SECRETARIA DE LOGSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAO PORTARIA N 3, DE 16 DE MAIO DE 2003 O SECRETRIO DE LOGSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAO, DO MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO,

no uso da atribuio que lhe confere o Decreto n 3.858, de 4 de julho de 2001, e tendo em vista o disposto no Decreto n 1.094, de 23 de maro de 1994, resolve: Art. 1 Baixar a presente Portaria, destinada a orientar os rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios, autarquias e fundaes integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG, quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do nmero nico de processos e documentos. Art. 2 Os processos autuados pelos rgos pblicos federais integrantes do SISG devero adotar a sistemtica de numerao nica de processo e/ou documentos, de acordo com o disposto nesta Portaria, visando a integridade do nmero atribudo ao processo e/ou documento, na unidade protocolizadora de origem. Pargrafo nico. Entende-se por unidade protocolizadora, a unidade organizacional que tenha, dentre suas competncias, independentemente da sua denominao e hierarquia, na escritura do rgo que integra, a responsabilidade pela autuao/numerao de processos e/ou documentos. Art. 3 Para a utilizao da sistemtica de numerao nica de processo, os rgos integrantes do SISG devero obedecer as faixas numricas de codificao de unidades protocolizadoras relacionadas abaixo: 00001 A 00399 - PRESIDNCIA DA REPBLICA 00400 A 00599 - ADVOCACIA-GERAL DA UNIO 01200 A 01399 - MINISTRIO DA CINCIA E TECNOLOGIA 01400 A 01599 - MINISTRIO DA CULTURA 02000 A 02999 - MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE 03000 A 05999 - MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO 58000 A 58999 - MINISTRIO DO ESPORTE 08000 A 08999 - MINISTRIO DA JUSTIA 09000 A 09999 - MINISTRIO DAS RELAES EXTERIORES 10000 A 19999 - MINISTRIO DA FAZENDA 21000 A 21999-MINISTRIO DA AGRICULTURA, PECURIA E ABASTECIMENTO 23000 A 23999 - MINISTRIO DA EDUCAO 25000 A 25999 - MINISTRIO DA SADE 33000 A 33999 - MINISTRIO DA SADE 35000 A 39999 - MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL 44000 A 45999 - MINISTRIO DA PREVIDNCIA SOCIAL 46000 A 47999 - MINISTRIO DO TRABALHO E EMPREGO 48000 A 49999 - MINISTRIO DE MINAS E ENERGIA 50000 A 51999 - MINISTRIO DOS TRANSPORTES 52000 A 52999- MINISTRIO DO DESENVOLVIMENTO, INDSTRIA E COMRCIO EXTERIOR

