Metodologa de Simplificacin Administrativa

Proyecto de Simplificacin Administrativa Instrucciones Prepare el documento en Word, con letra verdana 10. En lo posible convirtalo a PDF, enviando ambos archivos digitales: en Word y en PDF. Presente cartula con los siguientes datos: Curso de Metodologa de Simplificacin Administrativa Nombres y Apellidos. Entidad en la que labora. Cargo rea en la que labora. Telfono fijo, celular y correo electrnico. Fechas del documento.

o o o o o o o

El documento debe tener un ndice.

Contenido. 1. Breve descripcin de su entidad, servicios que brinda y organigrama (no ms de 2 pginas). 2. Descripcin de la percepcin que tiene ustedes, respecto de los problemas de burocratizacin en su entidad, respecto a la calidad de servicios para los ciudadanos (no ms de 1 pgina). 3. Breve descripcin de cmo percibe usted la iniciativa del Alcalde y sus regidores de poner en marcha un proyecto de simplificacin de procedimientos administrativos. (Breve comentario)

4. Equipo directivo de su entidad, y el equipo de mejora continua presntelo en el formato del cuadro 1 (si usted considera que slo es necesario un solo equipo, explique sus razones en no ms de 3 lneas).

Cuadro 1 Proyecto de Simplificacin Administrativa Entidad: ________________ Propuesta de Equipo directivo Nombres y Apellidos Cargo rea en la que labora Razones por las que considera que debe participar

Cuadro 2 Proyecto de Simplificacin Administrativa Entidad: ________________ Propuesta de Equipo de Mejora continua Nombres y Apellidos Cargo rea en la que labora Razones por las que considera que debe participar

5. Diagnstico del TUPA Del TUPA de su entidad, haga una lista de 10 procedimientos a simplificar, indique las razones por los que considera que son importantes de simplificar. Presntelo en el formato del cuadro 3.
Cuadro 3 Proyecto de Simplificacin Administrativa Entidad: ________________ Propuesta de 10 procedimientos TUPA a simplificar tem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Nombre del procedimiento rea que resuelve actualmente Razones por las que considera que son importantes de simplificar

6. A partir de la informacin del cuadro 3, identifique con una X aquellos que se pueden eliminar, indicando las razones para ello. Cuadro 4. Si no elimina ninguno de los procedimientos, explique las razones.

Cuadro 4 Proyecto de Simplificacin Administrativa Entidad: ________________ Propuesta de procedimientos TUPA a eliminar tem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Nombre del procedimiento rea que resuelve actualmente Marque con X si considera que se debe eliminar Razones por las que considera que se puede eliminar

7. Elija un procedimiento a simplificar, indicando las razones, por las que considera que se debe comenzar el proyecto de Simplificacin Administrativa, con este procedimiento. 8. Respecto al procedimiento elegido, segn como se desarrolla actualmente, construya la tabla ASME-VM correspondiente en Excel. Use el archivo Excel-Modelo que se le adjunta, para modificarlo segn el procedimiento elegido. Cuadro 5.

Cuadro 5 Proyecto de Simplificacin Administrativa Entidad: ________________ Procedimiento:_____________________ Tabla ASME-VM (ejemplo)

Paso

Actividad rea Tiempo minutos Recursos Humanos

Contador de Recursos Recursos identificables Cuaderno 0 0 0 0 0 0 1 1 Papel bond 0 0 0 0 0 0 0 0 Movilidad 0 0 0 0 0 0 0 0 Bolgrafo 0 0 1 0 1 0 1

Identificador de Recursos Recursos no identificables Reparacin de PCs PCs Energa elctrica x

Tipo de actividad
Operacin Revisin Traslado Espera Archivo

Tipo de valor VA Control SVA

Tcnico I Tcnico II Tcnico III 1 1 1 0 1 0 0 4 0 0 0 0 0 1 1 2 0 0 0 0 0 0 0 0

1 Recepcionar expediente 2 Revisar los requisitos 3 Firmar el cargo al ciudadano 4 Esperar que haya una cantidad N de expedientes 5 Trasladar al Jefe de Plataforma de atencin al pblico 6 Recepcionar expediente 7 Derivar al rea destinataria

