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MagicWare 5 Manuel d'utilisation

Terrettaz Informatique 2004-2009

Aide de MagicWare 5

Table des matires


1 Introduction 1

1 Prsentation ................................................................................................................................... 1 2 Configuration et installation: poste indpendant ou rseau ................................................................................................................................... 1 3 Dmarrer avec Magicware: dmonstration, enregistrement, navigation, utilisateurs 8 ................................................................................................................................... 4 Codes de champ ................................................................................................................................... 16 5 Raccourcis : programmes, favoris, export/import, valeurs par dfaut ................................................................................................................................... 18 6 Impression des formulaires et Historique des impressions ................................................................................................................................... 25 7 Erreurs................................................................................................................................... 27 d'application et Rapport d'erreur (Send Report)

2 Gnral

29

1 Fichier ................................................................................................................................... 29
Ouvrir un......................................................................................................................................................... 29 exercice Fermer un exercice ......................................................................................................................................................... 30 Cration mandat/exercice ......................................................................................................................................................... 30 Suppression mandat/exercice ......................................................................................................................................................... 35 Banque ......................................................................................................................................................... 36 Clearing bancaire ......................................................................................................................................................... 38 Monnaies......................................................................................................................................................... 41 Conditions de paiements: chances ......................................................................................................................................................... 43

2 Outils ................................................................................................................................... 44
Changer de mot de passe ......................................................................................................................................................... 44 Sauvegarder un mandat ......................................................................................................................................................... 45 Restaurer......................................................................................................................................................... 46 un mandat Fentres dynamiques ......................................................................................................................................................... 48 Maintenance de la base de donnes ......................................................................................................................................................... 52 Mise jour de Magicware ......................................................................................................................................................... 55 Prfrences utilisateur ......................................................................................................................................................... 59 Configuration ......................................................................................................................................................... 60

3 Admin ................................................................................................................................... 70
Utilisateur et Autorisations ......................................................................................................................................................... 70 Employs ......................................................................................................................................................... 75 Excutables externes ......................................................................................................................................................... 77 Import / Export de tables ......................................................................................................................................................... 78 Import / Export de comptabilit ......................................................................................................................................................... 81 Mise jour des textes ......................................................................................................................................................... 84 Raccourcis clavier ......................................................................................................................................................... 84 Libells ......................................................................................................................................................... 87 Listes paramtres ......................................................................................................................................................... 89 Dossiers ......................................................................................................................................................... 93 pour listes paramtres Import BMC ......................................................................................................................................................... 94 Import postes ouverts BMC ......................................................................................................................................................... 95 Importation de donnes ......................................................................................................................................................... 95 Contrle......................................................................................................................................................... 101 des donnes Editeur SQL ......................................................................................................................................................... 102

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Contents

II

Historique des impressions ......................................................................................................................................................... 105 Traductions systme ......................................................................................................................................................... 106 Messages systme ......................................................................................................................................................... 106

4 Aide ................................................................................................................................... 107


Aide ......................................................................................................................................................... 107 A propos ......................................................................................................................................................... 108 Enregistrement du logiciel: identifiant et cl personnelle ......................................................................................................................................................... 108

3 Comptabilit

110

1 Journaux ................................................................................................................................... 110


Journaux ......................................................................................................................................................... 110 Liste des journaux ......................................................................................................................................................... 111 Reprise des journaux ......................................................................................................................................................... 115 Reprise des journaux de caisses ......................................................................................................................................................... 116

2 Comptes ................................................................................................................................... 117


Comptes ......................................................................................................................................................... 117 Extrait de compte ......................................................................................................................................................... 121 Soldes d'ouverture ......................................................................................................................................................... 122 Reprise des comptes ......................................................................................................................................................... 124 Liste des comptes ......................................................................................................................................................... 125 Ordre d'impression du plan comptable ......................................................................................................................................................... 126

3 Tiers ................................................................................................................................... 128


Saisie des factures ......................................................................................................................................................... 128 Saisie des paiements ......................................................................................................................................................... 131 Extrait de compte de tiers ......................................................................................................................................................... 133 Rechercher un document ......................................................................................................................................................... 136

4 Codes................................................................................................................................... 137 TVA 5 Centres d'analyse ................................................................................................................................... 139 6 Diffrence cours ................................................................................................................................... 141 7 Immobilisation ................................................................................................................................... 143 8 Comptabiliser les amortissements ................................................................................................................................... 147 9 Bilan et Compte d'exploitation ................................................................................................................................... 149 10 Bilan et Compte d'exploitation Excel ................................................................................................................................... 151 11 Export analytique Excel ................................................................................................................................... 156 12 Ecritures ................................................................................................................................... 157
Saisie des critures ......................................................................................................................................................... 157 Saisie des critures simples ......................................................................................................................................................... 159 Saisie des critures multiples ......................................................................................................................................................... 161 Recherche d'critures ......................................................................................................................................................... 165 Guide des critures simples ......................................................................................................................................................... 166 Guide des critures multiples ......................................................................................................................................................... 167

4 Dbiteurs

170

1 Dbiteurs ................................................................................................................................... 170


Clients ......................................................................................................................................................... 170 Prospects ......................................................................................................................................................... 174 Groupes......................................................................................................................................................... 175 client Articles ......................................................................................................................................................... 177

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III

Aide de MagicWare 5
Catalogues ......................................................................................................................................................... 180 Devis ......................................................................................................................................................... 181 Factures dbiteurs ......................................................................................................................................................... 186 Rappels ......................................................................................................................................................... 190 Encaissements des bulletins de versement (BVR) ......................................................................................................................................................... 194 Factures non comptabilises ......................................................................................................................................................... 197

5 Cranciers

198

1 Cranciers ................................................................................................................................... 198


Fournisseurs ......................................................................................................................................................... 198 Groupes......................................................................................................................................................... 202 fournisseur Gnration BV depuis SCAN ......................................................................................................................................................... 202 Lecture des bulletins de versements (BVR) ......................................................................................................................................................... 204 Gnrer ......................................................................................................................................................... 208 ordre de paiement Ordres de paiement ......................................................................................................................................................... 210

6 Impression

213

1 Comptabilit ................................................................................................................................... 213


Grand Livre ......................................................................................................................................................... 213 Dcompte TVA ......................................................................................................................................................... 213 Balance ......................................................................................................................................................... 216 des soldes Amortissements ......................................................................................................................................................... 216

2 Dbiteurs ................................................................................................................................... 217


Liste des dbiteurs ......................................................................................................................................................... 217 Extait comptes, Postes Ouverts dbiteurs ......................................................................................................................................................... 218 Encaissements dbiteurs ......................................................................................................................................................... 219 Liste des documents ......................................................................................................................................................... 219 Publipostage ......................................................................................................................................................... 220

3 Cranciers ................................................................................................................................... 221


Liste des cranciers ......................................................................................................................................................... 221 Extrait comptes, Postes Ouverts cranciers ......................................................................................................................................................... 222

4 Analytique ................................................................................................................................... 223


Analytique ......................................................................................................................................................... 223 Grand livre (analytique) ......................................................................................................................................................... 224 Grand livre, totaux (analytique) ......................................................................................................................................................... 224 Solde (analytique) ......................................................................................................................................................... 225

7 Annexes

226

1 Fentres, raccourcis, icnes ................................................................................................................................... 226 2 Gestion des listes ................................................................................................................................... 228
Edition des listes ......................................................................................................................................................... 228 Structure de la page ......................................................................................................................................................... 231 Composants : statiques, dynamiques ......................................................................................................................................................... 234 Mise en ......................................................................................................................................................... 240 page Aperu ......................................................................................................................................................... 246

3 Modules externes ................................................................................................................................... 246


Gestion ......................................................................................................................................................... 246 du temps Journal de caisse ......................................................................................................................................................... 246 File Monitor ......................................................................................................................................................... 247 Report Explorer ......................................................................................................................................................... 247

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Contents

IV

Reprise ......................................................................................................................................................... 247 Winware

Index

248

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Aide de MagicWare 5

1
1.1

Introduction
Prsentation
Le logiciel Magicware permet de tenir la comptabilit complte d'une ou de plusieurs entreprises. Son interface simple vous permet d'accder l'ensemble des fonctions l'aide de la souris mais galement de vous servir de nombreux raccourcis clavier. Il en rsulte une grande rapidit dans la saisie des critures ainsi que dans la navigation entre les fentres quelque soit votre niveau de connaissance du logiciel. Magicware offre un large ventail de formulaires (TVA, Bilan, Compte d'exploitation, Budget,...) que vous avez la possibilit de personnaliser selon les besoins et les habitudes de votre entreprise. Les fonctions de sauvegarde des donnes et de gestion des utilisateurs vous offrent la scurit ncessaire au bon fonctionnement de votre entreprise tant au niveau de la confidentialit que de la scurit des donnes. Enfin, les nombreuses possibilits d'exportation des formulaires et des tables (Excel, PDF, HTML, XML...) vous offre une grande souplesse pour l'impression et la transmission de vos documents.

Comment obtenir du support


- Tlchargez la dernire version du manuel au format *.pdf ou *.chm sur www.magicware.ch - Dans Magicware, la touche F1 ouvre la rubrique de l'aide qui se rapporte la fentre courante. - Si vous avez souscrit un contrat assistance, vous pouvez nous joindre au numro de tlphone rserv. - Vous pouvez aussi nous soumettre vos questions gce au formulaire qui se trouve l'adresses http://www.terrettaz.ch/mail.php

voir...
- prsentation de Magicware sur www.terrettaz.ch - tlcharger Magicware sur www.magicware.ch

1.2

Configuration et installation: poste indpendant ou rseau


Spcifications techniques
Les applications Magicware ont t dveloppes en mode SQL client/serveur et sont indpendantes de la base de donnes. Elles supportent les bases de donnes SQL suivantes : Interbase, Firebird, Oracle. Ces serveurs de bases de donnes fonctionnent en environnement Windows, Unix et Linux. Sous Windows, la base SQLserver de Microsoft est aussi supporte.

Compatibilits
Les applications Magicware peuvent tre installes en monoposte, en rseau, en Terminal server et dans les infrastructures Citrix (XenApp 5 et 6). Nous assurons la maintenance et le support pour les serveurs NT, 2000, 2003 et 2008 de Microsoft.

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Introduction

Installation d'un poste indpendant


Veillez ce qu'aucune autre application ne soit active pendant l'installation du logiciel. Placer le CD-ROM dans le lecteur ou tlchargez la version complte sur www.magicware.ch et double-cliquez sur le fichier *.exe A l'insertion du CD-ROM, l'cran d'accueil s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, double-cliquez sur le Poste de travail, reprez le lecteur CD (en gnral : D:\) et doublecliquez sur Setup.exe.

L'cran d'accueil indique la version du logiciel et vous recommande de fermer les applications actives. Cliquez sur Suivant

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Aide de MagicWare 5 Cette fentre vous permet de choisir le rpertoire dans lequel va tre install Magicware

NE PAS rinstaller le programme dans le mme rpertoire qu'une installation prcdente, ceci supprime toutes les donnes ! Cliquez sur Parcourir pour modifier l'emplacement d'installation Cliquez sur Suivant

En installation sur poste indpendant, il est ncessaire d'installer Firebird Database Server en plus de Magicware, sauf si vous l'avez dj fait lors d'une installation antrieure. Cochez Magicware 2005 et Firebird Database Server Cliquez sur Suivant

Cliquez sur Parcourir... pour choisir le rpertoire du menu Dmarrer dans lequel va apparatre Magicware

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Introduction

Crer une icne sur le bureau : cochez pour pouvoir lancer Magicware depuis le bureau Cliquez sur Suivant

Vrifiez les paramtres d'installation et au besoin modifiez-les en cliquant sur Prcdent une ou plusieurs fois Cliquez sur Installer pour excuter l'installation du logiciel Si vous avez utilis une version antrieure de Magicware que vous avez dsinstall, une fentre s'ouvrira lors de l'installation de la nouvelle version pour vous demander si vous souhaitez remplacer l'ancienne base de donne (fichier SYS.GDB)

Cliquez sur Non pour rutiliser l'ancienne base de donnes dans la nouvelle version de Magicware ou sur Oui pour remplacer l'ancienne base de donnes

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Aide de MagicWare 5

Installation en rseau
Vous pouvez avoir accs Magicware depuis plusieurs ordinateurs en rseau. Sur votre serveur ou sur l'ordinateur qui fait office de serveur Installez Magicware et Firebird Database Server (mme procdure que pour une installation d'un poste indpendant, voir ci-dessus). Si le Pare-feu Windows est activ, il est ncessaire d'autoriser le port 3050 TCP et UDP. Dans le menu Dmarrer, cliquez sur Panneau de configuration. Double-cliquez sur Pare-feu Windows. Dans l'onglet Exceptions, cliquez sur Ajouter un port....

Ajoutez le port 3050, cochez TCP et cliquez sur Ok.

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Introduction

Cliquez sur Modifier l'tendue... et slectionnez Uniquement mon rseau (ou sous-rseau).

Rptez l'opration en cochant UDP.

Sur chaque ordinateur du rseau Installez Magicware sans installer Firebird Database Server (d-cochez Firebird Database Server lors de l'installation). Vous devez maintenant indiquer le chemin d'accs la base de donnes sur le serveur. Dans le rpertoire de Magicware (C:\Program Files\Magicware), ouvrez le fichier db.ini.

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Aide de MagicWare 5

A la ligne Database, remplacez l'IP par dfaut 127.0.0.1 par l'IP de votre serveur.

Mise jour
Reportez-vous la rubrique MagicWare update 55 de cette aide pour tlcharger les mises jour ou installer les mises jour partir d'un CD-ROM.

Fichier de configuration
Le fichier dir.ini vous permet de dfinir les rpertoires dans lesquels le logiciel va chercher les documents. Le fichier se trouve par dfaut dans le rpertoire C:\Program Files\Magicware\.

- la section report dfinit les rpertoires contenant les formulaires (RPT) ainsi que les requtes (SQL) relatives ces formulaires (voir Impression de formulaire 25 ). - la section cds dfinit les rpertoires contenant les donnes et les catalogues (voir Catalogues 180 ). - la section update dfinit le rpertoire contenant les mises jour. - la section bilan dfinit le rpertoire contenant les modles de bilan Excel (reports\BILAN) (voir Bilan/CE Excel 151 ).

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Introduction - la section image dfinit le rpertoire contenant les images.

- la section document dfinit le rpertoire contenant les documents relatifs aux clients (voir Client 170 : Documents). - la section boutton_defaut dfinit les boutons de la barre d'outils afficher par dfaut (voir Raccourcis 18 : Barre d'outils.

1.3

Dmarrer avec Magicware: dmonstration, enregistrement, navigation, utilisateurs


Enregistrement
Double-cliquez sur l'icne Magicware sur le Bureau ou dans le menu dmarrer / Tous les programmes / Magicware pour ouvrir le programme.

Lors du premier dmarrage, vous avez la possibilit de choisir la version gratuite ou alors d'indiquer la cl d'enregistrement fournie avec votre contrat. Cliquez sur Version gratuite ou sur Ok.

Login
Le Login est l'opration qui consiste identifier l'utilisateur qui se connecte l'application. Lors du premier dmarrage le Login ADMIN sans mot de passe doit tre utilis. Pour modifier le mot de passe administrateur ou crer d'autres utilisateurs, voir Utilisateurs 70 .

Tapez ADMIN dans le champ Login. Cliquez sur Ok.

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Aide de MagicWare 5

Utiliser la socit EXEMPLE SA


Afin de vous familiariser avec Magicware, vous pouvez importer la socit Exemple SA. Restaurer le mandat Exemple SA Cliquez sur Restauration dans la barre de navigation ou dans le menu Outils.

Cliquez sur

Ouvrez le rpertoire C:\Program Files\Magicware\data. Slectionnez le fichier EXEMPLE.zip. Cliquez sur Ouvrir ou double-cliquez sur le fichier EXEMPLE.zip.

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Introduction

10

Code mandat : identifiant de la socit : de 1 4 chiffres ou lettres. Attention, ce code ne peut plus tre modifi ensuite (voir Configuration 60 : Socit - Code mandat). Cliquez sur Excuter pour crer la socit. Le fichier de Log s'affiche. Il s'agit de la liste des diffrentes oprations effectues pendant la restauration. Ceci permet de visualiser d'ventuelles erreurs. En cas d'erreurs, cliquez sur Sauver les logs et envoyez le fichier au support technique. Ouvrir un exercice Cliquez sur Ouvrir un exercice dans la barre de navigation ou dans le menu Fichier.

Socit : cliquez sur

pour slectionner la socit Socit Exemple SA.

Slectionnez l'exercice souhait et cliquez sur Ouvrir. La socit Socit Exemple SA est maintenant restaure, l'exercice slectionn est ouvert, vous pouvez : - Saisir des critures 159

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11

Aide de MagicWare 5 - Saisir des factures 128 - Configurer la socit


60

- Ou toutes les autres fonctions (voir les diffrents chapitres de ce manuel).

Options de connexion
Bases de donnes Au moment du Login, vous pouvez choisir vos Options de connexion. Les bases de donnes peuvent tre locales ou distantes (voir Configuration et installation 1 ).

Cliquez sur le bouton Options pour accder des bases de donnes supplmentaires. Database : cliquez sur pour drouler la liste des bases de donnes disponibles (voir Configuration et installation 1 ). Cliquez sur le bouton Ok pour ouvrir Magicware. Dverrouillage utilisateur Si vous obtenez le message ci-dessous au moment du Login, cela signifie que vous avez dpasser le nombre autoris d'utilisateurs simultans pour votre licence.

Si vous pensez ne pas avoir dpass le nombre autoris d'utilisateurs simultans, ce message peut tre la consquence d'une fermeture anormale de l'application. Dans ce cas, procdez comme suit: Cliquez sur le bouton Ok pour fermer le message d'erreur et revenir la fentre de Login. Pressez la touche F6 de votre clavier.

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Introduction

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Cette fentre vous prsente la liste des utilisateurs connects. Si un de ces utilisateurs n'est pas rellement connect (fermeture anormale de l'application), vous pouvez le librer en cliquant sur dans la premire colonne.

La barre de navigation
La barre de navigation est constitue de trois modules :

ou Le module Exercices permet de slectionner parmi les exercices existants. Le module Favoris permet d'atteindre les applications que vous avez enregistr comme Favoris (voir Raccourcis 18 ). Le module Navigation permet de choisir une application. Vous pouvez tout moment, afficher ou masquer la barre de navigation. Utilisez pour cela le bouton de la barre d'outils.

Exercices
Ce module vous permet de choisir l'exercice sur lequel vous voulez travailler. Dans l'exemple cidessous nous avons deux mandats (EXEMPLE SA et tst) avec 2 exercices chacun (2007 et 2008).

Cliquez sur l'exercice ouvrir.

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Aide de MagicWare 5 Passez au module Navigation pour saisir des critures.

Navigation
Le module Navigation permet d'accder toutes les applications dans une arborescence. Les diffrentes applications sont galement accessibles par les menus. Reportez-vous aux diffrents chapitres de ce manuel pour connatre le dtail de chaque onglet du module Navigation.

Gestion des utilisateurs


Si vous tes plusieurs collaborateurs utiliser le logiciel, il est ncessaire de dterminer les droits de consultation et de modification de chacun. Cliquez sur Utilisateur dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

L'administrateur est l'utilisateur qui gre le programme, il a accs toutes les donnes et fonctions. L'identifiant et le nom de l'administrateur ne sont pas dterminants. Certaines options ne sont disponibles que pour l'administrateur. Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer un nouvel utilisateur.

Identifiant : identifiant de l'utilisateur : de 1 3 chiffres ou lettres. Attention, cet identifiant ne

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Introduction peut plus tre modifi ensuite. Nom : nom de l'utilisateur. Prnom : prnom de l'utilisateur. Login : login de l'utilisateur : de 1 5 chiffres ou lettres. Actif : cliquez sur Langue : cliquez sur pour activer / dsactiver l'utilisateur. pour slectionner la langue de l'utilisateur.

14

Cliquez sur l'onglet Gnral pour dterminer les droits gnraux de l'utilisateur.

Tout en maintenant la touche [Ctrl] appuye, cliquez sur

en face de la rubrique Admin.

Une croix apparat, ce qui signifie que l'utilisateur n'a pas accs au menu Admin rserv l'administrateur. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications apportes.

L'utilisateur ne pourra pas supprimer ou accorder des droits aux collaborateurs ou accder aux rubriques du menu Admin.

Comme certains menus permettent d'accder des fonctions avances ainsi qu' des donnes sensibles, il est recommand de n'attribuer que les droits strictement ncessaires chaque utilisateur. Pour plus de dtails sur les utilisateurs, reportez-vous la rubrique Utilisateur 70 de ce manuel.

Points importants

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15

Aide de MagicWare 5

Plusieurs remarques de ce manuel sont marques du symbole sur un point important. En voici quelques unes : Raccourcis
18

afin d'attirer votre attention

: Saisie

L'enregistrement des donnes que vous avez introduites dans un champ se fait lorsque vous sortez de ce champ. Veillez donc sortir du dernier champ modifi avant d'enregistrer les modifications apportes. Ceci peut se faire en tapant sur ENTER ou en cliquant dans un autre champ de la fentre. Cration mandat/exercice : TVA - Part. soumise sur compte

30

L'impression du formulaire officiel (voir Dcompte TVA 213 : Dcompte TVA formulaire) peut tre inexact si vous choisissez cette option. Restaurer un mandat : Important dans un nouveau mandat.

46

La restauration d'un mandat existant remplace les donnes existantes par celles du fichier d'importation. Donnez un Code mandat qui n'existe pas encore si vous voulez importer les donnes sans craser celles d'un mandat existant. Edition des listes 228 : Dupliquer un formulaire

Les mises jour (voir Magicware update 55 ) remplacent les formulaires par dfaut (en bleu) mais ne modifient pas les formulaires personnels (en noir). Si vous voulez des formulaires personnaliss, veillez donc crer de nouveaux formulaires (en noir) et ne pas seulement modifier un formulaire existant, sinon vos formulaires risquent d'tre supprims lors d'une mise jour. Configuration et installation : Installation

NE PAS rinstaller le programme dans le mme rpertoire qu'une installation prcdente, ceci supprime toutes les donnes ! Import/Export de la comptabilit : Importer dans un nouveau mandat

81

L'importation d'une comptabilit dans un mandat existant remplace les critures simples et multiples existantes par celles du fichier d'importation. Donnez un Code mandat qui n'existe pas encore si vous voulez importer les donnes sans craser celles d'un mandat existant.

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Introduction Maintenance de la base de donnes


52

16

: Restaurer une base de sonnes

Ne restaurez pas une base de donnes sur une base de donnes existantes. Les donnes pourraient tre corrompues.

1.4

Codes de champ
Les codes de champs facilitent la saisie des critures de tiers. Au moment de la saisie du libell de l'criture, ces codes seront remplacs par le texte qu'ils symbolisent. Ces codes de champ peuvent tre entrs directement lors de la saisie, mais pour gagner du temps, vous pouvez les entrer dans la Configuration des mandats et exercices (voir Configuration 60 : Textes par dfaut). Les Valeurs par dfaut [F6] (voir Raccourcis 18 ) sont prioritaires par rapport aux Textes par dfaut de la configuration (ci-dessous). Vous pouvez galement utiliser les codes de champ dans les libells (voir Libells 87 ). Rubriques associes utiliser les valeurs par dfaut enregistrer les libells les plus utiliss utiliser des variables dans les textes Cliquez sur Raccourcis Libells
87 16 18

Codes de champ

Configuration dans la barre de navigation ou dans le menu Options.

Slectionnez l'onglet Textes par dfaut.

Les codes de champ s'crivent entre accolades. Dans l'exemple ci-dessus, une facture dbiteur affichera automatiquement le libell "Facture Dbiteur" suivi du numro du client {client_id}, soit par exemple :

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Aide de MagicWare 5

Ci-dessous vous trouvez les codes disponibles suivis de leur explication, d'un exemple et du rsultat qu'ils produisent lors de la saisie.

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Introduction

18

1.5

Raccourcis : programmes, favoris, export/import, valeurs par dfaut


Ce chapitre dcrit de manire gnrale, l'utilisation des diffrentes touches et raccourcis qui facilitent l'utilisation du programme. Les fonctions sont cependant toujours accessibles par les menus et les boutons l'aide de la souris. Rubriques associes consulter la liste des raccourcis personnaliser les raccourcis enregistrer les libells les plus utiliss utiliser des variables dans les textes Fentres, raccourcis, icnes 226 Raccourcis clavier Libells
87 16 84

Codes de champ

Barre d'outils
Entre les menus et la barre de navigation se trouve la barre d'outils.

Ces raccourcis correspondent aux actions suivantes : Ouvrir un exercice


29

Cration mandat/exercice Saisie des critures 157 Recherche d'critures 165

30

Bilan / Compte d'exploitation 149 Extrait de compte 121 Liste des comptes 125 Soldes d'ouverture 122 Dmarrer un programme Afficher/cacher la navigation Fermer Vous pouvez personnaliser la barre d'outils en ditant le fichier dir.ini qui se trouve dans le rpertoire d'installation de Magicware, par dfaut C:\Program Files\Magicware. Les sections concernes commencent par boutton_ suivi du Login de l'utilisateur auquel s'applique la configuration (voir Utilisateur 70 : Login). Pour les utilisateurs qui n'ont pas de configuration particulire, c'est la configuration boutton_defaut qui s'applique. [boutton_defaut] numero=21, s, 66, s, 15, 18, s, 61, 31, 4, 32, s, f, h, s, 24

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Aide de MagicWare 5 [boutton_ADMIN] numero=21, s, 67, 68, 43, s, 66, s, 15, 18, s, 61, 31, 4, 32, s, f, h, s, 24 [boutton_UTIL1] numero=21, s, 15, 18, s, 61, 31, 4, 32, s, f, h, s, 24 [boutton_UTIL2] numero= Les icnes qui apparaisent dans la barre d'outils correspondent aux nombres ou caractres spars par des virgules lists la suite de numero=. Les numros correspondent au code de la fentre vers laquelle pointe l'icne. Pour connatre ce code, regardez au bas de la fentre concerne (voir Barre d'tat ci-dessous) ou ouvrez la fentre Raccourcis clavier 84 du menu Admin ou encore consultez l'annexe Fentre, raccourcis, icnes 226 de cette aide. Vous pouvez aussi ajouter : - s pour insrer une sparation - f pour insrer l'icne servant ouvrir la fentre Dmarre un programme (voir ci-dessous) - h pour insrer l'icne vous permettant de masquer / afficher le module Navigation : (voir Dmarrer avec Magicware 8 ) Exemple : dir.ini
[boutton_defaut] numero=21, s, 66, s, 15, 18, s, 61, 31, 4, 32, s, f, h, s, 24

icnes

Pour qu'un utilisateur n'ait aucune icne, il faut l'indiquer explicitement en mettant la ligne numero= sans aucun chiffre ou lettre.

Barre d'tat
La barre d'tat se situe au bas de chaque fentre et indique le code et l'abrviation du programme. Par exemple, Saisie des critures 159 indique 15 comme code de programme et ECR comme abrviation.

Dmarrer un programme
Vous pouvez ouvrir un programme avec un raccourci. Pour afficher le panneau de raccourcis au lieu du lanceur de programme, voir Prfrences utilisateur 59 : Utiliser le panneau de raccourcis. Tapez [F2] ou cliquez sur .

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Introduction

20

Entrez le code ou l'abrviation du programme (voir Barre d'tat ci-dessus). Confirmez avec [Enter] ou [F2]. La liste des codes et abrviations est disponible dans l'annexe Fentres, raccourcis, icnes 226 de cette aide.

Naviguer entre les fentres ouvertes


Vous pouvez passer rapidement entre les fentres ouvertes. Ceci ne fonctionne que si vous avez plus d'une fentre ouverte. Tapez [F12].

Les fentres disponibles apparaissent. Cliquez sur la fentre ouvrir. La fentre slectionne apparat au premier plan.

Les favoris
Si vous devez souvent appeler le mme programme, vous pouvez crer un raccourci vers ce programme. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la barre de navigation, sur le programme pour lequel vous voulez crer un favori. Cliquez sur Ajouter aux favoris.

Vous voyez maintenant le nouveau raccourci dans le module Favoris de la barre de navigation.

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21

Aide de MagicWare 5

Vous pouvez galement supprimer un favori. Cliquez droit du favori supprimer pour le slectionner. Cliquez avec le bouton de droite de la souris. Cliquez sur Supprimer.

Raccourcis clavier
Voici les principaux raccourcis clavier : Fentres Ctrl+O Ctrl+F Ctrl+N Ctrl+E Ctrl+S Ctrl+D Ctrl+U Ctrl+Z PageUp PageDown F9 F5 Ctrl+Q Grilles Ctrl+Alt+A Ctrl+Alt+S Ctrl+Alt+E Maj+Suppr Ajouter Supprimer Editer Vider Ouvrir Fermer Nouveau Editer Enregistrer Suprimmer Dupliquer Annuler Prcdent Suivant Excuter Rafrachir Fermer

Export
Vous pouvez exporter rapidement une grille aux formats Excel et HTML. Cliquez avec le bouton de droite de la souris dans la grille.

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Introduction

22

Cliquez sur Export Excel ou Export Html.

Cliquez sur

pour ouvrir l'explorateur.

Nommez le nouveau fichier. Cliquez sur Ouvrir puis sur Exporter pour crer le fichier.

Valeurs par dfaut [F6]


Vous pouvez dfinir les valeurs par dfaut des diffrents champs des fentres de saisie. Les Valeurs par dfaut [F6] sont prioritaires par rapport aux Textes par dfaut de la configuration (voir Configuration des mandats et exercices 60 ). Lorsque vous tes dans une fentre de saisie (p.ex. Saisie des factures 128 ), cliquez sur [F6].

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Aide de MagicWare 5

Vous pouvez entrer les valeurs qui s'afficheront par dfaut dans les champs de la fentre. Quelques valeurs variables sont galement disponibles : dans des accolades crivez {01} pour afficher le mois courant, {02} pour le mois prcdent, pour placer le curseur ou encore {id} suivi d'un nombre quatre chiffres pour dfinir un numro qui s'incrmente automatiquement (voir Ordre de paiement 210 : Num. DTA). Cochez Socit courante pour n'appliquer la valeur par dfaut qu' la socit courante. Variables Loyer {01} 2007 Doc N {id}0001 Rsultat Salaire [zone de saisie] janvier 2007 Doc N [numro qui s'incrmente] [Ctrl+Z] pour revenir en arrire, sur

Cliquez sur pour enregistrer les modifications, sur pour fermer la fentre.

Les champs que vous avez dfinis s'affichent automatiquement lors de la saisie suivante et la zone correspondant est slectionne. Vous n'avez plus qu' saisir au clavier.

Saisie
Pour atteindre et complter les champs de saisie, vous avez souvent le choix entre la souris et un raccourci clavier.

L'enregistrement des donnes que vous avez introduites dans un champ se fait lorsque vous sortez de ce champ. Veillez donc sortir du dernier champ modifi avant d'enregistrer les modifications apportes. Ceci peut se faire en tapant sur ENTER ou en cliquant dans un autre champ de la fentre.

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Introduction

24

Pour plus de rapiditi, utilisez les raccourcis claviers. Ci-dessous, un exemple : une criture simple (voir Saisie des critures simples 159 ) saisie la souris puis au clavier. Cliquez sur A la souris Cliquez sur pour crer une nouvelle criture simple. pour ouvrir l'agenda et double-cliquez sur la date de l'criture. Saisie dans la barre de navigation ou dans le menu Ecritures.

Date saisie : cliquez sur Dbit : cliquez sur Crdit : cliquez sur

et double-cliquez sur le compte dbiter. et double-cliquez sur le compte crditer.

Libell : tapez le libell de l'criture. Montant : tapez le montant. Cliquez sur Au clavier [Ctrl+N] pour crer une nouvelle criture simple. Date saisie : tapez la date au clavier. [Enter] 3 fois. Dbit : tapez le numro ou le nom du compte dbiter (une partie suffit). [Enter]. Crdit : tapez le numro ou le nom du compte crditer (une partie suffit). [Enter]. Libell : tapez le libell de l'criture simple. [Enter]. Montant : tapez le montant. [Enter] ou [F10] pour compabiliser l'criture simple. pour compabiliser l'criture simple.

Conserver / Passer
Utilisez [Enter] pour passer rapidement d'un champ au suivant. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ que vous voulez sauter et choisissez Passer.

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Aide de MagicWare 5

Le champ est ignor lorsque vous utilisez [Enter]. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ dont vous voulez mmoriser la valeur et choisissez Conserver. La valeur enregistre est reprise lors de la prochaine saisie. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ et cochez Conserver et Passer pour enregistrer la valeur du champ et sauter le champ.

1.6

Impression des formulaires et Historique des impressions


Cette fentre vous permet de consulter l'aperu et d'imprimer les formulaires. Pour diter les listes, voir Gestion des listes 228 .

Aperu et impression des formulaires


Dans le menu Impression, cliquez sur une catgorie de formulaires.

Cliquez sur le formulaire afficher. Cliquez sur Cliquez sur pour imprimer directement ou sur [Ctrl+P] pour afficher l'aperu. pour exporter au format *.pdf.

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Introduction

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Dupliquer, Supprimer, Editer un formulaire


Activer l'administration des listes pour pouvoir accder ces options (voir Utilisateur 70 : Autorisation - Administration des listes). Lorsque vous vous trouvez dans une fentre de Choix d'un formulaire, vous pouvez dupliquer, supprimer ou diter un formulaire.Les formulaires que vous crez apparaissent en noir tandis que les formulaires logiciel apparaissent en bleu et ne peuvent pas tre supprims. Les mises jour (voir Magicware update 55 ) rinitialise les formulaires logiciel mais ne modifient pas les formulaires personnels (en noir). Si vous voulez des formulaires personnaliss, veillez donc crer de nouveaux formulaires (en noir) et ne pas seulement modifier un formulaire existant. Slectionnez un formulaire. Cliquez avec le bouton de droite de la souris.

