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Lernbericht PRM1 von Anonym

Klassifizierung *

Intern

Status **

Fertig

Autor

 

Initiale

xx

Bearbeitender

xx

Prüfender

Ernst Memet

Genehmigende

 

Verteiler

 

* Nicht klassifiziert, Intern, Vertraulich ** In Arbeit, In Prüfung, Abgeschlossen

Änderungskontrolle, Prüfung, Genehmigung

Version

Datum

Beschreibung, Bemerkung

Name oder Rolle

1.2

16.01.09

Lernbericht PRM1

Anonym

Zweck des Dokuments

Der Lernbericht dient als Instrument zur Selbst-Reflektion über die eigenen Lernleistungen. Er unterstützt auch den Transfer vom Unterricht in die eigene Praxis.

Projektmanagement

Lernbericht

Anonym

1

Inhaltsverzeichnis

1

Inhaltsverzeichnis

2

2

Einleitung

3

3

Lern- und Arbeitsverhalten

3

3.1

Projektstart

4

3.2

Meilensteine

5

4

Transfer von Lerninhalten

6

4.1

Projekterfahrung: Organisation der Berufsmatura-Abschlussfeier

6

4.2

Projekterfahrung: Risiko wird zum Problem

7

5

Schlusswort

8

6

Selbständigkeitserklärung

9

7

Quellenverzeichnisse

10

7.1

Literaturverzeichnis

10

7.2

Bilderverzeichnis

10

8

Anhang

10

Projektmanagement

Lernbericht

2 Einleitung

Dieser Lernbericht handelt von meinem Lern- und Arbeitsverhalten im Projektmanagement 1 und von einigen Projekterfahrungen. Dabei halte ich vorwiegen an persönlichen Erfahrungen sowie Inhalt des Kontaktunterrichts fest. Obschon mir dies bis zum Studium nicht bewusst war, führte ich in meiner bisherigen eher schulischen Karriere viele Projekte durch. Dies geschah meistens recht spontan mit ungefähren Richtlinien, welche jenen von Bruno Jenny in vielen Belangen ähnlich sind, weshalb ich im Transfer von Lerninhalt auch auf frühere Projekte zurückgriff. Dieser Lernbericht soll Aufschluss darüber bringen, in wie fern ich Projekte umsetzte und wo explizites Verbesserungspotential liegt. Gemäss Jenny können sehr viele Aufgaben als Projekt betitelt werden, weil es für den Weg vom Ist- zum Soll-Zustand ist. Im Rahmen des Moduls wurde klar, dass Projektmanagement weitaus mehr beinhaltet, als der reine Prozess von A nach B. 1

3 Lern- und Arbeitsverhalten

Mein früheres Lern- und Arbeitsverhalten ist schnell analysiert. Dabei habe ich Aufträge vor allem nach Fälligkeit gegliedert. Somit habe ich meistens jenes Projekt zuerst abgeschlossen, welches den frühesten Abgabetermin hatte. Eine ausführliche Projektklassifikation wie in Jenny habe ich nicht niedergeschrieben, sie jedoch teilweise gesetzt. Meine wichtigsten Kriterien waren Abgabetermin, Unterscheidung Einzel- oder Gruppenarbeit, Themeninteresse und ungefährer Zeitaufwand. Komischerweise habe ich mich bei Gruppenarbeit immer besser und motivierter eingesetzt als bei Einzelarbeiten. Dies lag wahrscheinlich daran, dass ich nicht wollte, dass eine Gruppenarbeit meinetwegen missglückt. Ausserdem schafften es meine Mitstreiter meistens, mich zu motivieren.

1 Projektmanagement von Bruno Jenny, Seite 159

Projektmanagement

Lernbericht

Anonym

3.1

Projektstart

In der Schule ist ein Projektimpuls meistens recht leicht, weil die Studierenden einen konkreten Auftrag von der Lehrperson erhalten. Je höher jedoch die Schulstufe, desto mehr müssen die Studierenden selbst dazu beitragen. Ein Projektantrag bestand oft darin, der Lehrperson ein gewähltes Thema mitzuteilen und dieses kurz zu erläutern. Dafür wurde oftmals ein provisorisches Inhaltsverzeichnis verwenden. Heute weiss ich hingegen, dass dazu noch viel mehr gehört, und das der Auftraggeber selber meistens nicht genau weiss, was er eigentlich will 2 , was den Projektstart natürlich deutlich komplizierter macht und somit Wochen vergehen, bis ein Projektauftrag zu Stande kommt. Der Projektauftrag sollte dem Auftraggeber auf jeden Fall schriftlich zur Unterzeichnung vorgelegt werden, damit es später nicht zu

