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A representao da informao em arquivstica: uma abordagem a partir da perspectiva da Norma Internacional de Descrio Arquivstica
Georgete Medleg Rodrigues

Introduo
Para que os documentos de arquivos sejam tratados de maneira orgnica, isto , obedecendo lgica interna de sua produo e acumulao - ou, para usar a terminologia da rea, o conjunto de documentos que constituem o fundo de arquivo - necessrio que se identifique as funes arquivsticas1. Estas so, na verdade, operaes fsicas e intelectuais que tm os seus significados prprios, fundamentais para que se obtenha como resultado, quando da interveno em arquivos, documentos organizados, tanto fsica quanto intelectualmente. Realizadas em diferentes momentos, essas operaes tm objetivos diversos, porm, em ltima instncia, quer-se, com elas, possibilitar e facilitar o acesso aos documentos ou s informaes arquivsticas2.
Emprestamos a expresso "funes arquivsticas" obra de Carol Couture et al (1999). O documento de arquivo tem a particularidade de informar/provar/testemunhar seja por meio de um discurso articulado inscrito num suporte, seja pelo prprio suporte (papiros, pergaminho, papel, disco tico, disco magntico, etc.)
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Nas instituies, pblicas ou privadas, a racionalizao das atividades decorrente, em grande parte, das condies de acesso informao de maneira rpida e eficaz (MAUREL E CHAMPAGNE, 1999; REAL, 1998). Por outro lado, mais do que um princpio visando racionalidade - quando se pensa em organizaes/instituies - o tratamento arquivstico, com vistas ao acesso s informaes passa, segundo SaintMartin (1998, p. 283) por uma perspectiva de "tratamento apropriado dos diferentes traos escritos dessa 'memria interna' das instituies". Assim, Arquivos, Bibliotecas, Museus e Centros de documentao tm muito em comum. Pode-se destacar, por exemplo, o fato de serem instituies responsveis pelo recolhimento/aquisio de acervos informacionais, pelo seu tratamento especializado e sua comunicao, que se espera seja eficaz e eficiente, traduzida por instrumentos de acesso auto-explicativo aos usurios. Alis, como nos lembra Esteban Navarro (1995), a aproximao, nesse campo, entre bibliotecas, arquivos e centros de documentao, evidente se compararmos as suas prticas, segundo o modelo da "cadeia documentar". Segundo esse autor, a concepo de cadeia documental nos permite constatar nessas unidades de informao a existncia de trs etapas sucessivas:
La entrada de los documentos en el sistema documental se denomina en un mbito coleta y en otro reunin, pero participan del mismo objetivo de recoger y siguen un mismo proceso, caracterizado en los centros cuya organizacin se rige por un criterio coleccionista, por las etapas de seleccin, adquisicin y registro, que tiene su paralelismo en las tareas de recepcin, expurgo y registro que se realizan en los archivos, si bien mediatizadas por otros fatores (...). La segunda etapa consiste en el tratamiento de los documentos que han ingresado en el sistema mediante una serie de operaciones destinadas a transformar, configurar, almacenar y restituir la informacin que contienen, que se articulan en dos fases denominada programacin archivstica y recuperacin en los archivos, y anlisis y recuperacin en el resto de los centros (ESTEBAN NAVARRO, 1995, p. 81).

O mesmo autor ressalta as semelhanas entre as trs unidades de informao (arquivos, bibliotecas e museus) quanto aos seus objetivos finais, isto , atender s demandas de informaes dos seus usurios:
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Y, por ultimo, se produce la salida del sistema de esa informacin, mediante la difusin de los instrumentos de representacin y el servicio de los documentos recuperados en respuesta a las peticiones de los usuarios (p. 81).

Em Arquivstica, a mediao entre as informaes contidas nos documentos de arquivo e os usurios d-se por meio dos instrumentos de pesquisa (guias, inventrios, catlogos, repertrios, ndices, edio de fontes, etc.). A produo desses instrumentos de pesquisa somente possvel como resultado de operaes anteriores, principalmente as operaes de classificao e de descrio. A descrio arquivstica uma das funes que, em princpio, deveria ser desenvolvida em todas as fases da vida de um arquivo (corrente, intermediria e permanente). Quanto a este ltimo aspecto, a Norma Internacional de Descrio Arquivstica - ISAD (g), bastante clara:
A descrio arquivstica no sentido mais amplo do termo abrange todo elemento de informao, no importando em que estgio de gesto ele identificado ou estabelecido. Em qualquer estgio, a informao sobre os documentos permanece dinmica e pode ser submetida a alteraes luz de maior conhecimento de seu contedo ou do contexto de sua criao (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2001, p. 1).

