Unidad 1.

Elementos bsicos de Access 2007 (I)

Vamos a ver cules son los elementos bsicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin veremos cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.

Arrancar y cerrar Access 2007

Veamos las dos formas bsicas de iniciar Access 2007.

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se iniciar el programa.

Desde el icono de Access 2007 del escritorio

Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aqu. Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access .

La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Las barras
La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de Acceso rpido La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la

flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.

Pulsando en Ms comandos se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.

Las barras (cont.)

El Botn de Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.

Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir.

Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso.

Unid ad 2. Crear , abrir y cerra r una Base de Dato s (I)

Bsqueda

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Conceptos bsicos de Access

Si quieres aprender o repasar conceptos bsicos de bases de datos o quieres conocer los objetos que maneja Access 2007, consltalo aqu .

Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access. Selecciona la opcin Base de datos en blanco. En la parte inferior tambin podrs seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de datos. Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botn Buscar ubicacin . Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardar.

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aqu .

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecer la ruta y el nombre que escogiste. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto. Puedes ocultarlo haciendo clic en el botn Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma.

Si quieres ver cmo funciona el Panel de Exploracin te recomendamos que visites este avanzado .

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Unid ad 2. Cre ar, abrir y cerr

Bsqueda

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ar una Bas e de Dato s (II)

Cerrar la base de datos.
Se puede cerrar una base de datos de varias formas: Cerrando Access: Ir al Botn de Office y pulsar el botn Salir de Access. O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos.

Sin cerrar Access: En el Botn de Office , elegir la opcin Cerrar base de datos.

Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:

Desde el Botn de Office : Ir al Botn de Office . Elegir la opcin Abrir...

Desde los documentos recientes del Botn de Office : Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron bajo el ttulo de Documentos recientes. Haz clic en la que quieras abrir.

Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access: Nada ms abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opcin en Inicio Todos los Programas aparecer la pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access. En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos reciente. Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Ms... para buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir.

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo:

Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.

Para practicar los conceptos de esta unidad didctica realiza el

Ejercicio paso a paso. Crear, abrir y cerrar una base de datos

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos de Access 2007.

1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Haz clic sobre la opcin Base de datos en blanco en la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access. 3 Tambin podras desplegar el Botn de Office y hacer clic en la opcin Nuevo. Aparecer el panel Base de datos en blanco a la derecha de la pantalla.

Haz clic en el boton Buscar ubicacin

Se abrir el cuadro de dilogo Archivo de nueva base de datos. 4 Haz clic sobre el icono que aparece en la parte izquierda del cuadro de dilogo.

Observa como en el recuadro Guardar en: ahora aparece la carpeta Mis documentos 5 Pulsa el botn para crear una nueva carpeta y llmala Mis ejercicios.

6 Haz doble clic sobre la carpeta Mis ejercicios para entrar en ella. 7 En el recuadro Nombre de archivo:, escribe el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo, Clases. 8 Haz clic sobre el botn Aceptar. Observa como al volver a la pgina inicial, en el cuadro de texto Nombre de archivo aparece Clases.accdb. Tambin vers la ruta de la carpeta de Mis documentos. 9 Pulsa el botn Crear. Observa como tenemos una nueva base de datos llamada Clases.accdb preparada para cerar una

tabla. Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la base de datos anterior, por lo tanto vamos a cerrarla. 10 Abre el Botn de Office . 11 Pulsa el botn Salir de Access. Vamos a volver a abrir la base de datos, para ello ebers volver a abrir el programa desde su icono en el Escritorio o desde Inicio Todos los Programas. Ahora la base de datos est creada luego no elegimos la opcin Base de datos en blanco sino que abriremos una existente. 12 En la pantalla de Introduccin podramos hacer clic sobre el nombre de la base de datos en el marco Abrir base de datos reciente.

Mejor haremos clic sobre la opcin Abrir del Botn de Office. En este caso aparecer el cuadro de dilogo Abrir. 13 En el recuadro Buscar en: deberemos tener la carpeta Mis documentos si no es as haz clic en el icono Mis documentos o busca la carpeta desplegando el rbol de carpetas del recuadro Buscar en: y seleccionando la carpeta Mis documentos. Ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. 14 Haz clic sobre el archivo que queremos abrir, Clases.accdb. 15 Haz clic sobre el botn Abrir. Tambin podemos resumir los pasos 11 y 12 haciendo doble clic sobre el fichero Clases.accdb Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la base de datos utilizando un mtodo diferente al que hemos utilizado antes. 16 Haz clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la base de datos.

Ejercicios Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos

Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin.

Ejercicio 1: Concesionario.
1 Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el nombre Concesionario. Si la carpeta no existe crala. 2 Cerrar la base de datos anterior. 3 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 4 Volver a cerrarla.

Ejercicio 2: Clnica.
1 Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el nombre Clinica. 2 Cerrar la base de datos anterior. 3 Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 4 Volver a cerrarla. Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en los ejercicios anteriores, Aqu te lo explicamos.

Ejercicios Unidad 3. Crear una tabla de datos.

Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin.

Ejercicio 1: Concesionario
1 Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 2 Crear una tabla con el nombre Clientes con los siguientes campos:
Nombre del Tipo de

campo Codigo Cliente Nombre Cliente Apellidos cliente Direccion cliente Poblacion Codigo postal Provincia Telefono

dato Numrico Texto Texto Texto Texto Numrico Texto Texto

Fecha nacimiento Fecha/Hora

La clave principal ser el campo Codigo cliente. 3 Crear otra tabla con el nombre Coches vendidos con los siguientes campos:
Nombre del campo Matricula Marca Modelo Color Precio Extras instalados Tipo de dato Texto Texto Texto Texto Texto Memo

La clave principal ser el campo Matricula. 4 Crear otra tabla con el nombre de Revisiones con los siguientes campos:
Nombre del campo N revision Cambio aceite Cambio filtro Revision frenos Otros Tipo de dato Autonumrico S/No S/No S/No Memo

La clave principal ser el campo N revision. 5 Cerrar la base de datos.

Ejercicio 2: Clnica
1 Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 2 Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos:

Nombre del campo Codigo Paciente Nombre Paciente Direccion Poblacion Codigo postal Provincia

Tipo de dato Numrico Texto Texto Texto Numrico Texto

Apellidos Paciente Texto

Telefono Paciente Texto Fecha nacimiento Fecha/Hora

De momento no definimos clave principal. 3 Crear otra tabla con el nombre de Medicos con los siguientes campos:
Nombre del campo Codigo Medico Nombre Medico Apellidos Medico Telefono Medico Especialidad Tipo de dato Texto Texto Texto Texto Texto

De momento no definimos clave principal. 4 Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos:
Nombre del campo N ingreso Habitacion Cama Fecha ingreso Tipo de dato Autonumrico Numrico Texto Fecha/Hora

No definir clave principal. 5 Cerrar la base de datos.

Ejercicios Unidad 4. Modificar tablas de datos

Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin.

Ejercicio 1: Concesionario

1 Introducir los siguientes datos en la tabla Clientes de la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios.
Cdigo Nombre Apellidos Direccin Cliente Cliente Cliente 100 101 105 112 225 260 289 352 365 390 810 822 860 861 Antonio Carlos Luis Jaime Alfonso Jos Elisa Eva Gerardo Carlos Lourdes Sergio Joaqun Joaqun Garca Prez Prez Ruiz Astilleros, 3 Magallanes, 21 Poblacin Valencia Utiel Cdigo Provincia Telfono Postal 46011 46300 46700 46014 46500 46002 46500 46600 46002 46005 46007 46005 46800 46800 Valencia Valencia Valencia Valencia Valencia Valencia Valencia Valencia Valencia Valencia Valencia Valencia Valencia Valencia Fecha nacimiento

963689521 15/08/60 962485147 26/04/58 962965478 30/03/61 963684596 31/01/68 963547852 28/04/69 963874569 15/05/64 963547812 10/07/62 962401589 12/08/65 963589621 02/01/65 963589654 03/05/67 963587412 25/06/64 963589621 25/12/67 963758963 04/05/69 963758963 04/05/69

Rodrguez Juan de Mena, Ganda Ms 11 Juangrn Sornes Prats Montolla Navarro Lard beda Sansn San Martn Balmes, 21 Sneca, 23 Valencia Sagunto

Ro Segura, 14 Valencia Valencia, 4 Sagunto

Villafranca, 34 Alzira Valencia Valencia Valencia

Hernndez Salinas, 8 Luis Prats Ruiz Ercilla, 8 Oliver Peris Larred Navas rboles Onsins rboles Onsins Gran va, 34

Blasco Ibez, Valencia 65 Ganda, 8 Ganda, 8 Xtiva Xtiva

2 Modificar el nombre de Gerardo Hernndez Luis por Alfredo. 3 Borrar el ltimo registro. 4 Cerrar la tabla y la base de datos.

Ejercicio 2: Clnica
1 Modificar la estructura de la tabla Pacientes de la base de datos Clnica de la carpeta Mis ejercicios siguiendo estas indicaciones:
Nombre del campo Tipo de dato Codigo Paciente clave principal

Provincia

Borrar este campo

2 Modificar la estructura de la tabla Mdicos con los siguientes datos:

Nombre del campo Codigo Medico Telefono Medico Tipo de dato Clave principal Borrar este campo

3 Modificar la estructura de la tabla Ingresos con los siguientes datos:

Nombre del campo N ingreso Tipo de dato Clave principal

4 Cerrar la base de datos.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en los ejercicios anteriores, Aqu te lo explicamos.

Ejercicios Unidad 5. Propiedades de los campos

Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar los ejercicios planteados a continuacin.

Ejercicio 1: Concesionario
1 Modificar la estructura de la tabla Clientes de la base de datos Concesionario siguiendo los datos que vienen a continuacin:
Nombre del campo Propiedades Codigo Cliente Nombre Cliente Apellidos cliente Direccion cliente Poblacion Codigo postal No se puede introducir clientes cuyo cdigo no est comprendido entre los valores 1 y 3000. Tamao:15 Tamao: 30 Tamao: 30 Tamao: 15 Tamao: 5 slo admite nmeros de 5 cifras e inferiores a 53000

Provincia Telefono Fecha nacimiento

Tamao: 15 Por defecto el valor ser: Valencia ya que la mayora de nuestros clientes estn en esta provincia. Tamao: 10 con mscara de telfono Formato: Fecha corta

2 Probar cambiar el cdigo del primer cliente por 4500. Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validacin. 3 Volver a dejar el cdigo 100. 4 Comprobar todas las dems propiedades que hemos incluido. 5 Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos:
Nombre del campo Tipo de dato Matricula Marca Modelo Color Precio Extras instalados Tamao: 7 Tamao: 15 Tamao: 20 Tamao: 12 Numrico formato Moneda Dejar las opciones que tiene

6 Cerrar la tabla. 7 Cerrar la base de datos.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio, Aqu te lo explicamos.

Ejercicio 2: Clnica III.

1 Modificar la tabla Pacientes de la base de datos Clinica siguiendo estas indicaciones:
Nombre del campo Tipo de dato Codigo Paciente Nombre Paciente Apellidos Paciente Direccion Poblacion Codigo postal Entero Tamao: 15 Tamao: 30 Tamao: 30 Tamao: 15 Tamao: 5

Telefono Paciente Fecha nacimiento

Tamao: 10 Formato: Fecha corta

2 Modificar la tabla Medicos con los siguientes campos:

Nombre del campo Codigo Medico Nombre Medico Apellidos Medico Especialidad Tipo de dato Tamao: 5 Tamao: 15 Tamao: 30 Tamao: 20

3 Modificar la tabla Ingresos con los siguientes campos:

Nombre del campo Habitacion Cama Fecha ingreso Tipo de dato Entero Tamao: 1 Formato: Fecha corta

4 Cerrar la base de datos.

Si no tienes muy claro las operaciones a realizar en este ejercicio, Aqu te lo explicamos.

Unidad 3. Crear tablas de datos (I)

Aqu veremos cmo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base de datos en los temas siguientes y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que nos proporciona Access 2007.

Crear una tabla de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio.

Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc... Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:

Aparecer la vista de Diseo de la tabla:

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir propiedades del campo es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. Para seguir pasa a la pgina siguiente...

Unid ad 3. Crear tabla s de datos (II)

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Crear una tabla de datos (cont.).

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo. Para ms informacin sobre los diferentes tipos de datos haz clic aqu Si deseas informacin sobre el asistente para bsquedas haz clic aqu . .

Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar ms caractersticas del campo, caractersticas que veremos con detalle en la unidad temtica siguiente.

A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla. Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que nicamente sirve para introducir un comentario, normalmente una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este cometario aparecer en la barra de estado de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la tabla.

La clave principal
Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el born anterior .

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

Unid

Bsqueda

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ad 3. Crear tabla s de datos (III)

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es

Guardar una tabla.

Para guardar una tabla, podemos: Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.

Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

Cerrar una tabla.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men emergente.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar la pestaa.

que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel que

Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de creacin de tablas.

Ejercicio paso a paso. Crear una tabla de datos

Objetivo.
Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access 2007. Nota: Puedes descargarte diversos archivos tiles para realizar ejercicios a lo largo de este curso: access2007_ejer. zip 65 KB 1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro (la que se cre en el unidad anterior). Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla ser la de alumnado y la otra tabla la de cursos. Empezaremos por crear la tabla Alumnado. 3 Haz clic sobre el botn Diseo de tabla de la pestaa Crear. O bien haz clic sobre el botn Tabla de la pestaa Crear, y luego ve a la vista de Diseo haciendo clic en Vista Diseo desde la pestaa Hoja de datos o desde la barra de estado. 4 En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo alumnado. 5 Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 6 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondr Texto como tipo de dato, haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo Autonumrico. 7 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 8 Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 9 Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo texto y posicinate en la tercera columna. 10 En la columna Descripcin de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre del alumno. Pulsa INTRO para pasar a la siguiente columna.

11 Escribe Apellidos alumnado. 12 Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la fila siguiente. 13 Crea a partir de ahora los siguientes campos: Direccion, Poblacion que sern todos ellos de tipo Texto. 14 Crea a continuacin el campo Codigo Postal de tipo Nmero. 15 Crea a continuacin el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora. Ahora vamos a definir el campo Codigo alumnado como Clave principal ya que no podremos tener dos alumnos/as con el mismo cdigo. De todas formas, puede que Access haya puesto automticamente el primer campo como clave principal. 16 Haz clic sobre el nombre del campo Codigo alumnado. 17 Haz clic sobre el botn Clave principal de la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Ya podemos guardar la tabla. 18 Despliega el Botn de Office . 19 Elige la opcin Guardar. 20 Cuando te pida el nombre de la tabla, escribe Alumnado. 21 Haz clic sobre el botn Aceptar. Ahora cerraremos la tabla. 22 Haz clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla. 23 En el men desplegable selecciona Cerrar. Ahora vamos a crear la segunda tabla: 24 Haz clic sobre el botn Diseo de tabla de la pestaa Crear. 25 En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo curso. 26 Pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 27 Haz clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Nmero. 28 Pulsa la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 29 Pulsa la tecla INTRO para ir al siguiente campo.

30 Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla. 31 Como no queremos cambiar las dems caractersticas del campo, pulsa la FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo. 32 Escribe Nhoras, de tipo Nmero. 33 Crea de la misma forma los siguientes campos: Fecha inicio y Fecha final que sern de tipo Fecha/Hora. Ahora vamos a definir el campo Codigo curso como Clave principal. 34 Haz clic sobre el nombre del campo Codigo curso. 35 Haz clic sobre el botn de la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Ya podemos guardar la tabla. 36 Haz clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.

37 Escribe el nombre de la tabla, Cursos. 38 Haz clic sobre el botn Aceptar. Ahora cerraremos la tabla. 39 Haz clic sobre el botn Cerrar a la derecha de la pestaa con el nombre de la tabla.

Si queremos cerrar nuestra base de datos. 40 Haz clic sobre el botn Cerrar de la ventana de Access.

Unidad 4. Modific ar tablas de datos (I)

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es

Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la definicin de una tabla como los datos introducidos en ella.

Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificacin en su diseo: Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada en la unidad temtica anterior. Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias. Para aadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el botn o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin desaparecern. de la pestaa Diseo.

Por ltimo, guardar la tabla.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificar diseo de tablas.

Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opcin en el men contextual. Si estamos en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el botn Vistasde objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaa Inicio o diseo.

En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro. Escribir el valor del primer campo del registro. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de la tabla. Hacer clic sobre el botn Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El registro quedar seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vista de objeto de la pestaa Inicio.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de introduccin de datos.

Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual. Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en nuestro caso es tres.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al ltimo registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla. Podemos ir tambin directamente a un registro determinado de la siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar INTRO.

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de desplazamiento en una tabla.

Ejercicio paso a paso. Desplazamiento en una tabla

Objetivo.
Practicar las operaciones para desplazarse por los registros de una tabla con Access 2007.

1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 3 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre sta en el Panel de Exploracin. Observa como el registro activo es el primero. 4 Haz clic sobre el botn de la barra inferior para ir al siguiente registro.

Observa como el cuadro en blanco de dicha barra nos indica el registro en el cual nos encontramos situados. 5 Haz clic sobre el botn 6 Haz clic sobre el botn 7 Haz clic sobre el botn 8 Haz clic sobre el botn para ir al ltimo registro. de la barra inferior para ir al registro anterior . para ir al primer registro. para crear un nuevo registro.

Observa como el cursor se encuentra situado en la ltima fila de la tabla. 9 Introduce los siguientes registros.
Codigo Nombre Alumnado Alumnado 9 10 Luisa Juan Apellidos Alumnado Surez Menor Casas Ms Direccion Valle, 27 Mayor, 34 Poblacion Valencia Valencia Codigo Postal 46002 46005 Fecha de nacimiento 25/04/65 30/10/62

Ahora vamos a ir al registro 4. 10 Haz doble clic sobre el nmero de registro actual de la barra inferior. 11 Escribe 4 y pulsa INTRO. Observa como el cursor se ha posicionado en el cuarto registro. 12 Cierra la tabla haciendo clic sobre el botn Cerrar de la ventana Hoja de datos. de la ventana Base de datos.

13 Cierra la base de datos haciendo clic sobre el botn Cerrar

Unidad 4. Modific ar tablas de datos (II)

Bsqueda

pub-1875034419

ISO-8859-1

ISO-8859-1

GALT:#008000;G

es

Buscar y reemplazar datos.

Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra disposicin la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic en el botn Find de la pestaa Inicio:

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla. En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor introducido en el campo. Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene porque coincidir exactamente con l. Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Despus podemos indicarle Buscar: Todos para buscar en todos los registros de la tabla. Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos situados. Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el ltimo.

Si activamos la casilla Maysculas y minsculas diferencia a la hora de buscar entre maysculas y minsculas (si buscamos Mara no encontrar mara). Hacemos clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda y se posicionar en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si queremos seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos. Despus cerrar el cuadro de dilogo. Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opcin Reemplazar. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de datos a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente hacer clic en el botn Reemplazar del marco Buscar de la pestaa Inicio.

O bien hacer clic sobre el botn Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaa Reemplazar. Vers el cuadro de dilogo de la siguiente forma:

La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro para introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin. Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el campo. Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso de buscar datos en una tabla.

Ejercicio paso a paso. Buscar datos en una tabla

Objetivo.
Practicar las operaciones para buscar datos en una tabla con Access 2007.

1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. Empezaremos por cambiar la fecha de nacimiento de una alumna cuyo nombre es Fabiola. 1 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre sta en el Panel de Exploracin. 2 Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar, Nombre Alumnado. 3 Haz clic sobre el botn Buscar en la pestaa Inicio.

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reeemplazar. 4 En el cuadro Buscar:, escribe el valor a buscar Fabiola. 5 En el cuadro Coincidir: dejar la opcin Hacer coincidir todo el campo ya que en el campo slo habr escrito este valor. 6 Haz clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda. Access 2007 se habr posicionado en el registro deseado. Como ya no queremos realizar ms bsquedas cerramos el cuadro de dilogo Buscar y reeemplazar. 7 Haz clic sobre el botn Cancelar. Ahora vamos a modificar la fecha de nacimiento, por lo tanto: 8 Sitate en el campo fecha de nacimiento. 9 Escribe el nuevo valor, 15/08/66.

Tambin vamos a cambiar la direccin de un alumno cuyo primer apellido es Lpez. 1 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos si no se encuentra abierta. 2 Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar, Apellidos Alumnado. 3 Haz clic sobre el botn Buscar en la pestaa Inicio.

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reeemplazar. 4 En el cuadro Buscar:, escribe el valor a buscar Lpez. 5 En el recuadro Coincidir: dejar la opcin Comienzo del campo ya que estamos buscando el primer apellido, por lo tanto el campo comenzar por Lpez pero despus puede tener algo ms escrito.

6 Haz clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda. Access 2007 se habr posicionado en el registro deseado. 7 Haz clic en el botn Cancelar. Ahora vamos a modificar la direccin, por lo tanto: 8 Sitate en el campo direccion. 9 Escribe el nuevo valor, Calicanto, 16. 10 Cierra la tabla .

Unidad 5. Propiedades de los campos (I)

Introduccin
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo, esta ltima pestaa est explicada en el tema 3 junto con el asistente de bsqueda. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos. A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.

Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255. Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos. Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

Unidad 5. Propiedades de los campos (II)

Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe. Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico. Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son: Nmero general: presenta los nmeros tal como fueron introducidos. Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo monetario asignado en Windows como puede ser . Euro: utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro. Fijo: presenta los valores sin separador de millares. Estndar: presenta los valores con separador de millares. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).

Cientfico: presenta el nmero con notacin cientfica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos: Fecha general: si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga: se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000. Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000. Fecha corta: se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo: 01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de aos entre 1930 y 1999. Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20. Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM. Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos S/No Activado/Desactivado. disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y

S, Verdadero y Activado son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Nota: El control predeterminado para un dato S/No es la casilla de verificacin por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaa Bsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuacin.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendran que crear formatos personalizados. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de formatos haz clic aqu .

Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el nmero de decimales que queremos asignar a un tipo de dato

Nmero o Moneda.

Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____. Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Si deseas ms informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada haz clic aqu .

Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Unidad 5. Propiedades de los campos (III)

Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la tabla. Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no lo tendremos que teclear. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente. Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.

Para formar la condicin puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia animada. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico. Para ayudarnos a escribir la regla de validacin tenemos el generador de expresiones que se abre al hacer clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella. Para conocer un poco ms sobre l visita nuestro avanzado .

Texto de validacin
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad anterior. Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumrico.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.

Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda. Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin ndice. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo). S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados. Si quieres saber ms sobre los ndices haz clic aqu .

Para practicar las operaciones estudiadas puedes realizar el Ejercicio paso a paso sobre propiedades de los campos.

Ejercicio paso a paso. Modificar propiedades de los campos

Objetivo.
Practicar las propiedades de los campos con Access 2007.

1 Si no tienes abierto Access 2007, brelo para realizar el ejercicio. 2 Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios del disco duro. Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades:
Campo Codigo alumnado Propiedades

Dejaremos las propiedades que tiene. Tamao: 15 y obligatorio Tamao: 30 y obligatorio Tamao: 30 y opcional Tamao: 15 Por defecto deber aparecer Valencia ya que la mayora de nuestros clientes son de Valencia Entero largo, se puede dejar vaco, admite slo 5 dgitos.

Nombre alumnado Apellidos alumnado Direccion

Poblacion

Codigo Postal

Fecha de nacimiento

Formato: Fecha corta puede dejar sin datos

se

Curso

Dejaremos las propiedades que tiene.

3 Haz doble clic en la tabla Alumnado en el Panel de Exploracin. 4 Haz clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades. 5 Haz clic sobre la propiedad Tamao que aparece en la parte inferior de la ventana, se quedar seleccionado el tamao por defecto 50. 6 Escribe el tamao, 15. 7 Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en su propiedad Requerido el valor S, para ello, posicinate sobre la propiedad Requerido y elige de la lista desplegable el valor S. 8 Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado, hacer clic sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades de dicho campo. 9 Escribe 30 en el Tamao. 10 Haz doble clic sobre el valor No de la propiedad Requerido, vers como pasa a valer S. Cuando una propiedad tiene dos posibles valores, haciendo doble clic sobre el valor, este cambia automticamente, as has visto dos formas distintas para cambiar la propiedad Requerido, ahora elige t la que prefieras. 11 Haz clic sobre el campo Direccion y asgnale tamao 30. Como el campo es opcional dejamos la propiedad Requerido a No. 12 Haz clic sobre el campo Poblacion y asgnale tamao 15. Para que aparezca por defecto el valor Valencia tenemos que cambiar su propiedad Valor predeterminado. 13 Haz clic sobre la propiedad Valor predeterminado. 14 Escribe Valencia. 15 Deja el campo Codigo Postal con el Tamao del campo Entero largo y Requerido No. Para que siempre tenga cinco dgitos numricos definiremos una mscara de entrada. 16 Haz clic sobre la propiedad Mscara de entrada, teclea la mscara 00000 (el 0 representa un dgito numrico obligatorio y que si se introduce un valor, este deber contener obligatoriamente cinco cifras. Para que el cdigo postal sea siempre menor que 53000 tenemos que cambiar la propiedad Regla de Validacin.

17 Haz clic sobre la propiedad Regla de validacin y teclea < 53000. Para mejorar esta regla de validacin rellenaremos la propiedad Texto de validacin para que el usuario sepa porqu el valor introducido es incorrecto. 18 Haz clic sobre la propiedad Texto de validacin y teclea El cdigo postal debe ser inferior a 53000. Este ser el mensaje que salga cuando se intente introducir en el campo un valor mayor o igual a 53000. 19 Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 20 Haz clic sobre la propiedad Formato. Aparecer una flecha a la derecha indicndonos la existencia de una lista desplegable. 21 Haz clic sobre la flecha de la derecha. 22 Elige la opcin Fecha corta.

Como hemos terminado con el diseo de la tabla, vamos a guardarla. 23 Haz clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.

Al Guardar, Access nos advertir de que podemos perder datos al reducir el tamao de los campos. Por ejemplo, si tenamos una poblacin de ms de 15 carcteres, se recortar a 15. En este cado no sucede, pero hay que tenerlo en cuenta al modificar una tabla con datos.

Vamos a trabajar ahora con la tabla Cursos. Empezaremos por modificar su estructura de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades:
Campo Codigo curso Nombre curso N horas Fecha inicio Fecha final Propiedades Sin cambios Tamao: 15 Tamao: Entero Sin cambios Sin cambios

1 Haz doble clic en la tabla Cursos en el Panel de Exploracin. 2 Haz clic en el campo Nombre curso para modificar sus propiedades. 3 Haz clic en la propiedad Tamao que aparece en la parte inferior de la ventana.

4 Asgnale un 15. 5 Haz clic sobre el campo N horas. 6 Asgnale Tamao Entero. 7 Haz clic en el botn Guardar 8 Haz clic en el botn de la barra de Acceso Rpido para guardar la tabla.

de la vista Diseo de tabla. de Access.

10 Cierra la base de datos haciendo clic en el botn Cerrar

Unidad 6. Las Relaciones (I).

En esta unidad veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos. Si no sabes lo que es una relacin en bases de datos, te introducimos algunos conceptos bsicos para entender las relaciones aqu .

Crear la primera relacin.

Para crear relaciones en Access 2007 primero deberemos acceder a la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botn Relaciones que se encuentra en la pestaa Herramientas de base de datos. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Hacer clic sobre el botn Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear. Hacer clic sobre el botn Cerrar.

Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso codigo). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la tabla secundaria (aulaClic_Facturas). Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y aulaClic_Facturas) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (codigo y numero). Ojo! siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto del mismo tipo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.

Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Si quieres saber ms sobre integridad referencial y operaciones en cascada haz clic aqu Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones. .

Para practicar las operaciones descritas realiza el Ejercicio paso a paso de crear relaciones.

Ejercicio paso a paso. Crear relaciones

Objetivo.
Practicar las operaciones sobre la creacin de relaciones entre tablas con Access 2007.

1 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.

Vamos a relacionar las tablas Alumnado y Cursos. La relacin existente entre las tablas Cursos y Alumnado es de Uno a Varios ya que un curso tendr varios registros relacionados en la tabla de Alumnado pero un alumno de la tabla Alumnado slo podr pertenecer a un curso por lo que la tabla principal ser la de Cursos y la tabla asociada la de Alumnado. Como no hemos definido ninguna relacin todava la ventana Relaciones est vaca, para crear la relacin primero tenemos que tener las tablas en la ventana Relaciones: 2 Haz clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas. 3 Selecciona la tabla Cursos. 4 Haz clic sobre el botn Agregar. 5 Selecciona la tabla Alumnado. 6 Haz clic sobre el botn Agregar. 7 Haz clic sobre el botn Cerrar. Ahora has vuelto a la ventana Relaciones.

Ahora definiremos la relacin, las dos tablas estarn relacionadas por el campo Codigo Curso: 8 Posicinate sobre el campo de relacin de la tabla principal, es decir Codigo Curso de la tabla Cursos. 9 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrstralo hasta el campo Curso de la tabla Alumnado. 10 Suelta el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stos el nombre de los campos de relacin, Codigo Curso y Curso. Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asigna dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin. En nuestro caso pondr Uno a varios. 11 Activa la casilla Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ella. 12 Si no aparece ningn mensaje de error pasa al punto 21. Aqu se nos plantear un problema. Seguramente te dir que no puede crear la relacin porque hay registros en Alumnado con valores de Curso que no existen en la tabla Cursos. Te lo dir en otras palabras pero eso es lo que quiere decir. Pero si nosotros no hemos introducido todava valores en el campo Curso de la tabla Alumnado!! Nosotros no pero Access s. El campo Curso es numrico y Access por defecto asigna un 0 como valor predeterminado de los campos numricos, as que habr puesto un cero en el campo Curso de todos los alumnos. Y el valor cero es un valor (como si fuese el curso 0) que buscar en la tabla Cursos y por supuesto el curso 0 no existe. Si no lo tienes claro repasar el apartado de Integridad referencial. Para solucionar esto tienes que realizar estos pasos: 13 Cancela la creacin de la relacin. 14 Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos y borra los ceros que hay en la columna Curso. As ya no habrn alumnos con el curso cero y se podr definir la relacin. 15 Pasa a vista Diseo de tabla y modifica la propiedad Valor predeterminado del campo Curso, borra el cero. As no se asignar un cero a los nuevos alumnos que se creen sin curso. 16 Cierra la tabla guardando los cambios. 17 Vuelve a la ventana Relaciones. 18 Vuelve a realizar los puntos 8 a 12. 19 Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones. 20 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botn .

Unidad 6. Las Relaciones (II).

Aadir tablas a la ventana Relaciones.
Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior. Aadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo.

Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones: Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos. Despus podemos elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del men contextual que aparecer,

hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar tabla en la pestaa Diseo.

Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas: hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar y elegir la opcin Modificar relacin... del men contextual que aparecer,

o bien, hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar relaciones que encontrars en la pestaa Diseo de la banda de opciones.

Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Eliminar relaciones.
Si lo que queremos es borrar la relacin podemos:

hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar del men contextual,

o bien, hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada, y a continuacin pulsar la tecla DEL o SUPR. La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de modificar relaciones.

Ejercicio paso a paso. Modificar relaciones

Objetivo.
Practicar las operaciones de quitar tabla, aadir tabla, modificar relacin, eliminar relacin de la ventana Relaciones .

Ejercicio1.
1 Si no la tienes abierta, abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Si no tienes abierta la ventana Relaciones, brela: 2 Haz clic en el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos. Vamos primero a practicar las operaciones de Mostrar y Quitar tabla: 3 Haz clic derecho sobre la tabla Cursos 4 Selecciona la opcin Ocultar tabla La tabla ha desaparecido y tambin la relacin asociada a ella, la relacin ha desaparecido de la ventana Relaciones pero no se ha borrado.. 5 Haz clic en el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas. 6 Selecciona la tabla Cursos. 7 Haz clic sobre el botn Agregar. 8 Haz clic sobre el botn Cerrar. Ahora has vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecerido automticamente la relacin. Ahora queremos que cuando se borre un curso, se borren automticamente todos los alumnos que tengan ese curso, para ello debemos modificar la relacin: 9 Haz clic sobre la relacin, esta aparecer resaltada. 10 Haz clic en el botn Modificar relacines en la pestaa Diseo. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 11 Activa la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados. Tambin queremos que cuando se modifique el cdigo de un curso, se actualicen automticamente todos los alumnos que tengan ese curso. 12 Activa la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. 13 Haz clic sobre el botn Aceptar. Has modificado la relacin y has vuelto a la ventana Relaciones. Por ltimo intentaremos eliminar la relacin, de forma que las tablas no estn relacionadas entre s: 14 Haz clic sobre la relacin, quedar resaltada 15 Pulsa la tecla SUPR en tu teclado. Aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir si queremos eliminar la relacin de forma permanente, le deberamos contestar S, pero para el ejercicio para no borrar la relacin y poder seguir con el ejercicio. 22 Contesta No. 23 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botn .

Ejercicio2.
Ahora vamos a repetir el ejercicio anterior pero utilizando los mens contextuales. 1 Si no la tienes abierta, abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios.

Si no tienes abierta la ventana Relaciones, brela: 2 Haz clic en el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos. Para quitar y mostrar una tabla: 3 Haz clic con el botn derecho sobre la tabla Cursos, se desplegar el men contextual asociado a una tabla 4 Elige la opcin Ocultar tabla La tabla ha desaparecido y tambin la relacin asociada a ella. 5 Haz clic con el botn derecho del ratn sobre el fondo de la ventana Relaciones. Se desplegar el men contextual asociado a la ventana. 6 Elige la opcin Mostrar tabla Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas. 7 Haz doble clic sobre el nombre de la tabla Cursos que aparece en el cuadro de dilogo. 8 Haz clic sobre el botn Cerrar. Ahora has vuelto a la ventana Relaciones y al mostrar la tabla Cursos ha reaparecerido automticamente la relacin. Ahora para modificar la relacin: 9 Haz clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar, se desplegar el men contextual asociado a relaciones. 10 Elige la opcin Modificar relacin... Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 11 Haz clic sobre el botn Aceptar (no vamos a modificar nada de la relacin). Has modificado la relacin y has vuelto a la ventana Relaciones. Para eliminar la relacin: 12 haz clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar, se desplegar el men contextual 13 Elige la opcin Eliminar Aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir si queremos eliminar la relacin de forma permanente, le deberamos contestar S, pero para el ejercicio para no borrar la relacin y poder seguir con los ejercicios. 14 Contesta No. 15 Cierra la ventana Relaciones haciendo clic sobre su botn .

Unidad 6. Las Relaciones (III).

Limpiar la ventana relaciones
Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuacin. Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo:

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen existiendo en la base de datos, nicamente hemos limpiado la ventana. A partir de ese momento podemos ir aadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opcin Mostrar directas que explicaremos a continuacin.

Mostrar relaciones directas

Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del men contextual que aparecer,

hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa Diseo.

Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas relaciones.

Visualizar todas las relaciones

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre: hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin Mostrar todo del men contextual que aparecer,

pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo.

Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas. Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de ventana relaciones.

Ejercicio paso a paso. La ventana relaciones

Objetivo.
Practicar las operaciones de Borrar diseo, Mostrar directas, Mostrar todo.

Ejercicio 1.
1 Copia la base de datos Ejemplo1.accdb que se encuentra en la carpeta ejercicios del curso a la carpeta Mis ejercicios de tu disco duro.

2 Abre la base de datos Ejemplo1.accdb de tu disco duro. Esta base de datos tiene definidas unas tablas y unas relaciones para que puedas ver mejor el efecto de las opciones Borrar diseo, Mostrar todo, y Mostrar directas. 3 Haz clic en el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos. Ahora ests en la ventana Relaciones. 4 Haz clic en el botn Borrar diseo en la pestaa Diseo. La ventana Relaciones queda vaca. Ahora queremos saber las tablas que estn relacionadas con la tabla AULACLIC_CLIENTES. 5 Haz clic en el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas. 6 Selecciona la tabla AULACLIC_CLIENTES. 7 Haz clic sobre el botn Agregar. 8 Haz clic sobre el botn Cerrar. 9 Haz clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa de Diseo. Observa como aparecen todas las tablas relacionadas con AULACLIC_CLIENTES y las relaciones correspondientes 10 Haz clic en el botn Mostrar relaciones directas en la pestaa de Diseo. Observa el resultado. 11 Haz clic en el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa de Diseo. Observa como ahora aparecen las tablas que faltaban. 12 Cierra la ventana Relaciones

Unidad 7. Las Consult as (I)

Bsqueda

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En esta unidad veremos cmo crear consultas y manejarlas para la edicin de registros de tablas creadas con Access 2007.

Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin. Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Consultas especficas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL, con el que aprenders a realizar estas consultas.

Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:

Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante.

Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.

Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.

Para seguir pasa a la pgina siguiente...

Unidad 7. Las Consult as (II)

Bsqueda

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La vista Diseo.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante iremos profundizando en la explicacin: Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar,

puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la poblacin en el resultado ya que todos son de la misma poblacin. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada. Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vaca de la cuadrcula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').

Definir campos calculados

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una funcin. Si quieres saber ms sobre cmo formar expresiones, haz clic aqu .

Encabezados de columna

Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta. Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre todo para los campos calculados. En la consulta que aparece ms arriba tienes el ejemplo de la segunda columna, esta tendr en el encabezado Mes_Factura y en la columna se visualizar el mes de la fecha de la factura (tenemos un campo calculado que utiliza la funcin mes( ), funcin que obtiene el mes de una fecha).

Cambiar el orden de los campos

Si hemos incluido campos en la cuadrcula y queremos cambiar el orden de estos campos podemos mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando. Para mover una columna arrastrndola: Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha la columna aparecer resaltada (est seleccionada). Mover un poco el cursor para que aparezca la flecha arrastrar la columna hasta la posicin deseada. Para mover una columna cortndola: Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha hacer clic). Hacer clic sobre el icono en la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+X), desaparecer la columna. hacer clic,

. Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo

A continuacin crear una columna en blanco en el lugar donde queremos mover la columna que hemos cortado con la opcin Insertar Columnas de la pestaa Diseo. Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono Pegar la pestaa Inicio (o bien teclear Ctrl+V).

Podemos seleccionar varias columnas consecutivas seleccionando la primera y manteniendo la tecla May pulsada, seleccionar la ltima columna a seleccionar, se seleccionarn las dos columnas y todas la columnas que se encuentren entre las dos.

Unidad 7. Las Consult as (III)

Bsqueda

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Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta haciendo clic sobre el botn o bien, seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office . Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar. Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn . de la barra de Acceso Rpido,

Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde el Panel de Exploracin. Desde el Panel de Exploracin: Haciendo doble clic sobre su nombre.

Desde la vista diseo de la consulta: Haciendo clic sobre el botn Ejecutar de la pestaa Diseo:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas.

Modificar el diseo de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta: Situarse en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta. En el men contextual seleccionar .

Ejercicio paso a paso. Consultas simples

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta simple.

Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta y utilizar el * (todas las columnas). 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada. 4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana Diseo de consulta. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla Cursos. Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a indicar qu campos (columnas) queremos que aparezcan en la consulta. En la tabla de la zona de tablas tienes los campos de la tabla Cursos y un * que representa todas las columnas. 6 Haz doble clic sobre el asterisco y observa como aparece en la rejilla QBE el asterisco. 7 Haz clic en el botn Ejecutar resultado. o el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para ver el

Observa que aparecen todas las columnas de la tabla Cursos. Como no tenemos cursos creados no aparecen datos, pero podemos introducirlos directamente desde la vista Hoja de datos de la consulta. 8 Introduce los siguientes datos. No hace falta guardar los registros ya que stos se almacenan

automticamente.
Cdigo Nombre Curso Curso 1 2 3 4 Ofimtica Ingls Informtica Animacin N Fecha Horas Inicio 300 150 340 250 Fecha Final

15/07/00 20/10/00 25/07/00 10/09/00 10/07/00 25/10/00 30/07/00 05/10/00

Ahora vamos a eliminar la columna * de la rejilla. 1 Mueve el puntero sobre la parte superior de la columna hasta que aparezca la flecha de seleccin de columna y en ese momento haz clic. La columna aparecer seleccionada.

2 Pulsa la tecla DEL o SUPR , la columna queda vaca.

Ahora aadiremos los campos uno a uno. 1 Haz doble clic sobre el campo Codigo curso, se aadir a la rejilla QBE. 2 Haz doble clic sobre el campo nhoras, se aadir despus del ltimo. 3 Haz doble clic sobre el campo Fecha Inicio, se aadir. Ahora queremos aadir Nombre curso despus de Codigo Curso. 4 Arrastra el campo Nombre Curso con el ratn sobre el campo nhoras. Cuando sueltes el botn del ratn vers que el campo Nombre curso ha tomado el lugar de nhoras desplazandolo y los dems campos una posicin a la derecha. 5 Termina por aadir el campo Fecha final.

Ahora vamos a dejar el campo nhoras despus del campo Fecha Final. 1 Selecciona la columna nhoras como hemos antes con . El cursor habr tomado la forma .

2 Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastra la columna detrs de la columna Fecha Final. Ya sabes mover columnas.

Ahora aadiremos un campo calculado que indique el nmero de das transcurridos entre la fecha de Inicio y la final. 1 Posiciona el cursor en la fila Campo: de la primera columna libre de la rejilla (despus del campo nhoras) y escribe dias: [Fecha Final] - [Fecha Inicio]. Lo que ponemos delante de los dos puntos es el encabezado de la columna, y detrs de los puntos

ponemos la expresin que permite calcular el campo, los nombres de las columnas de la tabla los tenemos que escribir entre corchetes [ ] porque contienen espacios en blanco. Tambin podemos calcular el 10% de las horas del curso con la expresin nhoras*0,1. Fjate que en este caso no hace falta encerrar el nombre del campo de la tabla nhoras entre corchetes porque no contiene blancos. 2 Ahora visualiza el resultado de la consulta con el botn Ejecutar de la pestaa Inicio. o el botn Vista Hoja de datos

3 Cambia el n de horas de un curso y observa que cuando cambias de campo, automticamente se actualiza el campo calculado (el porcentaje vara). Vuelve a dejar el valor que tena el registro. 4 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, pnle consulta simple.

Ejercicio 2.
En la tabla Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes alumnos, por lo que vamos a crear una consulta tal que aparezca el Cdigo del alumno y su cdigo de curso para introducir los valores que vienen a continuacin: Empezaremos por crear la consulta. 1 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 2 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada. 3 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas de la ventana diseo. 4 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla Alumnado. Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a indicar qu campos (columnas) queremos que aparezcan en la consulta. 5 Haz doble clic sobre el campo Codigo Alumnado de la tabla Alumnado y observa como aparece en la rejilla QBE. 6 Haz doble clic sobre el campo Curso de la tabla Alumnado y observa como aparece en la rejilla QBE. 7 Haz clic en el botn Ejecutar 8 Introduce los siguientes datos.
Cdigo Curso Alumnado 1 2 1 1

3 8 9 10

2 2 1 4

9 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, pnle consulta alumno curso.

Unidad 7. Las Consult as (IV)

Bsqueda

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Ordenar las filas

Para ordenar las filas del resultado de la consulta: Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual queremos ordenar las filas, hacer clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin. Puede ser Ascendente en este caso se ordenarn de menor a mayor si el campo es numrico, por orden alfabtico si el campo es de tipo texto, de anterior a posterior si el campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso.

Podemos ordenar tambin por varios campos para ello rellenar la fila Orden: de todas las columnas por las que queremos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenacin, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna, y as sucesivamente. El orden de las columnas de ordenacin es el que aparece en la cuadrcula, es decir si queremos ordenar por ejemplo por provincia y dentro de la misma provincia por localidad tenemos que tener en la cuadrcula primero la columna provincia y despus la columna localidad. El tipo de ordenacin es independiente por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada columna. Por ejemplo ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna, descendente por la segunda columna.

Seleccionar filas
Para seleccionar filas tenemos que indicar un criterio de bsqueda, un criterio de bsqueda es una condicin que debern cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de la consulta. Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla por ejemplo para seleccionar los alumnos de Valencia la condicin sera poblacin = "Valencia". Para escribir esta condicin en la cuadrcula tenemos que tener en una de las columnas de la cuadrcula el campo poblacion y en esa columna ponemos en la fila Criterios: el resto de la condicin o sea ="Valencia".

Cuando la condicin es una igualdad no es necesario poner el signo =, podemos poner directamente el valor Valencia en la fila Criterios: ya que si no ponemos operador asume por defecto el =. Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir l por defecto. Siempre que se encuentra un texto lo encierra entre comillas. Si en la fila Criterios: queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar dos campos entre s) tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Por ejemplo queremos poner la condicin precio = coste en la que precio y coste son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [coste], si no ponemos los corchetes aadir las comillas y entender Precio = "coste", precio igual al valor Coste no al contenido del campo Coste.

Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por el operador Y. En el ejemplo siguiente seran alumnos de Valencia Y cuya fecha de nacimiento est comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

Del mismo modo pasa con cada una de las filas o: Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes). Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnado los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha nacimiento, los alumnos aparecern ordenados por Apellidos pero nicamente aparecern aquellos que sean de Valencia y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o bien aquellos de Alicante sea cual sea su fecha de nacimiento. Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento nicamente afecta a la poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila. Access no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar la bsqueda de registros. Si quieres saber ms sobre los operadores de condicin que puedes utilizar, haz clic aqu .

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas.

Ejercicio paso a paso. Consultas simples (II)

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta simple.

Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta donde aparecern los campos Nombre, Apellidos, Poblacin y Fecha de nacimiento de cada alumno/a. 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada si no lo estaba antes. 4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas de la ventana diseo.

5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla Alumnado. Vamos a aadir los campos Nombre, Apellidos, Poblacin, Fecha de nacimiento 6 Haz clic sobre la fila Campo: de la primera columna de la rejilla. 7 Despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de lista desplegable. 8 Elige el campo Nombre Alumnado. Esta es otra forma de aadir campos a la rejilla. 9 Repite los pasos 6, 7 y 8 pero en la segunda columna pon el campo Apellidos Alumnado. 10 Lo mismo para el campo Poblacion. 11 Lo mismo para el campo Fecha nacimiento. La cuadrcula quedar de la siguiente forma:

12 Haz clic en el botn Ejecutar

de la pestaa Diseo. de la barra de Acceso Rpido.

13 Vamos a guardar la consulta, haz clic sobre el botn

14 Escribe el nombre que le queremos dar a la consulta, Alumnos. Ojo! no le podemos dar el mismo nombre que una tabla ya creada. 15 haz clic sobre el botn de la ventana de la consulta para salir de ella.

Ejercicio 2.
Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos alumnos/as que hayan nacido antes del ao 1967. 1 Selecciona en el Panel de Exploracin la consulta a modificar, Alumnos, haciendo clic sobre ella. 2 Haz clic derecho sobre ella y selecciona la opcin 3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna Fecha nacimiento. 4 Escribe <01/01/67 para indicar la condicin "[Fecha nacimiento] < #01/01/67#". Observa que Access en el me contextual.

ha encerrado la fecha entre # #, el delimitador de fechas. La cuadrcula QBE quedar de la siguiente forma:

5 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botn Ejecutar Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre.

de la pestaa Diseo.

1 Despliega el Botn de Office y elige la opcin Guardar como 2 Escribe otro nombre Alumnado antes 67. 3 Haz clic sobre el botn Aceptar. 4 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botn .

Ejercicio 3.
Vamos a modificar la consulta anterior para obtener nicamente aquellos alumnos de Valencia que hayan nacido antes del 67. Deberemos formar la condicin "poblacin = "Valencia" y " fecha de nacimiento < #01/01/67#" 1 Selecciona la consulta a modificar, Alumnado antes 67, y haz clic derecho sobre ella. 2 Selecciona la opcin consulta. en el men contextual. Se abrir la ventana Diseo de

3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna Poblacin. 4 Escribe Valencia. En este caso como el operador es un "igual" no hace falta ponerlo, se pone nicamente el valor, tampoco hace falta encerrar el valor entre comillas, Access las aadir automticamente.. La cuadrcula QBE quedar de la siguiente forma:

Como los criterios se encuentran en la misma fila se debern cumplir los dos criterios para que salga el registro. Es decir saldrn los alumnos de Valencia Y nacidos antes del 67. 5 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botn Ejecutar Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre. 1 Despliega el Botn de Office y elige la opcin Guardar como 2 Escribe otro nombre Alumnado antes 67 de Valencia. 3 Haz clic sobre el botn Aceptar. 4 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botn . de la pestaa Diseo.

Ejercicio 4.
Vamos a realizar otra consulta utilizando la primera, pero ahora ordenaremos los alumnos por apellidos. 1 Selecciona la consulta a modificar, Alumnos, y haz clic derecho sobre ella. 2 Seleccional la opcin consulta. en el men contextual. Se abrir la ventana Diseo de

3 Haz clic sobre la fila Orden: de la columna Apellidos alumnado. 4 Haz clic sobre la flecha de su lista desplegable y elige Ascendente para ordenar de la A a la Z. La cuadrcula QBE quedar de la siguiente forma:

5 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botn Ejecutar Ahora vamos a guardar la consulta pero con otro nombre.

de la pestaa Diseo.

1 Despliega el Botn de Office y elige la opcin Guardar como 2 Escribe otro nombre Alumnado por apellido. 3 Haz clic sobre el botn Aceptar. 4 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botn .

Unidad 7. Las Consult as (V)

Bsqueda

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Consultas con parmetros

A menudo, en una consulta necesitamos utilizar un valor que no es conocido en ese momento sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta. Por ejemplo, queremos hacer una consulta para obtener los alumnos de una determinada Poblacin, la poblacin la introducir el usuario cuando Access se lo pida. En este caso necesitamos utilizar en nuestra consulta un parmetro. Un parmetro funciona de forma parecida a un campo de tabla, pero el valor que almacena lo introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta. En una consulta cuando utilizamos un nombre de campo que no est en el origen de datos, Access considera este campo como un parmetro y cuando se ejecuta la consulta nos pide Introducir el valor del parmetro mediante un cuadro de dilogo como este:

En el ejemplo anterior, en la consulta tendramos que aadir una condicin de bsqueda que especifique que la Poblacin es igual al Valor a introducir, de esta manera:

Ojo! cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes, de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de parmetro sino como un valor. Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn Parmetros de la pestaa Diseo.

En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.

La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.

Si quieres practicar esta caracterstica realiza el Ejercicio paso a paso de Consultas con parmetros.

Ejercicio paso a paso. Consultas con Parmetros

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear y ejecutar una consulta con parmetros.

Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta donde aparecern los Cursos que existen en la base de datos. 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada si no lo estaba antes. 4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana diseo. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla Cursos . Vamos a aadir los campos Nombre Curso y nhoras. 6 Haz clic sobre la fila Campo: de la primera columna de la rejilla. 7 Despliega la lista asociada haciendo clic sobre su flecha de lista desplegable. 8 Elige el campo Nombre Curso. Esta es otra forma de aadir campos a la rejilla. 9 Repite los pasos 7, 8 y 9 pero en la segunda columna pon el campo nhoras. La cuadrcula quedar de la siguiente forma:

11 Haz clic en el botn Ejecutar

de la pestaa Diseo. de la barra de Acceso Rpido.

12 Vamos a guardar la consulta, haz clic sobre el botn

13 Escribe el nombre que le queremos dar a la consulta, Cursos por horas. 14 Haz clic sobre el botn de la ventana de la consulta para salir de ella.

Ejercicio 2.
Ahora vamos a modificar la consulta anterior para obtener aquellos cursos con un nmero de horas superior a un nmero introducido por el usuario, para ello necesitaremos usar parmetros. 1 Selecciona en la ventana Base de datos la consulta a modificar, Cursos por horas, y haz clic derecho sobre ella. 2 Seleccionala opcin consulta. en el men contextual. Se abrir la ventana Diseo de

3 Haz clic sobre la fila Criterios: de la columna nhoras. 4 Escribe >[numero] para indicar que Access deber pedir un valor para el parmetro y as poder aplicar el criterio. La cuadrcula QBE quedar de la siguiente forma:

5 Ejecuta la consulta haciendo clic en el botn Ejecutar de la pestaa Diseo. Access te pedir que introduzcas un valor para el parmetro numero y mostrar los cursos con ms horas que el valor que introduzcas. 6 Haz clic sobre el botn Vista Diseo en la pestaa Inicio.

7 Sustituye el criterio >[numero] por otro que diga >[Introduce un nmero de horas:]. 8 Ejecuta la consulta haciendo clic sobre el botn Ejecutar cuadro de dilogo ahora muestra un texto ms representativo. 9 Guarda la consulta haciendo clic sobre el botn 10 Cierra la consulta haciendo clic sobre el botn . de la pestaa Diseo. Vers que el

de la barra de Acceso Rpido.

Unidad 7. Las Consult as (VI)

Bsqueda

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Las consultas multitabla

Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:

Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente. Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan. Por ejemplo me puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la tabla Cursos porque quiero sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre del curso al que pertenece, en este caso no me interesa unir el alumno con cada uno de los cursos sino unirlo al curso que tiene asignado; en este caso tenemos que combinar las dos tablas.

Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho si aadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta. Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relacin definidad entre ellas. Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es ms eficiente. Cuando las tablas estn combinadas aparecen en la ventana diseo de la consulta de la siguiente manera:

Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas ya que todos los valores de las filas del resultado son valores que estn en las tablas que se combinan. Con una composicin interna slo se obtienen las filas que tienen al menos una fila de la otra tabla que cumpla la condicin, veamos un ejemplo: En la lista de alumnos comentada anteriormente no saldrn los alumnos que no tengan curso asignado. Pues en los casos en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.

Unidad 7. Las Consult as (VII)

Bsqueda

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La composicin externa
La composicin externa se utiliza cuando queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla. Este tipo de combinacin se define de la siguiente manera: Aadir las dos tablas a la zona de tablas de la consulta. Combinar las dos tablas por los campos de unin: Hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que aparecer haz clic en el botn Tipo de combinacin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin

Por defecto la combinacin es interna (incluye slo las filas donde los campos combinados (campos de unin) de ambas tablas sean iguales), si queremos definir una combinacin externa deberemos seleccionar la opcin 2 o la 3 segn lo que queramos obtener. Si seleccionamos la opcin 2,

la combinacin aparecer de la siguiente forma:

Si seleccionamos la opcin 3

la combinacin aparecer de la siguiente forma:

El sentido de la flecha nos indica de qu tabla obtendremos todos los registros.

