INSTITUTO TECNOLGICO DE COSTA RICA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS AUDITORA GUBERNAMENTAL

PROYECTO DE INVESTIGACIN: INFORME DE FIN DE GESTIN

PROFESOR: LIC. ISIDRO LVAREZ SALAZAR ALUMNOS: JOS PABLO SALAS RAMREZ LILIANA VILLAVICENCIO ROBLES

2006

INTRODUCCIN

INTRODUCCIN Luego de las irregularidades presentadas ltimamente en el sector pblico a nivel nacional y como mecanismo de control, se cre las directrices respectivas a la presentacin del informe final de gestin. De manera tal que el objetivo es garantizar el accionar de los funcionarios con ciertas caractersticas, en beneficio de los objetivos institucionales y de la sociedad costarricense; as como medio de comunicacin y de rendicin de cuentas hacia el superior jerrquico; adems y finalmente como medio comunicador e informativo de induccin para la persona que reemplazara el puesto. Es as como en el documento emitido por la Contralora General de la Repblica denominado Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar

el informe final de su gestin, segn lo dispuesto en el inciso e) del artculo 12 de la ley general de control interno se define el informe de fin de gestin como:
Es un documento mediante el cual el jerarca o titular subordinado rinde

cuentas, al concluir su gestin, sobre los resultados relevantes alcanzados, el estado de las principales actividades propias de sus funciones y el manejo de los recursos a su cargo.
Para efectos de comprender mejor el mismo, a continuacin se explican distintos aspectos relevantes, para su mejor entendimiento; igualmente se anexa un ejemplo para su anlisis.

El presente estudio se estructura de la siguiente manera:

En el captulo I, se definen los aspectos generales del estudio, donde se incluye datos como el objetivo general, as como la justificacin del mismo. En el captulo II, se establece la base legal que regula la realizacin de este informe en nuestro pas. El captulo III contiene los aspectos relevantes relacionados con el estudio. En el captulo IV se incluyen definiciones claves para el adecuado entendimiento de este tema. El captulo V abarca el contenido mnimo en la realizacin de este informe. Por ltimo en el Captulo VI, se presenta un caso a modo de ejemplo, con la finalidad de modelar lo incluido anteriormente.

CAPTULO I: ASPECTOS GENERALES DEL ESTUDIO

Para este primer captulo se muestra la razn de ser del trabajo; en aspectos claves como una descripcin, los objetivos, la justificacin, y el propsito. A) Descripcin Del Trabajo: El presente trabajo tiene como ttulo Informe de Fin de Gestin y es parte del curso Auditora Gubernamental, del nivel de licenciatura; y se basa ms que todo en las distintas disposiciones emitidas por el ente regulador en nuestro pas. Por lo tanto se espera que el mismo sea de provecho sustantivo y que sirva de referencia en algn caso, igualmente se pretende que sirva como un medio informativo debido al caracter obligatorio del informe para las entidades pblicas. B) Propsito de las Directrices: Definir el marco bsico que regula la obligacin de los jerarcas y los titulares

subordinados de la Administracin Activa de presentar al final de su gestin un informe donde se rinda cuentas de los resultados obtenidos en cumplimiento de las funciones bajo su responsabilidad conforme al artculo 12 de la Ley General de Control Interno, lo cual se constituira en uno de los medios para garantizar la transparencia en las actuaciones de los funcionarios pblicos ante los administrados y para que los respectivos sucesores cuenten con informacin relevante en el desempeo del puesto designado.
C) Justificacin: El ejercicio de la funcin pblica se enmarca dentro de esquemas de evaluacin de gestin y de controles externos e internos que promueven la consecucin de los objetivos y metas institucionales, de manera que los jerarcas y titulares

subordinados sean responsables de ese accionar pblico y estn obligados a informar sobre el desempeo de las instituciones a su cargo. D) Objetivo general: Dado el principio de aplicacin, el objetivo de este estudio es dar a conocer la obligacin de emitir este Informe cuando as lo requiera; as como la necesidad de aplicacin de la normativa emitida por la Contralora General. Adems, presentar el marco bsico que regula la obligacin de los jerarcas y los titulares subordinados de la Administracin activa de presentar al final de su gestin un informe donde se rinda cuentas de los resultados obtenidos en cumplimiento de las funciones bajo su responsabilidad conforme al artculo 12 de la Ley General de Control Interno, lo cual se constituira en uno de los medios para garantizar la transparencia en las actuaciones de los funcionarios pblicos ante los administrados y para que los respectivos sucesores cuenten con informacin relevante en el desempeo del puesto designado.