53000 A 53999 - MINISTRIO DAS COMUNICAES 54000 A 56999 - MINISTRIO DO DESENVOLVIMENTO AGRRIO 59000 A 59999 - MINISTRIO DA INTEGRAO NACIONAL 60000 A 69999 - MINISTRIO DA DEFESA 70000 A 70999 - MINISTRIO DA AGRICULTURA, PECURIA E ABASTECIMENTO 71000 A 71999 - MINISTRIO DA ASSISTNCIA E PROMOO SOCIAL 72000 A 72999 - MINISTRIO DO TURISMO 80000 A 80899 - MINISTRIO DAS CIDADES 90000 A 90499 - GABINETE DO MINISTRO EXTRAORDINRIO DE SEGURANA ALIMENTAR E COMBATE FOME Art. 4 Os rgos j cadastrados no Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras da Administrao Pblica Federal devero encaminhar ao Departamento de Logstica e Servios Gerais - DLSG, da Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao - SLTI, do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto - MP, no prazo de trinta dias, a contar da data de publicao desta Portaria, a relao das suas unidades protocolizadoras, com os respectivos dados atualizados, para a manuteno e atualizao do referido Cadastro, viabilizando, assim, a reedio do novo Catlogo Nacional de Protocolos da Administrao Federal. Art. 5 Para o cadastramento de novas unidades protocolizadoras, o rgo interessado dever solicitar, previamente, ao DLSG/SLTI/MP, o seu cadastramento, devendo constar da solicitao, os seguintes dados: I - nome/sigla da unidade protocolizadora (rgo); II - DDD/telefone, fax, e-mail; e III - endereo completo (rua, avenida, nmero, bairro, cidade, UF e CEP). 1 As solicitaes de cadastramento devero ser encaminhadas ao DLSG/SLTI/MP, no seguinte endereo: Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao Departamento de Logstica e Servios Gerais Esplanada dos Ministrios, Bloco "C", 3 Andar, Sala/351 70046-900 - Braslia-DF 2 Toda e qualquer alterao, ocorrida nos dados das unidades protocolizadoras cadastradas, dever ser comunicada ao DLSG/SLTI/MP, mencionando o cdigo da unidade seguido das alteraes a serem introduzidas, visando a atualizao do Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras da Administrao Federal. Art. 6 O nmero nico atribudo ao processo, quando da sua autuao, ser constitudo de quinze dgitos, devendo, ainda, ser acrescido de mais dois dgitos de verificao (DV) e, com o acrscimo dos dgitos verificadores, o nmero atribudo ao processo ser composto por dezessete dgitos, separados em grupos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo: I - o primeiro grupo constitudo de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico atribudo a cada unidade protocolizadora e este cdigo identifica o rgo de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as faixas numricas determinadas no art. 3; II - o segundo grupo constitudo de seis dgitos, separados do primeiro por um ponto e determina o registro seqencial dos processos autuados, devendo este nmero ser reiniciado a cada ano; III - o terceiro grupo, constitudo de quatro dgitos, separado do segundo grupo por uma barra,

indica o ano de formao do processo; e IV - o quarto grupo, constitudo de dois dgitos, separado do terceiro grupo por hfen, indica os Dgitos Verificadores (DV), utilizados pelos rgos que faam uso de rotinas automatizadas. Pargrafo nico. Somente tero valor, perante a Administrao Pblica Federal, os processos autuados de acordo com as disposies desta Portaria. Art. 7 As Empresas Pblicas podero adotar a sistemtica de numerao nica de processo, mediante solicitao de cadastramento no Ministrio ao qual esto vinculadas. Art. 8 Os processos autuados originariamente nos rgos que no utilizam a sistemtica de numerao nica de processos, como outros Poderes, Empresas, Governos Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, e que estejam em tramitao nos rgos pblicos federais, devero ser identificados por intermdio de mecanismos de controle desenvolvidos para prestar informaes parte interessada, tanto pelo nmero de origem, quanto pelo nome do rgo ou do interessado, no podendo, em hiptese alguma, ser renumerados. Art. 9 Os rgos cadastrados e que foram transformados de acordo com o disposto nos artigos 30 e 31 da Medida Provisria n 103/2003, mantm inalteradas as suas respectivas faixas numricas de codificao de unidades protocolizadoras, conforme estabelecido no art. 3 . Art. 10. As entidades vinculadas a Ministrios extintos, na forma do art. 33 da Medida Provisria n 103/2003, e transferidas para outros Ministrios, sero recadastradas. 1 O recadastramento ser efetuado de acordo com a faixa numrica de codificao de unidades protocolizadoras do Ministrio, o qual tais unidades passem a integrar. 2 O recadastramento ser efetuado pelo DLSG/SLTI/MP, que enviar listagem para todos os rgos do Sistema, contendo a nova codificao das unidades protocolizadoras pertencentes aos rgos que foram transferidos, dos Ministrios extintos para outros Ministrios. 3 Os cdigos de unidades protocolizadoras anteriormente utilizados por rgos extintos ou transferidos para outros Ministrios, no podero ser reutilizados e sero automaticamente extintos do Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras, mantido pelo DLSG/SLTI/MP. Art. 11. O registro de processos e/ou documentos a ser adotado pelas unidades protocolizadoras conter os seguintes campos: I - nmero nico de processo/documento; II - identificao do documento original (espcie, procedncia, data); III - nome do interessado (nomes de pessoas fsicas ou jurdicas); IV - data de cadastramento (dia, ms e ano); e V - assunto (descrio clara e concisa do contedo do documento). Pargrafo nico. Os processos autuados e os documentos registrados anteriormente permanecero tramitando com o nmero de origem, at a deciso final e o seu arquivamento, no sendo permitida a renumerao de processos e documentos no mbito da Administrao Pblica Federal. Art. 12. Aps o cadastramento do processo e/ou documento, dever ser mantido o efetivo controle da movimentao, visando a imediata localizao fsica e a pronta prestao de informaes parte interessada. 1 Nos casos de tramitao externa, haver, no controle de movimentaes da unidade protocolizadora do rgo expedidor, a indicao dos dados que permita a identificao do rgo de destino. 2 Na tramitao interna, a identificao ser feita por intermdio de tabela de cdigos definida para as unidades organizacionais internas.