Cliquez sur Dupliquer. Nommez et cliquez sur Ok.

La copie du formulaire apparat en noir, elle ne sera pas touche par les mises jour ultrieures. Slectionnez le nouveau formulaire. Cliquez avec le bouton de droite de la souris. Cliquez sur Editer pour ouvrir l'diteur de formulaire et personnaliser le formulaire. Pour

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27

Aide de MagicWare 5 diter les listes, voir Gestion des listes 228 .

Historique des impressions


Pour pouvoir utiliser l'historique des impressions, il faut d'abord activer l'archivage des impressions (voir Prfrences 59 : Gnral - Archivage des impressions). L'historique des impressions vous permet de reprendre tous les formulaires imprims ou ouverts avec l'aperu avant impression. Cliquez sur Admin. Historique impressions dans la barre de navigation ou dans le menu

Cliquez sur le formulaire imprimer ou consulter. Cliquez sur Cliquez sur [Ctrl+P] pour ouvrir l'aperu. [Ctrl+P] pour confirmer l'impression.

1.7

Erreurs d'application et Rapport d'erreur (Send Report)


En cas d'erreur d'application, vous avez la possibilit d'envoyer un rapport d'erreur (Send report) qui permettra d'amliorer les performances des versions ultrieures du logiciel.

Envoyer un rapport d'erreur


Une fentre s'ouvre automatiquement en cas d'erreur d'application.

Cliquez sur Details pour afficher le dtail de l'erreur.

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Introduction

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Cliquez sur Send report pour envoyer le rapport d'erreur ou directement sur Ok si vous avez dj envoy un rapport pour cette erreur. Cliquez sur Ok pour fermer la fentre.

Automatiser l'envoi des rapports d'erreur


Si vous souhaitez envoyer systmatiquement un rapport en cas d'erreur d'application, vous pouvez automatiser cet envoi. Cliquez sur Prfrences dans la barre de navigation ou dans le menu Outils. Cochez l'option Envoi automatique des erreurs (voir Prfrences
59

).

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Aide de MagicWare 5

2
2.1
2.1.1

Gnral
Fichier
Ouvrir un exercice
Si vous n'avez pas ferm l'exercice lors de la dernire fermeture de l'application, cet exercice s'ouvre automatiquement au dmarrage. Cependant, il peut arriver qu'aucun exercice ne soit ouvert au dmarrage. C'est par exemple le cas si un autre utilisateur a utilis l'application entre temps. Il faut alors choisir quel exercice ouvrir parmi les exercices disponibles. Rubriques associes crer un mandat ou un exercice configurer les mandats et exercices Cliquez sur Cration mandat/exercice
Configuration
60 30

Ouvrir un exercice dans la barre de navigation ou dans le menu Fichier.

Socit : cliquez sur

pour slectionner le mandat comprenant l'exercice ouvrir.

Les exercices disponibles pour le mandat que vous avez slectionn apparaissent dans la fentre. Slectionnez l'exercice ouvrir et cliquez sur Ouvrir ou double-cliquez sur l'exercice. Vous pouvez galement vous servir des champs Mandat et Exercice au bas de la fentre. Mandat : cliquez sur Exercice : cliquez sur Cliquez sur Ouvrir. pour slectionner le mandat comprenant l'exercice ouvrir. pour slectionner l'exercice ouvrir.

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Gnral

30

2.1.2

Fermer un exercice
Cette fentre vous permet de fermer l'exercice courant. Ceci est utile lorsque vous voulez supprimer un exercice car vous ne pouvez pas supprimer un exercice ouvert. Rubriques associes supprimer un mandat ou un exercice configurer les mandats et exercices Cliquez sur Suppression mandat/exercice
Configuration
60 35

Fermer un exercice dans la barre de navigation ou dans le menu Fichier.

Une bote de dialogue vous demande une confirmation. La fermeture d'un exercice n'entrane aucune modification et peut tre r-ouvert tout moment. L'ouverture d'un exercice entrane automatiquement la fermeture de l'exercice courant.

2.1.3

Cration mandat/exercice
Avec Magicware vous pouvez grer plusieurs mandats ou socits en parallle. Chaque mandat peut son tour comprendre plusieurs exercices. Rubriques associes configurer les mandats et exercices supprimer un mandat ou un exercice
Configuration
60 35

Suppression mandat/exercice

Nouveau Mandat
Pour pouvoir commencer utiliser l'application, il est ncessaire de crer un exercice pour un nouveau mandat. Cliquez sur Fichier. Cration mandat/exercice dans la barre de navigation ou dans le menu

Choisissez l'option Crer un exercice pour un nouveau mandat. Cliquez sur Suivant.

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Aide de MagicWare 5

Code mandat : identifiant de la socit : de 1 4 chiffres ou lettres. Attention, ce code ne peut plus tre modifi ensuite. Nom, Complment, Rue, Npa / Localit, Tlphone, Fax, E-mail, Homepage, No. de Tva : coordonnes de la socit, modifiable par la suite (voir Configuration 60 : Socit). Restrict. sur utilisateurs : cochez si vous voulez tre le seul pouvoir travailler sur ce mandat, modifiable par la suite (voir Utilisateurs 70 : Socit). Monnaie de base : monnaie de base utiliser, modifiable par la suite (voir Configuration 60 : Gnral). Permettre les paiements dans une monnaie diffrente : cochez pour autoriser les paiements dans une monnaie diffrente, modifiable par la suite (voir Configuration 60 : Tiers). Cliquez sur Suivant. TVA Attention, ces informations ne sont pas modifiables par la suite.

Mode de perception Convenu (base la facture) : cochez pour passer une criture lors de l'enregistrement d'une facture et comptabiliser la TVA sur la base de la facture.

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Gnral

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Reu (base des encaissements) : cochez pour ne passer une criture que lors de l'enregistrement du paiement d'une facture et comptabiliser la TVA sur la base du paiement. Non soumis TVA : cochez si vous n'tes pas soumis la TVA. Soumis Part. soumise sur tva : cochez si vous voulez garantir l'exactitude du formulaire officiel de dcompte TVA imprimer (voir Dcompte TVA 213 : Dcompte TVA formulaire). Part. soumise sur compte : cochez pour pouvoir modifier le taux de rcupration de chaque compte individuellement.

L'impression du formulaire officiel (voir Dcompte TVA 213 : Dcompte TVA formulaire) peut tre inexact si vous choisissez cette option. Cliquez sur Suivant. Plan comptable

Choisissez un plan comptable : plan standard ou plan d'une socit existante. Si vous dcidez de ne prendre aucun plan comptable, vous avez trois possibilits : - crer chaque compte un un (voir Comptes 117 ) - reprendre les comptes d'un exercice existant (voir Reprise des comptes 124 ) - importer un plan comptable standard (voir Import / Export 78 ) Cliquez sur Suivant Journaux

La fentre vous propose de crer automatiquement les journaux automatiquement. Si vous dcidez de ne pas crer les journaux, vous avez deux possibilits : - crer chaque journal un un (voir Journaux 110 ) - reprendre les journaux d'un exercice existant (voir Reprise des journaux 115 ). Cliquez sur Suivant. Exercice Maintenant que le mandat est configur, il s'agit de dfinir les proprits de l'exercice qui sera plac l'intrieur de ce mandat :

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Aide de MagicWare 5

Exercice : identifiant de l'exercice. Attention, cet identifiant ne peut plus tre modifi ensuite. Dsignation : nom de l'exercice, modifiable par la suite. Ex. prcdent : cliquez sur pour slectionner l'exercice qui prcde celui cr. S'il n'y a pas encore d'exercice, le champ reste vide. Date de dbut : cliquez sur pour slectionner la dates de dbut de l'exercice. Attention, la date de dbut ne peut tre modifie que par l'administrateur ensuite. Date de fin : cliquez sur modifiable ensuite. pour slectionner la dates de fin de l'exercice. La date de fin est

Cliquez sur Terminer puis sur Fermer pour crer le mandat et son premier exercice.

Nouvel Exercice
Cette fonction permet d'ajouter un exercice un mandat existant. Cliquez sur Assistant cration Mandat / Exercice dans la barre de navigation ou dans le menu Fichier.

Choisissez l'option Crer un exercice pour un mandat existant. Cliquez sur Suivant.

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Gnral

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Mandat : cliquez sur Choix du mandat puis sur va comprendre l'exercice cr. Cliquez sur Slectionner puis sur Suivant. Journaux

ou sur

pour slectionner le mandat qui

La fentre vous propose de crer automatiquement les journaux automatiquement (default). Si vous dcidez de ne pas crer les journaux, vous avez deux possibilits : - crer chaque journal un un (voir Journaux 110 ) - reprendre les journaux d'un exercice existant (voir Reprise des journaux 115 ). Cliquez sur Suivant. Exercice

Exercice : identifiant de l'exercice. Attention, cet identifiant ne peut plus tre modifi ensuite. Dsignation : nom de l'exercice, modifiable par la suite.

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35

Aide de MagicWare 5 Ex. prcdent : cliquez sur pour slectionner l'exercice qui prcde celui cr. S'il n'y a pas encore d'exercices, le champ reste vide.

La configuration du nouvel exercice reprendra la configuration de l'exercice prcdent. De plus, le mode de perception de tous les autres exercices prendra la mme valeur que celle du nouvel exercice (voir Configuration 60 : Gnral - TVA Mode de perception). Date de dbut : cliquez sur pour slectionner la dates de dbut de l'exercice. Attention, la date de dbut ne peut tre modifie que par l'administrateur ensuite. Date de fin : cliquez sur modifiable ensuite. pour slectionner la dates de fin de l'exercice. La date de fin est

Cliquez sur Terminer puis sur Fermer pour crer l'exercice. Les centres d'analyse 139 sont repris de l'exercice prcdent.

2.1.4

Suppression mandat/exercice
Cette fentre vous permet de supprimer un exercice ou un mandat avec tous ses exercices. Rubriques associes configurer les mandats et exercices crer un mandat ou un exercice Cliquez sur Fichier.
Configuration
60 30

Cration mandat/exercice

Suppression Socit / Exercice dans la barre de navigation ou dans le menu

Slectionnez l'action effectuer : cochez pour supprimer un exercice ou un mandat (socit). Cliquez sur Choix du mandat.

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Gnral

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Mandat : cliquez sur pour slectionner le mandat supprimer ou le mandat comprenant l'exercice supprimer. Exercice : cliquez sur pour slectionner l'exercice supprimer.

Cliquez sur Slectionner. Cliquez sur Excuter, une confirmation vous est demande. Cliquez sur Fermer pour terminer. Vous ne pouvez pas supprimer un exercice ouvert (pour fermer un exercice, voir Fermer un exercice 30 ).

2.1.5

Banque
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer un compte bancaire ou postal (CCP). Rubriques associes enregistrer un clearing saisir des paiements gnrer un ordre de paiement pour les cranciers Cliquez sur Clearing bancaire
38

Saisie des paiements 131 Gnrer un ordre de paiement 208

Banque dans la barre de navigation ou dans le menu Fichier.

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Aide de MagicWare 5

Ouvrir une banque existante


Cliquez sur et pour faire dfiler les comptes existants ou sur fentre de choix des comptes existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier une banque


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer une nouvelle banque ou sur banque courante. Id. Banque : identifiant de la banque. Dsignation : nom de la banque. Type : cliquez sur pour choisir le type de compte (voir Ordre de paiement 210 ) : [Ctrl+E] pour diter la

0 Caisse : pas d'ordre de paiement. 1 Poste : OPAE (Ordre de PAiement Electronique). 2 Banque : DTA (DatentrgerausTAusch = change de supports de donnes). Num. de compte : numro de compte. Le format d'enregistrement doit tre respect. Titulaire : nom du titulaire du compte. Clearing : numro de banque du rpertoire des banques suisse. Clearing (subkey) : numro de succursale du rpertoire des banques suisse.

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Gnral Monnaie : code ISO de la monnaie du compte.

38

Num. Dta : numro de DTA (DatentrgerausTAusch = change de supports de donnes), de 1 5 chiffres (voir Ordre de paiement 210 ). Compte : cliquez sur pour ouvrir la fentre de choix des comptes.

BVR : numro de Bulletin de Versement avec Rfrence. Num. adhrent : numro d'adhrent auprs de la banque ou poste. Num. adhrent clair : numro d'adhrent clair auprs de la banque ou poste. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. [Ctrl+Z] pour annuler les

Supprimer une banque


Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer la banque courante.

2.1.6

Clearing bancaire
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer un clearing bancaire. Rubriques associes enregistrer une banque imprimer les factures envoyer aux dbiteurs encaisser les bulletins de versements que les dbiteurs nous ont pays lire les bulletins de versement reus des cranciers gnrer un ordre de paiement pour les cranciers Cliquez sur Banque
36

Factures dbiteurs 186 Encaissement des bulletins de versement


194

Lecture des bulletins de versements 204 Gnrer un ordre de paiement 208

Clearing bancaire dans la barre de navigation ou dans le menu Fichier.

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Aide de MagicWare 5

Ouvrir un clearing existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les clearings existants ou sur fentre de choix des clearings existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier un clearing


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer un nouveau clearing ou sur clearing courant. Clearing : identifiant du clearing. Succursale : identifiant de la succursale. Banque : nom de la banque. Adresse, Npa, Localit : adresse de la banque. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. [Ctrl+Z] pour annuler les [Ctrl+E] pour diter le

Importer les clearings depuis internet


Vous pouvez tlcharger sur Internet et importer les clearings suisses. Le fichier est tlcharg au format *.xls puis enregistr au format *.csv. Il doit en outre respecter la disposition des colonnes d'origine pour pouvoir tre import. Pour tlcharger le fichier, cliquez sur destination. , nommez-le et choissez son rpertoire de

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Gnral

40

Ouvrez le fichier tlcharg au format *.xls avec Excel ou OpenOffice. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous... . Slectionnez l'emplacement, le nom et le type de votre fichier : CSV (sparateur: point-virgule)(*.csv).

Cliquez sur

pour importer le fichier.

Slectionnez votre fichier et cliquez sur ouvrir. Le bloc-note s'ouvre pour vous informer que la premire ligne (titres des colonnes) n'a pas t prise en compte.

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41

Aide de MagicWare 5

Supprimer un clearing
Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer le clearing courant.

2.1.7

Monnaies
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer une monnaie. Rubriques associes comptabiliser les diffrences de cours Cliquez sur Diffrence de cours 141

Monnaie dans la barre de navigation ou dans le menu Fichier.

Ouvrir une monnaie existante


Cliquez sur et pour faire dfiler les monnaies existantes ou sur la fentre de choix des monnaies existantes. [Ctrl+O] pour ouvrir

Importer les taux de change sur internet


Vous pouvez importer l'historique des taux de change pour une monnaie sur le site www.oanda.com

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Gnral Sur le site www.oanda.com, rendez vous dans la partie FXHistory (adresse exacte: http://www.oanda.com/convert/fxhistory?lang=fr).

42

Slectionnez les dates de dbut et de fin, les monnaies convertir et le format CSV. Cliquez sur Obtenir la table. Copiez-Collez le tableau obtenu dans un fichier vide avec l'extension CSV. Cliquez sur et slectionnez le fichier CSV.

Crer ou modifier une monnaie


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer une nouvelle monnaie ou sur monnaie courante. Dsignation : indication de la monnaie de base. Code ISO : code permettant d'identifier une monnaie. Par exemple : CHF pour le franc suisse ou EUR pour l'euro. Dsignation : dsignation de la monnaie. Nbr. de dcimal : nombre de dcimal conserver. Arrondi : cochez pour arrondir les montants. Collectif dbiteur : slectionnez le compte par dfaut pour cette monnaie pour les dbiteurs. Ordre de priorit des valeurs par dfaut pour les comptes collectifs: monnaie (valeur indique ici) puis fiche client (voir Clients 170 : Compte collectif) et enfin configuration gnrale (voir Configuration 60 : Compte collectif. Collectif crancier : slectionner le compte pris par dfaut pour cette monnaie. Ordre de priorit des valeurs par dfaut pour les comptes collectifs: monnaie (valeur indique ici) puis fiche fournisseur (voir Fournisseurs 198 : Compte collectif) et enfin configuration gnrale (voir Configuration 60 : Compte collectif. Cliquez sur pour ajouter un changement de cours. [Ctrl+E] pour diter la

Cours : tenez jour le cours des monnaies.

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Aide de MagicWare 5 Facteur du cours : facteur du cours. Cliquez sur pour supprimer un changement de cours. [Ctrl+Z] pour annuler les

Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications.

Supprimer une monnaie


Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer la monnaie courante.

2.1.8

Conditions de paiements: chances


Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer des conditions de paiements. Rubriques associes configurer les dbiteurs configurer les cranciers saisir des factures Clients 170 Configuration 60 Fournisseurs 198 Configuration 60 Saisie des factures 128 Factures dbiteurs 186

Cliquez sur Fichier.

Conditions de paiements dans la barre de navigation ou dans le menu

Ouvrir une condition de paiement existante


Cliquez sur et pour faire dfiler les conditions de paiements existantes ou sur [Ctrl+O] pour ouvrir la fentre de choix des conditions de paiements existantes.

Crer ou modifier une condition de paiement


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer nouvelle condition de paiement ou sur diter la condition de paiement courante. [Ctrl+E] pour

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Gnral Cond. pai. : identifiant de la condition. Textes

44

Franais, Allemand, Autre : texte qui apparatra sur les formulaires (p.ex. : 30 jours net). Echances Net ... jours : saisissez le nombe de jours pour un paiement net. Paiement ... jours et Escompte... % : saisissez le nombe de jours et le pourcentage pour un paiement avec escompte. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. [Ctrl+Z] pour annuler les

Supprimer une condition de paiement


Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer la condition de paiement courante.

2.2
2.2.1

Outils
Changer de mot de passe
Cette fentre vous permet de changer le mot de passe de l'utilisateur courant. Rubriques associes configurer les options des utilisateurs Cliquez sur Outils. Utilisateur
70

Changer de mot de passe dans la barre de navigation ou dans le menu

Tapez l'ancien puis le nouveau et confirmez le nouveau. Cliquez sur Ok pour actualiser et fermer.

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45

Aide de MagicWare 5

2.2.2

Sauvegarder un mandat
Cette fentre vous permet de crer un fichier de sauvegarde qui enregistre l'tat actuel du mandat courant. Rubriques associes restaurer le mandat depuis le fichier de sauvegarde sauvegarder une base de donnes exporter une table exporter la comptabtilit Cliquez sur Restauration Maintenance
46

52 78 81

Import / Export

Import / Export compta.

Sauvegarde dans la barre de navigation ou dans le menu Outils.

Cliquez sur

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Gnral

46

Donnez un nom au fichier de sauvegarde au format *.mwa et indiquez son rpertoire de destination. Cliquez sur Enregistrer. Cochez si vous souhaitez exporter tous les exercices ou seulement l'exercice courant. Cliquez sur pour crer le fichier de sauvergarde.

Cliquez sur

pour enregistrer le rapport de sauvegarde dans un fichier texte.

2.2.3

Restaurer un mandat
Cette fentre vous permet de restaurer un mandat un tat antrieur sur la base d'un fichier de sauvegarde. Rubriques associes crer un fichier de sauvegarde de mandat importer une table importer une comptabilit Cliquez sur Sauvegarde
45 78 81

Import / Export

Import / Export compta.

Restauration dans la barre de navigation ou dans le menu Outils.

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47

Aide de MagicWare 5

Fichier : cliquez sur

pour slectionner le fichier de sauvegarde.

Slectionnez le fichier de sauvegarde au format *.mwa. Cliquez sur Ouvrir ou double-cliquez sur le fichier ouvrir.

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Gnral

48

Code mandat : identifiant du mandat dans lequel va tre cr l'exercice restaur.

La restauration d'un mandat existant remplace les donnes existantes par celles du fichier d'importation. Donnez un Code mandat qui n'existe pas encore si vous voulez importer les donnes sans craser celles d'un mandat existant.

Cliquez sur

pour importer le mandat sauvegard.

Si vous restaurez avec une version de Magicware diffrente de celle de sauvegarde, le message suivant peut s'afficher.

Cliquez sur Oui pour continuer.

2.2.4

Fentres dynamiques
Cette fentre vous permet de crer vos propres tables et vos propres fentres. Si vous souhaitez afficher des donnes existantes de manire personnalise, vous pouvez crer une fentre et disposer les lments comme bon vous semble. Si vous souhaitez ajouter de nouvelles donnes, vous pouvez crer une table avec les champs dont vous avez besoin. Rubriques associes explorer la base de donnes crer une requte avec des paramtres Cliquez sur
Editeur SQL 102 Listes paramtres
89

Fentres dynamiques dans la barre de navigation ou dans le menu Outils.

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49

Aide de MagicWare 5

Fentre de base

Nom de la table : tapez le nom de la table (existante ou crer). Pour voir la liste des tables existantes, voir Editeur SQL 102 . Groupe affichage : slectionnez le menu dans lequel afficher la nouvelle fentre. Filtre sur la socit : cochez pour limiter les rsultats aux donnes de la socit courante. Filtre sur l'exercice : cochez pour limiter les rsultats aux donnes de l'exercice courant. Cliquez sur pour ajouter un champ la fentre ou sur dessus du champ slectionn. PK : cochez s'il s'agit d'une cl primaire. Not null : cochez si la saisie du champ est obligatoire. Field name : indiquez le nom du champ. Type : slectionnez le type du champ. Dcimales : indiquez le nombre de dcimales. Cliquez sur pour supprimer le champ slectionn (seul l'affichage est supprim, le champ n'est pas supprim). Cliquez sur Cration de la table si la table n'existe pas encore. Cliquez sur Cration de la fentre pour crer la fentre. pour ajouter un champ au-

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Gnral

50

Vous pouvez ds maintenant ouvrir la fentre cre (dans l'exemple ci-dessus: dans le menu Dbiteurs, cliquez sur _VEHICULE).

Composants supplmentaires
Vous pouvez galement afficher d'autres composants (listes droulantes, fentres de choix,...). Ouvrez la fentre cre (dans l'exemple ci-dessus: dans le menu Dbiteurs, cliquez sur _VEHICULE). Tapez sur la touche F3.

L'onglet TMS vous donne accs aux principaux composants. Modifions l'exemple ci-dessus: nous remplaons la zone de saisie du numro de client par un composant TMS TAdvEditBtn qui permet d'ouvrir une fentre de choix du client. La valeur de la proprit Name du composant est "FLD_CLIENT_ID".

Nous ajoutons ensuite un composant TMS TAdvEdit pour afficher le nom du client au lieu de son identifiant. La valeur de la proprit Name du composant est "edNom".

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Aide de MagicWare 5 Nous ajoutons enfin un composant TMS TPlannerMaskDatePicker pour remplacer la zone de saisie de la date par une fentre de choix de type calendrier.

Il s'agit maintenant de lier ces composants la table des clients.

Liaison aux donnes


Crez un fichier dans le mme rpertoire que le fichier *.dfm que vous nommez de la mme manire mais en y ajoutant l'extension *.valid.

Editez ce fichier. Le fichier est divis en sections: ONEXIT.INSERT : vrification lors de l'insertion d'un nouvel enregistrement (par exemple: vrifier que l'identifiant n'existe pas dj). ONEXIT.UPDATE : vrification lors de la mise jour de l'enregistrement (par exemple: vrifier que le numro de client indiqu existe). ONEXIT : vrification lors de l'insertion et lors de la mise jour de l'enregistrement. ESTOBLIGATOIRE : champs obligatoires (obligatoire=YES). DESIGNATION : champ afficher au lieu d'un identifiant. READ_ONLY : champ en lecture seule (lecture seule=FALSE). CHOIX : liste de choix pour les composants TMS: TAdvEditBtn (fentre de choix) et TColumnComboBox (liste droulante). Exemple:
[ONEXIT.INSERT] IID_FLD0_VEHICULE_ID=SELECT VEHICULE_ID FROM _VEHICULE WHERE SOC_ID=:SOC_ID AND EX_ID=:EX_ID AND VEHICULE_ID=:ID_FLD0_VEHICULE_ID [ONEXIT.UPDATE] [ESTOBLIGATOIRE] FLD_CLIENT_ID=NO [ONEXIT] FLD_CLIENT_ID=SELECT CLIENT_ID FROM CLIENT WHERE SOC_ID =:SOC_ID AND CLIENT_ID=:FLD_CLIENT_ID [DESIGNATION] edNom=SELECT PRENOM || ' ' || NOM FROM CLIENT WHERE SOC_ID =:SOC_ID AND

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Gnral
CLIENT_ID=:FLD_CLIENT_ID [READ_ONLY] edNom=FALSE

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[CHOIX] FLD_CLIENT_ID=SELECT CLIENT_ID, PRENOM, NOM FROM CLIENT WHERE SOC_ID=:SOC_ID ORDER BY PRENOM, NOM

En cliquant sur _VEHICULE dans le menu Dbiteurs, nous obtenons donc cette fentre:

Pour affecter une liste paramtre au bouton , crez une liste paramtre (voir Listes paramtres 89 : Nom de la fentre lie). Pour modifier le texte du menu et du titre de la fentre, crez une traduction systme 106 avec pour identifiant "_VEHICULE" et une autre pour "TBL__VEHICULE".

2.2.5

Maintenance de la base de donnes


Cette fentre vous permet de faire une sauvegarde d'une base de donnes utilises par Magicware ainsi que de restaurer une base de donnes sauvegarde. Rubriques associes crer un fichier de sauvegarde de mandat importer / exporter la comptabilit importer / exporter une table Cliquez sur Sauvegarde
45 81

Import / Export compta. Import / Export


78

Maintenance dans la barre de navigation ou dans le menu Outils.

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Aide de MagicWare 5

Sauvegarde
La base de donnes qui est sauvegarde est celle qui est utilise actuellement par Magicware. Cochez Backup de la BD et cliquez sur Suivant.

Fichier : cliquez sur sauvegarde.

pour slectionner le rpertoire dans lequel enregistrer le fichier de

Nommez le fichier au format*.fbk. Cliquez sur Terminer pour effectuer la sauvegarde.

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Gnral

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A la fin du traitement, cliquez sur Fermer.

Restauration
Cochez Restore de la BD et cliquez sur Suivant.

Fichier (de backup) : cliquez sur format*.fbk (voir ci-dessus).

pour slectionner le fichier de sauvegarde au

Fichier (de restauration) : cliquez sur pour slectionner le rpertoire dans lequel enregistrer la base de donnes restaure.

Ne restaurez pas une base de donnes sur une base de donnes existante. Les donnes pourraient tre corrompues.

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Aide de MagicWare 5 Cliquez sur Terminer pour effectuer la restauration.

A la fin du traitement, cliquez sur Fermer. Pour vous connecter la nouvelle base de donnes, slectionnez-la au moment du Login (voir Dmarrer avec Magicware 8 : Options de connexion - Database).

2.2.6

Mise jour de Magicware


La mise jour ou update vous permet de maintenir jour le programme. Des correctifs et nouvelles fonctionnalits sont rgulirement mis disposition des utilisateurs. Pour une installation en rseau et lorsque le programme est install en local, il est ncessaire d'excuter la mise jour sur chaque ordinateur du rseau o Magicware est install (voir Configuration et installation 1 ). La mise jour de votre logiciel s'effectue en principe sur internet. Terrettaz Informatique fournit un CD-ROM de mise jour aux utilisateurs qui ne disposerait pas d'un accs Internet. Enfin, les utilisateurs peuvent faire une mise jour manuelle en tlchargeant les fichiers sur www.magicware.ch. Rubriques associes installer Magicware savoir quelle version est installe Cliquez sur
Configuration et installation
1

A propos 108

Magicware update dans la barre de navigation ou dans le menu Outils.

Mise jour via Internet


Si vous avez une connexion Internet, vous pouvez activer l'option qui contrle les mises jour chaque ouverture du programme. Cliquez sur Prfrence dans la barre de navigation ou dans le menu Outils.

Dans l'onglet Gnral, cochez Contrler automatiquement les mises jour.

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Gnral Si une mise jour est disponible, un message s'affiche.

56

Vous pouvez galement mettre jour Magicware depuis le menu Outils. Cliquez sur Magicware update dans la barre de navigation ou dans le menu Outils.

Lancement partir du CD-ROM fourni par Terrettaz Informatique


Fermez Magicware. Insrez le CD-ROM. Si rien ne se passe aprs quelques secondes, ouvrez le rpertoire du CD-ROM dans Poste de travail (habituellement D:\) et double-cliquez sur Setup.exe.

install : lance l'installation de la dernirer version complte (voir Configuration et installation 1 ).

NE PAS rinstaller le programme dans le mme rpertoire qu'une installation prcdente, ceci supprime toutes les donnes ! update : met jour la version actuellement installe sur votre ordinateur. acrobat : installe Acrobat afin de pouvoir lire la documentation. terrettaz.ch : lien vers le site www.terrettaz.ch. Cliquez sur update pour mettre jour Magicware.

Mise jour

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Aide de MagicWare 5

Un message au bas de la fentre vous indique si une mise jour est disponible. Cliquez sur pour slectionner le rpertoire de Magicware sur votre ordinateur.

Cliquez sur pour slectionner la base de donnes mettre jour (voir Configuration et installation 1 ). Cliquez sur Excuter pour effectuer la mise jour. Si une ou plusieurs mises jour sont encore disponibles, il est conseill de les excuter. Cliquez sur Quitter pour terminer la procdure de mise jour

Mise jour manuelle


Si vous n'avez pas accs Internet depuis votre ordinateur, vous pouvez vous servir d'un autre poste pour tlchager les fichiers et faire une mise jour manuelle. Rendez-vous sur le site www.magicware.ch.

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Gnral

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Tlcharger le fichier *.zip dont le numro correspond la version actuellement installe sur votre ordinateur ainsi que tous les fichiers plus rcents que celui-ci. Pour connatre votre numro de version, ouvrez la fentre A propos du menu Aide de Magicware Extrayez les rpertoires dans C:\Program Files\Magicware\data. Ouvrez le rpertoire correspondant la version actuellement installe sur votre ordinateur. Si le rpertoire contient un fichier update.exe, dplacez-le dans C:\Program Files\Magicware et confimez le remplacement du fichier existant. Dans C:\Program Files\Magicware, double-cliquez sur update.exe.

Release Notes
Le fichier releases.pdf disponible sur www.magicware.ch, contient l'historique des corrections et amliorations apportes aux diffrentes versions de Magicware.

Version complte
La dernire version complte de Magicware est toujours disponible sur www.magicware.ch (voir Configuration et installation 1 ).

NE PAS rinstaller le programme dans le mme rpertoire qu'une installation prcdente, ceci supprime toutes les donnes !

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Aide de MagicWare 5

2.2.7

Prfrences utilisateur
La fentre Prfrences utilisateur vous permet de configurer les options d'affichage et d'apparence du logiciel. Rubriques associes modifier les options gnrales du programme Cliquez sur
Configuration
60

Prfrence dans la barre de navigation ou dans le menu Options.

Gnral

Autre Utiliser le panneau de raccourcis : cochez pour afficher le panneau de raccourci au lieu du lanceur de programme lorsque vous appuyez sur F2 (voir Raccourcis 18 ). Afficher les messages d'informations : cochez pour que le programme affiche des messages confirmant les actions excutes. Confirmer avant de fermer le programme : cochez pour afficher une confirmation avant de fermer le programme. Sauver la largeur des colonnes des grilles : cochez pour enregistrer les modifications de largeur des colonnes des grilles la fermeture du programme. Rinitialiser la taille des colonnes des grilles : cochez pour rinitialiser la taille des colonnes des grilles.

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Gnral Couleur Couleur de fond : slectionnez la couleur de fond du programme.

60

Couleur des champs en lecture seule : slectionnez la couleur des champs qui ne sont pas modifiables. Couleur des grilles Couleur de la ligne slectionne : slectionnez la couleur de la ligne slectionne. Couleur des lignes impaires : slectionnez la couleur des lignes impaires. Couleur des lignes paires : slectionnez la couleur des lignes paires.

2.2.8

Configuration
Cette fentre vous permet de configurer les options de vos mandats et exercices. Rubriques associes crer un nouveau mandat / exercice modifier les prfrences utilisateur Cliquez sur Cration mandat/exercice Prfrences utilisateur
59 30

Configuration dans la barre de navigation ou dans le menu Options.

Dans la partie du haut de la fentre, les onglets permettent de slectionner le domaine configurer. Cliquez sur un domaine pour faire apparatre les options disponibles dans la partie de droite. Cliquez sur Enregistrer pour actualiser les options modifies ou sur Fermer pour quitter sans sauvegarder les modifications.

Socit
L'onglet Socit vous permet de modifier les caractristiques de la socit courante.

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Aide de MagicWare 5

Code mandat : code du mandat courant, non-modifiable, dfini lors de la cration du mandat. Nom : nom de la socit courante, modifiable, dfini lors de la cration du mandat. Complment, Rue, Npa, Lieu, Tlphone, Fax, E-mail, Homepage, IDE, No. de Tva : coordonnes de la socit. Logo : cliquez sur pour slectionner le logo de la socit courante.

Exercice
L'onglet Exercice vous permet de modifier les caractristiques de l'exercice courant.

Exercice : identifiant de l'exercice, non-modifiable, dfini lors de la cration de l'exercice. Dsignation : nom de l'exercice, modificable, dfini lors de la cration de l'exercice. Ex. prcdent : cliquez sur pour slectionner l'exercice qui prcde l'exercice courant, modifiable, dfini lors de la cration de l'exercice. Date de dbut : modifiable seulement par l'administrateur, dfini lors de la cration de

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Gnral l'exercice. Date de fin : modifiable, dfini lors de la cration de l'exercice.