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas multitabla.

Ejercicio paso a paso. Consultas multitabla

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear, ejecutar y guardar una consulta multitabla.

Ejercicio 1.
Crearemos una consulta a partir de dos tablas relacionadas. La consulta contendr como datos los apellidos del alumnado, su poblacin y nombre del curso al cual asiste, pero de aquellos alumnos que sean de Valencia o bien aquellos que se encuentren en el curso de Ofimtica.

1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada. 4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas de la ventana diseo. 5 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada. 6 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas de la ventana diseo. 7 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que las tablas aparecen combinadas ya que tienen una relacin definida en la ventana Relaciones. Como estn unidas por el campo Codigo Curso, se formarn registros con el alumno junto con los datos del curso en el que est matriculado. 8 Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede as:

Observa como los criterios se encuentran en dos filas diferentes por lo tanto sacar aquellos que sean de Valencia O aquellos que estn matriculados en un curso de Ofimtica. 9 Haz clic en el botn Ejecutar para ver el resultado.

10 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, ponle Alumnos de Ofimtica o Valencia.

Ejercicio 2.
Crearemos una consulta para saber los datos de todos los alumnos que estn en Alumnado y el nombre del curso en el que est matriculado cada uno. 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios si no la tienes abierta. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada.

4 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Cursos en la zona de tablas. 5 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada. 6 Haz clic en el botn Agregar. Observa que aparece la tabla Alumnado en la zona de tablas. 7 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que las tablas aparecen relacionadas ya que tienen una relacin definida en la ventana de relaciones. Como estn unidas por el campo Codigo Curso, se formarn registros con el alumno junto con los datos del curso en el que est matriculado. 8 Rellena la rejilla QBE de forma que nos quede as:

Con la primera columna indicamos que queremos todos los campos de Alumnado y con la segunda columna, el nombre del curso asignado al alumno. 9 Haz clic en el botn Ejecutar para ver el resultado.

Observa que no salen todos los alumnos, faltan los alumnos 4, 5, 6, y 7 porque estos alumnos no tienen valor en su campo Curso. En esta consulta slo aparecen los alumnos que tienen un Curso que existe en la tabla Cursos.

Vamos a cambiar la consulta para que aparezcan todos los alumnos. 1 En la zona de tablas, haz doble clic sobre la lnea que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que se abra haz clic en el botn Propiedades de combinacin. Se abrir el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. 2 Selecciona la opcin Incluir TODOS los registros de 'Alumnado' y slo aquellos registros de 'Cursos' donde los campos combinados sean iguales. 3 Pulsa el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que ahora la relacin aparece como una flecha que sale de la tabla Alumnado, esto te indica que la consulta incluir todos los registros de Alumnado. 4 Haz clic en el botn Ejecutar para ver el resultado. Observa que ahora aparecen los alumnos 4, 5, 6, y 7 pero sin nombre de curso porque no tienen. 5 Guarda la consulta con el nombre Todos los alumnos pero no salgas de ella.

Crearemos otra consulta a partir de la anterior para que aparezcan ahora todos los cursos y los alumnos asignados a cada curso. 1 Todava estamos en la consulta Todos los alumnos. 2 Despliega el Botn de Office y selecciona la opcin Guardar Como 3 Pnle a la nueva consulta el nombre Todos los cursos. De esta forma hemos creado una nueva consulta a partir de la anterior y estamos en esta (fjate en la barra de ttulo). 4 En la zona de tablas, haz doble clic sobre la relacin que une las dos tablas. En el cuadro de dilogo que se abra haz clic en el botn Propiedades de combinacin. Se abrir el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. 5 Selecciona la opcin Incluir TODOS los registros de 'Cursos' y slo aquellos registros de 'Alumnado' donde los campos combinados sean iguales. 6 Pulsa el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. Observa que ahora la lnea aparece como una flecha que sale de la tabla Cursos, esto te indica que la consulta incluir todos los registros de Cursos. 7 Haz clic en el botn Ejecutar cursos que no tienen alumnos. para ver el resultado. Observa que ahora aparecen tambin los

8 Guarda la consulta haciendo clic en

y cirrala.

Unidad 8. Las Consultas de resumen (I)

Definicin
En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta , por eso las denominamos consultas de resumen, tambin se conocen como consultas sumarias. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen. Para simplificar, veamos el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una consulta 'no resumen' corresponde a una fila de la tabla origen, contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, esta diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de resumen y que veremos a lo largo del tema. Por ejemplo este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen. En el ejemplo que viene a continuacin tienes un ejemplo de consulta normal en la que se visualizan las filas de una tabla de oficinas ordenadas por regin, en este caso cada fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado se corresponde con una o varias filas de la tabla oficinas.

Una consulta de resumen se define haciendo clic sobre el botn Totales en la pestaa de Diseo.

En cualquiera de los dos casos se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total: Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula debern tener un valor en esa fila, ese valor le indicar a Access qu hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila Campo: Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la lista asociada a la celda como puedes ver en la imagen de la derecha:

Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que slo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla.

Para utilizar estas funciones podemos escribirlas directamente en la fila Campo: de la cuadrcula como veremos ms adelante pero podemos utilizar una forma ms cmoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrcula la opcin correspondiente a la funcin. A continuacin describiremos esas opciones. La opcin Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de tipo numrico (entero, decimal, coma flotante o monetario...). El resultado ser del mismo tipo aunque puede tener una precisin mayor. La opcin Promedio calcula el promedio (la media aritmtica) de los valores contenidos en el campo, tambin se aplica a datos numricos, y en este caso el tipo de dato del resultado puede cambiar segn las necesidades del sistema para representar el valor del resultado. La opcin DesvEst calcula la desviacin estndar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. La opcin Var calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. Si la consulta base (el origen) tiene menos de dos registros, el resultado es nulo. Es interesante destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulos mientras que consideran el valor 0 como un valor, por lo tanto en el promedio y la desviacin estndar los resultados no sern los mismos con valores 0 que con valores nulos.

Las opciones Mn y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numrico Mn devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Mn devuelve el primer valor en orden alfabtico, y si la columna es de tipo fecha, Mn devuelve la fecha ms antigua y Max la fecha ms posterior. Las opciones Primero y ltimo se utilizan para obtener el primer y ltimo registro del grupo sobre el que se realizan los clculos. El orden lo determina el orden cronolgico en el que se escribieron los registros. Ordenar los registros no tiene ningn efecto sobre estas opciones. La opcin Cuenta cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. Para que cuente en nmero de registros hay que utilizar la funcin Cuenta(*) devuelve el nmero de filas por lo tanto contar tambin los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opcin Expresin y escribirlo as:

Para seguir con el tema pasa a la pgina siguiente...

Unidad 8. Las Consultas de resumen (II)

Agrupar registros
Hasta ahora las consultas de resumen que hemos visto utilizan todas las filas de la tabla y producen una nica fila resultado.

La opcin AgruparPor permite definir columnas de agrupacin. Una consulta de resumen sin columnas de agrupacin obtiene una nica fila resultado y los clculos se realizan sobre todos los registros del origen. Cuando se incluye una columna de agrupacin Access forma grupos con todos los registros que tienen el mismo valor en la columna de agrupacin y cada grupo as formado genera una fila en el resultado de la consulta y adems todos los clculos definidos se realizan sobre los registros de cada grupo. De esta forma se pueden obtener subtotales. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos en cada poblacin. Tenemos que indicar que queremos contar los registros de la tabla Alumnado pero antes agrupndolos por el campo Poblacion. De esta manera la funcin cuenta() la calcular sobre cada grupo de registros (los alumnos de la misma poblacin). La consulta quedara as:

Los campos de tipo memo u OLE no se pueden definir como columnas de agrupacin. Se pueden agrupar las filas por varias columnas, en este caso se agrupan los registros que contienen el mismo valor en cada una de las columnas de agrupacin. Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupacin, pasan a formar un nico grupo.

Incluir expresiones
La opcin Expresin permite poner en la fila Campo: una expresin en vez de un nombre de columna. Esta expresin tiene ciertas limitaciones. Slo puede contener operandos que sean funciones de agregado (las funciones que acabamos de ver (suma( ), Promedio( ), DesvEst( ), Mn( ), Max( )...) valores fijos o nombres de columna que aparezcan con la opcin AgruparPor. En una expresin se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado, por ejemplo en una expresin puedo poner Max(nhoras)-Mn(nhoras) pero no Max(suma(nhoras)).

Incluir criterios de bsqueda

La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda que se aplicar a las filas del origen de la consulta antes de realizar los clculos. Por ejemplo queremos saber cuntos alumnos tenemos de

Valencia, para ello tenemos que contar los registros de la tabla alumnado pero seleccionando previamente los de Valencia, esto se definira de la siguiente forma:

Tambin podemos incluir un criterio de bsqueda en una columna que no tenga la opcin Dnde, en este caso la condicin se aplicar a las filas resultantes de la consulta. Para la condicin de seleccin se pueden utilizar los mismos operadores de condicin que en una consulta normal, tambin se pueden escribir condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT), existe una limitacin, en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna si esta columna no es una columna de agrupacin. Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de resumen.

Ejercicio paso a paso. Consultas resumen

Objetivo.
Practicar los pasos para crear consultas de resumen.

Ejercicio 1.
Empezaremos por crear una consulta que nos diga cuntos cursos tenemos, cuntas horas suponen, cul es la media horaria de los cursos y cuntas horas tiene el curso ms largo.

1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. Para saber qu tablas necesitaremos tenemos que pensar a partir de qu campo se va a calcular lo que queremos obtener, en nuestro caso todos los datos necesarios estn en la tabla Cursos. 3 Haz clic en la tabla Cursos, quedar as seleccionada. 4 Haz clic en el botn Agregar. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Ya tenemos la ventana Diseo de consulta con la tabla aadida, vamos ahora a indicar qu campos (columnas) se van a utilizar. 6 Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso de la tabla (lo utilizaremos para calcular cuntos cursos hay). 7 Haz doble clic sobre el campo nhoras (lo utilizaremos para calcular cuntas horas tenemos en total). 8 Haz doble clic otra vez sobre el campo nhoras (lo utilizaremos para calcular cunto es la media horaria). 9 Haz doble clic otra vez sobre el campo nhoras (lo utilizaremos para calcular las horas del curso ms largo). 10 Haz clic en el botn Totales de la pestaa Diseo para aadir a la rejilla la fila Total: y convertir la consulta en una consulta de resumen. 11 En la primera columna de la rejilla (la de Cdigo curso) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Cuenta. Queremos saber cuntos alumnos hay en la tabla luego tenemos que contar, adems hemos elegido el campo Codigo curso por ser la clave principal de la tabla por lo que no puede contener valores nulos. Recuerda que la funcin Cuenta no cuenta los valores nulos. 12 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de Codigo Curso escribe n de cursos: para que aparezca este texto como encabezado de columna. Nota: Como en este caso queremos contar registros podemos hacerlo de otra forma, sustituye los pasos 12 y 13 por los que vienen a continuacin: 13 Cambiando el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Expresin. 14 Sustituyendo el valor Codigo Curso de la fila Campo: por n de cursos:Cuenta(*) 15 En la segunda columna de la rejilla (la primera de nhoras) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Suma. Queremos saber cuntas horas tenemos en total luego tenemos que sumarlas. 16 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de nhoras escribe Horas totales: para que aparezca este texto como encabezado de columna. 17 En la tercera columna de la rejilla (la segunda de nhoras) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Promedio. Queremos saber cul es la media horararia luego tenemos que utilizar la

funcin Promedio. 18 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de nhoras escribe Media horaria: para que aparezca este texto como encabezado de columna. 19 En la cuarta y ltima columna de la rejilla cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Mx. Queremos saber cuntas horas tiene el curso ms largo, luego ser el valor mximo que se encuentre en la columna nhoras. 20 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de nhoras escribe Horas curso mas largo: para que aparezca este texto como encabezado de columna. 21 Haz clic en el botn Ejecutar en la pestaa de Diseo.

Observa que aparece una nica fila de resultados con los totales que hemos indicado. Fjate tambin en los encabezados de las columnas, son los nombres que has escrito delante de los dos puntos : en la fila Campo: 22 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, pnle cursos resumen total.

Ejercicio 2.
Vamos a crear una consulta para saber el nmero de alumnos matriculados en cada curso, queremos que aparezca el cdigo del curso, el ttulo del curso y el nmero de alumnos. Empezaremos por crear la consulta, el origen de datos ser la combinacin de la tabla de cursos con la de alumnos ya que de la tabla alumnos podramos sacar cuntos alumnos hay por cdigo de curso pero como queremos tambin el ttulo del curso tenemos que combinar las dos tablas. 1 Haz clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 2 Haz clic en la tabla Alumnado. 3 Haz clic en el botn Agregar. 4 Haz clic en la tabla Cursos. 5 Haz clic en el botn Agregar. 6 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Con esta combinacin slo saldran los cursos que tienen alumnos, vamos a cambiar la combinacin para que tambin aparezcan los cursos que no tienen alumnos. 7 Haz doble clic sobre la lnea que une las dos tablas y selecciona la opcin Incluir TODOS los registros de 'Cursos' y slo aquellos registros de 'Alumnado' donde los campos combinados sean iguales. Ya tenemos el origen de datos preparado, ahora slo queda definir los campos a obtener. 8 Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso de la tabla Cursos.

9 Haz doble clic sobre el campo Nombre Curso de la tabla Cursos. 10 Haz doble clic sobre el campo Codigo Alumnado de la tabla Alumnado. 11 Haz clic en el botn Totales de la pestaa de Diseo para aadir a la rejilla la fila Total: y convertir la consulta en una consulta de resumen. 12 En la primera columna de la rejilla (la del cdigo de curso) deja el valor agrupar por de la fila Total:. Queremos contar cuntos alumnos hay en cada curso, la operacin de contar debe afectar a todas las filas que tengan el mismo cdigo de curso. 13 En la segunda columna de la rejilla (la del nombre del curso) deja el valor agrupar por de la fila Total:. Aadir este campo a los campos de agrupacin no modificar los grupos que nos interesan ya que un valor de Codigo Curso siempre est asociado el mismo valor de Nombre Curso y nos permitir visualizarlo. 14 En la tercera columna de la rejilla (la del Cdigo del alumno) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Cuenta. En este caso no podramos haber utilizado la funcin cuenta(*) como en el ejercicio anterior por los cursos que no tienen alumnos. 15 A continuacin en la misma columna, en la fila Campo:, delante de Codigo Alumnado escribe n de alumnos: para que aparezca este texto como encabezado de columna. 16 Haz clic en el botn Ejecutar en la pestaa de Diseo.

Observa que aparece una fila por cada curso y en esa fila el total calculado 17 Cierra la consulta, como es la primera vez que la guardas te pedir un nombre, pnle Cuantos alumnos por curso.

Ejercicio 3.
Vamos a crear una consulta para saber el nmero de alumnos de Valencia matriculados en cada curso, queremos que aparezca el ttulo del curso y el nmero de alumnos. Esta consulta va a ser muy parecida a la anterior slo habr que cambiar el origen de datos para que slo cuente los alumnos de Valencia. Empezaremos por crear la consulta. 1 Posicinate en el Panel de Exploracin. 2 Haz clic derecho sobre la consulta Cuantos alumnos por curso. 3 Selecciona la opcin en el men contextual para pasar a la vista diseo.

4 Despliega el Botn de Office y selecciona la opcin Guardar Como 5 Pnle a la nueva consulta el nombre Cuantos de Valencia. 6 Haz doble clic sobre el campo Poblacion de la tabla Alumnado. Necesitamos este campo para

seleccionar los alumnos. 7 En la columna de la rejilla (la de Poblacion) cambia el valor agrupar por de la fila Total: por el valor Donde. De esta forma indicamos que la condicin que se incluye en la fila Criterios: afecta a las filas del origen de datos, se seleccionarn los registros antes de calcular nada. 8 En la fila Criterios: de esa misma columna escribe Valencia. Para formar la condicin Poblacion = 'Valencia'. 9 Haz clic en el botn Ejecutar 10 Haz clic en el botn Guardar 11 Cierra la consulta. . .

Ejercicio 4.
Vamos a crear una consulta para saber el nmero de alumnos matriculados en cada curso, queremos que aparezca el ttulo del curso y el nmero de alumnos, pero slo tienen que aparecer los cursos que tengan ms de 2 alumnos. Ahora la condicin de seleccin afecta a las filas del resultado, se basa en las filas del resultado por lo que no utilizaremos la opcin Donde. 1 Posicinate en el Panel de Exploracin. 2 Haz clic derecho sobre la consulta Cuantos alumnos por curso. 3 Selecciona la opcin en el men contextual para pasar a la vista diseo.

4 despliega el Botn de Office y selecciona la opcin Guardar Como. 5 Pnle a la nueva consulta el nombre Cursos con mas de 2 alumnos. 6 En la fila Criterios: de la columna que saca el n de alumnos escribe >2. Para formar la condicin Cuenta(Codigo Alumnado) > 2. 7 Haz clic en el botn Ejecutar 8 Haz clic en el botn Guardar 9 Cierra la consulta. Nota: Se puede mejorar la consulta ya que no hace falta que la combinacin de las dos tablas obtenga los cursos que no tienen alumnos (no cumpliran la condicin). Solo tienes que hacer doble clic sobre la lnea que une las dos tablas y volver a dejar la primera opcin en el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. . .

Unidad 9. Las consulta s de referenc ias cruzada s (I)

Bsqueda

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Introduccin
Se define una consulta de referencias cruzadas cuando queremos representar una consulta resumen con dos columnas de agrupacin como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupacin es una entrada de la tabla. Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.

La consulta quedara mucho ms elegante y clara presentando los datos en un formato ms compacto

como el siguiente:

Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de importes). Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente. Para seguir con el tema pasa a la pgina siguiente...

Unidad 9. Las consulta s de referenc ias cruzada s (II)

Bsqueda

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El asistente para consultas de referencias cruzadas

Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tenemos que hacer clic en el botn Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaa Crear:

Elegir la opcin Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparecer:

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde coger los datos. En el apartado Ver podemos elegir si queremos ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas. Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla

utilizaremos como origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarn en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que estamos creando necesita datos de varias tablas y esa consulta ser el origen de la consulta de referencias cruzadas. Hacemos clic sobre el nombre del origen elegido y pulsamos el botn Siguiente> para pasar a la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...

Unidad 9. Las consulta s de referenc ias cruzada s (III)

Bsqueda

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El asistente para consultas de referencias cruzadas (cont.)

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de filas. Como hemos dicho una de las columnas de agrupacin servir de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas, si una de esas columnas puede contener muchos valores distintos y la otra pocos, elegiremos la primera como encabezado de filas y la segunda para encabezado de columnas. Para seleccionar el encabezado de filas, hacemos clic sobre el campo y clic sobre el botn . Al pasar el campo a la lista Campos seleccionados: aparece en la zona inferior un ejemplo de cmo

quedar la consulta; hemos seleccionado el campo nhoras y vemos que en la consulta aparecer una fila por cada valor distinto del campo nhoras. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn seleccionados. y el campo se quita de la lista de campos

Podemos seleccionar hasta tres campos. Si seleccionamos varios campos habr en el resultado de la consulta tantas filas como combinaciones distintas de valores de esos tres campos hayan en el origen de la consulta. Los botones con las flechas dobles son para pasar de golpe todos los campos. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece esta ventana:

En esta ventana el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Aqu slo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generar una columna con el valor como encabezado de columna. En la parte inferior de la ventana se puede ver cmo quedar el resultado, vemos que al seleccionar el campo Fecha Inicio, aparecer en el resultado de la consulta una columna por cada valor que se encuentre en la columna Fecha Inicio de la tabla Cursos. Pulsando Siguiente, accedemos a una ventana que vemos en la siguiente pgina...

Unidad 9. Las consulta s de

Bsqueda

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referenc ias cruzada s (IV)

El asistente para consultas de referencias cruzadas (cont.)
Como el campo que hemos elegido como encabezado de columna, es de tipo Fecha, el asistente nos permite refinar un poco ms el encabezado de columna con la siguiente ventana:

Cuando el encabezado de columna es una fecha, normalmente querremos los totales no por cada fecha sino por mes, ao o trimestre por eso el asistente nos pregunta en esta ventana qu tipo de agrupacin queremos. Por ejemplo hemos seleccionado el intervalo Mes, pues en el resultado aparecer una columna por cada mes del ao en vez de por cada fecha distinta. Aqu tambin podemos apreciar el efecto en la zona inferior de la ventana. Despus de pulsar el botn Siguiente> pasamos a la siguiente ventana:

En esta ventana nos pregunta qu valor debe calcular en la interseccin de columna y fila. En la lista Funciones: seleccionamos la funcin de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista Campos: elegimos el campo sobre el cual actuar la funcin de agregado. Por ejemplo hemos seleccionado Codigo Curso y la funcin Cuenta, por lo tanto en cada interseccin tendremos el nmero de cursos iniciados en ese mes con ese n de horas. Si tienes dudas sobre las funciones de agregado repasa el tema Consultas de resumen. El asistente nos permite tambin aadir a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila. En nuestro ejemplo me dara el nmero total de cursos con el n de horas de la fila. Para que el asistente aada esta columna tenemos que activar la casilla S, incluir suma de filas. Despus de pulsar el botn Siguiente> llegamos a la ltima ventana del asistente que puedes ver en la siguiente pgina...

Unidad 9. Las consultas de referencias cruzadas (V)

El asistente para consultas de referencias cruzadas (cont.)

En esta ventana el asistente nos pregunta el nombre de la consulta, este nombre tambin ser su ttulo. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Ver la consulta en este caso veremos el resultado de la consulta, por ejemplo:

o bien Modificar el diseo, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de consulta donde podremos modificar la definicin de la consulta.

La vista Diseo

La vista diseo de una consulta de referencias cruzadas es muy parecida a la de una consulta resumen con una fila aadida, la fila Tab ref cruz. Esta nueva fila sirve para definir los conceptos que ya hemos visto con el asistente. Normalmente nosostros no tendremos que cambiar el diseo, si acaso el ttulo de las columnas que no sean encabezado de columna y el orden de las columnas que no sean encabezado de columna.

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de referencias cruzadas .

Ejercicio paso a paso. Consultas referencias cruzadas

Objetivo.
Practicar las operaciones para crear una consulta de referencias cruzadas.

Ejercicio 1.
Vamos a crear una tabla de doble entrada que nos indique de cada curso, cuntos alumnos tenemos de cada poblacin. Primero tenemos que pensar en cul ser la forma ms prctica de mostrar los datos, podramos poner una fila por poblacin y una columna por curso, o al revs, una fila por curso y una columna por poblacin.

En nuestro caso tenemos pocas poblaciones y no preveemos que esto cambie mientras que el nmero de cursos puede ser mayor por lo que elegiremos la distribucin una fila por curso y una columna por poblacin. 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Asistente para Consultas en la pestaa Crear. Selecciona Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de dilogo que aparece. Y pulsa Aceptar. Aparece la primera del asistente donde indicaremos el origen de datos. 3 Elige la tabla Alumnado. Toda la informacin que necesitamos est en esta tabla. Si quisieras sacar el ttulo del curso en vez del cdigo, entonces previamente deberas haber creado una consulta para obtener los alumnos con los datos de su curso (combinando las dos tablas) y despus elegiras esta consulta como origen de la que estamos creando ahora. 4 Pulsa el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el encabezado de filas. 5 Haz clic en el campo Curso para seleccionarlo. 6 Haz clic en el botn , observa el ejemplo que tienes en la ventana.

7 Haz clic otra vez en el botn , observa que el campo que estaba seleccionado pasa tambin a la lista de la derecha, como ha sido un error lo volvemos a pasar a la izquierda. 8 Haz clic en el botn , ahora slo debes tener en la lista de la derecha el campo Curso.

9 Pulsa el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el encabezado de columnas. 10 Haz clic en el campo Poblacion para seleccionarlo. Observa como el ejemplo va tomando forma. 11 Pulsa el botn Siguiente. Aparecer la ventana para definir el valor que aparecer en las celdas centrales. Nosostros queremos contar los alumnos. 12 Haz clic en el campo Codigo Alumnado y clic en la funcin Cuenta. 13 Pulsa el botn Siguiente. Aparecer la ventana para introducir el nombre de la consulta. 14 Escribe Alumnos por grupo y poblacion. 15 Pulsa el botn Finalizar. Aparece el resultado de la consulta. Si te aparece una columna con el encabezado <>, esta representa los alumnos que no tienen valor en el campo Poblacion. 16 Cierra la consulta.

Unidad

10. Las consult as de accin (I)

Bsqueda

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ISO-8859-1

ISO-8859-1

GALT:#008000;G

es

Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificacin sale una cuadro de dilogo para confirmar la operacin dndonos as la oportunidad de cancelarla. Se pueden eliminar estos mensajes, si quieres saber cmo haz clic aqu .

A continuacin te explicaremos cada uno de los tipos de consultas de accin. Puede que tu configuracin de Access no te permita ejecutar este tipo de consultas. Puedes ver como permitirlo aqu .

Consultas de creacin de tabla.

Las consultas de creacin de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de seleccin. Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. Tambin puede ser til para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas. Para crear una consulta de Creacin de tabla: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan exactamente los registros que queremos guardar en la nueva tabla. Hacemos clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo:

Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta:

La ventana de diseo ser igual a la de una consulta de seleccin en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que en la barra de ttulo despus del nombre de la consulta pone Consulta de creacin de tabla y si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino la base de datos donde se crear:

Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Esta opcin nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. La opcin Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn de la pestaa Diseo. Cuando ejecutamos una consulta de creacin de tabla, nos avisa de esta creacin, tambin nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Los campos de la nueva tabla se llamarn como el encabezado de los campos de la consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen pero no heredan propiedades como clave principal, ndices, etc... Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de creacin de tablas

Ejercicio paso a paso. Consultas creacin de tabla

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear consultas de creacin de tablas.

Ejercicio 1.
Vamos a crear una consulta para crear una nueva tabla con nuestros alumnos de Valencia.

1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de consulta de la pestaa Crear. A continuacin se abrir el cuadro Mostrar tabla. 3 Haz clic en la tabla Alumnado, quedar as seleccionada si no lo estaba antes. 4 Haz clic en el botn Agregar. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo ya que la consulta se va a basar slo en la tabla Alumnado. Vamos a aadir todos los campos. 6 Haz doble clic sobre el campo alumnado.* para seleccionar de golpe todos los campos. 7 Haz doble clic sobre el campo Poblacion para aadirlo a la rejilla para poder poner la condicin de seleccin. 8 En la fila Criterios: escribe Valencia para formar la condicin poblacion = 'Valencia'. 9 Haz clic en la casilla de verificacin de la fila Mostrar de la columna Poblacion para que no aparezca dos veces la poblacin (ya viene incluida en alumnado.*). Ya tenemos la consulta que obtiene los datos a grabar en la nueva tabla. 10 Haz clic en el botn Crear Tabla de la pestaa Diseo. 11 Escribe el nombre de la nueva tabla Tabla alumnos Valencia. Recuerda que no puedes tener una consulta con el mismo nombre. 12 Pulsa el botn Aceptar. 13 Haz clic en el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para comprobar los datos que se grabarn. 14 Haz clic en el botn Ejecutar para crear la nueva tabla.

