RECIBO, DESPACHO Y CONTROL DE DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos.

Establece que la gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. Para efectos de la conceptualizacin en los procesos de recibo, despacho y control de comunicaciones oficiales, aplicados en la Unidad de Correspondencia se desarrollar para cada uno: definicin, marco normativo, actividades y flujograma RECEPCIN DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica Artculo 15. Prrafo 3: La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Artculos 1, 11 y 32. Supresin de autenticacin de documentos originales y uso de sellos, ventanilla nica. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. ACTIVIDADES Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travs de diferentes medios tales como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro

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medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicacin de documentos Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo. Impresin de rtulo de la radicacin. Registro impreso de planillas de radicacin y control.

2. Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados.

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RECEPCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS INICIO

La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios

El documento es competencia de la entidad?

NO

La Unidad de Correspondencia, devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente, dejando constancia mediante comunicacin escrita.

SI La Unidad de Correspondencia hace la revisin de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se proceder a la radicacin del mismo. Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarn las acciones a seguir.

La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retencin Documental para determinar su direccionamiento e imprime el rtulo de radicacin y consigna en la planilla de registro y radicacin los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella informacin que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes

La Unidad de Correspondencia excluye de radicacin las comunicaciones de carcter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, peridicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicacin. Para estos documentos cada entidad disear formatos de control de entrega

La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservacin destinadas para cada dependencia.

FIN

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RECEPCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

INICIO

La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trmite, consulta o informacin, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.

El documento es competencia de la dependencia? S I

N O

La Dependencia receptora, devuelve el documento al remitente o lo direcciona a la dependencia competente.

La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, adems observa el estado de conservacin documental. Si el documento est incompleto se determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.

La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento, sealando datos como (Nombre y cdigo de la dependencia remitente, Nmero de radicacin, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella informacin que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

FIN

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DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artculo 25. Utilizacin del correo para el envo de informacin. Acuerdo 060 de 2001. Artculo 3. Centralizacin de los servicios de distribucin de las comunicaciones oficiales. ACTIVIDADES La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribucin de documentos externos Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribucin de documentos internos Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribucin de documentos enviados Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento.

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Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documentos.

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DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS INICIO

La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribucin de los documentos a las dependencias correspondientes.

Conoce la directriz para la distribucin?

NO

Consultar: Directriz recibidos. Anexo 2.6

para la distribucin de documentos

S I La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las dependencias.

Es competencia de la Dependencia?

N O

Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su redireccionamiento.

SI

La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones recibidas.

FIN

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DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

INICIO

Conoce el procedimiento para la distribucin de documentos Internos?

NO

Consultar, manual de procedimientos de cada dependencia segn el caso.

SI

Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay, a la Dependencia destinataria.

La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido (Ver 4 Trmite de Documentos)

FIN

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DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS ENVIADOS INICIO

La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribucin, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el nmero de copias requeridas, sus anexos y el sobre.

Conoce la directriz para la distribucin? S i

N o

La Unidad de Correspondencia consulta la directriz establecida en la entidad para la distribucin de documentos enviados.

La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (cdigo de serie documental, radicacin del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y dems datos regulados por la entidad)

El documento cumple requisitos? S i

N o

Devuelve a la dependencia para complementar requisitos

La Unidad de Correspondencia realiza la radicacin y el registro con los siguientes datos bsicos: radicacin, fecha, hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.

La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento fsico, peso y porteo para el envo por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega.

La Unidad de Correspondencia realiza la distribucin de los documentos utilizando medios entrega personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina Web, entre otros. La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envo de los documentos.

como

El documento fue devuelto? N o

S i

Se entrega a la dependencia el documento devuelto para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar.

La Unidad de Correspondencia da por concluido el trmite de entrega

FIN

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TRMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. (GRGA) MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitucin Poltica. Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin. El legislador podr reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ley 58 de 1982. Reglamentacin trmite peticiones. Decreto 01 de 1984 Cdigo Contencioso Administrativo. Derecho de peticin. Decreto 2150 de 1995. Artculos 6, 16, 17, 22. Artculo 25. Establece que las entidades de la Administracin Pblica debern facilitar la recepcin y envo de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL. Decreto 1222 de 1999 Artculo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artculos 3, 6 y 8. Envo y control del trmite de las comunicaciones, numeracin de actos administrativos. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se sealan las actividades de: 1. Recepcin de solicitud o trmite

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Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite. Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto.

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TRMITE DE DOCUMENTOS
INICIO

La Dependencia recibe documento de la Unidad de Correspondencia o de otra dependencia

Amerita trmite ? S i

N o

Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente (Ver 5. Organizacin de documentos)

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trmite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el trmite.

Amerita respuesta ? S i

N o

Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proyecte respuesta

El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud

La solicitud es clara? S i

N o

Se solicita ampliar o precisar la informacin.

Aporta la informaci n necesaria?

N o

Archiva documento y proyecta respuesta

El funcionario competente hace acopio de la informacin necesaria, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisin

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El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta

La respuesta es para una dependencia ? N o

S i

Aplica directriz para la distribucin de documentos internos.

Aplica el procedimiento para la distribucin y envo de documentos externos.

FIN

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