No entanto, apesar do que preconiza a Norma, alguns autores consideram que a funo descrio para todo o ciclo de vida dos documentos algo ideal, mas ainda dificilmente realizvel nas prticas arquivsticas (MAUREL, CHAMPAGNE, 1999) ou, ainda, que se aplica somente aos arquivos permanentes. Para Bellotto (1998, p. 103), por exemplo, a "descrio uma tarefa tpica dos arquivos permanentes". Neste captulo, compartilhamos da premissa segundo a qual a aplicao dos princpios da Norma para todas as fases dos documentos de arquivo , por enquanto, apenas uma possibilidade. Trataremos, portanto, aqui, da descrio somente em arquivos permanentes. A descrio supe, de fato, um trabalho intelectual de representao informacional. Contudo, essa questo como um problema para a Arquivstica , de certa maneira, recente e ainda pouco estudada. Assim,
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neste captulo pretende-se traar o percurso dos debates e das aes com vistas definio de padres internacionais de representao das informaes arquivsticas; abordar alguns aspectos tericometodolgicos especficos da representao da informao dos documentos de arquivo e suas conseqncias nas funes de descrio.

A Representao da Informao como um Problema para a Arquivstica

Como indicado na Introduo deste captulo, a representao das informaes contidas em documentos de arquivo como um problema para a Arquivstica recente e, por isso, ainda pouco estudada. Esse aspecto apontado por Fernanda Ribeiro na sua tese de doutorado, posteriormente transformada em livro:
No campo da Biblioteconomia, as tcnicas de tratamento documental esto suficientemente estudadas e tm uma aplicao generalizada (...). No campo da Arquivstica, porm, as tcnicas de tratamento documental no esto devidamente aprofundadas, nem as normas que existem tm aplicao consensual" (RIBEIRO, 1996, p. 9).

De fato, a bibliografia sobre o tema, sobretudo em lngua portuguesa, ainda escassa3. Talvez essa situao possa ser explicada pela existncia de uma certa tradio em arquivstica que at a dcada de 70 dava pouca nfase aos usurios dos arquivos. Silva et al (1998), por exemplo, nos lembram que:
No 7o Congresso Internacional de Arquivos (Moscovo, 1972) discutiram-se, entre outras questes, os instrumentos de pesquisa nos arquivos, no 8o Congresso (Washington, 1976), um dos temas principais foi mesmo designado por "revoluo no acesso aos arquivos", e no 9o Congresso (Londres, 1980) debateu-se a utilizao e a utilidade dos arquivos (SILVA, 1998, p. 148).
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A Cmara Tcnica de normalizao da descrio do Conarq prepara uma bibliografia sobre o tema.