 3 A movimentao de processos e/ou documentos dever ser efetuada por intermdio das unidades protocolizadoras cadastradas e, aps cada movimentao, poder ser registrada uma sntese dos despachos proferidos, objetivando a pronta prestao de informaes parte interessada. Art. 13. O cdigo do arquivamento de processos dever ser indicado em campo especfico, definido no registro de cadastramento, a fim de permitir a respectiva localizao fsica e os processos devero ser arquivados, preferencialmente, no rgo de origem. Pargrafo nico. Dever ser mantida cpia de segurana (back up) diria dos arquivos gerados por sistema informatizado de protocolo. Art. 14. As unidades protocolizadoras, que utilizem rotinas automatizadas, acrescentaro dois dgitos ao nmero nico de processo, os dgitos verificadores (DV), definidos por mdulo 11 (onze) e pesos correspondentes posio dos dgitos, da direita para a esquerda, em progresso aritmtica de razo 1 (um), com o primeiro termo igual a 2 (dois) e assim, o ltimo termo, ser igual a 16 (dezesseis). Art. l5. O clculo do 1 Dgito Verificador (DV) ser obtido observados os passos a seguir: I - multiplica-se cada um dos quinze algarismos do nmero nico de processo pelo respectivo peso, somando-se os produtos parciais; II - a soma encontrada (ponderada) ser dividida por 11 (onze); e III - com relao ao resto da diviso por 11, que poder ser de l0 (dez) a 0 (zero), a tabela a seguir conduzir ao dgito procurado:
MD 11 11 11 11 11 11 (menos) RESTO 10 9 8 7 6 5 > DV 1 2 3 4 5 6

Art. 16. O clculo do 2 Dgito Verificador (DV) ser obtido observados os passos a seguir: I - O primeiro algarismo, obtido na etapa precedente, ser colocado imediatamente direita do nmero nico de processo, utilizando-se o mesmo procedimento do 1 Dgito Verificador, com a diferena de que os pesos, sempre da direita para a esquerda, partiro de 2 (dois) - 1 termo da progresso, e finalizando em 17 (dezessete) - ltimo termo da progresso aritmtica. 1 Exemplo: Dado o nmero nico de processo 35041.000387/2000, os dgitos verificadores sero calculados do seguinte modo: a) (0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(7x6)+(8x7)+(3x8)+(0x9)+(0x10)+(0x11) + (1x12) + (4x13) + (0x14) + (5x15)+(3x16); b) 0+0+0+10+42+56+24+0+0+0+12+52+0+75+48=319

