupes. Par exemple, vous pouvez crer un onglet appel Formatage rapide, puis ajouter vos commandes de mise en forme favorites dans un groupe personnalis sous cet onglet. Si vous faites une erreur, vous pouvez utiliser le bouton Rinitialiser pour rinitialiser toutes les personnalisations et revenir aux paramtres par dfaut (usine). Les anciennes commandes Excel napparaissent pas toutes dans le Ruban, mais la plupart sont encore disponibles. Si vous ne pouvez pas vivre sans, ajoutez-les simplement au Ruban ou la barre doutils Accs rapide. Dans la bote de dialogue Options Excel, dans la liste Choisir les commandes dans les catgories suivantes, slectionnez Commandes non prsentes sur le Ruban. Ensuite, localisez la commande que vous voulez ajouter, et ajoutez-la longlet ou au groupe personnalis.

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Prsentation des touches daccs
Excel 2010 propose des raccourcis vers les commandes du Ruban, les touches daccs , qui vous permettent deffectuer rapidement des tches sans devoir utiliser la souris.

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Les raccourcis toujours ?

clavier

fonctionnent-ils

Les raccourcis clavier dExcel 2003 sont toujours disponibles dans Excel 2010. Si vous connaissez la combinaison de touches dun raccourci, tapez-la. Par exemple, Ctrl+C copie toujours dans le Presse-papiers, Ctrl+S ouvre toujours la bote de dialogue Enregistrer sous, Alt+F11 ouvre toujours lditeur Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), etc. Si vous commencez taper une combinaison de touches acclratrices Alt, une zone contextuelle saffiche :

Pour faire apparatre les touches daccs dans le Ruban, appuyez sur la touche Alt. Ensuite, pour basculer vers un onglet du Ruban laide du clavier, appuyez sur la touche correspondant la lettre affiche sous longlet. Dans cet exemple, vous devez appuyer sur la touche S pour ouvrir longlet Insertion, G pour ouvrir longlet Mise en page, U pour ouvrir longlet Formules, etc. Une fois que vous avez bascul vers longlet du Ruban de cette faon, toutes les touches daccs disponibles pour cet onglet apparaissent. Vous pouvez alors terminer la combinaison en appuyant sur la ou les touches correspondant la commande que vous voulez utiliser. Pour revenir en arrire dans une combinaison, appuyez sur la touche chap. Appuyez plusieurs fois sur la touche chap pour annuler le mode Touches daccs.

Si vous connaissez la combinaison complte, continuez et tapez-la. Par exemple, appuyez successivement sur Alt, T, O pour ouvrir la bote de dialogue Options Excel (anciennement Outils | Options). De mme, appuyez sur Alt, T, I pour ouvrir la bote de dialogue Complments (anciennement Outils | Options), etc. Si vous ne vous souvenez plus dune combinaison (ou si vous ne la connaissez pas), appuyez sur la touche chap pour annuler et utilisez plutt les touches daccs. Pour afficher une liste complte des raccourcis clavier pris en charge dans Excel 2010, appuyez sur F1 pour ouvrir lAide, puis faites une recherche sur les raccourcis clavier.

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Comment travailler avec des personnes qui ne disposent pas encore dExcel 2010 ?
Les classeurs Excel 2010 (et Excel 2007) utilisent un nouveau format denregistrement des fichiers. Si vos collaborateurs utilisent dautres versions dExcel, ne vous inquitez pas, vous pouvez toujours ouvrir et modifier les anciens classeurs dans Excel 2010, et partager vos fichiers avec des personnes qui nont pas encore Excel 2010.

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Dans Excel 2010...

Vous ouvrez un classeur cr dans Excel 2003.

Que se passe-t-il ?
Dans la fentre principale dExcel 2010, le message [Mode de compatibilit] apparat en regard du nom de fichier dans la barre de titre.

Que dois-je faire ?

Pour quitter le mode de compatibilit et convertir le fichier 2003 au nouveau format Excel 2010, cliquez sur longlet Fichier, cliquez sur Informations, puis sur Convertir. Avant de convertir votre fichier, demandez-vous si vous aurez besoin de travailler sur votre classeur avec des personnes qui utilisent encore Excel 2003 (ou une version antrieure). Si la rponse est oui, vous voudrez peut-tre continuer utiliser le mode de compatibilit. De cette faon, vous ne serez pas tent dutiliser des fonctionnalits qui ne sont pas prises en charge dans lancien format de fichier. Si vous voulez permettre aux utilisateurs dExcel 2003 dinteragir avec votre classeur Excel 2010, vous devez excuter le vrificateur de compatibilit pour garantir que le fichier fonctionnera correctement. Pour vrifier la compatibilit, cliquez sur longlet Fichier, cliquez sur Informations, cliquez sur Vrifier la prsence de problmes, puis sur Vrifier la compatibilit. Loutil vous indique quelles nouvelles fonctionnalits Excel 2010 ne sont pas prises en charge dans les anciennes versions. Vous pouvez alors dcider de supprimer ces fonctionnalits afin dviter les avertissements dans Excel 2003.