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preciso, entretanto, lembrar alguns fatores que, de certa forma, contribuiriam para deslocamento de foco de interesse. Um deles pode ser situado no clima de ps-guerra, em que se comeou a demandar informaes, independentemente de onde elas se encontravam - se em arquivos, bibliotecas ou centros de documentao - o que exigia o desenvolvimento de mtodos e prticas de recuperao das informaes. A Biblioteconomia, nesse campo, daria um salto frente, provocando o que alguns autores denominam de uma viso "biblioteconmica" do tratamento da informao. Segundo esta viso, pretendia-se abarcar, por exemplo numa mesma base de dados, acervos bibliogrficos, colees de manuscritos e documentos de arquivo, com o objetivo de "permitir pesquisas temticas" variadas. Um outro fator que estimulou a preocupao com os usurios e de como lhes dar acesso s informaes foi a possibilidade de se utilizar os computadores. O Programa de gesto de documentos e dos arquivos (em ingls Records and Archives Management Programme - RAMP) iria publicar, nos ano 1980/1990, uma srie de edies a respeito dos impactos da informtica nos arquivos, inclusive na elaborao e produo de instrumentos de pesquisa4. No entanto, somente depois de criado um Comit de Normas de Descrio no Conselho Internacional de Arquivos (CIA), em 1989, que a representao das informaes arquivsticas, tendo em vista o controle e o acesso, passou a ser, efetivamente, encarada como uma das etapas essenciais do trabalho arquivstico. De fato, o Comit, inicialmente ad hoc, tinha como tarefa elaborar um documento-base sobre normas que deveriam orientar a descrio em arquivstica, de modo a normalizar, em nvel internacional, essa funo5. Esse comit adotou como ponto de partida para as discusses trs normas j existentes em trs pases: Estados Unidos, Canad e Gr-Bretanha6, apesar da existncia
Kitching, Christopher. L'informatique au service des instruments de recherche dans les archives: une tude RAMP. Paris: UNESCO, 1993 5 Indicaremos aqui apenas os marcos desse percurso. Existe em espanhol e em portugus uma bibliografia razovel traando com mais detalhes a histria das aes que desembocaram na criao da Norma Internacional de Descrio Arquivstica - ISAD (g). Ver referncias bibliogrficas ao final deste captulo. 6 Nos Estados Unidos, as normas estabelecidas por Steven Hensen (1989); no Canad, as Rules for Archival Descriptionl Rgles pour la description des normes d'archives (1990) e na Gr-Bretanha o manual de autoria de Michael Cook e Margaret Procter (1989).
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de outras experincias nacionais tambm j consolidadas (particularmente na Espanha e na Frana7). A explicao para tal atitude talvez se encontre alhures, fora do mbito do Comit do CIA e mais na perspectiva das relaes internacionais, o que foge, evidentemente, dos objetivos deste captulo. De toda maneira, na gnese da proposta de criao de uma norma internacional de descrio arquivstica encontra-se a necessidade de a Arquivstica pensar na insero de seu objeto de estudo - a informao orgnica registrada - num mundo globalizado, o que significa tambm possibilitar a troca de informaes nacional e internacionalmente. Na verdade, as preocupaes que resultaram na criao do Comit ad hoc de normas de descrio, comearam em 1953, no II Congresso Internacional de Arquivologia, realizado em Haia, a partir de um debate acerca da necessidade de se definir uma terminologia comum rea. Isso culminaria na publicao, em 1964, do primeiro lxico de terminologia arquivstica, o Lexicon of Archives Terminology com 175 termos em francs, ingls, espanhol, alemo, italiano e holands. Somente vinte anos depois dessa publicao, seria editado tambm o primeiro dicionrio de terminologia arquivstica, fruto de sete anos de pesquisas do comit especializado do CIA. Em 1984, era lanado o Dictionary of Archival Terminology, conhecido como DAT, compreendendo 503 termos e suas respectivas definies em ingls e francs. Os crticos desse dicionrio destacaram que os outros idiomas presentes na edio eram apenas meras tradues, apresentadas em ordem alfabtica, seguindo a terminologia em ingls (CARBAJO MARTN, 1999). Esse dicionrio seria revisado, incorporando as crticas do consagrado especialista francs, Michel Duchein, e uma nova edio aparece, em 1988. Na seqncia, novos vocabulrios especializados so publicados pelo CIA, como a Elementary Terms in archival automation (1983) e o Glossary of Basic Archival and Library Conservation Terms (1988). Os passos decisivos para a criao de uma norma internacional de descrio arquivstica seriam dados no final dos anos 1980. De fato, em
7 A Frana, por exemplo, tem uma tradio quase secular no estabelecimento de diretrizes para a produo e publicao de instrumentos de pesquisa.

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outubro de 1988, sob os auspcios do Arquivo Nacional do Canad, realizar-se-ia em Otawa, um Encontro de especialistas de diversos pases, com a finalidade exclusiva de discutir o tema da normalizao da descrio em arquivstica. Os debates articularam-se em torno de trs grandes eixos: a) a situao e o uso de normas nacionais em relao descrio arquivstica; b) os aspectos terico-metodolgicos e os trabalhos tcnicos no campo da descrio; c) automatizao, estratgia de implantao e formao profissional para a consecuo de uma normalizao (CARBAJO MARTN, 1999)8. Em dezembro do ano seguinte, um grupo de especialistas se rene em Paris, sob o patrocnio do CIA, para elaborar uma Declarao de Princpios9 que serviriam de orientao para a elaborao das normas de descrio. Novas reunies aconteceriam nos anos seguintes na Polnia, em 1990, e em Madrid em 1992. Assim, quando ocorre o XII Congresso Internacional de Arquivos, em 1992, o texto final da Declarao de Princpios e o projeto da Norma Internacional de Descrio Arquivstica so aprovados. O projeto foi submetido discusso em todos os pases e aporvado com a sigla em ingls International Standard Archival Description (General), a ISAD (g), - em portugus, Norma Internacional de Descrio Arquivstica. Finalmente, em 2000, durante o XIV Congresso Internacional de Arquivos, realizado em SeviIha, na Espanha, aprovou-se em definitivo a ISAD (g).

