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Vorlesung "Office Programme fr Ingenieuraufgaben ", FH Aachen, SS 2012 -Word-

1. INHALTSVERZEICHNIS 1. ALLGEMEINES .................................................................................................................. 4 MICROSOFT-OFFICE................................................................................................................ 4 WORD ..................................................................................................................................... 5 2. PROGRAMMBESCHREIBUNG/PROGRAMMFENSTER ......................................................... 8 3. REGISTER ANSICHT ..................................................................................................... 10 DOKUMENTANSICHTEN .............................................................................................................. 10 EINBLENDEN/AUSBLENDEN ........................................................................................................ 11 ZOOM ................................................................................................................................... 11 FENSTER ................................................................................................................................ 11 4. OBJEKTMODELL ............................................................................................................. 13 5. ZEICHENFORMATIERUNG............................................................................................... 14 6. ABSATZFORMATIERUNG ................................................................................................ 18 EINZGE ................................................................................................................................ 19 ZEILENABSTAND, ABSTAND ......................................................................................................... 21 TABSTOPPS ............................................................................................................................. 22 AUFZHLUNGEN, NUMMERIERUNGEN, LISTEN MIT MEHREREN EBENEN ................................................. 23 RAHMEN, LINIEN, SCHATTIERUNG ................................................................................................ 24 ARBEITSBEREICHE ..................................................................................................................... 26 ARBEITSBEREICH FORMATVORLAGEN .................................................................................................. 26 ARBEITSBEREICH FORMATINSPEKTOR .................................................................................................. 26 ARBEITSBEREICH FORMATIERUNG ANZEIGEN ........................................................................................ 26 7. ABSCHNITTFORMATIERUNG, SEITE EINRICHTEN, SEITENLAYOUT .................................... 28 SEITENGRE, ORIENTIERUNG UND RNDER .................................................................................. 29 SEITENGRE ..................................................................................................................................... 29 ORIENTIERUNG ................................................................................................................................... 30 SEITENRNDER ................................................................................................................................... 30 KOPFZEILE/FUZEILE, SEITENZAHLEN, DATUM UND UHRZEIT .............................................................. 32 KOPFZEILE/FUZEILE............................................................................................................................ 32 SEITENZAHL........................................................................................................................................ 33
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DATUM UND UHRZEIT.......................................................................................................................... 34 8. WORD-DOKUMENT, DOKUMENTEIGENSCHAFTEN .......................................................... 35 WASSERZEICHEN ...................................................................................................................... 36 SEITENFARBE ........................................................................................................................... 36 SEITENRNDER ........................................................................................................................ 37 9. FORMATVORLAGEN....................................................................................................... 38 EIGENSCHAFTEN EINER FORMATVORLAGE....................................................................................... 42 TABELLENFORMATVORLAGEN ...................................................................................................... 43 FORMATVORLAGENSTZE ........................................................................................................... 45 NEUE FORMATVORLAGEN .......................................................................................................... 45 DESIGNS ................................................................................................................................ 46 10. DOKUMENTVORLAGEN, NEUES DOKUMENT................................................................. 48 11. VERWEISE.................................................................................................................... 49 INHALTSVERZEICHNIS ................................................................................................................ 49 FUNOTEN/ENDNOTEN ............................................................................................................. 50 LITERATURVERZEICHNIS ............................................................................................................. 51 ABBILDUNGSVERZEICHNIS .......................................................................................................... 53 STICHWORTVERZEICHNIS (INDEX) ................................................................................................. 55 TEXTMARKE ............................................................................................................................ 56 HYPERLINK ............................................................................................................................. 57 QUERVERWEIS......................................................................................................................... 57 12. SONSTIGE ELEMENTE ................................................................................................... 59 DECKBLATT ............................................................................................................................. 59 TABELLEN ............................................................................................................................... 59 GRAFIK, CLIPART, FORMEN, SMARTART, DIAGRAMM, WORDART ....................................................... 62 GRUNDLEGENDE EINSTELLUNGEN .......................................................................................................... 62 GRAFIK .............................................................................................................................................. 66 CLIPART ............................................................................................................................................ 66 FORMEN ............................................................................................................................................ 67 DIAGRAMM........................................................................................................................................ 68 WORDART ......................................................................................................................................... 70 INHALTSSTEUERELEMENTE .......................................................................................................... 70 FELDER .................................................................................................................................. 71
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TEXTFELDER ............................................................................................................................ 71 OLEOBJEKTE ........................................................................................................................... 71 FORMEL ................................................................................................................................. 71 SYMBOL ................................................................................................................................. 72 13. TOOLS BEI DER TEXTEINGABE....................................................................................... 73 MARKIERUNGS-TOOLS .............................................................................................................. 73 KLICKEN UND EINGEBEN............................................................................................................. 73 AUTOFORMAT/AUTOKORREKTUR ................................................................................................ 73 AUTOMATISCHE/MANUELLE SILBENTRENNUNG ............................................................................... 73 ZWISCHENABLAGE .................................................................................................................... 73 SCHNELLBAUSTEINE .................................................................................................................. 74 RECHTSCHREIBPRFUNG/GRAMMATIKPRFUNG ............................................................................. 76 14. SERIENBRIEFE .............................................................................................................. 78 HAUPTDOKUMENT AUFRUFEN ..................................................................................................... 78 DATENQUELLE DEFINIEREN/ERSTELLEN .......................................................................................... 78 EINBAU DER PLATZHALTER IN DAS HAUPTDOKUMENT ....................................................................... 81 SERIENDRUCK .......................................................................................................................... 83

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1. ALLGEMEINES MICROSOFT-OFFICE
Quasi-Standard bei Office-Programmen Eine Suite folgender Programme: o o o Word (Textverarbeitung) *.doc/docx Excel (Tabellenkalkulation) *.xls/xlsx PowerPoint (Prsentation) *.ppt/pptx weitere Bestandteile: Access (Datenbank, Office Professional) *.mdb Outlook (Mail-Client, Terminplaner) Publisher (Prsentations-Editor)

Unterschiedliche Programmversionen (aktuell: Office 2010) mit unterschiedlichen (i.d.R. inkompatiblen ormaten: Hinweise: Unter Umstnden ist es sinnvoll, ein Vorgngerformat zu verwenden, falls z. B. der Adressat/Kunde nicht ber ein aktuelles Office verfgt (Datei->Speichern unter). Bei der Speicherung in lteren Formaten knnten allerdings einige der neueren Features verloren gehen oder umgewandelt werden. blich ist auch der Export in ein allgemein verfgbares Format wie PDF (ab Office 2007 Schnittstelle standardmig vorhanden, ansonsten zahlreiche Freeware-Tools wie z. B. PDF-Creator http://www.pdfforge.org). Neben den Inhalten werden auch viele Einstellungen der aktuellen Datei (Ansicht, -Men/Vorbereiten/Eigenschaften, Dokumenteigenschaften/erweiterte Eigenschaften) in der jeweiligen Office-Datei gespeichert. Alle Programmeinstellungen (Office-Men/Optionen) werden in der Windows-Registry abgelegt, lediglich die Einstellungen der Schnellstartleiste werden im Anwendungsverzeichnis des aktuellen Benutzers in einer *.qat-Datei (Quick Access Data) gespeichert. -Inhalten,

Gemeinsamkeiten der Einzelprogramme: hnliches Look-and-Feel, hnliche Bedienung (z. B. Umgang mit Zwischenablage, Dateidialoge, Druckfunktion, Speichern, Formatvorlagen, Hilfefunktion, Office-Button...) Seite 4 von 85

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Fensterverwaltung (Taskleiste), Ansichten

Alternativen: OpenOffice (http://www.openOffice.org bzw. http://de.openoffice.org) LibreOffice (http://de.libreoffice.org/)

WORD
Texteditor: Erstellen von reinen Textdateien ohne Formatierungen (z. B. *.txt, *.csv, *.html, *.xml, Quelltextdateien von Programmiersprachen) Kodierungen: Darstellung der Bits (0/1) bzw. Bytes als alphanumerisches Zeichen mit Hilfe von Zeichenstzen (Zuordnungstabellen wie ASCII, UTF-8, UTF-16, Latin-1) Programme (Auswahl): Notepad, Wordpad, Notepad++, UltraEdit (Windows), ed, vi, emacs (Linux), HTML-Editoren, Editoren fr Programmquellcode (z. B. Eclipse) Textverarbeitung: Zustzlich zu den Texten werden je nach Programm mehr oder weniger umfangreiche Formatierungsmglichkeiten bereitgestellt und zusammen mit dem eigentlichen Text gespeichert. Zahlreiche Programme mit proprietren Dateiformaten: Word, Writer (OpenOffice), Write, WordStar, WordPerfect, TeX/LaTex Funktionalitten einer Textverarbeitung (Auswahl): Texterfassung, Textbearbeitung, Speicherung, Druckausgabe, Formatierung (Zeichen/Abstze/Seiten), Tabellen, Grafiken, OLE-Objekte, Sonderzeichen, Formeleditor, Formatvorlagen, Seitenumbruch, Rechtschreibprfung, Silbentrennung, Seite 5 von 85