15 Cierra la consulta ponindole el nombre Crear alumnos de Valencia.

Unidad 10. Las consult as de accin (II)

Bsqueda

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ISO-8859-1

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es

Consultas de actualizacin.
Las consultas de actualizacin son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla, modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla o slo los que cumplan una determinado condicin. Para crear una consulta de actualizacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla que queremos actualizar. Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo:

A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: como puedes ver en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresin que calcula el nuevo valor a asignar al campo. La expresin puede ser un valor fijo, un nombre de campo del origen o cualquier expresin basada en

campos del origen, tambin podra ser un parmetro. Esta expresin debe generar un valor del tipo de dato apropiado para la columna indicada. La expresin debe ser calculable a partir de los valores de la fila que se est actualizando. Si para el clculo de la expresin se utiliza una columna que tambin se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la modificacin, lo mismo para la condicin de bsqueda. Para que la actualizacin afecte a una parte de los registros de la tabla tendremos que seleccionar los registros a actualizar mediante un criterio de bsqueda. Si la consulta no incluye criterio de bsqueda se actualizarn todos los registros de la tabla. En nuestro ejemplo hemos incluido el criterio de bsqueda [Cdigo curso] = 0, y en la fila Actualizar a: del campo [cdigo curso] hemos puesto nulo, lo que significa que actualizar el campo cdigo curso al valor nulo en los registros donde cdigo curso sea igual a cero. Si actualizamos una columna definida como parte de una relacin, esta columna se podr actualizar o no siguiendo las reglas de integridad referencial. (Ver unidad 6) Para ver los datos que se modificarn antes de realizar la actualizacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono actualizacin de la tabla. . Al ejecutar la consulta se realizar la

Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo, lo ponemos en la fila Actualizar a: sin ms, Access se encargar de aadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos est contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le aada las comillas. Por ejemplo, supongamos que hemos aadido a la tabla alumnado un nuevo campo Provincia para almacenar en l la provincia del alumno y como la mayora de nuestros alumnos viven en capital de provincia queremos crear una consulta para rellenar el campo provincia de todos los alumnos con el nombre de su localidad y luego cambiar manualmente los pocos alumnos cuya localidad no coincida con la provincia. En la consulta a crear habra de poner en la cuadrcula la columna Provincia y en la fila Actualizar a: poner [Poblacion] entre corchetes para que Access entienda que tiene que coger el valor del campo Poblacin. Tambin podemos utilizar en la fila Actualizar a: una expresin basada en el campo que estamos actualizando u otro campo que tambin actualizamos en esa consulta. En estos casos se utilizar, para calcular la expresin, los valores antes de la actualizacin. por ejemplo queremos subir un 5% el precio de nuestros artculos, la expresin a escribir en la fila Actualizar a: del campo precio sera [precio] * 1,1 (esta expresin es equivalente a [precio] + ([precio] * 10 /100)). Cuando el valor a utilizar se encuentra en otra tabla tenemos que definir el origen de la consulta de tal forma que cada fila del origen contenga el campo a actualizar y el campo que contiene el valor a utilizar para la actualizacin. Por ejemplo supongamos que hemos aadido un campo horas restantes a la tabla alumnado para guardar el nmero de horas que le quedan al alumnos para acabar el curso. Podramos crear una consulta para actualizar ese campo con el nhoras del curso ya que se supone que al principio a todos los alumnos les quedar la totalidad de horas del curso. En este caso el origen de la consulta tiene que contener el campo horas restantes y el campo nhoras del curso en el que est matriculado el alumno, por eso habra que combinar las tablas Alumnado y Cursos. La consulta quedara

as:

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de actualizacin

Ejercicio paso a paso. Consultas de actualizacin

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear consultas de actualizacin.

Ejercicio 1.
Despus de analizar los resultados de cursos anteriores la empresa decide aumentar en un diez por cien el nmero de horas de todos los cursos. 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios si no la tienes abierta. 2 Haz clic en el botn Diseo de consulta de la pestaa Crear. 3 Haz clic en la tabla Cursos. 4 Haz clic en el botn Agregar. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo.

Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a aadir los campos que nos hacen falta (los que queremos actualizar y los que necesitamos para incluir criterios de seleccin, en nuestro ejercicio queremos actualizar todos los cursos por lo que no pondremos criterios de seleccin), aadiremos solamente nhoras. 6 Haz doble clic sobre el campo nhoras. 7 Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo. 8 En la fila Actualizar a: escribe [nhoras]*1,1 o si lo prefieres [nhoras] + ([nhoras]*10/100). Sobre todo fjate que al pulsar Intro Access no aada comillas a la expresin, si lo hace quiere decir que no calcular el resultado de la expresin sino que lo ha entendido como un valor de texto. 9 Haz clic en el botn Ejecutar para actualizar.

10 Cierra la consulta ponindole el nombre Subir 10 por cien.

Ejercicio 2.
Ahora hay que aumentar en 2 horas los cursos de Informtica. Hay que aadir una condicin para que actualice slo los cursos de Informtica. Podramos partir de la consulta anterior, pero partiremos de cero para practicar ms. 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios si no la tienes abierta. 2 Haz clic en el botn Diseo de consulta de la pestaa Crear. 3 Haz clic en la tabla Cursos. 4 Haz clic en el botn Agregar. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. 6 Haz doble clic sobre el campo nhoras es el campo que queremos actualizar. 7 Haz doble clic sobre el campo Nombre curso es el campo que vamos a utilizar en la condicin de seleccin. 8 Escribe Informtica en la fila Criterios: de esta columna para actualizar slo los cursos de Informtica. 9 Haz clic en el botn Actualizar de la pestaa Diseo. 10 En la fila Actualizar a: escribe [nhoras] + 2 . Sobre todo fjate que al pulsar Intro Access no aada comillas a la expresin, si lo hace quiere decir que no calcular el resultado de la expresin sino que lo ha entendido como un valor de texto. 11 Haz clic en el botn Ejecutar para actualizar.

12 Cierra la consulta ponindole el nombre Actualizar cursos informtica.

Unidad 10. Las consult as de accin (III)

Bsqueda

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es

Consulta de datos anexados.

Las consultas de datos anexados son consultas que aaden filas enteras a una tabla. Los nuevos registros se agregan siempre al final de la tabla. La insercin se puede realizar de una fila o de varias filas de golpe, normalmente cogiendo los datos de otra tabla por eso una consulta de datos anexados tendr un origen (la tabla o tablas de donde coger los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya que definimos una consulta de seleccin que permite obtener los datos a grabar y lo que vara es que ahora indicaremos en qu columna del destino queremos almacenar cada valor. Para crear una consulta de datos anexados: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino. Diseamos la consulta como una consulta de seleccin normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar. Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo:

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Escribimos en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la tabla donde queremos insertar los nuevos registros. Normalmente la tabla estar en la misma base de datos (opcin Base de datos activa) pero podemos tener la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la tabla. De ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn Examinar.... Pulsamos Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas la base de datos que queremos.

Por ltimo hacemos clic sobre el botn Aceptar y volvemos a la ventana Diseo de consulta.

La ventana de diseo ser parecida a la de una consulta de seleccin, en ella definimos la consulta de seleccin para obtener los datos a grabar en la nueva tabla, la nica diferencia es que tiene una nueva fila Anexar a:. Si abrimos las propiedades de la consulta haciendo clic sobre el botn de la pestaa Diseo veremos en la propiedad Tabla de destino el nombre de la tabla destino y en Base de

datos de destino la base de datos donde se encuentra la tabla destino.

En la fila Anexar a: indicamos el campo destino, en qu campo de la tabla destino queremos dejar el valor definido en esa columna. En la fila Campo: indicamos el valor que queremos se grabe en el campo destino, este valor puede ser un campo del origen, un valor fijo, o cualquier expresin vlida. Podemos incluir un criterio de bsqueda para seleccionar del origen los registros que se insertarn en el destino. Cuando no rellenamos algn campo del destino, el campo se rellenar con el valor que tenga en su propiedad Valor predeterminado. En nuestro ejemplo no se anexa nada a los campos Fecha inicial y Fecha final por lo que se rellenarn a nulo (su valor predeterminado). Cuando la tabla tiene una columna de tipo contador, lo normal es no asignar valor a esa columna para que el sistema le asigne el valor que le toque segn el contador, si por el contrario queremos que la columna tenga un valor concreto, lo indicamos en la fila Campo:. Si la tabla destino tiene clave principal y en ese campo intentamos no asignar valor, asignar el valor nulo o un valor que ya existe en la tabla, Access no aade la fila y da un mensaje de error de 'infracciones de clave'. Por eso en nuestro ejemplo asignamos al campo Cdigo Curso el valor de la expresin [Cdigo Curso] + 1000 para que no se generen cdigos duplicados que ocasionaran errores (suponiendo que los cdigos de curso que tenemos actualmente no llegan a 1000). Si tenemos definido un ndice nico (sin duplicados) e intentamos asignar un valor que ya existe en la tabla tambin devuelve el mismo error. Si la tabla destino est relacionada con otra, se seguirn las reglas de integridad referencial.

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de datos anexados

Ejercicio paso a paso. Consultas de datos anexados

Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear consultas de datos anexados.

Ejercicio 1.
Aadir a la tabla Cursos los cursos de la tabla Nuevos cursos que te proporcionamos en la base de datos AULACLIC_CLASES de la carpeta ejercicios. Para eso primero debers copiar esta base de datos a la carpeta Mis ejercicios de tu disco duro. 1 Abre la base de datos AULACLIC_CLASES.accdb de la carpeta Mis ejercicios. 2 Haz clic en el botn Diseo de consulta de la pestaa Crear. 3 Haz clic en la tabla Nuevos Cursos. Siempre empezamos por definir el origen de datos, vamos a coger los cursos de la tabla Nuevos cursos. 4 Haz clic en el botn Agregar. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a aadir los campos que nos hacen falta (los que queremos insertar y los que necesitamos para incluir criterios de seleccin, en nuestro ejercicio queremos insertar todos los cursos por lo que no pondremos criterios de seleccin). 6 Haz doble clic sobre el campo nuevos cursos.* para seleccionar de golpe todos los campos. Lo podemos hacer porque los campos de la tabla Nuevos cursos estn en el mismo orden que los campos de la tabla Cursos. 7 Haz clic en el botn Anexar de la pestaa Diseo. 8 Escribir el nombre de la tabla donde queremos insertar las filas Cursos. 9 Como la tabla Cursos se encuentra en la base de datos Clases.accdb, selecciona la opcin Otra base de datos: y pulsa Examinar... aparecer el cuadro de dilogo para buscar en el rbol de carpetas, busca la carpeta Mis ejercicios y haz doble clic sobre el nombre clases.accdb. En el cuadro Nombre de archivo: debe aparecer el de la base de datos que has seleccionado. 10 Haz clic en el botn Aceptar para volver a la ventana Diseo de consulta. 11 En la fila Anexar a: observa que Access ha puesto automticamente cursos.* (todos los campos de la tabla Cursos). 12 Haz clic en el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para comprobar los datos que se insertarn.

13 Haz clic en el botn Ejecutar

para insertar los registros.

14 Cierra la consulta ponindole el nombre Aadir nuevos cursos.

Unidad 10. Las consult as de accin (IV)

Bsqueda

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es

Consulta de eliminacin
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de bsqueda especificado. Para crear una consulta de eliminacin: Abrimos una nueva consulta en vista diseo. Aadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. Haz clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo:

A partir de ese momento la cuadrcula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aqu y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes en el ejemplo que te ofrecemos a continuacin:

El Origen de la consulta puede ser una tabla, una consulta o una combinacin de tablas. Se utiliza una combinacin de tablas cuando necesitamos borrar registros de una tabla pero necesitamos la otra tabla para el criterio de bsqueda. En la cuadrcula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y si el origen de la tabla tiene varias tablas, pondremos una columna para indicar de qu tabla queremos eliminar los registros. En este caso tambin debemos cambiar las propiedades de la consulta para que nos permita ejecutarla. Haciendo clic en el botn Hoja de propiedades de la pestaa Diseo

, y cambiando la propiedad Registros nicos a S.

En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opcin Dnde indica un criterio de bsqueda, y la opcin Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Por ejemplo:

Con esta consulta eliminamos los cursos (Desde la tabla Cursos) que tengan alumnos de Valencia (Dnde Poblacin = "Valencia"). Cuando el origen es una sola tabla la columna Desde no es necesaria. Si NO se indica un criterio de bsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla.

Para ver los datos que se borrarn antes de realizar la eliminacin podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaa Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botn . Al ejecutar la consulta se realizar la eliminacin de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminacin. Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar. Si la tabla donde borramos est relacionada con otras tablas se podrn borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Si no puede borrar todas las filas que tena que borrar nos manda un mensaje avisndonos que no ha podido eliminar tantas filas por infringir esas reglas.

Para practicar puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear consultas de eliminacin

Ejercicio paso a paso. Consultas de eliminacin

Objetivo.

Practicar las operaciones de Crear una consulta de eliminacin.

Ejercicio 1.
Vamos a crear una consulta para eliminar los cursos que aadimos en el ejercicio anterior (tienen todos un cdigo mayor que 2000). 1 Abre la base de datos Clases.accdb de la carpeta Mis ejercicios si no la tienes abierta. 2 Haz clic en el botn Diseo de consulta de la pestaa Crear. 3 Haz clic en la tabla Cursos. 4 Haz clic en el botn Agregar. 5 Pulsa el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. Ya tenemos la ventana diseo con la tabla aadida, vamos ahora a aadir los campos que nos hacen falta para definir los criterios de seleccin de los registros a eliminar. 6 Haz doble clic sobre el campo Codigo Curso. 7 Escribe en la fila Criterio > 2000. 8 Haz clic en el botn Eliminar de la pestaa Diseo. 9 En la fila Eliminar: observa que Access ha puesto Donde 10 Haz clic en el botn Vista Hoja de datos de la pestaa Inicio para comprobar las filas que se borrarn (slo veremos el cdigo de los cursos pero se borrar la fila entera). 11 Haz clic en el botn Ejecutar para borrar los registros.

12 Cierra la consulta ponindole el nombre Eliminar cursos.

Unidad 11. Los formular ios (I)

Bsqueda

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es

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de registros y cambiar su diseo.

Introduccin.
Para crear un formulario tenemos varas opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear:

Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un formulario. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario. Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Grficos dinmicos dinmicos. abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos

Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opcin Asistente para formularios que puedes ver en la imagen anterior. Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas, este ser el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. y el campo se quita de la lista de campos

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .

o deseleccionar

Una vez seleccionada la distribucin que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con esa distribucin.

A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...

Unidad 11. Los formular ios (II)

Bsqueda

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El asistente para formularios (cont.).

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser el nombre asignado al formulario.

Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre: Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:

o bien Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Unidad 11. Los formular ios (III)

Bsqueda

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Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin en el men contextual. O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.

Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de desplazamiento por los registros cambia es el aspecto de la pantalla. que ya conocemos, lo nico que

Para practicar lo visto hasta ahora puedes realizar el Ejercicio paso a paso de crear formularios.

La vista diseo de formulario

La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante. Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin Nos aparece la ventana Diseo de formulario: en el men contextual.

El rea de diseo consta de tres secciones: La seccin Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del formulario, o varios registros o uno slo por pantalla segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botn Encabezado o Pie del formulario de la pestaa Organizar:

Alrededor del rea de diseo tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, que puedes ver en la imagen anterior.

Unidad 11. Los formular ios (IV)

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La pestaa Diseo de formulario

En este apartado veremos las opciones ms interesantes de la pestaa de Diseo que aparece cuando entramos en la Vista Diseo del formulario.

El primer botn que vemos es uno de los ms tiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseo. Access 2007 introduce la Vista Presentacin que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cmo ser su aspecto final. Tambin podremos acceder a las vistas Tabla dinmica, Hoja de datos y Grfico dinmico, que ya hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.

En la seccin Herramientas podrs encontrar el botn Agregar campos existentes, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. En la parte central puedes ver la seccin Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante.

Todo formulario tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn Con el botn . hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control .

seleccionado. Si quieres saber ms sobre las propiedades del formulario haz clic aqu

Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el botn Access.

para acceder a la ayuda de

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Unidad 11. Los formular ios (V)

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La seccin Controles y campos

Para definir qu informacin debe aparecer en el formulario y con qu formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es ms que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoracin. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botn de comando para abrir otro formulario o informe, o una lnea o un rectngulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos ms legibles. En el panel Controles y campos de la pestaa Diseo tenemos un botn por cada tipo de controles que se pueden aadir al formulario.

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn .

El botn activar o desactivar la Ayuda a los controles. Si lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinado tipo de controles se abrir un asistente para crearlos.

El resto de la seccin se compone de los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Para insertar un hipervnculo tenemos el botn .

Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningn sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Cuadro combinado . En muchos casos, es ms rpido y fcil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda tambin a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un slo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando aadimos un cuadro combinado al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando aadimos un cuadro de lista al rea de diseo, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee. Slo se puede seleccionar una opcin del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones. Un grupo de opciones consta de un marco de grupo as como de un conjunto de casillas de verificacin, botones de opcin y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones. Botn de opcin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Casilla de verificacin , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino este otro .

Botn de alternar , se suele utilizar para aadir una nueva opcin a un grupo de opciones ya creado, tambin se puede utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Botn de comando . Un botn de comando permite ejecutar una accin con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botn, no slo se ejecutar la accin correspondiente, sino que tambin parecer que se presiona y se suelta el botn. Tambin tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar ms de treinta acciones predefinidas distintas. Control pestaa , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestaas.

Control imagen registro.

para insertar imgenes en el formulario, esta imagen no variar al cambiar de

Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente otro. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a

Salto de pgina , el salto de pgina no tiene efecto en la vista Formulario pero s en la vista Preliminar y a la hora de imprimir. Lnea para aadir una lnea en el formulario. para aadir un rectngulo al formulario. .

Rectngulo

Por ltimo podemos aadir ms controles, controles ms complejos con el botn

Puedes practicar esto realizando el Ejercicio paso a paso crear controles.

Ejercicio paso a paso. Crear controles en un formulario.

Objetivo.
Saber crear controles en los formularios.

Ejercicio 1.
Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a modificar el diseo del formulario Alumnos en columnas. 1 Haz clic derecho sobre el formulario Alumnos en columnas en el Panel de Exploracin. 2 Selecciona la opcin del men contextual.

Primero aadiremos un cuadro de texto. Vamos a aadir en el encabezado del formulario la fecha de hoy. Para ello debemos aadir un cuadro de texto ya que contendr un valor variable. 1 Haz clic sobre el botn de la pestaa Diseo.

2 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner la fecha, pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego suelta el botn. Si est activado el icono aparecer el asistente. Para este punto, desactvalo.

3 Haz clic dentro del control y escribe = fecha() , fecha() es una funcin que devuelve la fecha del sistema. Tenemos que poner el signo = para que Access sepa que lo que viene a continuacin es una funcin o una expresin que tiene que calcular. Ahora quitaremos la etiqueta del control ya que no hace falta y carga ms nuestro formulario. 4 Haz clic sobre la etiqueta. 5 Pulsa la tecla DEL o SUPR.

Ejercicio 2.
Ahora vamos a aadir un cuadro combinado para introducir el cdigo de curso mediante una lista desplegable, y para poder elegir el curso por su nombre aunque despus guardemos en la tabla Alumnado el cdigo de curso no el nombre. 1 Asegrate que el botn Asistentes para controles de la pestaa Diseo est activado (debe aparecer el fondo naranja). Si no lo est haz clic sobre l, aparecer activado. 2 Haz clic sobre el botn .

3 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el control, pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego suelta el botn.

Como tenemos el botn Asistentes para controles activado se abrir la ventana del asistente. 4 Elige la opcin Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta. 5 Pulsa el botn Siguiente. 6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los cursos creados en esa tabla. 7 Pulsa el botn Siguiente. Se abre la siguiente ventana. Vamos a elegir tres campos, el cdigo de curso, el nombre del curso y el n de horas. 8 En la lista de la izquierda estar resaltado el primer campo (Codigo curso), haz clic sobre el botn y el campo pasar a la derecha. 9 Haz clic otra vez sobre el botn 10 Haz clic otra vez sobre el botn 11 Pulsa el botn Siguiente. 12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. Elige Nombre Curso para que se ordene alfabticamente, y pulsa Siguiente. En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. La lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila de la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa es la columna clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del curso y el n de horas para que le sea ms fcil al usuario elegir el curso, pero slo se recoger el cdigo del curso para colocarlo en el campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso. 13 Quita la marca de la opcin Ocultar la columna clave. Vers que aparece la columna Codigo curso. 14 Vuelve a marcar la opcin porque no queremos que aparezca en la lista. 15 Haz ms ancha la columna del nombre de curso y ms estrecha la de n de horas. 16 Pulsa el botn Siguiente. 17 Selecciona la opcin Almacenar el valor en el campo:. 18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opcin el campo Curso. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista, el cdigo del curso correspondiente a esa fila se almacenar en el campo Curso de la tabla Alumnado. 19 Pulsa el botn Siguiente. 20 Cambia si quieres el ttulo de la etiqueta. 21 Pulsa el botn Finalizar. y el campo nombre curso pasar a la derecha. para pasar tambin el campo nhoras.

Veamos el resultado: 22 Haz clic sobre el botn de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. 23 Asigna a los alumnos los cdigos de cursos que te indicamos a continuacin.

Codigo Curso Alumnado 1 2 3 4 5 Informtica Informtica Ingls Internet Internet

Observamos que le falta a la lista un encabezado, vamos a aadrselo. 1 Vuelve a la Vista Diseo haciendo clic sobre el botn de Vistas en la pestaa Inicio. 2 Selecciona el cuadro combinado haciendo clic sobre l. 3 Abre el cuadro Propiedades haciendo clic en el botn de la pestaa Diseo.

4 Busca la propiedad Encabezado de columnas y ponla a S haciendo doble clic sobre ella por ejemplo. 5 Haz clic sobre el botn de Vistas de la pestaa Inicio para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. 6 Despliega el cuadro combinado y observa que ahora aparece un encabezado con el nombre de los campos que forman las columnas.

Ejercicio 3.
Vamos a aadir un control cuadro de lista tambin para el campo Curso para ver la diferencia entre un cuadro de lista y un cuadro combinado. 1 Asegrate que el botn Asistentes para controles de la pestaa Diseo est activado (debe aparecer sobre fondo naranja). Si no lo est haz clic sobre l, aparecer activado. 2 Haz clic sobre el botn .

3 Posiciona el puntero del ratn en el lugar donde quieres poner el control, pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastra el ratn dejando el control de un tamao apropiado, luego suelta el

botn. Como tenemos el botn Asistentes para controles activado se abrir la ventana del asistente. 4 Elige la opcin Deseo que el cuadro de lista busque los valores en una tabla o consulta. 5 Pulsa el botn Siguiente. 6 Elige la tabla Cursos ya que queremos que en la lista aparezcan todos los cursos creados en esa tabla. 7 Pulsa el botn Siguiente. Se abre la siguiente ventana. Vamos a elegir tres campos, el cdigo de curso, el nombre del curso y el n de horas. 8 En la lista de la izquierda estar resaltado el primer campo (Codigo curso), haz clic sobre el botn y el campo pasar a la derecha. 9 Haz clic otra vez sobre el botn 10 Haz clic otra vez sobre el botn 11 Pulsa el botn Siguiente. 12 En la siguiente ventana podemos elegir un campo para que se ordene. Elige Nombre Curso para que se ordene alfabticamente, y pulsa Siguiente. En la siguiente ventana podemos variar el ancho de las columnas de la lista. La lista puede visualizar varias columnas pero cuando seleccionamos una fila de la lista podremos recoger el valor de una sola columna, esa es la columna clave. En nuestro ejemplo queremos que en la lista aparezca el nombre del curso y el n de horas para que le sea ms fcil al usuario elegir el curso, pero slo se recoger el cdigo del curso para colocarlo en el campo Curso de Alumnado por lo que la columna clave es la que contiene Codigo curso. 13 Quita la marca de la opcin Ocultar la columna clave. Vers que aparece la columna Codigo curso. 14 Vuelve a marcar la opcin porque no queremos que aparezca en la lista. 15 Haz ms ancha la columna del nombre de curso y ms estrecha la de n de horas. 16 Pulsa el botn Siguiente. 17 Selecciona la opcin Almacenar el valor en el campo:. 18 Elige de la lista desplegable que aparece a la derecha de la opcin el campo Curso. De esta forma cuando el usuario seleccione una fila de la lista, el cdigo del curso correspondiente a esa fila se almacenar en el campo Curso de la tabla Alumnado. 19 Pulsa el botn Siguiente. 20 Cambia si quieres el ttulo de la etiqueta. 21 Pulsa el botn Finalizar. y el campo nombre curso pasar a la derecha. para pasar tambin el campo nhoras.

Veamos el resultado: 22 Haz clic sobre el botn de Vistas para pasar a la Vista Formulario y ver el resultado. 23 Asigna a los alumnos los cdigos de cursos que te indicamos a continuacin.
Codigo Curso Alumnado 6 7 8 9 10 Animacin Animacin Ingls Informtica Animacin

Guarda el formulario, y lo utilizaremos en el siguiente ejercicio.

Unidad 11. Los formulari os (VI)

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Trabajar con controles

Seleccionar controles. Para seleccionar un control basta hacer clic sobre l. Cuando un control est seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos) como vemos en la siguiente imagen:

A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado pequeos o finos (como en el caso de las lneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es muy til utilizar la lista desplegable de seleccin de controles que se encuentra en la parte superior de la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botn Hoja de Propiedades en la pestaa Diseo.

Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa.

Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla Maysculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar. Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma ms rpida: pulsar el botn izquierdo del ratn sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando soltemos el botn del ratn, todos los controles que entren en ese cuadrado quedarn seleccionados (no hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado). Aadir controles Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, debers abrir la Lista de campos haciendo clic en el botn Agregar campos existentes en la pestaa Diseo. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuacin hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn arrastrar el campo en el rea del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access crear automticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo. Tambin podremos aadir campos de otras tablas distintas a la de origen.

Si queremos aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, utiliza la seccin Controles y campos que hemos visto en el apartado anterior, lo encontrars en la pestaa Diseo. Haz clic sobre el tipo de control que queremos aadir, vers que el cursor ha tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el rea del formulario donde queremos definir el control, apretamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado arrastramos el ratn hasta dejar el control del tamao deseado.

Copiar controles Copiar controles es muy rpido y til si deseas introducir varios contorles de un mismo tipo. Slo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botn Copiar de la pestaa Inicio

(tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl + C). Luego pgalos en el formulario utilizando el botn Pegar de la pesaa Inicio o la combinacin de teclas Ctrl + V. Este mtodo te ayudar a crear rpidamente varios controles de un mismo tipo sin tener que repetir la operacin de seleccionar el tipo de control que quieres dibujar en el formulario en el cuadro de controles. Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes modificar este nombre haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Propiedades en el men contextual.

Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratn sobre el control hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar el control hasta su posicin definitiva. Cuando seleccionamos un control tambin se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se movern tanto el control como su etiqueta. Para mover nicamente su etiqueta mover el ratn encima del controlador de movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo ndice arrastrar la etiqueta. Tambin podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo ndice debe aparecer encima del controlador de movimiento del control. Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se movern todos.