Funes Arquivsticos, Valores dos Documentos Arquivsticos e suo Descrio

A prtica de representar as informaes orgnicas, ou arquivsticas, sempre existiram, sob as mais diversas formas e seguindo roteiros diversos. Listas, catlogos, inventrios, fichrios, ndices, etc, podiam ser
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Os pases presentes no Encontro e que relataram suas experincias e aportes terico-metodolgicos ao tema em debate: Canad, Estados Unidos, Gr-Bretanha, China, Alemanha, Frana, ndia, Itlia, Mxico. Malsia, Senegal, Sucia, Espanha, Holanda, e Zimbbue. 9 Statement of Principles Regarding Archival Description, adotado pela Comisso ad hoc, em Madrid, em Janeiro de 1992. Agradecemos a Vitor Fonseca, presidente da Cmara Tcnica de Normalizao da Descrio Arquivstica, do Conarq/Arquivo Nacional - da qual somos membros - o acesso ao texto integral.

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encontrados nas instituies arquivsticas, com um maior ou menor grau de elaborao10. No entanto, na tradio brasileira, esses "instrumentos de pesquisa" no eram pensados nem elaborados como tal. A ISAD (g) viria propor a sistematizao, mediante normas e princpios, de aes empricas adotadas pelas instituies e pelos profissionais de Arquivo. Antes de abordarmos esses princpios e as normas propriamente ditas, necessrio, contudo, um outro esclarecimento, relacionado natureza mesma da informao arquivstica. Do que falamos quando nos referimos a "representao da informao" em arquivstica? O que e o que significa? Antes de respondermos a essas questes, necessrio, porm, enumerar as diversas etapas do tratamento especializado (fsico e intelectual) de um conjunto documental arquivstico. Essas operaes, ou funes, na expresso canadense, compreendem11:
- Produo - Avaliao - Aquisio/Recolhimento - Classificao - Descrio - Conservao/Preveno - Difuso/Acesso

Para os objetivos deste captulo, vamo-nos deter apenas na funo "descrio", o que significa, de antemo, assumir, com al-

10 J no sculo XIII se identificava a existncia de inventrios em vrias comunas francesas. No Brasil, eles existem desde o sculo XIX (BELLOTTO, 1991). 11 Utilizamos o elenco de funes apresentadas por Carol Couture et al (1999, p. 60), mas acrescentando funo aquisio a de recolhimento. Isso porque entendermos que embora "aquisio" e "recolhimento" tenham o mesmo objetivo, isto , incorporar novos conjuntos documentais ou documentos isolados a uma instituio arquivstica, eles implicam procedimentos diferentes, inclusive sob o aspecto jurdico. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica (CAMARGO e BELLOTTO, 1996), dedica verbetes diferentes para "aquisio" e "recolhimento". Da mesma forma, optamos por acrescentar funo difuso a de acesso: ambas implicam procedimentos diferentes - tanto do ponto de vista de polticas, como de gesto. Pretendemos, futuramente, discutir esses aspectos. conservao tambm acrescentamos "preservao", conceito que quer significar uma prtica mais recomendada atualmente, embora a funo "conservao" sempre v existir.

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guns autores (COUTURE, 1999; RIBEIRO, 1996; CRU MUNDET, 1994), que essa uma funo-chave no que diz respeito representao das informaes arquivsticas e na possibilidade de acesso a elas. Produto das aes e transaes humanas, os documentos de arquivo so testemunhas dessas aes/transaes. Eles prestam contas das aes realizadas; eles informam sobre a origem e a autenticidade dessas aes/transaes, seu desenvolvimento e sua concluso. Enfim, eles so testemunhas daquilo que Luciana Duranti (1995), chama de "procedimentos", isto , o conjunto de etapas necessrias para a realizao de uma atividade, ou para que uma organizao/instituio cumpra as finalidades para as quais foi criada. Para cumprir plenamente o seu papel, os arquivos devem ser acessveis: a) aos seus criadores/produtores (necessidades administrativas); b) aos usurios em geral (pesquisadores, cidados comuns, etc). Assim, os documentos de arquivos so consultados/pesquisados, geralmente, nas seguintes situaes, todas relacionadas com que se convencionou denominar, segundo a terminologia arquivstica, de "valores" dos documentos de arquivo: - valor de prova: o valor de prova intrnseco ao documento de arquivo. Todo documento de arquivo, como produto das atividades de uma pessoa fsica ou jurdica, prova - jurdica e/ou administrativa dessas atividades (desde sua concepo at a sua concluso) seja para quem as produziu ou para quem foi objeto/sofreu a ao12 determinada no ato registrado no documento de arquivo. - valor informativo ou de testemunho: o valor de testemunho ou informacional um valor secundrio, isto , um valor que atribudo ao

12 Nesse aspecto, os procedimentos de anlise diplomtica de um documento de arquivo so fundamentais para que se possa localizar, no documento, o que se classifica de: autor do ato/documento (aquele que tem o status jurdico e responsvel pelo ato); redator do documento (aquele que pode representar o autor do ato) destinatrio do ato (o que sofre a ao) e o destinatrio do documento (aquele para quem endereado o documento). Estes dois ltimos podem ou no coincidir (DURANTI, 1995).