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Serienbriefe, Kopf/Fuzeilen, Seitennummerierung, WYSIWYG-Bearbeitung

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Desktop-Publishing: Desktop-Publishing (DTP, englisch fr Publizieren vom Schreibtisch aus) ist das rechnergesttzte Setzen hochwertiger Dokumente, die aus Texten und Bildern bestehen und spter als Publikationen, wie zum Beispiel Broschren, Magazine, Bcher oder Kataloge ihre Verwendung finden. Aus: http://de.wikipedia.org/wiki/Desktoppublishing z. B. Microsoft Publisher, Adobe, QuarkXPress, CorelDraw, Scribus (Freeware, http://www.scribus.net)

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2. PROGRAMMBESCHREIBUNG/PROGRAMMFENSTER
Ansicht Seitenlayout (WYSIWYG)

mit den Elementen: Office-Schaltflche Zugriff auf die Standardfunktionen der Dateiverwaltung (Datei ffnen, speichern) und die grundlegenden Programmeinstellungen Schnellzugriffsleiste benutzerdefiniertes Men, in welches Icons fr hufig verwendete Funktionen untergebracht werden knnen: Aufruf ber Kontextmen auf ein Icon der Multifunktionsleiste, Auswahl des Befehls Zu Symbolleiste fr den Schnellzugriff hinzufgen oder Symbolleiste fr den Schnellzugriff anpassen

Multifunktionsleiste alle Funktionen, gegliedert in 7 Reiter (Start, Einfgen, Seitenlayout, Verweise), diese inhaltlich weiter gruppiert. Texteingabebereich Statusleiste mit Ansichtssteuerung und Zoomregler, Inhalte ber Kontextmen anpassbar

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Daneben gibt es noch einige modale (Weiterarbeiten erst nach dem schlieen des Dialogs mglich) Dialoge fr komplexere Einstellungen, welche ber bestimmte Menbefehle (z. B. Einfgen/Illustrationen/SmartArt) oder die kleinen Buttons in denn jeweiligen Registern/Gruppen des Multifunktionsmens aufgerufen werden:

sowie die nicht-modalen Aufgabenbereiche, in welchen ebenfalls komplexe Einstellungen fr bestimmte Aufgaben vorgenommen werden (z. B. Einfgen/Illustrationen/ClipArt).

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3. REGISTER ANSICHT DOKUMENTANSICHTEN


5 unterschiedliche Ansichtsvarianten, Steuerung ber Statusleiste:

Oder Multifunktionsleiste, Register Ansicht:

Ansicht Seitenlayout

Darstellung WYSIWYG, Ansicht wie gedruckt (mit Kopf/Fuzeilen, allen Formatierungen)

Vollbildlesemodus

Ansicht wie gedruckt, aber nur Lesen mglich, Beenden mit [Esc] aller Folien, nderung der Folienreihenfolge und der Folienbergnge, Lschen, Hinzufgen, Kopieren, Einfgen ganzer Folien Ansicht wie im Browser (keine Seitenumbrche, keine feste Seitengre)

Weblayout

Gliederung

Speziell bei groen gegliederten Dokumenten, einfache Manipulation der Dokumentstruktur nur Texte, keine Formatierung, keine Grafiken

Entwurf

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Hinweis: ber Office-Button/Drucken bietet sich die Seitenansicht mit Mglichkeiten der Druckausgabe und Seiteneinrichtung:

Weitere Befehle im Register Ansicht:

EINBLENDEN/AUSBLENDEN

Einige zustzliche Anzeigeelemente: Lineal Seitenrnder, Tabstopps, Hilfe bei der Positionierung, werden aber auch automatisch ein/ausgeblendet, wenn sich der Cursor im Lineal-Bereich (oberer/linker Rand des Texteingabebereiches) befindet. Sind auch ber den kleinen Button oberhalb der vertikalen Scroll-Leisten einblendbar:

Gitternetzlinien Hilfe fr das Ausrichten von Objekten Dokumentenstruktur Darstellung der Gliederung, insbesondere zur Navigation in groen und sauber strukturierten Dokumenten (Diplomarbeiten, Vorlesungsskripten). Miniaturansichten Navigation in groen Dokumenten

ZOOM

Zugriff auch ber die Statusleiste:

FENSTER
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Office-Standard: eine Datei kann mehrfach gleichzeitig geffnet sein (Ansicht/neues Fenster), mehrere Dateien knnen gleichzeitig geffnet werden, Programmfenster knnen ber alle anordnen neben/bereinander angeordnet werden, Teilen gleichzeitige Anzeige zweier unterschiedlicher Bereiche eines Dokumentes, lsst sich auch ber die Scroll-Leiste steuern:

Hinweis: Bei Ansicht Dokumentenstruktur fehlt in Word 2007 Nebeneinander anzeigen, Synchroner Bildlauf, Fensterposition zurcksetzen nur aktivierbar, wenn mehrere Dokumente geffnet sind; erlauben den Vergleich mehrere Dokumente Fenster wechseln Alternative zur Windows-Task-Leiste; Liste der offenen Word-Anwendungen (falls mehrere Word-Dokumente geffnet sind) und Wechsel des Fokus.

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4. OBJEKTMODELL
Ein Word-Dokument orientiert sich an folgender Objekthierarchie:

Word-Dokument 1:n-Abschnitte 1:n Abstze 1:n Zeichen 1:n eingebettete Objekte (im Absatz verankert)

Je Hierarchie-Ebene knnen den jeweiligen Objekten bestimmte Eigenschaften mitgegeben werden. Eingebettete Objekte wie Grafiken, Formen, Cliparts werden immer mit dem jeweiligen Absatz verankert und zusammen mit diesem verschoben oder gelscht (Tip: [Strg][Shift] + zur Anzeige der Absatzmarken).

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5. ZEICHENFORMATIERUNG
Die kleinste Einheit in Word, jedes Zeichen kann eine individuelle Formatierung besit en, was aber selten sinnvoll ist. Word bietet umfangreiche Mglichkeiten zur Formatierung auf Zeichenebene: Schriftart installierte Schriftarten, i. d. R. TrueType-Fonts (vektorbasiert) Schriftgrad fr TrueType-Fonts stufenlos einstellbar (Einheit Punkt 0,35 mm) Schriftschnitt fett, kursiv, unterstrichen Position hochgestellt, tiefgestellt Schriftfarbe Hervorhebungsfarbe (Textmarker) Zeichenabstand (Laufweite) Unterstreichung Effekte

Die hufig verwendeten finden sich im Register Start/Schriftart:

Zugriff auch ber die Minisymbolleiste, die nach dem Markieren einer Textpassage oberhalb eingeblendet wird:

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alle weiteren Einstellungen sind im Dialog Schriftart verfgbar, aufrufbar ber den kleinen Button in der Gruppe Schriftart:

Tastaturkrzel (Shortcuts): Tastaturkrzel [Strg] [Shift] f [Strg] [Shift] k [Strg] [Shift] u [Strg] [Shift] d [Strg] [Shift] w [Strg] [Shift] q [Strg] # [Strg] + [Strg] Leertaste [Strg] < Formatierung Fett Kursiv unterstrichen doppelt unterstrichen Wrter unterstrichen Kapitlchen tiefgestellt hoch
gestellt

Formatierung zurcksetzen Schrift verkleinern

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[Strg] [Shift] > [Shift] F3

Schrift vergrern Gro/Kleinschreibung wechseln

Zustzlich bietet das Register Start/Absatz noch zwei weitere Mglichkeiten, um einzelne Textpassagen mit einer Hintergrundfarbe und oder einem Rahmen zu versehen. Die Rahmenuntersttzung ist allerdings nur bei kompletten Abstzen fehlerfrei, einzelne Textpassagen knnen nur mit einem geschlossenen umgebenden Rahmen versehen werden. Etwas verwirrend ist das Zusammenspiel von Zeichenformatierungen in den Formatvorlagen (Absatzebene) und den Formatierungen auf Zeichenebene, hier berstimmen die vom Standardformat abweichenden Zeichenformate die Vorgaben des Absatzformates. Beispiel: ein einzelnes Wort in einem Absatz mit Formatvorlage Standard wurde mit Schriftgre 72 formatiert. Wird das Absatzformat auf z. B. Titel gendert, wechselt die Schriftgre im restlichen Absatz, die des einzelnen Wortes mit 72 bleibt dagegen erhalten. Tip: mit [Strg] Leertaste oder kann das Format des selektierten Textes wieder auf die Vorgaben des Absatzformates zurckgesetzt werden. Einige spezielle Formatierungszeichen knnen ber spezielle Tastenkombinationen erzeugt und ber oder [Strg] [Shift] + ein/ausgeblendet werden: Zeichen Absatzmarke Bedeutung Zeigt das Ende des Absatzes an Zeilenumbruch ohne neuen Absatz Wortrenner, Zeilenumbruch Leerzeichen ohne automatischen Zeilenumbruch Wird als Trennstrich verwendet und angezeigt, falls das Wort am Zeilenende umgebrochen Anzeige Tastenkombination [Enter]

