INSTRUCTIVO SISTEMA DE SOLICITUD DE VIATICOS

I-SGR 001 Pgina:

REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS

No. de REVISIN 1 No. de VERSIN 1 VIGENCIA 16/4/2012 OBSERVACIONES

NOMBRE
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Pilar Prado Alex Nauls Andres Molina

CARGO Responsable Nal. de Servicios Generales Gerente Tcnico y Planificacin Gerente Administrativo Financiero

FIRMA

FECHA

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1. OBJETIVO

Permitir un control centralizado de los viticos generados en la empresa, as como reportes oportunos. 2. ALCANCE Este instructivo se aplica a todo el personal de la empresa que realiza una solicitud de viticos. 3. REGISTROS Formulario SGR-01: Solicitud de Viticos 4. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad de los jefes de rea/proyecto y cumplimiento del presente instructivo. de todo el personal de la empresa el

Es responsabilidad del rea de Servicios Generales el mantener el servidor de datos del sistema de viticos activo permanentemente. 5. DESCRIPCIN SOLICITUD DE VIATICOS MANTENIMIENTO PREVENTIVO 1. El Sistema de Solicitud de Viticos permite generar una solicitud de viticos hasta 7 das antes de la fecha de inicio de la comisin. 2. De acuerdo a los procedimientos internos de la empresa, se podr generar un vitico mximo por 10 das. Si el personal se encuentra de comisin un tiempo superior a este, deber generar solicitudes de viticos adicionales. 3. El personal que desea solicitar el vitico deber ingresar a la siguiente direccin 200.87.107.69, a travs de cualquier navegador web. 4. El ingreso se realiza con nombre de usuario y contrasea, por defecto el nombre de usuario y la contrasea son el nmero de Carnet de Identidad. Cada persona luego podr cambiar la contrasea, la cual ser solo de su conocimiento. 5. Se debern llenar todos los campos obligatorios del formulario on-line, es decir fecha y hora de salida, fecha y hora de retorno, proyecto para el que hace el trabajo, sitio, placa del vehculo utilizado, etc. 6. Una vez llenados los campos el sistema calcular automticamente el monto del vitico y podr ser grabado e impreso para ser autorizado de acuerdo a los procedimientos internos de la empresa. 7. En la pestaa Listar Viticos, cada persona podr ver los viticos que ha generado as como las fechas en que el Jefe de Proyecto los ha firmado y la fecha en que Contabilidad ha realizado los depsitos correspondientes. SOLICITUD DE VIATICOS INSTALACIONES 1. El Sistema de Solicitud de Viticos permite generar una solicitud de viticos hasta 7 das antes de la fecha de inicio de la comisin.

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2. De acuerdo a los procedimientos internos de la empresa, se podr generar un vitico mximo

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por 10 das. Si el personal se encuentra de comisin un tiempo superior a este, deber generar otra solicitud de viticos por los das restantes. El personal que desea solicitar el vitico deber ingresar a la siguiente direccin 200.87.107.69, a travs de cualquier navegador web. El ingreso se realiza con nombre de usuario y contrasea, por defecto el nombre de usuario y la contrasea son el nmero de Carnet de Identidad. Cada persona luego podr cambiar la contrasea, la cual ser solo de su conocimiento. Se debern llenar todos los campos obligatorios del formulario on-line, es decir fecha y hora de salida, fecha y hora de retorno, proyecto para el que hace el trabajo, sitio, placa del vehculo, etc. Una vez llenados los campos el sistema calcular automticamente el monto del vitico y podr ser grabado e impreso para ser autorizado de acuerdo a los procedimientos internos de la empresa. En la pestaa Listar Viticos, cada persona podr ver los viticos que ha generado as como las fechas en que el Jefe de Proyecto los ha firmado y la fecha en que Contabilidad ha realizado los depsitos correspondientes.

SOLICITUD DE VIATICOS MANTENIMIENTO CORRECTIVO O EMERGENCIAS

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En el caso de atencin de emergencias y/o mantenimiento correctivo, el Sistema de Solicitud de Viticos permitir al personal generar una solicitud de viticos mximo hasta 7 das despus de la fecha en que se realiz el viaje. El personal que desea solicitar el vitico deber ingresar a la siguiente direccin 200.87.107.69, a travs de cualquier navegador web. El ingreso se realiza con nombre de usuario y contrasea, por defecto el nombre de usuario y la contrasea son el nmero de Carnet de Identidad. Cada persona luego podr cambiar la contrasea, la cual ser solo de su conocimiento. Se debern llenar todos los ampos obligatorios del formulario on-line, es decir fecha y hora de salida, fecha y hora de retorno, proyecto para el que hace el trabajo, sitio, placa del vehculo, etc. Una vez llenados los campos el sistema calcular automticamente el monto del vitico y podr ser grabado e impreso para ser autorizado de acuerdo a los procedimientos internos de la empresa. En la pestaa Listar Viticos, cada persona podr ver los viticos que ha generado as como las fechas en que el Jefe de Proyecto los ha firmado y la fecha en que Contabilidad ha realizado los depsitos correspondientes.

EXCEPCIONES: Solamente en el caso en que el servidor hubiera sido programado para mantenimiento y/o se tuviera un corte no programado del mismo, el personal podr realizar los viticos a mano y enviarlos a la Oficina Nacional. Estos viticos debern tener la firma de Servicios Generales para que sea autorizado el pago del mismo, esto para certificar la cada del sistema y/o la imposibilidad de acceder al mismo y garantizar la inclusin del vitico en la base de datos.