Contina viendo como trabajar con controles en la siguiente pgina...

Unidad 11. Los formular ios (VII)

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Trabajar con controles (cont.)

Cambiar el tamao de los controles. Para cambiar el tamao de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamao, a continuacin mover el ratn encima de uno de los controladores de tamao, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamao deseado. Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamao de uno de ellos, se cambiarn todos. Con el botn Autoformato que se encuentra en la pestaa Organizar podemos cambiar con un clic el aspecto de nuestro formulario asignndole un diseo de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen tambin en el asistente para formularios.

Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso modificar controles .

Tambin podemos agregar un subformulario haciendo clic en el botn Subformulario pestaa Diseo (junto al resto de los controles).

de la

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinacin formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerrquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relacin uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso. El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios estn vinculados para que el subformulario presente slo los registros que estn relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente slo los alumnos matriculados en el curso activo).

Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear subformularios.

Adems de poder utilizar la pestaa Organizar para modificar el formato de nuestros formularios podemos aprovechar unas cuantos opciones que nos sern muy tiles para mejorar la presentacin de los objetos que creemos:

Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guindonos por la cuadrcula pero tenemos una opcin del men Formato que nos permite realizarlo de forma ms cmoda. Seleccionamos los controles de la seccin Alineacin: izquierda, derecha, arriba, abajo. Podemos utilizar el botn para que los controles se alineen automticamente.

Utiliza las opciones de la seccin Tamao para ajustar el tamao de los controles.

Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos ajustar y pulsamos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer. Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido. A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula. Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto. Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto. Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho. Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.

Cuando queremos alinear y dejarlos del mismo tamao es preferible primero ajustar el tamao y despus alinearlos porque a veces al cambiar la anchura se pierde la alineacin.

Utiliza la opcin Delimitacin para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el otro se actualice para cuadrar con el primero.

Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles, adems de moverlos libremente por el rea de diseo, podemos utilizar unas opciones de la seccin Posicin. Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opcin ms adecuada a lo que queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

Tambin podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).

En caso de tener alguna duda sobre las operaciones estudiadas, sera aconsejable realizar el Ejercicio paso a paso de ajustar y alinear controles

Ejercicio paso a paso. Ajustar el tamao y alinear controles.

Objetivo.

Practicar las opciones de ajustar tamao y alinear controles en el diseo de formularios.

Ahora modificaremos el diseo del formulario Cursos tabular. 1 Busca el formulario Cursos tabular haz clic derecho sobre l. 2 Selecciona la opcin en el me contextual.

Como vamos a ampliar algunos controles primero separaremos ms los campos para poder trabajar con ms comodidad. 3 Para poder modificar la posicin de los controles, primero pulsa Quitar .

4 Selecciona todos los controles haciendo clic en una de las esquinas del formulario y arrastrando el ratn sin soltar el botn hasta haber seleccionado todos los controles en pantalla. 5 Haz clic en el botn Aumentar espacio horizontal en la pestaa de Organizar.

6 Realiza el paso 5 varias veces para dejar bastante espacio entre cada campo. Ahora, vamos a ajustar las etiquetas de los campos Codigo curso, y fechas al contenido. Podramos seleccionar cada uno y ampliarlo utilizando los controladores de tamao, pero hay una forma ms rpida. 7 Haz clic sobre la etiqueta de Codigo curso, se seleccionar. 8 Pulsa la tecla Maysculas y sin soltarla haz clic sobre la etiqueta Fecha Inicio y Fecha Final, quedarn las tres etiquetas seleccionadas. 9 Haz clic en el botn Ajustar Tamao al contenido Vers que las etiquetas se han hecho ms estrechas. Ahora observamos que las etiquetas de las fechas son ms estrechas que los controles que van a contener las fechas, vamos a dejarlos del mismo ancho: Vamos a seleccionar la etiqueta de una fecha y su cuadro de texto a la vez. 10 Muve el ratn por la seccin Detalle por debajo del cuadro de texto correspondiente al cdigo de curso hasta que el puntero tome la forma . 11 Pulsa el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo meve el ratn hacia arriba, vers que se va dibujando un rectngulo segn mueves el ratn, cuando el rectngulo toque los dos controles que quieres seleccionar suelta el botn del ratn vers que desaparece el rectngulo y se han seleccionado los controles. Esta es una forma muy rpida y cmoda de seleccionar varios controles contiguos. 12 A continuacin haz clic en el botn Ajustar al ms estrecho . .

Ahora los dos controles tienen el mismo ancho pero no quedan alineados. No quites la seleccin.

13 Haz clic en el botn Alinear a la izquierda

Ahora los dos controles han quedado perfectamente alineados. 14 Reptelo para la otra fecha.

Ahora ajustaremos el alto de todos los campos de la lnea de detalle. 15 Mueve el ratn por la parte izquierda de la seccin detalle hasta que el puntero tome la forma 16 Haz clic y se seleccionarn todos los controles de la lnea. 17 A continuacin haz clic en el botn Ajustar al ms alto Ahora todos los controles tienen el mismo alto. 18 Haz clic en el botn Alinear en la parte superior . . .

Ahora los dos controles han quedado perfectamente alineados. 19 Cierra el formulario guardando los cambios.

Unida d 12. Los inform es (I)

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Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms facilmente la informacin y sacar totales por grupos. En esta unidad veremos cmo crear un informe utilizando el asistente y cmo cambiar su diseo una vez creado.

Introduccin.
Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informess que encontrars en la pestaa Crear:

Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de un informe. Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin. Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.

Explicaremos a continuacin la forma de crear un informe utilizando el asistente.

El asistente para informes.

Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.

Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde coger los datos del cuadro Tablas/Consultas

este ser el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuacin seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botn o simplemente doble clic sobre el campo. y el campo se quita de la lista de campos

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botn seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn .

o deseleccionar

A continuacin pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente pgina...

Unida d 12. Los inform es (II)

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El asistente para informes (cont).

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese grupo. Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin, y encima un grupo por cdigo postal. Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botn .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

, la flecha hacia

Con el botn podemos refinar el agrupamiento. Haciendo clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro aparecen los distintos grupos que tenemos definidos, y por cada grupo tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: y el cuadro Intervalos de agrupamiento:, desplegando el cuadro podemos indicar que utilice para agrupar el valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras, etc... Despus de pulsar el botn Aceptar volvemos a la ventana anterior. Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botn Siguiente> y pasamos a la siguiente ventana que vers en la siguiente pgina...

Unida d 12. Los inform es (III)

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El asistente para informes (cont).

En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser Descendente. Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de ordenacin.

Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente> y aparece la siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con esa distribucin. En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin. A continuacin pulsamos el botn Siguiente> y aparece la ventana que podremos ver en la siguiente pgina...

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El asistente para informes (cont).

En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la ltima pantalla del asistente para informes:

En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe. Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:

Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe preparado para la impresin o bien Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el aspecto del informe. Para practicar esas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear un informe con el asistente.

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la pgina siguiente...

Ejercicio paso a paso. Crear informes con el asistente

Objetivo.
Saber crear informes con el asistente.

Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a crear primero un informe para la visualizacin de los datos de la tabla Alumnado, para ello utilizaremos el asistente para informes: 1 Haz clic en el botn Asistente para informes en la pestaa Crear. 2 En la primera pantalla del asistente elige en el cuadro Tabla/consulta la tabla Alumnado. 3 Haz clic sobre el botn para aadir todos los campos al informe.

4 Haz clic sobre el botn Siguiente para ir al siguiente paso del asistente. 5 Haz clic sobre el campo Curso del informe para seleccionarlo. 6 Haz clic sobre el botn para quitar el campo.

7 Haz clic en el campo fecha nacimiento para seleccionar el campo. 8 Haz clic sobre el botn para agrupar por fecha de nacimiento.

Como hemos elegido un campo de tipo Fecha/Hora el asistente agrupa por mes, vamos a cambiar esa opcin y vamos a definir una agrupacin por ao de nacimiento: 9 Haz clic sobre el botn .

10 Despliega el cuadro Intervalos de agrupamiento del campo fecha nacimiento.

11 Elige la opcin Ao. 12 Haz clic sobre el botn Aceptar. Volvemos a la ventana del asistente. 13 Haz clic sobre el botn Siguiente. Ahora vamos a hacer que los alumnos del mismo ao aparezcan ordenados por apellidos: 14 Despliega el cuadro 1 correspondiente al primer campo de ordenacin. 15 Elige el campo Apellidos alumnado. 16 Haz clic sobre el botn Siguiente. 17 Deja activada la opcin En pasos como distribucin del informe. 18 Marca la opcin para poner el informe en Vertical y que quepan los controles. 19 Haz clic sobre el botn Siguiente. 20 Elige la opcin que ms te guste como estilo del informe. 21 Haz clic sobre el botn Siguiente. 22 Escribe como ttulo listado de alumnos. 23 Haz clic sobre el botn Finalizar. 24 Cierra el informe guardando los cambios.

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La vista diseo de informe

La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cmo debe presentar los datos del origen del informe, para ello nos servimos de los controles que veremos ms adelante de la misma forma que definimos un formulario. Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn Nos aparece la ventana diseo: .

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones: La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada pgina. La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro. La seccin Pie de pgina, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada pgina. La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de pgina y encabezado o pie de pgina del informe que encontrars en la pestaa Organizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, slo tenemos que volver a seleccionar la opcin.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

Unida d 12. Los inform es (VI)

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La pestaa Diseo de informe

Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes opciones:

Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios. A continuacin describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra. El primer botn nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentacin que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseo y finalemente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el informe a impresora.

Haciendo clic en el botn Agregar campos existentes hars aparecer y desaparecer el cuadro lista

de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea ms cmodo aadirlos en el rea de diseo como veremos ms adelante. El botn permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos ms adelante.

Todo informe tiene asociada una pgina de cdigo en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa pgina de cdigo haciendo clic sobre el botn .

Con el botn hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

Recuerda que siempre podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botn

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Unida d 12. Los inform es (VII)

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La seccin Controles y campos

Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son ms apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando. En la pestaa Diseo encontrars los mismo controles que vimos en el tema anterior:

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn .

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles: Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Ttulo. Para insertar un hipervnculo tenemos el botn .

Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios. Botn de alternar , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el valor S, el botn aparecer presionado. Botn de opcin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro . Casilla de verificacin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino, este otro .

Cuadro de texto se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =. Cuadro combinado Control pestaa formularios. , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botn de comando y

. Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de

Control imagen registro.

para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al cambiar de

Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word, un grfico, etc... Sern controles que no variarn al cambiar de registro. Marco de objeto dependiente otro. Salto de pgina final de la pgina. para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a

, el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se haya llegado al

Tambin podemos agregar un subinforme . Un subinforme es un informe que se inserta en otro. El informe primario se denomina informe principal, y el informe dentro del informe se denomina subinforme. Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de forma idntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.

Lnea

para aadir una lnea en el informe. para aadir un rectngulo al informe. .

Rectngulo

Por ltimo podemos aadir ms controles, ms complejos con el botn

Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario, si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.

Unida d 12. Los inform es (VIII)

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Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access. Imprimir directamente Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploracin para seleccionarlo. Despliega el Botn de Office y colcoca el ratn sobre la flecha que aparece junto al comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida.

Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir.

Abrir el cuadro de dilogo Imprimir Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. Y seleccionando la opcin Imprimir del Botn de Office. Se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:

Si tenemos varias impresoras conectadas al ordenador, suele ocurrir cuando estn instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la que queremos enviar la impresin. En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe o bien slo algunas pginas. Si queremos imprimir unas pginas, en el recuadro desde especificar la pgina inicial del intervalo a imprimir y en el recuadro hasta especificar la pgina final. Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros. En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas. La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco en vez de mandarlo a la impresora. Con el botn Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana cambiar segn el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresin por ejemplo

en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc... Con el botn Configurar... podemos configurar la pgina, cambiar los mrgenes, impresin a varias columnas, etc... Por ltimo pulsamos el botn Aceptar y se inicia la impresin. Si cerramos la ventana sin aceptar no se imprime nada.

Abrir el informe en vista previa Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva. Para abrir la vista previa tienes dos opciones: Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office , colocar el ratn en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el men desplegable.

Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploracin y seleccionar la opcin en el men contextual.

O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.

Unida d 12. Los inform es (IX)

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La ventana Vista previa

En esta ventana vemos el informe tal como saldr en la impresora. Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima pgina. En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar) con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:

El botn

reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla,

permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla. enva el informe a un documento Word, desplegando el cuadro enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo. podemos elegir tambin

Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS. Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso impresin de informes.

Ejercicio paso a paso. Imprimir informes

Objetivo.
Saber imprimir informes y manejar las opciones de la ventana vista preliminar.

Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a visualizar el resultado del informe que creamos en el ejercicio anterior. 1 Posicinate en el Panel de Exploracin. 2 Haz clic derecho sobre el informe Listado de alumno. 3 Selecciona la opcin 4 Prueba los botones , y en el men contextual. que tienes en la pestaa Vista preliminar.

5 Haz clic sobre el botn Cerrar.

Ahora vamos a cambiar opciones de impresin. 1 Posicinate en el Panel de Exploracin. 2 Haz clic derecho sobre el informe Listado de alumno. 3 Despliega el Botn de Office y elegimos la opcin Imprimir... se abrir el cuadro de dilogo Imprimir. 4 Cambia el nmero de copias. 5 Haz clic sobre el botn Aceptar.

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inform es (X)
Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una lnea de totales, tambin podemos definir una determinada ordenacin para los registros que aparecern en el informe. Para definir la ordenacin de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en Vista Diseo y hacemos clic sobre el botn de la pestaa Diseo. Se abrir la seccin Agrupacin, orden y total que te mostramos a continuacin:

Puedes aadir un grupo de ordenacin haciendo clic en Agregar un grupo. Del mismo modo, haciendo clic en Agregar un orden establaceremos un orden dentro de ese grupo. Utiliza las flechas desplegables para seleccionar diferentes modos de ordenacin dentro de un grupo.

Puedes hacer clic en el vnculo Ms para ver ms opciones de ordenacin y agrupacin.

Con las flechas

puedes mover las agrupaciones arriba y abajo.

Para practicar estas operaciones puedes realizar el Ejercicio paso a paso crear informes con grupos.

Ejercicio paso a paso. Informes con grupos

Objetivo.
Practicar el diseo de informes con niveles de agrupacin.

Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a partir del informe creado en el primer ejercicio de esta unidad para despus cambiarlo desde la ventana Diseo de informes. 1 Haz clic derecho en el informe listado de alumnos en el Panel de Exploracin. 2 Selecciona la opcin informe. en el men contextual para entrar en la ventana Diseo de

3 Despliega el Botn de Office , y elige la opcin Guardar como.... 4 Escribe Alumnos por poblacion. 5 Haz clic en el botn Aceptar. Ahora vamos a cambiar la agrupacin, vamos a agrupar los alumnos por poblacin. 6 Haz clic sobre el botn de la pestaa de Diseo.

7 Mira como aparece un grupo con el campo Fecha nacimiento. 8 Despliega la lista del nombre y cambia Fecha nacimiento por el campo Poblacion. Fijate que el Encabezado Fecha nacimiento ha cambiado a Encabezado Poblacin. 9 Borra el contenido de la caja de texto del encabezado y escribe Poblacion. 10 Cierra el cuadro. 11 Haz clic sobre la opcin Vista preliminar en el Botn de Office Imprimir para ver el resultado. 12 Cierra la vista preliminar haciendo clic en el botn Cerrar. Ahora vamos a aadir una lnea de totales por poblacin. 14 Haz clic sobre el botn de la pestaa Diseo.

15 Haz clic en el vnculo Ms y selecciona la opcin con una seccin de pie en el deplegable correspondiente. Observa como se ha abierto una nueva seccin Pie de poblacion. 16 En esta seccin crea un control cuadro de texto. 17 Abre el cuadro Propiedades del control que has creado con el icono .

18 En la pestaa Datos en la propiedad Origen del control escribe = Cuenta([Codigo alumnado]). 19 En la propiedad Suma continua deja el valor No. No queremos que siga sumando cuando cambia de grupo.

20 Selecciona el control as definido y crea otro copindolo. (Lo seleccionas, Ctrl + C, Ctrl + V y mueve el nuevo a la derecha del primero) para que no se solapen) 21 En la propiedad Suma continua del nuevo control elige el valor Sobre todo. Este control me va decir cuntos alumnos llevo listados hasta ahora. 22 Hacer clic sobre la opcin Vista preliminar en el Botn de Office Imprimir para ver el resultado. 23 Cierra el informe guardando los cambios.

Unidad 13. Los Control es de Formula rio e Informe (I)

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Propiedades Generales de los Controles

En temas anteriores vimos cmo crear formularios e informes utilizando el asistente, tambin hemos aprendido a manejar los controles para copiarlos, moverlos, ajustarlos, alinearlos, etc En este tema vamos a repasar los diferentes tipos de controles y estudiar sus propiedades para conseguir formularios e informes ms completos.

Empezaremos por estudiar las propiedades comunes a muchos de ellos: Nombre: Aqu indicaremos el nombre del control. Puedes darle el nombre que t quieras, pero asegrate de que es lo suficientemente descriptivo como para poder reconocerlo ms tarde. Un buen mtodo sera asignarle el nombre del control ms una coletilla indicando de qu control se trata. Por ejemplo, imagina que tenemos dos controles para el campo Curso, una etiqueta y un cuadro de texto. Podramos llamar a la etiqueta curso_eti y al campo de texto curso_txt. De este modo facilitamos el nombre de dos controles que referencian a un mismo campo.

Visible: Si la propiedad se establece a No el control ser invisible en el formulario. Por el contrario, si lo establecemos a S el control s que ser visible. Su uso parece obvio, pero nos puede ser muy til para cargar informacin en el formulario que no sea visible para el usuario pero sin embargo s sea accesible desde el diseo. Tambin podemos utilizar esta propiedad para ocultar controles, para mostrarlos pulsando, por ejemplo, un botn. Mostrar cuando: Utilizaremos esta propiedad para establecer cundo un control debe mostrarse. De este modo podemos hacer que se muestre nicamente cuando se muestre en pantalla y esconderlo a la hora de imprimir (muy til por ejemplo para los botones de un formulario que no queremos que aparezcan en el formulario impreso).

Izquierda y Superior: Estas dos propiedades de los controles hacen referencia a su posicin. Respectivamente a la distancia del borde izquierdo del formulario o informe y de su borde superior. Normalmente sus unidades debern ser introducidas en centmetros. Si utilizas otras unidades de medida, como el pxel, Access tomar ese valor y lo convertir en centmetros.

Ancho y Alto: Establecen el tamao del control indicando su anchura y altura. De nuevo la unidad de medida utilizada es el centmetro.

Color del fondo: Puedes indicar el color de fondo del control para resaltarlo ms sobre el resto del formulario. Para cambiar el color, teclea el nmero del color si lo conoces o bien coloca el cursor en el recuadro de la propiedad y pulsa el botn que aparecer a la izquierda. Entonces se abrir el cuadro de dilogo que ya conoces desde donde podrs seleccionar el color que prefieras. Estilo de los bordes: Cambia el estilo en el que los bordes del control se muestran.

Color y Ancho de los bordes: Establece el color del borde del control y su ancho en puntos.

Este apartado contuna en la pgina siguiente...

Unidad 13. Los Control es de Formula rio e Informe (II)

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Propiedades Generales de los Controles (cont)

Efecto especial: Esta propiedad modifica la apariencia del control y le hace tomar una forma predefinida por Access. Al modificar esta propiedad algunos de los valores introducidos en las propiedades Color del fondo, Estilo de los bordes, Color de los bordes o Ancho de los bordes se vern invalidadas debido a que el efecto elegido necesitar unos valores concretos para estas propiedades. Del mismo modo si modificamos alguna de las propiedades citadas anteriormente el Efecto especial dejar de aplicarse para tomarse el nuevo valor introducido en la propiedad indicada.

Nombre y Tamao de la fuente: Establece el tipo de fuente que se utilizar en el control y su tamao en puntos.

Espesor de la fuente, Fuente en Cursiva y Fuente subrayada: Estas propiedades actan sobre el aspecto de la fuente modificando, respectivamente, su espesor (de delgado a grueso), si debe mostrarse en cursiva o si se le aadir un subrayado.

Texto de Ayuda del control: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre como ayuda contextual a un control.

Texto de la barra de estado: Aqu podremos indicar el texto que queremos que se muestre en la barra de estado cuando el usuario se encuentre sobre el control. Un ejemplo muy claro de su uso sera que cuando el usuario se encontrase sobre el campo Nombre en la barra de estado se pudiera leer Introduzca aqu su nombre.

ndice de tabulacin: Una de las propiedades ms interesantes de los controles. Te permite establecer en qu orden saltar el cursor por los controles del formulario/informe cuando pulses la tecla TAB. El primer elemento deber establecerse a 0, luego el salto se producir al control que tenga un valor inmediatamente superior. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En l aparecen todos los controles ordenados por su orden de tabulacin. Puedes arrastrar y colocar los controles en el orden que prefieras, de esta forma, las propiedades ndice de tabulacin de los controles se configurarn de forma automtica. Tambin accedemos a este cuadro pulsando el icono en la pestaa Organizar.

Unidad 13. Los Control es de Formula rio e Informe

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(III)
Etiquetas y Cuadros de Texto
Ya hemos visto cmo insertar un campo en el origen de datos, este campo, la mayora de las veces estar representado por un cuadro de texto y una etiqueta asociada. Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los ttulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente ser el contenido de un campo del origen de datos. La propiedad que indica el contenido de la etiqueta es la propiedad Ttulo. La propiedad que le indica a Access qu valor tiene que aparecer en el cuadro de texto, es la propiedad Origen del control. Si en esta propiedad tenemos el nombre de un campo del origen de datos, cuando el usuario escriba un valor en el control, estar modificando el valor almacenado en la tabla, en el campo correspondiente del registro activo. Cuando queremos utilizar el control para que el usuario introduzca un valor que luego utilizaremos, entonces no pondremos nada en el origen del control y el cuadro de texto se convertir en independiente.

Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para presentar campos calculados, en este caso debemos escribir en la propiedad Origen del control la expresin que permitir a Access calcular el valor a visualizar, precedida del signo igual =. Por ejemplo para calcular el importe si dentro de la tabla slo tenemos precio unitario y cantidad.

En el ejemplo anterior hemos creado un campo calculado utilizando valores que extraamos de otros campos (en el ejemplo los campos precio y cantidad). Tambin es posible realizar clculos con constantes, por lo que nuestro origen de datos podra ser =[precio]*0.1 para calcular el 10% de un campo o incluso escribir =2+2 para que se muestre en el campo el resultado de la operacin.

Si quieres practicar las propiedades de los controles que hemos visto hasta ahora realiza el Ejercicio paso a paso de Etiquetas y Cuadros de texto.

Cuadros Combinados y Cuadros de Lista

Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de los valores.

El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un cuadro de texto con un tringulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. Una de las formas ms sencillas para crear un control de este tipo es utilizando el Asistente para controles. Su uso es muy sencillo, slo tendrs que activar el asistente sobre el formulario o informe haciendo clic en su icono en la pestaa Diseo. antes de crear el control

Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado se lanzar un generador automtico del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos, cumplimentar las propiedades del control para que muestre los datos que desees. En el tema 3, con el asistente para bsquedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros combinados y de lista, aqu repasaremos las propiedades ms importantes. Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qu tipo ser la fuente de donde sacaremos los datos de la lista. Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta. Si seleccionamos Lista de valores el control mostrar un listado de unos valores fijos que nosotros habremos introducido. La opcin Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos pertenecientes a una tabla o consulta. En cualquier caso se debern indicar qu campos o valores sern mostrados con la siguiente propiedad:

Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Tabla/Consulta deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta o tambin podremos escribir una sentencia SQL que permita obtener los valores de la lista. Si en la propiedad Tipo de origen de la fila seleccionamos Lista de campos deberemos indicar el nombre de una tabla o consulta. Si, por el contrario, habamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas: "valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...

Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna.

Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a S, coger la primera fila de valores como fila de encabezados.

Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.

Ancho de la lista: Indica el ancho total de la lista.

Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos S obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.

Filas en lista: Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro combinado.

Seleccin mltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida. Si seleccionamos Ninguna el modo de seleccin de la lista ser nico, es decir slo podremos seleccionar un valor. Si seleccionamos Simple permitiremos la seleccin mltiple y todos los elementos sobre los que hagas clic se seleccionarn. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre l. Seleccionando Extendida permitiremos la seleccin mltiple, pero para seleccionar ms de un elemento deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MAYUS y dejndola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos sern seleccionados. Esta propiedad slo se muestra para el control Cuadro de lista.

Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos haciendo clic derecho sobre l y seleccionando la opcin Cambiar a...

Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prcticamente todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los orgenes de datos. Esta opcin tambin est disponible en el men contextual de los cuadros de texto.

Unidad 13. Los Control es de Formula rio e Informe (IV)

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El Control Grupo de Opciones

Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirn para mostrar al usuario un conjunto limitado de alternativas representadas por Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de alternar. Si queremos utilizar este grupo de controles la forma ms sencilla ser insertando un control de tipo Grupo de opciones . Dentro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo botn de opcin, casillas de verificacin o botn de alternar como deseemos. La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fcil seleccionar un valor, ya que el usuario slo tiene que hacer clic en el valor que desee y slo puede elegir una opcin cada vez de entre el grupo de opciones.

En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial.

El control Grupo de opciones deberemos vincularlo en su propiedad Origen del control al campo que queremos que se encuentre vinculado en la tabla. Los controles de opcin que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la opcin, que ser el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos. Por tanto, debers establecer la propiedad Valor de la opcin para cada uno de los controles de opcin de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en el Origen del control del control Grupo de opciones. La propiedad Valor de la opcin slo admite un nmero, no podrs introducir texto por lo que este tipo de controles unicamente se utilizan para asociarlos con campos numricos.

En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo tanto no estar sujeto a ningn campo. Por ejemplo, se puede utilizar un grupo de opciones independiente en un cuadro de dilogo personalizado para aceptar la entrada de datos del usuario y llevar a cabo a continuacin alguna accin basada en esa entrada. La propiedad Valor de la opcin slo est disponible cuando el control se coloca dentro de un control de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificacin, un botn de alternar o un botn de opcin no est en un grupo de opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opcin. En su lugar, el control tiene la propiedad Origen del control y deber establecerse para un campo de tipo S/No, modificando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.

Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos controles con la opcin de Asistente para controles activada.

As, al intentar introducir un Grupo de opciones en el formulario o informe se lanzar el generador y con un par de pasos podrs generar un grupo de controles de forma fcil y rpida. Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrndolo sobre el rea de diseo, a continuacin arrastra sobre l los controles de opcin, y finalmente tendrs que rellenar la propiedad Valor de la opcin de cada control de opcin y la propiedad Origen del control del grupo de opciones.

Si quieres practicar lo que hemos visto en este apartado realiza el Ejercicio Paso a Paso de Grupo de Opciones.

Ejercicio paso a paso. El Control Grupo de opciones

Objetivo.
Practicar el uso del control Grupo de opciones.

Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a modificar la tabla Cursos para aadirle un nuevo campo que poder modificar con un Grupo de opciones. 1 Haz clic derecho sobre la tabla Cursos en el Panel de Exploracin. 2 Selecciona la opcin en el men contextual.