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Statuts : cliquez sur pour slectionner le statut de l'exercice courant, modifiable seulement par l'administrateur. - Ouvert : vous pouvez saisir des critures. - Bloqu : vous avez export l'exercice courant, vous ne pouvez pas saisir de nouvelles critures avant que l'exercice ne soit import nouveau (voir Import/Export comptabilit 81 ). - Boucl : l'administrateur a boucl l'exercice, vous ne pouvez pas saisir de nouvelles critures.

Tiers
L'onglet Tiers permet de dfinir les options par dfaut des dbiteurs et des cranciers. Rubriques associes crer ou modifier les comptes saisir des factures saisir des paiements afficher un extrait de compte de tiers Comptes 117 Saisie des factures 128 Saisie des paiements 131 Extrait de compte de tiers 133

Permettre les paiements dans une monnaie diffrente : cochez pour autoriser des paiements dans une monnaie diffrente de la facture (voir Saisie des paiements 131 ). Obliger la saisie du numro de facture : cochez pour forcer la saisie d'un numro lors de l'enregistrement d'une facture (voir Saisie des factures 128 : No Document). Extrait compte tiers en ME : cochez pour afficher les montants des extraits de compte de tiers en monnaie trangre (voir Extrait de compte de tiers 133 ). Lors de la suppression d'un PO, supprimer le document : cochez pour supprimer les devis et factures lors de la suppression du poste ouvert correspondant (voir Extrait compte tiers 133 ). Interdire la cration, modification, suppression de factures : cochez pour bloquer l'dition des factures (utile si un module externe gnre les factures). Utiliser les liens entre dbiteurs dans les paiements : cochez pour afficher les documents des dbiteurs lis (voir Clients 170 : Liens dbiteurs).

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Aide de MagicWare 5 Obliger la saisie du code TVA : cochez pour forcer la saisie du code TVA.

Gnral
L'onglet Gnral vous permet de dfinir les options relatives aux diffrences de change, la TVA, aux escomptes et aux prestations.

Monnaie Monnaie de base : saisissez le code de la monnaie de base. Compte diff. change (gain) : cliquez sur diffrence de change en votre faveur. Compte diff. change (perte) : cliquez sur les diffrence de change ngative. TVA Mode de perception Indication du mode de perception de la TVA, non-modifiable, dfini lors de la cration du mandat. Convenu (base la facture) : passer une criture lors de l'enregistrement d'une facture et comptabiliser la TVA sur la base de la facture. Reu (base des encaissements) : ne passer une criture que lors de l'enregistrement du paiement d'une facture et comptabiliser la TVA sur la base du paiement. TVA soumis pour slectionner le compte qui enregistrera les pour slectionner le compte qui enregistrera

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Gnral

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Indication de la mthode d'enregistrement de la TVA, non-modifiable, dfini lors de la cration du mandat. Non soumis TVA : vous n'tes pas soumis la TVA. Part. soumise sur tva : garantir l'exactitude du formulaire officiel de dcompte TVA imprimer. Part. soumise sur compte : pouvoir modifier le taux de rcupration de chaque compte individuellement.

L'impression du formulaire officiel (voir Dcompte TVA 213 : Dcompte TVA formulaire) peut tre inexact si vous choisissez cette dernire option. Autre config. TVA Augmenter la prcision des taux TVA : cochez pour pouvoir saisir des taux TVA avec 10 chiffres aprs la virgule (voir Codes TVA 137 : Taux). Compte par dfaut Escompte accord : cliquez sur pour slectionner le compte qui enregistrera les escomptes accords (voir Saisie des paiements 131 : Rab. / escompte). Escompte obtenu : cliquez sur pour slectionner le compte qui enregistrera les escomptes en votre faveur (voir Saisie des paiements 131 : Rab. / escompte). Frais bancaires : cliquez sur pour slectionner le compte qui enregistrera les frais bancaires (voir Saisie des paiements 131 : Frais bancaires).

Dbiteurs
L'onglet Dbiteurs vous permet de dfinir les options par dfaut des dbiteurs. Rubriques associes ajouter / modifier les clients saisir des devis saisir des factures dbiteurs Clients 170 Devis 181 Factures dbiteurs 186

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Aide de MagicWare 5

Dbiteur Dernier numro de facture : numro attribu la dernire facture dbiteur. Dernier numro de devis : numro attribu au dernier devis. Prochain numro de client : numro attribu au prochain client. Monnaie : cliquez sur pour choisir la monnaie par dfaut des dbiteurs. pour choisir la condition de paiement par dfaut des pour choisir le compte par dfaut des dbiteurs. pour choisir le compte par dfaut de produit des

Cond. paiement : cliquez sur dbiteurs. Compte collectif : cliquez sur Compte de produit : cliquez sur dbiteurs. Gain de change : cliquez sur Perte de change : cliquez sur change.

pour choisir le compte par dfaut pour les gains de change. pour choisir le compte par dfaut pour les pertes de

Une seule dsignation dans le choix d'article : cochez pour masquer la description longue de l'article dans le fentre de choix des articles ; acclre l'affichage. Devis / factures Police entte/pied de page : slectionnez la police utiliser dans l'en-tte et le pied de page des devis et factures (voir Devis 181 , Facture 186 ).

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Gnral

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Prcision du champ de quantit : indiquez le nombre de chiffre afficher aprs la virgule pour les quantits dans les devis et factures (voir Devis 181 , Facture 186 ). Prcision du champ de prix : indiquez le nombre de chiffre aprs la virgule pour les prix dans les devis et factures (voir Devis 181 , Facture 186 ). Ne pas arrondir les totaux des devis et factures : cochez pour ne pas arrondir les totaux des devis et factures (voir Devis 181 , Facture 186 ). Toujours utiliser le compte dfini par dfaut : cochez pour forcer l'utilisation du compte dfini par dfaut dans les devis et factures (voir Devis 181 , Facture 186 ).

Cranciers
L'onglet Cranciers vous permet de dfinir les options par dfaut des cranciers. Rubriques associes ajouter / modifier les fournisseurs crer un ordre de paiement ajouter / modifier les conditions de paiement Fournisseurs 198 Ordre de paiement 210 Conditions de paiements
43

Dernier numro de facture : numro attribu la dernire facture crancier. Prochain numro de fournisseur : numro attribu au prochain crancier. Cond. paiement : cliquez sur cranciers. Compte collectif : cliquez sur Compte de charge : cliquez sur cranciers. Gain de change : cliquez sur Perte de change : cliquez sur change. pour choisir la condition de paiement par dfaut des pour choisir le compte par dfaut des cranciers. pour choisir le compte par dfaut de charge des pour choisir le compte par dfaut pour les gains de change. pour choisir le compte par dfaut pour les pertes de

Textes par dfaut


L'onglet Textes par dfaut permet de dfinir les textes et libells qui sont attribus par dfaut lors de la saisie des factures et des paiements. Lors de la saisie, ces textes apparaissent automatiquement dans les champ Texte et Libell mais vous pouvez les modifier. Les Valeurs par dfaut [F6] (voir Raccourcis 18 : Valeurs par dfaut [F6]) sont prioritaires par rapport aux Textes par dfaut de la configuration (ci-dessous).

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Aide de MagicWare 5

Texte : texte qui apparatra lors de la saisie. Libell : libell qui apparatra lors de la saisie. Pour saisir des donnes variables, voir Codes de champ
16

Facturation
L'onglet Facturation vous permet de configurer le format par dfaut de la ligne de rfrence des bulletins de versements reus de vos fournisseurs (voir Lecture des BVR 204 : N de rfrence). Ceci vous est utile si vous utilisez un lecteur optique pour enregistrer les bulletins de versements joints aux factures de vos fournisseurs pour ensuite gnrer les ordres de paiements envoyer votre banque. Rubriques associes lire les BVR payer gnrer les ordres de paiement Lecture des BVR 204 Gnrer ordre de paiement 208

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Gnral

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Informations Compte de paiements : cliquez sur pour slectionner la banque qui procdera au paiement des factures (voir Ordre de paiement 210 : Rf. bancaire). Ligne de rfrence Le format de BVR le plus frquent est le suivant :

La date et le numro se trouvent dans les 20 positions R. Numro de document : dterminez la position du numro de document dans la ligne de rfrence du bulletin de versement (voir Lecture bulletins versements 204 : Lecture automatique). Date de document : dterminez la position de dbut de la date dans la ligne de rfrence du bulletin de versement et le format de date (voir Lecture bulletins versements 204 : Lecture automatique).

Autres config.
L'onglet Autres config. vous permet de configurer les paramtres de l'annuaire Twixtel afin de pouvoir l'utiliser avec les dbiteurs et les cranciers. Twixtel est un annuaire tlphonique sur CD-Rom (www.twixtel.ch). Vous pouvez galement dfinir divers paramtres du programme.

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Aide de MagicWare 5 Rubriques associes ajouter / modifier les clients ajouter / modifier les fournisseurs Clients 170 Fournisseurs 198

TwixTel Lecteur CD : lettre du lecteur CD ("D:"ou "E:"ou ...). Paramtres du programmes Libells toujours en majuscules : cochez pour forcer la majuscule dans les libells. Magicware est utilis avec un module complmentaire : veuillez consulter le manuel du module complmentaire utilis pour savoir si vous devez cocher cette case. Utiliser les maj. pour les id dbiteurs et cranciers : cochez pour forcer la majuscule dans les identificants des dbiteurs et cranciers. Archivage des impressions : cochez pour activer l'archivage des impressions (voir Historique des impressions 105 ). Contrler automatiquement les mises jour : cochez pour activer la vrfication automatique des mises jour. Rcuprer les MAJ depuis l'ordinateur local : cochez pour. Police de caractre des grilles : slectionner la police de caractre utiliser dans les grilles. Caractre du lecteur bvr : saisissez le caractre qui va dclencher la lecture de la ligne du

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Gnral bulletin de versement (voir Lecture des bulletins de versement 204 ). SQL monitor actif : cochez pour activer le moniteur SQL. Fichier de logs : indiquez l'emplacement du fichier de logs. Analytique Priode obligatoire : cochez pour forcer la saisie de la priode dans la comptabilit analytique (voir Centres d'analyse 139 ).

70

2.3
2.3.1

Admin
Utilisateur et Autorisations
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer un utilisateur. Les utilisateurs sont les diffrentes personnes qui travaillent avec le logiciel. Vous pouvez galement dfinir les autorisations accordes chacun des utilisateurs. Rubriques associes configurer les employs et leurs tarifs Cliquez sur Employs
75

Utilisateur dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

Ouvrir un utlisateur existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les utilisateurs existants ou sur fentre de choix des utilisateurs existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier un utilisateur


Cliquez sur courant. [Ctrl+N] pour crer un nouvel utlilisateur ou sur pour diter l'utilisateur

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Aide de MagicWare 5 ID : identifiant de l'utilisateur : de 1 3 chiffres ou lettres. Attention, cet identifiant ne peut plus tre modifi ensuite. Nom : nom de l'utilisateur. Prnom : prnom de l'utilisateur. Login : login de l'utilisateur : de 1 5 chiffres ou lettres. Actif : cliquez sur Langue : cliquez sur pour activer / dsactiver l'utilisateur. pour slectionner la langue de l'utilisateur. [Ctrl+Z] pour annuler les

Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications.

L'administrateur est l'utilisateur qui gre le programme, il a accs toutes les donnes et fonctions. Une fois enregistr, et tant que vous n'avez pas dfini vos propres utilisateurs, le Login ADMIN sans mot de passe doit tre utilis. Certaines options ne sont disponibles que pour l'administrateur : - modifier la date de dbut de l'exercice (voir Socit/Exercice/Configuration 60 : Exercice Date de dbut) . - activer l'option de Suppression des documents (voir Socit/Exercice/Configuration 60 : Dbiteurs/Cranciers - Lors de la suppression d'un PO, supprimer le document). En cas de suppression de l'administrateur, il suffit de crer un nouvel utilisateur avec le login ADMIN pour rcuprer toutes les autorisations. C'est pourquoi il faut supprimer la possibilit aux utilisateurs ordinaires de crer de nouveaux utilisateurs. Cliquez sur l'onglet Gnral pour dterminer les droits gnraux de l'utilisateur.

Tout en maintenant la touche [Ctrl] appuye, cliquez sur

en face de la rubrique Admin.

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Gnral

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Une croix apparat, ce qui signifie que l'utilisateur n'a pas accs au menu Admin rserv l'administrateur. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications apportes.

L'utilisateur ne pourra pas supprimer ou accorder des droits aux collaborateurs ou accder aux rubriques du menu Admin.

Comme certains menus permettent d'accder des fonctions avances ainsi qu' des donnes sensibles, il est recommand de n'attribuer que les droits strictement ncessaires chaque utilisateur.

Supprimer un compte
Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer l'utilisateur courant.

Utilisateur
Identifiant : identifiant de l'utilisateur. Attention, cet identifiant n'est pas modifiable ensuite. Nom et prnom de l'utilisateur Login : nom du compte de l'utilisateur, c'est ce nom qui doit tre entr lors du login (voir Dmarrer avec Magicware 8 ). Actif : permet de dsactiver ou d'activer momentanment un compte utilisateur sans avoir besoin de le supprimer et de le crer nouveau. Langue : langue de l'utilisateur. Outils Mot de passe : cliquez pour crer ou modifier le mot de passe de l'utilisateur. Effacer le mot de passe : cliquez pour supprimer le mot de passe de l'utilisateur.

Autorisation

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Aide de MagicWare 5

Autorisation Ajout : cochez pour autoriser l'ajout, sinon n'est plus disponible. n'est plus disponible. n'est plus disponible.

Suppresion : cochez pour autoriser la suppression, sinon Modification : cochez pour autoriser la modification, sinon

Administration des listes : cochez pour autoriser l'administration des listes (avec clic droite sur un formulaire), sinon la partie administration des listes n'est plus disponible (voir Edition des listes 228 ) :

AVEC

SANS

Module Module comptabilit : cochez pour autoriser l'accs l'onglet Comptabilit. Module dbiteur : cochez pour autoriser l'accs l'onglet Dbiteur. Module crancier : cochez pour autoriser l'accs l'onglet Crancier.

Gnral, Comptabilit, Dbiteurs et Cranciers


Les aborescences disponibles dans ces onglets permettent d'activer ou de dsactiver les entres de menu pour l'utilisateur courant. Pour le faire: tout en maintenant la touche [Ctrl] appuye, cliquez sur en face de l'option activer ou dsactiver. Attention : si le module comprenant la fonction autorise n'est pas coch dans l'onglet Autorisation (voir ci-dessus), la fonction n'apparatra pas. Dans l'exemple ci-dessous, la Saisie des heures a t active afin que le collaborateur concern puisse saisir les heures.

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Pensez cochez Module comptabilit dans l'onglet Autorisation pour que le module comprenant la Saisie des heures soit visible.

Comme certains menus permettent d'accder des fonctions avances ainsi qu' des donnes sensibles, il est recommand de n'attribuer que les droits strictement ncessaires chaque utilisateur (par exemple, pour un employ qui n'utilise Magicware que pour enregistrer ses heures : tout dsactiver sauf Saisie des heures). Reportez-vous aux diffrentes rubriques de ce manuel pour connatre la porte des autorisations.

Socit
Dans cet onglet, vous avez la possibilit d'interdire l'accs des mandats certains utilisateurs. Les socits seront invisibles pour ces utilisateurs.

Les socits autorises l'utilisateur figurent dans la fentre de gauche.

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Aide de MagicWare 5 Slectionnez une socit et cliquez sur pour interdire l'accs de cette socit l'utilisateur.

La socit est passe droite, dans la fentre "Interdites". Cliquez sur Utilisez et pour autoriser nouveau l'accs cette socit.

pour interdire et autoriser tous les utilisateurs l'accs une socit.

2.3.2

Employs
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer des employs. Rubriques associes configurer les utilisateurs du logiciel et leurs droits Cliquez sur Utilisateur
70

Employs dans la barre de navigation ou dans le menu Dbiteurs.

Ouvrir un employ existant

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Gnral Cliquez sur et pour faire dfiler les employs existants ou sur fentre de choix des employs existants.

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[Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier un employ


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer un nouvel employ ou sur l'employ courant. Id. Employ : identifiant de l'employ. Titre : pour ajouter un type de Titre, tapez sur la touche + du clavier numrique. Nom, Prnom Rue, Localit, Tlpone, Fax, E-mail, Homepage : coordonnes de l'employ. Commission : commission de l'employ. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. [Ctrl+Z] pour annuler les [Ctrl+E] pour diter

Supprimer un employ
Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer l'employ courant.

Tarifs
L'onglet tarif vous offre la possibilit de configurer les prix et cots horaires pour vos collaborateurs.

Cliquez sur Ajouter pour crer un tarif pour l'utilisateur courant.

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Aide de MagicWare 5 Date de dbut : cliquez sur dbut de la validit du tarif. Date de fin : cliquez sur de la validit du tarif. pour ouvrir l'agenda et slectionner la date correspondant au

pour ouvrir l'agenda et slectionner la date correspondant la fin

Prix horaire : prix factur, pour une heure. Cot horaire : cot pour la socit, pour une heure. Cliquez sur Ok pour crer le tarif.

2.3.3

Excutables externes
Cette fentre vous permet d'ajouter un bouton pour lancer un module complmentaire. Cliquez sur Excutables externes dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

Cliquez sur pour ajouter un excutable ou sur l'excutable slectionn. Nom : nom de l'excutable. Fichier : emplacement de l'excutable.

pour ajouter un excutable au-dessus de

Afficher: cochez pour afficher un bouton dans la barre d'outils. Envoyer : cochez pour passer les paramtres (socit et exercice) l'excutable. Cliquez sur Cliquez sur pour supprimer l'excutableslectionn. pour enregistrer les modifications.

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Gnral

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2.3.4

Import / Export de tables


Cette fentre vous permet d'importer et d'exporter des tables au format *.xml. Ceci peut tre utile pour transfrer des donnes d'un ordinateur sur un autre. Rubriques associes importer / export la comptabilit crer un fichier de sauvegarde de mandat sauvegarder la base de donnes Cliquez sur Import / Export compta. Sauvegarde Maintenance
45 52 81

Import / Export dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

Exporter une table de la base de donnes


Cliquez sur l'onglet Exporter.

Table : cliquez sur Fichier : cliquez sur nommez-le.

pour slectionner la table exporter. pour choisir l'emplacement du fichier *.xml qui va tre crer et

Cliquez sur Exporter pour crer un fichier *.xml contenant des donnes de la table slectionne.

Importer une table dans la base de donnes


Cliquez sur l'onglet Importer.

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Aide de MagicWare 5

Suppression des donnes existantes : cochez pour que les donnes de la table importe crasent vos donnes actuelles. Cliquez sur Importer pour enregistrer les donnes du fichier *.xml slectionn dans la base de donnes.

Importer un plan comptable standard


Il peut tre utile d'importer un plan comptable standard et les codes TVA si vous n'avez pas repris de plan comptable lors de la cration d'un nouveau mandat/exercice (voir Cration mandat/exercice 30 : Ne pas reprendre de plan comptable). Ceci vous vite de devoir crer chaque compte (voir Comptes 117 ) et chaque code TVA (voir Codes TVA 137 ) un un. Rubriques associes ajouter, modifier ou supprimer un compte; importer des comptes depuis un fichier consulter la liste des comptes connatre l'tat des comptes sur une priode donne ou imprimer un extrait de compte reprendre l'ensemble des comptes d'un autre exercice Cliquez sur
Comptes 117

Liste des comptes 125 Extrait de compte 121 Reprise des comptes 124

pour slectionner la table COMPTES.

Cliquez sur pour ouvrir le rpertoire d'installation de Magicware, par dfaut C:\Program Files\Magicware.

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Gnral

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Ouvrez le rpertoire modele (C:\Program Files\Magicware\modele). Dans le champ Nom du fichier, tapez * et cliquez sur Ouvrir pour afficher tout le contenu du rpertoire.

Slectionnez un modle au format *.pcl et cliquez sur Enregistrer puis sur Importer. Pour importer les codes TVA, procdez de la mme manire mais en slectionnant la table TVA et en ouvrant le fichier au format *.tva. Vos comptes ou codes TVA sont crs (voir Comptes 117 / TVA 137 : Ouvrir).

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Aide de MagicWare 5

2.3.5

Import / Export de comptabilit


Cette fentre vous permet d'exporter la comptabilit d'un exercice ou d'un mandat qui peut tre ensuite importe sur un autre poste. Ceci peut tre utile lorsque vous souhaitez faire examiner et corriger votre comptabilit par un tiers (par exemple une fiduciaire). Tant que vous n'avez pas import nouveau votre comptabilit, l'exercice ou le mandat export est bloqu, c'est--dire que vous ne pouvez plus saisir de nouvelles critures. De son ct, le tiers qui importe votre comptabilit ne peut modifier que vos critures simples et multiples ( l'exception de tout ce qui concerne vos clients ou fournisseurs : factures, paiements,...). Rubriques associes importer / export une table crer un fichier de sauvegarde de mandat sauvegarder la base de donnes Cliquez sur Admin.
Import / Export
78

Sauvegarde Maintenance

45 52

Import / Export de compta. dans la barre de navigation ou dans le menu

Exporter un exercice ou un mandat


Exporter la comptabilit d'un exercice ou d'un mandat vous permet de crer un fichier transmettre un tiers pour examen et correction. Cochez Exporter la socit courante. Vous ne pouvez exporter que les exercices de la socit dans laquelle vous vous trouvez. Cliquez sur Suivant.

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Cliquez sur *.zip.

pour slectionner l'emplacement et le nom du fichier d'exportation au format

Cochez pour n'exporter que l'exercice courant ou tous les exercices du mandat courant. Cliquez sur .

Le statut d'un exercice export est bloqu (voir Configuration 60 : Exercice - Statuts), c'est-dire que vous ne pouvez plus saisir d'criture tant que vous n'avez pas importer nouveau cet exercice (voir ci-dessous : Importer un exercice dans un mandat existant).

Importer un exercice dans un nouveau mandat


Importer la comptabilit d'un exercice dans un nouveau mandat vous permet de lire et modifier les critures simples et multiples. Cochez Importer une socit. Cliquez sur Suivant.

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Aide de MagicWare 5

Cliquez sur *.zip.

pour slectionner l'emplacement et le nom du fichier d'importation au format

L'importation d'une comptabilit dans un mandat existant remplace les critures simples et multiples existantes par celles du fichier d'importation. Donnez un Code mandat qui n'existe pas encore si vous voulez importer les donnes sans craser celles d'un mandat existant. Cliquez sur .

Vous pouvez maintenant lire et modifier les critures simples et multiples (voir Saisie 157 ). Aprs avoir modifier les critures, exportez l'exercice (voir ci-dessus) afin de l'importer nouveau dans son mandat d'origine (voir ci-dessous).

Importer un exercice dans un mandat existant


Importer la comptabilit d'un exercice dans un mandat existant vous permet de remplacer vos critures simples et multiples par celles du fichier d'importation. Cochez Importer une socit. Cliquez sur Suivant. Cliquez sur *.zip. pour slectionner l'emplacement et le nom du fichier d'importation au format

Donnez le Code mandat de la socit qui comprend l'exercice dont vous voulez remplacer les critures simples et multiples. Cliquez sur Importer. Le statut d'un exercice import dans un mandat existant est ouvert (voir Configuration Exercice - Statuts), c'est--dire que vous pouvez nouveau saisir des critures.
60

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2.3.6

Mise jour des textes


Cette fentre vous permet d'ajouter des textes pour les champs avec liste de choix droulante.

Les entres existantes ne doivent tre modifies qu'avec une grande prudence, la suppression de certaines d'entre elles peuvent provoquer des dysfonctionnements importants. Cliquez sur Mise jour des textes dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

Slectionnez le type de texte modifier. Cliquez sur pour ajouter ou sur pour supprimer un texte.

Code : code unique du texte. Franais : dsignation en franais. Allemand : dsignation en allemand. Autre : dsignation dans une autre langue. Ordre : ordre d'apparition dans les listes droulantes.

2.3.7

Raccourcis clavier
Les raccourcis permettent de gagner du temps en vitant de passer par les menus ou les onglets : l'aide de la commande [F2] (voir Dmarrer un programme ci-dessous) ou grce la barre d'outils (voir Barre d'outils ci-dessous). Cette fentre vous permet d'afficher les codes et abrviations qui vous permettent d'ouvrir la fentre souhaite. Vous pouvez galement modifier l'abrviation d'une fentre. Les codes et abrviations s'affichent au fond de chaque fentre.

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Aide de MagicWare 5

Rubriques associes consulter la liste des raccourcis autres raccourcis et valeurs par dfaut Fentres, raccourcis, icnes 226 Raccourcis
18

Modifier une abrviation


Cliquez sur Raccourcis clavier dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

Vous pouvez modifier les abrviations des fentres. Vous avez galement la possibilit d'utiliser des codes personnels plutt que ceux fournis par dfaut. Cliquez dans la premire colonne Text sur la ligne dont vous voulez modifier l'abrviation. Tapez la nouvelle abrviation au clavier. Vrifiez que l'abrviation n'est pas dj attribue une autre fentre. Appuyer sur [Enter]. La deuxime colonne Num. contient vos numros personnels tandis que la troisime Num contient les codes fournis par dfaut.

Dmarrer un programme
Tapez [F2].

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Cochez Utiliser les numros perso. pour utiliser les codes entrs dans la 2me colonne cidessus plutt que ceux fournis par dfaut. Entrez le code ou l'abrviation du programme. Confirmez avec [Enter] ou [F2].

Barres d'outils
Entre les menus et la barre de navigation se trouve la barre d'outils.

Ces raccourcis correspondent aux actions suivantes : Ouvrir un exercice


29

Cration mandat/exercice Saisie des critures 157 Recherche d'critures 165

30

Bilan / Compte d'exploitation 149 Extrait de compte 121 Liste des comptes 125 Soldes d'ouverture 122 Dmarrer un programme Afficher/cacher la navigation Fermer Vous pouvez personnaliser la barre d'outils en ditant le fichier dir.ini qui se trouve dans le rpertoire d'installation de Magicware, par dfaut C:\Program Files\Magicware. Les sections concernes commencent par boutton_ suivi du Login de l'utilisateur auquel s'applique la configuration (voir Utilisateur 70 : Login). Pour les utilisateurs qui n'ont pas de configuration particulire, c'est la configuration boutton_defaut qui s'applique. [boutton_defaut] numero=21, s, 66, s, 15, 18, s, 61, 31, 4, 32, s, f, h, s, 24 [boutton_ADMIN]

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Aide de MagicWare 5 numero=21, s, 67, 68, 43, s, 66, s, 15, 18, s, 61, 31, 4, 32, s, f, h, s, 24 [boutton_UTIL1] numero=21, s, 15, 18, s, 61, 31, 4, 32, s, f, h, s, 24 [boutton_UTIL2] numero= Les icnes qui apparaisent dans la barre d'outils correspondent aux nombres ou caractres spars par des virgules lists la suite de numero=. Les numros correspondent au code de la fentre vers laquelle pointe l'icne. Pour connatre ce code, regardez au bas de la fentre concerne (voir Barre d'tat ci-dessous) ou ouvrez la fentre Raccourcis clavier 84 du menu Admin ou encore consultez l'annexe Fentre, raccourcis, icnes 226 de cette aide. Vous pouvez aussi ajouter : - s our insrer une sparation - f our insrer l'icne servant ouvrir la fentre Dmarre un programme (voir ci-dessous) - h pour insrer l'icne vous permettant de masquer / afficher le module Navigation : (voir Dmarrer avec Magicware 8 ) Exemple : dir.ini
[boutton_defaut] numero=21, s, 66, s, 15, 18, s, 61, 31, 4, 32, s, f, h, s, 24

icnes

Pour qu'un utilisateur n'ait aucune icne, il faut l'indiquer explicitement en mettant la ligne numero= sans aucun chiffre ou lettre.

2.3.8

Libells
Cette fenentre vous permet d'enregistrer vos libells les plus courants et d'y attribuer un code. Une fois saisi dans une fentre des fentre suivantes, ce code sera automatiquement remplac par le libell enregistr ici : Saisie des critures simples 159 , Saisie des critures multiples 161 , Saisie des factures 128 , Saisie des paiements 131 . Rubriques associes utiliser des variables dans les libells enregistrer les valeurs par dfaut Cliquez sur Codes de champ Raccourcis
18 16

Libells dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

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Cliquez sur

pour crer un nouveau libell ou sur

pour diter le libell slectionn.

Id. : code qui sera remplac par le texte ci-dessous. Texte : texte qui remplacera le code ci-dessus. Vous pouvez utiliser les codes de champ (voir Codes de champ 16 ). Cliquez sur Ok. Cliquez sur pour supprimer le libell slectionn.

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Aide de MagicWare 5

2.3.9

Listes paramtres
Cette fenentre vous permet de crer des listes d'impression personnalises. L'utlilisation de cette fonctionnalit requiert des connaissances en langage SQL. Rubriques associes effectuer une requte sur la base de donnes organiser les listes paramtres crer une fentre personnalise comprendre la structure de l'diteur de formulaire ajouter des composants raliser la mise en page afficher et imprimer un formulaire Cliquez sur Editeur SQL 102 Dossiers pour listes paramtres
93

Fentres dynamiques
Structure de la page 231

48

Composants 234 Mise en page 240 Aperu 246

Listes paramtres dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

Ouvrir une liste existante


Cliquez sur et pour faire dfiler les listes existantes ou sur fentre de choix des listes existantes. [Ctrl+O] pour ouvrir la

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Gnral

90

Crer ou modifier une liste


Cliquez sur courante. [Ctrl+N] pour crer une nouvelle liste ou sur [Ctrl+E] pour diter la liste

Nom du report : nom de la liste. Nom de la fentre lie : titre de la fentre dynamique (voir Fentres dynamiques laquelle le bouton Requte Faites glisser le nom d'une table depuis la liste situe droite en haut pour gnrer une requte de slection. Par exemple, pour la table des postes ouverts (POSTES_OUV), la requte suivante est gnre : SELECT * FROM POSTES_OUV WHERE SOC_ID = :SOC_ID La condition "SOC_ID = :SOC_ID" permet de crer un filtre en ne slectionnant que les enregistrements concernant la socit courante. La variable SOC_ID est automatiquement remplace par l'identifiant de la socit courante. De la mme manire, EX_ID reprsente l'identifiant de l'exercice courant. Les deux points prcdents ces variables indiquent qu'il s'agit d'un filtre paramtr et non d'une simple condition. Pour utiliser un filtre paramtr par l'utilisateur (slection de l'chance dans un calendrier, slection d'un client dans une liste), voir Paramtres ci-dessous. Au besoin, ajouter des conditions. Une fois qu'une table est slectionne ( droite en haut), vous pouvez consulter et faire glisser les champs de cette table ( droite en bas). va lancer l'impression de la liste.
48

) sur

Dans notre exemple : une condition pour le type de poste ouvert et un filtre paramtr pour les clients, niveaux de rappel, mots-cls et chances (voir Paramtres ci-dessous). Paramtres

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Aide de MagicWare 5 Cet onglet vous permet de dfinir la source et le format des filtres paramtrs (voir Requte cidessus).

Dans la zone Paramtres de la requte, slectionnez le paramtre de la requte que vous voulez configurer. Voici un exemple illustrant les diffrents types de donne :

Paramtres Code mandat Client du Client au Echance Niveau de rappel Mot-Cl Bloqus

Type de donne Chane de caractre Choix > requte Choix > requte Date Numrique Chane de caractre Vrai / faux

Valeur par dfaut Aucune valeur par dfaut 1 4000 Date du jour 0 % Aucune valeur par dfaut

Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications.

[Ctrl+Z] pour annuler les

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Gnral Une fois enregistre, la liste est disponible dans le menu Impression. Il reste cependant disposer correctement les donnes en vue de l'impression. Excution

92

Cliquez sur

pour afficher le rsultat de la requte sous forme de liste.

Cliquez sur [Ctrl+E] pour effectuer la mise en page de la liste en vue de l'impression (voir rubrique Edition des listes 228 dans les annexes de ce manuel). Cliquez sur afficher sous forme d'aperu, sur pour imprimer directement la liste, sur pour afficher sous forme de pdf ou sur pour envoyer par email (pdf en pice jointe).

Supprimer une liste


Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer la liste courante.

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93

Aide de MagicWare 5

2.3.10 Dossiers pour listes paramtres


Cette fenentre vous permet d'organiser vos listes paramtres sous la forme d'une arborescence de rpertoires. Rubriques associes effectuer une requte sur la base de donnes diter une liste existante comprendre la structure de l'diteur de formulaire ajouter des composants raliser la mise en page afficher et imprimer un formulaire Editeur SQL 102 Listes paramtres
Structure de la page
89

231

Composants 234 Mise en page 240 Aperu 246

Cliquez sur Dossiers pour listes paramtres dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

Cliquez sur Ajouter une dossier pour crer un nouveau rpertoire l'intrieur du rpertoire courant. Faites glisser un rpertoire ou une liste paramtre dans un rpertoire pour en faire son parent. Slectionnez et cliquez avec le bouton de droite de la souris sur un rpertoire pour le supprimer Cliquez sur Cliquez sur pour descendre un rpertoire ou une liste paramtre. pour monter un rpertoire ou une liste paramtre.

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Gnral Cliquez sur Cliquez sur

94

pour faire monter un rpertoire ou une liste paramtre dans la hirarchie. pour dvelopper toute l'arborescence ou sur pour la rduire.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications puis sur Fermer.

2.3.11 Import BMC


Cliquez sur Import BMC dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

Journal des critures Balance des soldes Plan comptable Options Supprimer les journaux Supprimer les comptes Supprimer les codes de TVA Supprimer les critures

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95

Aide de MagicWare 5

2.3.12 Import postes ouverts BMC


Cliquez sur Admin. Import postes ouverts BMC dans la barre de navigation ou dans le menu

Journal des postes ouverts Effacer les clients Effacer les postes ouverts Status

2.3.13 Importation de donnes


Cette fentre vous permet d'importer des donnes partir d'autres logiciels (Winbiz, Selectline, Winway Z, Selectline 30, CSV). Cliquez sur Admin. Importation de donnes dans la barre de navigation ou dans le menu

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Gnral

96

Choisissez si vous voulez importer les donnes dans la socit courante ou dans une autre socit. Cliquez sur Suivant.

