Lernbericht PRM1 von Anonym

Klassifizierung * Intern Status ** Fertig Autor Initiale Bearbeitender xx xx

Prfender Ernst Memet Genehmigende Verteiler

* Nicht klassifiziert, Intern, Vertraulich ** In Arbeit, In Prfung, Abgeschlossen

nderungskontrolle, Prfung, Genehmigung Version 1.2 Datum 16.01.09 Beschreibung, Bemerkung Lernbericht PRM1 Name oder Rolle Anonym

Zweck des Dokuments Der Lernbericht dient als Instrument zur Selbst-Reflektion ber die eigenen Lernleistungen. Er untersttzt auch den Transfer vom Unterricht in die eigene Praxis.

Projektmanagement

Lernbericht

Anonym

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1 2 3 3.1 3.2 4 4.1 4.2 5 6 7 7.1 7.2 8

Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis .................................................................................................................... 2 Einleitung ................................................................................................................................. 3 Lern- und Arbeitsverhalten....................................................................................................... 3 Projektstart............................................................................................................................... 4 Meilensteine............................................................................................................................. 5 Transfer von Lerninhalten ........................................................................................................ 6 Projekterfahrung: Organisation der Berufsmatura-Abschlussfeier .......................................... 6 Projekterfahrung: Risiko wird zum Problem............................................................................. 7 Schlusswort ............................................................................................................................. 8 Selbstndigkeitserklrung........................................................................................................ 9 Quellenverzeichnisse............................................................................................................. 10 Literaturverzeichnis................................................................................................................ 10 Bilderverzeichnis.................................................................................................................... 10 Anhang .................................................................................................................................. 10

Projektmanagement

Lernbericht

Einleitung

Dieser Lernbericht handelt von meinem Lern- und Arbeitsverhalten im Projektmanagement 1 und von einigen Projekterfahrungen. Dabei halte ich vorwiegen an persnlichen Erfahrungen sowie Inhalt des Kontaktunterrichts fest. Obschon mir dies bis zum Studium nicht bewusst war, fhrte ich in meiner bisherigen eher schulischen Karriere viele Projekte durch. Dies geschah meistens recht spontan mit ungefhren Richtlinien, welche jenen von Bruno Jenny in vielen Belangen hnlich sind, weshalb ich im Transfer von Lerninhalt auch auf frhere Projekte zurckgriff. Dieser Lernbericht soll Aufschluss darber bringen, in wie fern ich Projekte umsetzte und wo explizites Verbesserungspotential liegt. Gemss Jenny knnen sehr viele Aufgaben als Projekt betitelt werden, weil es fr den Weg vom Ist- zum Soll-Zustand ist. Im Rahmen des Moduls wurde klar, dass Projektmanagement weitaus mehr beinhaltet, als der reine Prozess von A nach B. 1

Lern- und Arbeitsverhalten

Mein frheres Lern- und Arbeitsverhalten ist schnell analysiert. Dabei habe ich Auftrge vor allem nach Flligkeit gegliedert. Somit habe ich meistens jenes Projekt zuerst abgeschlossen, welches den frhesten Abgabetermin hatte. Eine ausfhrliche Projektklassifikation wie in Jenny habe ich nicht niedergeschrieben, sie jedoch teilweise gesetzt. Meine wichtigsten Kriterien waren Abgabetermin, Unterscheidung Einzel- oder Gruppenarbeit, Themeninteresse und ungefhrer Zeitaufwand. Komischerweise habe ich mich bei Gruppenarbeit immer besser und motivierter eingesetzt als bei Einzelarbeiten. Dies lag wahrscheinlich daran, dass ich nicht wollte, dass eine Gruppenarbeit meinetwegen missglckt. Ausserdem schafften es meine Mitstreiter meistens, mich zu motivieren.