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documento a posteriori, independentemente da vontade e dos objetivos de seu criador13. Dessa forma, deve-se ter em mente que o documento de arquivo - nas civilizaes regidas pelo escrito e delimitadas por um sistema jurdico estabelecido consensualmente - tem o seu valor primrio garantido pelo fato de ser gerado em funo de uma necessidade especfica de seu criador e para cumprir determinados objetivos. Duranti (1995) resume muito bem essas caractersticas do documento de arquivo:
- Imparcialidade: os documentos de arquivo so produzidos dentro de determinado contexto e para determinados fins. - Autenticidade: os documentos de arquivo so criados, mantidos e conservados sob custdia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. - Naturalidade: os documentos de arquivo so produzidos e acumulados no curso de transaes e de acordo com as necessidades do assunto tratado. - Inter-relacionamento: os documentos de arquivo estabelecem relaes entre si e com as atividades que os geraram. - Unicidade: cada registro arquivstico tem um lugar nico na estrutura documental do conjunto ao qual pertence.

Essas caractersticas prprias do documento de arquivo, por outro lado, s tm sentido no conjunto ao qual ele pertence, isto , primeiramente ao fundo, em seguida s outras partes nas quais o fundo for subdividido. A Norma Internacional de Descrio Arquivstica buscou, acima de tudo, criar uma diretriz para descrio que, na sua prpria estrutura, refletisse essa particularidade dos documentos de arquivo, como veremos em seguida.

13 No meio arquivstico existem controvrsias quanto a esse atributo "secundrio" do documento. No entanto, deve-se ressaltar que, de fato, pode (e normalmente h) um uso do documento de arquivo que transcende os objetivos iniciais dos seus produtores e que, muitas vezes, depe contra eles prprios. Veja-se, por exemplo, o caso, no Brasil, dos familiares de desaparecidos polticos ou mesmo dos que foram perseguidos e torturados pelo regime militar e que puderam ser indenizados mediante as provas documentais registradas pelo prprio Estado (RODRIGUES e ALHEIRO, 2001).

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Princpios Gerais e specficos para a Descrio em Arquivstica

Para que os princpios gerais que orientam a descrio fiquem claros necessrio, antes, apresentarmos a definio de descrio. De acordo com a Norma Internacional de Descrio Arquivstica, descrio :
"a elaborao de uma acurada representao de uma unidade de descrio14 e de suas partes componentes, caso existam, por meio da extrao, anlise, organizao e registro de informao que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar documentos de arquivo, o contexto e sistema de arquivo que os produziu" (ISAD (G), 2001, p. 4).

A mesma ISAD (g) esclarece que:

"Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia prtica do princpio de respeito aos fundos. Este princpio deve ser claramente enunciado caso se deseje construir uma estrutura de aplicao geral e um sistema de descrio arquivstica, manual ou automtico, no dependente de instrumentos de pesquisa..." (IDEM, p. 2, grifado no original).

Dessa forma, alm dos princpios enunciados acima, tem-se que:

- a descrio tributria da classificao: os documentos devem, antes de ser descritos, classificados. - a descrio deve respeitar o princpio arquivstico de "respeito aos fundos". - a descrio deve ser feita do GERAL para o PARTICULAR - a descrio dos documentos (ou do documento) de arquivo dinmica e evolui com o tempo, na medida em que novos elementos ou novas informaes podem ser acrescentados.

14 Unidade de descrio, segundo a ISAD (g), : "documento ou conjunto de documentos, sob qualquer forma fsica, tratado como uma unidade, e que, como tal, serve de base a uma descrio particularizada" (p. 6). Ver tambm Heredia Herrera (1995, p. 62-63).