Manueller Zeilenwechsel Leeerzeichen Geschtztes Leerzeichen

[Shift] [Enter]

Leertaste [Strg] [Shift] Leertaste

Bedingter Trennstrich

[Strg] -

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wird Geschtzter Trennstrich Wird als Strich angezeigt verhindert aber den Zeilenumbruch an dieser Stelle, z. B. bei Doppelnamen Positionierung von Text an Tabstops Erzwingt eine neue Seite [Strg] [Shift] -

Tabulatorsprung

[Tab]

Seitenumbruch

[Strg] [Enter]

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6. ABSATZFORMATIERUNG
Word erkennt einen mit der [Enter] Taste abgeschlossene Textpassage als Absatz. Mittels [Strg][Shift]+ oder ber

lassen sich die Absatzmarken ein/ausblenden:

Jeder Absatz kann mit einer Vielzahl von Formatierungsmglichkeiten versehen werden: Ausrichtung linksbndig, rechtsbndig, zentriert, Blocksatz Zeilenabstnde Absatzabstnde (ober/unterhalb) Absatzeinzge (links/rechts, hngend) Rahmen, Schattierung Tabstopps Paginierung (Absatz zusammenhalten, Seitenumbruch oberhalb) Die hufig verwendeten stehen unter Start/Absatz zur Verfgung:

Tastaturkrzel [Alt] 1/2/3 [Alt] [Shift] [] [Alt] [Shift] [] [Strg] [Shift] n [Strg] l [Strg] r [Strg] b

Formatierung zur berschrift 1/2/3-Ebene machen eine Ebene tiefer stufen eine Ebene hher stufen zu normalem Text machen linksbndig rechtsbndig Blocksatz

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[Strg] e [Strg] 1 [Strg] 5 [Strg] 2 [Strg] 0 [Strg] m [Strg] [Shift] m

zentriert normaler Zeilenabstand 1,5-facher Zeilenabstand doppelter Zeilenabstand Abstand 12pt vor dem Absatz Einzug vergrern (Standard-Tabstopp = 1,25cm) Einzug verkleinern

Die brigen finden sich unter dem Dialog Absatz, aufrufbar ber den kleinen Button der Gruppe Absatz:

Tip: Wegen der umfangreichen Mglichkeiten kann es sinnvoll sein, komplexe Formatierungen mittels zu bertragen oder mittels zu lschen.

EINZGE
Einzug bezeichnet den horizontalen Abstand eines Absatzes vom linken/rechten Seitenrand.

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Einstellbar ber Dialog Absatz

Tastaturkrzel [Strg] m bzw. [Strg] [Shift] m, Buttons , oberhalb der rechten Scroll-

Lineal (Ansicht/EinblendenAusblenden/Lineal oder Button Leiste) Seitenlayout/Absatz

Varianten:

Normaler Einzug: einheitlicher Abstand des gesamten Absatzes vom linken Seitenrand.

Hngender Einzug lsst diese erste Zeile in Relation zum Rest des Absatzes weiter links erscheinen, der Rest wird normal eingerckt.

Ein Erstzeileneinzug verschiebt die erste Zeile nach rechts. Der Rest des Absatzes wird normal eingerckt.

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Der Einzug auf der rechten Seite des Absatzes ist defaultmig mit dem rechten Seitenrand identisch, kann aber wie hier eingerckt werden.

ZEILENABSTAND, ABSTAND
Zeilenabstand innerhalb des Absatzes und vertikaler Abstnde vor (oberhalb) und nach (unterhalb), einstellbar ber Dialog Absatz

Seitenlayout/Absatz

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TABSTOPPS
Innerhalb eines Absatzes kann die horizontale Positionierung des Textes mit Hilfe von Tabstopps gesteuert werden. Mittels [Tab]-Taste wird der Cursor an eine Tabstopp-Position gesetzt oder der selektierte Text an dieser Position ausgerichtet. Jeder Absatz hat sogenannte Standardtabstopps in einem Abstand von 1,25 cm, zustzliche Spezialtabstopps lassen sich ber das Lineal oder aus dem Dialog Formatvorlage ndern (Kontextmen im Register Start/Formatvorlagen oder Aufgabenbereich Formatvorlagen) heraus definieren:

Symbolik des Lineals:

Nach Auswahl des Tabstopp-Typs (Wechsel per Klick auf das Tabstopp-Icon) werden neue Tabstopps fr den aktuellen Absatz durch Klick in das Lineal eingefgt, vorhandene Tabstopps lassen sich mit der Maus verschieben oder durch herausschieben lschen: linksbndig zentriert Seite 22 von 85

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rechtsbndig numerische Werte, am Dezimaltrennzeichen ausgerichtet Weitere Mglichkeiten (keine richtigen Tabstopps): Leiste-Tabstop vertikale Linie an dieser Position Erstzeileneinzug hngender Einzug

AUFZHLUNGEN, NUMMERIERUNGEN, LISTEN MIT MEHREREN EBENEN


Definition/Formatierung ber Register Start:

Ein einfacher Klick beginnt an der aktuellen Cursorposition eine neue Liste mit Standardeinstellungen. War vorher eine Textpassage selektiert, wird diese in eine Liste umgewandelt. Speziellere Listenarten knnen ber die DropDown-Felder der Multifunktionsleiste erreicht werden:

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Hinweis: Die Nummerierung kann auch auf berschriften angewendet werden und fhrt dadurch zu korrekten Kapitelnummern, welche alle nderungen in Folge einer Umsortierung oder einer Hher/Tieferstufung automatisch nachfhrt.

RAHMEN, LINIEN, SCHATTIERUNG


Optische Umrandung eines Absatzes. Zugriff ber Start/Absatz/ :

Start/Absatz/Rahmen und Schattierung zeigt den folgenden Dialog mit allen Optionen zur Definition eines individuellen Rahmens:

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Hinweis: Start/Absatz/Horizontale Linie fgt an der Cursorposition eine horizontale Linie ein,

eine untere Rahmenlinie lsst sich aber auch mittels Eingabe von drei - oder _ eingeben (Auto-Korrektur).

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ARBEITSBEREICHE
Einige Arbeitsbereich helfen bei der Formatierung von Abstzen:

ARBEITSBEREICH FORMATVORLAGEN
Aufgerufen ber den kleinen Button in der Gruppe Start/Formatvorlagen, hier wird jede im aktuellen Dokument verwendete Kombination von Zeichen und Absatzformatierungen aufgelistet:

ARBEITSBEREICH FORMATINSPEKTOR
Aus Arbeitsbereich Formatvorlagen ber aufzurufen. Zeigt alle Zeichen- und AbsatzFormatierungsangaben des aktuellen Absatzes:

ARBEITSBEREICH FORMATIERUNG ANZEIGEN


ber [Shift] [F1] oder Arbeitsbereich Formatinspektor Button aufrufbar. Zeigt alle Formatierungen der markierten Textpassage an. Die dort enthaltenen Hyperlinks verlinken direkt zu den entsprechenden Dialogen: Seite 26 von 85

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7. ABSCHNITTFORMATIERUNG, SEITE EINRICHTEN, SEITENLAYOUT


Die meisten Word-Dokumente besitzen und bentigen nicht mehr als einen Abschnitt. Lediglich in Sonderfllen (z. B. Kapitel mit neu beginnender Nummerierung, Wechsel des Seitenformats) ist das Einfgen eines neuen Abschnittes erforderlich, dies erfolgt ber Seitenlayout/Seite einrichten/Umbrche/ Abschnittsumbrche:

Abschnittsumbrche lassen sich bei korrekt platziertem Cursor ber einfaches Lschen entfernen. Tip: Abschnittswechsel (und sonstigen Steuerzeichen) lassen sich anzeigen ber Start/Absatz [Strg] [Shift] + Office-Button/Word-Optionen/Anzeigen

Die aktuelle Abschnittsnummer lsst sich in der Statusleiste ber das Kontextmen ausgeben:

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Hinweis: Alle im Folgenden erluterten Mglichkeiten zur Seitenformatierungen beziehen sich streng gesehen nicht auf das gesamte Dokument, sondern nur auf den aktuellen Abschnitt, was aber bei Dokumenten mit nur einem Abschnitt identisch ist. Zudem bieten viele der Dialoge die Mglichkeit, Einstellungen vom vorangegangenen Abschnitt (Kopf/Fuzeile) oder fr das gesamte Dokument (Seitenrnder) zu bernehmen. Zu bercksichtigen sind zudem die Druckmglichkeiten, da der Drucker je nach Bauart oft nur DIN A4 und dort auch nur einen Teil des Blattes bedrucken kann. Die Mglichkeit zu doppelseitigem Druck ist bei den Seitenrndern, den Einzgen und der Positionierung der Seitennummern zu beachten (unterschiedliche gerade/ungerade Seiten).