Projektmanagement von Bruno Jenny, Seite 159

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3.1

Projektstart

In der Schule ist ein Projektimpuls meistens recht leicht, weil die Studierenden einen konkreten Auftrag von der Lehrperson erhalten. Je hher jedoch die Schulstufe, desto mehr mssen die Studierenden selbst dazu beitragen. Ein Projektantrag bestand oft darin, der Lehrperson ein gewhltes Thema mitzuteilen und dieses kurz zu erlutern. Dafr wurde oftmals ein provisorisches Inhaltsverzeichnis verwenden. Heute weiss ich hingegen, dass dazu noch viel mehr gehrt, und das der Auftraggeber selber meistens nicht genau weiss, was er eigentlich will 2 , was den Projektstart natrlich deutlich komplizierter macht und somit Wochen vergehen, bis ein Projektauftrag zu Stande kommt. Der Projektauftrag sollte dem Auftraggeber auf jeden Fall schriftlich zur Unterzeichnung vorgelegt werden, damit es spter nicht zu
Abbildung 1, Projektstart

Streitigkeiten kommt. Bekanntlich sind

schriftliche Vereinbarungen leichter zu beweisen und gelten auch dann, wenn dem Auftraggeber nachtrglich noch etwas Wichtiges in den Sinn kommt. Die knnen beispielsweise Terminnderungen, weitere Lieferobjekte, etc. sein, welche abgelehnt werden knnen oder gegen zustzliche Vergtung aufgenommen werden.

Eine Projektplanung wie sie Jenny auslegt, kannte ich vorher nicht. Meine Projektplanung beinhaltete meistens aus einem Ablaufplan bzw. Terminplan, welcher festhielt, welches Gruppenmitglied welche Arbeiten bis zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hatte. Der Terminplan war aber kein Gantt-Diagramm sondern eher eine Auflistung von Teilaufgaben und deren Deadline. Die Ressourcen waren von Beginn an klar und wurden daher nicht explizit aufgefhrt, weil die Human Resources (HR) dem Projektteam entsprachen und alle notwendigen Mittel entweder schon privat oder in der Schule vorhanden waren, was besonders die finanziellen Mittel einsparte. Die Projektplanung war also schnell abgeschlossen. Natrlich ist mir klar, dass bei wichtigen und teuren Projekt in einer Unternehmung die Mittel genau ermittelt werden, da in der Privatwirtschaft die Rcklaufzeit, als die Zeit bis sich das Projekt lohnt von zentraler Bedeutung ist. Ihnen ntzt

Zitat von Ernst Memet (leicht angepasst)

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nmlich ein Projekt wenig, dass sich erst nach erwarteter Lebensdauer rentiert, weil so mehr Kosten entstehen als Nutzen. Allerdings gibt es auch Projekte, die trotz ihrer wirtschaftlichen Unrentabilitt umgesetzt werden mssen. Dies kann beispielsweise wegen einem neuen Gesetz zwingen notwendig sein. 3

3.2

Meilensteine

Der Weg vom Ist- zum Soll-Zustand sollte in Etappen beschritten werden, um Fehler frhzeitig zu bemerkten. Je frher ein Fehler passiert und je frher er entdeckt wird, desto kostengnstiger kann er noch behoben werden. Meilensteine bilden dafr eine gute Voraussetzung, um bereits abgeschlossene Teilprojekte zu kontrollieren und allfllige Fehler auszubessern. Besonders im Berufsleben sollten die Meilensteine als Absicherung genutzt werden, indem der Auftraggeber den vereinbarten Meilenstein kontrolliert und bis dahin die Arbeiten schriftlich abnimmt, damit der Projektleiter und das Projektteam entlastet werden. Andernfalls kann ein unbemerkter Fehler
Abbildung 2, Meilensteine

einen Projektleiter teuer zu stehen kommen. Bei Schulprojekten ist dies

allerdings kaum mglich. Meilensteine dienen zwar ebenfalls zur Kontrolle, damit die Projekte auf dem richtigen Weg bleiben. Die Verantwortung hingegen kann selten bis nie auf den Auftraggeber/ Lehrer bertragen werden. Das Risiko liegt folglich voll und ganz beim Projektteam. Dennoch sollte der Auftraggeber Hilfe leisten und auf mgliche Probleme, fachliche Fehler und hnliches aufmerksam machen. Jemanden ins offene Messer laufen zu lassen, wre krass unfair. Vor einem Meilenstein empfiehlt sich ein Revue, welches projektintern vor der Vernehmlassung nochmals alles bespricht. 4
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Durch regelmssige Meilensteine knnen Risiken noch vor der Entstehung oder Fehler frhzeitig festgestellt und behoben werden. Sollte sich herausstellen, dass ein Projekt nur unter extrem schwierigen Bedingungen und/oder finanziellem Einsatz durchzuboxen ist, empfiehlt es sich, das