Slectionnez le programme depuis lequel vous souhaitez importer les donnes.

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Aide de MagicWare 5 Rpertoire Winbiz data : cochez si vous souhaitez que les donnes importes crasent les donnes existantes Cliquez sur Suivant.

WinBIZ 8

Rpertoire Winbiz : emplacement des donnes Winbiz. Cliquez sur pour actualiser la liste des mandats.

Cliquez sur le mandat reprendre puis cliquez sur Importer.

SelectLine Fibu BDE 9

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Gnral

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Rpertoire SelectLine : emplacement des donnes SelectLine Fibu BDE (sous-rpertoire DATEN de l'installation). Cliquez sur pour actualiser la liste des mandats.

Cliquez sur le mandat reprendre puis cliquez sur Importer.

Winway Z
Les donnes de Winway Z sont stockes dans un fichier de base de donnes Access. Pour pouvoir l'importer, il faut suivre les tapes suivantes: Faites une copie du fichier *.mdb qui correspond votre mandat. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la copie et dcocher la case Lecture seule. Ouvrez le fichier avec Microsoft Access et rpondez oui la proposition de convertir la base de donnes. Le fichier est maintenant prte tre utilis.

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Aide de MagicWare 5

Rpertoire Winway Z / Sage 30 : fichier de base de donnes *.mdb Access. Cliquez sur Importer.

Fichier CSV
Les fichiers CSV peuvent tre crs avec un tableur (Microsoft Excel, OpenOffice Calc,...). La disposition des colonnes doit correspondre ceci:

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100

Avant d'importer les critures partir du fichier CSV, vous devez crer les comptes et les journaux utiliss. Si vous n'indiquez pas de journal (comme dans l'exemple ci-dessus), un journal par mois est cr (01 pour janvier, 02 pour fvrier, 03 pour mars, 04 pour avril,...).

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101

Aide de MagicWare 5

Fichier CSV importer : fichier *.csv cr ci-dessus. Cliquez sur Importer.

2.3.14 Contrle des donnes


Il peut arriver que les identifiants dans la base de donnes ne correspondent plus aux identifiants attribus automatiquement par le logiciel lors de la saisie des critures. Cela peut par exemple tre le cas si, aprs une restauration, l'enregistrement d'une saisie vous renvoie un message d'erreur vous indiquant que vous ne pouvez pas enregistrer les critures dans les postes ouverts. Le contrle des donnes vous permet alors de recalculer l'tat des identifiants dans la base de donnes et ainsi rajuster l'attribution automatique du logiciel. Le contrle des donnes vrifie galement l'intgrit des critures (quilibre dbit/crdit), la prsence des gnrateurs ainsi que l'existence d'critures orphelines (par exemple: une facture supprime dont les critures apparaissent encore). Cliquez sur Contrle des donnes dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

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Gnral

102

Cliquez sur

pour lancer le contrle des donnes.

2.3.15 Editeur SQL


Cette fentre vous permet d'effectuer des requtes dans votre base de donnes. L'utlilisation de cette fonctionnalit requiert des connaissances en langage SQL. Rubriques associes crer une liste d'impression personnalise Listes paramtres
89

Cliquez sur Editeur SQL dans la barre de navigation ou dans le menu Admin. Editeur de requte Cliquez sur pour afficher l'diteur.

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Aide de MagicWare 5

Saisissez votre requte dans la zone de saisie. Cliquez sur [F9] pour envoyer la requte.

Le rsultat s'affiche dans la fentre du bas. Lorsque vous vous trouvez dans une fentre de choix de formulaire (voir Edition des listes 228 ), tapez [F3].

Un lien apparat au fond de la fentre.

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Gnral Cliquez sur le lien pour ouvrir le fichier SQL. Explorateur Cliquer sur pour afficher l'explorateur.

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Sur la partie de gauche, la liste des tables s'affiche. Cliquez sur une table pour afficher la liste des champs dans la partie de droite. Sessions Cliquer sur pour afficher le gestionnaire de sessions.

Cliquez avec le bouton de droite de la souris pour fermer une session. Journal Cliquer sur pour afficher le journal.

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105

Aide de MagicWare 5

2.3.16 Historique des impressions


Cette fentre vous permet de reprendre tous les formulaires imprims ou ouverts avec l'aperu avant impression (voir Impression des formulaires 25 ). Pour pouvoir utiliser l'historique des impressions, il faut d'abord activer l'archivage des impressions (voir Prfrences 59 : Archivage des impressions). Cliquez sur Admin. Historique impressions dans la barre de navigation ou dans le menu

Cliquez sur le formulaire imprimer ou consulter.

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Gnral Cliquez sur Cliquez sur [Ctrl+P] pour ouvrir l'aperu. [Ctrl+P] pour confirmer l'impression.

106

2.3.17 Traductions systme


Cette fentre vous permet de modifier une traduction pour le nom des diffrents lments (boutons, labels, fentres, menus,...). Cliquez sur Traductions systme dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

Identifiant : identifiant de l'lment (proprit Name du composant). LIB : pour les listes droulantes (par exemple les titres: monsieur, madame, docteur,...): valeur du champ de la table SYSLIB Franais : texte en franais. Franais (aide) : texte de l'aide en franais (s'affiche en survolant l'lment avec la souris) Voir aide : afficher l'aide au survol de la souris Type : 0

2.3.18 Messages systme


Cette fentre vous permet de traduire les diffrents messages systme (avertissement, confirmation, erreurs,...). Cliquez sur Messages systme dans la barre de navigation ou dans le menu Admin.

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107

Aide de MagicWare 5

Message ID : identifiant du message. Franais : texte en franais. Allemand : texte en allemand. Autre : texte dans une 3me langue.

2.4
2.4.1

Aide
Aide
L'aide est accessible dans la barre de navigation, dans le menu Aide ou tout moment en tapant sur [F1]. Cliquez sur Aide dans la barre de navigation ou dans le menu Aide.

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Gnral

108

Tapez [F1] dans la fentre pour laquelle vous avez besoin de support pour ouvrir la rubrique correspondante de l'aide. Tlchargez la dernire version du manuel sur magicware.ch au format *.pdf ou *.chm.

2.4.2

A propos
Informations sur Auteur, Nom et Version du logiciel, Copyright. Rubriques associes mettre jour Magicware installer Magicware Cliquez sur
Mise jour
55 1

Configuration et installation

A propos dans la barre de navigation ou dans le menu Aide.

Cliquez sur la croix en haut droite de la fentre pour la refermer.

2.4.3

Enregistrement du logiciel: identifiant et cl personnelle


Cette fentre vous permet de vous enregistrer afin de passer du mode dmonstration au mode complet (voir Dmarrer avec MagicWare 8 ). L'enregistrement ne ncessite aucune rinstallation particulire et permet de continuer travailler avec les donnes dj saisies en mode Dmonstration. Cliquez sur Enregistrement dans la barre de navigation ou dans le menu Aide.

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109

Aide de MagicWare 5 Saisissez votre Identifiant et votre Cl personnelle qui figurent sur le contrat de licence. Cliquez sur Ok pour vous enregistrer. Si vous tes bien enregistr, Enregistrement n'apparat plus dans le menu Aide. Une fois enregistr, et tant que vous n'avez pas dfini vos propres utilisateurs, le Login ADMIN sans mot de passe doit tre utilis (voir Utilisateurs et autorisations 70 ).

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Comptabilit

110

3
3.1
3.1.1

Comptabilit
Journaux
Journaux
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer un journal. Pour bloquer, importer ou exporter un journal, voir Liste des journaux 111 . Rubriques associes bloquer, importer ou exporter un journal reprendre les journaux d'une socit existante Cliquez sur Journaux. Liste des journaux 111 Reprise des journaux 115

Journaux dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit /

Ouvrir un journal existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les journaux existants ou sur fentre de choix des journaux existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier un journal


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer un nouveau journal ou sur journal courant. [Ctrl+E] pour diter le

Id. journal : identifiant du journal courant. Cet identifiant est utilis lors de la saisie (voir Saisie des critures 157 : Journal ; Saisie des factures 128 : Id. journal ; Saisie des paiements 131 : Id. journal ; Facture 186 : Journal ; Devis 181 : Journal) Description : description du journal courant.

Terrettaz Informatique 2004-2009

111

Aide de MagicWare 5 Date de dbut et de fin : date de dbut et de fin du journal courant. Bloqu : cochez pour ne plus autoriser de saisie dans le journal courant. Dbit : indication de l'tat du journal, total au dbit. Crdit : indication de l'tat du journal, total au crdit. Solde : indication de l'tat du journal, solde. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. [Ctrl+Z] pour annuler les

Supprimer un journal
Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer le journal courant.

3.1.2

Liste des journaux


Cette fentre vous permet d'ajouter, modifier, supprimer, bloquer, importer ou exporter un journal. Rubriques associes ajouter, modifier ou supprimer un journal reprendre les journaux d'une socit existante
Journaux 110

Reprise des journaux 115

Cliquez sur Liste des journaux dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Journaux.

Terrettaz Informatique 2004-2009

Comptabilit

112

La grille prsente les journaux classs par identifiant. Si un journal n'est pas en quilibre (Dbit diffrent de Crdit) il s'affiche en rouge.

Crer ou modifier un journal


Cliquez sur pour crer un nouveau journal ou sur pour diter le journal slectionn.

Terrettaz Informatique 2004-2009

113

Aide de MagicWare 5

Id. journal : identifiant du journal. Cet identifiant est utilis lors de la saisie (voir Saisie des critures 157 : Journal ; Saisie des factures 128 : Id. journal ; Saisie des paiements 131 : Id. journal ; Facture 186 : Journal ; Devis 181 : Journal) Description : description du journal courant. Date de dbut et de fin : date de dbut et de fin du journal. Bloqu : cochez pour ne plus autoriser de saisie dans le journal. Dbit : indication de l'tat du journal, total au dbit. Crdit : indication de l'tat du journal, total au crdit. Solde : indication de l'tat du journal, solde. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. [Ctrl+Z] pour annuler les

Supprimer un journal
Cliquez sur pour supprimer le journal slectionn.

Importer ou Exporter un journal


Importer Cliquez sur pour importer un journal.

Terrettaz Informatique 2004-2009

Comptabilit

114

Slectionner le fichier au format *.mwl et cliquez sur ouvrir ou double-cliquez sur le fichier importer. Exporter Cliquez sur pour exporter un journal.

Nommez le fichier dans le champ Nom du fichier. Cliquez sur enregistrer pour exporter le journal au format *.mwl.

Terrettaz Informatique 2004-2009

115

Aide de MagicWare 5

3.1.3

Reprise des journaux


Cette fentre vous permet de reprendre les journaux d'une socit existante, avec les critures qu'ils contiennent mais sans les postes ouverts. Ceci est utile si vous n'avez pas repris les journaux lors de la cration d'un nouveau mandat/exercice (voir Cration mandat/exercice 30 : Cration automatique des journaux). Ceci vous vite de devoir crer chaque journal (voir Journaux 110 ) un un. Pour bloquer, importer ou exporter un journal, voir Liste des journaux 111 . Rubriques associes ajouter, modifier ou supprimer un journal bloquer, importer ou exporter un journal
Journaux 110

Liste des journaux 111

Cliquez sur Reprise des journaux dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Journaux.

Gnral

Mandat source : cliquez sur pour slectionner le mandat comprenant l'exercice qui comprend les journaux reprendre. Exercice source : cliquez sur reprendre. A partir de : cliquez sur Jusqu' : cliquez sur pour slectionner l'exercice comprenant les journaux

pour slectionner le premier journal reprendre. pour slectionner le dernier journal reprendre. pour annuler la reprise et

Cliquez sur pour excuter la reprise des journaux ou sur fermer la fentre.

Options

Terrettaz Informatique 2004-2009

Comptabilit

116

Extourner le journal : cochez pour extourner les journaux repris (inverser les critures). Changer la date des critures : cochez pour changer la date des critures des journaux repris. Nouvelle date : dfinir la nouvelle date des critures des journaux repris.

3.1.4

Reprise des journaux de caisses


Cette fentre vous permet de reprendre les journaux de caisse enregistrs dans le programme Journal de caisse 246 . Cliquez sur Reprise des journaux de caisses dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Journaux.

Fichier importer : cliquez sur pour ouvrir l'explorateur et slectionner le fichier *.zip. Pour crer un fichier de reprise des journaux de caisses, voir Journal de caisse 246 . Caisse : cliquez sur Priode : cliquez sur pour slectionner la caisse importer. pour slectionner le mois importer. pour slectionner le journal de comptabilisation. Pour crer un

Destination : cliquez sur journal, voir Journaux 110 .

Cliquez sur pour excuter la reprise des journaux ou sur fermer la fentre.

pour annuler la reprise et

Terrettaz Informatique 2004-2009

117

Aide de MagicWare 5

3.2
3.2.1

Comptes
Comptes
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer un compte ainsi que d'importer des comptes depuis un fichier. Pour consulter la liste des comptes, voir Liste des comptes 125 . Pour connatre l'tat des comptes sur une priode donne ou imprimer un extrait de compte, voir Extrait de compte 121 . Pour reprendre l'ensemble des comptes d'un autre exercice, voir Reprise des comptes 124 . Pour importer un plan comptable standard, voir Import / Export 78 : Importer un plan comptable standard. Rubriques associes consulter la liste des comptes connatre l'tat des comptes sur une priode donne ou imprimer un extrait de compte reprendre l'ensemble des comptes d'un autre exercice importer un plan comptable standard Cliquez sur Comptes. Liste des comptes 125 Extrait de compte 121 Reprise des comptes 124 Import / Export
78

Comptes dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit /

Ouvrir un compte existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les comptes existants ou sur fentre de choix des comptes existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Terrettaz Informatique 2004-2009

Comptabilit

118

Changer le numro d'un compte


Vous ne pouvez pas modifier le numro d'un compte depuis le mode dition. Cliquez sur .

Saisissez le nouveau numro de compte et modifiez, au besoin, sa classe. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les modifications apportes.

Crer ou modifier un compte


Cliquez sur compte. [Ctrl+N] pour crer un nouveau compte ou sur [Ctrl+E] pour diter le

No compte : identifiant du compte : vous ne pouvez pas le modifier depuis le mode dition (voir Changer le numro d'un compte ci-dessus). Intitul : intitul du compte. Classe : classe du compte courant [actifs / passifs / charges / produits / autres] : vous pouvez galement la modifier en cliquant sur (voir Changer le numro d'un compte cidessus). Monnaie : monnaie du compte. Rflchir sur : indiquez le compte sur lequel rflchir les montants ngatifs afin d'afficher des montants positifs dans le bilan 149 . Si un compte actif a un solde ngatif (Crdit > Dbit), son solde sera rflchi sur un compte passif. Ainsi il apparatra en positif au crdit du compte passif introduit ici. De mme, si un compte passif a un solde positif (Dbit > Crdit), son solde sera rflchi sur un compte actif. Ainsi, il apparatra en positif au dbit du compte actif introduit ici.Ceci est utile par exemple si le dbit d'un compte Emprunt (Passif) devient suprieur au crdit en cours d'exercice. En introduisant un compte rflchi Epargne (Actif), vous transfrez les montants d'un compte passif avec un solde ngatif vers un compte actif avec un solde positif. Si le dbit devient nouveau infrieur au crdit, le compte ne sera pas rflchi. Cpte regroupement : indiquez le compte sur lequel sont regroupes les critures du compte courant. Ceci est utile par exemple si vous avez cr un compte par client et que vous souhaitez n'afficher que le solde de tous les comptes clients dans le bilan. Pour le faire, indiquez le mme compte de regroupement pour chacun de vos clients. Type d'impt : type d'impt du compte, dpend du Code TVA ci-dessous. Code TVA : code TVA du compte, dpend du Type d'impt ci-dessus.

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119

Aide de MagicWare 5 Taux de rcup. : taux de rcupration du compte, modifiable uniquement si l'option Part. soumise sur compte est active (voir Socit / Exercice / Configuration 60 ). Solde initial : solde initial en francs suisses. Solde in. ME : solde initial en monnaie trangre (voir Monnaie ci-dessus). Dbit : total au dbit du compte. Crdit : total au crdit du compte. Solde : solde du compte. Titre : cochez s'il s'agit d'un titre (pas d'criture). Activer l'enreg. d'cr. analytiques : cochez pour enregistrer des critures analytiques avec ce compte (voir Centres d'analyse 139 ). Budget : solde budgt. Utilis dans les bilans Excel (voir Bilan et Compte d'exploitation Excel 151 : #B et # BC). Pas de saisie directe : cochez pour bloquer la saisie d'criture dans ce compte (dans le cas d'un module externe gnrant les critures). Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. [Ctrl+Z] pour annuler les

Importer des comptes depuis un fichier


Vous pouvez importer les comptes depuis un fichier au format *.csv. Pour crer un fichier *.csv , crez tout d'abord une nouvelle feuille de calcul avec Excel ou OpenOffice et crez les colonnes suivantes :

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Comptabilit COLONNES DU FICHIER EXCEL colonne A DESCRIPTION

120

CHAMP CORRESPONDANT (voir ci-dessus) No compte

colonne B

colonne C

colonne D colonne E

numro du compte : 1000 = Caisse 1020 = Banque ... nom du compte : Caisse Banque ... code TVA : 01 = CA - Taux normal 02 = CA - Taux rduit ... solde initial en francs suisses monnaie : CHF EUR USD ... type d'impt CA = sur chiffre d'affaire IP = impt pralable titre : 1 = titre 0 = pas titre classe : 1 = actif 2 = passif 3 = charge 4 = produit 9 = autre (par dfaut)

Intitul

Code TVA

Solde initial Monnaie

colonne F

Type d'impt

colonne G

Titre

colonne H

Classe

Saisisez vos donnes ou copiez-les dans les colonnes correspondantes partir de vos documents.

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121

Aide de MagicWare 5 Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous... . Slectionnez l'emplacement, le nom et le type de votre fichier : CSV (sparateur: point-virgule)(*.csv). Cliquez sur pour slectionner le fichier contenant les comptes.

Slectionnez votre fichier et cliquez sur ouvrir.

Supprimer un compte
Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer le compte.

3.2.2

Extrait de compte
L'Extrait compte vous permet de connatre l'tat de chaque compte sur une priode donne ainsi que d'imprimer l'extrait. Pour crer un compte ou pour importer des comptes depuis un fichier, voir Comptes 117 . Pour consulter la liste des comptes, voir Liste des comptes 125 . Rubriques associes ajouter, modifier ou supprimer un compte; importer des comptes depuis un fichier consulter la liste des comptes reprendre l'ensemble des comptes d'un autre exercice importer un plan comptable standard
Comptes 117

Liste des comptes 125 Reprise des comptes 124 Import / Export
78

Cliquez sur Extrait compte dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Extrait compte.

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Comptabilit

122

Compte : numro du compte consulter. Du... au... : cliquez sur pour slectionner la priode considrer.

Afficher solde antrieur : cochez pour afficher le solde antrieur aux dates slectionnes. Afficher solde postrieur : cochez pour afficher le solde postrieur aux dates slectionnes. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur une criture et slectionnez Ouvrir le document pour ouvrir la pice au format *.tif attache l'criture (voir Saisie 159 : Pice).

3.2.3

Soldes d'ouverture
Cette fentre vous permet de consulter et de modifier les soldes nouveau ou soldes reports de l'exercice prcdent. Cliquez sur Soldes d'ouverture dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Comptes.

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123

Aide de MagicWare 5

Cliquez, dans les colonne Dbit /Crdit ou Dbit / Crdit ME (Monnaie Etrangre), sur les champs dont le fond est jaune pour modifier le montant des soldes d'ouverture. Pour les comptes de regroupement, vous avez la possibilit de saisir un solde intial si vous ne souhaitez pas saisir les soldes initiaux de chaque compte regroup sparment. Pour crer un compte de regroupement, voir Comptes 117 : Cpte de regroupement. Cliquez avec le bouton de droite de la souris dans la grille pour afficher le menu.

Tout mettre zro : rinitialise tous les soldes. Annuler : annule la dernire saisie. Export Excel : convertit le tableau au format excel. Export Html : convertit le tableau au format html.

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Comptabilit Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications.

124

3.2.4

Reprise des comptes


Cette fentre vous permet de reprendre le plan comptable d'un mandat existant. Ceci est utile si vous n'avez pas repris de plan comptable lors de la cration d'un nouveau mandat/exercice (voir Cration mandat/exercice 30 : Ne pas reprendre de plan comptable). Ceci vous vite de devoir crer chaque compte (voir Comptes 117 ). Pour importer un plan comptable standard (KAEFFER, PME, USAM) et les codes TVA, voir Import / Export 78 : Importer un plan comptable standard. Pour importer des comptes depuis un fichier, voir Comptes 117 : Importer des comptes depuis un fichier. Rubriques associes ajouter, modifier ou supprimer un compte; importer des comptes depuis un fichier consulter la liste des comptes connatre l'tat des comptes sur une priode donne ou imprimer un extrait de compte importer un plan comptable standard
Comptes 117

Liste des comptes 125 Extrait de compte 121 Import / Export

78

Cliquez sur Reprise des comptes dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Reprise des comptes.

Mandat source : cliquez sur pour slectionner le mandat dont vous voulez reprendre le plan comptable (voir Configuration 60 : Socit - Code mandat). Exercice source : cliquez sur pour slectionner l'exercice dont vous voulez reprendre le plan comptable (voir Configuration 60 : Exercice - Exercice). Reprise du plan comptable : cochez pour reprendre les ordres d'impression du plan comptable (voir Ordre d'impression du plan comptable 126 ). Mise jour des soldes initiaux : cochez pour reprendre les soldes initiaux des comptes de l'exercice source (voir Comptes 117 : Solde initial).

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125

Aide de MagicWare 5

3.2.5

Liste des comptes


Cette fentre vous permet de consulter la liste des comptes, d'ajouter, modifier ou supprimer un compte. Pour crer un compte ou pour importer des comptes depuis un fichier, voir Comptes 117 . Pour connatre l'tat des comptes sur une priode donne ou imprimer un extrait de compte, voir Extrait de compte 121 . Rubriques associes ajouter, modifier ou supprimer un compte; importer des comptes depuis un fichier connatre l'tat des comptes sur une priode donne ou imprimer un extrait de compte reprendre l'ensemble des comptes d'un autre exercice importer un plan comptable standard
Comptes 117

Extrait de compte 121 Reprise des comptes 124 Import / Export


78

Cliquez sur Liste des comptes dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Comptes.

Ne pas afficher les comptes utilisant le regroupement : cochez pour ne pas afficher les comptes utilisant le regroupement. Pour crer un compte de regroupement, voir Comptes 117 : Cpte de regroupement. Filtre : saisissez un numro de compte.

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Comptabilit Classes de compte

126

Les diffrents onglets permettent de trier les comptes par classes. Pour dfinir la classe d'un compte, voir Comptes 117 : Classe. Tous les comptes : affiche tous les comptes. Actif : affiche les comptes Actifs. Passif : affiche les comptes Passifs. Charge : affiche les comptes de Charge. Produit : affiche les comptes de Produit. Non dfini : affiche les comptes dont la classe a t dfinie comme Autres.

3.2.6

Ordre d'impression du plan comptable


Cette fentre vous permet de personnaliser la prsentation de votre plan comptable. Plusieurs prsentations peuvent tre enregistres. Rubriques associes Imprimer votre bilan personnalis
Bilan 149

Cliquez sur Ordre d'impression du plan comptable dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Comptes.

Terrettaz Informatique 2004-2009

127

Aide de MagicWare 5

Cliquez sur et pour faire dfiler les plans existants ou sur fentre de choix des plans existants.

[Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier un ordre d'impression du plan comptable


Cliquez sur courant. [Ctrl+N] pour crer un nouveau plan ou sur [Ctrl+E] pour diter le plan

Identifiant : identifiant du plan comptable. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur un compte pour le cacher ou le montrer dans le bilan. Dplacez un compte sur un autre pour dfinir ce-dernier comme son parent. Cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur pour descendre le compte dans le plan ou sur pour faire monter le compte dans la hirarchie. pour trier les comptes automatiquement. pour dvelopper toute l'arborescence ou sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur pour la rduire. [Ctrl+Z] pour annuler les pour le monter.

Terrettaz Informatique 2004-2009

Comptabilit modifications.

128

Supprimer un ordre d'impression du plan comptable


Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer le plan comptable courant.

3.3
3.3.1

Tiers
Saisie des factures
Cette fentre vous permet de saisir les critures de tiers (dbiteurs et cranciers). Si vous avez choisi l'option Mode de perception : convenu (voir Configuration 60 ), la comptabilisation se fait sur la base des factures : les factures sont immdiatement comptabilises en comptabilit gnrale, dans le compte de collectif rattach au tiers (voir Compte collectif : Clients 170 : Compte collectif ; Fournisseurs 198 : Compte collectif). Dans le cas de l'option Mode de perception : reu, la comptabilisation se fait sur la base des paiements (voir Saisie des paiements 131 ) : aucune criture n'est passe lors de la saisie d'une facture, les critures de comptabilit gnrale sont passes lors du paiement de la facture. L'AFC (Administration fdrale des contributions) accepte le mode de comptabilisation reu pour autant que vous ne comptabilisiez pas les critures de tiers dans des comptes collectifs (comptes regroupant les dbiteurs ou les cranciers). Rubriques associes saisir une facture dtaille gnrer des rappels saisir un devis saisir un paiement utiliser des variables dans les textes enregistrer les libells les plus utiliss enregistrer des valeurs par dfaut [F6] Factures dbiteurs 186 Rappels 190 Devis 181 Saisie des paiements 131 Codes de champ Libells
87 18 16

Raccourcis

Cliquez sur Saisie des factures dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Tiers.

Facture

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129

Aide de MagicWare 5

Utilisez [Enter] pour passer rapidement d'un champ au suivant. Utilisez [F4] pour ouvrir une fentre de choix pour le champ dans lequel vous vous trouvez. Utilisez [F6] pour entrer des valeurs par dfaut. Type de PO : type de Poste Ouvert : Facture Dbiteur / Note de Crdit Dbiteur / Facture Crancier / Note de Crdit Crancier. No Document : numro unique de document, pour configurer les numros de facture, voir Configuration 60 : Dbiteur / Crancier - Prochain numro de facture. Id. journal : identifiant du journal. Pour crer un journal, voir Journaux 110 . Pour bloquer, importer ou exporter un journal, voir Liste des journaux 111 . Adresse : numro du client ou du fournisseur (dpend du Type de PO). Date doc. : date du document pour le calcul de l'chance (peut dpasser les limites de l'exercice comptable). Texte : pour entrer des textes variables, voir Codes de champ Montant : montant total.
16

Pour saisir des montants hors-taxes, appuyez sur F8 et slectionnez Saisir les montants HT.

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Comptabilit

130

Monnaie : selon les paramtres du client ou du fournisseur (voir Clients 170 / Fournisseurs 198 ). Pour crer une monnaie, voir Monnaie 41 ou slectionnez Nouveau dans la liste droulante. Cours : selon les paramtres des monnaies (voir Monnaie
41

: Cours).

Pour les factures en monnaie trangre: si vous modifiez la date de la facture, veillez slectionner nouveau la monnaie afin de rcuprer le cours de la date choisie. Cond. paiement : pour crer une nouvelle condition, voir Conditions de paiements slectionnez Nouveau dans la liste droulante. Echance : date de l'chance. Compte : compte du dbiteur (p.ex. : 1050 pour le plan USAM) ou du fournisseur (p.ex. : 2000 pour le plan USAM). Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Date criture : date de l'criture (ne peut pas dpasser les limites de l'exercice comptable). Libell : texte de la contre-partie Montant : montant rpartir, peut tre une portion du montant total (voir ci-dessus) si vous souhaitez rpartir le montant sur plusieurs comptes de contre-partie. A rpartir : indication de montant non-rparti, vous pouvez insrer une autre contre-partie. Cpte de produit / charge : compte de produit ou de charge, les comptes par dfaut peuvent tre dfinis dans la configuration des mandats et exercices (Configuration 60 : Dbiteur/Crancier - Compte de produit / Compte de charge) ainsi que pour chaque client ou fournisseur individuellement (voir Clients 170 ; Fournisseurs 198 ). Vous pouvez insrer plusieurs comptes de contre-parties. Cliquez sur pour supprimer une contre-partie. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Analyse : analytique : centre d'analyse dans lequel enregistrer l'criture (pour crer ou modifier un centre d'analyse, voir Centres d'analyse 139 ). Pour pouvoir utiliser cette option, le compte utilis doit avoir l'option Activer l'enreg. d'cr. analytiques active (voir Comptes 117 ). Priode : analytique : saisissez la priode de dpart. Rpart. : analytique : saisissez le nombre de priodes sur lesquelles rpartir le montant. Dossier : analytique : saissez le numro de dossier concern. Code TVA : type de TVA (dpend du Type de PO, pour crer une nouvelle TVA, voir
43

ou

Terrettaz Informatique 2004-2009

131

Aide de MagicWare 5 TVA 137 ). Montant TVA : indication du montant TVA (dpend du Type de TVA). [Enter] ou [F10] pour passer l'criture dans les comptes.

3.3.2

Saisie des paiements


Cette fentre vous permet de saisir manuellement les paiements de tiers (dbiteurs et cranciers). Si vous avez choisi l'option Mode de perception : convenu (voir Configuration 60 ), la comptabilisation se fait sur la base des factures : les factures sont immdiatement comptabilises en comptabilit gnrale, dans le compte de collectif rattach au tiers (voir Compte collectif : Clients 170 et Fournisseurs 198 ). Dans le cas de l'option Mode de perception : reu, la comptabilisation se fait sur la base des paiements (voir Saisie des paiements 131 ) : aucune criture n'est passe lors de la saisie d'une facture, les critures de comptabilit gnrale sont passes lors du paiement de la facture. L'AFC (Administration fdrale des contributions) accepte le mode de comptabilisation reu pour autant que vous ne comptabilisiez pas les critures de tiers dans des comptes collectifs (comptes regroupant les dbiteurs et les cranciers). Rubriques associes saisir une facture encaisser un BVR d'un client payer un fournisseur avec un DTA imprimer la liste des paiements utiliser des variables dans les textes enregistrer les libells les plus utiliss enregistrer des valeurs par dfaut [F6] Saisie des factures 128 Encaissements BVR
194

Gnrer ordre de paiement 208 Impression des encaissements d biteurs 219 Codes de champ 16 Libells
87 18

Raccourcis

Cliquez sur Saisie des paiements dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Tiers.

Terrettaz Informatique 2004-2009

Comptabilit

132

Utilisez [Enter] pour passer rapidement d'un champ au suivant. Utilisez [F4] pour ouvrir une fentre de choix pour le champ dans lequel vous vous trouvez. Utilisez [F6] pour entrer des valeurs par dfaut. Type de PO : type de Poste Ouvert : Facture Dbiteur / Facture Crancier. Date : date de l'criture. Id. journal : identifiant du journal. Pour crer un journal, voir Journaux 110 . Pour bloquer, importer ou exporter un journal, voir Liste des journaux 111 . Facture : numro de la facture encaisser ou payer. No de document : numro du paiement, reprend par dfaut le numro de la facture.

Si vous voulez effectuer un paiement sur plusieurs factures et/ou notes de crdits, laissez ce champ vide et cocher les documents ouverts dans la grille du bas. Adresse : numro du client ou du fournisseur. Libell : (pour entrer des textes variables, voir Codes de champ Mt paiement : montant rpartir.
16

).

Pour saisir des montants hors-taxes, appuyez sur F8 et slectionnez Saisir les montants HT.

Terrettaz Informatique 2004-2009

133

Aide de MagicWare 5

Banque : banque utilise pour effectuer le paiement, voir Banque Nouveau dans la liste droulante. tx : taux de conversion de la monnaie slectionne.

36

ou slectionnez

Correspondance : montant correspondant si la monnaie du paiement est diffrente de celle de la facture. Compte : compte du dbiteur (p.ex. : 1050 pour le plan USAM) ou du fournisseur (p.ex. : 2000 pour le plan USAM). Pour crer un compte, voir Comptes ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Rab. / escompte : pour activer le champ de saisie des rabais et escomptes, slectionnez les comptes d'escompte dans la configuration de la socit (voir Configuration 60 : Gnral - Escompte accord / Escompte obtenu). Compte frais banc. : pour dfinir la valeur par dfaut, voir Configuration 60 : Gnral Frais bancaires. Pour permettre la modification du compte de frais bancaires, voir Configuration 60 : Gnral - Comptes d'escompte et de frais bancaires modifiables. Frais bancaires : montant des frais bancaires. Cochez pour rattacher le paiement une criture du tiers slectionn.

Si vous voulez effectuer un paiement la fois sur une facture et une note de crdit, slectionnez d'abord la note de crdit et ensuite seulement la facture. [Enter] ou [F10] pour comptabiliser le paiement.

3.3.3

Extrait de compte de tiers


Cette fentre vous permet de consulter et d'imprimer un extrait de compte d'un ou de plusieurs tiers pour une priode donne : factures, notes de crdit, paiements, rappels, escomptes. Rubriques associes imprimer un extrait de compte dbiteur imprimer les postes ouverts dbiteurs imprimer les postes ouverts cranciers saisir une facture dbiteur saisir un paiement Impression d'un extrait de comptes dbite ur 219
Impression des postes ouverts dbiteurs 218 Impression des postes ouverts cranciers 222

Factures dbiteurs 186 Saisie des paiements 131

Cliquez sur Extrait de compte de tiers dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Tiers.

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Comptabilit

134

Cliquez sur

[F9] pour lancer la recherche selon les critres ci-dessous.