SEITENGRE, ORIENTIERUNG UND RNDER


Hinweis: Es ist mglich, mittels mehrerer Abschnitte innerhalb eines Dokumentes das Seitenformat, Seitengre und Rnder zu variieren.

SEITENGRE
Abhngig vom angeschlossenen Drucker, im Regelfall DIN A4. Zugriff ber Seitenlayout/Gre:

Oder Dialog Seite einrichten ber Weitere Papierformate in o. a. Liste oder den kleinen Button der o. g. Gruppe: Seite 29 von 85

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ORIENTIERUNG
Hoch/Querformat fr den Abschnitt.

SEITENRNDER
Definieren den bedruckbaren Bereich einer Seite mit einer eingestellten Seitengre (s. v.) und damit den fr Kopf/Fuzeilen verfgbaren Raum. Alle Angaben zu Positionierung und Einzgen von Abstzen beziehen sich auf diesen Bereich. Zugriff ber Seitenlayout/Seite einrichten:

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Mit Hilfe der Lineale (Ansicht/EinblendenAusblenden/Lineal):

Oder Dialog Seite einrichten:

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Hinweis: ber die DropDown-Box Mehrere Seiten lassen sich hier auch spezielle Flle des mehrseitigen Ausdrucks hndeln.

Gegenberliegende Seiten entspricht dabei der Auswahl Seitenlayout/Seitenrnder/Gespiegelt

und fhrt zu unterschiedlichen Rndern fr gerade/ungerade Seiten. 2 Seiten pro Blatt und Buch ist fr die Ausgabe von Bchern, Heften oder Broschren verwendet werden, halbiert dabei die Seite und richtet unterschiedliche Rnder fr gerade/ungerade Seiten ein.

KOPFZEILE/FUZEILE, SEITENZAHLEN, DATUM UND UHRZEIT KOPFZEILE/FUZEILE


Werden auf jeder Seite im Bereich der Seitenrnder, also oberhalb/unterhalb des Textbereiches eingeblendet. Dabei ist der durch den Drucker bedruckbare Bereich zu bercksichtigen.

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Optional kann fr die jeweils erste Seite des Abschnitts eine eigene Kopf/Fuzeile definiert werden, so wird z. B. bei Geschftsbriefen Adressen und Logo nur in der ersten Kopfzeile und die Kontoverbindung nur in der ersten Fuzeile angegeben und die Seitennummerierung beginnt erst auf den Folgeseiten. Bei mehrseitigem Ausdruck kann fr gerade/ungerade Seiten eine abweichende Kopf/Fuzeile definiert werden, um z. B. die Seitenzahl immer auen, bei geraden Seiten also am linken, bei ungeraden am rechten Rand erscheinen zu lassen. Die Einstellungen zu Kopf- und Fuzeilen gelten fr einen Abschnitt des Dokumentes. Das Einfgen vorformatierter Kopf/Fuzeilen erfolgt ber

Zugriff auf bereits vorhandene Kopf/Fuzeilen durch Doppelklick in diesen Bereich oder ber

bzw.

Angezeigt wird in diesem Fall ein spezielles Multifunktionsregister mit einer Auswahl von hufig in Kopf/Fuzeilen eingesetzten Funktionen und Formatierungsmglichkeiten, daneben sind hier aber auch alle sonstigen Mittel einsetzbar:

SEITENZAHL
Greift je nach Auswahl auf die Kopf/Fuzeile des aktuellen Abschnittes zu und fgt dort ein Feld fr die Seitenzahl ein. Diese ist natrlich von der Ausgabegre und dem Seitenlayout abhngig, somit variabel und letztendlich erst beim Ausdruck bekannt:

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Hinweis: Die Optionen Seitenanfang und Seitenende berschreiben gnadenlos vorhandene Kopf/Fuzeilen. Fr diesen Fall besser die Kopf/Fuzeile bearbeiten und dort ber Seitenzahlen nur die Seitenzahl einfgen.

DATUM UND UHRZEIT


Fgt ein Feld mit den entsprechend formatierten Informationen ein.

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8. WORD-DOKUMENT, DOKUMENTEIGENSCHAFTEN
Einige Eigenschaften werden beim erstmaligen Speichern automatisch mit Default-Werten der OfficeInstallation vergeben (Autor, Firma), knnen aber auch im Speichern/Speichern-Unter-Dialog definiert werden: (Screenshot aus Windows 7, in anderen Versionen werden diese Eigenschaften nicht angezeigt!)

Eigenschaften nachtrglich nderbar ber Office-ButtonVorbereitenEigenschaften:

Bzw. ber den Dokument-Eigenschafts-Dialog:

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Einige Formatierungseinstellungen beziehen sich nicht auf Abstze oder Abschnitte, sondern sind fr das gesamte Dokument mageblich:

WASSERZEICHEN
Seitenlayout/Seitenhintergrund/Wasserzeichen Verwendet eine Zeichenfolge oder eine Grafik als Hintergrund fr das gesamte Dokument. Neben einigen Standardtexten (Vertraulich, Eilt) bietet sich ber Seitenlayout/Seitenhintergrund/Wasserzeichen/Benutzerdefiniertes Wasserzeichen der folgende Dialog:

SEITENFARBE
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Seitenlayout/Seitenhintergrund/Seitenfarbe Dokumentweite Definition einer Hintergrundfarbe oder Flleffektes. Fr die Druckausgabe eher selten eingesetzt.

SEITENRNDER
Seitenlayout/Seitenhintergrund/Seitenrnder Zeigt die eingestellten Seitenrnder als sichtbaren Rahmen an.

Hinweis: Nicht zu verwechseln mit Seitenlayout/Seite einrichten/Seitenrnder

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9. FORMATVORLAGEN
Eine Formatvorlage kombiniert mehrere Formatierungsmerkmale fr Zeichen und/oder Absatz. Man kann Word-Dokumente ohne den bewussten Einsatz von Formatvorlagen gestalten und Abstzen oder einzelnen Textpassagen ein individuelles Format zuweisen, Formatvorlagen erlauben aber, den Inhalt weitgehend von der Formatierung zu trennen. Dadurch kann der Verfasser sich bei der Erstellung des Dokumentes weitgehend auf die Inhalte konzentrieren und die Gestaltung auf die Definition und Zuweisung der geeigneten Formatvorlagen beschrnken. Auf diese Weise entstehen mit geringem Aufwand einheitliche Dokumente, welche bei Bedarf durch nderung der Formatvorlagen einfach umformatiert werden knnen. Die Formatvorlagen werden zusammen mit einem Dokument oder der Dokumentvorlage gespeichert Es ist auch mglich, von der zugewiesenen Absatz-Formatvorlage abweichende Formatierungen auf Textebene zu zuzuweisen. Zur Zuweisung, Neudefinition und Manipulation der Formatvorlagen dient Start/Formatvorlagen, hier werden die sogenannten Schnellformatvorlagen angezeigt, eine Auswahl der wichtigsten und aktuell verwendeten Vorlagen:

der Arbeitsbereich Formatvorlagen

sowie der Dialog Formatvorlage ndern, aufrufbar via Kontextmen in der Multifunktionsleiste und im

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Aufgabenbereich:

Daneben dient der Aufgabenbereich Formatinspektor der Untersuchung und Manipulation aller zugewiesenen Formatierungen an der aktuellen Cursorposition. Hier wird der Unterscheid zwischen Absatzformatierung und evtl. davon abweichender individueller Textformatierung deutlich. Aufgerufen wird dieser Aufgabenbereich ber den Aufgabenbereich Formatvorlagen

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Der Dialog Formatvorlagen verwalten

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sowie Optionen ermglichen weitere Einstellungen zum Umgang mit Formatvorlagen.