CAPTULO II: BASE LEGAL

Al respecto en el inciso e) del artculo 12 de la Ley General de Control Interno se dispone que los jerarcas de las instituciones pblicas debern presentar un informe de fin de gestin y realizar la entrega formal del ente o el rgano a su sucesor de acuerdo con las directrices de la Contralora General de la Repblica. De ah la Contralora General de la Repblica emiti al respecto la Directriz No. D-12005-CO-DFOE del 24 de Junio del 2005, publicada en La Gaceta No. 131 del 7 de Julio del 2005, denominada Directrices que deben observar los funcionarios

obligados a presentar el informe final de su gestin, segn lo dispuesto en el inciso e) del artculo 12 de la ley general de control interno.
De la misma manera en la misma se cita la obligatoriedad:

Estas Directrices son de acatamiento obligatorio para la Contralora General de la Repblica y los entes y rganos sujetos a su fiscalizacin y prevalecer sobre cualquier disposicin que en contrario haya emitido o emita la Administracin en cumplimiento del inciso e) artculo 12 de la Ley General de Control Interno. Su incumplimiento injustificado dar lugar, segn corresponda, a las responsabilidades contempladas en el Captulo V de la Ley General de Control Interno, N 8292 del 31 de julio de 2002
Adems y como parte de la investigacin realizada para este estudio se encontr que estas directrices son solamente una base de aplicacin, puesto que, como casi toda normativa, cada Institucin adecua y emite regulaciones para adecuar esta actividad de acuerdo con la cultura y actividad a la que se dedican, entre otros factores.

CAPTULO III: ASPECTOS RELEVANTES

A) Gestiones menores a un ao Cuando la gestin del funcionario no sobrepase un ao, su informe se ajustar al periodo dentro del cual ejerci su cargo. B) Confidencialidad En el informe de fin de gestin se deber respetar el deber de confidencialidad sobre aquellos documentos, asuntos, hechos e informacin que posean ese carcter por disposicin constitucional o legal. C) Destinatarios Los jerarcas y titulares subordinados deben presentar el respectivo informe de fin de gestin de manera impresa y en formato digital ante los destinatarios que seguidamente se indican, segn corresponda: 1. En el caso del jerarca, el informe de fin de gestin lo debe presentar ante quien lo nombr o design, con una copia para quien vaya a sucederlo en el cargo. En los casos en que el jerarca sea un rgano colegiado, cada uno de sus integrantes presentar individualmente ese documento. 2. Cuando el jerarca sea designado por eleccin popular, el citado informe nicamente se debe presentar a su sucesor, a travs de la unidad institucional encargada de la gestin de recursos humanos. 3. En el caso de un titular subordinado, el informe de fin de gestin lo debe presentar a su superior jerrquico inmediato, con una copia para su sucesor. 4. En todos los casos anteriores se deber remitir copia del informe a la respectiva unidad institucional encargada de la gestin de recursos humanos. 5. Asimismo, se debe presentar copia al rea o unidad administrativa que administra, de existir, la pgina WEB de la institucin, para que sta proceda