3 Colcate en la primera fila en blanco en la columna Nombre del campo. 4 Escribe Nivel. 5 Pulsa la tecla TABULADOR, o posicinate con el ratn en la columna Tipo de datos. 6 Selecciona Nmero. 7 En la pestaa General que encontrars ms abajo selecciona Entero en la opcin Tamao del campo. 8 Guarda la tabla y cirrala. Ahora crearemos un formulario donde podremos elegir el Nivel del curso con un grupo de opciones. 9 Selecciona la tabla Cursos en el Panel de Exploracin. 10 Haz clic en el botn Formulario de la pestaa Crear para crear un formulario automticamente con la tabla seleccionada. Se abrir el formulario que acabamos de crear. Ahora lo modificaremos para que muestre lo que queremos. 11 Pulsa el botn de Vistas y selecciona la Vista Diseo para acceder a la vista de Diseo y modificar el formulario. 12 Selecciona el Cuadro de texto Nivel y elimnalo pulsando la tecla SUPR. 13 Asegrate de que el botn de Asistente para controles activado. 14 Selecciona el control Grupo de opciones . en la pestaa Diseo se encuentra

15 Dibuja el control sobre el formulario en la zona que prefieras. Se abrir el cuadro de dilogo Asistente para grupo de opciones. 16 Escribe Principiante y pulsa la tecla TABULADOR o posicinate con la ayuda del ratn en la siguiente fila. 17 Escribe Medio y pulsa la tecla TABULADOR o posicinate con la ayuda del ratn en la siguiente fila.

18 Escribe Avanzado y pulsa el botn Siguiente. 19 Vamos a hacer que la opcin por defecto sea Medio, seleccinala en el desplegable S, la opcin predeterminada es:. 20 Pulsa Siguiente. 21 Asegrate de que a la opcin Principiante le corresponde el valor 1, a Medio el valor 2 y a Avanzado el valor 3. En caso contrario cambia los valores para que se muestren de ese modo. 22 Pulsa Siguiente. Ahora asociaremos el control Grupo de Opciones al campo de la tabla Cursos. 23 Selecciona la opcin Guardar el valor en este campo:. 24 En el desplegable selecciona el campo Nivel. 25 Pulsa Siguiente. 26 Selecciona el tipo de control de opcin que prefieras. En la izquierda del cuadro de dilogo se mostrar una previsualizacin. 27 Selecciona, tambin, el estilo de los controles de opcin. 28 Cuando hayas terminado pulsa el botn Siguiente. 29 Escribe Nivel en el ttulo del marco de opciones. 30 Pulsa Finalizar. 31 Recoloca los controles en el formulario si lo crees conveniente. 32 Pulsa el botn Vistas para ir a la Vista de Formulario. Observa cmo el formulario tiene un nuevo control que puede modificar. Navega por los campos y asgnale a cada registro un Nivel utilizando el control Grupo de opciones. 33 Cierra el formulario y gurdalo como Cursos con Nivel. 34 Haz doble clic sobre la tabla Cursos en el Panel de Exploracin. Observa como en el campo Nivel se han almacenado los valores que escogiste en el Grupo de Opciones. Recuerda que 1 indicaba nivel Principiante, 2 Medio y 3 Avanzado.

Unidad 13. Los Control es de

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Formula rio e Informe (V)

El Control Pestaa
Cuando tenemos una gran cantidad de informacin que presentar, se suele organizar esa informacin en varias pestaas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaa:

Un control Pestaa es un contenedor que contiene una coleccin de objetos Pgina. De esta forma cuando el usuario elige una pgina, sta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de cambios. Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada pgina individualmente. Una vez insertado el control Pestaa deberemos hacer clic sobre el ttulo de una de las Pginas para modificar sus propiedades. El ttulo de la pgina se podr modificar a travs de la propiedad Nombre.

Para insertar elementos dentro de una pgina deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar, solamente debers colocar el cursor sobre la pgina hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control:

Cuando termines slo tendrs que cambiar de pgina haciendo clic sobre su ttulo y rellenarla del mismo modo.

Es posible aadir nuevas Pginas o eliminarlas, para ello slo tienes que hacer clic derecho sobre el control Pestaa y seleccionar Insertar pgina para aadir una nueva pgina o hacer clic en Eliminar pgina para eliminar la pgina activa.

Si tienes ms de una pgina incluida en el control Pestaa debers utilizar la opcin Orden de las pginas... en el men contextual para cambiar su disposicin. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposicin de la pgina seleccionada de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estar situada ms a la izquierda y, al contrario, la que se encuentre en la parte inferior estar situada ms hacia la derecha. Cuando hayas terminado pulsa el botn Aceptar y podrs ver el control Pestaa con las Pginas ordenadas.

Unidad 13. Los Control es de Formula rio e Informe (VI)

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Las Herramientas de Dibujo

Nuestro siguiente paso ser echarle un vistazo a dos de los controles que nos ayudarn a mejorar el diseo de los formularios o informes que creemos: las Lneas y los Rectngulos. En ambos casos su creacin es la misma (e igual tambin para el resto de los controles). Basta con seleccionar el control o y luego dibujarlo en el formulario o informe. Para ello slo tienes que hacer clic en el punto en el que quieras que empiece el control, y sin soltar el botn del ratn, desplazamos el cursor hasta que el control alcance el tamao deseado.

En el caso del control Lnea la tecla MAYUS nos ser de mucha utilidad. Si mantenemos esta tecla de nuestro teclado pulsada mientras realizamos las acciones anteriores podremos crear lneas sin inclinacin, es decir, completamente horizontales o verticales.

Estos controles debern ser utilizados sobre todo para separar elementos y marcar secciones en nuestros documentos. De esta forma alcanzaremos diseos ms limpios y organizados, lo cual, adems de causar que el usuario se sienta ms cmodo trabajando con el formulario o informe, har que realice su trabajo de una forma ms rpida y ptima.

Las propiedades de estos controles son practicamente todas las que vimos en el primer punto de este tema y que son comunes a todos los controles. Lo nico que aadiremos es que si bien su uso es muy aconsejado para lo mencionado anteriormente, un diseo cargado con demasiados controles Lnea y Rectngulo al final resultan difciles de trabajar tanto desde el punto de vista del usuario como de la persona que est realizando el diseo, t.

Imgenes y Marcos de Objeto

En este apartado veremos cmo mostrar imgenes (o otro tipo de objetos) en un formulario o informe de Access. Para ello nos serviremos de los controles Imagen, Marco de objeto independiente y Marco de objeto dependiente. Pero antes de comenzar partiremos desde los principios bsicos. Primero que nada deberemos saber que una imagen no es ms que un tipo de objeto que se ha creado en otra aplicacin y que ms tarde utilizaremos en Microsoft Access. De este mismo modo, Access permite la visualizacin de otros tipos de documentos (como archivos de Excel, Word, PowerPoint, PDF's, etc...) y su inclusin en un formulario o informe. Por tanto, Access nos va a permitir mostrar este tipo de informacin en nuestros documentos de una forma muy sencilla. Veamos cmo...

El control Imagen nos va a servir para mostrar imgenes en nuestros trabajos. Para ello slo tendrs que seleccionar el control en la pestaa Diseo y dibujarlo sobre el formulario o informe. En este momento se abrir un cuadro de dilogo donde tendrs que seleccionar la imagen que quieras mostrar:

Aqu elegiremos la imagen que queremos mostrar y pulsaremos el botn Aceptar. La imagen estar lista para utilizarse en el formulario o informe.

Una vez tenemos el control Imagen listo en el documento podremos acceder a sus propiedades. Vemoslas: Imagen: Aqu deber indicarse la ruta de la imagen en nuestro disco duro. En un principio visualizars la ruta de la imagen que escogiste en el paso anterior.

Modo de cambiar el tamao: En esta propiedad podremos escoger entre tres opciones, Recortar, Extender y Zoom. Si seleccionamos la opcin Recortar slo se mostrar un trozo de la imagen que estar limitado por el tamao del control Imagen. Si hacemos ms grande el control se mostrar ms parte de la imagen. Seleccionando la opcin Extender har que la imagen se muestre completa dentro del espacio delimitado por el control. Esta opcin deforma la imagen para que tome exactamente las dimensiones del control. Con la opcin Zoom podremos visualizar la imagen completa y con sus proporciones originales. El tamao de la imagen se ver reducido o aumentado para que quepa dentro del control.

Distribucin de la imagen: Esta propiedad nos permitir escoger la alineacin de la imagen dentro del control. Puede tomar los valores Esquina superior izquierda, Esquina superior derecha, Centro, Esquina inferior izquierda o Esquina inferior derecha. Esta opcin es ms til cuando mostramos la imagen en modo Recortar.

Mosaico de imgenes: Puede tomar los valores S y No. En el modo Zoom utilizaremos esta opcin para que se rellenen los espacios vacos que se crean al ajustar la imagen con copias de esta.

Direccin de hipervnculo: Puedes incluir una direccin a un archivo o pgina web para que se abra al hacer clic sobre el control.

Por ltimo hablaremos de la propiedad ms interesante del control Imagen: Tipo de imagen. El Tipo de imagen puede ser Incrustado o Vinculado. Seleccionando un tipo u otro decidiremos si Access almacenar el objeto dentro del archivo de la base de datos o simplemente lo vincular y la imagen deber existir siempre en un archivo externo de imagen. En otras palabras, un archivo incrustado forma parte del archivo de la base de datos y por tanto los cambios realizados en el objeto incrustado se reflejarn nicamente en el archivo en la base de datos. Un archivo vinculado se enlaza al archivo de la base de datos y no forma parte de ella. Si modificamos el archivo de imagen que corresponde al objeto vinculado, cuando abras la base de datos la imagen se actualizar y mostrar los cambios realizados.

Unidad 13. Los Control es de Formula rio e Informe

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(VII)
Imgenes y Marcos de Objeto (cont.)

Los controles de Marco extienden la funcionalidad del control Imagen y lo hacen todava ms verstil. En un principio, el control Marco de objeto independiente es muy parecido al control Imagen. Permite la inclusin de un objeto dentro de un formulario o informe. En este caso el control de Marco de objeto independiente es capaz de insertar casi cualquier tipo de objeto en l. La forma en la que lo insertaremos ser el mismo. Deberemos seleccionarlo en el Cuadro de Controles y colocarlo en el formulario o informe. Una vez hecho esto se abrir un cuadro de dilogo:

Aqu se nos presentan dos opciones. Podemos crear un archivo nuevo (en blanco) y modificarlo desde cero, o seleccionar la opcin Crear desde archivo y se nos dar la opcin de seleccionar un archivo ya existente. El listado que aparece en Tipo de objeto: muestra todos los tipos de objeto que Access es capaz de incluir dentro del control. Si dejamos la casilla Mostrar como icono desmarcada, el objeto se mostrar con una pequea previsualizacin que podremos tratar como hicimos con el control Imagen. En el caso contrario, si marcamos la opcin, el control Marco de objeto independiente se mostrar como el icono de la

aplicacin que lo abre, por ejemplo si el objeto es un archivo de Word, se mostrar as

Las propiedades que debemos tener en cuenta de este objeto son las siguientes: Tipo de presentacin: Escoge entre Contenido para previsualizar parte del archivo, o Icono para que se muestre el icono de la aplicacin encargada de abrir el archivo.

Activacin automtica: Aqu podremos seleccionar el modo en el que queremos que se abra el archivo contenido en el marco. Podemos elegir entre Doble clic, Manual y RecibirEnfoque. Normalmente las dos ltimas opciones requerirn de un trabajo de programacin adicional, pero al encontrarse fuera del mbito de este curso pasaremos a ver directamente la primera opcin. Si seleccionamos la opcin Doble clic podremos abrir el archivo haciendo doble clic sobre el control o, con este seleccionado, pulsando la combinacin de teclas CTRL + ENTER.

Activado: Selecciona S o No. Esta propiedad permite que el control pueda abrirse o no.

Bloqueado: Si cambiamos esta propiedad a S, el objeto se abrir en modo de slo lectura. Podr ser modificado, pero sus cambios no sern guardados. Esta funcin es muy til para mostrar informacin que slo queremos que sea leda. Nosotros como administradores de la base de datos tendremos la posibilidad de acceder al objeto y actualizarlo a nuestro gusto.

Por ltimo la propiedad Tipo OLE nos indica si el archivo est siendo tratado como un archivo vinculado o incrustado. Esta propiedad es de slo lectura y se nos muestra a ttulo informativo, no podremos modificarla. En un principio los archivos insertados mediante un Marco se incrustan directamente en la base de datos para mayor comodidad. Slo existe un modo de que, al insertar el objeto, ste quede vinculado y es insertando un archivo ya existente.

En el momento en el que estamos insertando el objeto desde un archivo deberemos marcar la casilla Vincular si queremos que el archivo no se incruste en la base de datos y pueda ser manipulado directamente desde fuera.

Unidad 13. Los Control es de Formula rio e Informe (VIII)

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Imgenes y Marcos de Objeto (cont.)

El Marco de objeto dependiente es muy similar a un objeto vinculado. La nica diferencia es que este control deber vincularse siempre a un campo de una tabla o consulta utilizando su propiedad Origen del control. De este modo, podemos, por ejemplo, incluir las fotos de los productos y almacenarlos en la misma tabla que el resto de su informacin. Una de las caractersticas que derivan de este hecho es que para cada uno de los registros (filas) de la tabla se almacenarn imgenes (u objetos) diferentes. Este objeto tiene las mismas propiedades que el anterior.

Es imprescindible que el campo de la tabla al cual se vincula el control sea de tipo Objeto OLE, para que sea capaz de almacenar la informacin del archivo y guardarla en la tabla As, una vez creado el formulario, podremos incluir el tipo de archivo que queramos simplemente haciendo clic derecho sobre el control y seleccionando la opcin Insertar objeto....

Se abrir el cuadro de dilogo que vimos anteriormente cuando queramos insertar un objeto en un Marco independiente. En este caso, de nuevo deberemos elegir entre crear el objeto desde cero o abrir uno existente. Si decidimos abrir uno que ya existe se nos dar la opcin de Vincularlo en vez de Incrustarlo.

Ten en cuenta que si quieres que el Marco muestre correctamente una imagen esta deber ser del tipo BMP y este tipo de imagen suele ocupar bastante...

As que, resumiendo, ests son las consideraciones que debers tener en cuenta cuando utilices controles de Imagen o Marcos de objeto: En un formulario o informe podemos incluir una imagen o un objeto. Tanto los objetos dependientes como los independientes pueden ser vinculados o incrustados. Cuando incrustamos un objeto en un formulario o informe, Access lo guarda en un archivo en la base de datos, por lo que un archivo incrustado siempre estar disponible. Si cambiamos de ruta un archivo vinculado, Access no ser capaz de encontrarlo. Deberemos actualizar tambin la ruta almacenada en la base de datos. Cuando tenemos un objeto vinculado podremos verlo y modificarlo desde la base de datos, pero los cambios se almacenarn en un archivo externo.

Incrustar archivos muy grandes no es aconsejable, pues hace que la base de datos pese ms y sea ms lenta.

Unidad 13. Los Control es de Formula rio e Informe (IX)

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El Botn de Comando
En este apartado hablaremos de los Botones de Comando, que con diferencia es uno de los controles que ms nos ayudarn a realizar determinadas acciones. Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son pulsados. Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchsimas acciones en un solo botn gracias a la integracin de este programa con el lenguaje de programacin Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a travs del Asistente para controles . Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botn de Comando nos aparece una cuadro de dilogo. Veremos paso a paso cmo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo.

En la primera pantalla podremos elegir entre diferentes acciones a realizar cuando se pulse el botn. Como puedes ver en la imagen estas acciones se encuentran agrupadas en Categoras.

Selecciona la Categora que creas que se ajusta ms a lo que quieres realizar y luego selecciona la Accin en la lista de la derecha. Pulsa Siguiente para continuar.

Ahora podrs modificar el aspecto del botn. Puedes elegir entre mostrar un Texto en el botn, o mostrar una Imagen. En el caso de escoger Imagen, podrs seleccionar una entre las que Access te ofrece. Marca la casilla Mostrar todas las imgenes para ver todas las imgenes que Access tiene disponible para los botones. Tambin podras hacer clic en el botn Examinar para buscar una imagen en tu disco duro. Cuando hayas terminado pulsa Siguiente para continuar, y que aparezca la pantalla que veremos en la siguiente pgina....

Unidad 13. Los Control es de Formula rio e Informe (X)

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El Botn de Comando (cont.)

En esta ltima pantalla le daremos un nombre al control Botn de Comando para poder reconocerlo ms tarde en la lista de controles. Pulsa Finalizar para terminar.

Al ser tan fcil aadir Botones de comando con el Asistente este control se convierte en una forma muy verstil de aadir acciones a tus formularios e informes. Como podrs ver en las primeras ventanas del Asistente para controles existen varias acciones que podrs realizar. Con la categora de Exploracin de registros podrs moverte de forma rpida por todos los datos del formulario, buscando registros o desplazndote directamente a alguno en particular. Utiliza las acciones de Operaciones con registros para aadir nuevos, duplicarlos, eliminarlos, guardarlos o imprimirlos. Del mismo modo podrs jugar con los formularios aplicndoles filtros y actualizndolos. En cualquier momento podrs aadir un botn para abrir, cerrar o imprimir informes, formularios y consultas.

Si quieres practicar lo que hemos explicado en este apartado realiza el Ejercicio Paso a Paso de Creacin de un Botn de Comando.

Controles ActiveX

Access tambin nos ofrece la posibilidad de aadir un sinfn de controles que podrs encontrar desplegando la lista de controles ActiveX haciendo clic en el botn Ms controles Diseo. de la pestaa

Debido a que existen muchsimos de estos controles, y a que sus propiedades son prcticamente nicas en cada caso, simplemente comentaremos que puedes acceder a ellas haciendo clic derecho sobre el control (una vez est sobre el formulario o informe) y seleccionando la opcin Propiedades.

En algunos controles (en la imagen el control Calendario) podrs acceder a un men de propiedades ms amigable accediendo a travs de su men contextual:

Para ms informacin sobre el control Calendario puedes ver el Videotutorial de Control de Calendario:

Unida d 14. Las Macr os (I)

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Introduccin
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc... Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese

nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.

La configuracin por defecto de Access, nos impedira ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una ubicacin de confianza, para evitar acciones malintencionadas. Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos que consideremos fiables, podemos aadir la ubicacin de est al Centro de confianza, tal como vimos en la Unidad 10 al realizar consultas de accin.

Crear una Macro

Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarn un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar automticamente sin necesidad, en principio, de interaccin por nuestra parte. Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos. Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de la pestaa Crear.

Se abrir la Vista de diseo de Macro. Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la misma dinmica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten. Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin y Comentario, aunque puede que aparezca tambin la columna Argumentos, que se puede mostrar y ocultar, y que explicaremos ms adelante.

En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin de entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una pequea descripcin opcional sobre el por qu de la accin o un comentario sobre su efecto. Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin.

Podemos aadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una despus de otra y en el orden que queremos que se ejecuten. Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la accin de apertura debera ir antes de la de cierre. En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas acciones entre dos existentes o eliminar una accin. para insertar nuevas

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratn para colocarlas en otra posicin.

Cuando la Macro est terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Ms tarde podremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.

Unida d 14. Las Macr os (II)

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Acciones ms utilizadas
En este apartado veremos las acciones ms utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener informacin sobre acciones que aqu no tratemos. Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern sus opciones:

A continuacin veremos las acciones ms comunes, puedes ver la descripcin de sus argumentos de accin haciendo clic en . Esta accin abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos. Del mismo modo que la accin anterior, abre un formulario. Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe. Esta accin permite abrir una tabla. Utilizaremos esta accin para buscar registros. Esta accin busca el primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes utilizar esta accin para avanzar en las bsquedas que realices.

AbrirConsulta

AbrirFormulario

AbrirInforme AbrirTabla

BuscarRegistro

BuscarSiguiente

Se posiciona en el siguiente registro que cumpla con los criterios indicados en la accin BuscarRegistro anterior. No tiene argumentos. Esta accin cancela el evento que produjo la ejecucin de la macro. No tiene argumentos. Con esta accin podrs cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto. Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario. Introduce esta accin en una Macro para detener su ejecucin. No tiene argumentos. Vers su utilidad ms adelante. Esta accin detendr todas las Macros que se estn ejecutando en ese momento. No tiene argumentos. Esta accin es muy til para ocultar al usuario las operaciones que se estn realizando con una Macro. Permite la activacin o desactivacin de la visualizacin de las acciones en pantalla. Utiliza esta accin para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de herramientas. Una accin muy til que te permitir modificar los valores de los campos. Te permitir saltar a un registro en particular dentro de un objeto. Esta accin maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access. Al contrario que la anterior, esta accin minimiza la ventana activa convirtindola en una barra de ttulo en la parte inferior de la ventana de Access. Esta accin hace que Access se cierre.

CancelarEvento

Cerrar

CuadroMsj

DetenerMacro

DetenerTodasMacros

*Eco

EjecutarComando

*EstablecerValor

IrARegistro

Maximizar

Minimizar

Salir

* Algunas de estas acciones no se muestran si no est pulsado el icono Mostrar todas las acciones, en la banda de Diseo de Macros.

Si quieres practicar las acciones que hemos visto puedes realizar el Ejercicio Paso a Paso de Creacin de Macros.

Ejercicio paso a paso. Creacin de Macros

Objetivo.
Practicar la creacin de Macros.

Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a crear una Macro que abra un formulario, busque un registro que contenga la palabra Internet y la cambie por Diseo Web. 1 Haz clic en Macro en la pestaa Crear para crear una nueva Macro. Primero desactivaremos el Eco de pantalla para que no se vean las acciones de la Macro. 2 En la primera fila selecciona Eco en la columna Accin. 3 Nos dirijimos a la parte inferior donde encontramos los Argumentos de la accin. All seleccionamos No en Eco activo. 4 Escribe Realizando cambios... en Texto de la barra de estado. Ahora abriremos el formulario donde deberemos hacer los cambios. 5 En la siguiente fila selecciona en la columna Accin la accin AbrirFormulario. 6 En los Argumentos de accin seleccionamos Cursos tabular en Nombre del formulario. 6 En Modo de datos seleccionamos Modificar . 7 El resto de opciones las dejamos como estn: Vista Formulario y Modo de la ventana Normal. Ahora buscaremos el registro en nuestro formulario. 8 En la siguiente fila selecciona la Accin BuscarRegistro. 9 En los Argumentos de acccin escribe Internet en el campo Buscar. Cambia, cuando sea necesario: 10 Coincidir maysculas y minsculas a No. 11 Buscar en a Todo. 12 Buscar con formato a No.

13 Slo el campo activo a No. 14 Selecciona S en Buscar primero. Una vez encontrado el registro pasaremos a modificarlo. 15 Selecciona la Accin EstablecerValor en la siguiente fila. 16 En los Argumentos de accin escribiremos [Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso] en el campo Elemento. 17 En Expresin escribimos "Diseo Web" (con comillas), as indicamos que queremos que al campo Nombre Curso del Formulario Cursos tabular se le asigne el valor Diseo Web. Una vez realizado el cambio cerramos el formulario guardando los cambios. 18 Selecciona Cerrar en la columna Accin. 19 En los Argumentos de accin selecciona Formulario en Tipo de objeto. 20 Selecciona Cursos tabular en el desplegable de Nombre del objeto. 21 Y cambia el valor de Guardar a S. Ya hemos terminado, ahora restableceremos el eco en pantalla para que el usuario siga trabajando. 22 Selecciona la accin Eco en la columna Accin. 23 En el argumento Eco activo selecciona S.

Aqu tienes una imagen que ilustra cmo habr quedado la Macro:

24 Guarda los cambios y llmala Cambiar1. 25 Ejecuta la Macro pulsando el botn Ejecutar .

Ejecuta la Macro una sola vez y observa como el registro del primer curso llamado Internet ha

cambiado a Diseo Web. 26 Cambias la condicin de bsqueda de la accin BuscarRegistro para que busque por ejemplo el curso Papiroflexia, Access no encontrar ninguno y cambiar el primer registro. 27 Cierra la Macro guardando los cambios. 28 Abre la tabla de Cursos y comprubalo. 29 Modifica el primer registro para devolverle su valor original: Ofimtica.

Unida d 14. Las Macr os (III)

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Acciones Condicionadas
Ahora que ya conocemos las acciones y cmo introducirlas y ordenarlas, veremos un modo que nos ayudar a crear acciones con muchas posibilidades. Para ello utilizaremos las condiciones. Puedes activar este modo haciendo clic en el botn de Condiciones en la pestaa de Diseo.

La vista de Diseo de Macro cambiar para tomar este aspecto (observa como se ha aadido una columna a la izquierda):

En esta columna podremos introducir condiciones para que la accin establecida en la fila se ejecute o no segn el resultado de la consicin. Por ejemplo si escribimos [Formularios]![Cursos]![Cdigo Curso] = 4 en la columna Condicin, su accin slo se ejecutar en el caso de que la condicin sea afirmativa, es decir, que el cdigo de curso sea igual a 4.

Para entender mejor las condiciones te recomendamos que realices el Ejercicio Paso a Paso de Condiciones.

Esto nos abre muchas posibilidades, sobre todo si lo combinamos con los puntos suspensivos (...). Si escribimos una condicin y resulta verdadera se ejecutar la accin que se encuentre en la misma fila, Pero qu pasa si queremos que la condicin ejecute ms de una accin? Muy fcil, escribe puntos suspensivos en la columna Condicin para todas aquellas acciones siguientes que quieres que se ejecuten al resultar afirmativa la condicin.

Si la condicin diese como resultado falso, la Macro saltar a la siguiente accin que no tenga puntos suspensivos en la columna Condicin.

En el campo Condicin tambin podemos incluir expresiones ms complejas, como: [Formularios]![Cursos]![Fecha Inicio] Entre #2-Mar-2006# Y #9-Nov-2007# para indicar si la fecha se encuentra en un intervalo, o EsNulo([Formularios]![Cursos]![nhoras]) para realizar la accin si no hay nada guardado en el campo nhoras.

Puedes unir varias condiciones utilizando los operadores Y y O como vimos en el tema de consultas.

En los casos en los que utilicemos Macros con condicionales nos ser muy til el uso de la accin DetenerMacro, en el siguiente Ejercicio Paso a Paso de Condiciones Avanzadas vers por qu. Aunque a primera vista el uso de Macros en Access pueda parecer algo limitado, veremos en las prximas pginas que podemos crear grupos de macros y definir bucles repetitivos que nos permitirn realizar operaciones mucho ms complejas.

Unida d 14. Las Macr os (IV)

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Grupos de Macros
Cuando tenemos muchas macros, puede llegar a ser dificultoso localizar una macro dentro de la ventana Base de Datos. Al igual que es ms cmodo agrupar los archivos en carpetas, puede ser til agrupar nuestras macros en grupos de macros que contengan macros relacionadas. Tambin los grupos de macros pueden ser tiles para definir macros a modo de subrutinas dentro de una macro principal. Para definir un grupo de macros haremos uso de la opcin Nombres de macro en la pestaa Diseo.