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EIGENSCHAFTEN EINER FORMATVORLAGE


Name eindeutig innerhalb des Dokumentes/der Dokumentvorlage, wird von Word basierend auf einzelnen Formatierungskennzeichen automatisch vergeben (z. B. Hellgrn, Unterstrichen), sobald eine vorhandene Formatvorlage manipuliert wird. Kann nachtrglich umbenannt werden Formatvorlagentyp je nach Einsatzzweck

Typ Absatzformatvorlage

Erluterung Absatzformatierung: Textausrichtung, Tabstopps, Zeilenabstand, Rahmen Zeichenformatierung: Schriftart/Grad/Schnitt Kombination von Absatz- und Zeichenformatierung Spezielle Vorlagen fr Tabellenformatierung: Rahmen, Ausrichtung, Schriftart

Beispiel Standard

Zeichenformatvorlage

Kursiv, Fett

Verknpft (Absatz und Zeichen) Tabellenformatvorlage

berschrift 1, berschrift 2

Vorgefertigte Vorlagen, sind nur bei selektierter Tabelle ber Tabellentools/Entwurf auswhlbar/vernderbar, werden im Arbeitsbereich Formatvorlagen nicht angezeigt. Listenabsatz

Listenformatvorlage

Formatangaben fr Listen: Ausrichtung, Aufzhlungszeichen, Schriftart

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Formatvorlage basiert auf Verkettung und Hierarchie Alle Formatierungseigenschaften einer Vorlage werden an darauf basierende Vorlagen vererbt, abweichende Formatierungen berschreiben diese Vorgaben. Eine nderung der Absatzformatvorlage Standard wirkt sich auf fast alle sonstigen Absatzformatvorlagen aus, da diese in der Regel von Standard abgleitet sind.

Formatvorlage fr folgenden Absatz Kommt automatisch im folgenden Absatz zur Anwendung

Formatierungsangaben Je nach Typ der Formatvorlage (Absatz/Zeichen) Zur Liste der Schnellformatierungen hinzufgen Anzeige des Formates in der Multifunktionsleiste Automatisch aktualisieren Eine Umformatierung eines mit dieser Vorlage generierten Absatzes ndert automatisch die Vorlage und damit alle anderen auf ihr beruhenden Bereiche Nur in diesem Dokument/Neue auf dieser Vorlage basierende Dokumente Speicherung nur im Dokument oder der Dokumentvorlage

TABELLENFORMATVORLAGEN
Werden auf die gesamte Tabelle angewandt. Zuweisung bei selektierter Tabelle ber Tabellentools/Entwurf/Tabellenformatvorlagen:

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Keine Anzeige der Formatierung im Arbeitsbereich Formatvorlagen, Zugriff auf den Eigenschaftsdialog ber Kontextmen in der Multifunktionsleiste. Zelleninhalte werden ber Absatzformatvorlagen formatiert.

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FORMATVORLAGENSTZE
In Word bereits vorhandene Designs, Zugriff ber Start/Formatvorlagen/Formatvorlagen ndern:

ber Auf die Schnellformatvorlagen aus der Vorlage/des Dokumentes zurcksetzen kann das bisherige Format wiederhergestellt werden, Als Schnellformatvorlagensatz speichern generiert und speichert (*.dotx) aus den aktuellen Formatangaben einen eigenen Satz. Farben und Schriftarten enthalten aufeinander abgestimmte Formate und beeinflussen bei gewhltem Vorlagensatz alle darin enthaltenen Formate.

NEUE FORMATVORLAGEN
Absatz oder Zeichenbereich wie gewnscht formatieren 1. 2. Bereich selektieren Im Aufgabenbereich Formatvorlagen den Button Neue Formatvorlage bettigen: Oder via Kontextmen:

3.

Im erscheinenden Formatvorlagendialog die Eigenschaften der Vorlage gem. 6.1 definieren.

Bei Tabellen hnliches Vorgehen, allerdings findet sich der Befehl fr die neue Formatvorlage an anderer Stelle:

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DESIGNS
Mit Hilfe von Designs lassen sich in allen Office-Anwendungen aufeinander abgestimmte Formatierungselemente wie Farbschemas, Schriftschemas, Formatvorlagen schnell bernehmen. Zugriff ber Start/Formatvorlagen/Formatvorlagen ndern:

Ein Wechsel des Formatvorlagensatzes hat gravierenden Einfluss auf die Optik des Gesamtdokumentes, da mit einem Klick smtliche Absatz- und Zeichenformate ausgewechselt werden. Diese Aktion lsst sich aber problemlos rckgngig machen. Zustzlich bieten die drei Befehle

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die Mglichkeit, alle individuellen Formatierungen im aktuellen Dokument auf den Standard der Dokumentvorlage oder den Standard des Dokuments zurckzusetzen, oder die aktuellen Einstellungen des Dokumentes als eigenen Formatvorlagensatz zu speichern, um andere Dokumente auch auf diese Art zu formatieren.

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10. DOKUMENTVORLAGEN, NEUES DOKUMENT


ber Office-Button/Speichern unter/Word-Vorlage kann das aktuelle Dokument mit allen Inhalten, Formatvorlagen und Programmeinstellungen als Vorlage fr neue Dokumente gespeichert werden, Dateiendung *.dotx bzw. *.dotm, falls Makros enthalten sein sollten. Jedes neue Word-Dokument beruht im brigen auf einer Normal.dotm im Standard-Verzeichnis (Office 2007 unter Windows Vista) C:\Users\Name_des_Users\AppData\Roaming\Microsoft\Templates Hinweis: das Verzeichnis AppData ist ein verstecktes Verzeichnis. Wird die eigene Vorlage ebenfalls dort gespeichert, so wird diese unter Office-Button/Neu/Meine Vorlagen aufgelistet. Unter Office-Button/Neu/Installierte Vorlagen werden die in der Office-Installation enthaltenen Vorlagen angeboten (Verzeichnis C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Templates\1031\).

ber Office-Button/Neu/Neu von vorhandenem kann jedes Word-Dokument als Vorlage fr das neue Dokument verwendet werden. Hinweis: Der Speicherort fr Dokumentvorlagen kann ber Office-Button/WordOptionen/erweitert/Allgemein/Dateispeicherorte angepasst werden:

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11. VERWEISE
Dienen der inhaltlichen Verknpfung innerhalb eines Dokumentes oder auf externe Quellen (Hyperlinks). Hinzugefgt werden diese ber das Register Verweise: Inhaltsverzeichnis, Funoten, Endnoten, Zitatverzeichnis, Literaturverzeichnis, Abbildungsverzeichnis, Stichwortverzeichnis, Rechtsgrundlagenverzeichnis bzw. Einfgen: Hyperlink, Textmarke, Querverweis

INHALTSVERZEICHNIS
Erleichtert die Orientierung bei umfangreichen Dokumenten. Kann berall, wird aber in der Regel am Anfang des Dokumentes hinter einem Deckblatt eingefgt. Bei korrekter Verwendung einer Gliederung mit berschriften und entsprechender Formatierung (berschrift 1 berschrift 8) kann diese fr eine automatische Generierung und Aktualisierung verwendet werden. Vorgehen: 1. 2. 3. Cursor an den Anfang oder das Ende des Dokumentes positionieren Unter Verweise/Inhaltsverzeichnis/Inhaltsverzeichnis das gewnschte Format auswhlen fertig!

Hinweise: Die Verzeichniseintrge sind Hyperlinks und knnen mit gedrckter [Strg]-Taste zur Navigation im Dokument verwendet werden Die beiden Vorlagen Automatische Tabelle 1 und Automatische Tabelle 2 greifen auf die Gliederung des Dokumentes zu, die Variante Manuelle Tabelle bentigt dagegen der manuellen Fllung und ist fr den Fall zu verwenden, dass keine Gliederung oder keine brauchbaren berschriften vorliegen. Das Inhaltsverzeichnis verwendet analog zu den berschriften die Formatvorlagen Verzeichnis 1 Verzeichnis 8 und Inhaltsverzeichnisberschrift

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Inhaltsverzeichnis einfgen ruft den zugehrigen Dialog fr ein individuelles Inhaltsverzeichnis

auf: Die Eintrge eines Inhaltsverzeichnisses sind Felder, deren Inhalte nach nderung aktualisiert werden mssen. Dies kann ber [F9], den Befehl Verweise/Inhaltsverzeichnis/Tabelle aktualisieren oder im Verzeichnis selbst erfolgen (nur bei den Automatischen Vorlagen):

FUNOTEN/ENDNOTEN
Funoten werden auf der jeweiligen Seite ber kleine Indexe im Text angezeigt, die zugehrigen Texte mit Erluterungen/Quellenangaben werden auf der gleichen Seite unterhalb des Textbereiches angezeigt.

Vorgehen: 1. 2. Cursor im Text positionieren Verweise/Funoten/Funote einfgen oder [Strg][Alt] f

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3.

