AUDITORA MARCO TERICO

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

MARCO TEORICO

EQUIPO 4

ALMANZA RUIZ JAVIER MURILLO MADRIGAL JOSE CARLOS PEREZ MARTNEZ JESS DANIEL RUIZ NUEZ JUAN PABLO ZARATE ALCOCER TOMS

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NDICE

SINOPSIS CONCEPTOS FUNDAMENTALES Antecedentes Definicin Objetivos Alcance Campo de aplicacin TIPOS DE AUDITORA Auditora externa Auditora interna Diferencias entre auditora externa e interna Tipos de auditora ENFOQUES FUENTES DE CONSULTA

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SINOPSIS
El presente trabajo trata sobre conocer la historia concisa de la auditora y posteriormente ahonda en el significado que guarda el proceso para comprender sus metas principales, razn que explicar cmo se desenvuelve esta actividad en diferentes campos de accin 2

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CONCEPTOS FUNDAMENTALES
Antecedentes La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros 3

AUDITORA MARCO TERICO patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos. En diversos pases de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacndose entre ellas los consejos londinenses, en 1310 y el Colegio de Contadores, de Venecia en 1581. La revolucin industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimi nuevas direcciones a las tcnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparicin de las grandes empresas (donde la naturaleza es el servicio es prcticamente obligatorio). Tambin en los Estados Unidos de Norteamrica, una importante asociacin cuida las normas de auditoria, la cual public diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1939, marzo de 1941, junio de 1942 y diciembre de 1943.

Definiciones Arthur W. Holmes (1975) "La auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos." Tomando en cuenta el criterio anterior podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

AUDITORA MARCO TERICO Objetivos El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias. Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:

1.Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 3.Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. 4. 5. Descubrir errores y fraudes. Prevenir los errores y fraudes a. Exmenes de aspectos fiscales y legales b. Examen patrimonial) c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros. Alcance Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:

para

compra

de

una

empresa(

cesin

Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad 5

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mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

Campo de Aplicacin En cuanto a su campo, la auditora administrativa puede

instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: 1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado) 2. Entidad Paraestatal 3. Organismos Autnomos 4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) 5. Comisiones Intersecretariales 6. Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas: 6

AUDITORA MARCO TERICO 1. Tamao de la empresa 2. Sector de actividad 3. Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en: 1. Microempresa 2. Empresa pequea 3. Empresa mediana 4. Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en: Telecomunicaciones Transportes Energa Servicios Construccin Petroqumica Turismo Cinematografa Banca Seguros Maquiladora Electrnica Automotriz Editorial Arte grfico Manufactura Autocartera 7

AUDITORA MARCO TERICO Textil Agrcola Pesquera Qumica Forestal Farmacutica Alimentos y Bebidas Informtica Siderurgia Publicidad Comercio En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: 1. Nacionales 2. Internacionales 3. Mixtas

Tambin tomando en cuenta las modalidades de: 1. Exportacin 2. Acuerdo de Licencia 3. Contratos de Administracin 4. Sociedades en Participacin y Alianzas Estratgicas 5. Subsidiarias

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores: 1. Tipo de organizacin 2. Naturaleza de su funcin 8

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Por su tipo de organizacin son: Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades Fondos Empresas de solidaridad Programas Proyectos Comisiones Colegios

Por la naturaleza de su funcin se les ubica en las siguientes reas: 1. Educacin 2. Cultura 3. Salud y seguridad social 4. Poltica - Obrero - Campesino - Popular 5. Empleo 6. Alimentacin 7. Derechos humanos 8. Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicacin de una auditora administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de accin, dependiendo de su estructura orgnica, objeto, giro, naturaleza de

AUDITORA MARCO TERICO sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegacin de autoridad. La conjuncin de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicacin territorial de las reas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una lnea de accin capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditora se traduzca en un proyecto innovador slido.

TIPOS DE AUDITORA
Auditora Externa

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AUDITORA MARCO TERICO Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo, Sistema de Informacin Automtico etc. La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Auditora Externa del

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AUDITORA MARCO TERICO Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin. Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.

Auditora Interna La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el 12

AUDITORA MARCO TERICO Pblico. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.

Diferencias entre auditora interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as:

En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el

auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil.

En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta

destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

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La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica,

debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.

Tipos de auditoria Auditora Financiera: Es un proceso cuyo resultado final es la emisin de un informe, en el que el auditor da a conocer su opinin sobre la situacin financiera de la empresa, este proceso solo es posible llevarlo a cabo a travs de un elemento llamado evidencia de auditoria, ya que el auditor hace su trabajo posterior a las operaciones de la empresa. Auditoria de cumplimiento: Es la comprobacin o examen de operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias, estatuarias y de procedimientos que le son aplicables. Esta auditoria se practica mediante la revisin de documentos que soportan legal, tcnica, financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno estn de acuerdo con las normas que le son aplicables y si dichos procedimientos estn operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de los objetivos de la entidad. Auditoria de Gestin y resultados: Tiene por objeto el examen de la gestin de una empresa con el propsito de evaluar la eficacia de sus resultados con respecto a las metas previstas, los recursos humanos, financieros y tcnicos utilizados, la organizacin y coordinacin de dichos recursos y los controles establecidos sobre dicha gestin. Es una herramienta de apoyo efectivo a la gestin empresarial, donde se puede conocer las variables y los distintos tipos de control que se deben producir en la empresa y que estn en condiciones de reconocer y valorar su importancia como elemento 14

