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Fragen und Anworten zum EDV-Handling des Schwarz Pharma QM-Moduls

Was ist auf der CD ? S. 2

Welche Systemvoraussetzungen sind notwendig bzw. wünschenswert? S. 2

Wie kann ich die Ordner und Dokumente von der CD auf meinen PC kopieren ? S. 2

Wie kann ich die Ordnerstruktur öffnen und zu den Dokumenten gelangen? S. 3

Wie suche/finde ich Dokumente in den Ordnern ? S. 3

Wie kann ich die Dokumente bearbeiten ? S. 3

Wie kann ich Versionen erstellen ? S. 3

Wie kann ich ein neues Dokument erstellen ? S. 4

Wie kann ich einen eigenen Unterordner erstellen ? S. 4

Wie kann ich Dokumente oder Ordner entfernen ? S. 4

Wie kann ich Dateien mit einem Schreibschutz versehen ? S. 4

Wie kann ich im Explorer die Darstellung der Ordner und Dokumente in Listform S. 5
dauerhaft einstellen?
Wie sollte ich meine Dateien sichern ? S. 5

Bernd Kurzawa
i.A. der Schwarz Pharma GmbH 1 QM-Modul-Handling Version 1
05.10.2007
Fragen und Anworten zum EDV-Handling des Schwarz Pharma QM-Moduls

Was ist auf der CD ?

Auf der CD befinden sich 6 Datei-Ordner und Unterordner, die eine Vielzahl von Microsoft-Word-
Dokumenten und einige nicht veränderbare Textdokumente im pdf-Format des Acrobat Readers (z.B.
Gesetze und Verordnungen) enthalten.

Die Kapitel-Inhalte entnehmen Sie dem Ordner „A. Inhaltsverzeichnis und Leitfaden durch das
Programm“.

Welche Systemvoraussetzungen sind notwendig bzw. wünschenswert?

• Windows 98 oder jünger (ME, 2000, XP, NT)


• CD-ROM Laufwerk
• USB-Port (wünschenswert, zur Sicherung auf USB-Stick)
• Internetzugang (wünschenswert, da sog. Hyperlinks in den Texten direkten Zugriff auf
zusätzliche Quellen ermöglichen)
• 35 MB freien Festplattenplatz
• Microsoft-Word-2000 oder jünger.
• Zur Darstellung der pdf-Dateien benötigen Sie den Acrobat Reader, vorzugsweise ab Version
6.0 oder jünger, der auf den meisten PCs vorinstalliert ist. Falls nicht, können Sie ihn als
kostenlose freeware aus dem Internet erhalten (www.adobe.de , dort das Register
„downloads“ und den Punkt „Adobe Reader herunterladen“ auswählen).

Wie kann ich die Ordner und Dokumente von der CD auf meinen PC kopieren ?

1. Legen Sie die CD in Ihren PC ein.

2. Je nach Windows-Version wird ein Fenster angezeigt mit der Option die Ordner und Dateien
anzuzeigen (mit OK bestätigen) oder Sie müssen den Windows-Explorer öffnen (mit rechter
Maustaste auf den Schalter „Start“ klicken, „Explorer“ auswählen).

3. Klicken Sie im Ordnerverzeichnis des Explorers auf die CD-Laufwerks-Anzeige (z.B. Disk D:/). Auf
der rechten Seite werden Ihnen die 6 Ordner angezeigt.

4. Markieren Sie die 6 Ordner (den ersten anklicken, Shift-Taste gedrückt halten und den letzten
anklicken).
Wählen Sie den Befehl „Bearbeiten“, „Kopieren“.
Klicken Sie nun im Ordnerverzeichnis des Explorers den 1.Ordner „Desktop“ an und wählen den
Befehl „Bearbeiten“, „Einfügen“. Nun werden die 6 Ordner und alle Unterordner und Dateien von der
CD in diesen Ordner kopiert und somit auf Ihrem Desktop angezeigt.