Dbiteurs / Cranciers : type de tiers dont vous souhaitez connatre l'tat de compte. No. facture : numro de facture. Compte de tiers : numro du tiers. Date du ... au ... : priode de temps observe. Monnaie : filtre par monnaie. Seulement PO : cochez pour n'inclure que les factures ouvertes.

Imprimer l'extrait de compte de tiers


Cliquez sur [Ctrl+P] pour ouvrir la fentre de choix des formats d'impression.

Terrettaz Informatique 2004-2009

135

Aide de MagicWare 5

Slectionnez le format souhait et cliquez sur

[Ctrl+P] pour lancer l'impression.

Rattacher deux critures


Vous pouvez associer deux critures d'un mme tiers afin de compenser une criture par une autre. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur une des critures associer et choisissez Garder pour rattach. . Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur la deuxime criture et choisissez Rattacher . Pour afficher les paiements et notes de crdits associs une facture, cliquer sur la croix dans la premire colonne afin de dvelopper l'arborescence.

Dissocier deux critures


Slectionnez une des critures dissocier. Cliquez sur [Ctrl+X] pour dissocier les critures.

Supprimer une criture


Cliquez sur pour supprimer l'criture slectionn.

Terrettaz Informatique 2004-2009

Comptabilit

136

3.3.4

Rechercher un document
Cette fentre vous permet de rechercher les documents par mots-cls. Pour en savoir plus sur la gestion des documents, voir FileMonitor sur www.magicware.ch/filemonitor.php. Cliquez sur Rechercher un document dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit / Tiers.

Relation des termes: cochez Et pour trouver les documents dans lesquels tous les motscls recherchs apparaissent. Cochez Ou pour trouver les documents dans lesquels au moins un des mots-cls recherchs apparat. Options de recherche : cochez Tout pour rechercher un terme approchant ou Par mot pour rechercher l'expression exacte. Date du ... au ... : slectionnez la priode concerne. Recherche : saisissez vos mots-cls. Cliquez sur .

Cliquez sur Aperu pour afficher ou masquer les documents au format *.TIF. Cliquez sur pour effectuer une rotation de 45 degrs vers la droite ou sur une rotation de 45 degrs vers la gauche. Cliquez sur l'aperu pour agrandir l'image. Cliquez sur gauche pour revenir la taille d'origine. pour effectuer

ou sur la miniature en haut

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137

Aide de MagicWare 5

3.4

Codes TVA
Cette fentre vous permet de consulter les codes TVA (Taxe sur la Valeur Ajoute), de les modifier, de les supprimer et d'en crer de nouveaux. Pour reprendre l'ensemble des codes TVA d'un autre exercice, voir Reprise des comptes 124 . Pour importer les codes TVA d'un plan comptable standard, voir Import / Export 78 : Importer un plan comptable standard. Pour attribuer des codes TVA aux comptes, voir Comptes 117 : Code TVA. Cliquez sur TVA dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit.

Ouvrir un code TVA existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les codes TVA existants ou sur la fentre de choix des codes TVA. [Ctrl+O] pour ouvrir

Crer ou modifier un code TVA


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer un nouveau code TVA ou sur code courant. Id. TVA : identifiant de la TVA. Gnral [Ctrl+E] pour diter le

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Comptabilit Dsignation : nom officiel Type d'impt : Impt sur le Chiffre d'Affaire ou Impt Pralable. Taux de rcup. : taux de rcupration. Compte : comptabilisation de la TVA due ou de la TVA dductible. Interdire la modification du montant TVA calcul : permet de garantir que les taux correspondent aux taux officiels. Arrondir 5 ct. : arrondit les montants 5 centimes. Formulaire TVA

138

Si vous voulez imprimer le dcompte TVA sur le formulaire officiel, compltez les champs suivants (vous pouvez commencer saisir les critures avant d'avoir paramtrer le formulaire TVA). Le plus simple est d'utiliser les codes prdfinis prsents dans le tableau ci-dessous. Num. dcompte : 010 / 020 / 110 / 111 / 130 Num. dduction : 040 / 042 / 043 / 044 / 045 Num. rpartition : 070 / 071 / 074 / 090 Tableau des codes TVA prdfinis

Cliquez

pour ajouter ou sur

pour supprimer un taux de TVA.

Date : date du dbut de validit du taux Taux : taux de TVA

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139

Aide de MagicWare 5 Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. [Ctrl+Z] pour annuler les

Supprimer un code TVA


Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer le code courant.

3.5

Centres d'analyse
Cette fentre vous permet de crer des centres d'analyse et des schmas de rpartition. Pour qu'une criture apparaisse dans un centre d'analyse donn, vous devez l'indiquer lors de la saisie de l'criture, de la facture ou lors de la lecture du bulletin de versement. Mais pour pouvoir le faire, il faut tout d'abord cocher Activer l'enreg. d'cr. analytiques sur la fiche du compte utilis. Rubriques associes configurer un compte pour l'utiliser dans un centre d'analyse enregistrer une criture dans un centre d'analyse enregistrer une facture dans un centre d'analyse enregistrer un bulletin de versements dans un centre d'analyse Comptes 117 Saisie des critures 157 Saisie des factures 128 Lecture des bulletins de versemen t 204

Cliquez sur Centres d'analyse dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit.

Ouvrir un centre d'analyse existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les budgets existants ou sur fentre de choix des budgets existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Editer un centre d'analyse existant

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Comptabilit Cliquez sur [Ctrl+E] pour diter le budget courant.

140

Crer un nouveau centre d'analyse


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer un nouveau budget.

No centre d'analyse : indentifiant du budget (utilis lors de la saisie des critures ou des factures). Description : description du budget. Schma de rpartition : cochez pour afficher les schmas de rpartitions (voir Schma de rpartition ci-dessous). Dans la colonne Budgets, saisissez le montant prvu pour le mois slectionn. Cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur pour diviser le montant par 12 et le rpartir sur les mois de l'anne. pour copier le montant pour tous les mois de l'anne. pour remettre tous les mois zro.

Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications apportes au budget ou sur [Ctrl+Z] pour revenir en arrire. Cliquez sur [Ctrl+P] pour imprimer les budgets.

Vous pouvez maintenant enregistrer des critures, des factures et des bulletins de versement dans le budget cr.

Schma de rpartition
Un schma de rpartition permet de rpartir les montants d'un centre d'analyse principal sur plusieurs centres d'analyses secondaires. Ceci permet de saisir toutes les critures sur le centre principal (par exemple Vhicules), et d'ensuite rpartir les montants saisis sur des sous-centres (par exemple Essence et Entretien). Cochez la case Schma de rpartition.

Terrettaz Informatique 2004-2009

141

Aide de MagicWare 5

Cliquez sur Cliquez sur

pour ajouter un centre de rpartition. pour supprimer un centre de rpartition.

Centre : numro du centre sur lequel on va rpartir le centre courant. Dsignation : dsignation du centre. Rpartition : pourcentage du centre courant concernant le centre de rpartition.

3.6

Diffrence cours
Cette fentre vous permet de gnrer des critures pour comptabiliser les gains ou les pertes sur les monnaies trangres dus aux fluctuations des cours (diffrence entre les montants comptabiliss et la valeur actuel des monnaies trangres). Rubriques associes dfinir les comptes de gain/perte de change Configuration 60 : Gnral - Cpt. pour tout le programme gain/perte de change dfinir les comptes de gain/perte de change Configuration 60 : Dbiteurs pour les dbiteurs Gain/Perte de change dfinir les comptes de gain/perte de change Configuration 60 : Cranciers pour les cranciers Gain/Perte de change Cliquez sur Diffrence cours dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit

Terrettaz Informatique 2004-2009

Comptabilit

142

La fentre affiche tous les comptes en monnaies trangres (pour crer un compte en monnaie trangre, voir Comptes 117 : Monnaie). Date : slectionnez la date de l'criture. Journal : slectionnez le journal. Analyse : analytique : centre d'analyse dans lequel enregistrer l'criture (pour crer ou modifier un centre d'analyse, voir Centres d'analyse 139 ). Pour pouvoir utiliser cette option, le compte utilis doit avoir l'option Activer l'enreg. d'cr. analytiques active (voir Comptes 117 ). Priode : analytique : saisissez la priode de dpart. Rpart. : analytique : saisissez le nombre de priodes sur lesquelles rpartir le montant. Dossier : analytique : saissez le numro de dossier concern. Libell : saisissez le libell de l'criture. Cochez les diffrences de change comptabiliser. Cliquez sur ou [F9] pour confirmer la comptabilisation.

Des critures sont maintenant enregistres dans les comptes de gain ou de perte de change.

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143

Aide de MagicWare 5

3.7

Immobilisation
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer vos immobilisations ainsi que leurs paramtres d'amortissement. Rubriques associes comptabiliser les amortissements imprimer l'tat des amortissements Cliquez sur Comptabiliser les amortissements 147 Amortissements 216

Immobilisations dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit

Ouvrir une immobilisation existante


Cliquez sur et pour faire dfiler les immobilisations existantes ou sur ouvrir la fentre de choix des immobilisations. [Ctrl+O] pour

Crer ou modifier une immobilisation


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer une nouvelle immobilisation ou sur l'immobilisation courante. Description Nom Description Emplacement Groupe : les groupes d'amortissement vous permettent de comptabiliser tous les [Ctrl+E] pour diter

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Comptabilit

144

amortissements d'un groupe en une seule fois (voir Comptabiliser les amortissements 147 ). Pour crer un nouveau groupe, cliquez sur Nouveau au fond de la liste droulante. Anne d'acquisition : titre informatif, n'entre pas en compte dans les calculs. Amortissement Cet onglet vous permet de dfinir les paramtres d'amortissement de vos immobilisations

Saisir manuellement le montant de l'acquisition : cochez si vous ne souhaitez pas que le programme reprenne automatiquement la valeur qui rsulte des acquistions / ventes (voir Acquisitions / Ventes ci-dessous). Valeur d'acquisition : valeur du bien amortir. Valeur amortie : valeur dj amortie (voir Tableau d'amortissement ci-dessous). Valeur rsiduelle : valeur restant amortir (Valeur d'acquisition - Valeur amortie). Valeur en fin d'amortissement : valeur exclue de l'amortissement. Taux de l'amortissement : pourcentage de la valeur total amortir chaque paiement. Type d'amortissement : mensuel / trimestriel / annuel. Date dbut amort. : date de dbut de l'amortissement. Mthode de calcul de l'amortissement : taux fixe / taux variable. Comptabilisation

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145

Aide de MagicWare 5

Cet onglet vous permet de configurer les paramtres de comptabilisation (voir Comptabiliser les amortissements 147 ). Compte de bilan : compte actif (direct) ou passif (indirect). Compte de charge : compte de charge concern par les amortissements. Journal : journal de comptabilisation. Tableau d'amortissement Cet onglet affiche les propositions d'amortissement en fonction des paramtres saisis dans l'onglet Amortissement (voir ci-desssus). Attention: le tableau n'tant pas actualiser automatiquement, il est ncessaire de le gnrer nouveau aprs chaque modification des paramtres.

Cliquez sur la petite flche droite du bouton amortissements pour actualiser le tableau.

et slectionnez Gnrer le tableau des

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Comptabilit

146

A chaque modification apporte aux immobilisations ou aux paramtres d'amortissement, vous devez effacer et gnrer le tableau nouveau : cliquez sur la petite flche droite du bouton et slectionnez Effacer le tableau des amortissements puis cliquez sur Gnrer le tableau des amortissements. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. Acquisitions / ventes Cet onglet vous permet d'enregistrer les acquisitions et ventes relative l'immobilisation courante. [Ctrl+Z] pour annuler les

Cliquez sur

[Ctrl+Alt+A] pour ajouter une transaction.

Date : date de la transaction. Dsignation : description de la transaction. Acquisition : montant de l'acquisition. Vente : montant de la vente. Cliquez sur [Ctrl+Alt+S] pour supprimer une transaction.

Comptabiliser un amortissement
Il existe deux possibilits de comptabiliser un amortissement: dans l'onglet Tableau d'amortissement (voir ci-dessous) ou dans la fentre Comptabiliser les amortissements (qui vous permet de comptabiliser plusieurs amortissements en une seule fois, voir Comptabiliser les amortissements 147 ).

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147

Aide de MagicWare 5 Slectionnez un amortissement dans l'onglet Tableau d'amortissement. Cliquez avec le bouton de droite de la souris et slectionnez Comptabiliser.

Au besoin modifiez le montant puis cliquez sur Ok. Les critures d'amortissement sont maintenant gnres. Si vous effectuez une comptabilisation partielle par rapport l'amortissement thorique, vous ne pouvez pas refaire une comptabilisation sur le mme amortissement pour le complter. Il faudra compenser avec une comptabilisation suprieure sur l'amortissement suivant. Vous pouvez cependant annuler un amortissement et le comptabiliser nouveau. Pour annuler l'amortissement, slectionnez-le, cliquez avec le bouton de droite de la souris et slectionnez Effacer la comptabilisation.

Les critures d'amortissement ne peuvent pas tre supprimes depuis la saisie des critures (voir Saisie des critures 157 ). Elles doivent obligatoirement tre supprimes depuis ici.

Supprimer une immobilisation


Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer l'immobilisation courante.

3.8

Comptabiliser les amortissements


Cette fentre vous permet de comptabiliser les amortissements de vos immobilisations par groupe ou sparment. Rubriques associes crer ou modifier les immobilisations imprimer l'tat des amortissements Immobilisation 143 Amortissements 216

Cliquez sur Comptabiliser les amortissements dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit.

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Comptabilit

148

Groupe / Immobilisation: slectionnez le groupe ou l'immobilisation dont vous voulez comptabiliser les amortissements. Cliquez sur Suivant.

Cliquez sur

pour supprimer l'criture slectionne.

Vous pouvez modifier les valeurs de la colonne A comptabiliser qui affiche les valeurs calcules selon les paramtres que vous avez dfini (voir Immobilisations 143 ). Cliquez sur Suivant.

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149

Aide de MagicWare 5

Dsignation : dsignation des critures gnres. Les codes {numero} et {nom} affichent respectivement le numro et le nom de l'amortissement tels que dfinis dans les paramtres de l'amortissement (voir Immobilisations 143 : Numro, Nom). Cliquez sur Terminer. Pour annuler une comptabilisation d'amortissement, voir Immobilisations 143 : Tableau d'amortissement.

3.9

Bilan et Compte d'exploitation


Cette fentre vous permet de consulter et d'imprimer un Bilan et un Compte d'exploitation. Vous pouvez choisir entre plusieurs prsentations possibles. Rubriques associes Crer vos propres prsentations Cliquez sur
Plan comptable 126

Bilan / CE dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit.

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Comptabilit

150

du... au... : priode prise en compte pour le bilan / CE. Plan comptable : slectionnez la prsentation de plan comptable souhaite. Pour crer une nouvelle prsentation voir Plan comptable 126 . Bilan : soldes de tous les comptes et Bnfice / Perte comptable. Ne pas afficher les comptes dont le solde est 0 : cochez pour n'afficher que les comptes dont le solde est diffrent de 0. Bilan : soldes de tous les comptes et Bnfice / Perte comptable. Compte d'exploitation : soldes des comptes d'exploitation et Bnfice / Perte d'exploitation.

Cliquez sur

[Ctrl+P] pour imprimer le Bilan/CE.

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151

Aide de MagicWare 5

3.10

Bilan et Compte d'exploitation Excel


Cette fentre vous permet de gnrer un Bilan sur la base d'un modle au format Excel (*.xls) avec exercice de comparaison. Vous pouvez galement crer de nouveaux modles de Bilan, ce qui vous assure un maximum de souplesse pour la mise en page de vos fascicules de comptes. Pour imprimer un Bilan/CE sans gnrer un fichier Excel, voir Bilan / CE 149 .

Utiliser le modle Exemple


Cliquez sur Bilan / CE (Excel) dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit.

Cliquez sur

et slectionnez le modle Exemple - bilan compar.

Feuilles : cochez pour choisir le type de bilan. Date du... au... : cliquez sur pour dterminer la priode considre. de gauche pour slectionner le mandat de

Exercice de comparaison : cliquez sur comparaison puis sur

de droite pour slectionner l'exercice de comparaison.

Ne pas afficher les comptes dont le solde est 0 : cochez pour ne faire apparatre que les comptes dont le solde est diffrent de 0. Afficher les comptes regroups : les comptes regroups n'apparaissent habituellement pas dans le bilan, seul le compte de regroupement apparat (voir Comptes 117 : Cpte regroupement). Cochez pour afficher les comptes regroups au lieu du compte de regroupement. Format des nombres : format Excel des nombres. Les sparateurs de milliers doivent tre indiqus par des virgules. A gauche des points-virgules, indiquez le format des nombres positifs. A droite, indiquez le format des nombres ngatifs). Exemple: #,##0.00;#,##0.00donne 1'234'567.89 en positif et 1'234'567.89- en ngatif

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Comptabilit Cliquez sur [F9] pour gnrer le bilan et ouvrir le fichier Excel.

152

Imprimez ou enregistrez le bilan dans un rpertoire de votre choix (Fichier - Enregistrer sous...).

Crer un modle Excel


Vous pouvez crer un nouveau modle pour personnaliser la prsentation de votre bilan en cliquant sur [Ctrl+N], mais si c'est le premier modle que vous crez, il est plus facile de se baser sur un modle existant. Cliquez sur et slectionnez le modle Exemple - bilan compar.

Slectionner le type de bilan. Cliquez sur [Ctrl+E] pour diter le modle.

Cliquez sur Fichier - Enregistrer sous... . Nommez votre modle.

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153

Aide de MagicWare 5 Le contenu du modle Excel se prsente sous la forme de codes Magicware (par exemple cellule B1 : "#NOM") ou Excel (par exemple cellule E12 : "=SOMME(E11:E12)"). Ces codes sont remplacs par les donnes de votre socit lorsque vous gnrez un bilan Excel dans Magicware. Dans le mode dition de modle, les codes Magicware sont prcds de # tandis que les codes Excel affichent 0.00 ou #VALEUR! (slectionnez la cellule pour modifier la formule dans la barre de formule). Vous pouvez modifier la disposition de ces codes, par exemple pour faire apparatre la date gauche (coupez-collez #DATE). Vous pouvez galement effacer un code, par exemple pour ne pas faire apparatre l'identifiant de l'utilisateur qui a gnr le formulaire (effacez #USR). Enfin vous pouvez ajouter un code qui ne figure pas dans le modle, par exemple pour afficher la date de dbut de l'anne de comparaison (tapez #DEBUTC). #TITRE : nom du fichier Excel. #MODELE : nom de la feuille Excel. #DATE(dd.mm.yy) : date de gnration du formulaire. yyyy yy mmmm mmm mm m dddd ddd dd d hh h nn n ss s z zzz anne sur quatre chiffres : 2009 anne sur deux chiffres : 09 mois en clair : janvier mois en abrg : jan. mois sur deux chiffres : 01 mois sur un ou deux chiffres : 1 jour en clair : dimanche jour en abrg : dim. jour sur deux chiffres : 09 jour sur un ou deux chiffres : 9 heure sur deux chiffres : 01 heure sur un ou deux chiffres : 1 minute sur deux chiffres : 01 minute sur un ou deux chiffres : 1 seconde sur deux chiffres : 01 seconde sur un ou deux chiffres : 1 millisecondes sans les prfixer d'un zro (0 999) millisecondes en les prfixant d'un zro (000 999)

Exemples de format pour le 6 fvrier 2009: d.m.yy dd.mm.yy ddd d mmm yy dddd d mmmm yyyy 6.3.09 06.03.09 ven. 6 fv. 09 vendredi 6 fvrier 2009

#USR : identifiant de l'utilisateur qui a gnr le formulaire. #NOM : nom du mandat courant (voir Configuration #LIEU : lieu du mandat courant (voir Configuration
60

: Socit - Nom).

60

: Socit - Lieu).

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Comptabilit #ANNEE : identifiant de l'exercice courant (voir Configuration


60

154

: Exercice - Exercice).

#ANNEE9 : identifiant de l'exercice courant sur 9 caractres au lieu de 5 (08-09 > 20082009). #ANNEEC : identifiant de l'exercice de comparaison (voir ci-dessus). #ANNEEC9 : identifiant de l'exercice de comparaison sur 9 caractres au lieu de 5 (08-09 > 2008-2009). #DEBUT : date de dbut de l'exercice courant (voir Configuration dbut).
60

: Exercice - Date de

#DEBUTC : date de dbut de l'exercice de comparaison (voir ci-dessus). #FIN : date de fin de l'exercice courant (voir Configuration
60

: Exercice - Date de fin).

#FINC : date de fin de l'exercice de comparaison (voir ci-dessus). Lorsque vous allez gnrer un bilan dans Magicware, Excel va excuter une boucle sur les lignes dont la colonne A contient un code sous la forme #xxxx-yyyy ou #xxxx. Agrandissez la colonne A pour faire apparatre les numros de comptes.

La ligne 12 va xecuter une boucle pour les compte 1000 1399.

La boucle va gnrer une ligne pour le compte 1000, elle va indiquer #N (numro du compte), #I (nom du compte), #S (solde du compte) et #C (solde du compte de l'exercice de comparaison). Elle va ensuite rpter l'opration pour tous les comptes jusqu'au compte 1399. Colonne A : source des boucles #Sxxxx : solde du compte xxxx de l'exercice courant. #Sxxxx-yyyy : solde des comptes xxxx yyyy de l'exercice courant. #Cxxxx : solde du compte xxxx de l'exercice de comparaison.

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155

Aide de MagicWare 5 #Cxxxx-yyyy : solde des comptes xxxx yyyy de l'exercice de comparaison. #Bxxxx : solde du compte xxxx au budget. #Bxxxx-yyyy : solde des comptes xxxx yyyy au budget. Ligne : champs gnrs partir de la source (colonne A) #N : numro du compte (voir Comptes 117 : No compte). #I : nom du compte (voir Comptes 117 : Intitul). #S : solde du compte de l'exercice courant (voir Comptes 117 : Solde). #C : solde du compte de comparaison (voir ci-dessus). #B : montant du budget du compte (voir Comptes 117 : Budget). #BC : montant du budget du compte de l'exercice de comparaison (voir ci-dessus). Modifiez la colonne A pour regrouper les comptes selon les catgories que vous voulez faire apparatre dans votre bilan. Modifiez les lignes pour choisir les informations afficher : numro et nom de l'exercice, exercice courant / comparaison / budget. Rduisez la colonne A car celle-ci apparat en blanc dans le bilan gnr. Si vous ne rduisez pas la colonne A, le bilan risque de ne pas passer sur la largeur de la page. Quittez Excel en enregistrant les modifications. Votre bilan apparat dans la liste de choix, vous pouvez l'diter nouveau en cliquant sur [Ctrl+E].

Vous pouvez maintenant gnrer votre bilan personnalis depuis Magicware en cliquant sur [F9].

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Comptabilit

156

Vous pouvez ajouter des formules Excel, par exemple pour afficher la diffrence Actif-Passif : "=(E27-(E45*-1))". Imprimez ou enregistrez le bilan dans un rpertoire de votre choix (Fichier - Enregistrer sous...).

3.11

Export analytique Excel


Cette fentre vous permet d'exporter votre comptabilit analytique au format Excel. Rubriques associes dfinir les centres d'analyse Centres d'analyse 139

Cliquez sur Explort analytique (Excel) dans la barre de navigation ou dans le menu Comptabilit.

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157

Aide de MagicWare 5

Ordre d'impression du plan comptable : slectionnez le plan comptable qui va dfinir l'ordre des comptes (voir Ordre d'impression du plan comptable 126 ). Compte du... au... : slectionnez les comptes inclure. CA de... ... : slectionnez les centres d'analyse inclure. Priode de... ... : slectionnez les priodes inclure.

3.12

Ecritures
La saisie des critures est le programme central de l'application Magicware. Vous pouvez crer, modifier, dupliquer et supprimer des Ecritures simples et des Ecritures multiples. Cette fentre affiche galement les critures de tiers (Factures, Paiements, Notes de crdit, Rappels,...). Cette rubrique dcrit les gnralits sur la saisie des critures. Pour saisir des critures simples, voir Saisie des critures simples 159 . Pour saisir des critures multiples, voir Saisie des critures multiples 161 . Cliquez sur Saisie dans la barre de navigation ou dans le menu Ecritures.

3.12.1 Saisie des critures

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Comptabilit

158

Journal : cliquez sur pour slectionner le journal. Pour crer un journal, voir Journaux 110 . Pour bloquer, importer ou exporter un journal, voir Liste des journaux 111 . Pice : tout en bas de la fentre, cliquez sur le numro de Pice pour ouvrir la pice (au format *.tif). Pour ajouter ou supprimer une pice, voir Saisie des critures simples 159 / Saisie des critures multiples 161 : Pice. Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer une criture simple (voir Saisie des critures simples 159 ), sur pour crer une criture multiple (voir Saisie des critures multiples 161 ) ou sur [Ctrl+E] pour diter l'criture courante. Cliquez sur Cliquez sur arrire. [Ctrl+U] pour dupliquer l'criture courante. [F10] pour enregistrer les modifications ou sur [Ctrl+Z] pour revenir en

Les critures d'amortissement ne peuvent pas tre supprimes depuis ici. Elles doivent obligatoirement tre supprimes depuis la fentre des immobilisations (voir Immobilisation 143 : Comptabiliser un amortissement).

Les critures concernant les tiers ne peuvent pas tre supprimes depuis ici. Elles doivent obligatoirement tre supprimes depuis la fentre des comptes de tiers (voir

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159

Aide de MagicWare 5 Extrait de compte de tiers 133 : Supprimer une criture).

Imprimer les critures


Pour imprimer le Journal des critures, cliquez sur [Ctrl+P].

Pour rechercher et imprimer des critures selon certains critres, voir Recherche d'critures 165 .

3.12.2 Saisie des critures simples


Une criture simple n'a qu'un seul compte au dbit et un seul compte au crdit. Rubriques associes saisir une criture multiple crer un guide pour une criture simple utiliser des variables dans les textes enregistrer les libells les plus utiliss enregistrer des valeurs par dfaut [F6] Cliquez sur Saisie des critures multiples 161 Guide des critures simples 166 Codes de champ Libells
87 18 16

Raccourcis

Saisie dans la barre de navigation ou dans le menu Ecritures.

Journal : slectionnez le journal dans lequel vous voulez saisir l'criture. Pour crer un journal, voir Journaux 110 . Pour bloquer, importer ou exporter un journal, voir Liste des journaux 111 . Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer une nouvelle criture simple dans le journal courant.

Utilisez [Enter] pour passer rapidement d'un champ au suivant. Utilisez [F4] pour ouvrir une fentre de choix pour le champ dans lequel vous vous trouvez. Utilisez [F6] pour entrer des valeurs par dfaut. Date saisie : cliquez sur pour slectionner la date de l'criture.

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Comptabilit Guide : cliquez sur Guide simple 166 . pour slectionner un guide. Pour crer un guide, voir

160

Pice : cliquez sur pour slectionner la pice (au format *.tif) lie l'criture mutliple. Pour ouvrir la pice, cliquez sur son numro dans la fentre principale (voir Saisie 157 : Pice). Pour supprimer une pice, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur l'criture concerne et choisissez Effacer la pice attache. Dbit : cliquez sur pour slectionner le compte dbiter. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Crdit : cliquez sur pour slectionner le compte crditer. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Libell : libell de l'criture (pour entrer des textes variables, voir Codes de champ Montant : montant de l'criture.
16

).

Pour saisir des montants hors-taxes, appuyez sur F8 et slectionnez Saisir les montants HT.

Analyse : analytique : centre d'analyse dans lequel enregistrer l'criture (pour crer ou modifier un centre d'analyse, voir Centres d'analyse 139 ). Pour pouvoir utiliser cette option, le compte utilis doit avoir l'option Activer l'enreg. d'cr. analytiques active (voir Comptes 117 ). Priode : analytique : saisissez la priode de dpart. Rpart. : analytique : saisissez le nombre de priodes sur lesquelles rpartir le montant. Dossier : analytique : saissez le numro de dossier concern. TVA : Code / Taux / Montant TVA : pour attribuer des codes TVA aux comptes, voir Comptes 117 : Code TVA. [Enter] ou [F10] pour passer l'criture dans les comptes.

Comptes en monnaie trangre


Si un des Comptes (dbit ou crdit) est un compte en Monnaie trangre (voir Comptes 117 : Monnaie), une fentre Monnaie s'ouvre.

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161

Aide de MagicWare 5

Montant ME : saisissez le montant en monnaie trangre. Cours : cours de la monnaie. Pour modifier le cours, voir Monnaie
41

: Cours.

Montant local : saisissez le montant en monnaie locale. Pour modifier la monnaie de base, voir Configuration 60 : Gnral - Monnaie de base.

Conserver / Passer
Utilisez [Enter] pour passer rapidement d'un champ au suivant. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ que vous voulez sauter et choisissez Passer.

Le champ est ignor lorsque vous utilisez [Enter]. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ dont vous voulez mmoriser la valeur et choisissez Conserver. La valeur enregistre est reprise lors de la prochaine saisie. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ et cochez Conserver et Passer pour enregistrer la valeur du champ et sauter le champ.

3.12.3 Saisie des critures multiples


Une criture multiple peut avoir plusieurs comptes au dbit et au crdit. Rubriques associes saisir une criture simple crer un guide pour une criture multiple utiliser des variables dans les textes enregistrer les libells les plus utiliss enregistrer des valeurs par dfaut [F6] Cliquez sur Saisie des critures simples 159 Guide des critures simples 167 Codes de champ Libells
87 18 16

Raccourcis

Saisie dans la barre de navigation ou dans le menu Ecritures.

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Comptabilit

162

Journal : slectionnez le journal dans lequel vous voulez saisir l'criture. Pour crer un journal, voir Journaux 110 . Pour bloquer, importer ou exporter un journal, voir Liste des journaux 111 . Cliquez sur [Ctrl+M] pour crer une nouvelle criture multiple dans le journal courant.

Utilisez [Enter] pour passer rapidement d'un champ au suivant. Utilisez [F4] pour ouvrir une fentre de choix pour le champ dans lequel vous vous trouvez. Utilisez [F6] pour entrer des valeurs par dfaut. Date : cliquez sur Guide : cliquez sur Guide multiple 167 ). pour slectionner la date de l'criture multiple. pour slectionner le guide utiliser (pour crer un guide, voir

Pice : cliquez sur pour slectionner la pice (au format *.tif) lie l'criture mutliple. Pour ouvrir la pice, cliquez sur son numro dans la fentre principale (voir Saisie 157 : Pice). Pour supprimer une pice, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur l'criture concerne et choisissez Effacer la pice attache. Compte : cliquez sur partie. pour slectionner le compte principal qui peut avoir plusieurs contre.

Libell : libell de l'criture. Pour entrer des textes variables, voir Codes de champ Dbit : montant dbiter. Crdit : montant crditer. Passez au bas de la fentre pour saisir les contre-parties.

16

Date : cliquez sur

pour slectionner la date de la contre-partie.

Guide : cliquez sur pour slectionner un guide pour la contre-parties. Pour crer un guide, voir Guide simple 166 . Contre partie : cliquez sur pour slectionner le compte de contre-partie.

Pice : cliquez sur pour slectionner la pice (au format *.tif) lie la contre-partie. Pour ouvrir la pice, cliquez sur son numro dans la fentre principale (voir Saisie 157 : Pice).

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163

Aide de MagicWare 5 Compte : compte de contre-partie Libell : libell de la contre-partie. Pour entrer des textes variables, voir Codes de champ 16 . Dbit : montant dbiter. Crdit : montant crditer.

Pour saisir des montants hors-taxes, appuyez sur F8 et slectionnez Saisir les montants HT.

Analyse : analytique : centre d'analyse dans lequel enregistrer l'criture (pour crer ou modifier un centre d'analyse, voir Centres d'analyse 139 ). Pour pouvoir utiliser cette option, le compte utilis doit avoir l'option Activer l'enreg. d'cr. analytiques active (voir Comptes 117 ). Priode : analytique : saisissez la priode de dpart. Rpart. : analytique : saisissez le nombre de priodes sur lesquelles rpartir le montant. Dossier : analytique : saissez le numro de dossier concern. TVA : Code / Taux / Montant TVA : pour attribuer des codes TVA aux comptes, voir Comptes 117 : Code TVA.. Tapez [Enter] pour enregistrer la contre-partie. Le curseur revient dans le champ Guide pour enregistrer une autre contre-partie.

[Ctrl+Ins] pour ajouter une contre-partie. [Ctrl+Suppr] pour supprimer la contre-partie slectionne. [Ctrl+U] pour faire monter la ligne slectionne dans la grille.

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Comptabilit [Ctrl+D] pour faire descendre la ligne slectionne dans la grille. [Maj+Suppr] pour effacer les champs slectionns. Lorsque les contre-parties balancent avec le compte principal, une fentre s'ouvre :

164

Cliquez sur Oui pour enregistrer l'criture ou sur Non pour enregistrer d'autres contreparties ou pour annuler Cliquez sur pour enregistrer les modifications

L'criture multiple s'affiche dans la fentre principale des saisies.

Comptes en monnaie trangre


Si un des Comptes (dbit ou crdit) est en Monnaie trangre (voir Comptes 117 ), une fentre Monnaie s'ouvre.

Montant ME : saisissez le montant en monnaie trangre. Cours : cours de la monnaie. Pour modifier le cours, voir Monnaie
41

: Cours.

Montant local : saisissez le montant en monnaie locale. Pour modifier la monnaie de base, voir Configuration 60 : Gnral - Monnaie de base.

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165

Aide de MagicWare 5

3.12.4 Recherche d'critures


Cette fentre vous permet de rechercher des critures par numro de compte ou de document, date, libell ou montant. Pour saisir des critures, voir Saisie des critures 157 . Cliquez sur Recherche dans la barre de navigation ou dans le menu Ecritures.

