COMO ORGANIZAR O SGQ SISTEMAS DE GESTO DA QUALIDADE

Sistema de gesto para dirigir e controlar uma organizao no que respeita qualidade

A Gesto da Qualidade foca o produto / a realizao do servio; Tem como objectivo a satisfao do cliente.

A Gesto da Qualidade em Sistemas Arquivsticos

COMO ORGANIZAR O SGQ PRINCIPIOS DOS SISTEMAS DA QUALIDADE

AS NORMAS DE GESTO DA QUALIDADE ESTO BASEADOS EM 8 PRINCPIOS, E DESCREVEM A FORMA COMO DESENVOLVEMOS AS ACTIVIDADES ESTES PRINCPIOS ESTO PRESENTES EM TODAS AS ACTIVIDADES E TAREFAS SERVEM PARA POTENCIAR O ATINGIR OS OBJECTIVOS DA EMPRESA A SUA APLICAO PERMITE: OBTER BENEFCIOS PARA A EMPRESA CONTRIBUIR PARA A MELHORIA DA GESTO DOS CUSTOS E DOS RISCOS OBTER A SATISFAO DA EMPRESA, DOS CLIENTES E DE TODAS AS PARTES INTERESSADAS
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COMO ORGANIZAR O SGQ O SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE

A gesto de topo define os requisitos do Sistema de Gesto:

RESPONSABILIDADE DA GESTO Planear

Os recursos so determinados e alocados:

GESTO DE RECURSOS Planear

Os processos so estabelecidos e operados:

REALIZAO DO PRODUTO Fazer

Os resultados so medidos, analisados e melhorados:

Retorno da informao para melhoria:

MEDIO, ANLISE E MELHORIA Controlar

ANLISE DOS DADOS E REVISO PELA DIRECO Agir

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COMO ORGANIZAR O SGQ REQUISITOS DO SISTEMA DA QUALIDADE - ISO 9001:2000

REQUISITOS GERAIS OBJECTIVOS DOCUMENTAO RESPONSABILIDADE DA GESTO COMPROMETIMENTO DA GESTO FOCALIZAO NO CLIENTE POLTICA DA QUALIDADE PLANEAMENTO RESPONS., AUTORID. E COMUNICAO REVISO DO SGQ PELA GESTO MEDIO, ANLISE E MELHORIA MEDIO E MONITORIZAO CONT. PRODUTO NO CONFORME ANLISE DE DADOS MELHORIA GESTO DE RECURSOS PROVISO DE RECURSOS FORM., CONSCIENCIAL. E COMPETNCIA MEIOS / INFRAESTRUTURAS AMBIENTE DE TRABALHO

REALIZAO DO PRODUTO PLANEAM. REALIZAO DO PRODUTO PROCESSOS RELACION. COM O CLIENTE CONCEPO E/OU DESENVOLVIMENTO APROVISIONAMENTO OPERAES DE PRODUO E SERVIO CONT. DISP. MEDIO E MONITORIZAO

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A IMPLEMENTAO DO SGQ CONCEPO E IMPLEMENTAO DE SISTEMAS DE ARQUIVO

(NP 4438:2005 Gesto de documentos de arquivo)

Etapa A Etapa B Etapa C Etapa D Etapa E Etapa F Etapa G Etapa H

Efectuar investigao preliminar Efectuar anlise funcional Identificar requisitos de documentos de Arquivo Avaliar os sistemas existentes Identificar estratgias para cumprimento dos requisitos dos documentos de arquivo Desenhar o sistema de arquivo Implementar o sistema de arquivo Efectuar controlo, ajustamento; Reviso
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A IMPLEMENTAO DO SGQ CONCEPO E IMPLEMENTAO DE SISTEMAS DE ARQUIVO

(NP 4438:2005 Gesto de documentos de arquivo)
Etapa A: Efectuar investigao preliminar Etapa B: Efectuar anlise funcional Etapa C: Identificar requisitos de documentos de arquivo Etapa E: Identificar estratgias para cumprimento dos requisitos dos documentos de arquivo Etapa F: Desenhar o sistema de arquivo

Poltica

Normas

Concepo

Etapa D: Avaliar os sistemas existentes Etapa H: Efectuar controlo, ajustamento, reviso

Implementao

Etapa G: Implementar o sistema de arquivo

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A IMPLEMENTAO DO SGQ FASES PARA A IMPLEMENTAO

1. Avaliao inicial (Etapa A, B) 2. Formao 3. Requisitos para o servio de gesto arquivstica (Etapa C, D) - Legislao - Segurana do sistema de arquivo; - Controlo de acessos; 4. Estabelecer a abordagem por processos do sistema arquivstico (Etapa C, E)