5. Falls Sie lieber nur einen Ordner auf Ihrem Desktop anzeigen lassen wollen, der die 6 Ordner der
CD enthält, gehen Sie wie folgt vor:
Im Ordnerverzeichnis des Explorers auf „Desktop“ klicken,
Befehl „Datei“ / „Neu“ / „Ordner“,
der neue Ordner erscheint rechts im Verzeichnis des Desktop-Ordners und die Bezeichnung „neuer
Ordner“ ist blau unterlegt, so dass Sie direkt einen neuen Namen (z.B. QM-Modul) eingeben können.
Wie in Punkt 4 beschrieben kopieren Sie die 6 Ordner von der CD, nur jetzt in Ihren neuen Ordner
(QM-Modul).

6. Schreibschutz prüfen und ggf. aufheben


Nach dem Kopieren der Ordner auf Ihren PC klicken Sie bitte die 6 Ordner (oder wie in 5. den Ordner
QM-Modul) mit der rechten Maustaste an, wählen den Befehl „Eigenschaften“ und klicken so oft in das
Kontrollkästen bei „Attribute – Schreibschutz“ bis dort keine Markierung mehr angezeigt wird. Dann
OK.
Dann kommt eine Frage. Bitte die Option „Änderung für diesen Ordner, Unterordner und Dateien
übernehmen“ bestätigen.

Bernd Kurzawa
i.A. der Schwarz Pharma GmbH 2 QM-Modul-Handling Version 1
05.10.2007
Fragen und Anworten zum EDV-Handling des Schwarz Pharma QM-Moduls

Wie kann ich die Ordnerstruktur öffnen und zu den Dokumenten gelangen?

Variante A: „von Ordner zu Ordner“


Ausgehend davon, dass Sie die 6 Ordner von der CD in das Verzeichnis „Desktop“ Ihres PC kopiert
haben, machen Sie bitte einen Doppelklick auf den zu öffnenden Ordner (z.B. „1 Verantwortung des
Managements“).
Mit einem Doppelklick auf einen der nun angezeigten Unterordner (z.B. „1.1 Qualitätsentwicklung“)
gelangen Sie zur nächsten Ebene (z.B. „1.1.2 Arbeitsanweisungen“) und hier werden mit Doppelklick
die Dokumente (z.B. „1.1.2.1 AA Verantwortung der QMB.doc“) angezeigt.
Mit dem Schalter „Zurück“ in der Symbolleiste gelangen Sie wieder auf die nächst höhere Ebene

Variante B: „mit kompletter Ordnerübersicht“


Ausgehend davon, dass Sie die 6 Ordner von der CD in das Verzeichnis „Desktop“ Ihres PC kopiert
haben, machen Sie bitte einen Doppelklick auf den zu öffnenden Ordner (z.B. „1 Verantwortung des
Managements“).
Dann auf den Befehl „Ansicht“ / „Explorer-Leiste“ / „Ordner“. Nun sehen Sie auf der linken Seite das
Ordnerverzeichnis.
Die Unterordner können nun mit Klick auf’s Pluszeichen vor den Ordnernamen geöffnet werden.

Wie suche/finde ich Dokumente in den Ordnern ?

Angenommen Sie kennen den Titel (oder einen Teil des Titels) des Dokumentes, dann öffnen Sie mit
Doppelklick einen der 6 Ordner auf Ihrem Desktop (oder den Explorer),
klicken auf einen der angezeigten Ordner (z.B. „1.1.2 Arbeitsanweisungen“),,,
klicken auf den Befehl „Datei“ / „Suchen“,
geben den Titel (oder einen Teil des Titels) in das Eingabefeld ein,
öffnen die Auswahl in dem Feld „Suchen in:“ und klicken auf „Desktop“,
und klicken auf „Suchen“.
Rechts werden alle Treffer angezeigt. Mit Doppelklick öffnen Sie das gewünschte Dokument.

Wenn Sie z.B. alle Checklisten aufgelistet sehen wollen, geben Sie als Suchbegriff „CL“ ein. Analog
dazu erhalten Sie alle Verfahrensanweisungen (VA) und Arbeitsanweisungen (AA).