a colocar el documento en un sitio especialmente confeccionado de sta, en aras de facilitar el acceso, por esa va, por parte de cualquier ciudadano interesado. D) Acciones de la unidad encargada de la gestin de recursos humanos A esta unidad le corresponder realizar las siguientes acciones: 1. Prevenir por escrito a los jerarcas o titulares subordinados - antes de que dejen su cargo- sobre la obligacin de cumplir con lo indicado en estas Directrices. Dicha prevencin se debe comunicar, en la medida de lo posible, un mes antes de que dejen el cargo, con copia para la unidad institucional encargada de la entrega y recepcin de los bienes a esos funcionarios, para lo de su competencia. 2. Entregar a los sucesores de los jerarcas o titulares subordinados una copia del informe de gestin de su antecesor en los casos que corresponda, conforme al B. del apartado anterior. 3. Custodiar las copias de los informes de gestin que le sean remitidos, de acuerdo a lo sealado en el inciso D. del apartado anterior. 4. Mantener disponibles las copias de los informes de fin de gestin que reciba (digitales o impresas) para efectos de consultas de los ciudadanos interesados as como de cualquier rgano de control externo o interno, utilizando mecanismos de carcter oficial que estime pertinentes, como algn centro de documentacin o bibliotecas institucionales, pizarra u otros medios que faciliten su acceso. 5. Mantener un registro actualizado de los jerarcas y titulares subordinados que al final de su gestin cumplieron o no con la presentacin del citado informe, el cual debe estar a disposicin para consulta de quien lo requiera.

E) Entrega formal de activos La Administracin activa deber desarrollar e implementar los procedimientos necesarios para que mediante un acto formal se materialice la entrega y recepcin de los bienes institucionales asignados a los jerarcas y titulares subordinados. Para esos efectos deber designar la unidad interna encargada de esa funcin. F) Plazo para la presentacin del informe Los funcionarios deben presentar el informe de fin de gestin al respectivo destinatario a ms tardar el ltimo da hbil de labores, indistintamente de la causa por la que deja el cargo. En caso de que la salida del funcionario se produzca en forma repentina deber presentar el informe diez das hbiles contados a partir del ltimo da en que estuvo en el cargo. Como complemento de la presentacin del citado informe, los funcionarios mencionados debern hacer la entrega formal de aquellos bienes que se le hubieran otorgado en el ejercicio del cargo a la unidad interna designada por la Administracin activa. Esta entrega de bienes deber efectuarse a ms tardar el ltimo da hbil que labore el funcionario, indistintamente de la causa de finalizacin. G) Competencia de las auditoras internas Las auditoras internas sern responsables de verificar que los jerarcas y los titulares subordinados de las administraciones que les corresponde fiscalizar observen -cuando proceda- las regulaciones aqu dispuestas. Asimismo, de verificar que las unidades encargadas de la gestin de recursos humanos y de la entrega y recepcin de bienes a esos funcionarios cumplan las Directrices en lo pertinente. Lo anterior, sin perjuicio de las competencias de la Contralora General de la Repblica. H) Responsabilidad en la aplicacin de la normativa

Los jerarcas, titulares subordinados y los dems funcionarios de las unidades internas de cada Administracin activa a quienes les aplique la presente normativa sern responsables de su efectivo cumplimiento, en lo que les corresponda. I) Funcionarios municipales obligados Entre otros, el informe de fin de gestin deben presentarlo los(as) regidores(as), sndicos(as), alcaldes(as), intendentes(as) y concejales(as) municipales de distrito, as como a cualquier funcionario de la Administracin responsable de un proceso, con capacidad para ordenar y tomar decisiones.

CAPTULO IV: DEFINICIONES

Para los efectos de estas Directrices se entiende por: Destinatarios: Se refiere a los sujetos que recibirn el informe de fin de gestin de parte de los respectivos jerarcas y titulares subordinados que dejan su cargo. Funcionarios de Eleccin Popular: Son los funcionarios designados por la ciudadana, mediante elecciones generales, para el ejercicio de la funcin pblica. Informe de fin de gestin: Es un documento mediante el cual el jerarca o titular subordinado rinde cuentas, al concluir su gestin, sobre los resultados relevantes alcanzados, el estado de las principales actividades propias de sus funciones y el manejo de los recursos a su cargo. Jerarca: Superior jerrquico del rgano o del ente; ejerce la mxima autoridad dentro del rgano o ente, unipersonal o colegiado. Sucesor: Nuevos jerarcas y titulares subordinados designados para asumir los puestos de los funcionarios respectivos que dejan su cargo, indistintamente de la causa de finalizacin. Titular subordinado: Funcionario de la administracin activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