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No entanto, a descrio, como uma das funes arquivsticas, deve obedecer a alguns princpios gerais os quais esto ligados ao conjunto das funes arquivsticas (MAUREL e CHAMPAGNE, 1999) ou seja, as funes e os processos de descrio multinvel dos arquivos devem respeitar o princpio de provenincia. Logo, para que essa representao informacional contemple, de fato, a especificidade do documento de arquivo, pode-se identificar alguns princpios gerais, que devem orientar a descrio15:
- primeiro princpio: a descrio depende da classificao. Ela feita a partir das unidades de descrio definidas pela classificao que descreve um conjunto de documentos que mantm ligaes orgnicas entre si (fundo, srie, subsrie, dossi, item documental; e dos fundos entre si). - segundo princpio: o de respeito aos fundos (respect des fonds) j adotado na classificao. Na descrio, isso deve estar representado na hierarquia que se estabelece entre os diversos nveis de um mesmo fundo. - terceiro princpio: a descrio deve ser feita do geral para o particular. Deve-se produzir, primeiro, um conjunto de informaes que fornea uma viso global, que permita estabelecer (ou restabelecer) os elos entre todas as partes, ou nveis, do fundo. - quarto princpio: a descrio evolui durante os "ciclos de vida" dos documentos. Da fase corrente fase permanente, a descrio pode variar com o tempo, pois novos elementos informativos podem ser acrescentados. A descrio evolui no ritmo do tratamento dos documentos, num "processo integrado". - quinto princpio: em termos hierrquicos, o fundo a unidade de descrio mais abrangente.

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Esses princpios so uma adaptao de Maurel e Champgne (1999).

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Em que consiste, afinal, a Descrio de Documentos Arquivsticos na Perspectiva da ISfAD (g)

A descrio de documentos organicamente produzidos e acumulados, consiste, em linhas gerais:
- numa apresentao das caractersticas fsicas (inclusive diplomticas) de um ou vrios documentos; - na anlise do contedo desses mesmos documentos; - na identificao do contexto de criao e utilizao dos arquivos. Este ltimo aspecto varia em funo da unidade de descrio que est sendo descrita.

As etapas descritas anteriormente tm por objetivos facilitar o acesso aos documentos e informao, de maneira rpida e precisa. Por outro lado, a descrio tambm permite um controle intelectual sobre os fundos de arquivo, isto , permite uma visualizao clara do princpio de respeito aos fundos. Dessa forma, a representao informacional de um fundo de arquivo e/ou de suas partes, segundo a Norma Internacional de Descrio Arquivstica - ISAD (g), deve ser norteada, ela mesma, por alguns princpios gerais, enumerados abaixo:
1. A descrio deve ser do GERAL para o PARTICULAR, de modo a representar a estrutura hierrquica do Fundo. 2. Deve representar com a maior preciso possvel o contexto e o contedo da unidade de descrio. Assim, cada unidade deve ter as informaes relevantes para aquele nvel que est sendo descrito. 3. As relaes entre os nveis de descrio devem ficar explcitas. 4. As informaes no devem ser repetidas. Cada nvel ter informaes novas, no registradas no nvel anterior nem no posterior.

Por sua vez, as informaes devem estar distribudas em sete reas, que so as seguintes:
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1. rea de identificao: como o ttulo sugere, trata-se de um campo onde so registradas as informaes essenciais que identifique a unidade de descrio (fundo/ srie/subsrie/dossi/processo/item documental). 2. Area de contextualizao: neste campo deve ser registrada a origem e a custdia da unidade de descrio. 3. rea de contedo e estrutura: neste campo devem ser registradas informaes sobre o assunto, a organizao arquivstica, avaliao e incorporaes. 4. Area de condies de acesso e de uso: neste campo devem ser registradas informaes sobre a acessibilidade (fsica, intelectual e legal) da unidade de descrio. 5. Area de fontes relacionadas: este campo destina-se ao registro de informaes acerca de outros documentos que mantenham alguma identidade com a unidade de descrio como originais e cpias; outras unidades de descrio relacionadas; publicaes baseadas no uso dos documentos da unidade de descrio. 6. Area de notas: este campo destina-se a quaisquer tipos de informao que o arquivista julgar pertinentes, mas que no puderam ser includas nas outras reas. 7. Area de controle da descrio: este campo deve ser utilizado para anotaes sobre a atividade mesma de descrio: como, quando e quem realizou a descrio.