Wie kann ich die Dokumente bearbeiten ?

Wenn Sie das gewünschte Dokument in einem Ordner oder per Suchfunktion gefunden haben,
können Sie es mit Doppelklick öffnen. Word wird automatisch gestartet.

Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind völlig offen und liegen ganz in Ihren Händen. Sie können
sämtliche Funktionen, die Ihnen Word bietet, nutzen.

In die Fußzeilenfelder („Erstellt“, „Geprüft“, „Freigegeben“ etc.) gelangen Sie durch Doppelklick auf
eines der Felder.

Dokumente im .pdf-Format (Ordner „B.2 Gesetze und Verordnungen“) können Sie nicht ändern, nur
öffnen, lesen und drucken.

Wie kann ich Versionen erstellen?


Speichern sie die Originaldatei unter "Datei"/ "Versionen"/ "Jetzt speichern". Sie haben hier die
Möglichkeit, weitere Informationen zur aktuellen Version einzugeben. Datum und Uhrzeit werden
mit der Version automatisch gespeichert.
Haben sie Veränderungen z.B. innerhalb von Prozessbeschreibungen vorgenommen, erstellen sie eine
neue Version wie oben beschrieben. Alle Versionen bleiben erhalten und können wieder aktiviert
werden. Denken sie auch bitte daran, in der oberen rechten Ecke des Dokumentes, innerhalb der
Kopfzeile, die aktuelle Versionsnummer einzutragen. Sie starten mit "Version 0" = V0 und erhöhen
bei jeder neuen Version um 1.
Bernd Kurzawa
i.A. der Schwarz Pharma GmbH 3 QM-Modul-Handling Version 1
05.10.2007
Fragen und Anworten zum EDV-Handling des Schwarz Pharma QM-Moduls

Wie kann ich ein neues Dokument erstellen ?

Um möglichst Arbeit zu sparen, können Sie ein vorhandenes Dokument verändern und unter neuem
Namen abspeichern. Hierzu bieten sich die Blankoformulare (s.Abschnitt B.1.6) für Verfahrens-,
Arbeitsanweisungen, Checklisten und Besprechungsprotokolle und jedes andere bereits vorhandene
Dokument an.

Angenommen, Sie möchten eine neue Arbeitsanweisung


erstellen, dann bietet es sich an, eine bereits vorhandene Arbeitsanweisung zu öffnen und die
entsprechenden Veränderungen im Text vorzunehmen.

Um sicher zu gehen, dass Sie das vorhandene Dokument nicht unwiederbringlich überschreiben,
sollten Sie zuerst auf den Befehl „Datei“ / „Speichern unter“ gehen.
Sie überschreiben bzw. verändern den angezeigten Dateinamen unter Beibehaltung der
Gliederungsnummierung.
Der Speicherort, der im Feld „speichern in“ angezeigt wird, kann im Beispiel beibehalten werden. Falls
es vom Inhalt her in einen anderen Ordner zu platzieren wäre, können Sie die Ordnerstruktur mit Klick
auf den Listwahlschalter am rechten Rand des Feldes „speichern in“ öffnen. Dort mit Doppelklicks auf
die passenden Ordner den Speicherort auswählen.

Dann auf „Speichern“ klicken.

Nun können Sie den Inhalt der Kopfzeile (mit Doppelklick zu öffnen) und den weiteren Text löschen,
überschreiben, verändern und ergänzen.

Dann wieder auf den Befehl „Datei“ / „Speichern unter“, „Speichern“ anklicken.

Wie kann ich einen eigenen Unterordner erstellen ?

Angenommen, Sie möchten im Abschnitt „2.1 Mitarbeiter und Fortbildung“ einen eigenen Ordner für
alle Ihre Besprechungsprotokolle anlegen, dann klicken Sie bitte diesen Ordner an.

Gehen Sie dann auf den Befehl „Datei“ / „Neu“ / „Ordner“. Rechts wird Ihnen der Ordner mit der
blauunterlegten Bezeichnung „Neuer Ordner“ angezeigt, den Sie direkt mit „2.1.3
Besprechungsprotokolle“ überschreiben können, Enter.