Mesa de partes Mesa de partes Mesa de partes Mesa de partes Mesa de partes Plataforma de atencin al pblico Plataforma de atencin al pblico Total

5 5 5 120 5 5 5 150

1 x 1 1 x x 1 1 1 x 1 4 1 2

9. Respecto al procedimiento elegido, segn como se desarrolla actualmente, construya el su Diagrama de Bloques correspondiente. Le sugerimos el programa MS-VISIO para hacerlo, pero es posible que para usted sea ms fcil dibujarlo en Word o en Excel. En caso extremo, puede dibujarlo a mano alzada, escanearlos y copiar la imagen en el documento del proyecto. Use el archivo VISIO-Modelo que se le adjunta, para modificarlo segn el procedimiento elegido. Cuadro 6.
Cuadro 6 Proyecto de Simplificacin Administrativa Entidad: ________________ Procedimiento:_____________________ Diagrama de bloques (ejemplo)
Caso 02 simplificado
Mesa de partes Plataforma de atencin al pblico Secretaria de Gerente B Gerente B Secretaria de Gerente C Gerente C

Recepcionar expediente Registrar expediente en cuaderno de cargos

Inicio

Esperar hasta que pueda revisar el expediente

Recepcionar expediente

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Trasladar expediente al Despacho del Gerente C

Resolver

Revisar requisitos

Esperar que haya una cantidad de N expedientes

Recoger expediente del despacho del Gerente C Firmar al cargo al ciudadano Derivar a la Secretaria del Gerente B

Esperar que haya una cantidad de N expedientes Trasladar expediente al Jefe de Plataforma de atencin

Trasladar al Jefe de Plataforma de atencin al pblico

Entregar documento al ciudadano

Registrar expediente en cuaderno de cargos

Esperar que haya una cantidad de N expedientes Registrar expediente en cuaderno de cargos

Fin

Trasladar expediente a Mesa de Partes Ventanilla 3

10.Analice las actividades que puede eliminar y explique porque es posible hacerlo. Visualice los documentos que participan, observe la tabla ASMEVM y el Diagrama de Bloques, y explique, en caso sea factible, como se puede redisear para hacerlo ms eficiente. (no ms de 1 pgina). 11.Dibuje la nueva tabla ASME-VM, correspondiente, siguiendo las instrucciones del punto 7. 12.Dibuje el nuevo Diagrama de Bloques correspondiente, siguiendo las instrucciones del punto 8. 13.Construya el cuadro comparativo en Excel . Cuadro 7.

Cuadro 7 Proyecto de Simplificacin Administrativa Entidad: ________________ Procedimiento:_____________________ Cuadro comparativo (ejemplo)

Indicadores Pasos reas Tiempo Tcnico I Tcnico II Profesional Abogado proyectista Abogado responsable Abogado especialista Director Papel bond Cuaderno Courier Bolgrafo Reparacin PCs PC Energa elctrica VA Control SVA

Actual 48 10 1911 8 3 12 7 6 5 7 28 12 2 17 0 0 0 27 8 13

Simplificado 27 6 572 9 4 0 7 0 0 7 28 12 2 10 0 0 0 16 4 7

Diferencia -21 -4 -1339 1 1 -12 0 -6 -5 0 0 0 0 -7 0 0 0 -11 -4 -6

14.Describa el plan de capacitacin para consolidar la reforma (no ms de una pgina). 15.Describa las modificaciones normativas que son necesarias para consolidar la reforma (no ms de una pgina). 16.Describa su recomendacin de otros cambios, si considera necesarios, como: infraestructura, distribucin de ambientes, etc., que permita mejor servicio y atencin al procedimiento propuesto. (no ms de 2 pginas, puede incluir grficos, dibujos, etc.). 17.Sugiera un plan de difusin (no ms de 2 pginas, puede incluir grficos, dibujos, etc.). 18.Sugiera algunas ideas para realizar: monitoreo, mejora continua, sostenimiento y evaluacin (no ms de 2 pginas). 19.Conclusiones y recomendaciones.