Anexo 1 VSM-P-023 Procedimiento de Nominaciones

VICEPRESIDENCIA DE SUMINISTRO Y MERCADEO DEPARTAMENTO DE LOGSTICA PROCEDIMIENTO DE NOMINACIN DE COMBUSTIBLES TRANSPORTADOS POR POLIDUCTO
Versin: 02
VSM-P-023 Pgina 1 de 10
Fecha Aprobacin: Noviembre de 2007
RELACIN DE VERSIONES
DEPENDENCIA RESPONSABLE
REVIS
APROB
ELABOR: MARIA CAROLINA KURE A. Profesional PLO-VSM GABRIEL CASTELLANOS Administrador SGC NICOLLE MUOZ Jefe Departamento de Logstica.
TABLA DE CONTENIDO Pgina 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. OBJETO ..................................................................................................................... 2 ALCANCE .................................................................................................................. 2 GLOSARIO DE TRMINOS ....................................................................................... 2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................................ 4 CONDICIONES GENERALES ................................................................................... 4 DESARROLLO........................................................................................................... 6 ANEXOS .................................................................................................................... 9 HISTORIAL DE CAMBIOS ....................................................................................... 10
_________________________________________________________________________________________________________________ Despus de impresa esta copia se considera no controlada Fecha de impresin 22/09/2008 6:40
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1.
OBJETO
Contar con informacin oportuna y veraz de los requerimientos de productos combustibles lquidos y GLP, transportados por poliducto, que permita realizar una programacin de transporte y produccin basada en las necesidades reales de cada cliente. Adicionalmente, contar con un proceso que permita definir los compromisos oficiales acordados entre ECOPETROL S.A. y los remitentes con respecto a la entrega de combustibles lquidos y GLP. 2. ALCANCE
Desde la notificacin de los requerimientos de los clientes, y la definicin de capacidades de transporte a comprometer (va sistema de nominaciones) hasta la asignacin de las cantidades por parte de ECOPETROL S.A. Aplica para combustibles lquidos y GLP transportados por poliducto. 3. GLOSARIO DE TRMINOS VIT: Vicepresidencia de Transporte PPT: Departamento de Control y Programacin Operacional. PLO: Departamento de Logstica GRE: Gerencia de de Refinados PPO: Departamento de Planeacin Operativa VSM: Vicepresidencia de Suministro y Mercadeo ROT: Reglamento de Operacin de transporte. MOS: Manual de Operacin de Servicio SIM: Sistema de Informacin de Mercados SINOPER: Sistema de Informacin Operacional VIT (entregas por poliducto) Barril: Unidad de volumen equivalente a 42 galones americanos. Barril equivalente: medida para normalizar la capacidad de transporte de los poliductos independiente del producto a transportar. El factor de conversin de un barril de producto a barril equivalente es definido con base en las caractersticas hidrulicas de los productos y esta dada en barriles equivalentes de gasolina. El factor de equivalencia para todos los productos toma como base el barril de gasolina, es decir en el caso de la gasolina, el factor de equivalencia es 1.
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Capacidad Nominal: Es la capacidad mxima de transporte diaria en cada uno de los Subsistemas del SNTC, calculada con modelos hidrulicos diseados para tal efecto. Capacidad Disponible a transportar: Es aquella capacidad que ECOPETROL S.A. compromete en un perodo de tiempo cualquiera y que es el producto de las consideraciones sobre restricciones operacionales y aquellos factores (mantenimiento, extracciones ilcitas, etc.) que reducen la CAPACIDAD NOMINAL del SNTC y sus Subsistemas. Ciclo: lapso en el cual se divide el periodo de Nominacin, para el cual los clientes van a realizar las nominaciones del mes en firme. Cada ciclo consta de 10 das y la nominacin se realiza para tres ciclos. Comit mensual de nominaciones: reunin sistemtica conformada por la Gerencia de Comercializacin Nacional, Departamento de Planeacin Operativa, Departamento de Logstica, Vicepresidencia de Transporte y Departamento de Mercadeo. Gran Transportador: Agente del SNTC, es aquella persona Jurdica que se encarga de la administracin, operacin y mantenimiento del SNTC percibiendo remuneracin mediante tarifa por el desarrollo de esas actividades. El GRAN TRANSPORTADOR igualmente lleva a cabo la administracin de las transacciones comerciales entre los diferentes Agentes (Aplicacin del BALANCE VOLUMETRICO). El Gran Transportador rene las siguientes caractersticas esenciales: Capacidad de decisin sobre el libre