Ein Musterformular eines Besprechungsprotokolls finden Sie als Dokument „2.1.2.4.1


Besprechungsprotokoll.doc“, dass Sie nutzen können und dann mit der passenden Bezeichnung in
dem neuen Ordner „2.1.3 Besprechungsprotokolle“ abspeichern können.

Wie kann ich Dokumente oder Ordner entfernen ?

Sie öffnen die Ordnerstruktur bis der Dateiname des zu löschenden Dokumentes bzw. Ordners
angezeigt wird, klicken es mit der rechten Maustaste an und wählen den Befehl „Löschen“.

Achtung: die Gliederungsnummern der anderen Dokumente bleibt unverändert, d.h. es könnten
Lücken entstehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn sie ganze Ordner mit Dokumenten löschen.

Wie kann ich Dateien mit einem Schreibschutz versehen ?

Sie öffnen die Ordnerstruktur bis die zu schützende Datei angezeigt wird, klicken die Datei mit der
rechten Maustaste an und wählen den Befehl „Eigenschaften“.
Im unteren Bereich des Fensters „Eigenschaften“ klicken Sie in die Checkbox „Schreibschutz“ bis dort
ein Haken erscheint, dann auf OK.
Falls Sie alle Dateien eines Ordners schützen wollen, öffnen Sie die „Eigenschaften“ des Ordners und
gehen genauso vor.

Bernd Kurzawa
i.A. der Schwarz Pharma GmbH 4 QM-Modul-Handling Version 1
05.10.2007
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Wie kann ich im Explorer die Darstellung der Ordner und Dokumente in Listform dauerhaft
einstellen?

Zur übersichtlicheren Darstellung der Ordner und Dateien im Explorer können Sie im Explorer mit
Befehl „Ansicht“ / „Details“ die Anzeige im gewählten Ordner von der Symbolansicht zur detailierten
Listform ändern.
Falls Sie diese Darstellung dauerhaft auch für alle anderen Ordner einrichten wollen, gehen Sie nun
im Explorer auf den Befehl „Extras“ / „Ordneroptionen“, Register „Ansicht“, „Für alle übernehmen“.

Wie sollte ich meine Dateien sichern ?

Eine Sicherung Ihrer Dateien außerhalb des PCs ist unbedingt nach Veränderung und Bearbeitung
von Dokumenten oder nach einer Bearbeitungseinheit durchzuführen. Nach einem Festplattencrash,
Diebstahl oder unbeabsichtigtes Löschen ist unter Umständen die gesamte Arbeit der Erstellung der
Dokumente unwiederbringlich verloren.

Da der Speicherbedarf für Textdateien gering ist (Dokumente auf der CD benötigen 30 MB) bietet sich
das Speichern auf einen USB-Stick an, den es mit Speicherkapazitäten ab 128 MB gibt.

Stecken Sie den USB-Stick in einen USB-Port Ihres PCs. Im Windows-Explorer wird dies als weiteres
Laufwerk angezeigt (z.B. „Wechseldatenträger F:/“).

Sie können nun den oder die zu speichernden Ordner in Ihrem Verzeichnis „Desktop“ per Klick
markieren und mit Befehl „Bearbeiten“ / „Kopieren“ in die nicht sichtbare Zwischablage kopieren.
Dann klicken Sie das Verzeichnis Ihres USB-Sticks an und wählen den Befehl „Bearbeiten“ /
„Einfügen“.
Der Kopiervorgang wird angezeigt.

Beim nächsten Sichern per Kopie auf den USB-Stick wird Sie das System daraufhinweisen, dass
schon Ordner und Dateien gleichen Namens auf dem USB-Stick vorhanden sind. Sie können diese
dann mit dem Befehl „Alle ersetzen“ überschreiben.

Bernd Kurzawa
i.A. der Schwarz Pharma GmbH 5 QM-Modul-Handling Version 1
05.10.2007