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Projektmanagement von Bruno Jenny, Seite 101ff Projektmanagement von Bruno Jenny, Seite 103 105 PowerPoint von Ernst Memet, PRM1-ABD-Jenny-Kap03-V04-kld2, Seite 16 +17

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Projekt abzubrechen. Ein Ende mit Schrecken ist immer noch besser als ein Schrecken ohne Ende. 6 Fr einen Projektleiter ist es sicherlich schwer festzustellen, ob sich ein Projekt auf Kurs befindet. Deshalb ist es sehr wichtig, dass er ehrlich zu sich selbst ist und sich nicht durch falsche Hoffnungen oder nichtquantifiziertem Scheinnutzen blenden lsst. 7

Transfer von Lerninhalten

Whrend meiner Lehre zum Kaufmann gab es keine beruflichen Projekte, wie wir es im Modul Projektmanagement lernten. In der Berufsschule und er Berufsmaturschule hingegen schon. Obschon sie nicht nach Jenny umgesetzt wurden, sind viele Parallelitten zu erkennen. Nachfolgen schreibe ich ber zwei Projekte, um meiner Projekterfahrungen Platz einzurumen und analysiere sie.

4.1

Projekterfahrung: Organisation der Berufsmatura-Abschlussfeier

Dies war mein bisher einziges Projekt, bei dem die Finanzen eine zentrale Rolle spielten. Gleich zu Beginn wurde dem vierkpfigen Projektteam klar, dass das Projekt mit der Finanzierung steht oder fllt. Der Projektauftrag bestand seit Jahren und musste alljhrlich umgesetzt werden. Da die Schule keine weiteren Ausgaben bernehmen wollte, mussten wir Sponsoren suchen. Deshalb war dies in unserem Terminplan als erster Punkt aufgefhrt und genoss hchste Prioritten. Die Planung vom Apro und der Unterhaltung war ohne finanzielle Mittel schlichtweg unmglich und selber berappen wollten wir es schliesslich auch nicht. Parallel dazu erstellte ein Teammitglied ein Budget mit einer anzustrebenden Kostenobergrenze. Das Projekt lag lange auf Messers schneide, weil sich die Finanzierung als schwerer herausstellte, als wir zuvor angenommen hatten. Bei Besprechungen mit anderen Gruppen, fanden wir weitere Sponsoren, wodurch das Projekt gerettet war. Der Terminplan war eng und alle Teammitglieder hatten auch andere Verpflichtungen in anderen Projekten. Wir bekamen sozusagen alle Nachteile der Stab-Linien-Projektorganisation zu spren. Glcklicherweise hatte unser Auftraggeber bereits Erfahrung mit dem Projekt. Zustzlich holten wir uns externes Know-How vom vorjhrigen Projektteam. Sie erwiesen sich als sehr hilfsbereit und gaben uns viele wichtige Tipps. Whrend des ganzen Projektes profitierten wir von unseren Beziehungen, dem bekannten Vitamine B. Dies brachte uns nicht nur zustzliche Sponsoren ein, sondern liessen die Kosten der Unterhaltung sinken. Ein gesundes Netzwerk bewirkt bestimmt in keinem Projekt ein Nachteil und sollte daher gut gepflegt werden. Obschon

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Zitat von Ernst Memet Zitat von Ernst Memet (leicht abgendert)

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nicht immer alles glatt ging und wir einige Meilensteine nachtrglich abnderten, verloren wir das Endziel nie aus den Augen. Bei diesem Projekt bekamen wir auch die verschiedenen Phasen der Gruppenbildung zu spren. Trotz allen negativen externen und teaminternen Komplikationen wurde das Projekt ein voller Erfolg. Das Projekt endete leider mit der Einfhrung bzw. Nutzung des Projekts - der Abschlussfeier - und war in so fern mit dem letzten Meilenstein zu ende.

Fazit Das Projekt wurde ein voller Erfolg, weil das Team zusammenarbeitete, sich gegenseitig motivierte, eine gute Planung hatte und Freude am Projekt hatte. Ich denke, dies sind zentrale Einflussgrssen, welche den Projektverlauf massgeblich prgten. Projekte sind oft von Beginn weg zum Scheitern verurteilt, weil sie nicht sorgfltig geplant wurden.
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4.2

Projekterfahrung: Risiko wird zum Problem

Whrend des ersten Semesters an der Berner Fachhochschule musste ich leider feststellen, dass nicht alle Projekte so gut ablaufen. In einer neuen Gemeinschaft ist das zusammenstellen von Gruppen die reinste Lotterie. Dies ist natrlich sehr realittsnahe, weil im Berufsleben die gewnschten Ressourcen nicht zu Verfgung stehen und man sich mit anderen z.B. unbekannten Mitarbeitern zusammen tun muss. Whrend sich einige unerwartet zu einer grossen Hilfe entwickeln, besttigen andere die schlimmsten Risiken, was zu einem erheblichen Problem wird.

