Sie sind auf Seite 1von 2

Arbeitsgruppe Schriftgutverwaltung

Protokoll zur Sitzung vom 10.02.2005


Ort: Bozen - Brennerstrae 6, Sitzungssaal Uma Zeit: 9.00-10.30 Uhr Anwesend: Werth Andreas (Leiter der Arbeitsgruppe) Anhof Petra (Schriftfhrerin) Blasbichler Angelika Pfeifer Gertraud Lantschner Aichner Marialuise Pardatscher Michael Kirchler Ulrike Lun Erika Sigmund Waltraud Issinger Erika Weiters anwesend Dad Silvia Recla Alexa Amt fr Landwirtschaftsdienste 31.7 Amt fr Buerliches Eigentum 31.3 Amt fr Landwirtschaftsdienste 31.7 Abteilungsdirektion 31 Amt fr Viehzucht 31.1 UMA 31.5 Auenstelle Bruneck 31.8 Amt fr Lndliches Bauwesen 31.4 Amt fr Obst- und Weinbau 31.2 Amt fr EG-Strukturfonds 31.6 Organisationsamt Organisationsamt

Tagesordnung: 1. Vorstellung der Aufgaben der AG und der Zielsetzung des Projektes 2. Ernennung eines/er Gruppenleiters/in 3. Einfhrung in die gesamte Thematik durch Silvia Dad, Organisationsamt 4. Erfahrungsaustausch der Gruppenmitglieder 5. Definition der 3einzelnen abzuarbeitenden Aufgaben und Fragestellungen 6. Aufgabenverteilung auf die einzelnen Mitglieder 7. Ausarbeitung eines Zeitplanes

Der Leiter der Arbeitsgruppe Schriftgutverwaltung Andreas Werth schlgt vor, dass Frau Petra Anhof als erste Ansprechpartnerin und als Schriftfhrerin der AG ernannt wird. Alle Anwesenden und Frau Anhof sind einverstanden. Weiters wird in der Einfhrung darauf verwiesen, dass schon vor 10 Jahren die Bestimmungen zur Schriftgutverwaltung und zum Aktenplan erlassen wurden, die von den Abteilungen der Landesverwaltung angewendet werden mssen. In unserer Abteilung jedoch fehlt es bislang an deren Umsetzung. Deshalb wurde die Arbeitsgruppe Schriftgutverwaltung ins Leben gerufen, die die Aufgabe hat, fr die gesamte Abteilung ein einheitliches Protokolliersystem und den Aktenplan zu erstellen und zwar in einem Zeitraum von 3 4 Monaten. Dabei wird die Arbeitsgruppe von Mitarbeitern des Organisationsamtes untersttzt und begleitet. Frau Dad macht eine kurze Einfhrung zur Schriftgutverwaltung mit den wichtigsten Begriffen: Protokollierung: was wir protokolliert, was nicht Klassifizierung: gem Aktenplan Bearbeitung der Akten: verschiedene Ablagesysteme (im Bro) Skartierung: informelle Skartierung formelle Skartierung (i.d.R. alle 2 Jahre) Archivdienst Laut den Bestimmungen sollten nur bestimmte Personen Zugang zum Zwischenarchiv haben. Bei uns haben alle uneingeschrnkten Zugang zum Zwischenarchiv. Man erachtet es auch fr sinnvoll, dass jedes Amt selbst fr die Archivierung seiner Akten zustndig bleiben soll.

Jedoch sollte eine Person ernannt werden, die als Ansprechperson fr den Archivdienst fungieren soll und das Zwischenarchiv immer wieder berprfen soll. Einige mter arbeiten schon mit dem Aktenplan, jedoch ist dieser, wie sich herausstellt, nicht regelkonform. Die Anwendung der verschiedenen Farben ist individueller Natur, ausschlaggebend sind nur die Aktenplan-Nummern , die fr die gesamte Abteilung einheitlich sein sollten, dies um zu gewhrleisten, dass jeder Mitarbeiter imstande ist, jegliche Akten sofort zu finden. In erster Linie ergeben sich zwei Fragen, die es zu beantworten gilt: Was muss berhaupt protokolliert werden Klassifizierung/Aktenplan (welcher Bereich erhlt welche Nummer) In diesem Zusammenhang wird von Ulrike Kirchler angemerkt, dass die Aussenstellen, Akten, die die UMA betreffen, nicht protokollieren drfen, was uns hchst ungewhnlich erscheint, denn es gilt ja, bestimmte Fristen einzuhalten! Es wird beschlossen, dass jedes Amt bis zur nchsten Sitzung folgende Listen erstellt: Liste aller Dokumente, die ein- und ausgehen (zwecks Protokollierung) Liste aller Sachbereiche mglichst detailliert; z.B. jegliche Art von Beitrgen angeben (zwecks Aktenplan-Klassifizierung) Termin fr die nchste Sitzung: Dienstag, 1. Mrz 2005, 9.00 Uhr, Sitzungssaal UMA Fr das Protokoll Petra Anhof