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A IMPLEMENTAO DO SGQ FASES PARA A IMPLEMENTAO

5. Estrutura do sistema arquivstico (Etapa E, F) - Planeamento e organizao do sistema de arquivo; - Definio de regras para gesto do sistema de arquivo; - Definio de responsabilidades; 6. Implementao (Etapa G) - Implementao fsica dos arquivos; - Conservao e manuteno; - Formao 7. Recursos humanos (Etapa G) 8. Aprovisionamento (Etapa G) 9. Infra-estruturas e ambiente de trabalho para a gesto arquivstica (Etapa G)
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A IMPLEMENTAO DO SGQ FASES PARA A IMPLEMENTAO

10. Monitorizao e medio (Etapa H) - Monitorizao dos processos; - Controlo da circulao de documentos do sistema de arquivo; - Anlise da satisfao dos utilizadores do sistema de arquivo; - Monitorizao do desempenho do sistema de arquivo; - No conformidades - Auditorias 11. Melhoria (Etapa H) - Aces de ajustamento e reviso do sistema de arquivo; - Aces correctivas e preventivas; 12. Processo de certificao 13. Melhoria contnua (Etapas C, E, F, G, H)
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A IMPLEMENTAO DO SGQ CICLO DA MELHORIA (PDCA)

IMPLEMENTAO DAS MELHORIAS
Aces de ajustamento e reviso

IDENTIFICAO E SEQUNCIA DAS ACES E MTODOS Seleco e Class. dos docs; Ordenao e ndices de docs; Regras gesto do arquivo (prazos conservao, eliminao, controlo acessos, converso e migrao, etc.); Legislao; Definio de responsveis

do arquivo; Aces correctivas e preventivas; Formao;

Controlo da circulao de documentos (movimento e utilizao, tramitao, integridade e localizao); Monitorizao do desempenho Auditorias Anlise da satisfao dos utilizadores do sistema de arquivo MEDIO E ANLISE

Implementao fsica dos arquivos; Conservao e manuteno dos arquivos; Segurana dos arquivos; Formao IMPLEMENTAO

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A SATISFAO DOS CLIENTES

Percepo do cliente de como respondemos aos seus requisitos Incluir todos os tipos de clientes, identificando fontes de informao do cliente e do utilizador final. Processo documentado para determinao do nvel de satisfao Anlise de insatisfao tendncias documentadas, da satisfao /

Benchmarking Focus groups (qualitativo) Questionrio (quantitativo) Concorrncia

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A SATISFAO DOS CLIENTES A SATISFAO DE CLIENTES

O CLIENTE espera que o Sistema de Arquivo seja uma efectiva fonte de informao que lhe permita suportar subsequentes actividades e decises. Para isso pretende que o Sistema de Arquivo:

Seja de fcil consulta e utilizao; Seja fivel e seguro; Possua informao actualizada; Fornea prova das actividades desenvolvidas; Assegure a continuidade em caso de catstrofe; Preserve a memria; Permita pesquisas rpidas; Facilite um efectivo desempenho das actividades da organizao; Permita reduzir espao fsico e incrementar a produtividade.
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PROTOCOLO SHP - QSO

POTENCIAR A MELHORIA DO DESEMPENHO EM ENTIDADES PELA IMPLEMENTAO DE SISTEMAS DE GESTO DA QUALIDADE Apoio deciso Formao Implementao Informatizao Auditorias internas

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PROTOCOLO SHP - QSO

SERVIOS DE CONSULTORIA (Aces definidas caso a caso) Concepo do sistema Implementao Programas de melhoria SERVIOS DE FORMAO Plano de Formao 2007 Programas Interempresas Programas por Entidade

SERVIOS DE AUDITORIA Programa anual Realizao de auditorias internas Plano de aces de melhoria

INFORMATIZAO Gesto documental Gesto da informao Gesto de meios e recursos

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PROTOCOLO SHP - QSO

MEIOS E RECURSOS
Planeamento estratgico Oramento Recursos Humanos Formao e sensibilizao Infraestruturas

GESTO DA INFORMAO
Objectivos e indicadores

GESTO DOCUMENTAL
Manual da Qualidade Organizao e Funes Modelo de Processos Procedimentos e Instrues Doc. Operacionais Modelos Registo

Monitorizao de processos Programas de gesto Satisfao de clientes Tratamento de no conformidades Aces correctivas e preventivas Tratamento de reclamaes Compras e fornecedores

Relatrios Mapas e Impressos registados Actas Obsoletos

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