Diesen Fall musste ich im ersten Semester in drei Projekten erleben. Dabei stellte sich heraus, dass meinem Partner sowohl die fachlichen als auch die soziale Moral fehlte und sich kaum an Abmachungen oder an die Planung hielt. Die Lieferobjekte bei den jeweiligen Meilensteinen waren entweder unbrauchbar oder nicht vorhanden. Murrend beschloss ich zum Wohle aller, das Projekt alleine durch zu boxen, was natrlich einen enormen verzerr an Ressourcen, besonders Zeit verursachte. Die Planung war umsonst und das Endprodukt wre mit einem richtigen Team wahrscheinlich besser geworden.

Fazit Immer ausreichend Pufferzeit fr Notflle einplanen und an nicht eingehaltene Meilensteine bis zur Erfllung festhalten. Menschen sind wohl dazu bestimmt, erst zu scheitern, um wirklich vorwrts zu kommen. Das alleinige Erarbeiten hatte auch seine Vorteile und immerhin lernen wir nicht fr die

Zitat von Ernst Memet (leicht abgendert)

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Schule sondern frs Leben und dies war eine sehr lehrreiche Lektion. Im Nachhinein htte ich das Projekt zurckweisen mssen oder einen Chance-Request fr eine Teamauflsung beantragen sollen. Ersteres ist leider bei einem schulischen Auftrag kaum mglich bzw. entstnden zu hohe Kosten. Deshalb werde ich in Zukunft in hnlichen Fllen schneller zum Chance-RequestManagement greifen.

Schlusswort

Das Modul Projektmanagement hat mir geholfen, frhere Projektablufe genauer zu verstehen. Der Lernbericht bot mir zustzlich die Mglichkeit, den vermittelten Stoff nochmals aufzubereiten und mit persnlichen Erfahrungen zu verbinden. Ich hoffe, dass mein Time-Management, welches offenbar unmittelbar mit Projektmanagement zusammenhngt in Zukunft besser wird. Projektmanagement hat mir zustzlich dabei geholfen, frhere Projekte und Ablufe besser zu verstehen. Heute weiss ich, dass Planung das A und O ist. Eine schlechte oder gar keine Planung kann ein Projekt ohne weiteres platzen lassen. Ich hoffe, dass wir in Zukunft hufiger die Gelegenheit haben, die relativ trockene Theorie von Jenny umzusetzen.

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Selbstndigkeitserklrung

Der Autor, Anonym, besttigt hiermit, dass der vorliegende Lernbericht fr das Modul Projektmanagement 1 selbststndig verfasst wurde. Er ist weder anderweitig zu Prfungszwecken vorgelegt worden noch wurden anderen Hilfsmittel, als jene im Quelleverzeichnis enthaltene, verwendet. Smtliche wissentlich verwendete Textausschnitte, Zitate oder Inhalte anderer Verfasser wurden ausdrcklich als solche gekennzeichnet.

Der Autor

Anonym

Bern, 16. Januar 2009

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7.1

Quellenverzeichnisse
Literaturverzeichnis

Projektmanagement von Bruno Jenny

Kontaktunterricht und Projekterfahrung von Ernst Memet sowie seine PowerPoint-Prsentationen auf Sharepoint

Persnliche Unterrichtsmaterial und -notizen

7.2

Bilderverzeichnis

Abbildung 1, Projektstart, Projektmanagement von Bruno Jenny, Seite 94 ..................................... 4 Abbildung 2, Meilensteine, Projektmanagement von Bruno Jenny, Seite 104.................................. 5

Anhang

Whrend des Kontaktunterrichts hielt ich laufend Anmerkungen, Leitstze, Erluterungen, Projekterfahrungen und hnliches von Herrn Memet im Lehrmittel fest, damit ich alles beisammen habe. Herr Memet bekrftigte die berflssigkeit vom Einscanner des Lehrbuchs, weshalb er darauf verzichtet.

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