Saisissez les critres de recherche. Compte (de... ...) : numro de compte. Contre partie (de... ...) : numro de contre-partie. Document : numro de pice. Date (de... ...) : date de l'criture Libell : libell de l'criture Montant (de... ...) : montant de l'criture Cliquez sur [F9] pour lancer la recherche.

Le rsultat s'affiche dans la fentre. Double-cliquez sur une criture pour l'afficher dans la fentre Saisie des critures.

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Comptabilit

166

3.12.5 Guide des critures simples


Les guides simples vous permettent de dfinir des modles d'critures frquemment utilises pour les critures simples ou pour les contre-parties des critures multiples afin d'viter de devoir les saisir chaque fois. En entrant l'identifiant du guide, les champs dfnis dans le guide s'affichent automatiquement. Rubriques associes saisir une criture simple crer un guide pour une criture multiple utiliser des variables dans les textes enregistrer les libells les plus utiliss Cliquez sur Saisie des critures simples 159 Guide des critures multiples 167 Codes de champ Libells
87 16

Guide dans la barre de navigation ou dans le menu Ecritures.

Ouvrir un guide existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les guides existants ou sur fentre de choix des guides existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier un guide


Cliquez sur courant. [Ctrl+N] pour crer un nouveau guide ou sur [Ctrl+E] pour diter le guide

Id. Guide : identifiant qui va servir lors de la saisie des critures. Description : description du guide. Compte : compte dbiter. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Contre-partie : compte crditer. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. CA : centre d'analyse. Pour crer un centre d'analyse, voir Centres d'analyse 139 .

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167

Aide de MagicWare 5 Pce : numro de pice. lib. : libell de l'criture. Vous pouvez entrer les codes {mois} et {moisp} qui seront remplacs respectivement par le numro du mois et le numro du mois prcdent lors de la saisie. Par exemple, pour le mois de janvier : dans Guide : mt. : montant de l'criture. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. Cliquez sur [Ctrl+P] pour imprimer la liste des guides. [Ctrl+Z] pour annuler les dans Saisie :

Supprimer un guide
Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer le guide courant.

3.12.6 Guide des critures multiples


Les guides multiples vous permettent de dfinir des modles d'critures frquemment utilises dans les critures multiples (voir Saisie des critures multiples 161 ) afin d'viter de devoir les saisir chaque fois. En entrant l'identifiant du guide, les champs dfnis dans le guide s'affichent automatiquement. Rubriques associes saisir une criture multiple crer un guide pour une criture simple utiliser des variables dans les textes enregistrer les libells les plus utiliss Cliquez sur Saisie des critures multiples 161 Guide des critures simples 166 Codes de champ Libells
87 16

Guide dans la barre de navigation ou dans le menu Ecritures.

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Comptabilit

168

Ouvrir un guide existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les guides existants ou sur fentre de choix des guides existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier un guide


Cliquez sur courant. [Ctrl+N] pour crer un nouveau guide ou sur [Ctrl+E] pour diter le guide

Id. Guide : identifiant qui va servir lors de la saisie des critures. Description : description du guide. Compte : numro du compte principal. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Libell : libell de l'criture multiple. Vous pouvez entrer les codes {mois} et {moisp} qui seront remplacs respectivement par le numro du mois et le numro du mois prcdent lors de la saisie. Par exemple, pour le mois de janvier : dans Guide : dans Saisie :

Dbit : montant dbiter du compte principal. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Crdit : montant crditer du compte principal. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Cliquez sur [Ctrl+Alt+A] ou [Ctrl+Alt+S] pour choisir le nombre de contre-parties.

Pour chaque contre-partie, saisissez une ligne du tableau. Compte : numro de compte de contre-partie. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou

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169

Aide de MagicWare 5 cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Pice : numro de pice de contre-partie. Libell : libell de la contre-partie. Dbit : montant dbiter dans le compte de contre-partie. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Crdit : montant crditer dans le compte de contre-partie. Pour crer un compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. Cliquez sur [Ctrl+P] pour imprimer la liste des guides. [Ctrl+Z] pour annuler les

Supprimer un guide
Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer le guide courant.

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Dbiteurs

170

4
4.1
4.1.1

Dbiteurs
Dbiteurs
Clients
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer des clients. Pour configurer les paramtres par dfaut des clients, voir Configuration 60 : Dbiteur / Crancier. Pour crer un devis, voir Devis 181 . Pour crer une facture, voir Factures dbiteurs 186 .

Rubriques associes ajouter ou modifier les clients potentiels imprimer la liste des dbiteurs saisir les factures des dbiteurs ajouter ou modifier les groupes de clients Cliquez sur Prospect 174 Impression de la liste des dbiteurs 217 Saisie des factures 128 Groupe client 175

Client dans la barre de navigation ou dans le menu Dbiteurs.

Ouvrir un client existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les clients existants ou sur fentre de choix des clients existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier un client


Cliquez sur courant. [Ctrl+N] pour crer un nouveau client ou sur [Ctrl+E] pour diter le client

Terrettaz Informatique 2004-2009

171

Aide de MagicWare 5 Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. Cliquez sur Client No client : numro du client, pour configurer les numros de client, voir Configuration Dbiteur / Crancier - Prochain numro de client.
60

[Ctrl+Z] pour annuler les

[Ctrl+D] pour supprimer le client courant.

Politesse, Titre : pour ajouter un type de Politesse ou de Titre, tapez sur la touche + du clavier numrique. Nom, Prnom Insrez le CD-rom Twixtel et cliquez sur pour rcuprer les coordonnes partir de l'annuaire Twixtel : Nom, Adresse, Tlphone. Pour configurer l'annuaire Twixtel, voir Configuration 60 : Autre config.. Complment, Rue, Npa/Localit, Pays, Tlphone, Fax : coordonnes du client. E-mail : cliquez sur pour envoyer un courrier lectronique au client. pour ouvrir le site Web du client.

Homepage : cliquez sur Cliquez sur Comptabilit

pour exporter vos clients vers Outlook 2003.

Cond. paiement : pour crer une nouvelle condition de paiement, voir Conditions de paiements 43 ou slectionnez Nouveau dans la liste droulante. Pour configurer les conditions de paiements par dfaut, voir Configuration 60 : Dbiteur / Crancier - Cond. paiement. Compte collectif : compte par dfaut pour le client.Ordre de priorit des valeurs par dfaut pour les comptes collectifs: monnaie (voir Monnaies 41 : Collectif dbiteur) puis fiche client (valeur indique ici) et enfin configuration gnrale (voir Configuration 60 : Compte collectif. Compte produit : contre-partie pour la comptabilisation des critures relatives au client. Si ce champ n'est pas renseign, les paramtres gnraux seront appliqus (voir Configuration 60 : Dbiteur / Crancier : Compte de produit). Pour crer un nouveau compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes.

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Dbiteurs Banque : pour crer une nouvelle banque, voir Banque la liste droulante.
36

172

ou slectionnez Nouveau dans ou slectionnez Nouveau

Monnaie : pour crer une nouvelle monnaie, voir Monnaie dans la liste droulante.

41

Bloquer les rappels : cochez pour empcher de gnrer les rappels du client courant (voir Rappels 190 ). Cacher dans la fentre de choix : cochez pour masquer le client dans la fentre de choix de clients. Adresses de contact et Adresse de livraison

Cliquez sur

[Ctrl+Alt+A] pour ajouter une adresse de contact ou une adresse de livraison.

Titre : pour ajouter un type de Titre, tapez sur la touche + du clavier numrique. Nom, Prnom, Complment, Adresse, Npa/Localit, Tlphone, Mobile, E-mail : coordonnes du client. Cliquez sur livraison. Documents Cet onglet vous permet de rassembler tous les documents relatifs au client. [Ctrl+Alt+S] pour supprimer une adresse de contact ou une adresse de

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173

Aide de MagicWare 5

Cliquez sur Cliquez sur

pour ajouter un document au client courant. pour supprimer le document slectionn.

Double-cliquez sur un document pour l'ouvrir. Groupes Cet onglet vous permet d'afficher et de modifier les groupes auxquels le client appartient (voir Groupe client 175 ). Cliquez sur Cliquez sur pour affecter le client un nouveau groupe. exclure le client du groupe slectionn.

Liens cranciers Cet onglet vous permet de crer un lien entre le client en cours d'dition et un fournisseur. Ceci peut tre utile pour regrouper vos paiements dans le cas o votre client est galement votre fournisseur (voir Saisie des paiements 131 ).

Cliquez sur Cliquez sur

pour ajouter un lien avec un crancier. supprimer un lien avec un crancier.

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Dbiteurs Liens dbiteurs

174

Cet onglet vous permet de crer un lien entre le client en cours d'dition et un autre client. Ceci peut tre utile pour regrouper vos paiements dans le cas o votre client a plusieurs raisons sociales (voir Saisie des paiements 131 ). Cliquez sur Cliquez sur pour ajouter un lien avec un dbiteur. supprimer un lien avec un dbiteur.

4.1.2

Prospects
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer des prospects ou clients potentiels. Rubriques associes ajouter ou modifier les clients imprimer la liste des dbiteurs Cliquez sur Client 170 Impression de la liste des dbiteurs 217

Prospect dans la barre de navigation ou dans le menu Dbiteurs.

No client : numro du client potentiel, pour configurer les numros de client, voir Configuration 60 : Dbiteur / Crancier - Prochain numro de client. Politesse, Titre : pour ajouter un type de Politesse ou de Titre, tapez sur la touche + du clavier numrique. Nom, Prnom Insrez le CD-rom Twixtel et cliquez sur pour rcuprer les coordonnes partir de l'annuaire Twixtel : Nom, Adresse, Tlphone. Pour configurer l'annuaire Twixtel, voir

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175

Aide de MagicWare 5 Configuration


60

: Autre config..

Complment, Rue, Npa/Localit, Pays, Tlphone, Fax : coordonnes du prospect. E-mail : cliquez sur pour envoyer un courrier lectronique au prosepct. pour ouvrir le site Web du prospect.

Homepage : cliquez sur Groupes

Cet onglet vous permet de voir les groupes auxquels le prospect appartient. Pour affecter un prospect un groupe, voir Groupe client 175 .

Export outlook
Vous pouvez exporter tous vos prospects vers le carnet d'adresses d'Outlook 2003.

Cliquez sur

pour exporter vos prospects vers Outlook.

4.1.3

Groupes client
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer des groupes de clients. Rubriques associes ajouter ou modifier les clients imprimer la liste des dbiteurs saisir les factures des dbiteurs Cliquez sur Client 170 Impression de la liste des dbiteurs 217 Saisie des factures 128

Groupe client dans la barre de navigation ou dans le menu Dbiteurs.

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Dbiteurs

176

Crer ou supprimer un groupe


Cliquez sur slectionn. pour crer un nouveau groupe de clients ou sur pour supprimer le groupe

Consulter la liste des membres d'un groupe


La case Mode attribution tant dcoche, slectionnez le groupe dont vous voulez connatre les membres. Les clients qui sont membres du groupe apparaissent dans la partie de droite.

Attribuer des clients un groupe


Vous pouvez attribuer des clients ou des prospects (clients potentiels) un groupe. Un mme client peut appartenir plusieurs groupes. Cochez Mode attribution. Slectionnez le groupe auquel attribuer les clients. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur un client disponible dans la partie de droite. Slectionnez Attacher au groupe.

Exclure un client d'un groupe


Dcochez Mode attribution. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le client exclure.

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177

Aide de MagicWare 5 Slectionnez Dtacher du groupe.

4.1.4

Articles
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer des articles ainsi que d'importer des articles depuis un fichier. Les articles sont utiliss lors de la saisie des factures dbiteurs et des devis (voir Factures dbiteurs 186 / Devis 181 : Article). Rubriques associes importer les articles depuis un catalogue Cliquez sur Catalogue 180

Articles dans la barre de navigation ou dans le menu Dbiteurs.

Ouvrir un article existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les articles existants ou sur fentre de choix des articles existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier un article


Cliquez sur courant. [Ctrl+N] pour crer un nouvel article ou sur [Ctrl+E] pour diter l'article

Num. d'article : le numro d'article permet de rcuprer les informations relatives un article lors de la saisie des devis et factures (voir Factures dbiteurs 186 / Devis 181 : Article).

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Dbiteurs Type : le type d'article est repris lors de la saisie des devis et factures (voir Facture dtaille 186 / Devis 181 : Article) : 1 4 0 3 2 Titre Sous-titre Normal Saut de page Total

178

unit : l'unit est reprise lors de la saisie des devis et factures (voir Facture dtaille 186 / Devis 181 : Unit). Pour ajouter une nouvelle unit, tapez sur la touche + du clavier numrique. Description, Description (longue) : la description de l'article est reprise lors de la saisie des devis et factures (voir Facture dtaille 186 / Devis 181 : Texte / Texte (long)). La description longue vous permet de formater ou de mettre en page le descriptif, d'insrer un fichier texte existant et d'enregistrer le descriptif dans un nouveau fichier texte. Achat et Vente Compte d'achat et Compte de vente : le compte d'achat est titre indicatif. Le compte de vente est repris dans les factures et devis (voir Facture dtaille 186 / Devis 181 : compte). Pour crer un nouveau compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Compte tva : le type de TVA paye est titre indicatif. Le type de TVA perue est repris dans les factures et devis (voir Facture dtaille 186 / Devis 181 : TVA). Prix d'achat et Prix de vente : le prix d'achat permet de calculer la marge (voir ci-dessous). Le prix de vente est repris dans les devis et factures (voir Facture dtaille 186 / Devis 181 : px unit.) Marge : indication du pourcentage de la diffrence entre le prix de vente et le prix d'achat (voir ci-dessus). Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. [Ctrl+Z] pour annuler les

Importer des articles depuis un fichier


Vous pouvez importer les articles depuis un fichier au format *.csv. Pour crer un fichier *.csv , crez tout d'abord une nouvelle feuille Excel et crez les colonnes suivantes :

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179

Aide de MagicWare 5 - colonne A : type type de description (courte / longue) : si vous laissez ce champ vide, la description sera de type long, voir ci-dessus : Description (longue). Indiquez "courte" pour que la description soit de type court, voir cidessus : Description. voir ci-dessus : Num. d'article. texte de la description, voir ci-dessus : Description. voir ci-dessus : Unit.

- colonne B : - colonne C : - colonne D :

numro d'article texte unit

Saisisez vos donnes ou copiez-les dans les colonnes correspondantes partir de vos documents. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous... . Slectionnez l'emplacement, le nom et le type de votre fichier (*.csv). Cliquez sur pour slectionner le fichier contenant les articles.

Slectionnez votre fichier et cliquez sur ouvrir.

Importer des articles depuis un catalogue


Vous pouvez importer les articles depuis un catalogue existant (voir Catalogue 180 ).

Supprimer un article
Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer l'article courant.

Terrettaz Informatique 2004-2009

Dbiteurs

180

4.1.5

Catalogues
Cette fentre vous permet d'ajouter un article partir d'un catalogue (fichier texte). Rubriques associes Crer ou modifier un article Importer un article depuis un fichier *.csv Cliquez sur Articles 177 Articles 177

Catalogue dans la barre de navigation ou dans le menu Dbiteurs.

Pour crer un catalogue, placez un fichier *.txt dans le rpertoire dfini dans le fichier de configuration, par dfaut C:\Program Files\Magicware\catalogue\. Les diffrents lments des articles du catalogue sont spars par des tabulations (symbolises par "[tab]" ci-dessous). La premire ligne contient le numro et le titre du catalogue: 024 [tab] Titre du catalogue 24 Pour insrer un article de type Titre: 100 [tab] Texte du Titre 100

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181

Aide de MagicWare 5 Pour insrer un article de type Sous-titre: 101.000 [tab] Texte du Sous-titre 101 Pour insrer un article de type Normal: Avec texte long: 102.000 [tab] Texte [tab] 1re ligne du [tab] 2me ligne du [tab] 3me ligne du Sans texte long: 103.000 [tab] Texte de l'article 103 [tab] unit de l'article 102 texte long de l'article 102 texte long de l'article 102 texte long de l'article 102 [tab] unit

Cliquez sur

[Ctrl+O] pour ouvrir la fentre de choix des catalogues existants.

Cliquez sur pour masquer la configuration du catalogue. Les paramtres d'achat et de vente seront automatiquement reports dans la configuration des articles ajouts partir du catalogue. Slectionnez les articles souhaits et cliquez sur pour les importer (voir Articles 177 ).

4.1.6

Devis
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier, supprimer, imprimer des devis, ainsi que de gnrer la facture. Rubriques associes saisir une facture gnrer des rappels comptabiliser les documents saisir un paiement imprimer les factures de plusieurs clients utiliser des variables dans les textes enregistrer des valeurs par dfaut [F6] Cliquez sur Factures 186 Rappels 190 Factures non-comptabilises 197 Saisie des paiements 131 Impression des factures dbiteurs
219

Codes de champ Raccourcis


18

16

Devis dans la barre de navigation ou dans le menu Dbiteurs.

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Dbiteurs

182

Ouvrir un devis existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les devis existants ou sur fentre de choix des devis existants. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier un devis


Utilisez [Enter] pour passer rapidement d'un champ au suivant. Utilisez [F4] pour ouvrir une fentre de choix pour le champ dans lequel vous vous trouvez. Utilisez [F6] pour entrer des valeurs par dfaut. Cliquez sur courant. Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer un nouveau devis ou sur [Ctrl+E] pour diter le devis

[Ctrl+U] pour dupliquer le devis courant. [Ctrl+Z] pour annuler les

Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. Cliquez sur Cliquez sur [Ctrl+P] pour imprimer le devis courant. [Ctrl+D] pour supprimer le devis courant.

No Document : pour configurer les numros de document, voir Configuration Crancier - Prochain numro de devis. Date : date du devis.

60

: Dbiteur /

No client : voir Clients 170 : No client. Cliquez sur le bouton Adresse pour entrer l'adresse du client. Cond. paiement : pour crer une nouvelle condition de paiement, voir Conditions de paiement 43 ou slectionnez Nouveau dans la liste droulante. Dsignation : nom du devis. Journal : pour crer un nouveau journal, voir Journaux 110 . Pour bloquer, importer ou exporter un journal, voir Liste des journaux 111 . Monnaie : pour crer une nouvelle monnaie, voir Monnaie dans la liste droulante.
41

ou slectionnez Nouveau

Terrettaz Informatique 2004-2009

183

Aide de MagicWare 5 N/Rfrence : indication vous identifiant. V/Rfrence : indication identifiant votre client. Rabais : cochez pour entrer un montant ou entrez un pourcentage. Pour accorder un rabais sur une position en particulier, voir Rabais ci-dessous. Escompte : cochez pour entrer un montant ou entrez un pourcentage. Prorata : cochez pour entrer un montant ou entrez un pourcentage. Arrondi : saisissez un arrondi pour le Montant payer (0.10 pour 10 centimes, 0.05 pour 5 centimes). Pour configurer les paramtres de prcision et d'arrondi, voir l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 . Montant HT : indication du montant hors-taxe (voir Qt, px unit. et TVA ci-dessous), avant dduction de la TVA, des escomptes, rabais, prorata et arrondi. Pour configurer les paramtres de prcision et d'arrondi, voir l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 . Rabais/escompt : indication du montant total des rabais et escomptes accords (voir Rabais, Escompte et Prorata ci-dessus). Pour configurer les paramtres de prcision et d'arrondi, voir l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 . TVA : indication du montant total de TVA (voir Montant TVA ci-dessous). Pour configurer les paramtres de prcision et d'arrondi, voir l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 . A payer : Indication du montant payer par le dbiteur, dduction faite de l'arrondi (voir Arrondi ci-dessus). Pour configurer les paramtres de prcision et d'arrondi, voir l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 .

Cliquez sur

pour slectionner le type de ligne ajouter.

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Dbiteurs

184

Les raccourcis pour insrer les diffrents types de ligne sont les suivants : Normal Titre Sous-titre Total Saut de page Cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur [Ctrl+1] [Ctrl+2] [Ctrl+3] [Ctrl+4] [Ctrl+5] [Ctrl+Alt+S] pour supprimer la ligne slectionne. [Ctrl+Alt+H] pour monter le ou les lignes slectionnes. [Ctrl+Alt+B] pour descendre le ou les lignes slectionnes. pour recalculer les positions des lments de la grille.

Position : position dans le devis (p.ex. : titre = 1.0 / ligne 1 = 1.1 / ligne 2 = 1.2). Article : pour crer ou modifier un article, voir Articles 177 . Les champs lis l'article sont renseigns automatiquement. compte : contre-partie du compte de dbiteur (compte de vente), voir Client 170 : Comptabilit - Compte produit. Pour crer un nouveau compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Texte / Texte (long) : descriptif de la ligne (titre de la facture, description article, "Total",...). Pour les contre-parties avec article, voir Articles 177 : Description. Unit : unit (heure, mtre carr, forfait,...) Pour les contre-parties avec article, voir Articles 177 : Unit. Pour crer une nouvelle unit, tapez sur la touche + du clavier numrique. Qt : nombre d'units. Cliquez sur pour calculer les mtrs. Vous pouvez entrer une quantit ngative : tapez la quantit puis la touche "-".

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185

Aide de MagicWare 5 px unit. : prix de l'unit. Vous pouvez entrer un prix ngatif : tapez le prix puis la touche "-". Tva : code TVA rattach au compte de produit ci-dessus (voir Comptes 117 : Code TVA). taux : taux TVA rattach au code TVA ci-dessus (voir TVA 137 : Taux). Rabais : pourcentage de rabais accord pour la position courante. Pour accorder un rabais sur la facture dans sa globalit, voir Rabais ci-dessus. Montant tva : montant TVA calcul en fonction du taux TVA, du nombre d'units et du prix unitaire ci-dessus. Total : montant total, dduction faite de la TVA, des rabais, escomptes et proratas (voir cidessus). Pour connatre le montant hors-taxe (sans TVA, rabais, escompte, prorata et arrondi) voir Montant HT ci-dessus. Pour connatre le montant dduction faite de l'arrondi, voir A payer ci-dessus.

Gnrer la facture
Cliquez sur [F9] pour gnrer la facture correspondant au devis (pour diter cette facture, voir Facture dtaille 186 ).

Conserver / Passer
L'option suivante est disponible pour les lignes de type normal. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ que vous voulez sauter et choisissez Passer.

Le champ est ignor lorsque vous utilisez [Enter] pour passer d'un champ un autre. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ dont vous voulez mmoriser la valeur et choisissez Conserver. La valeur enregistre est reprise lors de la prochaine saisie. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ et cochez Conserver et Passer pour enregistrer la valeur du champ et sauter le champ.

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Dbiteurs

186

4.1.7

Factures dbiteurs
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier, supprimer, imprimer des factures de manire dtaille. Rubriques associes saisir une facture simple saisir un devis gnrer des rappels comptabiliser les documents saisir un paiement imprimer les factures de plusieurs clients utiliser des variables dans les textes enregistrer des valeurs par dfaut [F6] Cliquez sur Saisie des factures 128 Devis 181 Rappels 190 Factures non-comptabilises 197 Saisie des paiements 131 Impression des factures dbiteurs
219

Codes de champ Raccourcis


18

16

Facture dans la barre de navigation ou dans le menu Dbiteurs.

Ouvrir une facture existante


Cliquez sur et pour faire dfiler les factures existantes ou sur fentre de choix des factures existantes. [Ctrl+O] pour ouvrir la

Crer ou modifier une facture


Utilisez [Enter] pour passer rapidement d'un champ au suivant. Utilisez [F4] pour ouvrir une fentre de choix pour le champ dans lequel vous vous trouvez. Utilisez [F6] pour entrer des valeurs par dfaut. Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer une nouvelle facture ou sur facture courante. Cliquez sur [Ctrl+U] pour dupliquer la facture courante. [Ctrl+E] pour diter la

Cliquez sur [F10] ou slectionnez Sauvez seulement le document dans la liste de choix droulante pour enregistrer le document sans gnrer les critures et les postes ouverts. Pour gnrer les critures et les postes ouverts, vous avez deux possibilits: - cliquez sur [Ctrl+E] puis cliquez sur en slectionnant Sauver le document et

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187

Aide de MagicWare 5 gnrer les critures dans la liste de choix droulante. - comptabilisez depuis la fentres des Factures non-comptabilises 197 . Cliquez sur en slectionnant Sauver le document et gnrer les critures dans la liste de choix droulante pour enregistrer le document et gnrer les critures correspondantes. Cliquezsur Cliquez sur Cliquez sur [Ctrl+Z] pour annuler les modifications. [Ctrl+P] pour imprimer la facture courante. [Ctrl+D] pour supprimer la facture courante.
60

No Document : pour configurer les numros de document, voir Configuration Crancier - Prochain numro de facture. Date : date de la facture.

: Dbiteur /

No client : voir Clients 170 : No client. Cliquez sur le bouton Adresse pour entrer l'adresse du client. Cond. paiement : pour crer une nouvelle condition de paiement, voir Conditions de paiement 43 ou slectionnez Nouveau dans la liste droulante. Pour configurer les conditions de paiements par dfaut, voir Configuration 60 : Dbiteur / Crancier - Cond. paiement. Dsignation : nom de la facture. Journal : pour crer un nouveau journal, voir Journaux 110 . Pour bloquer, importer ou exporter un journal, voir Liste des journaux 111 . Monnaie : pour crer une nouvelle monnaie, voir Monnaie 41 ou slectionnez Nouveau dans la liste droulante. Pour configurer la monnaie par dfaut des cranciers, voir Configuration 60 : Dbiteur / Crancier - Monnaie. N/Rf. : indication vous identifiant. V/Rf. : indication identifiant votre client. Rabais : cochez pour entrer un montant ou entrez un pourcentage. Pour accorder un rabais sur une position en particulier, voir Rabais ci-dessous. Escompte : cochez pour entrer un montant ou entrez un pourcentage. Prorata : cochez pour entrer un montant ou entrez un pourcentage. Acompte vers : cochez pour entrer un montant ou entrez un pourcentage. Arrondi : saisissez un arrondi pour le Montant payer (0.10 pour 10 centimes, 0.05 pour 5 centimes). Pour configurer les paramtres de prcision et d'arrondi, voir l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 . Montant HT : indication du montant hors-taxe (voir Qt, px unit. et TVA ci-dessous), avant dduction de la TVA, des escomptes, rabais, prorata et arrondi. Pour configurer les paramtres de prcision et d'arrondi, voir l'onglet Facturation de la fentre

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Dbiteurs Configuration
60

188

Rabais/escompte : indication du montant total des rabais et escomptes accords (voir Rabais, Escompte et Prorata ci-dessus). Pour configurer les paramtres de prcision et d'arrondi, voir l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 . TVA : indication du montant total de TVA (voir Montant TVA ci-dessous). Pour configurer les paramtres de prcision et d'arrondi, voir l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 . A payer : Indication du montant payer par le dbiteur, dduction faite de l'arrondi (voir Arrondi ci-dessus). Pour configurer les paramtres de prcision et d'arrondi, voir l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 .

Cliquez sur

pour slectionner le type de ligne ajouter.

Les raccourcis pour insrer les diffrents types de ligne sont les suivants : Normal Titre Sous-titre Total Saut de page [Ctrl+1] [Ctrl+2] [Ctrl+3] [Ctrl+4] [Ctrl+5]

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189

Aide de MagicWare 5 Cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur [Ctrl+Alt+S] pour supprimer la ligne slectionne. [Ctrl+Alt+H] pour monter le ou les lignes slectionnes. [Ctrl+Alt+B] pour descendre le ou les lignes slectionnes. pour recalculer les positions des lments de la grille.

Position : position dans la facture (p.ex. : titre = 1.0 / ligne 1 = 1.1 / ligne 2 = 1.2). Article : numro d'article (voir Articles 177 : Num. d'article). Les champs lis l'article sont renseigns automatiquement. compte : contre-partie du compte de dbiteur (compte de vente), voir Client 170 : Comptabilit - Compte produit. Pour les contre-parties avec article, voir Articles 177 : Compte de vente. Pour crer un nouveau compte, voir Comptes ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Texte / Texte (long) : descriptif de la ligne (titre de la facture, description article, "Total",...). Un texte normal peut contenir 1000 caractares. Un texte long vous permet de formater ou de mettre en page le descriptif, d'insrer un fichier texte existant et d'enregistrer le descriptif dans un nouveau fichier texte. Pour insrer un texte long, cochez Texte (long). Pour diter ce long descriptif, cliquez avec le bouton de droite dans la zone de saisie. Vous avez la possibilit d'insrer un texte normal et un texte long ensemble. Pour les contre-parties avec article, voir Articles 177 : Description. Unit : unit (heure, mtre carr, forfait,...) Pour les contre-parties avec article, voir Articles 177 : Unit. Pour crer une nouvelle unit, tapez sur la touche + du clavier numrique. Qt : nombre d'units. Cliquez sur pour calculer les mtrs. Vous pouvez entrer une quantit ngative : tapez la quantit puis la touche "-".

px unit. : prix de l'unit. Vous pouvez entrer un prix ngatif : tapez le prix puis la touche "-". Tva : code TVA rattach au compte de produit ci-dessus (voir Comptes 117 : Code TVA). taux : taux TVA rattach au code TVA ci-dessus (voir TVA 137 : Taux). Rabais : pourcentage de rabais accord pour la position courante. Pour accorder un rabais sur la facture dans sa globalit, voir Rabais ci-dessus. Mt tva : montant TVA calcul en fonction du taux TVA, du nombre d'units et du prix unitaire ci-dessus.

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Dbiteurs

190

Total : montant total, dduction faite de la TVA, des rabais, escomptes et proratas (voir cidessus). Pour connatre le montant hors-taxe (sans TVA, rabais, escompte, prorata et arrondi) voir Montant HT ci-dessus. Pour connatre le montant dduction faite de l'arrondi, voir A payer ci-dessus.

Conserver / Passer
L'option suivante est disponible pour les lignes de type normal. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ que vous voulez sauter et choisissez Passer.

Le champ est ignor lorsque vous utilisez [Enter] pour passer d'un champ un autre. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ dont vous voulez mmoriser la valeur et choisissez Conserver. La valeur enregistre est reprise lors de la prochaine saisie. Cliquez avec le bouton de droite sur un champ et cochez Conserver et Passer pour enregistrer la valeur du champ et sauter le champ.

4.1.8

Rappels
Cette fentre vous permet de rechercher les factures impayes aprs chance ainsi que de gnrer les rappels. Rubriques associes dfinir les conditions de paiement imprimer les postes ouverts chanciers saisir les critures de tiers saisir des factures dbiteurs Cliquez sur Conditions de paiements
218 43

Impression des postes ouverts dbiteurs Saisie des factures 128 Factures dbiteurs 186

Rappels dans la barre de navigation ou dans le menu Dbiteurs.

Rsum
Cet onglet vous permet d'imprimer, de rechercher et de supprimer des rappels. Pour gnrer des rappels voir Slection cidessous.

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191

Aide de MagicWare 5

La fentre de gauche vous permet de slectionner les rappels par date de comptabilisation. Suppression Vous ne pouvez pas supprimer le rappel d'une facture qui possde un rappel postrieur. Pour une mme facture, supprimez le 3me rappel avant le 2me, le 2me avant le 1er. Cliquez sur Impression Cliquez sur [Ctrl+P] pour imprimer les rappels. [Ctrl+D] pour supprimer les rappels slectionns.

Les rappels non groups gardent les factures spares, tandis que les rappels groups compilent tous les rappels d'un client en un seul rappel dtaill. Cliquez sur pour ouvrir l'aperu avant impression, sur l'impression ou sur pour exporter au format *.pdf. [Ctrl+P] pour confirmer

Recherche Slectionnez la date de fin de la recherche. La recherche s'effectuera depuis cette date jusqu' la plus ancienne de la liste. Pour rechercher parmi toutes les dates, slectionnez la premire date de la liste (date la plus rcente). Cliquez sur [Ctrl+F] pour rechercher un rappel.

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Dbiteurs

192

Tapez le numro de facture correspondant au rappel recherch. Cliquez sur OK. Le rappel le plus ancien est alors slectionn. Si aucun rappel n'existe pour cette facture, un message vous l'indique.

Slection
Dans l'onglet Slection, entrez les critres pour vos rappels.

Client du... au... : cliquez sur

pour slectionner le premier et le dernier client que vous

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193

Aide de MagicWare 5 voulez vrifier. Si solde zro, ne pas prendre : cliquez pour exclure de la liste de rappels les clients dont le solde est zro. Pour bloquer les rappels d'un client, voir Client 170 . Fact. ouvertes au : cliquez sur vrifier les chances. pour slectionner la date partir de laquelle vous voulez

Niveau de rappel 1 / 2 / 3 - jours : cochez pour activer les niveaux de rappel et dfinissez en les dlais ; nombre de jours de retard tolr avant d'envoyer un rappel. Impaye aprs le 3e rappel : cochez pour inclure les factures impayes aprs 3 rappels. Au del du 3e rappel, l'chance et les frais ne sont plus modifis.

Les rappels dpassant le 3me niveau ne sont plus pris dans la proposition. Pour les consulter, reportez-vous Liste des postes ouverts chanciers (voir Impression des postes ouverts dbiteurs 218 : Postes ouverts chanciers). Pour supprimer des rappels gnrs, voir Rsum ci-dessus. Nouvelle ch. 1 / 2 / 3 : nombre de jours supplmentaires accords suite aux 1er, 2me et 3me rappels. Taux d'intrt : taux d'intrt (variable) percevoir sur les rappels. Frais de rappel : frais (fixes) percevoir sur les rappels. Pai. considrs jusqu'au : cliquez sur pour slectionner la date partir de laquelle vous considrez les paiements comme en retard. Frais rappel niv. 2 / niveau 3 : frais (fixes) percevoir sur les 2me et 3me rappels. Cliquez sur Excuter pour lancer la recherche des factures impayes.