Streitigkeiten kommt. Bekanntlich sind schriftliche Vereinbarungen leichter zu beweisen und gelten auch dann, wenn dem Auftraggeber nachträglich noch etwas Wichtiges in den Sinn kommt. Die können beispielsweise Terminänderungen, weitere Lieferobjekte, etc. sein, welche abgelehnt werden können oder gegen zusätzliche Vergütung aufgenommen werden.

oder gegen zusätzliche Vergütung aufgenommen werden. Abbildung 1, Projektstart Eine Projektplanung wie sie Jenny

Abbildung 1, Projektstart

Eine Projektplanung wie sie Jenny auslegt, kannte ich vorher nicht. Meine Projektplanung beinhaltete meistens aus einem Ablaufplan bzw. Terminplan, welcher festhielt, welches Gruppenmitglied welche Arbeiten bis zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hatte. Der Terminplan war aber kein Gantt-Diagramm sondern eher eine Auflistung von Teilaufgaben und deren Deadline. Die Ressourcen waren von Beginn an klar und wurden daher nicht explizit aufgeführt, weil die Human Resources (HR) dem Projektteam entsprachen und alle notwendigen Mittel entweder schon privat oder in der Schule vorhanden waren, was besonders die finanziellen Mittel einsparte. Die Projektplanung war also schnell abgeschlossen. Natürlich ist mir klar, dass bei wichtigen und teuren Projekt in einer Unternehmung die Mittel genau ermittelt werden, da in der Privatwirtschaft die Rücklaufzeit, als die Zeit bis sich das Projekt lohnt von zentraler Bedeutung ist. Ihnen nützt

2 Zitat von Ernst Memet (leicht angepasst)

Projektmanagement

Lernbericht

Anonym

nämlich ein Projekt wenig, dass sich erst nach erwarteter Lebensdauer rentiert, weil so mehr Kosten entstehen als Nutzen. Allerdings gibt es auch Projekte, die trotz ihrer wirtschaftlichen Unrentabilität umgesetzt werden müssen. Dies kann beispielsweise wegen einem neuen Gesetz zwingen notwendig sein. 3

3.2

Meilensteine

Der Weg vom Ist- zum Soll-Zustand sollte in Etappen beschritten werden, um Fehler frühzeitig zu bemerkten. Je früher ein Fehler passiert und je früher er entdeckt wird, desto kostengünstiger kann er noch behoben werden. Meilensteine bilden dafür eine gute Voraussetzung, um bereits abgeschlossene Teilprojekte zu kontrollieren und allfällige Fehler auszubessern. Besonders im Berufsleben sollten die Meilensteine als Absicherung genutzt werden, indem der Auftraggeber den vereinbarten Meilenstein kontrolliert und bis dahin die Arbeiten schriftlich abnimmt, damit der Projektleiter und das Projektteam entlastet werden. Andernfalls kann ein unbemerkter Fehler

entlastet werden. Andernfalls kann ein unbemerkter Fehler Abbildung 2, Meilensteine einen Projektleiter teuer zu

Abbildung 2, Meilensteine

einen Projektleiter teuer zu stehen

kommen. Bei Schulprojekten ist dies allerdings kaum möglich. Meilensteine dienen zwar ebenfalls zur Kontrolle, damit die Projekte auf dem richtigen Weg bleiben. Die Verantwortung hingegen kann selten bis nie auf den Auftraggeber/ Lehrer übertragen werden. Das Risiko liegt folglich voll und ganz beim Projektteam. Dennoch sollte der Auftraggeber Hilfe leisten und auf mögliche Probleme, fachliche Fehler und ähnliches aufmerksam machen. Jemanden ins offene Messer laufen zu lassen, wäre krass unfair. Vor einem Meilenstein empfiehlt sich ein Revue, welches projektintern vor der Vernehmlassung nochmals alles bespricht. 4 5

Durch regelmässige Meilensteine können Risiken noch vor der Entstehung oder Fehler frühzeitig festgestellt und behoben werden. Sollte sich herausstellen, dass ein Projekt nur unter extrem schwierigen Bedingungen und/oder finanziellem Einsatz durchzuboxen ist, empfiehlt es sich, das