acceso al SNTC siempre y cuando dicho acceso sea tcnicamente posible; y Venta del servicio de transporte a cualquier Agente mediante Contrato de Transporte. Histricos de entregas: Informacin registrada en SINOPER y SAP que reporta mes a mes las entregas realizadas al cliente MAYORISTA, por producto y punto de entrega. Manual de Operacin del Servicio (MOS): Es el reglamento emitido por el Transportador, que contiene las reglas y procedimientos detallados para la conexin, acceso y uso de cada uno de los sistemas de transporte de combustible por poliductos. Mes n: el mes n representa el mes en firme a nominar. Nominacin: es la notificacin por parte de los remitentes de sus requerimientos referentes a productos y al servicio de transporte, cuyo resultado es la asignacin de los mismos para un periodo determinado, basada en los compromisos acordados entre ECOPETROL S.A. y los remitentes.
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Periodo: es el lapso para el cual los remitentes presentarn su solicitud de nominaciones de productos y transporte. Proceso de nominacin de transporte: proceso que se inicia con la solicitud de servicios de transporte realizada por un remitente a ECOPETROL S.A., con respecto a los tipos y volmenes de combustibles lquidos que va a entregar en el punto de entrada o, a retirar en el punto de salida del SNTC en un Perodo de Nominacin y que termina con la confirmacin de la solicitud. Prorrateo: Es el proceso por el cual se hace una redistribucin de las nominaciones, cuando se presentan excesos, con respecto a la capacidad disponible de transporte o a la disponibilidad de productos. Remitente: para el caso se refiere al distribuidor mayorista. SNTC - Sistema Nacional de Transporte de Combustibles: Se define como aquel conjunto de bienes fsicos que comprenden instalaciones e infraestructura fsica, bajo el control directo del Gran Transportador, necesarios para el transporte y entrega de combustibles; entre otras, se incluyen las lneas de poliductos con sus correspondientes vlvulas y accesorios, estaciones de bombeo, sistemas de recibo, tanques (propios o de terceros, exclusivo o no su uso), sistemas de medicin dinmica, etc. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Operacin de Servicio MOS. (Una vez expedido) Reglamento de Operacin del Transporte ROT. (Una vez expedido) Decreto 4299 de 2005 Resolucin 80505 de GLP Manual de Control Administrativo. Reglamento de Crdito y Administracin de Cartera Nacional Instructivo para Ejecucin de Prorrateo 5. CONDICIONES GENERALES El cliente debe realizar las nominaciones va Web, o cuando se presenten situaciones contingentes, va correo electrnico. La informacin deber determinar claramente: Producto Cantidad (kilobarriles por producto). Sitio de entrega (sitio de salida) Ciclo Periodo
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El sistema solo le permitir al cliente nominar los volmenes y los productos que esta autorizado en cada sitio de entrega y las cantidades que estn dentro del rango definido para cada cliente dentro del acuerdo establecido. Si el cliente requiere producto en otras condiciones diferentes a las definidas debe solicitarlo de manera formal para analizar la viabilidad de la entrega. El cliente debe nominar en kilo barriles/ciclo. El Departamento de Planeacin Operativa de la VSM define los volmenes disponibles diarios para los ciclos a nominar, en barriles por producto, con base en la informacin de la minuta del comit de suministro. El Departamento de Planeacin Operativa de la VSM, tiene la responsabilidad de realizar las nominaciones, en caso que se requiera de las naftas y otras corrientes que se deban transportar. El Departamento de Programacin y Control Operacional de la VIT, tiene la responsabilidad de realizar las nominaciones de inventarios estratgicos en caso de ser requerido. La Vicepresidencia de Transporte define la capacidad de transporte a comprometer en barriles equivalentes para cada lnea y segmento. El procedimiento se regir por acuerdos establecidos entre las partes. Una vez el Reglamento de Operacin de Transporte (ROT) entre en vigencia se regir por el Manual de Operacin del Servicio (MOS). Las nominaciones deben hacerse durante los primeros seis das del mes n-1; Segn calendario que se establecer para ello, donde se especificar adicionalmente, las fechas lmites para renominacin. En el evento en que la sumatoria de los volmenes solicitados por los remitentes supere la disponibilidad de producto, se ajustar el volumen nominado al disponible, teniendo en cuenta la participacin del mercado (basada en el promedio histrico de ventas para el trimestre anterior al mes n-1) de cada cliente. En el evento en que la sumatoria de los volmenes solicitados por los remitentes supere la capacidad disponible de transporte, se calcularn los volmenes en gasolina equivalente en los que las nominaciones de cada remitente se debern ajustar usando el procedimiento de prorrateo. Es responsabilidad tanto del remitente, como del transportador, cumplir con el ciclo de nominaciones establecido. Antes de iniciar el proceso debe darse, si es el caso, la Actualizacin de condiciones de los remitentes, en la cual se reporta cualquier cambio en la estructura del contratos/acuerdos con los clientes: puntos de entrega, productos, cantidades