Si activas el botn vers que la Vista de Diseo de Macros cambia para aadir una nueva columna a la izquierda:

Esta columna nos da la opcin de crear diferentes macros dentro de una Macro principal. Imagina que tenemos la siguiente macro y la guardamos como Macro1:

Macro1 aparecer en la ventana Base de Datos como una macro, pero realmente ser un grupo de macros formado por las macros nombre1, nombre2 y nombre3. A partir de este momento podremos ejecutar las acciones accion4, accion5, accion6 y accion7 simplemente llamando a la macro Macro1.nombre2. Sencillo, verdad? Observa que para llamar a una macro que forma parte de un grupo de macros, hay que primero indicar el nombre del grupo y despus el nombre de la macro separados por un punto.

Crear Bucles
Si una macro se puede asemejar a un programa porque consiste en una serie de acciones que se ejecutan segn un determinado orden, y que adems incluye alternativas (gracias a la columna

Condicin), nos faltaba un concepto imprescindible en programacin, el concepto de estructuras repetitivas (bucles). Pues bien, ahora aprenderemos un nueva accin que nos permite en cierta medida resolver el problema. Se trata de la accin EjecutarMacro. EjecutarMacro: Nos da la posibilidad de llamar a una macro desde dentro de otra macro y repetir la ejecucin de dicha macro, definiendo as un bucle repetitivo. Para ello deberemos especificar el Nombre de macro que queremos ejecutar. Por ejemplo, en el caso anterior, Macro1, Macro1.nombre1, Macro1.nombre2 o Macro1.nombre3. Podemos indicar que la Macro se ejecute ms de una vez escribiendo en Nmero de repeticiones un nmero que indique cuntas veces queremos que se repita la ejecucin de la macro (el nmero deber ser mayor que 1). En Expresin de repeticin podremos introducir una expresin condicional para que se repita la ejecucin de la macro mientras la condicin se cumpla (sea verdadera). Se evalua la condicin antes de ejecutar la macro as que si al empezar, la condicin no se cumple, la macro no se ejecutar. Ojo con los bucles infinitos! si utilizas el argumento Expresin de repeticin la condicin que pongas deber depender de un parmetro que cambie dentro de la macro que se repite, sino podrs entrar en un bucle que no se acabe nunca!! Para componer la condicin se nos dar la opcin de utilizar el Generador de Expresiones.

Ahora veremos una estructura que ilustrar el uso de la combinacin de ambas tcnicas.

Como puedes ver en la imagen, si reproducimos esta estructura seremos capaces de generar un bucle. Veamos que hemos hecho. En un punto de la macro necesitamos ejecutar unas acciones que se repitan hasta determinado momento. Para lograrlo lo que hacemos es incluir una llamada a la macro repite que se encuentra en Macro1. Por lo que en el argumento Nombre de macro de la accin EjecutarMacro escribiremos Macro1.repite. En el argumento Expresin de repeticin escribiremos la condicin que ha de cumplirse para que se vuelva a repetir el proceso. En caso de que la condicin sea falsa, el proceso dejar de repetirse y continuar con la lista de acciones que siguen hasta la accin DetenerMacro que terminarla ejecucin de la macro.

Observa que al final de la macro Macro1.repite, hemos incluido la accin Cerrar, si como argumento de la accin pusisemos la macro Macro1, este bloque solamente se ejecutara como mucho una vez ya que la macro se cerrara antes de que se pueda repetir el bloque.

Para practicar estos conceptos realiza el Ejercicio Paso a Paso de Macros Complejas.

Ejercicio paso a paso. Creacin de Macros Complejas

Objetivo.
Practicar la creacin de Macros complejas.

Abrir la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. En ejercicios anteriores creamos Macros que buscaban un registro con valor Internet en su campo Nombre Curso y lo cambiabamos. Esas Macros slo modificaban el primer registro que encontraban. Por lo que si queramos cambiar todos los registros de un formulario debamos ejecutar la Macro tantas veces como registros con el valor Internet existiesen. Vamos a crear una Macro que modifique todos los registros que contengan el valor Internet en su campo Nombre Curso. 1 Haz clic en Macro en la pestaa Crear para crear una nueva Macro. 2 Guarda la Macro desde Botn de Office Guardar y dale el nombre de CambiarTodos. Primero desactivaremos el Eco de pantalla para que no se vean las acciones de la Macro. 3 En la primera fila selecciona Eco en la columna Accin. 4 Nos dirijimos a la parte inferior donde encontramos los Argumentos de la accin. All seleccionamos No en Eco activo. 5 Escribe Realizando cambios... en Texto de la barra de estado. Ahora abriremos el formulario donde deberemos hacer los cambios. 6 En la siguiente fila selecciona en la columna Accin la accin AbrirFormulario. 7 En los Argumentos de accin seleccionamos Cursos tabular en Nombre del formulario. 8 El resto de opciones las dejamos como estn: Vista Formulario, Modo de datos Modificar y Modo de la ventana Normal. Ahora buscaremos el registro en nuestro formulario. 9 En la siguiente fila selecciona la accin BuscarRegistro.

10 En los Argumentos de acccin escribe Internet en el campo Buscar. 11 Cambia Coincidir maysculas y minsculas a No. 12 Cambia Buscar en a Todo. 13 Cambia Buscar con formato a No. 14 Cambia Slo el campo activo a No. 15 Selecciona S en Buscar primero. Una vez encontrado el registro pasaremos a modificarlo. Pero ahora es cuando viene la parte difcil. Crearemos un bucle que repita todo el proceso de cambio para cada uno de los registro que contengan la palabra Internet. 16 En la siguiente fila selecciona la accin EjecutarMacro. 17 En los Argumentos de accin escribiremos CambiarTodos.repite en el campo Nombre de macro. 18 En Expresin de repeticin escribe [Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso]="Internet". Qu hemos hecho?, muy fcil. Le estamos diciendo a Access que repita determinado bloque de acciones mientras en el formulario Cursos tabular el campo Nombre Curso contenga el valor Internet. En el momento en el que deje de haberlo, el bloque CambiarTodos.repite dejar de repetirse. El siguiente paso que haremos ser crear el bloque repite que cambiar los valores del campo Nombre Curso. 19 Avanzamos unas 6 o 7 filas que dejaremos en blanco para colocar el bloque repite. Haz clic sobre el botn Nombres de macro en la pestaa Diseo. 20 En la fila en la que nos hemos situado escribimos repite bajo la columna Nombre de macro. Hemos creado el sealizador que indica el sitio a donde tiene que ir la accin EjecutarMacro que insertamos anteriormente. 21 Ahora selecciona la accin EstablecerValor. 22 En los Argumentos de accin escribe [Formularios]![Cursos tabular]![Nombre Curso] en la opcin Elemento. 23 En Expresin escribe "Diseo Web" (con comillas). Esto cambiar el valor del campo. 24 En la siguiente fila selecciona en la columna accin BuscarSiguiente. Hemos hecho que el bucle cambie el valor y se posicione en el siguiente registro que contenga el valor Internet. Qu pasar entonces con el bucle de EjecutarMacro? Cuando la accin BuscarSiguiente no encuentre ms registros que cumplan los criterios especificados en BuscarRegistro, se posicionar en el

primer registro (que obviamente no contendr Internet). La accin EjecutarMacro analizar el campo Nombre Curso y al no encontrar el valor Internet no ejecutar nuestro bloque y pasar a la siguiente accin. A continuacin seguiremos introduciendo filas bajo la accin EjecutarMacro que dejamos antes. 25 En la fila que se encuentra debajo de la accin EjecutarMacro introduciremos la accin Cerrar. 26 En los Argumentos de accin seleccionaremos Formulario en la opcin Tipo de objeto. 27 En Nombre de objeto selecciona Cursos tabular. 28 En Guardar seleccionar S para cerrar guardando los cambios. Ahora mostraremos un cuadro de mensaje para decirle al usuario que hemos terminado la tarea. 29 En la fila siguiente selecciona la accin CuadroMsj. 30 En los Argumentos de accin escribe Se han modificado todos los registros que contenian 'Internet' en el formulario 'Cursos tabular'. en la opcin Mensaje. 31 Cambia la opcin Bip a S. 32 Cambia la opcin Tipo a Informacin. 33 En la opcin Ttulo escribe Registros actualizados. 34 Finalmente aadiremos una Accin de DetenerMacro para que la Macro no siga ejecutndose realizando las acciones que colocamos en el bloque repite.

Aqu podrs ver una imagen que muestra cmo deber haber quedado tu macro despus del ejercicio:

35 Guarda la Macro. 36 Ejecuta la macro pulsando el botn Ejecutar .

Puedes probar a poner varios nombres de curso como Internet para comprobar que los cambia todos, pero cuando acabes, vuelve a poner los valores que haba al principio.

Unida d 14. Las Macr os (V)

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Depuracin de errores
Cuando creamos una Macro con diferentes condiciones y saltos de ejecucin puede que al final la comprobacin de que acta correctamente sea cada vez ms dificil. Access incorpora una herramienta que permite seguir la ejecucin de la Macro paso a paso pudiendo en cada momento ver qu procesos se estn llevando a cabo y los resultados que recibe de la base de datos.

Para activar esta opcin solamente deberemos de hacer clic sobre el botn de Paso a paso en la pestaa Diseo. Una vez activada, cada vez que se ejecute una macro en el sistema lo har en modo Paso a paso.

Cuando una Macro se ejecuta de este modo para cada accin que realiza produce una salida de informacin que nos llega a modo de Cuadro de dilogo:

Como puedes ver en la imagen este cuadro de dilogo te mostrar el Nombre de la macro que se est ejecutando.

Si tiene condicin, y en caso afirmativo, en qu consiste dicha condicin y su estado de coincidencia (Verdadero: o Falso:). Tambin podrs ver el Nombre de la accin que se va a ejecutar, y los Argumentos que tiene. En la imagen la funcin EstablecerValor cambiara el valor del campo Nombre Curso a "Diseo Web" si la condicin no hubiese dado falso.

Para continuar con la reproduccin Normal de la Macro pulsa Continuar. Si pulsas Paso a Paso seguirs en el mismo modo. Puedes detener la Macro pulsando el botn Detener. En cualquier momento en la reproduccin de una Macro puedes detenerla tambin utilizando la combinacin de teclas CTRL + INTRO. Esto te puede ser muy til si una Macro entra en un bucle infinito y el sistema deja de responder.

AutoKeys o Mtodos abreviados de Teclado

Las Macros tambin te permitirn crear mtodos abreviados de teclado. Esto es, podremos asignar a travs de una Macro diferentes acciones mediante una combinacin de teclas. El modo de construir una Macro que actue de este modo es muy sencillo. Slo tendrs que seguir los siguientes pasos: 1. Crea una nueva Macro y llmala AutoKeys. 2. Activa la opcin Nombres de Macro para aadir la columna con el mismo nombre. 3. En la columna Nombre de Macro debers indicar la combinacin de teclas que activarn las acciones que escribas en la columna Accin.

De este modo podrs crear varias combinaciones y asignarlas a un grupo de acciones.

En vez de Combinacin1, Combinacin2, Combinacin3, etc... debers escribir la combinacin de teclas que quieres que ejecuten las acciones, siguiendo la sintaxis que encontrars en la siguiente tabla:
Sintaxis de la Combinacin Combinacin de Teclas ^C or ^1 {F3} ^{F3} +{F3} {INSERT} ^{INSERT} +{INSERT} CTRL+C CTRL+1 F3 CTRL+F3 MAYUS+F3 INSERT CTRL+INSERT MAYUS+INSERT

El modo en el que indicaremos las combinaciones es muy sencillo. Simplemente tendremos que escribir los nombres de las teclas que forman la combinacin en la columna Nombre de Macro. Lo nico que debers tener en cuenta es que la tecla CTRL se escribir como ^, y la tecla MAYUS como +. Las teclas que contengan ms de una letra debern ir encerradas entre llaves {} para que no se confundan con combinaciones. Por ejemplo, END sera el equivalente a la combinacin de teclas E+N+D, mientras que {END} equivaldra a pulsar la tecla FIN.

Es interesante asociar combinaciones de teclas a la accin EjecutarMacro para permitir lanzar una macro con slo pulsar unas teclas.

Unidad 15. Configu rar la Interfaz (I)

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Introduccin
La interfaz es la forma en la que el usuario ver y trabajar con la base de datos. En esta unidad aprenderemos cmo deberemos configurar Microsoft Access 2007 para que una persona que vaya a trabajar con la base de datos vea y pueda realizar nicamente aquello que sea conveniente para nosotros: los creadores y administradores de la base de datos. Aprenderemos a crear categoras y grupos en el panel de exploracin. Vers que tareas tan vistosas como cambiar el icono de la base de datos o ejecutar desde un men no es tan complicado como parece. En resumen, veremos cmo controlar el aspecto y comportamiento de un archivo cuando se abre.

Nota: Aunque Access tambin nos permite personalizar la cinta de opciones, aadiendo y quitando controles, hacerlo requiere de conocimientos de XML, por lo que no lo explicaremos en este curso.

Personalizar la barra de acceso rpido

Ya hemos visto qu es la barra de acceso rpido, y como agregar los controles ms frecuentes, pulsando en Ms acciones , en la pestaita a su derecha.

En la pestaa Comandos disponibles en: podremos elegir una categora o ficha, para que se muestren todas sus acciones. Es interesante destacar que tambin podremos incluir las macros que haya disponibles en la bsae de datos. Otra forma de agregar acciones, es haciendo clic derecho sobre la Banda de opciones, y eligiendo la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Si realizamos esta accin sobre un icono, se aadir la funcin de este en un icono, mientras que si lo hacemos sobre la parte inferior de un cuadro de opciones, se aadiran todas las acciones de ese grupo en un icono, deplegndolas al pulsarlo.

En la pestaa Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, podremos decidir si los cambios se aplican a todoas las bases de datos que abaramos con Access o slo para la base de datos actual.

Unidad 15. Configu rar la Interfaz (II)

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Perosnalizar el panel de exploracin.

Hemos ido conociendo el panel de exploracin a lo largo del curso. En l, aparecen listados los elementos de nuestra base de datos. Podemos elegir una categora (por ejemplo, Tipos de objeto), y dentro de sta un grupo (como Tablas). Ahora, aprenderemos a crear nuestras propias categoras y grupos.

El primer paso es crear nuestra propia categora. Access nos proporciona la categora Personalizado para este uso, que podemos modificar o renombrar. Pero tambin podemos crear una categora propia. Para hacerlo, hacemos clic derecho en la parte superior del Panel de explopracin, y en el desplegable elegimos Opciones de exploracin , accediendo as a una ventana como esta:

Pulsando Agregar elemento, creamos una categora nueva. Pulsando Cambiar nombre, cambiamos el nombre de la categora seleccionada (se pueden renombrar las categoras creadas por nosotros y la categora Personalizado). Al pulsar Eliminar elemento, eliminamos la categora seleccionada.

Por defecto, Access nos crea el grupo Objetos no asignados, donde se mostrarn todos los elementos que no pertenezcan a ningn otro grupo. Para crear nuestros propios grupos, hay que pulsar Agregar Grupo, e introducir el nombre del nuevo grupo. Igual que las categoras, podemos borrar grupos pulsando Eliminar grupo, o cambiar su nombre seleccionndolo y pulsando Cambiar nombre de grupo.

Una vez creaedos los grupos deseados, pulsaremos Aceptar.

Ahora, pulsando en la parte superior del Panel de exploracin, podremos elegir nuestra nueva categora.

Al principio, los grupos no tienen objetos, y todos aparecen en Objetos no asignados.

Para incluirlos en un grupo, o moverlos entre grupos, slo habr que hacer clic sobre un objeto, y arrastrarlo hasta el grupo deseado, o hacer clic derecho sobre el elemento, y escoger la opcin Agregar a grupo...

Unidad 15. Configu rar la Interfaz (III)

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Opciones de aplicacin
En este apartado veremos cmo configurar las opciones de Inicio. Estas opciones se encuentran en el cuadro de dilogo opciones de aplicacin , slo se aplican al archivo de Access activo (es decir, al archivo de la base datos con el que estamos trabajando) y actan sobre el modo en el que se abrir la base de datos .

Para abrir el cuadro de dilogo Opciones de Access, haz clic en el Botn de Office en el botn Opciones de Access. Vers la siguiente ventana:

Desde aqu podremos configurar todas las opciones del archivo de la base de datos. En el cuadro de texto Ttulo de la aplicacin puedes escribir el texto que se muestre en la Barra de ttulo de la ventana.

En Icono de la aplicacin podrs establecer un icono para que se muestre al lado del ttulo en la Barra de ttulo y para que se convierta en el icono del archivo. Tambin podrs ver el icono del archivo en el Explorador de Windows y en el Escritorio. Para asociar un icono slo tienes que hacer clic en el botn Examinar y seleccionar una imagen de tu disco duro. Ten en cuenta que el archivo debe ser de tipo .ico o .cur. Si estableces un icono para la aplicacin podrs activar tambin la opcin Usar como icono Formulario e informe, que activada har que los iconos de la barra de ttulo de los Formularios e Informes con los que se trabaje en la base de datos tomen tambin el icono indicado en Icono de la aplicacin.

En el siguiente desplegable podrs hacer que se Muestre un formulario automticamente al abrir la base de datos. Nota: Ten en cuenta que las acciones de la Macro AutoExec se ejecutan despus de la configuracin de Inicio. Si abres ventanas con esta macro, estas quedarn por encima de la definida en Inicio.

Tambin podrs elegir si la barra de estado es visible o no. Para ello haz clic sobre la casilla Mostrar barra de estado para activarla o no.

Finalmente, selecciona la opcin Usar las teclas especiales de Access (abajo a la derecha) para activar o desactivar las combinaciones de teclas que realizan diferentes acciones sobre la base de datos.

En la pgina siguiente puedes ver ms opciones...

Unidad 15. Configu rar la Interfaz (IV)

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Opciones de aplicacin (cont)

Ms abajo encontrars otras opciones:

Podrs activar o desactivar el uso del Panel de Exploracin haciendo clic en la casilla Mostrar panel de exploracin. Si la desactivas, cuando se abra el archivo de la base de datos, el panel desde donde hemos trabajado durante todo el curso (la que muestra todas las Tablas, Consultas, Fomularios, etc...) habr desaparecido.

Puedes cargar una banda de opciones diferente programada desde el editor de VisualBasic (F11).

En la opcin Barra de men contextual podrs seleccionar una barra definida como Men Contextual para que aparezca cuando hagas clic derecho sobre cualquier parte de la ventana de Base de datos. Este men deber ser codificado del mismo modo con el editor de VisualBasic.

Si activamos la casilla de Permitir el uso de mens no restringidos, en la banda de opciones se permitirn determinadas acciones no restringidas, como la Ayuda, los comandos de Salir o Cerrar y la disposicin de las ventanas en Mosaico o Cascada.

Desactivando la opcin Permitir el uso de mens contextuales predeterminados, el usuario al abrir la base de datos slo podr ver la barra de men contextual que hayas indicado en el desplegable Barra de men contextual.

Unidad 15. Configu rar la Interfaz (V)

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Toda esta configuracin ser muy til a la hora de trabajar con una base de datos como si fuera una aplicacin. Puedes configurarla de forma que slo se muestren formularios con los que trabajar. Si creas barras de herramientas de acceso rpido con suficiente habilidad sers capaz de acceder a todas las opciones y comportamientos de la base de datos y ser como si estuvieses trabajando con una aplicacin propia!

Recuerda que la configuracin que indiques en Inicio (opciones de aplicacin) afectar al modo en que el archivo de la base de datos se abre. Por tanto si eliminas o escondes objetos y barras de herramientas no podrs verlos si abres la base de datos normalmente. Para saltarte la configuracin de Inicio de un archivo de Access debers mantener la tecla MAYUS pulsada mientras haces doble clic sobre el icono del archivo en el Explorador de Windows para abrirlo, y no soltarla hasta que la base de datos se haya cargado completamente.

Para lograr mayor funcionalidad y poder conseguir mayor efectividad recuerda que puedes acceder a las Propiedades de los Formularios e Informes haciendo clic derecho sobre su selector de Diseo de Formulario o Informe. en la Vista

Aqu podrs modificar los valores de las propiedades Emergente y Modal de la ventana del Formulario o Informe.

Abrir un objeto en una ventana Emergente supone que slo podr visualizarse la vista Formulario o Informe. Las Vistas de Diseo estarn desactivadas.

Si seleccionas S en Modal, la ventana al abrirse inhabilitar el resto de ventanas hasta que no se cierre. En otras palabras ser la nica ventana con la que sea posible trabajar.

Desde la ventana de dilogo de Propiedades tambin podrs decidir si los botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar se muestran o no.

Nota: Al utilizar estas opciones deberemos asegurarnos de que el objeto de Formulario o Informe disponga de los suficientes comandos (por ejemplo en forma de botones o barras de herramientas) para que el usuario pueda cerrarlos guardando los cambios que ha realizado.

Unidad 15. Configu rar la Interfaz (VI)

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Panel de Control

Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudarn a mejorar la forma en la que el usuario interactuar con nuestra base de datos es el Panel de Control. Crear un Panel de Control nos ayudar a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de datos. En esta imagen podemos ver una pgina del Panel de control justo despus de haberlo creado con el Administrador:

Pero veamos cmo podemos crearlo. Haz clic la pestaa Herramientas de base de datos y haz clic sobre el botn Administrador del panel de control.

Si an no creaste un Panel de Control, Access te preguntar si quieres crear uno. Pulsa S para continuar. Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Desde aqu configuraremos de forma muy sencilla los elementos que queremos que aparezcan en el Panel de Control.

Como puedes ver en la imagen, el panel de control estar organizado en una o varias pginas. Si tenemos muchas opciones dentro del panel, organizarlas en varias pginas mejorar el manejo del mismo, estaremos creando mens con submens.

Para crear nuevas pginas slo tienes que hacer clic en el botn Nueva... y escribir el nombre que quieres dar a la nueva pgina. La pgina del panel de control que marques como predeterminada ser la que se muestre en primera instancia cuando se abra el Panel de Control. Si quieres que otra pgina creada por t sea la predeterminada (y no la que viene por defecto) seleccinala en el listado y pulsa el botn Predeterminado. Puedes eliminar pginas que no estn definidas como Predeterminado seleccionndolas y pulsando el botn Eliminar.

Unidad 15. Configu rar la Interfaz (VII)

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Pero veamos cmo configurar una pgina del Panel de Control para que muestre los accesos y comandos que nosotros queramos.

Para ello slo tendrs que seleccionar del listado la pgina que quieras configurar y pulsar el botn Modificar.... Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Desde aqu podrs modificar el Nombre de esta pgina de control. Esto es bastante recomendado pues es el ttulo que mostrar la ventana cuando se abra, sobre todo si lo que estamos modificando es una pgina que ser un submen. Es recomendable que el usuario sepa en cada momento en qu lugar se encuentra para que no se sienta desorientado. Escribe el nombre que prefieras en el cuadro de texto y listo.

Ahora pasaremos a rellenar el Panel de control con los elementos que necesitemos. Como puedes ver, el listado de Elementos de este panel de control en un principio se encuentra vaco. Deberemos agregar todos los elementos que queremos que se muestren utilizando el botn Nueva.... Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Rellenar los datos para la creacin de un elemento es basante sencillo. Deberemos darle un nombre en la propiedad Texto que debe ser suficientemente descriptivo para que el usuario sepa qu accin ejecuta el elemento.

Luego en Comando seleccionaremos la accin que queremos que se lance al pulsar el botn del elemento que aparecer en el Panel de Control. Las opciones son muy sencillas:

Ir al panel te permitir abrir una pgina de Panel de Control para que cuando se pulse el botn de este elemento se muestre dicha pgina. Como hemos dicho antes, utiliza esta opcin para organizar mejor los elementos del Panel de Control.

Si seleccionas la opcin Abrir el formulario en modo Agregar podrs elegir un formulario en el desplegable que se mostrar ms abajo. Esta opcin abrir el formulario que selecciones en modo Agregar. Es decir, no se vern los registros existentes, slo se abrir el formulario para que puedas insertar nuevos registros.

Abrir el formulario en modo Edicin te permitir abrir el formulario que escojas de forma que se muestren todos los registros existentes y as poder modificarlos. Esta opcin tambin te permitir agregar nuevos registros.

La opcin Abrir el informe te permitir abrir un Informe en Vista Preliminar. Combina esta accin aadindole una barra de herramientas al Informe para que el usuario pueda imprimirlo. Te ser muy til.

Seleccionando Disear aplicacin hars que al pulsar el botn de este elemento se lance el cuadro de dilogo de Administrador de Panel de Control (con el que estamos trabajando en estos momentos). Esta opcin no es recomendable si no queremos que los usuarios de la base de datos puedan modificar el Panel de Control libremente.

La opcin Cerrar la aplicacin sirve para que el usuario pueda cerrar la base de datos haciendo clic en un elemento del Panel de Control.

Tambin puedes Ejecutar una Macro que especifiques seleccionando dicha opcin en el desplegable.

Una vez tengas todos los elementos creados puedes ordenarlos utilizando los botones de Mover arriba y Mover abajo en el cuadro de dilogo Modificar pgina del panel de control.

Una vez hayas acabado de configurar todas las pginas del Panel de Control cierra el cuadro de dilogo. Vers que se han creado un par de elementos nuevos en tu base de datos.

Si vas al listado de Tablas encontrars una llamada Swichboard Items, esta tabla almacena la configuracin de las pginas y los elementos que forman parte del Panel de Control. No debers modificar esta tabla bajo ningn concepto si no quieres que el Panel de Control deje de funcionar correctamente. Si quieres realizar algn cambio acude de nuevo al Adminisitrador del Panel de Control en el men Herramientas.

En el listado de Formularios vers que se ha aadido un nuevo formulario con el nombre Panel de Control. Este es el resultado de lo que acabamos de hacer en este apartado. Puedes modificar su aspecto entrando en su Vista de Diseo seleccionando el formulario y haciendo clic en el botn Diseo .

Nota: Cuando crees un Panel de Control es aconsejable que lo lances al principio de la aplicacin seleccionndolo en el desplegable Mostrar formulario/pgina del cuadro de dilogo Inicio (Herramientas Inicio).

Para practicar estos conceptos realiza el Ejercicio Paso a Paso de Panel de Control.

Ejercicios del Tema 15.

Prueba evaluativa del Tema 15.

Ejercicio paso a paso. Panel de Control

Objetivo.
Practicar la creacin de un Panel de Control. Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios manteniendo la tecla MAYUS presionada para que no se carguen las opciones de Inicio.

Vamos a crear un Panel de Control con 3 pginas para que el usuario pueda navegar cmodamente por el contenido de la base de datos. 1 Selecciona la pestaa Herramientas de base de datos y haz clic en la opcin Administrador del Panel de Control. 2 Access te advertir de que no hay ningn Panel de Control creado y te preguntar si quieres crear uno. Pulsa S. 3 Pulsa Nueva para crear una nueva pgina. 4 Dale el nombre de Formularios. 5 Vuelve a pulsar Nueva para crear una tercera pgina. 6 Dale el nombre de Informes. Ahora vamos a editar el panel de control predeterminado: Panel de control principal (Predeterminado). 7 Seleccinalo y pulsa Modificar. 8 En el nuevo cuadro de dilogo cmbiale el nombre para que se lea Panel de Control. 9 Pulsa el botn Nueva para aadir un nuevo elemento a la pgina. 10 En el nuevo cuadro de dilogo escribe Formularios como Nombre. 11 En Comando selecciona Ir al panel. 12 En Panel de control selecciona Formularios (lo acabamos de crear). 13 Pulsa Aceptar para crear el elemento. 14 Vamos a crear otro pulsando Nueva. 15 En Nombre escribe Informes. 16 En Comando selecciona Ir al panel. 17 En Panel de control selecciona Informes. 18 Pulsa Aceptar. 19 Por fin crea otro elemento pulsando Nueva. 20 En Nombre escribe Cerrar. 21 En Comando selecciona Cerrar la aplicacin. 22 Pulsa Aceptar para crear este elemento que har que la base de datos se cierre. 23 Cierra el cuadro de dilogo de Modificar pgina haciendo clic en Cerrar.