Ce message vous indique que, bien que vous soyez dans Excel 2010, techniquement, vous travaillez toujours dans lancien format de fichier et que vous ne pourrez pas utiliser les fonctionnalits Excel 2010 telles que les graphiques sparkline et les limites de lignes et de colonnes largies si vous ne convertissez pas le fichier au format de fichier Excel 2010. Vous enregistrez votre classeur en tant que fichier Excel 2010. Si vous ouvrez le classeur dans Excel 2003, une invite apparat avec un lien proposant de tlcharger le module de compatibilit gratuit (dans la mesure o les derniers correctifs et service packs sont dj installs). Le module de compatibilit est ncessaire pour quExcel 2003 puisse ouvrir et utiliser les classeurs Excel 2010. Si vous avez utilis les nouvelles fonctionnalits Excel 2010 ou une mise en forme dans votre classeur, telles que les graphiques sparkline ou les nouveaux types dicnes de mise en forme conditionnelle, il est possible que les utilisateurs dExcel 2003 obtiennent des avertissements de fonctionnalits non prises en charge ou que la mise en forme ou la fonctionnalit napparaisse pas dans le fichier.

Vous enregistrez votre classeur en tant que fichier Excel 2003.

Si le document est ouvert dans Excel 2003, le classeur souvre normalement et aucun module de compatibilit nest ncessaire. Si vous avez utilis les nouvelles fonctionnalits Excel 2010 ou une mise en forme dans votre classeur, telles que les graphiques sparkline ou les nouveaux types dicnes de mise en forme conditionnelle, il est possible que les utilisateurs dExcel 2003 obtiennent des avertissements de fonctionnalits non prises en charge ou que la mise en forme ou la fonctionnalit napparaisse pas dans le fichier.

Vous navez rien faire. Lorsque vous enregistrez votre fichier dans lancien format de fichier Excel 2003, le vrificateur de compatibilit sexcute automatiquement et vous signale toute fonctionnalit non prise en charge. Vous pouvez ensuite effectuer toutes les modifications ncessaires dans le fichier.

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Rechercher des fonctionnalits avances
Si vous prvoyez une utilisation rgulire dExcel 2010 pour concevoir des macros, des formulaires et des solutions XML ou VBA, vous pouvez ajouter longlet Dveloppeur au Ruban Excel.

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Activer le solveur et les autres complments

Excel 2010 est fourni avec plusieurs programmes complmentaires qui se branchent sur Excel afin doffrir des fonctionnalits supplmentaires, notamment un utilitaire danalyse et une version mise jour du solveur. Toutefois, ces complments napparaissent pas sur le Ruban tant que vous ne les avez pas activs. Vous pouvez grer les complments Excel de deux faons : Si vous avez activ longlet Dveloppeur (conformment la description sur la gauche), cliquez dessus, puis recherchez le groupe Complments. Ensuite, cliquez sur Complments pour ouvrir la bote de dialogue Complments. Vous pouvez aussi cliquer sur longlet Fichier, puis sur Options. Dans la bote de dialogue Options Excel, cliquez sur Complments. Vers le bas de lcran, recherchez la zone Grer. Vrifiez que Complments Excel est slectionn, puis cliquez sur OK. Dans la bote de dialogue Complments, activez les cases cocher Analysis ToolPak et Complment Solver (ainsi que dautres si vous le souhaitez), puis cliquez sur OK. Une fois activs, les complments Utilitaire danalyse et Solveur apparaissent sous longlet Donnes dans le groupe Analyse.

Dans le Ruban, cliquez sur longlet Fichier, puis cliquez sur Options. Dans la bote de dialogue Options Excel, cliquez sur Personnaliser le Ruban, puis activez la case cocher Dveloppeur dans la liste de droite. Cliquez sur OK pour fermer la bote de dialogue Options Excel. Longlet Dveloppeur apparat dsormais droite de longlet Affichage sur le Ruban.

Conseil Si vous voulez uniquement enregistrer des macros dans Excel 2010, vous navez pas besoin dajouter longlet Dveloppeur. Il vous suffit de cliquer sur longlet Affichage, puis de rechercher le groupe Macros sur la droite.