O elenco de reas de descrio recomendado pela ISAD (g) indica a especificidade da descrio em arquivstica, pois fica evidente que esse processo implica aliar a apresentao das caractersticas fsicas de um documento (ou de um conjunto de documentos) anlise da informao contida nas unidades descritas, mediante o registro de dados objetivos (datas de criao, mensurao, estado de conservao, acessibilidade, selos, anotaes, assinaturas, logomarcas, etc) e dados subjetivos (capacidade de anlise do arquivista na escolha dos ttulos, na elaborao dos resumos, etc). Por outro lado, a descrio arquivstica deve considerar que um fundo de arquivo geralmente constitudo de diversas categorias de documentos (tipos e suportes) que tm caractersticas prprias. Assim, o processo de descrio em arquivstica, em arquivos permanentes, supe, por um lado, uma descrio propriamente bibliogrfica, oriunda da experincia da biblioteconomia (regras de catalogao utilizadas nas bibliotecas e centros de documentao; descrio bibliogrfica internacional normalizada geral e as regras de catalogao
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anglo-americanas, com a diviso dos elementos de descrio em zonas). Por outro lado, tem-se uma descrio ligada anlise do contedo informacional, que consiste num conjunto de operaes visando a apresentar, sob uma forma concisa e precisa, as informaes contidas num documento ou num conjunto de documentos, e tem por objetivo:
- identificar as noes contidas nos documentos e represent-los primeiro sob formas abreviadas (notas, resumos indicativos ou informativos). Em seguida, sob forma codificada (para facilitar a localizao, utilizando-se das linguagens documentrias (smbolos numricos ou alfanumricos definidos na classificao (funo Classificao) ou de termos mais ou menos controlados organizados em ndices (indexao).

importante destacar, quanto a um dos aspectos da descrio - a anlise de contedo - que as etapas previstas para sua operacionalizao so similares quelas de anlise de um documento bibliogrfico, por exemplo:
- primeira aproximao do documento (ou do conjunto documental) - leitura do documento (quando se tratar de um item documental). - Leitura e entendimento dos documentos que fornecem informaes gerais sobre a totalidade do conjunto (quando se tratar de nveis de descrio mais abrangentes) - avaliao e seleo dos conceitos que se deve reter; - redao de um resumo -indexao

Entretanto, essas operaes, quando se trata de documentos de arquivos, guardam suas especificidades. Num livro, por exemplo, tem-se, em geral, uma estrutura facilmente identificvel qual o bibliotecrio pode recorrer: sumrio, introduo e concluso, por exemplo. s vezes, dependendo do editor, tem-se mesmo uma indexao o que ajuda consideravelmente na recuperao das informaes. Num documento de arquivo, muitas vezes a estrutura do documento "invisvel". Quanto a isso, a Diplomtica nos ensina que os documentos de arquivo tambm conservam uma estrutura bsica que no se alterou substancialmente com o tempo, assim discriminada:
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- uma parte introdutria, denominada protocolo, onde se encontram as informaes que contextualizam os documentos (data, local, assunto destinatrio do ato/do documento, frmulas de polidez introdutrias, etc). aqui tambm que se pode localizar o autor do ato/autor do documento. - uma segunda parte, denominada texto, onde se encontram as informaes acerca do ou dos atos que deram origem ao documento e do objeto do ato. aqui que se encontra a razo de ser do documento e se pode identificar o ato consignado por meio de um verbo. - uma terceira e ltima parte, denominada escatocoio (ou protocolo final), onde se identificam as frmulas de polidez conclusivas, o redator do documento (responsvel pela articulao do discurso) e outras intervenes no documento.

A descrio de documentos de arquivo pode, portanto, ocorrer em diversos nveis: um nvel mais geral, o fundo; em nveis intermedirios (srie, subsrie, etc) at a menor unidade de descrio, que o item documental. Entretanto, para todos os nveis exige-se a realizao de um conjunto de operaes cujo objetivo representar, de forma precisa e sinttica, as informaes. Quando se vai analisar o contedo, isto , fazer uma anlise documentria, de um documento ou de um conjunto de documentos de arquivo, deve-se ter em mente suas relaes com um todo (contexto), alm do contedo particular de cada conjunto ou de cada item documental.

A anlise de contedo dos documentos e o processo de indexao em vrios nveis

"A anlise da informao a operao primordial sem a qual no possvel a utilizao da informao" (CHAUMIER, 1977, p. 29). Para Chaumier, a anlise de contedo um "mtodo geral de apreenso da informao veiculada por uma linguagem. Nessa perspectiva, retomando as sete reas definidas pela ISAD (g), veremos que naquela denominada "rea de contedo e estrutura" que se encontra o que se poderia definir como "ncleo informacional" do documento ou do conjunto
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documental. nessa rea que se encontra o campo intitulado "mbito e contedo'' cujo objetivo "capacitar os usurios a avaliarem a tencial relevncia da unidade de descrio", portanto, o campo passi vel de anlise da informao. justamente esse campo que fornece as indicaes sobre: as atividades que geraram os documentos e/ou i assuntos dos documentos, o perodo compreendido por essas atividades e os locais onde elas ocorreram; as tipologias documentais presentes na unidade de descrio e, dependendo do nvel de descrio, un explicao acerca da estrutura interna da unidade descrita. A orientao da Norma quanto aos dados informacionais que devem ser anotados nesse campo a seguinte:
- De acordo com o nvel de descrio, deve-se fornecer um sumrio do mbito como perodo de tempo e localizao geogrfica; - De acordo com o nvel de descrio, deve-se fornecer um sumrio do seu contedo, incluindo formas documentais (tipologias) e assuntos.