3 Projektmanagement von Bruno Jenny, Seite 101ff

4 Projektmanagement von Bruno Jenny, Seite 103 – 105

5 PowerPoint von Ernst Memet, PRM1-ABD-Jenny-Kap03-V04-kld2, Seite 16 +17

Projektmanagement

Lernbericht

Anonym

Projekt abzubrechen. „Ein Ende mit Schrecken ist immer noch besser als ein Schrecken ohne Ende.“ 6 Für einen Projektleiter ist es sicherlich schwer festzustellen, ob sich ein Projekt auf Kurs befindet. Deshalb ist es sehr wichtig, dass er ehrlich zu sich selbst ist und sich nicht durch falsche Hoffnungen oder nichtquantifiziertem Scheinnutzen blenden lässt. 7

4 Transfer von Lerninhalten

Während meiner Lehre zum Kaufmann gab es keine beruflichen Projekte, wie wir es im Modul Projektmanagement lernten. In der Berufsschule und er Berufsmaturschule hingegen schon. Obschon sie nicht nach Jenny umgesetzt wurden, sind viele Parallelitäten zu erkennen. Nachfolgen schreibe ich über zwei Projekte, um meiner Projekterfahrungen Platz einzuräumen und analysiere sie.

4.1 Projekterfahrung: Organisation der Berufsmatura-Abschlussfeier

Dies war mein bisher einziges Projekt, bei dem die Finanzen eine zentrale Rolle spielten. Gleich zu Beginn wurde dem vierköpfigen Projektteam klar, dass das Projekt mit der Finanzierung steht oder fällt. Der Projektauftrag bestand seit Jahren und musste alljährlich umgesetzt werden. Da die Schule keine weiteren Ausgaben übernehmen wollte, mussten wir Sponsoren suchen. Deshalb war dies in unserem Terminplan als erster Punkt aufgeführt und genoss höchste Prioritäten. Die Planung vom Apéro und der Unterhaltung war ohne finanzielle Mittel schlichtweg unmöglich und selber berappen wollten wir es schliesslich auch nicht. Parallel dazu erstellte ein Teammitglied ein Budget mit einer anzustrebenden Kostenobergrenze. Das Projekt lag lange auf Messers schneide, weil sich die Finanzierung als schwerer herausstellte, als wir zuvor angenommen hatten. Bei Besprechungen mit anderen Gruppen, fanden wir weitere Sponsoren, wodurch das Projekt gerettet war. Der Terminplan war eng und alle Teammitglieder hatten auch andere Verpflichtungen in anderen Projekten. Wir bekamen sozusagen alle Nachteile der Stab-Linien-Projektorganisation zu spüren. Glücklicherweise hatte unser Auftraggeber bereits Erfahrung mit dem Projekt. Zusätzlich holten wir uns externes Know-How vom vorjährigen Projektteam. Sie erwiesen sich als sehr hilfsbereit und gaben uns viele wichtige Tipps. Während des ganzen Projektes profitierten wir von unseren Beziehungen, dem bekannten Vitamine B. Dies brachte uns nicht nur zusätzliche Sponsoren ein, sondern liessen die Kosten der Unterhaltung sinken. Ein gesundes Netzwerk bewirkt bestimmt in keinem Projekt ein Nachteil und sollte daher gut gepflegt werden. Obschon

6 Zitat von Ernst Memet

7 Zitat von Ernst Memet (leicht abgeändert)

Projektmanagement

Lernbericht

Anonym

nicht immer alles glatt ging und wir einige Meilensteine nachträglich abänderten, verloren wir das Endziel nie aus den Augen. Bei diesem Projekt bekamen wir auch die verschiedenen Phasen der Gruppenbildung zu spüren. Trotz allen negativen externen und teaminternen Komplikationen wurde das Projekt ein voller Erfolg. Das Projekt endete leider mit der Einführung bzw. Nutzung des Projekts - der Abschlussfeier - und war in so fern mit dem letzten Meilenstein zu ende.

Fazit

Das Projekt wurde ein voller Erfolg, weil das Team zusammenarbeitete, sich gegenseitig motivierte, eine gute Planung hatte und Freude am Projekt hatte. Ich denke, dies sind zentrale Einflussgrössen, welche den Projektverlauf massgeblich prägten. Projekte sind oft von Beginn weg zum Scheitern verurteilt, weil sie nicht sorgfältig geplant wurden. 8

4.2 Projekterfahrung: Risiko wird zum Problem

Während des ersten Semesters an der Berner Fachhochschule musste ich leider feststellen, dass nicht alle Projekte so gut ablaufen. In einer neuen Gemeinschaft ist das zusammenstellen von Gruppen die reinste Lotterie. Dies ist natürlich sehr realitätsnahe, weil im Berufsleben die gewünschten Ressourcen nicht zu Verfügung stehen und man sich mit anderen z.B. unbekannten Mitarbeitern zusammen tun muss. Während sich einige unerwartet zu einer grossen Hilfe entwickeln, bestätigen andere die schlimmsten Risiken, was zu einem erheblichen Problem wird.

