Organisation interne

Fiche outil n 18

Cartographie des flux

Cible : PME

Faire une photographie de lentreprise pour la simplifier

De plus en plus, la cartographie des flux dune entreprise devient incontournable car elle rpond des problmatiques tant techniques, quconomiques ou encore managriales. Cette technique damlioration continue permet de diagnostiquer les dysfonctionnements, dexpliquer et de dcrire toute organisation. La mthode flux est simple et permet via lidentification de trois types de flux (les flux informationnels, les flux financiers et les flux physiques) de modliser toute organisation. La faon dont ses flux sont organiss vis--vis des diverses fonctions de lentreprise, et vis--vis du client permet dobtenir une vue globale du fonctionnement de lorganisation et donc de ces dysfonctionnements potentiels (synchronisation-coordination). Cest ce qui fait la force des diverses facettes de cet outil.

Les rsultats escompts

Une description structure, unique et consensuelle ; Un outil descriptif support de communication qui positionne chaque personne et fonction au sein de lorganisation actuelle et future, et vis-vis du client ; Un support de diagnostic organisationnel par rapport au but poursuivi par votre entreprise, notamment pour identifier les redondances de flux et/ou activits, les besoins de synchronisation des flux ; Un support objectif de rflexion pour la mise en uvre dun ERP (systme informatique de planification des ressources de lentreprise).

Conditions de succs
La connaissance claire des limites des approches de modlisation : ce ne sont pas des diagnostics mais des outils support de rflexion pouvant devenir lourd ; La dfinition claire de lobjectif poursuivi (rsultat escompt, cadre et limites) et le choix du mode de modlisation (bas sur le flux dominant, centr sur le client ou orient sur les flux physiques) et du niveau de dtail requis ; Une bonne gestion du changement : Communication, formation, implication du personnel et de la direction ds le dpart et tout au long du projet ; Une chelle de temps rduite entre lancement de la modlisation et phase finale de mise en uvre des changements.

Centre de Recherche Public Henri Tudor Laboratoire de Technologie Industrielle Unit Stratgie & Management

E-mail : strategie.management@tudor.lu Tl. : 00 352 42 59 91 - 1

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Les tapes de la ralisation dune cartographie
1- Dterminer lobjectif poursuivi : quels rsultats escompts, quel cadre, quelles limites. 2- Choisir en fonction de cela le mode de reprsentation (cf reprsentation graphique). 3- Constituer lquipe projet charge de lappropriation de lapproche et les former. 4- Raliser une pr-tude avec les personnes cls de lorganisation pour obtenir une vue globale actuelle du fonctionnement. Modliser. 5- Valider la reprsentation. Faire valider si un niveau de dtail supplmentaire est requis (dpendant de lobjectif poursuivi). Si oui aller ltape 6 si non aller ltape 8. 6- Complter et raliser un planning dinterviews des personnes cls de lorganisation. Se transformer en commande et demander pour chaque flux entrant do il vient ? Sous quel forme ? Est-il normal ? Quel traitement est fait et pourquoi ? Quel temps ? Y-a-t-il des problmes ? Quel flux en ressort (principal et support) ? Sous quelle forme ? Vers ou ? 7- Modliser linformation obtenue et adapter la reprsentation. 8- Analyser les forces et faiblesses de lorganisation des flux actuels par rapport lobjectif poursuivi de la modlisation; Si organisationnel, lentreprise telle que dcrite permet-elle datteindre le but poursuivi ? Si systme dinformation, le systme actuel est-il adapt aux besoins et supporte t-il le flux principal ? 9- Dfinir les grands points de changement potentiels, modliser la vue idale future et valider si elle est capable de rpondre lobjectif poursuivi.

Reprsentation graphique
Une entreprise ne avec un certains nombre dlments, puis, elle volue, toutefois, on ne revoit pas son fonctionnement global et elle salourdie. Le but est ici de simplifier les flux de lentreprise. Chaque centre dactivit est reprsent ici par un cercle.

Logistique

Comptabilit

Achat

Commercial

Client

Fournisseur

Chaque centre dactivit est reli un autre par un flux de matires, il existe trois types de flux, le flux physique (tangible), le flux dinformations (intangible) et le flux de monnaie. Pour exemples :
SENS
Matires premires

DIRECTION

Commande client

Inventaire

Production

Transaction

Production

Temps de livraison Flux matriel

Fournisseur

Client

Flux dinformation

Voir galement la reprsentation en Annexe 1.

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Cartographie des flux

Annexe 1

Avant

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Client

Date de livraison Confirmation de commande

Commercial

Aprs
Nouveaux delais manque matiere tableau transport PDP mardi

Carnet de commandes

Archivage document devis Groupage transport Contraintes techniques Nouveaux dlais matieres Matiere premiere Matiere premiere non disponible Logistique

Demande de dlai de livraison Transport

Groupage commandes

Rservation transporteur Devis transporteur Fax de validation Date de disponibilit de la matire Matire premire disponible quelle date?

Solvabilit du client

Liste de Paiement colisage Facture Certificat

Programmation

Document groupage ordo

Ordre de fabrication

Ordonnancement

Liste de colisage Produits finis CMR

Production

Achat

transporteur

Certificat

Paiement Envoi facture transport

Informatique Liste de colisage Certificat Produits finis Comptabilit

Rception

Liste de colisage

Liste de colisage CMR Camion

Par cette reprsentation, on voit trs clairement le flux dominant. Cette cartographie permet galement de mettre en vidence le rle central de la fonction logistique.