Liste
L'onglet Liste affiche le rsultat de la recherche des factures impayes selon les critres entrs dans l'onglet Slection. Sur la fentre de gauche, une arborescence permet d'afficher, droite, les factures impayes de tous les clients ou de chaque client pris sparment.

Cliquez sur

pour gnrer les rappels.

Pour supprimer des rappels gnrs, voir Rsum ci-dessus.

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Dbiteurs

194

Textes
L'onglet Textes vous permet d'entrer des textes en titre, entte et pied.

Choisissez un onglet pour choisir un niveau de rappel. Titre : Titre du rappel (pour entrer des textes variables, voir Codes de champ
16

).
16

Entte : Entte du rappel (pour entrer des textes variables, voir Codes de champ Pied : Pied du rappel (pour entrer des textes variables, voir Codes de champ Cliquez sur Enregistrer pour valider les textes.
16

).

).

4.1.9

Encaissements des bulletins de versement (BVR)


Cette fentre vous permet d'importer le fichier reu de la banque pour comptabiliser les paiements que vos clients ont fait par bulletin de versement. Rubriques associes saisir les critures de tiers saisir des factures dbiteurs saisir des paiements manuellement imprimer la liste des paiements Saisie des factures 128 Factures dbiteurs 186 Saisie des paiements 131 Impression des encaissements dbiteurs
219

Terrettaz Informatique 2004-2009

195

Aide de MagicWare 5 Cliquez sur Encaissement BVR dans la barre de navigation ou dans le menu Dbiteurs.

Vous pouvez encaisser des BVR sous certaines conditions : le numro d'une facture correspond celui figurant sur le BVR ou dans le fichier *.v11, position dfinie dans l'onglet Options (voir Saisie des factures 128 / Factures dbiteurs 186 : No Document) le numro d'adhrent auprs d'une banque correspond celui figurant sur le BVR ou dans le fichier *.v11 (voir Banque 36 : Num. adhrent) le numro BVR d'une banque correspond celui figurant sur le BVR ou dans le fichier *.v11 (voir Banque 36 : BVR) le montant du BVR ne peut pas tre suprieur au solde payer de la facture (voir Extrait compte tiers 133 : Pay) la date du paiement ne peut pas tre hors des limites du journal (voir Id. Journal cidessous)

Voici un exemple de format de fichier V11, les lettres en couleur correspondent vos donnes personnelles indiques au-dessous.

Nouveaux encaissements
Cliquez sur l'onglet Nouveaux encaissements.

Fichier BV : cliquez sur pour slectionner le fichier au format *.v11 que vous a envoy la banque et qui correspond aux paiements de vos clients par bullentin de versement Id. journal : cliquez sur paiement(s). pour slectionner le journal qui comptabilisera le ou les

Options

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Dbiteurs

196

Ligne de rfrence Numro de document du... au... : position du numro de document dans la ligne de rfrence du BVR. Escomptes Taux d'escompte autoris : escompte accord au-del du dlai (voir Conditions de paiement 43 ). Ecritures Libell des encaissements : libell de l'criture. Accepter les acomptes : cochez pour accepter des paiements infrieurs au montant de la facture. Cliquez sur [F9] pour comptabiliser le paiement.

Liste des enc. BV


L'onglet Liste des enc. BV affiche les lectures tries par dates.

Date de lecture : date laquelle t lu le fichier format *.v11. Identifiant : identifiant de l'utilisateur qui a procder la lecture (voir Utilisateur Identifiant).
70

Banque : banque dont le numro d'adhrent (voir Banque 36 : Num. adhrent) et le numro BVR (voir Banque 36 : BVR) correpondent ceux figurant sur le BVR ou dans le fichier *.v11 (respectivement chiffres 4 12 et 13 18).

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197

Aide de MagicWare 5 Lues : nombre d'critures lues. rejet_cpt : nombre de rejets. Montant : montant total de l'encaissement.

4.1.10 Factures non comptabilises


Cette fentre vous permet de comptabiliser des documents enregistrs mais pas encore comptabiliss (voir Factures dbiteurs 186 ). Cliquez sur Dbiteurs. Factures non comptabilise dans la barre de navigation ou dans le menu

Comptabliliser dans journal : cliquez sur Slection du... au... : cliquez sur Cliquez sur

pour slectionner le journal.

pour dfinir la priode prise en considration.

[Ctrl+O] pour ouvrir une ancienne comptabilisation. pour slectionner tous les

Cochez les enregistrements gnrer ou cliquez sur enregistrements. Cliquez sur

pour d-slectionner tous les enregistrements.

Cliquez sur [F9] pour gnrer les factures slectionnes (pour diter les factures, voir Extrait de compte de tiers 133 ). Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer la facture courante.

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Cranciers

198

5
5.1
5.1.1

Cranciers
Cranciers
Fournisseurs
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer des fournisseurs. Rubriques associes grer les groupes de fournisseurs afficher un extrait de compte de tiers comptabiliser des factures scannes enregistrer un BVR reu d'un fournisseur payer un fournisseur l'aide d'un DTA imprimer la liste des cranciers imprimer les postes ouverts des cranciers Groupe fournisseur 202
Extrait de compte de tiers 133

Gnration BV depuis SCAN 202 Lectures des bulletins de versements (BV R) 204 Gnrer un ordre de paiement 208 Impression de la liste des cranciers 221 Impression des postes ouverts cranciers
222

Cliquez sur Fournisseur dans la barre de navigation ou dans le menu Cranciers / Fournisseurs.

Ouvrir un fournisseur existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les fournisseurs existants ou sur la fentre de choix des fournisseurs existants. [Ctrl+O] pour ouvrir

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199

Aide de MagicWare 5

Crer ou modifier un fournisseur


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer un nouveau fournisseur ou sur fournisseur courant. Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications. Cliquez sur Fournisseur No fournisseur : numro du fournisseur, pour configurer les numros de fournisseur, voir Configuration 60 : Dbiteur / Crancier - Prochain numro de fournisseur. Titre : pour ajouter un type de Titre, tapez sur la touche + du clavier numrique. Nom, Prnom Insrez le CD-rom Twixtel et cliquez sur pour rcuprer les coordonnes partir de l'annuaire Twixtel : Nom, Adresse, Tlphone. Pour configurer l'annuaire Twixtel, voir Configuration 60 : Autre config.. Complment, Rue, Npa/Localit, Pays, Tlphone, Fax : coordonnes du fournisseur. E-mail : cliquez sur pour envoyer un courrier lectronique au fournisseur. pour ouvrir le site Web du fournisseur. [Ctrl+D] pour supprimer le fournisseur courant. [Ctrl+E] pour diter le

[Ctrl+Z] pour annuler les

Homepage : cliquez sur

Groupe : pour crer un nouveau groupe de fournisseur, voir Groupe fournisseur 202 ou slectionnez Nouveau dans la liste droulante. Monnaie : pour crer une monnaie, voir Monnaie droulante.
41

ou slectionnez Nouveau dans la liste

Cond. paiement : pour crer une nouvelle condition de paiement, voir Conditions de paiements 43 ou slectionnez Nouveau dans la liste droulante. Banque : pour enregistrer une nouvelle banque, voir Banque dans la liste droulante.
36

ou slectionnez Nouveau

Compte : compte par dfaut pour le fournisseur. Ordre de priorit des valeurs par dfaut pour les comptes collectifs: monnaie (voir Monnaies 41 : Collectif crancier) puis fiche fournisseur (valeur indique ici) et enfin configuration gnrale (voir Configuration 60 : Compte collectif. Compte charge : contre-partie pour la comptabilisation des critures relatives au fournisseur. Si ce champ n'est pas renseign, le champ Compte de charge de la fentre Configuration 60 (onglet Dbiteur / Crancier) est utilis. pour crer un nouveau compte, voir Comptes 117 ou cliquez sur Nouveau dans la fentre de choix des comptes. Cliquez sur pour exporter vos fournisseurs vers Outlook 2003.

Adresses paiements

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Cranciers

200

L'adresse de paiement est utilise lorsque vous enregistrer des factures avec un Lecteur de BVR 204 . Cliquez sur [Ctrl+Alt+A] pour ajouter une adresse de paiements.

Type pai. : type de bulletin de versement, champ renseign lors de la lecture automatique des bulletins de versement 204 . Banque/CB : identifiant de la banque et clearing, champs renseigns lors de la lecture automatique des bulletins de versement 204 . CCP/adhrent : titulaire du compte bancaire, correspond au champ Nom de l'onglet Fournisseur. IBAN: slectionnez IBAN dans le champ Type pai. ci-dessus et saisissez le numro IBAN. Ceci remplace les champs compte bancaire et clearing de la fentre de Lecture des bulletins de versement 204 par ce numro IBAN. Cliquez sur [Ctrl+Alt+S] pour supprimer une adresse de paiements.

Cliquez sur une adresse avec le bouton de droite de la souris et slectionnez Indiquez comme adresse par dfaut pour dfinir l'adresse comme adresse de paiement par dfaut. Adresses de contact et Adresse de livraison

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201

Aide de MagicWare 5

Cliquez sur

[Ctrl+Alt+A] pour ajouter une adresse de contact ou une adresse de livraison.

Titre : pour ajouter un type de Titre, tapez sur la touche + du clavier numrique. Nom, Prnom, Adresse, Npa/Localit, Tlphone, Fax, Mobile, E-mail : coordonnes du client. Cliquez sur livraison. Liens dbiteurs Cet onglet vous permet de crer un lien entre le fournisseur en cours d'dition et un client. Ceci peut tre utile pour regrouper vos paiements dans le cas o votre fournisseur est galement votre client (voir Saisie des paiements 131 ). [Ctrl+Alt+S] pour supprimer une adresse de contact ou une adresse de

Cliquez sur Cliquez sur

pour ajouter un lien avec un dbiteur. supprimer un lien avec un dbiteur.

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Cranciers

202

5.1.2

Groupes fournisseur
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer des groupes de fournisseurs. Pour affecter un fournisseur un groupe, voir Fournisseur 198 : Groupe. Cliquez sur Groupe fournisseur dans la barre de navigation ou dans le menu Cranciers / Fournisseurs.

Cliquez sur

pour ajouter ou sur

pour supprimer un groupe de fournisseurs.

Groupe : nom du groupe.

5.1.3

Gnration BV depuis SCAN


Cette fentre vous permet de comptabiliser les factures reues de vos fournisseurs aprs les avoir scannes. Rubriques associes consulter la liste des documents scanns d'un crancier enregistrer un BVR reu d'un fournisseur afficher un extrait de compte de tiers imprimer les postes ouverts des cranciers
Fournisseurs 198 - Documents

Lectures des bulletins de versements (BV R) 204 Extrait de compte de tiers 133 Impression des postes ouverts cranciers
222

Scanner une facture


Excutez le programme FileMonitor.exe. Pour configurer les options de scan, cliquez avec le bouton de droite de la souris sur l'icne dans la barre de notifications puis sur Configuration. Pour configurer l'OCR (reconnaissance optique de caractres), ditez le fichier

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203

Aide de MagicWare 5 FileMonitor.ini. [extension] fileExt=XML,TXT fileNewExt=log delete=xst [typeDoc] 1=Facture 2=BL [Facture] 1=rechnung,Kundennummer 2=facture [BL] 1=Bon de livraison [relation] 1=Fournisseur [relation_Fournisseur] qry=SELECT FOU_ID, NOM FROM FOURNISSEUR WHERE SOC_ID = 'DOC' display=NOM caption=Choix d'un fournisseur [FOURNISSEUR] 0001=techdata 0002=A206414 [Facture_0002] search=Rechnung indice=0 begin=9 length=wn [Facture_0001] search=No. du doc. indice=0 begin=12 length=wn [input] SURV0=C:\DATA\DATA\Magicware\magicware\document\OCR\ [input_SURV0] [input_SURV0_values] soc_id=DOC Scannez vos factures. Au besoin, corrigez les informations collectes par l'OCR . Pour afficher le fichier scann, cliquez sur le lien qui se trouve au bas de la fentre.

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Cranciers Cliquez sur Enregistrer.

204

Le document est maintenant scann. Vous pouvez le consulter dans la fiche du fournisseur concern (voir Fournisseurs 198 - Documents) ou comptabiliser les factures (voir ci-dessous).

Comptabiliser une facture scanne


Cliquez sur Gnration BV depuis SCAN dans la barre de navigation ou dans le menu Cranciers. Slectionnez la facture comptabiliser puis cliquez sur Excuter [F9].

5.1.4

Lecture des bulletins de versements (BVR)


Cette fentre vous permet d'enregistrer les bulletins de versements reus de vos fournisseurs et d'en gnrer les factures et critures relatives. Sur la base de ces enregistrements, vous pouvez ensuite gnrer un ordre de paiement 208 transmettre votre banque ou la poste pour qu'elle l'excute. Rubriques associes gnrer un ordre de paiement ajouter, modifier ou supprimer un ordre de paiement ou DTA afficher un extrait de compte de tiers imprimer les postes ouverts des cranciers
Gnrer ordre de paiement 208

Ordre de paiement 210 Extrait de compte de tiers 133 Impression des postes ouverts cranciers
222

Cliquez sur Lecture bulletins versements dans la barre de navigation ou dans le menu Cranciers.

Lecture automatique
Passez le bulletin de versement dans le Lecteur BVR. Pour configurer les paramtres par dfaut des bulletins de versements, voir l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 .

Lecture manuelle
Au clavier, tapez le caractre du BVR dfini dans la Configuration, par dfaut un tiret "-" ou cliquez sur .

Terrettaz Informatique 2004-2009

205

Aide de MagicWare 5

Tapez la ligne de codage sans espace. Si la saisie est correcte, la fentre d'enregistrement s'ouvre.

Saisie manuelle
Cliquez sur .

Enregistrement de la facture
L'en-tte affiche le type de bulletin de versement. Vous pouvez le modifier si vous tes en Saisie manuelle ou en modifiant le champ Type pai. de la fentre Fournisseur 198 (onglet Adresses paiements).

La partie du haut affiche les donnes relatives au fournisseur. Ces informations vont renseigner les champs de la fentre Fournisseur 198 (onglet Adresses paiements).

Si le bulletin n'est pas encore li un fournisseur, cliquez sur [F7] pour ouvrir la fentre de choix de tous les fournisseurs. Pour modifier manuellement les adresses de paiement, voir Fournisseur 198 (onglet Adresses paiements). Titulaire : cliquez sur [F4] pour ouvrir la fentre de choix des adresses du fournisseur.

Complment, Rue, Localit : adresse du fournisseur. CCP/adhrent : Numro de compte du fournisseur. Montant : le montant de la facture est automatiquement reconnu sur la base de la ligne de codage du BVR. A payer : le montant payer, dduction faite des accomptes, escomptes et rabais (voir Saisie des paiements 131 ). La partie centrale permet de saisir les informations comptables.

Terrettaz Informatique 2004-2009

Cranciers

206

Cliquez sur pour que le programme renseigne automatiquement les champs N de facture et Date facture partir de la ligne de codage. Vous pouvez paramtrer les paramtres par dfaut dans l'onglet Facturation de la fentre Configuration 60 .

Si vous avez dj saisi manuellement le champ N de facture, sa position dans la ligne de codage est reprise automatiquement ici. Cliquez sur pour indiquer la position du dbut du numro et de la date du document dans le numro de rfrence (marqu R ci-dessous). Le format le plus frquent est le suivant:

La date et le numro se trouvent dans les 20 positions R. Cliquez sur Cliquez sur pour choisir le format de date (dd = jour, mm = mois, yy = anne). [Ctrl+S] pour enregistrer les modifications.

Si les positions sont indiques correctement, la prochaine fois que vous lirez un bulletin de versements concernant ce fournisseur, les champs N de facture et Date facture seront automatiquement renseigns. N' de facture : numro de la facture. Monnaie : monnaie utiliser. Compte four. : par dfaut, le compte fournisseur correspond au champ Compte collectif

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207

Aide de MagicWare 5 de la fentre Fournisseur 198 (onglet Fournisseur). Journal : journal de comptabilisation. Date facture : date de la facture. Echance : chance de la facture. Date compta. : date de comptabilisation de la facture. Texte : texte de la facture. La partie du bas sert entrer les comptes de contre-partie (comptes de charge).

Cliquez sur

pour crer une contre-partie ou sur

pour supprimer une contre-partie. de choix.

Cliquez droite de la colonne pour faire apparatre le bouton Compte : compte de charge concern.

Analyse : analytique : centre d'analyse dans lequel enregistrer l'criture (pour crer ou modifier un centre d'analyse, voir Centres d'analyse 139 ). Pour pouvoir utiliser cette option, le compte utilis doit avoir l'option Activer l'enreg. d'cr. analytiques active (voir Comptes 117 ). Priode : analytique : saisissez la priode de dpart. Rpart. : analytique : saisissez le nombre de priodes sur lesquelles rpartir le montant. Dossier : analytique : saissez le numro de dossier concern. TVA : code TVA utilis. Libell : texte de l'criture. Montant : montant de l'criture. Taux : taux TVA appliqu. Cliquez sur [F10] pour enregistrer la facture.

La facture s'affiche dans la fentre principale de Lecture bulletins versements.

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Cranciers

208

Lorsque les bulletins de versements sont intgrs dans un ordre de paiement (voir Gnrer un ordre de paiement 208 ), ils apparaissent en gris dans cette fentre et ne sont pas modifiables. Pour les librer, il faut supprimer l'ordre de paiement (voir Ordre de paiement 210 : Supprimer un ordre).

5.1.5

Gnrer ordre de paiement


Cette fentre vous permet de gnrer un ordre de paiement pour les factures saisies grce au lecteur BVR (voir Lecture des bulletins de versements 204 ). Rubriques associes enregistrer les BVR reus des fournisseurs modifier ou supprimer un ordre de paiement saisir des paiements manuellement imprimer les postes ouverts des cranciers Lecture des BVR 204 Ordre de paiement 210 Saisie des paiements 131 Impression des postes ouverts cranciers
222

Cliquez sur Gnrer ordre de paiement dans la barre de navigation ou dans le menu Cranciers.

Payer toutes les factures ouvertes : cochez pour slectionner toutes les factures ouvertes quelle que soit leur chance. Seulement factures chues le : cliquez sur vous devez dcocher l'option prcdente. pour choisir la date d'chance considrer,

Slectionner tous les fournisseurs : cochez pour slectionner tous les fournisseurs. Fournisseur : cliquez sur pour slectionner un ou plusieurs fournisseurs, vous devez dcocher l'option prcdente. Cliquez sur Suivant.

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209

Aide de MagicWare 5

Les factures ouvertes pour l'chance et les fournisseurs slectionns s'affichent. Cliquez sur [Ctrl+Alt+S] pour exclure de l'ordre les bulletins de versement slectionns.

Cliquez sur Suivant.

No ordre : pour dfinir un numro automatique, appuyez sur [F6] et entrez {id} suivi du prochain numro d'ordre sur la ligne No ordre. Cochez Socit courante pour n'appliquer le numro qu' la socit courante. Si vous avez dj entrer un numro automatique pour les DTA (voir Ordre de paiement 210 : Num. DTA), celui-ci est repris ici. Pour en savoir plus sur les valeurs par dfaut, voir Raccourcis 18 : Valeurs par dfaut.

Date de traitement : cliquez sur

pour choisir la date d'excution de l'ordre de paiement. pour slectionner la banque qui excute l'ordre.

Banque (compte dbit) : cliquez sur

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Cranciers Journal : cliquez sur pour slectionner le journal.

210

Dsignation : nom de l'ordre. Cliquez sur Terminer. Cliquez sur Fermer. Les factures qui sont inclues dans un ordre de paiement n'apparaissent plus dans la liste de la fentre Lecture des bulletins de versements 204 . Pour les faire apparatre nouveau, supprimez l'ordre qui les concerne (Ordre de paiement 210 : ). Vous pouvez maintenant grer vos ordres de paiement 210 .

5.1.6

Ordres de paiement
Cette fentre vous permet de consulter, ajouter, modifier ou supprimer un ordre de paiement DTA (DatentrgerausTAusch = change de supports de donnes) ou OPAE (Ordre de PAiement Electronique). Rubriques associes enregistrer les BVR reus des fournisseurs gnrer un ordre de paiement afficher un extrait de compte de tiers Cliquez sur Lecture des BVR 204
Gnrer ordre de paiement 208 Extrait de compte de tiers 133

Ordre de paiement dans la barre de navigation ou dans le menu Cranciers.

Ouvrir un ordre existant


Cliquez sur et pour faire dfiler les ordres existants ou sur fentre de choix des ordres de paiements 204 . [Ctrl+O] pour ouvrir la

Terrettaz Informatique 2004-2009

211

Aide de MagicWare 5

Crer ou modifier un ordre


Cliquez sur courant. [Ctrl+N] pour crer un nouvel ordre ou sur [Ctrl+E] pour diter l'ordre

Num. DTA : ce numro est repris lorsque vous gnrez des ordres de paiement (voir Gnrer ordre de paiement 208 : No ordre). Date trait. : date d'excution de l'ordre de paiement par la banque. Date compta. : date de comptabilisation de l'ordre de paiement. La date de comptabilisation ne peut pas tre infrieure la date de traitement. Rf. bancaire : banque qui effectue l'ordre. Pour configurer les paramtres par dfaut, voir Configuration 60 , onglet Facturation : Compte de paiements. N pice : numro de l'ordre. Dsignation : libell de l'ordre. Journal : journal comptable (voir Saisie des critures 157 ). Total ordre : montant total de l'ordre. Etat : indication de l'tat de l'odre : Ouvert ou Ferm (DTA gnr), Comptabilis ou non. Cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur [Ctrl+Alt+A] pour ajouter un bulletin de versement l'ordre. [Ctrl+Alt+E] pour modifier le bulletin de versement slectionn. [Ctrl+Alt+S] pour exclure de l'ordre les bulletins de versement slectionns. [Ctrl+Z] pour annuler les

Cliquez sur [F10] pour enregistrer les modifications ou sur modifications.

Supprimer un ordre
Cliquez sur [Ctrl+D] pour supprimer l'ordre courant. Ceci a pour effet de librer les bulletins de versement afin de pouvoir les modifier (voir Lecture des bulletins de versements 204 ) ou de les intgrer un nouvel ordre de paiement (voir Gnrer ordre de paiement 208 ).

Imprimer un ordre
Cliquez sur [Ctrl+P] pour imprimer l'ordre de paiement courant.

Gnrer le fichier DTA ou OPAE


Cliquez sur pour gnrer le fichier DTA ou OPAE.

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Cranciers

212

Slectionnez l'emplacement et nommez le fichier que vous pourrez ensuite envoyer votre banque (DTA) ou La Poste (OPAE).

Comptabiliser
Par dfaut, la comptabilisation gnre une criture de paiement pour chaque bulletin de versement de l'ordre. Vous pouvez nanmoins choisir de gnrer une criture multiple au lieu de gnrer autant d'critures que de bulletins de versement (voir Configuration 60 : Gnrer une criture multiple pour les ordres de paiement). L'criture multiple gnre n'est cependant pas modifiable. Cliquez sur Cliquez sur Comptabiliser pour gnrer les critures de paiement. Supprimer la comptabilisation pour effacer les critures de paiement.

Les factures comptabilises ne peuvent pas tre modifies ou supprimes.

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213

Aide de MagicWare 5

6
6.1
6.1.1

Impression
Comptabilit
Grand Livre
Cette fentre vous permet d'imprimer le Grand Livre pour un groupe de comptes sur une priode donne. Pour plus de dtails sur l'impression et l'dition des formulaires, voir Impression des formulaires 25 . Cliquez sur Grand Livre dans la barre de navigation ou dans le menu Impression / Comptabilit.

Compte (du... au...) : cliquez sur Livre. Date (du... au...) : cliquez sur

pour slectionner les comptes inclure dans le Grand

pour dterminer la priode de temps considre.

Afficher les comptes vides : cochez pour afficher les comptes dont le solde est zro. Zebra : cochez pour appliquer le format zebra (alternance gris-blanc des lignes des grilles). Pour ajouter le format Zebra un autre formulaire, voir Impressions des formulaires 25 : Ajout du format Zebra.

6.1.2

Dcompte TVA
Cette fentre vous permet d'enregistrer et d'imprimer un dcompte TVA trimestriel ainsi que d'imprimer un dcompte pour une priode donne. Pour crer, modifier ou consulter les codes TVA, voir Codes TVA 137 . Pour attribuer des codes TVA aux comptes, voir Comptes 117 : Code TVA. Pour plus de dtails sur l'impression et l'dition des formulaires, voir Impression des formulaires 25 . Cliquez sur Dcompte TVA dans la barre de navigation ou dans le menu Impression / Comptabilit.

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Impression

214

Enregistrement et impression de dcomptes trimestriels


Trimestre : cliquez sur Cliquez sur Cliquez sur pour slectionner un trimestre.

[F10] pour enregistrer le dcompte TVA. [Ctrl+P] pour imprimer le dcompte TVA.

Le dcompte TVA officiel (Dcompte TVA formulaire) peut ne pas tre exact si vous avez choisi de pouvoir modifier le taux de rcupration de chaque compte individuellement (voir Socit / Exercice / Configuration 60 : Part. soumise sur compte).

Dbloquer un dcompte ou une criture


Lorsqu'un dcompte est enregistr, le dcompte et les critures qui lui appartiennent sont bloques. Il est cependant possible de dbloquer le dcompte pour modifier des critures et l'enregistrer nouveau. Il est galement possible de dbloquer une seule criture et de la rintroduire dans son dcompte. Enfin, il est possible d'ajouter des critures au dcompte pralablement enregistr. Dbloquer un dcompte pour modifier des critures.

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215

Aide de MagicWare 5 Cliquez sur [Ctrl+D] pour dbloquer le dcompte TVA.

Apportez les modifications ncessaires. Cliquez sur [F10] pour enregistrer le dcompte TVA.

Dbloquer une criture pour la modifier. Dans la Saisie des critures 157 , cliquez avec le bouton de droite de la souris sur l'criture modifier.

Cliquez sur Dbloquer criture [Maj+Ctrl+D]. Apportez les modifications ncessaires. Dans Dcompte TVA : Inc. les cr. n'appartenant aucun dcompte : cochez pour inclure l' criture qui a t dbloque. Trimestre : cliquez sur Cliquez sur pour slectionner le trimestre.

[F10] pour enregistrer le dcompte TVA modifi.

Ajouter une criture au dcompte. Dans la Saisie des critures 157 , saisissez l'criture. Dans Dcompte TVA : Inc. les cr. n'appartenant aucun dcompte : cochez pour inclure l' criture qui a t dbloque. Trimestre : cliquez sur Cliquez sur pour slectionner le trimestre.

[F10] pour enregistrer le dcompte TVA modifi.

Autres impressions de dcomptes TVA


du... au... : cliquez sur pour dterminer la priode de temps considre.

Considrer les dcomptes dj tablis : cochez pour ignorer les critures enregistres dans un dcompte trimestriel.

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Impression Cliquez sur [Ctrl+P] pour imprimer le dcompte TVA.

216

6.1.3

Balance des soldes


Cette fentre vous permet d'imprimer la balance des soldes. Cliquez sur Balance soldes dans la barre de navigation ou dans le menu Impression / Balance soldes.

Date (du... au...) : slectionner la priode considre. Avec soldes des comptes zro : cochez pour inclure les comptes dont le solde est nul. Cliquez sur [Ctrl+P] pour imprimer le formulaire.

6.1.4

Amortissements
Cette fentre vous permet d'imprimer l'tat des amortissements par groupe et par date. Rubriques associes crer ou modifier les immobilisations comptabiliser les amortissements Immobilisation 143 Comptabiliser les amortissements
147

Cliquez sur Amortissements dans la barre de navigation ou dans le menu Impression / Comptabilit.

Groupe : slectionnez le groupe considr.

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217

Aide de MagicWare 5 Aperu au : cliquez sur Cliquez sur pour slectionner la date.

[Ctrl+P] pour imprimer le formulaire.

6.2
6.2.1

Dbiteurs
Liste des dbiteurs
Cette fentre vous permet d'imprimer la liste de vos clients. Rubriques associes ajouter, modifier ou supprimer un client
Clients dtaills et Prestatations 170

Cliquez sur Liste des dbiteurs dans la barre de navigation ou dans le menu Impression / dbiteurs.

Cliquez sur sur

ouvrir l'aperu avant impression, sur

[Ctrl+P] pour imprimer directement,

pour exporter en PDF ou sur

pour exporter au format Excel.

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Impression

218

6.2.2

Extait comptes, Postes Ouverts dbiteurs


Cette fentre vous permet d'imprimer les postes ouverts d'un groupe de clients slectionns pour une priode donne. Rubriques associes afficher un extrait de compte de tiers saisir une facture dbiteur saisir un paiement Cliquez sur Dbiteurs.
Extrait de compte de tiers 133

Factures dbiteurs 186 Saisie des paiements 131

Postes ouverts dans la barre de navigation ou dans le menu Impression /

Tiers du... au... : laissez les champs vides pour slectionner tous les clients ou cliquez sur pour slectionner les clients pour lesquels vous voulez imprimer les postes ouverts. Date du... au... : cliquez sur pour slectionner la priode considrer. Ceci filtre les critures de tiers (voir Extrait compte de tiers 133 ). Date pai. jusqu'au : cliquez sur pour slectionner la date limite des paiements. Ceci filtre le rsultat du premier filtre (voir ci-dessus). Trier par nom : cochez pour trier les postes ouverts selon le nom des clients. Seulement les postes ouverts : cochez pour ne slectionner que les postes ouverts qui ne sont pas boucls. Cliquez sur [Ctrl+P] pour ouvrir la liste de choix des formulaires.

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219

Aide de MagicWare 5 Postes ouverts chanciers : vous permet de voir les rappels dpassant le 3me niveau (voir Rappels 190 ). Cliquez sur [Ctrl+P] pour ouvrir l'aperu avant impression ou sur imprimer directement. [Ctrl+P] pour

6.2.3

Encaissements dbiteurs
Cette fentre vous permet d'imprimer les encaissements des clients pour un groupe de banques donnes sur une priode donne. Rubriques associes saisir des paiements manuellement encaisser un BVR d'un client Cliquez sur Dbiteurs.
Saisie des paiements 131

Encaissements BVR

194

Encaissements dans la barre de navigation ou dans le menu Impression /

Banque ... au... : cliquez sur du... au... : cliquez sur

pour slectionner les banques inclure dans l'impression.

pour dterminer la priode considre.

6.2.4

Liste des documents


Cette fentre vous permet d'imprimer les factures d'un groupe de clients slectionns sur une priode donne. Rubriques associes saisir les factures dbiteurs gnrer des rappels Cliquez sur Dbiteurs. Saisie des factures 128 Rappels 190

Factures dans la barre de navigation ou dans le menu Impression /

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Impression

220

Tiers... au... : cliquez sur factures. du... au... : cliquez sur

pour slectionner les clients dont vous voulez imprimer les pour dterminer la priode considre. pour dterminer la priode considre.

Type de doc. : cliquez sur

Documents dj imprimes : cochez pour inclure les documents dj imprimes. Documents non imprimes : cochez pour inclure les documents non imprimes. Trier par nom : cochez pour trier les factures selon le nom des clients.

6.2.5

Publipostage
Cette fentre vous permet d'exporter les adresses de vos clients vers un traitement de texte. Ceci est utile lorsque vous voulez faire une lettre type envoye tous vos clients. Cliquez sur Dbiteurs. Publipostage dans la barre de navigation ou dans le menu Impression /

Cliquez sur

[Ctrl+A] pour tout slectionner ou

[Ctrl+D] pour tout d-slectionner.

Crer ou modifier un document


Cliquez sur [Ctrl+N] pour crer un nouveau document ou sur document courant. [Ctrl+E] pour diter le

Vous pouvez entrer les champs suivants o vous voulez dans le document. Ces champs sont

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221

Aide de MagicWare 5 remplacs par les donnes de vos clients lorsque vous ouvrez l'aperu ou lancez l'impression.
[POLITESSE] [TITRE] [NOM] [PRENOM] [COMPLEMENT] [NPA] [LOCALITE] [RUE] [TELEPHONE1] [TELEPHONE2] [TELEPHONE3] [FAX] [EMAIL] [HOMEPAGE] [GROUPE] [COLLABORATEUR] [REPRESENTANT]

6.3
6.3.1

Cranciers
Liste des cranciers
Cette fentre vous permet d'imprimer la liste de vos fournisseurs. Rubriques associes ajouter, modifier ou supprimer un fournisseur
Fournisseurs dtaills 198

Cliquez sur Liste des cranciers dans la barre de navigation ou dans le menu Impression / Cranciers.

Cliquez sur pour ouvrir l'aperu avant impression ou sur directement.

[Ctrl+P] pour imprimer

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Impression

222

6.3.2

Extrait comptes, Postes Ouverts cranciers


Cette fentre vous permet d'imprimer les postes ouverts d'un groupe de fournisseurs slectionns pour une priode donne. Rubriques associes afficher un extrait de compte de tiers enregistrer un BVR reu d'un fournisseur payer un fournisseur l'aide d'un DTA
Extrait de compte de tiers 133

Lectures des bulletins de versements (BV R) 204 Gnrer un ordre de paiement 208

Cliquez sur Postes ouverts dans la barre de navigation ou dans le menu Impression / Cranciers.

Tiers du... au... : laissez les champs vides pour slectionner tous les fournisseurs ou cliquez sur pour slectionner les fournisseurs pour lesquels vous voulez imprimer les postes ouverts. Date du... au... : cliquez sur pour slectionner la priode considrer. Ceci filtre les critures de tiers (voir Extrait compte de tiers 133 ). Date pai. jusqu'au : cliquez sur pour slectionner la date limite des paiements. Ceci filtre le rsultat du premier filtre (voir ci-dessus). Trier par nom : cochez pour trier les postes ouverts selon le nom des fournisseurs. Seulement les postes ouverts : cochez pour ne slectionner que les postes ouverts qui ne sont pas boucls. Cliquez sur [Ctrl+P] pour ouvrir la liste de choix des formulaires.