Diesen Fall musste ich im ersten Semester in drei Projekten erleben. Dabei stellte sich heraus, dass meinem Partner sowohl die fachlichen als auch die soziale Moral fehlte und sich kaum an Abmachungen oder an die Planung hielt. Die Lieferobjekte bei den jeweiligen Meilensteinen waren entweder unbrauchbar oder nicht vorhanden. Murrend beschloss ich zum Wohle aller, das Projekt alleine durch zu boxen, was natürlich einen enormen verzerr an Ressourcen, besonders Zeit verursachte. Die Planung war umsonst und das Endprodukt wäre mit einem richtigen Team wahrscheinlich besser geworden.

Fazit

Immer ausreichend Pufferzeit für Notfälle einplanen und an nicht eingehaltene Meilensteine bis zur Erfüllung festhalten. Menschen sind wohl dazu bestimmt, erst zu scheitern, um wirklich vorwärts zu kommen. Das alleinige Erarbeiten hatte auch seine Vorteile und immerhin lernen wir nicht für die

8 Zitat von Ernst Memet (leicht abgeändert)

Projektmanagement

Lernbericht

Anonym

Schule sondern fürs Leben und dies war eine sehr lehrreiche Lektion. Im Nachhinein hätte ich das Projekt zurückweisen müssen oder einen Chance-Request für eine Teamauflösung beantragen sollen. Ersteres ist leider bei einem schulischen Auftrag kaum möglich bzw. entstünden zu hohe Kosten. Deshalb werde ich in Zukunft in ähnlichen Fällen schneller zum Chance-Request- Management greifen.

5

Schlusswort

Das Modul Projektmanagement hat mir geholfen, frühere Projektabläufe genauer zu verstehen. Der Lernbericht bot mir zusätzlich die Möglichkeit, den vermittelten Stoff nochmals aufzubereiten und mit persönlichen Erfahrungen zu verbinden. Ich hoffe, dass mein Time-Management, welches offenbar unmittelbar mit Projektmanagement zusammenhängt in Zukunft besser wird. Projektmanagement hat mir zusätzlich dabei geholfen, frühere Projekte und Abläufe besser zu verstehen. Heute weiss ich, dass Planung das A und O ist. Eine schlechte oder gar keine Planung kann ein Projekt ohne weiteres platzen lassen. Ich hoffe, dass wir in Zukunft häufiger die Gelegenheit haben, die relativ trockene Theorie von Jenny umzusetzen.

Projektmanagement

Lernbericht

Anonym

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Selbständigkeitserklärung

Der Autor, Anonym, bestätigt hiermit, dass der vorliegende Lernbericht für das Modul Projektmanagement 1 selbstständig verfasst wurde. Er ist weder anderweitig zu Prüfungszwecken vorgelegt worden noch wurden anderen Hilfsmittel, als jene im Quelleverzeichnis enthaltene, verwendet. Sämtliche wissentlich verwendete Textausschnitte, Zitate oder Inhalte anderer Verfasser wurden ausdrücklich als solche gekennzeichnet.

Der Autor

Bern, 16. Januar 2009

Anonym

Projektmanagement

Lernbericht

Anonym

7 Quellenverzeichnisse

7.1 Literaturverzeichnis

Projektmanagement von Bruno Jenny

Kontaktunterricht und Projekterfahrung von Ernst Memet sowie seine PowerPoint-Präsentationen auf Sharepoint

Persönliche Unterrichtsmaterial und -notizen

7.2 Bilderverzeichnis

Abbildung 1, Projektstart, Projektmanagement von Bruno Jenny, Seite 94

4

Abbildung 2, Meilensteine, Projektmanagement von Bruno Jenny, Seite 104

5

8 Anhang

Während des Kontaktunterrichts hielt ich laufend Anmerkungen, Leitsätze, Erläuterungen, Projekterfahrungen und ähnliches von Herrn Memet im Lehrmittel fest, damit ich alles beisammen habe. Herr Memet bekräftigte die Überflüssigkeit vom Einscanner des Lehrbuchs, weshalb er darauf verzichtet.