Ya tenemos una pgina creada. Vamos a por la siguiente. 24 Selecciona la pgina Formularios y pulsa Modificar. 25 Pulsa el botn Nueva en el cuadro de dilogo que aparecer para aadir un elemento. 26 En Comando selecciona Abrir el formulario en modo Edicin. 27 En Formulario selecciona alumnos de un curso. 28 En Texto escribe el mismo nombre del formulario. 29 Pulsa Aceptar para crear el elemento.

Repite los pasos 25 a 29 para cada uno de los formularios en la base de datos.

30 Cuando hayas aadido todos los formularios aadiremos otro elemento para volver a la pgina inicial del Panel de control, as que vuelve a pulsar Nueva. 31 En Texto escribe Volver. 32 En Comando selecciona Ir al panel. 33 En Panel de control selecciona Panel de Control. 34 Pulsa Aceptar. 35 Cierra el cuadro de dilogo de Modificar pgina de control haciendo clic en Cerrar.

Repite los pasos desde el nmero 24 para la pgina de Informes. Aade todos los informes a la pgina seleccionando el comando Abrir el informe y al final aade un elemento para volver a la pgina anterior.

Cierra el Administrador del Panel de control y habremos terminado. Si en la configuracin de Inicio seleccionamos Panel de control en el desplegable Mostrar formulario/pgina para que se muestre automticamente al abrir el archivo tendremos la aplicacin completa.

Unidad 16. Herramientas de Access (I)

Introduccin
En esta unidad veremos algunas de las herramientas incorporadas de Access que nos ayudarn a optimizar y gestionar mejor nuestra base de datos. Veremos herramientas que nos permitirn mejorar el rendimiento de la base de datos encontrando y corrigiendo errores de diseo, reparando la base de datos, otras herramientas nos permitirn documentar la base de datos, hacer copias de seguridad, etc...

Analizar Tablas
Una base de datos sirve para almacenar datos de tal forma que se puedan luego gestionar y recuperar de forma eficiente. Para que esto sea posible los datos deben estar repartidos en tablas de la mejor forma posible, en esto consiste el diseo de datos. Este curso no pretende ensear a disear una base de datos (ms que un tema necesitaramos un curso entero) pero podemos apuntar algunas caractersticas que deben cumplir las tablas obtenidas en la fase de diseo. Uno de los objetivos a alcanzar cuando se disea una base de datos es que no exista redundancia, es decir datos repetidos innecesariamente. La redundancia, a parte de generar ms espacio ocupado en disco, puede generar una serie de problemas indeseables que puedan hacer que los datos almacenados sean incorrectos. Vemoslo con un ejemplo: Imagenemos una tabla de facturas con los campos nmero de factura, fecha, importe, iva, cliente, domicilio del cliente, telfono del cliente, ms datos del cliente... Cuando un cliente tenga varias facturas, su nombre, direccin, telfono y ms datos estarn repetidos en la tabla; y repetidos innecesariamente porque el cliente normalmente tendr el mismo nombre, domicilio, telfono, etc en todas sus facturas, estamos en presencia de un caso de redundancia. Qu nos puede provocar esta redundancia? 1. Ms espacio ocupado en disco. 2. Si cambia el telfono del cliente, habr que cambiarlo en todas sus facturas, lo que genera mayor tiempo de proceso, y lo que es ms grave, si se nos olvida cambiarlo en una de las facturas, habremos generado errores en los datos (una factura con el telfono incorrecto). 3. A la hora de introducir nuevas facturas de ese cliente habra que volver a introducir sus datos con el engorro que supondra y el peligro otra vez de equivocarnos y generar otro error en los datos. ... Podramos enumerar ms problemas pero pienso que habr quedado claro que la redundancia no es buena y que cuando diseemos nuestras tablas hay que evitarla.

La herramienta de Access Analizar Tabla permite detectar errores en el diseo de nuestras tablas. Por ejemplo, cuando encuentre redundancia, repartir los datos en varias tablas, relacionndolas, y de esta forma podrs almacenar tus datos de una forma ms eficaz eliminando la redundancia. En nuestro ejemplo anterior, se creara una tabla para almacenar los datos de nuestros clientes y as los datos de un cliente concreto estaran almacenados una sla vez y las tablas de facturas y clientes estaran relacionadas por el campo cdigo de cliente.

Hay que tener en cuenta que ser mejor utilizarla una vez tengamos nuestros datos introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un diseo mejorado.

Como cualquier programa corrector, este nos ayudar ya que puede detectar muchos errores pero no se garantiza al final una base de datos ptima porque casi siempre existen determinadas circunstancias que el programa no podr "adivinar". Cualquiera que haya utilizado un corrector ortogrfico sabe que te corrige la mayora de las faltas pero no te garantiza un documento libre de faltas de ortografa al cien por cien.

Para ejecutar la herramienta, en el men Analizar tabla de la pestaa Herramientas de base de datos.

Se abrir el cuadro de dilogo Asistente para analizar tablas que te explicamos en este avanzado

Unidad 16. Herramientas de Access (II)

Analizar Rendimiento
Esta opcin permite analizar todos los objetos que tienes definidos en tu base de datos te dar varios consejos sobre cmo alcanzar un mayor rendimiento en tu base de datos. brela desde la pestaa Herramientas de base de datos, y seleccionando Analizar rendimiento.

Analizar los objetos de la base de datos para obtener un informe sobre los cambios que deberan realizarse para que la base de datos sea ms eficiente. Cuando haces clic sobre la opcin aparece este cuadro de dilogo:

SI quieres analizar todos los objetos de la base de datos, lo ms aconsejable es seleccionar la pestaa Todos los tipos de objetos para que se listen todos los objetos de la base de datos y pulsar el botn Seleccionar todo para que analice los cambios que deberan hacerse en todos y cada uno de los objetos. Si ya has analizado tu base de datos y quieres volver a analizarla, ser conveniente analizar nicamente los objetos nuevos o los que hayan cambiado, en este caso haz clic sobre la pestaa del tipo de objeto a analizar y luego en la lista que te aparecer marca la casilla del o de los objetos que quieres analizar. Cuando hayas seleccionado los objetos que quieras analizar pulsa el botn Aceptar y Access te devolver un informe sobre qu modificaciones deberas de hacer para optimizar la base de datos.

Puedes seleccionar una a una cada Sugerencia, Recomendacin o Idea y leer una nota sobre el anlisis en particular de ese caso en la parte inferior de la pantalla en el recuadro Notas del anlisis:. En nuestro caso el resultado nos ha devuelsto dos Ideas y una Sugerencia que podramos aplicar. Si Access devuelve alguna Sugerencia o Recomendacin podemos seleccionarla y pulsar el botn Optimizar para actualizar la base de datos de forma que se apliquen los cambios aconsejados. En este caso el resultado aparecer marcado con el smbolo de Resuelto. Sencillo, verdad?

Unidad 16. Herramientas de Access (III)

El Documentador
Cuando tenemos una base de datos amplia, con muchas objetos de todo tipo, cuando trabajan varias personas en el mantenimiento a nivel de diseo de la base de datos, puede ser til tener documentada toda la informacin referente a las caractersticas de cada objeto de la base de datos, esta documentacin la podramos realizar a mano, y sera una tarea larga y tediosa, pero Access nos proporciona una herramienta que automatiza ese proceso de documentacin. Nosotros le indicaremos qu objetos y cules de sus caractersticas queremos documentar y Access obtendr toda la informacin en un formato que luego podremos imprimir y archivar. Accede a esta herramienta desde la pestaa Herramientas de base de datos, y haz clic en la opcin Documentador de base de datos.

Se abrir el cuadro de dilogo Documentador:

Esta opcin, igual que en la anterior nos dar a elegir entre todos los objetos de la base de datos (Todo tipo de objetos) o por tipos de objetos. Cada tipo de objetos tiene sus propias caractersticas y a travs del botn Opciones... podremos indicarle qu caractersticas queremos que nos documente. Si quieres saber ms sobre las caractersticas que se pueden indicar en cada pestaa haz clic aqu .

Una vez hayamos seleccionado los objetos y sus caractersticas, hacemos clic en el botn Aceptar, Access nos devolver el informe solicitado en vista previa.

Si quieres practicar esta herramienta realiza el Ejercicio Paso a Paso El Documentador.

Ejercicio paso a paso. El Documentador

Objetivo.
Practicar el uso del Asistente de Anlisis de Tablas. Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a documentar 1 Haz clic en la pestaa Herramientas de base de datos, y haz clic en Documentador de base de datos. Se abrir el cuadro de dilogo Documentador. 2 Si no ests en la pestaa Tablas, haz clic sobre ella. 3 Marca las casillas de las tablas Alumnado y Cursos. Las dems tablas no las documentaremos. 4 Haz clic sobre el botn Opciones.... 5 En la seccin Incluir por tabla marca unicamente la opcin Relaciones. 6 En la seccin Incluir por campos seleccciona la opcin Nombres, tipos de datos y tamaos. 7 En la seccin Incluir por ndices seleccciona la opcin Nombres, Campos y Propiedades. 8 Pulsa el botn Aceptar. Hemos vuelto al dilogo Documentador, como hemos rellenado todas las opciones que queremos sacar en el informe... 9 Pulsa el botn Aceptar. Aparecer el informe. Vamos a guardarlo para tenerlo archivado. Si no tienes la aplicacin Word

instalada pasa al punto 12. 10 Haz clic en el botn Exportar a un archivo RTF del marco de opciones Datos . Se abrir el Word con el informe en formato .rtf, si quieres lo puedes guardar en tu disco duro. 11 Cierra Word para volver al informe del documentador. 12 Si quieres puedes pulsar el botn Imprimir o simplemente Cerrar (si no quieres gastar papel!)

Unidad 16. Herramientas de Access (III)

Compactar y Reparar
Una herramienta muy til que Access nos ofrece y que podremos utilizar es la de Compactar y Reparar.

Como puedes ver en la imagen para utilizarla debers acceder al Botn de Office , seleccionar la opcin Administrar y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos....

Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (el .accdb) se va haciendo cada vez ms voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse ms lento y pesado con el tiempo. El aumento del tamao no es debido slo al aumento de la informacin sino tambin a que se va generando espacio utilizado en algn momento pero que ya no sirve y sigue ocupando espacio en el archivo, este espacio es un espacio innecesario que se puede recuperar al compactar la base de datos.

La reparacin le permite a Access reorganizar mejor la informacin a nivel interno lo que har que la base de datos funcione mejor. Esta herramienta recuerda un poco al Defragmentador de Windows, reorganizando el archivo y compactndolo para eliminar huecos y que funcione mejor. La compactacin tambin restablecer el orden de los campos autonumricos del final de la tabla . Por ejemplo, imagina que tienes un campo autonumrico que contiene registros del 1 al 10. Ahora borramos los registros 9 y 10, el siguiente registro que creasemos tomara el valor 11 porque a pesar de haber eliminado los registros 9 y 10 Access tiene registrado que el 10 ha sido utilizado y entonces el siguiente tiene que ser el 11. Compactando la base de datos, Access restablecer el nmero del ltimo registro al real, es decir a 8, y por lo tanto el siguiente registro que introduzcas tomar el valor 9, pues es el siguiente libre despus del ltimo registro. Esta renumeracin no afectar a los huecos generados entre dos registros existentes, es decir que si borramos el registro 4, seguir habiendo un hueco entre el 3 y el 5. Todos estos cambios no afectarn al funcionamiento de la base de datos, sino que, al contrario, har que funcione mucho mejor. La herramienta Compactar y reparar tambin se encarga de detectar si un archivo de Access ha sufrido algn tipo de dao e intentar repararlo. Ejecuta esta herramienta cuando tu base de datos acte de forma imprevisible o dejen de funcionar algunas acciones.

Otras Herramientas
Copia de Seguridad Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas informacin de importancia que quieres mantener. Cuando se trata de una empresa, es facil comprender el desastre que sera perder toda la informacin almacenada en la base de datos, pero tambin a nivel particular cuando tenemos una base de datos es porque queremos guardar una gran cantidad de informacin que nos importa y podemos pensar en cunto supondra volver a introducirla toda! Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurars de que si en algn momento sufres una prdida de informacin (bien porque se estropee el equipo en el que se trabaja habitualmente con la base de datos o por cualquier error por parte del usuario) tengas una copia a mano que te ayude a hacerle frente. Recuerda tambin que es mejor que guardes la copia de seguridad en un disco diferente de donde se encuentra la original. As evitars pasar un mal trago si lo que se estropea es el disco.

Access tambin te permite crear una copia de seguridad de tu base de datos en cualquier momento para utilizarla en caso de que le ocurriese algo a la original. Para realizar una copia de seguridad slo tendrs que acceder al Botn de Office , seleccionar la opcin Administrar y hacer clic sobre Realizar copia de segurdad de la base de datos.

Access te preguntar en qu lugar quieres crear la copia y con qu nombre.

Unidad 16. Herramientas de Access (V)

Convertir Base de Datos Esta opcin nos permite cambiar el formato de la base de datos para que sea compatible con otras versiones de Microsoft Access. Para acceder a ella selecciona el Botn de Office , luego Guardar como y finalmente selecciona el formato al cual quieras transformar la base de datos:

Esta herramienta slo te ser til y conveniente si quieres trabajar en versiones anteriores al formato de tu base de datos, pues las nuevas versiones de Office soportan el formato de las ms antiguas. As que, por ejemplo, si has creado una base de datos en formato 2002-2003 y necesitas que funcione en un Access 97 s debers convertirla. Sin embargo si tienes una base de datos en formato 97 no har falta que la conviertas a formato 2000 si trabajas con Access 2000 porque ste ser capaz de leerla y trabajar con ella.

Crear archivo ACCDE Si diseas una base de datos para que sea utilizada por terceros, otra de las herramientas muy tiles que podrs utilizar en Access 2007 es la de Crear ACCDE . Esta opcin es recomendada para que el usuario final trabaje con la base de datos sin poder modificar nada del diseo de la base de datos. Un archivo ACCDE desactiva la opcin de modificar o crear nuevos formularios, informes o mdulos. Adems los comandos de importacin y exportacin (los veremos en el siguiente tema) tambin estarn deshabilitados. Sin embargo el usuario podr seguir utilizando los formularios para actualizar los datos y abrir informes para visualizarlos de forma normal. Ten en cuenta que si creas un archivo ACCDE no hay vuelta atrs, a partir del .mde no puedes obtener el .accdb que lo gener. Por eso es conveniente que mantengas una copia de la base de datos en formato normal (.accdb) para poder realizar all todos los cambios que puedan surgir a lo largo del tiempo.

Para crear un archivo ACCDE tendrs que acudir a la pestaa Herramientas de base de datos y hacer clic en la opcin Crear ACCDE.

Nota: Para poder convertir un archivo en ACCDE deber tener un formato de Access 2007. Utiliza la herramienta Convertir Base de datos para ello.

Unidad 16. Herramientas de Access (VI)

Opciones de la Base de Datos
Para personalizar el aspecto y comportamiento predeterminado de Access tenemos el cuadro de dilogo Opciones de Access. No estudiaremos todas las opciones existentes porque sera muy largo y tedioso, adems algunas opciones no entran en los objetivos de este curso, pero os ensearemos las que nos parecen ms tiles. Puedes acceder a l desde el Botn de Office y haciendo clic en el botn Opciones de Access.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo con diferentes categoras situadas a la izquierda:

Si nos movemos a la categora Avanzadas podremos ver estas opciones:

Aqu podemos modificar aspectos generales de la aplicacin, como los Mrgenes de impresin, o el nmero de Archivos usados recientemente que deben recordarse...

Unidad 16. Herramientas de Access (VII)

Opciones de la Base de Datos (cont.)

Recuerda que en el tema 10 utilizamos la pestaa Modificar/Buscar para deshacernos de los avisos de confirmacin de eliminaciones, actualizaciones o creacin de nuevos registros por parte de las consultas de accin.

En la categora Hoja de datos encontrars parmetros que definan el aspecto predeterminado de la vista Hoja de datos.

A estas alturas del curso estars ya familiarizado con la mayora de las opciones que aparecen aqu.

Unidad 17. Importar y Exportar datos (I)

Importar datos
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente. Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar una opcin de la seccin Importar.

Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn Access.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc... solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botn Aceptar.

En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.

En la imagen vers que el botn Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre l y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde all podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los objetos.

Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrs acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar. Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de texto simplemente deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto. En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la forma en la que est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te podrs guardar esa descripcin y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas caractersticas utilizando el botn Importaciones guardadas. Para ver mejor cmo utilizar este asistente visita el avanzado de Importacin de texto.

A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coindicir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar. Realiza el Ejercicio Paso a Paso de Importacin de un Archivo de Texto para practicar este mtodo.

Ejercicio paso a paso. Importacin de un Archivo de Texto

Objetivo.
Practicar la importacin de datos de desde un archivo de texto. Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. Vamos a importar el archivo Curso.txt que se encuentra en la carpeta ejercicios del curso. 1 Selecciona la pestaa Datos Externos y haz clic en el botn Archivo de texto de la seccin Importar. 2 En el cuadro de dilogo Importar selecciona Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual. 3 Navega hasta la carpeta ejercicios del curso y selecciona el archivo Cursos.txt. 4 Pulsa Aceptar. Se abrir el asistente para importacin de texto. 5 Pulsa el botn Avanzado, vamos a crear una especificacin para archivos que tengan este determinado formato. 6 En Formato del archivo selecciona Delimitado. 7 En Delimitador de campo escribe ^. 8 En Cualificador de texto selecciona las dobles comillas ("). 9 En Orden de la fecha selecciona AMD. 10 Deselecciona la opcin Aos en cuatro cifras. 11 Selecciona la opcin Ceros no significativos en fechas. Ahora pasaremos a establecer las propiedades de los campos. 12 Colcate en la primera fila de campos. 13 En la columna Nombre de campo escribe Numero_curso. 14 En la columna Tipo de dato selecciona Entero. 15 En la columna Indexado selecciona S (Sin duplicados). 16 Colcate en la siguiente fila. 17 En la columna Nombre de campo escribe Nombre_curso. 18 En Tipo de dato selecciona Texto.

19 Colcate en la siguiente fila. 20 En la columna Nombre de campo escribe Horas. 21 En Tipo de dato selecciona Entero. 22 Colcate en la siguiente fila. 23 En Nombre de campo escribe Fecha_inicio. 24 En Tipo de dato selecciona Fecha/Hora. 25 Colcate en la siguiente fila. 26 En Nombre de campo escribe Fecha_fin. 27 En Tipo de dato selecciona Fecha/Hora. 28 Colcate en la siguiente fila. 29 En la columna Nombre de campo escribe Nivel. 30 En Tipo de dato selecciona Entero. Ya hemos terminado de configurar las propiedades de los campos, debera haberte quedado algo as:

Ahora guardaremos esta especificacin. Ms tarde, en otros ejercicios, volveremos a utilizarla.

31 Haz clic en Guardar como. 32 En el cuadro de dilogo que aparecer escribe como Nombre de la especificacin esp_Cursos_AMD. 33 Pulsa Aceptar. 34 En el dilogo de Avanzado haz clic de nuevo sobre el botn Aceptar.

Ahora vers que a medida que vamos avanzando por el asistente todas las opciones ya se encuentran perfectamente configuradas. 35 Pulsa Siguiente para pasar a la prxima pantalla. 36 Aqu toda la informacin relativa a los Delimitadores ya est introducida, pulsa Siguiente. 37 En esta pantalla seleccionaremos la opcin En una nueva tabla. 38 Pulsa Siguiente. 39 Aqu toda la informacin relativa a las propiedades de los campos ya se encuentra debidamente introducida, pulsa Siguiente. 40 Selecciona la opcin Elegir la clave principal y en el desplegable selecciona el campo Numero_curso. 41 Pulsa Siguiente para continuar. 42 En esta ventana escribiremos en el cuadro de texto Importar a la tabla el nombre Nuevos_cursos. 43 Pulsa Finalizar para terminar.

Vers cmo la tabla se importa. Podrs abrirla desde la ventana de Base de datos y ver sus contenidos.

Unidad 17. Importar y Exportar datos (II)

Exportar Datos
En el apartado anterior veamos como podamos recuperar datos de otras bases de datos o incluso de archivos con otro formato, por ejemplo de texto. Ahora veremos el proceso contrario, enviar la informacin de nuestra base de datos a otra base de datos o a un archivo de otro tipo, por ejemplo de texto.

Para ello, slo tienes que seleccionar una de las opciones que encontrars en la seccin Exportar de la pestaa Datos Externos.

Estos comandos te permitirn copiar tablas, informes, formularios, macros y en definitiva cualquier objeto de tu base de datos a otra. Creando una copia exacta del objeto en otro lugar.

Para utilizar esta opcin slo tendrs que seleccionar el objeto y entonces ejecutar el comando Exportar. Si haces clic en el botn Ms desplegars ms formatos de exportacin entre ellos Base de datos de Access que te permitir exportar datos de una base de datos a otra rpidamente.

Se abrir el cuadro Exportar tabla 'tabla1' a... y slo tendrs que indicar en qu base de datos quieres copiar el objeto, a continuacin Access abrir un cuadro de dilogo Exportar donde te permitir cambiar el nombre del objeto en la otra base de datos y se encargar de exportarlo ntegramente sin ninguna otra interaccin por tu parte. Si el objeto es una tabla se te presentar un cuadro de dilogo Exportar como este:

Como puedes ver en la imagen, estamos exportando una tabla llamada Alumnado a una base de datos llamada prueba.accdb. Podemos indicar el nombre que tendr la tabla en la base de datos de destino y tambin elegir qu parte queremos exportar. En el marco Exportar tablas podremos seleccionar Definicin y datos para exportar la tabla completa (con todos los registros que contiene incluidos) o exportar nicamente su estructura seleccionando la opcin Slo definicin.

Como puedes ver, tambin podrs exportar datos a archivos de texto o a archivos XML.

En el caso de exportar el contenido de una tabla a un archivo de texto podremos marcar la opcin Exportar datos con formato y diseo.

Si activamos esta opcin podremos elegir el modo en el que se guarda la informacin en el archivo de texto mediante este cuadro de dilogo:

Aqu podrs seleccionar el tipo de codificacin de los datos de tipo Texto de la tabla. Aunque el predeterminado sea Windows, Unicode (UTF-8) suele ser el formato que mayor compatibilidad presenta. Aunque si tu intencin es seguir trabajando dentro de la plataforma Windows deja la opcin predeterminada seleccionada.

Si no activas la opcin Exportar datos con formato y diseo, se abrir el Asistente para exportacin de texto, que es muy parecido al que hemos visto en el apartado anterior de importacin. Podrs especificar el modo en el que se formatear el archivo de salida e incluso guardar esa especificacin.

Exportar a Word y Excel

Tambin, desde la seccin Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel.

Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF. Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX o otros tipos que podremos elegir. Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrs seleccionar la opcin Combinar con Microsoft Office Word que se encuentra en el desplegable del botn Ms y as crear desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes (por ejemplo) que tengas en tu tabla de base de datos.

Unidad 17. Importar y Exportar datos (III)

Obtener Datos por Vinculacin
Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que actua como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexin para poder ver y editar sus datos aunque sta se encuentre en un archivo diferente. Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una restriccin, no podremos cambiar su estructura (su diseo). Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexin con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrs trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarn reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efectuen en la base de datos origen, quedar reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estars copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedar ninguna conexin entre tu tabla y la del origen de la importacin.

Para importar una tabla vinculada slo debers acceder a la pestaa Datos externos y hacer clic en el botn Access de la seccin Importar para recuperar datos de otra tabla de Access. En el cuadro de dilogo que se abrir selecciona la opcin Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:

Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Aceptar. La tabla se aadir automticamente a tu base de datos. Las tablas vinculadas se visualizarn con este smbolo en la ventana Base de datos.

Si quieres entender mejor este proceso realiza el Ejercicio Paso a Paso de Vinculacin de Tablas.

Nota: Las tablas vinculadas a veces son bastante tiles para mantener la parte de datos separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes. Imagina el siguiente supuesto: tengo una base de datos en la que almaceno toda la informacin en forma de tablas. En dos ordenadores distintos puedo tener un archivo de Access con formularios e informes que accedan a esa base de datos y trabajen modificando y recabando informacin. Es til verdad?.

Unidad 17. Importar y Exportar datos (IV)

El Administrador de Tablas Vinculadas
Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser til poder cambiar la ubicacin del origen de esas tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas. Para acceder al cuadro de dilogo Administrador de Tablas Vinculadas tendrs que hacer clic en la pestaa Herramientas de base de datos y luego hacer clic en Administrador de tablas vinculadas:

Esta herramienta nos permitir actualizar nuestra base de datos cuando la ubicacin de la tabla vinculada haya cambiado. Veamos cmo funciona.

Este es el aspecto que muestra el Administrador. Desde aqu podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en Aceptar y Access actualizar las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra base de datos.

Para cambiar la ubicacin de las tablas originales slo tenemos que marcar la opcin Preguntar siempre por la nueva ubicacin. Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntar dnde debe buscar la tabla vinculada. En el momento en que le digamos la ruta de la base de datos, el programa la recordar y actualizar la estructura y ubicacin de las tablas.

Realiza el Ejercicio Paso a Paso de Administracin de Tablas Vinculadas para practicar con esta herramienta.

Ejercicio paso a paso. El Administrador de Tablas Vinculadas

Objetivo.
Practicar el uso de la herramienta Administrador de Tablas Vinculadas. Primero cambiaremos el archivo Precios.accdb de carpeta para poder cambiar la ruta de la tabla vinculada en nuestra base de datos Clases.accdb. 1 Ves hasta la carpeta ejercicios del curso. 2 Selecciona la base de datos Precios.accdb.

3 Crtala utilizando la combinacin de teclas CTRL + X. 4 Dirgete al Escritorio y haz clic derecho sobre una zona vaca. 5 Selecciona la opcin Pegar. Hemos cambiado de sitio la base de datos Precios.accdb. Ahora nuestra tabla vinculada Precios_cursos no estar apuntando hacia el sitio correcto. Deberemos de arreglarlo. Para ello utilizaremos el Administrador de Tablas Vinculadas. 6 Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en la carpeta Mis ejercicios. 7 Haz clic en la pestaa Herramientas de base de datos y haz clic en el botn Administrador de tablas vinculadas. 8 En el cuadro de dilogo que se abrir selecciona la tabla Precio_cursos. 9 Marca la opcin Preguntar siempre por la nueva ubicacin. 10 Pulsa Aceptar. Ahora deberemos indicar la nueva ubicacin de la base de datos que contiene la tabla. 11 Navega hasta el Escritorio y all selecciona la base de datos Precios.accdb. 12 Pulsa el botn Abrir. Si has seguido los pasos correctamente Access te informar de que las tablas vinculadas han sido actualizadas satisfactoriamente.