c) 31911 = 29; RESTO = 0; d) 11-0=11 - despreza-se a casa da dezena; e e) o 1 DV ser 1 (um). OBSERVAO: o nmero encontrado para o 1 DV, dever ser colocado direita do nmero nico de processo, dando continuidade aos procedimentos relativos ao clculo do 2 DV, conforme a seguir: a)(lx2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(7x7)+(8x8)+(3x9)+(0x10) +(0x11)+(0x12)+(1x13)+(4x14)+(0x15)+(5x16)+(3x17); b) 2+0+0+0+12+49+64+27+0+0+0+13+56+0+80+51=354 c) 35411 = 32; RESTO = 2; d) 11-2=9; e e) O 2 DV ser 9 (nove). Assim sendo, o nmero nico do processo dado como exemplo, ser acrescido dos dgitos verificadores 35041.000387/2000-19. 2 Exemplo: Dado o nmero nico de processo 0400.001412/2000, calcular os dgitos verificadores. a)(0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(2x6)+(1x7)+(4x8)+(1x9) +(0x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+(4x15)+(0x16); b) 0+0+0+10+12+7+32+9+0+0+0+0+0+60+0=130; c) 13011 = 11; RESTO = 9; d) 11-9=2; e e) O 1 DV ser 2 (dois). Para o segundo DV: a)(2x2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(2x7)+(1x8)+(4x9) +(1x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+ (0x15) +(4x16)+(0x17); b) 4+0+0+0+12+14+8+36+10+0+0+0+0+0+64+0=148; c) 14811=13; RESTO=5; d) 11-5=6; e e) O 2 DV ser 6 (seis). Assim sendo, o nmero nico de processo dado como exemplo ser acrescido dos dgitos verificadores 4000.001412/2000-26. Art. 17. Os rgos que no dispem de recursos automatizados devero, simplesmente, colocar direita dos quinze algarismos referentes ao nmero inteiro do processo, duas letras, D e V (iniciais de DGITO VERIFICADOR), considerando que, no futuro, podero ser automatizados e faro uso desta sistemtica. Art. 18. Quando uma unidade protocolizadora receber um processo de outro rgo, dever proceder seu registro e a sua tramitao dever ocorrer com o nmero de origem, rigorosamente, inalterado. DISPOSIES GERAIS Art. 19. vedado adotar procedimentos diversos do admitido nesta Portaria, como colocar arbitrariamente qualquer algarismo para indicar o dgito verificador ou suprimir dgitos de

verificao que tenham sido lanados por outro rgo. Art. 20. Recomenda-se que, no desenvolvimento de sistemas automatizados para a tramitao/controle de processos e/ou documentos, seja prevista a elaborao de relatrios para a prestao de informaes gerais. Art. 2l. A capa de processo utilizada atualmente, pelos rgos pblicos federais, ser mantida e tem as seguintes especificaes bsicas: I - material: Papel Kraft branco (KB-125) com 125g/m2; II - formato: 220mm x 298mm; III - forma de apresentao: Folha Dupla (D); IV - timbre: 5 (centrado no impresso com os dizeres "Servio Pblico Federal", ficando a parte superior do emblema a 15mm (40 pontos); V - impresso: Preto frente; VI - acondicionamento: Pacote de 250 impressos, envoltos em papel kraft (KN-75), cor parda e rotulado; e VII - unidade de compra: Milheiro. Art. 22. Os sistemas informatizados devero prever clculos diferenciados dos DGITOS VERIFICADORES entre os nmeros dos processos anteriores e os posteriores a 1/1/2000, e a frmula de clculo destes dgitos ser a mesma descrita nesta Portaria, sendo que os nmeros dos processos autuados anteriormente quela data tero 13 posies (ano com 2 caracteres numricos) e os posteriores tero 15 posies (ano com 4 caractres numricos). Art. 23. Os casos omissos e as dvidas sero dirimidos pelo DLSG/SLTI/MP. Art. 24. Fica revogada a Portaria MP n 02, de 26 de fevereiro de 2003. Art. 25. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao. ROGRIO SANTANNA DOS SANTOS (Of. El. n 293/03) D.O.U., 19/05/2003