Funotentext eingeben

Endnoten werden erst am Ende des Abschnittes ausgegeben. Statt der arabischen Ziffern werden defaultmig rmische Zahlen verwendet. Einfgen analog zu den Funoten ber i Verweise/Funoten/Endnote einfgen oder [Strg][Alt] d Die Steuerung von Fu/Endnoten erfolgt mit Dialog Fu- und Endnote, aufgerufen ber den kleinen Button in der Gruppe Verweise/Funoten.

Zur Formatierung werden die Formatvorlagen Funotentext, Funotenzeichen, Endnotentext und Endnotenzeichen verwendet. Die Fu/Endnotentexte werden als Flyout beim MouseOver ber das Fu/Endnotenzeichen angezeigt:

ber das Kontextmen der Fu/Endnote sind ebenfalls einige Funktionen verfgbar. Lschen lassen sich Fu/Endnoten zusammen mit den zugehrigen Texten ber die normale Lschfunktion.

LITERATURVERZEICHNIS

meine erste Funote! Seite 51 von 85

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Speziell fr wissenschaftliche Arbeiten bietet Word eine integrierte Quellenverwaltung. In dieser werden die Metadaten der zitierten Quellen verwaltet. Mit Hilfe dieser Angaben und der entsprechenden Zitate im Text kann Word unter Verwendung mehrerer integrierter Formatvorlagen ein Literatur generieren und bei Bedarf aktualisieren. Zunchst mssen die Metadaten der Quelle erfasst werden, dazu dient der Befehl Verweise/Zitate und Literaturverzeichnis/Zitat einfgen/Neue Quelle hinzufgen oder mit Quellen verwalten, geffnet wird der Dialog Quelle erstellen, in welchem die je nach gewhlter Vorlage erforderlichen Felder aufgefhrt werden:

Anschlieend kann das Zitat eingefgt werden, im Anschluss wird ber Verweise/Zitate und Literaturverzeichnis/Zitat einfgen eine der Quellen ausgewhlt, an der Cursorposition wird dann der Verweis angezeigt.

Beispiele fr Zitate und Literaturverzeichnis mit Formatvorlage ISO 690:

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Python wurde Anfang der 90er Jahre von dem Hollnder Guido van Rossum am Centrum voor Wiskunde en Informatica (CWI) in Amsterdam entwickelt. (1) Das Literaturverzeichnis befindet sich meist am Ende der wissenschaftlichen Arbeit. (2) Literaturverzeichnisse dienen der Dokumentation von Zitaten (3) Anschlieend wird der Cursor an der gewnschten Stelle positioniert, eine Formatvorlage selektiert und Verweise/Litaraturverzeichnis/Literaturverzeichnis ausgewhlt. Ergebnis:

Folgende Formatvorlagen werden standardgem zugewiesen: berschrift 1 (daher wird das Literaturverzeichnis als eigenes Kapitel im Inhaltsverzeichnis ausgewiesen) Absatzformat Literaturverzeichnis

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

Abbildung 1

Dient wie das Literaturverzeichnis als Quellenangabe fr Abbildungen. Nutzt dazu alle Abbildungen mit explizit hinzugefgten Beschriftungen. Vorgehen: Seite 53 von 85

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1. 2. 3.

Abbildung einfgen, i. d. R. eine Grafik Verweise/Beschriftungen/Beschriftung einfgen bettigen In der Maske entsprechende Angaben machen

Abbildung 2

Zur Erstellung des Verzeichnisses den Cursor an die gewnschte Stelle des Dokumentes platzieren und Verweise/Beschriftungen/ Abbildungsverzeichnis einfgen bettigen:

Ergebnis: Eine Auflistung (Hyperlinks) aller Abbildungen mit den jeweils vergebenen Beschriftungen und den Seitenzahlen.

Hinweise: Absatzformat Abbildungsverzeichnis, Seite 54 von 85

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Aktualisierung (Beschriftung und Seitenzahlen) mit [F9]. ber Beschriftungskategorie knnen fr unterschiedliche Kategorien von Abbildungen (Bezeichnung Abbildung, Formel, Tabelle, Liste ist erweiterbar) eigene Abbildungsverzeichnisse erstellt werden.

STICHWORTVERZEICHNIS (INDEX)

Eine alphabetische Liste von im Text indizierten Begriffen, z. B. Fachbegriffe, Fremdwrter. Vorgehen: Textpassagen indizieren ber Verweise/Index/Eintrag festlegen oder [Alt][Shift]X:

In diesem Dialog gfls. Einstellungen vornehmen, die im daraus erstellten Index erscheinen Cursor an gewnschte Stelle im Dokument positionieren

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Verweise/Index/Index einfgen bettigen:

Ergebnis ist eine alphabetische Liste aller Stichworte, Aktualisierung mit [F9]

TEXTMARKE
Definition von Sprungzielen im aktuellen Dokument, sinnvoll bei umfangreichen Dokumenten,:

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Nutzbar auch fr Hyperlinks sowie den Gehe zu-Dialog (Start/Bearbeiten/Suchen/Gehe zu oder [F5])

HYPERLINK
Sprung zu einer bestimmten Stelle in diesem oder einem anderen Dokument, zu einer URL oder einer Mail-Adresse:

QUERVERWEIS
Sprungziele innerhalb des aktuellen Dokumentes, welche bei Inhaltsnderungen automatisch aktualisiert werden.

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Verschiedene Verweistypen verweisen auf unterschiedliche Inhalte: Nummeriertes Element Eintrge in nummerierte Listen berschrift alle mit Formatvorlage berschrift formatierten Abstze Textmarke siehe 0 Textmarke Funote, Endnote siehe 0 Funoten/Endnoten Abbildung/Formel/Tabelle siehe 0 Abbildungsverzeichnis Ergebnis ist ein Hyperlink, mit [Strg] Klick kann zum Ziel des Querverweises gesprungen werden

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12. SONSTIGE ELEMENTE


Weitere Elemente knnen ber das Einfgen-Men hinzugefgt werden. Zahlreiche Eigenschaften knnen beim Einfgen, interaktiv (Positionierung) und/oder ber das Kontextmen konfiguriert werden:

DECKBLATT
Formatiertes Deckblatt fr das aktuelle Dokument mit einigen Inhaltssteuerelementen (spezielle Textfelder fr Autor, Datum, Titel)

TABELLEN
Stellen aus Programmsicht eine zusammenhngende und passend formatierte Kombination von Zellen == Rahmenobjekten dar. Innerhalb der Zellen knnen sich normale Abstze mit den blichen Elementen befinden.

Varianten: 1. 2. 3. 4. Auswahl der Tabellendimension (hier 3x3) an der aktuellen Cursorposition wird eine Tabelle im Standardformat Elegant eingefgt, Fllung mit Inhalten und gfls. Formatierung durch Zuweisung einer Formatvorlage aus der Multifunktionsleiste Tabellentools/Entwurf

Oder: Tabelle einfgen Dialog

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Tabelle zeichnen Interaktive Gestaltung der Tabelle durch Zeichnen der Rahmenlinie

Text in Tabelle umwandeln Word versucht, in der selektierten Textpassage (hier: CSV) Trennzeichen und Dimension der Tabelle zu erkennen und bietet im anschlieenden Dialog weitere Einstellmglichkeiten.

In allen Fllen befindet sich an der aktuellen Cursorposition anschlieend eine Tabelle mit entsprechender Anzahl Zeilen/Spalten und Standardlayout Elegant.

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In der Multifunktionsleiste bieten zwei zustzliche Register Zugriff auf eine ganze Palette von Tools und Gestaltungsmglichkeiten:

Zustzlich bietet das Kontextmen

und der Dialog Tabelleneigenschaften Zugriff auf die Eigenschaften der Tabelle/der Zeile/der Spalte/der Zelle.

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Interaktiv lassen sich Position der gesamten Tabelle und die Zell-Gre auch mit der Maus verndern. Das Zellgre und Absatzeinstellungen innerhalb der Zelle knnen zudem ber das Lineal eingestellt werden. ber den Eintrag Einfgen/Tabellen/Tabelle/Excel Kalkulationstabelle kann ein Excel-OLE-Objekt eingefgt werden, in welchem im Gegensatz zu normalen Word-Tabellen alle Kalkulationsmglichkeiten von Excel angeboten werden. Das Layout der Excel-Tabelle ist allerdings nur im per Doppelklick geffneten Excel mglich, im Vergleich zu Word daher etwas eingeschrnkt und hakelig einzustellen.

GRAFIK, CLIPART, FORMEN, SMARTART, DIAGRAMM, WORDART


Standardelemente in der Office-Suite, diese Elemente sind in Word, Excel und PowerPoint einsetzbar. Der Eintrag in der Multifunktionsleiste ist nicht immer identisch, in PowerPoint werden diese Elemente z. B. direkt aus dem Folienlayout eingefgt. Die Selektion eines solchen Elementes zeigt aber in allen OfficeProgrammen das gleiche spezielle Multifunktionsregister.