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mximas y mnimas y cambios en condiciones operativas, como capacidad de almacenamiento. Esta actualizacin debe estar lista antes de comenzar el proceso de nominacin. Se deber realizar mensualmente un comit sistemtico de nominaciones de acuerdo al Anexo 1 Reglamento para comit de nominaciones. En el portal de ECOPETROL S.A. se publicar mensualmente toda la informacin relacionada con el proceso de nominaciones, as como se dispondr de un link para acceder a la pgina de nominaciones y un link para acceder a la cuenta de correo en donde se atendern las renominaciones, se recibirn nominaciones en caso de presentarse algn problema con la Web y se atender cualquier solicitud concerniente al proceso. Todos los remitentes tendrn acceso a la informacin general del proceso, y para la informacin particular de las nominaciones el remitente deber entrar mediante clave.
6.
DESARROLLO
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Actividades
Responsable
Observaciones
Documentos
INICIO
Profesional de Antes de iniciar con el proceso de Nominaciones nominaciones debe estar debidamente creado en SIM cada uno de los remitentes, PLO en donde se incluya las respectivas terminales aprobadas por ECOPETROL S.A, los productos aprobados en cada Terminal. Profesional de Se ingresa la informacin necesaria para el Nominaciones - funcionamiento de SIM, para el periodo de PLO nominaciones que se va a iniciar. Programador de Este subproceso provee el clculo de la refinados de PPT capacidad disponible del sistema de transporte, por cada lnea y segmento, por cada ciclo del periodo. Las unidades de capacidad dadas son Barriles de Gasolina equivalente. PPT debe enviar la capacidad a PLO para su publicacin y actualizacin en GTS. El factor de equivalencia permanecer constante y solo ser modificado cuando se presente un cambio operacional o de infraestructura, para cuyo caso PPT deber enviar a PLO los factores de conversin a gasolina equivalente actualizados. Profesional de En los 6 ltimos das (del mes n-2) PLO Nominaciones comunicar a los remitentes registrados, un plan de nominacin a desarrollar el mes PLO siguiente (n-1), especificando: la capacidad del sistema de transporte y el cronograma para realizar las nominaciones de productos para los ciclos de transporte programados (ciclos del mes n) y para los meses n+1 y n+2. Esta informacin se publicar a travs del portal de ECOPETROL S.A. en un espacio diseado para ello. Profesional de El cliente realizar las nominaciones Nominaciones especificando: el sistema (sistema Galn, sistema Bucaramanga, sistema Cartagena y PLO sistema Apiay), la Terminal de entrega (Ej.: Mansilla en el sistema Galn). Para cada sistema y cada Terminal deber especificar: el ciclo a nominar, el producto, el volumen solicitado. Las nominaciones sern recibidas de los remitentes va WEB, utilizando el link de nominaciones que se encuentra en la Web de ECOPETROL S.A., o en su defecto, en caso de contingencia, va correo electrnico, al correo autorizado para tal efecto. Si el remitente no realiz las nominaciones en el periodo establecido, PLO realizar las nominaciones basadas en el promedio histrico de entregas del trimestre anterior (mes n-2, n-3 y n-4). Profesional de Para aceptar la nominacin del remitente, se Nominaciones realizan las siguientes validaciones: PLO 1. Se verificar si cumple con las condiciones establecidas en el acuerdo de transporte, en cuanto a : Producto, terminal de entrega. 2. Se consultarn las desviaciones entre las Archivo de capacidades disponibles de transporte.
Registro de contratos/acuerdos
Configuracin del periodo
Clculo de Capacidad disponible de transporte
Cronograma de nominaciones.
Publicacin de condiciones del periodo
Cronograma de nominaciones.
Solicitud de Nominaciones
Contrato. Informacin histricos entregas. Minuta comit suministros. de de de