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223

Aide de MagicWare 5

Cliquez sur [Ctrl+P] pour ouvrir l'aperu avant impression ou sur imprimer directement.

[Ctrl+P] pour

6.4
6.4.1

Analytique
Analytique
Cette fentre vous permet d'imprimer le rsultat analytique d'une priode. Rubriques associes crer ou modifier un centre d'analyse Cliquez sur
Centres d'analyse 139

Analytique dans le menu Impression / Analytique.

Cliquez sur

[Ctrl+P] ouvrir l'aperu avant impression, sur pour exporter en PDF ou sur

[Ctrl+P] pour imprimer

directement, sur

pour exporter au format Excel.

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Impression

224

6.4.2

Grand livre (analytique)


Cette fentre vous permet d'imprimer le grand livre analytique. Rubriques associes crer ou modifier un centre d'analyse Cliquez sur
Centres d'analyse 139

Grand livre (analytique) dans le menu Impression / Analytique.

Cliquez sur

[Ctrl+P] ouvrir l'aperu avant impression, sur pour exporter en PDF ou sur

[Ctrl+P] pour imprimer

directement, sur

pour exporter au format Excel.

6.4.3

Grand livre, totaux (analytique)


Cette fentre vous permet d'imprimer le grand livre analytique avec totaux. Rubriques associes crer ou modifier un centre d'analyse Cliquez sur
Centres d'analyse 139

Grand livre, totaux (analytique) dans le menu Impression / Analytique.

Cliquez sur

[Ctrl+P] ouvrir l'aperu avant impression, sur pour exporter en PDF ou sur

[Ctrl+P] pour imprimer

directement, sur

pour exporter au format Excel.

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225

Aide de MagicWare 5

6.4.4

Solde (analytique)
Cette fentre vous permet d'imprimer le solde analytique. Rubriques associes crer ou modifier un centre d'analyse Cliquez sur
Centres d'analyse 139

Solde (analytique) dans le menu Impression / Analytique.

Cliquez sur

[Ctrl+P] ouvrir l'aperu avant impression, sur pour exporter en PDF ou sur

[Ctrl+P] pour imprimer

directement, sur

pour exporter au format Excel.

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Annexes

226

7
7.1

Annexes
Fentres, raccourcis, icnes
autres raccourcis et valeurs par dfaut Cette rubrique liste l'ensemble des fentre de Magicware : icne, nom, code et abrviation. Les codes et abrviations vous permettent de dmarrer la fentre aprs avoir appuy sur la touche [F2] de votre clavier (voir Raccourcis 18 : Dmarrer un programme). Rubriques associes autres raccourcis et valeurs par dfaut personnaliser les raccourcis Raccourcis
18 84

Raccourcis clavier

Fentres
Gnral Ouvrir un exercice Fermer un exercice Cration mandat/exercice Suppression mandat/exercice Banque Clearing bancaire Monnaie Conditions de paiements Changer de mot de passe Sauvegarde Restauration Maintenance Magicware update Prfrences Configuration Utilisateur Employs Import / Export Import / Export de compta. Mise jour des textes Raccourcis clavier Libells Listes paramtres Import BMC Import postes ouverts BMC Contrle des donnes Editeur SQL Historique impressions Aide A propos Enregistrement Comptabilit Journaux Liste des journaux Reprise des journaux 2 16 48 JNL LJNL REPRISE JOURNAUX 21 22 66 55 41 40 7 9 23 19 8 6 53 42 25 12 28 20 36 93 56 13 39 44 63 29 84 30 OPEN CLOSE WIZARD DELETESOCEX BQE CB MONNAIES COND_PMT PWD EXP IMP MAINT CONFIG SOCEX UTILISATEUR EMPL IMPORT IECOMPTA TEXTE RACC LIBELLE LSTP IMP_BMC IMPPOSOUVBMC CONTECR SQL ARCHIVES AIDE

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227

Aide de MagicWare 5 Reprise journaux de caisses Comptes Extrait compte Soldes d'ouverture Reprise des comptes Liste des comptes Plan comptable Client (simple) Fournisseur (simple) Saisie des factures Saisie des paiements Extrait compte tiers Rechercher un document TVA Budget Diffrence de cours Immobilisations Comptabiliser les amortissements Bilan / CE Bilan / CE (Excel) Saisie critures Recherche critures Guide (critures simples) Guide (critures multiples) Saisie des heures Projets Prestations Interrogation des heures Recherche heures Liste des heures Tableau des heures Grand Livre Dcompte TVA Balance soldes Amortissements Dbiteurs Client (dtail) Prospect Groupe client Articles Catalogue Devis Factures dbiteurs Rappels Encaissements BVR Factures non compta. Importer des ordres de travail Ordre de travail Liste des dbiteurs Impression PO dbiteurs Impression d'un extrait de comptes Impression encaissements BVR Impression liste des documents Publipostage Impression ordres de travail 5 26 27 57 87 74 58 71 70 69 89 90 47 59 60 72 49 91 CLI PROSPECT GRPC ART CAT DEVIS FACT RAPPEL LECTBV FACTNC IMPORTOT OT DEBPO EXTR_DEB ENCDEB FACTDEB PUBLIPOSTAGE LSTOT 82 14 31 32 45 4 88 37 38 67 68 43 92 1 52 83 33 51 61 3 15 18 80 17 13 78 79 77 75 46 76 10 11 81 50 REPRCAI CPT ICPT SLD REPCPT LISTE COMPTE PC CPTCLI CPTFOU FTIERS ETIERS ICPTT SDOC TVA BUDGET DIFFCOURS IMMO AMORT BILAN BILANE ECR RECR GDES GDEM HEU PROJET PREST EXTR_HEU RHEURE RPT_HEU TAB_HEU GRD_LVR DEC_TVA BSLD RAMORT

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Annexes Cranciers Fournisseurs (dtail) Groupe fournisseur Lecture bulletins versements Gnrer ordre de paiement Ordre de paiement Liste des cranciers Impression PO cranciers AUTRES Quitter 24 EXIT 35 34 54 85 86 62 FOURNISSEUR GRP FOURNISSEUR BVRFOURN GORDREPAI ORDREPAI CREPO

228

7.2
7.2.1

Gestion des listes


Edition des listes
L'dition des listes vous permet de crer vos propres formulaires ou rapports personnaliss. Il s'agit avant tout de slectionner les donnes dont vous aurez besoin dans votre rapport. Pour cela, vous avez deux possibilits : crer une liste paramtre et ensuite l'diter ou alors dupliquer un rapport existant et le personnaliser. Pour crer une liste paramtre, reportez-vous la rubrique Listes paramtres 89 . Pour dupliquer un rapport existant, il suffit d'activer l'administration des listes (voir Utilisateur 70 : Autorisation - Administration des listes) et de suivre les tapes dcrites ci-dessous. Rubriques associes crer une liste paramtre comprendre la structure de l'diteur de formulaire ajouter des composants raliser la mise en page afficher et imprimer un formulaire Listes paramtres
89

Structure de la page 231

Composants 234 Mise en page 240 Aperu 246

Ouvrez la ferntre de choix de formulaires qui correspond le mieux au formulaire que vous voulez crer, par exemple : menu Impression : Dbiteurs - Liste des dbiteurs.

Dupliquer un formulaire
La manire la plus simple de crer un formulaire est de dupliquer un formulaire existant et de modifier la copie. Slectionnez un formulaire. Cliquez avec le bouton de droite de la souris.

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229

Aide de MagicWare 5

Cliquez sur Dupliquer. Nommez et cliquez sur Ok. La copie du formulaire apparat en noir.

Les mises jour (voir Magicware update 55 ) remplacent les formulaires par dfaut (en bleu) mais ne modifient pas les formulaires personnels (en noir). Si vous voulez des formulaires personnaliss, veillez donc crer de nouveaux formulaires (en noir) et ne pas seulement modifier un formulaire existant, sinon vos formulaires risquent d'tre supprims lors d'une mise jour.

Editer les requtes


Les donnes disponibles dans un formulaire sont dfinies grce des requtes sur une base de donnes. La modification des requtes requiert des connaissances en langage de requte (SQL) ainsi que sur la structure des bases de donnes. Si vous ne possdez pas ces connaissances, dupliquez un formulaire existant qui contient dj les donnes dont vous avez besoin. Ainsi vous n'aurez pas besoin de modifier les requtes (dans ce cas, passez directement au paragraphe suivant : Editeur de formulaire). Pour modifier les requtes manuellement, slectionnez le nouveau formulaire et cliquez sur [F3].

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Annexes

230

Un lien apparat au fond de la fentre. Cliquez sur le lien pour ouvrir le fichier SQL. Editez ces requtes pour dfinir les donnes qui seront disponibles dans le formulaire.

Enregistrez les modifications et fermez le Bloc-notes.

Editeur de formulaire
Vous allez maintenant ouvrir l'diteur de formulaire afin de slectionner et arranger vos donnes sur le formulaire. Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le nouveau formulaire et cliquez sur Editer pour ouvrir l'diteur de formulaire.

L'diteur de formulaire est divis en 3 onglets :

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231

Aide de MagicWare 5 L'onglet Calc vous permet de rendre plus dynamiques vos rapports en exploitant des variables grce au langage Pascal (voir Composants 234 : Composants base de donnes). L'onglet Conception vous permet de slectionner les donnes utilises, de les organiser et de raliser la partie graphique du formulaire (voir Structure de la page 231 ). L'onglet Apercu vous permet de visualiser et d'imprimer le formulaire (voir Aperu 246 ).

7.2.2

Structure de la page
L'onglet Conception vous permet de slectionner les donnes afficher, de les organiser et de raliser la partie graphique du formulaire. Rubriques associes crer un formulaire et diter les requtes ajouter des composants raliser la mise en page afficher et imprimer un formulaire Ouvrez l'onglet Conception. Dans le menu Affichage - Barre d'outils, cochez Arborescence du rapport et Arborescence des donnes. Edition des listes 228 Composants 234 Mise en page 240 Aperu 246

Page
La page est divise en plusieurs bandes.

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Annexes

232

Dans le menu Rapport, activez Titre, En-tte, Dtail, Bas, Sommaire. Titre : sommet de la premire page, p.ex. : le titre du formulaire. En-tte : haut de chaque page, p.ex. : les titres des colonnes d'un tableau. Dtail : rpt pour chaque enregistrement, p.ex. : dans une liste de clients, le nom, le prnom et l'adresse. Bas : fond de chaque page, p.ex. : numro de page. Sommaire : bas de la denire page, p.ex. : total gnral. Insrez des Composants dans ces bandes pour y afficher des informations (voir Composants 234 ). Cration de groupes Vous pouvez crer des groupes qui divisent la bande Dtail afin de faire des sous-totaux par exemple. Dans le menu Rapport, cliquez sur Groupes....

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233

Aide de MagicWare 5

Cliquez sur

pour slectionner les donnes grouper.

Arborescence du rapport
L'arborescence du rapport vous permet de grer les composants et leurs proprits.

La fentre prsente la structure du formulaire avec les composants classs par bande (voir cidessus) ainsi que les proprits du composant slectionn.

Arborescence des donnes

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Annexes L'arborescence des donnes vous permet de voir la structure des tables et des champs disponibles.

234

La partie du haut affiche les tables disponibles. Cliquez sur une table pour afficher les champs disponibles.

7.2.3

Composants : statiques, dynamiques


Les composants vous permettent d'afficher les informations de votre formulaire. Ces informations peuvent tres statiques (composants standards) ou dynamiques (composants base de donnes). Rubriques associes crer un formulaire et diter les requtes comprendre la structure de l'diteur de formulaire raliser la mise en page afficher et imprimer un formulaire Ouvrez l'onglet Conception. Dans le menu Affichage - Barre d'outils, cochez Composants standards, Composants donnes, Composants avancs et Editer. Edition des listes 228
Structure de la page 231

Mise en page 240 Aperu 246

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235

Aide de MagicWare 5

Les boutons ci-dessous s'affichent dans la barre d'outils (voir description plus bas).

Cliquez sur le bouton du composant que vous voulez insrer. Cliquez l'endroit de la page o vous voulez insrer le composant. Dans la barre d'outils, cliquez sur pour slectionner les composants et les dplacer.

Slectionnez un composant et dplacez les points qui le dlimitent pour changer la taille du composant (voir Mise en page 240 ).

Slectionnez un composant et tapez Delete pour le supprimer.

Composants standards
Texte sur une ligne Dans l'arborescence du rapport (voir Structure de la page 231 ), cliquez sur Caption et tapez le texte afficher.

Texte sur plusieurs lignes Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le composant (p.ex. Memo1) et slectionnez Lignes....

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Annexes

236

Texte format Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le composant (p.ex. RichText1) et slectionnez Edition.

Variable systme (date, heure, nom du document, numro de page) Variable Les variables vous permettent d'effectuer des oprations. Dans la barre d'outils, cliquez sur pour slectionner le type de variable.

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237

Aide de MagicWare 5

Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le composant et slectionnez Format d'affichage....

Image Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le composant (p.ex. Image1) et slectionnez Photo... pour ouvrir l'image.

Forme Ligne Dans la barre d'outils, cliquez sur pour slectionner le type de forme ou de ligne.

Code barre Code barre 2D Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le composant et slectionnez Configurer... pour entrer les proprits du code barre.

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Annexes

238

Graphique Dans la barre d'outils, tapez le code.

Composants base de donnes


Texte sur une ligne BD Texte sur plusieurs lignes Texte format BD Dans la barre d'outils, cliquez sur texte. pour slectionner la table et le champ afficher comme

Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le composant et slectionnez Vide si zro pour masquer si le nombre est gal zro. Vous pouvez tapez du code en langage Pascal grce l'onglet calque. Ouvrez l'onglet Calc pour taper du code en langage Pascal. Dans la partie Objets du Rapport, slectionnez la bande concerne par le code. Dans la partie Evnements pour ..., slectionnez l'vnement associ. Dans la partie procedure, tapez le code dans la zone de saisie.

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239

Aide de MagicWare 5

Dans l'exemple ci-dessus, la bande concerne est Sommaire, l'vnmenent associ est BerforePrint, et le code permet d'afficher soit Perte soit Bnfice dans le composant Label01, selon que la valeur du composant DBCalc01 soit plus grande ou plus petite que 0. Rsultat : Calcul BD Dans la barre d'outils, cliquez sur s'effectuer le calcul. pour slectionner la table et le champ sur lesquels va

Cliquez avec le bouton de droite de la souris sur le composant et slectionnez Calculs.... Vous avez le choix entre Compte, Total, Minimum, Maximum et Moyenne.

Image BD Code barre BD Code barre 2D BD Dans la barre d'outils, cliquez sur ou code barre. pour slectionner la table et le champ afficher image

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Annexes Graphique BD

240

Composants avancs
Groupe de composants Lorsque vous dplacez le groupe, tous les composants qui sont l'intrieur se dplacent aussi.

Sous-rapport

Editez le sous-rapport. Saut de page

Tableau crois

7.2.4

Mise en page
Les diffrents outils de mise en page vous permettent d'aligner ou de dplacer plusieurs composants. Rubriques associes crer un formulaire et diter les requtes comprendre la structure de l'diteur de formulaire ajouter des composants afficher et imprimer un formulaire Ouvrez l'onglet Conception. Dans le menu Affichage - Barre d'outils, cochez Alignement ou Espace, Grandeur et Dplacement. Edition des listes 228
Structure de la page 231

Composants 234 Aperu 246

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241

Aide de MagicWare 5

Les boutons ci-dessous s'affichent dans la barre d'outils (voir description plus bas).

Gnralits
Arborescence du rapport Cliquez sur un composant. Dans l'arborescence du rapport (voir Structure de la page 231 ), modifiez ses proprits.

Dplacer un composant Dans la barre d'outils, cliquez sur Slectionner plusieurs composants Dans la barre d'outils, cliquez sur Cliquez sur un composant. En maintenant la touche Shift (majuscule) enfonce, cliquez sur un autre composant. . pour slectionner un composant et le dplacer.

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Annexes Utiliser les outils Slectionnez le ou les composants auxquels vous voulez appliquer l'outils. Cliquez sur le bouton de la barre d'outils.

242

Alignement et Espace
Les outils suivants permettent d'aligner plusieurs composants. Le premier composant slectionn est le composant de rfrence, c'est--dire que tous les composants slectionns ensuite vont s'aligner sur lui. Dans la barre d'outils, cliquez sur .

Cliquez sur le composant de rfrence. En maintenant la touche Shift enfonce, cliquez sur les composants aligner. Cliquez sur : Aligner gauche pour aligner les composants au bord gauche du composant de rfrence. Aligner droite pour aligner les composants au bord droite du composant de rfrence. Aligner en haut pour aligner les composants au bord haut du composant de rfrence. Aligner en bas pour aligner les composants au bord bas du composant de rfrence. Centrer horizontalement pour centrer les composants au centre horizontal du composant de rfrence. Centrer verticalement pour centrer les composants au centre vertical du composant de rfrence. Egaliser les espaces horizontaux pour rpartir les espaces entre les composants sur la largeur de la page. Egaliser les espaces verticaux pour rpartir les espaces entre les composants sur la hauteur de la page. Centrer horizontalement la bande pour centrer les composants au centre horizontal de la bande. Centrer verticalement la bande pour centrer les composants au centre vertical de la bande.

Grandeur
Les outils suivants permettent d'harmoniser la taille de plusieurs composants.

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243

Aide de MagicWare 5 Dans la barre d'outils, cliquez sur .

En maintenant la touche Shift enfonce, cliquez sur les composants redimensionner. Cliquez sur : Redimensionner au plus troit pour adapter la taille au composant le plus troit. Redimensionner au plus large pour adapter la taille au composant le plus large. Redimensionner au plus haut pour adapter la taille au composant le plus haut. Redimensionner au plus bas pour adapter la taille au composant le plus bas.

Dplacement
Les outils suivants permettent de coordonner le dplacement de plusieurs composants. Tous les composants slectionns vont se dplacer solidairement. Dans la barre d'outils, cliquez sur .

Cliquez sur un seul composant ou, en maintenant la touche Shift enfonce, cliquez sur plusieurs composants dplacer. Cliquez sur : Dplacer vers la gauche pour dplacer la slection d'un pixel vers la gauche. Dplacer vers la droite pour dplacer la slection d'un pixel vers la droite. Dplacer vers le haut pour dplacer la slection d'un pixel vers le haut. Dplacer vers le bas pour dplacer la slection d'un pixel vers le bas.

Autres
Cliquez sur : Amener vers l'avant pour faire passer la slection au-dessus. Envoyer vers l'arrire pour faire passer la slection au-dessous. Mettre en forme automatiquement pour ajuster la taille du composant son contenu. Positionner pour dfinir manuellement la position du composant. Etirer pour ajuster le contenu la taille du composant. Transparent pour voir travers le composant. Visible pour afficher le composant

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Annexes

244

Ajout du format Zebra


Vous pouvez ajouter le format zebra (alternance gris-blanc des lignes des grilles) vos fomulaires. Cliquez sur dans la barre d'outils pour ajouter une forme.

Cliquez n'importe o sur le formulaire pour insrer la forme.

La forme est cre. Quand celle-ci est slectionne, son nom est galement slectionn dans l'arborescence du rapport.

Cliquez sur

dans la barre d'outils et slectionnez Aucune ligne.

Cliquez sur dans la barre d'outils et slectionnez la couleur de remplissage qui vous convient (cette couleur alternera avec le blanc dans les grilles). Dplacez la forme dans la partie Dtail du formulaire. Cliquez avec le bouton de droite sur la forme et slectionnez Hauteur Parent, Largeur Parent et Envoyer vers l'arrire.

Dans l'onglet Calc, slectionnez la forme que vous avez cre et cliquez sur OnPrint dans la partie Evnements.

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245

Aide de MagicWare 5

Dans la partie procedure, entre begin et end;, tapez le texte suivant (remplacez Shape1 par le nom de votre forme) : Shape1.Visible := not Shape1.Visible; Ouvrez l'onglet Aperu pour vrifier le rsultat.

Dans l'onglet Conception, cliquez sur

pour enregistrer les modifications.

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Annexes

246

7.2.5

Aperu
L'onglet Aperu vous permet de visualiser et d'imprimer le formulaire. Rubriques associes crer un formulaire et diter les requtes comprendre la structure de l'diteur de formulaire ajouter des composants raliser la mise en page Ouvrez l'onglet Aperu. Edition des listes 228
Structure de la page 231

Composants 234 Mise en page 240

Cliquez sur pour atteindre la premire page, sur la dernire. Cliquez sur taille relle. Cliquez sur pour afficher la page entire, sur pour imprimer le formulaire.

la prcdente, sur

la suivante, sur la page en

la largeur de la page, sur

7.3
7.3.1

Modules externes
Gestion du temps
Le module Gestion du temps permet de saisir et de grer les heures effectues par les employs d'une entreprise. La saisie peut se faire manuellement ou automatiquement l'aide d'une pointeuse lectronique, par les employs eux-mmes ou par un administrateur.

voir...
- prsentation de Gestion du temps sur www.terrettaz.ch - manuel Gestion du temps sur www.magicware.ch

7.3.2

Journal de caisse
Le module Journal de caisse permet d'enregistrer les oprations concernant la caisse et de les communiquer par courrier lectronique, en imprimant le journal ou en transmettant un enregistrement du journal sur un support de donnes (CD-ROM, disquette,...). Les fiduciaires peuvent ainsi obtenir les informations de caisse de leurs clients et les comptabiliser directement dans Magicware. Le journal de caisse est indpendant de Magicware et peut tre install seul sur les ordinateurs des utilisateurs.

voir...
- prsentation de Journal de caisse sur www.terrettaz.ch - manuel Journal de caisse sur www.magicware.ch

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247

Aide de MagicWare 5 - tlcharger Journal de caisse sur www.magicware.ch

7.3.3

File Monitor
Grce au module File Monitor vous pouvez enregistrer tous les documents concernant vos clients et fournisseurs : factures scannes, devis, brochures, listes de prix, emails... Le module fonctionne comme un processus d'arrire-plan qui surveille la prsence de certains types de fichiers dans un certain nombre de rpertoires. Si un fichier du type attendu apparat dans le rpertoire dfini (par exemple un fichier *.tif dans le rpertoire de sortie du scanner ou un fichier *.eml dans le rpertoire de sauvegarde des e-mails), le module enregistre ce fichier dans la base de donnes.

voir...
- prsentation de File Monitor sur www.terrettaz.ch - manuel File Monitor sur www.magicware.ch

7.3.4

Report Explorer
Le module Report Explorer permet de crer et d'imprimer des formulaires personnaliss pour votre entreprise. Son interface simple vous permet d'excuter des requtes sur votre base de donnes et donc de gnrer rapidement des formulaires dont le contenu est mis jour dynamiquement.

voir...
- prsentation de Report Explorer sur www.terrettaz.ch - manuel de Report Explorer sur www.magicware.ch - tlcharger Report Explorersur www.magicware.ch

7.3.5

Reprise Winware
Le module Reprise Winware vous permet de reprendre la comptabilit d'un exercice Winware dans Magicware : critures, clients, fournisseurs, postes ouverts et conditions de paiement.

voir...
- prsentation de Winware sur www.terrettaz.ch - manuel Winware sur www.magicware.ch - tlcharger Winware sur www.magicware.ch

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Index

248

Index
--204

-{{doc_id} 16

-22000 2003 1 1

-**.chm 1, 107 *.csv 38, 177 *.dta 210 *.exe 1 *.fbk 52 *.mwa 45 *.pcl 78 *.pdf 1, 25, 107 *.tif 121, 161 *.tva 78 *.txt 180 *.v11 194 *.wml 111 *.xls 38 *.xml 78 *.zip 55, 81, 246

-33050 TCP/UDP 1

-AA propos 108 abrviation 84, 226 Acompte 186 acomptes 194 adhrent 36, 128 ADMIN 8, 70, 108 administrateur 70 adresse par dfaut 198 affichage 59 Aide 107 Alignement et Espace 240 Analyse 139, 223, 224, 225 analytique 223, 224, 225 export ,excel ,xls 156 Aperu 25, 246 Apparence 59 Arborescence du rapport 231 archivage des impressions 105 archives 105 Arrondi 41, 181, 186 article 180 Articles 177 Assistant cration Mandat / Exercice 30 Attacher au groupe 175 Attribuer des clients un groupe 175 Attribution 175 Autorisation 70

-..chm 1, 107 .csv 38, 177 .dta 210 .exe 1 .fbk 52 .mwa 45 .pcl 78 .pdf 1, 25, 107 .tif 121, 161 .tva 78 .v11 194 .wml 111 .xls 38 .xml 78 .zip 55, 81, 246

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249

Aide de MagicWare 5 Clients 16 codage 204 Code 16, 84, 87, 226 Code ISO 41 Codes de champ 16 Collaborateur 170 commission 75 composants 234 Composants base de donnes 234 Composants standards 234 Compte d'achat 177 compte de tiers 133 Compte de vente 177 Compte d'exploitation 149 Compte regroupement 117 Comptes 117, 124, 125 Conception 231 Conditions de paiements 43 Configuration 60 connection 8 contrle 101 Contrle d'accs 70 Contrle des donnes 84 Convenu 30, 60 Convenu (base la facture) 30 Copyright 108 couleur 59 courrier lectronique 246 Cours 41, 141 Cpte regroupement 117 Crancier 60 Cranciers 198, 202, 204, 208, 221, 222 cration Mandat / Exercice 30 csv 38, 177

-BBackup 52 Backup de la BD 52 Balance des soldes 216 Banque 36 barre de navigation 8 Barre d'tat 18 barre d'outils 18 Bas 231 base de donnes 247 BD 52 Bilan 149, 151 Bilan / CE 149 Bilan / CE (Excel) 151 bilan personnalis 126 bloqu 81 Bloquer les rappels 170 BMC 94 Budget 139 bulletin de versement 208 Bulletins de Versement 194 BV 194 BVR 16, 36, 128, 194, 198, 204, 208 BVR non stricts 170

-Ccacher 126 caisse 246 Caisse.exe 246 catalogue 180 CD-ROM 55 CD-Rom de mise jour CE 149, 151 Centre 139 centre d'analyse 139 change 60 chm 1, 107 Classe 117 cl personnelle 108 Clearing 36, 38 Clearing bancaire 38 Client 170, 175 client potentiel 174

55

-Ddate 204 Dbiteur 60 Dbiteurs 170, 181, 186, 190, 194, 197, 217, 218, 219, 220 dcimal 41 dcompte TVA 30, 213 Dmarrer 8, 18, 84 Dmarrer un programme 84 Dmonstration 8

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Index Dplacement 240 droulante 84 Dtacher du groupe 175 Dtail 231 Devis 181 Diffrence 141 diffrence cours 141 diffrence de change 60 Diffrence de cours 141 document 121 documents 247 donnes 231 dossiers pour listes paramtres 93 liste paramtre ,dossier 93 DTA 36, 210 Dupliquer un formulaire Dure facturable 170 228 F1 1, 107 F2 226 Facturation 60 Facture 186 Facture dtaille 186 factures 128, 219 Factures dj imprimes 219 Factures non comptabilise 197 Factures non imprimes 219 Factures ouvertes 190 factures scannes 247 Favoris 8, 18 fbk 52 Fentres 226 dynamie ,dfm ,dfmedit 48 Fermer 30 Fichier BV 194 fiduciaires 246 File Monitor 247 Firebird 1 format de date 204 format Zebra 240 formulaire 228, 231, 234 formulaire officiel de dcompte TVA formulaires 25, 247 Fournisseur 198, 202 Fournisseurs 16 Frais de rappel 190 FTP 55 Espace 240 Excel 18 Exclure un client d'un groupe 175 exe 1 exercice 29, 30, 35, 60 Exercices 8 Export 18, 78 Export de compta 81 Exporter 45, 78 Exporter la comptabilit 81 externes 197 Extrait de compte de tiers 133 Extrait des soldes 121

250

-F-

-Echance 190 Echances 43 critures 157, 165 critures multiples 161 critures simples 159 Editer les reports 18 Editer les requtes 228 Editeur de formulaire 228 Editeur SQL 102 Edition des listes 228 Employs 75 Emuler pour version 55 Encaissement BVR 194 Encaissements 219 Encaissements BVR 16 Encaissements des Bulletins de Versement 194 Enregistrement 108 Enregistrement du logiciel 108 En-tte 231 Envoyer les journaux par courrier lectronique 246 Erreurs 27 Erreurs d'application 27 Escompte 181, 186 Escompte accord 60 Escompte obtenu 60 Escomptes 194

30

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251

Aide de MagicWare 5 Install 1 Install.exe 1 Installation 1 Interbase 1 ISO 41

-Ggain de change 60 Gnrer le fichier Zip 246 Gnrer ordre de paiement 208 Gestion des archives 105 Gestion des utilisateurs 70 Gestion du temps 246 Grand Livre 213 Grandeur 240 Graphique 139 Graver un CD-Rom de mise jour groupe client 175 Groupe fournisseur 202 groupes 231 guides 159 guides multiples 167 guides simples 166

-Jjournal 110, 111, 115, 159, 246 journal de caisse 246 Journaux 110, 111, 115, 159 55

-Llecteur BVR 204 lecteur de BVR 198 Lecture bulletins versements 198 lecture des bulletins de versements Libells 87 ligne de codage 204 Ligne de rfrence 194 Linux 1 liste de choix droulante 84 Liste des comptes 125 Liste des cranciers 221 Liste des dbiteurs 217 Liste des documents 219 Liste des journaux 111 listes paramtres 89 liste ,paramtre ,sql 89 Login 8, 44, 70 Logo 60 L'onglet 59 204

-Hhirarchie 126 Historique 25, 105 Historique des impressions Html 18 25

-Iicnes 226 Identifiant 70, 108 identifiant et cl personnelle 108 Import 78, 81, 94, 95 Import BMC 94 Import postes ouverts 95 Import postes ouverts BMC 95 Import/Export 78 Importer 38, 46, 78 Importer la comptabilit 81 Impression 25, 217, 218, 219, 220, 221, 222 impression analytique 223, 224, 225 Impression des encaissements dbiteurs 219 Impression des factures dbiteurs 219 Impression des formulaires 25 imprimer analytique 223, 224, 225 Imprimer les critures 157

-MMagicWare 1, 55 Magicware update 55 mail 246 Maintenance 52 Maintenance de la base de donnes Mandat 29, 30, 35 Marge 177 mtrs 181, 186 Microsoft 1 Mise jour 55

52

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Index Mise jour des soldes initiaux Mise jour des textes 84 Mise en page 240 Mode attribution 175 mode convenu 60 Mode de perception 30, 60 mode Dmonstration 8 mode reu 60 Monnaie 41, 117 montrer 126 mot de passe 44 multiples 161, 167 mwa 45 124 pass 44 password 44 pcl 78 pdf 1, 25, 107 perte de change 60 pices 159 Plan comptable 126, 149 plan comptable standard 78 pointage 246 pointeuse 246 port 3050 TCP/UDP 1 Postes ouverts 133, 218, 222 postes ouverts BMC 95 Prfrence 59 prsentation de votre plan comptable prsentations 126 Prestations 170 Prix d'achat 177 Prix de vente 177 prix unitaire 186 processus d'arrire-plan 247 Programmes externes 197 Prorata 181, 186 prospect 174 Publipostage 220 px unit 186

252

-NNavigation 8 Niveau de rappel 190 No. de Tva 60 non comptabilise 197 Non soumis TVA 30, 60 Nouvelle chance 190 NT 1

126

-OOPAE 36 Options 59 Oracle 1 ordre de paiement ouverts 218 Ouvrir 29 Ouvrir un exercice 208

-R29 Rabais 181, 186 Raccourcis 18, 84, 226 Raccourcis clavier 84 Rappels 16, 170, 190 rapport 231 Recherche d'critures 165 Reu 30, 60 Reu (base des encaissements) rcupration 117 Rfrence BVR 128 Rflchir sur 117 regroupement 117, 125 Release Notes.txt 55 rpartir 128, 139 rpertoire de MagicWare 55 report 18, 27 Report Explorer 247

-PPaiement des BVR 204 paiements 16, 43, 131 Paiements considrs 190 par courrier lectronique 246 Paramtres du codage 204 pare-feu Windows 1 Part. soumise sur compte 30 Part. soumise sur tva 30 Partie soumise sur compte 60 Partie soumise sur tva 60

30

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253

Aide de MagicWare 5 Taux de rcup. 137 Taux de rcupration 117, 137 TCP 1 tlcharger 38 textes 84 Textes par dfaut 16, 60 tiers 133 tif 121, 161 tiret 204 Titre 231 traitement 247 tva 78, 137, 213 TVA Mode de perception 30, 60 TwixTel 60, 170, 174, 198

Reprise des comptes 124 Reprise des journaux 115 Reprise des journaux de caisses Reprise Winware 247 requtes 228, 247 rseau 1 Restauration 46 Restore 52 Restore de la BD 52

246

-SSaisie 159 Saisie automatique 204 Saisie des critures 157 Saisie des factures 128 Saisie des paiements 16, 131 Saisie manuel 204 Sauvegarde 45 Send Report 27 simples 159, 166 Simuler une version diffrente 55 Socit 35, 60 solde antrieur 121 solde postrieur 121 soldes 101, 121, 122, 216 Soldes d'ouverture 122 Sommaire 231 soumise sur compte 60 soumise sur tva 60 SQL 1, 18, 102, 228 SQLserver 1 Status 60 statut d'un exercice export 81 statut d'un exercice import 81 Suppression 35 Suppression Socit / Exercice 35 supprimer 35 surveillance 247

-UUDP 1 Unit 177 Unix 1 update 55 Update.exe 55 Utilisateur 70

-Vv11 194 Version 108 Version complte 55

-WWindows 1 Winware 247 wml 111

-Xxls xml 38 78

-TTable 78 tables 231 Tarifs 70 Taux de rcup 117

-ZZebra 240 zip 55, 81, 246

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