GRUNDLEGENDE EINSTELLUNGEN
Einige grundlegende Einstellungen sind bei allen Elementen identisch, alle mglichen Werte knnen ber den Dialog Erweitertes Layout eingestellt werden. Das Multifunktionsmen bietet lediglich eine Auswahl von hufig verwendeten Einstellungen und ist nicht immer widerspruchsfrei bzw. passt nicht zu den Dialog-Einstellungen. Hinweis: Die im Folgenden beschriebenen Einstellungen beziehen sich auf Grafikobjekte, je nach Typ des Objektes knnen die Menbefehle und Dialogtitel daher anders lauten.

GRE DER OBJEKTE


Eingabe in Bildtools/Format/Schriftgrad, Aufruf des Dialogs Gre aus dieser Gruppe oder aus dem Kontextmen

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POSITIONIERUNG DER OBJEKTE


Bildtools/Format/Anordnen/Position oder Dialog Erweitertes Layout ber Bildtools/Format/Anordnen/Position/Weitere Layoutoptionen oder ber Kontextmen

TEXTFLUSS UM DIE OBJEKTE


Bildtools/Format/Textumbruch oder Dialog Erweitertes Layout ber Bildtools/Format/Textumbruch /Weitere Layoutoptionen oder ber Kontextmen

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Die folgenden Einstellungen beziehen sich auf den Dialog: Umbruchart Rechteck Text umfliet das umschlieende Quadrat des Objektes (im Positions-DropDown der Multifunktionsleiste als Quadrat bezeichnet) Passend Text umfliet die Kontur des Objektes, diese Konturlinie umschliet das eigentliche Objekt und kann ber Rahmenpunkte bearbeiten visualisiert und angepasst werden. Hinweis: Ein Grafikobjekt ist diesbezglich immer rechteckig, auch wenn Teile der Grafik transparent sein sollten Transparent wie Passend (?) Oben und unten Objekt verhlt sich wie ein Absatz, Zeilenumbrche ober/und unterhalb Hinter den Text Vor den Text Objekt liegt hinter/vor dem Text Mit Text in Zeile Objekt verhlt sich wie ein Wort und wird in den Textfluss eingebettet, Textfluss (nur bei den Umbrucharten Rechteck und Oben und unten) Beide Seiten Default, der umflieende Text befindet sich auf beiden Seiten des Objektes Nur links/rechts/grte Seite einseitiger Textfluss Abstand vom Text (nur bei den Umbrucharten Rechteck und Oben und unten) Abstand des Flietextes vom Objekt. Bei den Umbrucharten Passend und Transparent kann ber den Menpunkt Format/Anordnen/Textumbruch/Rahmenpunkte bearbeiten das umschlieende Polygon bearbeitet werden und dadurch der Abstand zur Grafik verndert werden.

WEITERE EINSTELLUNGEN
Word bietet bei den grafischen Objekten noch zahlreiche weitere optische Effekte wie Rahmen, Farbverlufe, Weichzeichner, Fllungen, Schatten, perspektivische Darstellung

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Die Vielzahl ist etwas verwirrend und befindet sich je nach Objekt-Typ auch noch mit unterschiedlichen Befehlen an unterschiedlichen Stellen des Multifunktionsmens und des Kontextmens. Zustzlich gibt es noch einige spezielle Dialoge fr die Einstellung.

INTERAKTIVE GREN- UND POSITIONSNDERUNG MIT DER MAUS


Position, Gre und Rotation lassen sich ber die Maus beeinflussen. Nach der Selektion des Objektes zeigen sich sogenannte Anfasser auf den Kanten/Ecken sowie ein einzelner grner Punkt zur Rotationssteuerung. Es ergeben sich die folgenden Mglichkeiten: Eckpunkte Skalierung in X- und in Y-Richtung, Seitenverhltnisse bleiben erhalten Seitenpunkte Skalierung in X- oder in Y-Richtung (Breiten/Hhennderung) Grner Punkt Rotation Innenbereich und Elementauenkanten Verschiebung des Elementes Dabei bieten zustzlich gehaltene Steuerungstasten die folgenden Optionen: [Shift] + Skalieren ber Eckpunkte: Die diagonal gegenberliegende Ecke bleibt unverndert, die Seitenverhltnisse werden beibehalten (bei Grafiken auch ohne Shift-Taste) [Strg] + Skalieren ber Eckpunkte: Mittelpunkt der Grafik bleibt unverndert [Strg] + [Shift] + Skalieren ber Eckpunkte: Mittelpunkt und Seitenverhltnis bleibt unverndert [Strg] + Skalieren ber Seitenpunkte: Mittelpunkt bleibt unverndert [Strg] + [Shift] + Skalieren ber Eckpunkte: Mittelpunkt und Seitenverhltnis bleibt unverndert [Shift] + Elementverschiebung Element kann nur horizontal oder vertikal verschoben werden [Shift] + Rotation 15-Schritte

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GRAFIK
Fgt eine Grafik aus einer Datei an der aktuellen Cursorposition in das Dokument ein.

Multifunktionsleiste Einfgen/Illustrationen/Grafik Alternativ knnen Grafiken auch ber die Zwischenablage und per Drag&Drop aus dem Explorer eingefgt werden. Eigenschaften einer Grafik Zustzlich zu den unter 0Grundlegende Einstellungen genannten Mglichkeiten bietet das Register Bildtools/Format einige weitere Tools zur Manipulation der Grafiken

CLIPART
ClipArts sind eine verschlagwortete Sammlung von Grafiken, Fotos, Filmen und Sounds mit entsprechenden Dateiformaten und Bestandteil der Office-Installation. Die standardmig installierte Auswahl kann ber online-Angebote, z. B. auf Microsoft Office Online, ergnzt werden. Jedes der ClipArts ist verschlagwortet und dadurch ber Suchbegriff recherchierbar.

Die Auswahl erfolgt ber den Aufgabenbereich ClipArt. Die Eigenschaften eines ClipArts sind im Aufgabenbereich ber das Kontextmen abrufbar. Beispiel eine ClipArts vom Typ ClipArt (Grafikdatei):

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Nach dem Einfgen handelt es sich bei den Typen ClipArt und Fotos um normale Grafikobjekte und knnen wie diese formatiert werden. Die anderen ClipArt-Typen (Filme, Sounds) sind den visuellen Medien und damit i. d. R. PowerPoint vorbehalten.

FORMEN
In Office 2003 noch ber die Funktionsleiste Zeichnen gelst. Bietet Zugriff auf eine Sammlung von Symbolen und Zeichentools.

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Jedes der eingefgten Symbole kann nachtrglich ber Multifunktionsleiste, Register Zeichentools/Format

und/oder Kontextmen AutoForm formatieren bearbeitet werden. Zustzlich zu den unter 0Grundlegende Einstellungen genannten knnen diese zeichnerischen Elemente gruppiert und dadurch als zusammenhngende Einheit formatiert, skaliert, positioniert und rotiert werden.

DIAGRAMM
Generiert ein Excel-Diagramm-OLE-Objekt und bettet es in das Word-Dokument ein.

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Nach Auswahl eines Diagrammtyps wird eine passende Tabelle geffnet, in welcher die darzustellenden Daten erfasst werden knnen.

Das Kontextmen bietet die Standard-Excel-Funktionalitten.

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ber Daten bearbeiten wird die eingebettete Datentabelle des Diagramms geffnet.

WORDART INHALTSSTEUERELEMENTE
Die folgenden Dokumenteigenschaften knnen ber Einfgen/Text/Schnellbausteine/Dokumenteigenschaft hinzugefgt werden:

Anschlieend befindet sich dort ein Eingabefeld, in welchem die entsprechende Eigenschaft angezeigt wird, und ber die diese Dokumenteigenschaft auch bearbeitbar ist:

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Hinweis: Zugriff auf Dokumenteigenschaften sonst ber Office-Button/Vorbereiten/Eigenschaften

FELDER
Einfgen/Text/Schnellbausteine/Feld, ffnet den folgenden Dialog, mit dessen Hilfe Dokumentinformationen und/oder Berechnungen eingebaut werden knnen:

TEXTFELDER
Einfache Textfelder sind ber Formen hinzufgbar, unter Einfgen/Text/Textfeld sind darber hinaus aufwndig formatierte Elemente zu finden. Einfgen/Textfeld/Textfeld erstellen erstellt ein leeres Objekt vom Typ Textfeld. Fr die weitere Bearbeitung des Textfeldes (Formatierung, Positionierung, Verknpfung) steht das Multifunktionsregister Textfeldtools zur Verfgung.