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nominaciones realizadas por Terminal y por producto versus el promedio histrico de entregas del trimestre anterior, cuando estas superen el 5% por exceso o por defecto se validar con el cliente el valor nominado (SIM). 3. Validacin de disponibilidad de productos: Se validaran los volmenes disponibles diarios, segn la minuta de suministros, para determinar si se cuenta con las cantidades nominadas. Si las nominaciones solicitadas por los remitentes superan la disponibilidad de producto, se ajustar el volumen nominado al disponible, teniendo en cuenta la participacin del mercado (basada en el promedio histrico de ventas para el trimestre anterior) de cada cliente (SIM). Esta validacin se realiza en el comit de nominaciones mensual (ver Anexo 1 Reglamento de comit de nominaciones. Profesional de PLO entrega consolidado de nominaciones a Reporte Nominaciones PPT en formato plano (reporte de SIM) va nominaciones consolidadas PLO correo electrnico. Programador de Esta informacin se introduce en una hoja en refinados de PPT Excel, donde se validan capacidades y se genera reporte en aquellos puntos donde la capacidad sea excedida y sea necesario realizar prorrateo. En caso de ser requerido realizar prorrateo PPT enva a PLO el archivo en donde se encuentran los sitios a ser prorrateados. Adicionalmente, se debe validar que las parcelas estn dentro de un mnimo y un mximo previamente definidos. Bsicamente el tamao de estas parcelas variar si los Remitentes disponen de suficiente capacidad de almacenamiento. Programador de En el evento en el que la sumatoria refinados de PPT (consolidacin) de los volmenes solicitados por los Remitentes supere la capacidad disponible o la capacidad de almacenamiento, el profesional de PPT debe enviar al profesional de nominaciones de PLO, los sitios y las cantidades a prorratear. Informacin capacidades transporte. Informacin nominaciones. de
Validacin de las nominaciones
de de de
Envo nominaciones validadas
Validacin Operativa de Nominaciones
Sobrepasa capacidad? Si
No
C C
Realizar Prorrateo
Profesional de Con base en la informacin de los sitios y Informacin de Nominaciones cantidades a prorratear, se calcular cantidades y sitios a (prorrateo) y asignar los volmenes a cada prorratear. PLO Remitente, en proporcin al promedio histrico de los ltimos tres meses de participacin de mercado. Ver Procedimiento de Prorrateo.
B
Confirmacin de
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Profesional de Una vez se hayan realizado los ajustes en las Informacin de Nominaciones nominaciones provenientes de las diferentes nominaciones validaciones o en dado caso del prorrateo, aprobadas. PLO PLO deber publicar, a travs de la Web, la confirmacin de las nominaciones o para casos excepcionales, a travs de e-mail en los formatos respectivos. Las nominaciones confirmadas siempre deben contener la misma informacin de la actividad solicitud de nominaciones. Remitentes 1. Renominaciones realizadas en el mes n-1: Informacin Una vez publicadas las nominaciones nominaciones aprobadas, estas no podrn ser modificadas aprobadas. por este medio (el proceso se cierra internamente y en la Web), cualquier cambio en las nominaciones se deber solicitar va correo electrnico, al correo autorizado La respuesta a las renominaciones se har a travs del correo autorizado. Las fechas para realizar las renominaciones estarn en el cronograma publicado para cada mes. 2. Renominaciones realizadas en el mes n: El remitente puede solicitar renominacin de producto, en el mes n, pero su aprobacin depende de la disponibilidad de producto y de transporte, estos cambios solo los podr hacer 72 horas antes de la fecha de embarque. Esta renominacin tambin debe solicitarla a travs del correo autorizado. Profesional de La aprobacin del cambio estar sujeta a Informacin de Nominaciones revisin, corriendo los procesos de validacin capacidades de PLO descritos anteriormente. transporte y de producto. Informacin de cambios en las nominaciones. Profesional de La respuesta a los cambios solicitados debe Informacin de Nominaciones ser enviada por e-mail autorizado. nominaciones PLO validadas. de
7. No. 1 2
ANEXOS Ttulo Reglamento de comit mensual de nominaciones Instructivo para ejecucin de Prorrateo
Versin: 02
Instructivo para manejo de SIM
8.
HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha
Julio de 2005 Noviembre de 2007
No. Versin
1 2 Elaboracin del documento Actualizacin mejoras.
Motivo
Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la dependencia responsable: Maria Carolina Kure A. Tel:2344820 Departamento de Logstica

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Fecha Aprobacin: Noviembre de 2007

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Fecha Aprobacin: Noviembre de 2007

Fecha Aprobacin: Noviembre de 2007

Fecha Aprobacin: Noviembre de 2007

Fecha Aprobacin: Noviembre de 2007

Fecha Aprobacin: Noviembre de 2007

Configuracin del periodo

Clculo de Capacidad disponible de transporte

Publicacin de condiciones del periodo

Contrato. Informacin histricos entregas. Minuta comit suministros. de de de

Fecha Aprobacin: Noviembre de 2007

Validacin de las nominaciones

Envo nominaciones validadas

Validacin Operativa de Nominaciones

Fecha Aprobacin: Noviembre de 2007

Fecha Aprobacin: Noviembre de 2007

Instructivo para manejo de SIM

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