Portanto, nesse campo que incide a anlise documentria ou anlise de contedo para a qual a Norma no fornece um roteiro especfico Maurel e Champagne (1999), arquivistas canadenses, propem alguns critrios para se fazer a anlise documentria ou anlise de contedo dos documentos de arquivo que levam em conta o contexto de produo dos documentos, caracterstica especfica de documentos arquivsticos. Esses mesmos autores observam que as "operaes de anlise da informao so herdeiras da complexidade inerente constituio do fundo" (MAUREL e CHAMPAGNE, p. 263). Segundo esses autores, deve-se, num primeiro momento, ligar a anlise de contedo identificao das funes e atividades que deram origem aos documentos. Trata-se, ainda de acordo com Maurel e Champagne (1999), de compreender a quais contextos de produo pertencem a srie, a subsrie, o dossi, o item documental. Tendo estabelecido o contedo do documento de acordo com as funes e atividades que o geraram, o passo seguinte consiste em definir uma poltica - ou grade de anlise - que deve considerar:
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- as diferentes categorias (diferentes suportes) de documentos; - os diferentes nveis de descrio; - as tipologias; - as necessidades dos usurios. Estas variam no apenas em funo dos usos tpicos de cada usurio em particular, mas tambm em funo da idade, ou fase, do arquivo (corrente, intermedirio, permanente).

nessa perspectiva tambm que se d o processo de indexao de documentos de arquivos, isto , que estes tm particularidades ligadas s suas caractersticas intrnsecas e extrnsecas, assim como s caractersticas dos fundos de arquivo como conjuntos orgnicos (MAUREL e CHAMPAGNE, 1999). Assim, recomenda-se que a indexao dos documentos de arquivos seja feita a partir dos instrumentos de descrio, isto , trata-se de uma etapa posterior produo de instrumentos de descrio. Uma outra particularidade da indexao em arquivos que esta se faz em vrios nveis. A indexao varia em funo dos nveis de descrio: no caso de se indexar um Fundo (nvel mais geral), por exemplo, ter-se- uma seleo de termos mais genricos, enquanto num item documental (nvel mais baixo), ter-se- uma seleo de termos mais especficos que remetem diretamente menor unidade de descrio ou, dito de outra forma, ao que mais especfico.

Consideraes finais
O objetivo ltimo da organizao de um conjunto documental arquivstico permitir o acesso s informaes contidas nos documentos. Para que os arquivos ou as informaes arquivsticas sejam acessveis preciso existir instrumentos que permitam esse acesso. Na perspectiva do arquivista, isto , no que depende diretamente de seu trabalho profissional, no acesso intelectual e fsico que se concentra sua interveno. Isso porque, embora ele deva estimular e ser parte atuante na proposio de polticas nacionais de arquivo, incluindo questes de acesso, no de sua responsabilidade direta a elaborao de leis.
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Assim, a funo descrio antecipa e fornece os dados necessrios para que sejam produzidos os mais variados instrumentos de pesquisa16. essa atividade que permite, num primeiro momento, a comunicao e a consulta aos arquivos. Ainda que os pases criem leis de acesso informao, buscando disciplinar o acesso dos cidados informao governamental ou no, deve-se observar que a liberdade de acesso s pode ser efetivamente exercida se "os cidados tm condies de conhecer a existncia dos documentos e de identific-los com exatido". Essas condies so fornecidas pelos instrumentos de pesquisa que, por sua vez, sero cada vez mais aperfeioados, se elaborados a partir dos instrumentos de descrio normalizados o que permite a localizao e a troca de informaes em nvel nacional e internacional. Por outro lado, essa atividade que ir permitir a indexao das informaes arquivsticas. De toda maneira, deve-se lembrar que "as operaes de anlise da informao" - inerentes ao processo de descrio - pressupem um conhecimento da gnese e do desenvolvimento (desmembramentos, recolhimentos, acumulaes, perdas, eliminaes, incorporaes) e de novas informaes acerca de um fundo ou de suas partes constitutivas. Finalmente, embora a ISAD(g) no seja uma unanimidade entre os arquivistas e motivo ainda de muitas polmicas, ela fornece diretrizes baseadas em princpios tericos e prticos.

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16 Deve-se esclarecer que a ISAD (g) no orienta sobre que tipos de instrumentos de pesquisa podem ser elaborados a partir da descrio normalizada.

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