AUDITORA MARCO TERICO que repercute en la competitividad de la misma. Se tiene en cuenta la descripcin y anlisis del control estratgico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control operativo o control de ejecucin y un anlisis del control como factor clave de competitividad. Auditoria Administrativa: Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las faces del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los reportes y asegurar que la organizacin los este cumpliendo y respetando. Es el examen metdico y ordenado de los objetivos de una empresa de su estructura orgnica y de la utilizacin del elemento humano a fin de informar los hechos investigados. Su importancia radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atencin. Auditoria Operativa: Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemtico de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversin o contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales especficas. Su propsito es determinar los grados de efectividad, economa y eficiencia alcanzados para por la organizacin las operaciones y formular evaluadas. recomendaciones economa. Auditora de gestin ambiental: La creciente necesidad de controlar el impacto ambiental que generan las actividades humanas ha hecho que dentro de muchos sectores industriales se produzca un incremento de la sensibilizacin respecto al medio ambiente. Debido 15 mejorar

Relacionada bsicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y

AUDITORA MARCO TERICO a esto, las simples actuaciones para asegurar el cumplimiento legislativo han dado paso a sistemas de gestin medioambiental que permiten estructurar e integrar todos los aspectos medioambientales, coordinando los esfuerzos que realiza la empresa para llegar a objetivos previstos. Es necesario analizar y conocer en todo momento todos los factores de contaminacin que generan las actividades de la empresa, y por este motivo ser necesario que dentro del equipo humano se disponga de personas cualificadas para evaluar el posible impacto que se derive de los vectores ambientales. Establecer una forma sistemtica de realizar esta evaluacin es una herramienta bsica para que las conclusiones de las mismas aporten mejoras al sistema de gestin establecido. La aplicacin permanente del concepto mejora continua es un referente que en el campo medioambiental tiene una incidencia prctica constante, y por este motivo la revisin de todos los aspectos relacionados con la minimizacin del impacto ambiental tiene que ser una accin realizadas sin interrupcin. Auditoria informtica de sistemas: Se ocupa de analizar la actividad que se conoce como tcnica de sistemas en todas sus facetas. Hoy, la importancia creciente de las telecomunicaciones ha propiciado que las comunicaciones. Lneas y redes de las instalaciones informticas, se auditen por separado, aunque formen parte del entorno general de sistemas. Su finalidad es el examen y anlisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compaa auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los auditores exponen en su informe aquellos puntos dbiles que hayan podido detectar, as como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su opinin, en la organizacin de la compaa. Normalmente, las empresas funcionan con polticas generales, pero hay procedimientos y mtodos, que son trminos ms operativos. Los procedimientos son tambin sistemas; si estn bien hechos, la empresa funcionar mejor. La auditora de sistemas analiza todos los 16

AUDITORA MARCO TERICO procedimientos y mtodos de la empresa con la intencin de mejorar su eficacia. Sistemas Operativos. Engloba los Subsistemas de Teleprocesos, Entrada/Salida, etc. Debe verificarse en primer lugar que los Sistemas estn actualizados con las ultimas versiones del fabricante, indagando las causas de las omisiones si las hubieran. El anlisis de las versiones de los Sistemas Operativos permite descubrir las posibles incompatibilidades entre otros productos de Software Bsicos adquiridos por la instalacin y determinadas versiones de aquellas. Deben revisarse los parmetros variables de las libreras ms importantes de los Sistemas, por si difieren de los valores habituales aconsejados por el constructor. Software Bsico Es fundamental para el auditor conocer los

productos de software bsico que han sido facturados aparte de la propia computadora. Esto, por razones econmicas y por razones de comprobacin de que la computadora podra funcionar sin el producto adquirido por el cliente. En cuanto al software desarrollado por el personal informtico de la empresa, el auditor debe verificar que este no agreda ni condiciona al Sistema Igualmente, debe considerar el esfuerzo en trminos de costes, por si hubiera alternativas ms econmicas. Auditoria a los planes de desarrollo empresarial La accin de planear las actividades permite al individuo fijarse metas, delinear los cursos de las acciones a seguir, establecer las reglas de juego, para que el lugar de estar a la defensiva, reaccionando a las circunstancias y eventualidades, haga que las circunstancias y eventualidades se ajusten a su voluntad mediante el establecimiento de un buen plan que le permita prever todos los posibles factores y elementos que pudieran incidir en las acciones, fijarse objetivos que deseen alcanzar, establecer las polticas que deban normar las operaciones y reglamentndolas en sistemas, mtodos y procedimiento, que allanen el camino para el buen logro de esos objetivos, colocndolo a 17

AUDITORA MARCO TERICO la ofensiva, atacando en vez de esperar a ser atacado; es decir, actuando, en vez de estar reaccionando. Anticiparse a los hechos es evitar sorpresas, que en la mayora de los casos son desagradables. La auditora, al igual que cualquier otra actividad, requiere de una buena planeacin, que le permita desarrollarse eficientemente y oportunamente

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ENFOQUES
Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: " Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales". Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditora se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditora para la direccin superior. Otras definiciones de auditora administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes. Y Benjamn Franklin opina Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora

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FUENTES DE CONSULTA:
Gua prctica de auditora administrativa. Vctor M. Rubio Ragazzoni y Jorge Hernndez Fuentes Principios Bsicos de Auditora. Arthur W. Holmes Auditoria administrativa. Enrique Benjamn Franklin

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