OLEOBJEKTE
Eingebettete Office-Objekte. Aus externer Datei oder im aktuellen Dokument erstellt und mit diesem gespeichert. Start der Ursprungsanwendung nach Doppelklick auf das Objekt.

FORMEL
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Formeleditor mit eigenem Multifunktionsregister Formeltools:

SYMBOL
Vormals: Einfgen Sonderzeichen

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13. TOOLS BEI DER TEXTEINGABE MARKIERUNGS-TOOLS


(ohne Anspruch auf Vollzhligkeit): Gesamtes Wort: Doppelklick Gesamte Zeile: links neben die Zeile Klicken Ein Satz: [Strg] und Klick auf ein Wort des Satzes Absatz: Dreifachklick oder Doppelklick links neben den Absatz Gesamtes Dokument: [Strg] a oder [Strg] und Klick links neben den Text Markieren vertikaler Textblcke: gedrckte [Alt]-Taste Markieren nicht zusammenhngender Textteile: [Strg] + Mausmarkierung

KLICKEN UND EINGEBEN


(in der Seitenlayout-Ansicht): Mit der Maus einmal in einen freien Bereich eines Dokumentes klicken (z. B. zwischen letztem Absatzes und Seitenende; setzt den Cursor auf das letzte Zeichen vor diesem Bereich), den Mauszeiger in den freien Bereich verschieben und beobachten, je nach horizontaler Position ndert er sein Aussehen und die Ausrichtung des Textes nach Doppelklick an dieser Stelle, nach welchem dort sofort mit der Texteingabe begonnen werden kann. Leerzeilen werden automatisch eingefgt.

AUTOFORMAT/AUTOKORREKTUR
Das Verhalten whrend der Texteingabe ist einstellbar ber Office-Button/Word-Optionen/Dokumentprfung/AutoKorrektur-Optionen.

AUTOMATISCHE/MANUELLE SILBENTRENNUNG
Seitenlayout/Seite einrichten/Silbentrennung Hilfreich: geschtzte Leerzeichen ([Strg] [Shift] Leertaste), bedingte Trennstriche ([Strg] -) geschtzte Trennstriche ([Strg] [Shift] -)

ZWISCHENABLAGE
Ein eigner Arbeitsbereich bietet berblick und Zugriff auf bis zu 24 Elemente der Zwischenablage:

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SCHNELLBAUSTEINE
Umfangreichere Textpassagen mit Formatierung knnen ber Einfgen/Text/Schnellbausteine/Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern oder [Alt] F3 mit Hilfe eines Dialoges gespeichert und in anderen Dokumenten wiederverwendet werden.

Nach Eingabe des gespeicherten Namens kann spter mit Hilfe von [F3] der Textbaustein wiederverwendet werden. Alternativ ber Einfgen/Text/Schnellbausteine und Auswahl aus dem Men ber Mausklick oder Kontextmen:.

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ber Einfgen/Text/Schnellbausteine/Organizer fr Bausteine hat man Zugriff auf alle Bausteine aller Kataloge und Kategorien und kann diese von dort aus Einfgen, diese aus dem Katalog entfernen oder deren Eigenschaften bearbeiten:

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RECHTSCHREIBPRFUNG/GRAMMATIKPRFUNG
Neben der AutoKorrektur hufiger Verschreiber whrend der Eingabe (s. v.) und der automatischen Rechtschreibeprfung whrend der Eingabe (fehlerhafter Text wird rot unterstrichen, Verbesserungsvorschlge via Kontextmen) bietet Word noch eine automatische Grammatikprfung (grn unterstrichen). Zur manuellen berprfung des selektierten Textes oder des gesamten Dokumentes dient der Aufruf berprfen/Dokumentprfung/Rechtschreibung und Grammatik (alternativ [F7])

Mit dem folgenden Dialog:

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14. SERIENBRIEFE
Anwendungsfall: Bewerbungsschreiben mit Adressen aus einer Excel-Liste Vorgehen: 1. 2. Erstellen eines Hauptdokuments mit Platzhaltern fr die variablen Inhalte (Adressen) Erstellen der Datenquelle (Word, Excel, Access) fr diese variablen Inhalte: die Spaltenberschriften werden fr die Platzhalter im Hauptdokument verwendet, jede weitere Zeile ist ein Adress-Datensatz Generierung der Anschreiben durch die Kombination des Hauptdokumentes mit der Adressliste: fr jeden Datensatz der Datenquelle wird ein Word-Dokument erstellt, in welchem die Platzhalter durch die entsprechenden Feldinhalte des Datensatzes ersetzt werden

3.

HAUPTDOKUMENT AUFRUFEN
Erstellen eines neuen oder Auswahl eines vorhandenen Word-Dokumentes, welches als Vorlage fr den Serienbrief verwendet werden soll. Auswahl des Serienbrieftyps (hier: Briefe) im Register Sendungen/Seriendruck starten/Seriendruck starten:

DATENQUELLE DEFINIEREN/ERSTELLEN
Auswahl oder Erstellen einer Datenquelle mit den Adressen, hier exemplarisch ber den Menpunkt Sendungen/Seriendruck starten/Empfnger auswhlen

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Neue Liste eingeben: ffnet eine fr die Adresseingabe vorkonfigurierte Tabelle/Erfassungsmaske.

ber den Button Spalten anpassen kann diese Mustertabelle editiert werden:

Neuer Eintrag bzw. Eintrag lschen ermglicht das Bearbeiten der Inhalte der Tabelle. OK ffnet einen Speichern unter Dialog, Speicherformat ist Access.

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Anschlieend muss diese Datei ber Sendungen/Seriendruck starten/Empfnger auswhlen/Vorhandene Liste verwenden selektiert werden.

Sendungen/Seriendruck starten/Empfngerliste bearbeiten

Zeigt einen Dialog zur Sortierung und Filterung der Datenquelle.

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Die Erfassung/Bearbeitung von Datenstzen aus Word heraus ist nach Selektion der Datenquelle (hier: Adressen.mdb) mglich. Alternativ kann die *.mdb-Datei auch mit Access geffnet und bearbeitet werden.

EINBAU DER PLATZHALTER IN DAS HAUPTDOKUMENT


Das Hauptdokument kann jetzt mit den statischen Inhalten gefllt und formatiert werden. Fr die variablen Inhalte werden ber Sendungen/Felder schreiben und einfgen mehrere Mglichkeiten geboten, entsprechende Platzhalter in das Hauptdokument einzubauen:

Seriendruckfeld einfgen bietet Zugriff auf individuelle Einzelfelder der Datenquelle, welche jeweils als Platzhalter Titel eingefgt werden.

Adressblock ffnet folgenden den Dialog:

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Hinweis: Word erkennt automatisch die Felder der mit 14.2 generierten Datenquelle, ansonsten muss mit dem Dialog Felder whlen die Zuordnung definiert werden:

Ergebnis ist der Platzhalter Adresse im Hauptdokument, eine Kombination von Einzelplatzhaltern. Analog dazu bietet Gruzeile einen Dialog fr Gruzeilen:

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Der erzeugte Platzhalter lautet Anrede. Hinweis: Beide Platzhalter zeigen die tatschlich verwendeten Felder und weitergehende Anweisungen, wenn mittels Kontextmen der Befehl Feldfunktionen an/aus gewhlt wird. Der vorgenannte Dialog zur Definition des Adressblocks/der Gruzeile kann ber das Kontextmen Adressblock bearbeiten bzw. Gruzeile bearbeiten geffnet werden.

SERIENDRUCK
ber Sendungen/Vorschau Ergebnisse sollte man sich vor dem Druck davon berzeugen, dass das Ergebnis den Vorstellungen entspricht.

ber Sendungen/Fertig stellen/Fertig stellen und zusammenfhren kann zuletzt der Seriendruck ausgefhrt werden.

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Einzelne Dokumente bearbeiten erstellt je Datensatz der Datenquelle ein neues Word-Dokument mit ersetzten Platzhaltern, Dokumente drucken berspringt diesen Schritt und schickt die Dokumente sofort an den Drucker, E-Mail-Nachrichten senden ermglicht nach Auswahl eines Email-Feldes der Datenquelle das verschicken einer Serien-Email. In allen Fllen knnen im folgenden Dialog noch Einschrnkungen zur Datenquelle definiert werden (zustzlich zum evtl. vorab definierten Filter oder Sortierung Sendungen/Seriendruck starten/Empfngerliste bearbeiten)

Hinweis: Zustzlich zum Serienbrief oder auch unabhngig davon knnen mit Sendungen/Erstellen/Umschlge Umschlge, ber Sendungen/Erstellen Beschriftungen Adress-Etiketten erstellt werden.

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meine erste Endnote!

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