CAPTULO V: CONTENIDO DE UN INFORME

Contenido del informe Para efectos de la confeccin del informe de fin de gestin, los jerarcas y titulares subordinados debern considerar, al menos, los siguientes aspectos: 1. Llevar un apartado denominado Presentacin en el cual, entre otros aspectos, se efectuar la presentacin del documento al respectivo destinatario, mediante un resumen ejecutivo del contenido del informe. 2. Incluir una seccin titulada Resultados de la gestin, que deber contener, al menos, informacin relativa a los siguientes aspectos: 1. Referencia sobre la labor sustantiva institucional o de la unidad a su cargo, segn corresponda al jerarca o titular subordinado. 2. Cambios habidos en el entorno durante el periodo de su gestin, incluyendo los principales cambios en el ordenamiento jurdico que afectan el quehacer institucional o de la unidad, segn corresponda al jerarca o titular subordinado. 3. Estado de la autoevaluacin del sistema de control interno institucional o de la unidad al inicio y al final de su gestin, segn corresponda al jerarca o titular subordinado. 4. Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional o de la unidad, al menos durante el ltimo ao, segn corresponda al jerarca o titular subordinado. 5. Principales logros alcanzados durante su gestin de conformidad con la planificacin institucional o de la unidad, segn corresponda. 6. Estado de los proyectos ms relevantes en el mbito institucional o de la unidad, existentes al inicio de su gestin y de los que dej pendientes de concluir.

7. Administracin de los recursos financieros asignados durante su gestin a la institucin o a la unidad, segn corresponda. 8. Sugerencias para la buena marcha de la institucin o de la unidad, segn corresponda, si el funcionario que rinde el informe lo estima necesario. 9. Observaciones sobre otros asuntos de actualidad que a criterio del funcionario que rinde el informe la instancia correspondiente enfrenta o debera aprovechar, si lo estima necesario. 10. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestin le hubiera girado la Contralora General de la Repblica. 11. Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestin le hubiera girado algn otro rgano de control externo, segn la actividad propia de cada administracin. 12. Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestin le hubiera formulado la respectiva Auditora Interna.

CAPTULO VI: CASO DEMOSTRATIVO

Al contestar refirase al No. 31 de agosto, 2006 DEI-CR-0291 Licenciada Marta Acosta Ziga Gerente a.i. DIVISION DE ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Estimada seora: Asunto: Informe de fin de gestin de la Jefa del Centro de Relaciones para el Fortalecimiento del Control y la Fiscalizacin superiores (CENREL). De conformidad con las Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestin, segn lo dispuesto en el inciso e) del artculo 12 de la Ley General de Control Interno, D-1-2005-CO-DFOE, publicadas en La Gaceta 131 del 7-07-2005, seguidamente me complace presentar el informe de fin de gestin en el cargo de Jefa del Centro de Relaciones para el Fortalecimiento del Control y la Fiscalizacin superiores (CENREL), que desde el 1 de noviembre del 2000 he venido desempeando y que concluyo en esta fecha. Cabe indicar que en esta misma fecha, tambin se le est remitiendo este documento en formato digital, por correo electrnico. Al respecto, se incluye inicialmente una referencia sobre la labor sustantiva de esta unidad y los principales cambios habidos en el entorno, con un impacto importante en dicha labor; los resultados de la labor realizada con especial nfasis en los logros alcanzados y el estado de los proyectos y procesos ms relevantes que se encuentran en ejecucin; el sistema de control interno, en cuanto al estado del cumplimiento de las recomendaciones de la Auditora Interna, su autoevaluacin y la administracin de activos asignados; y, finalmente, se presentan sugerencias y observaciones en torno a las funciones desarrolladas por esta unidad. 1. Sobre la labor sustantiva de CENREL y principales cambios en el entorno El CENREL se establece durante el proceso de modernizacin y reestructuracin institucional, con la emisin de un nuevo Reglamento Orgnico de la Contralora General (CGR), que contempl los cambios requeridos como parte de ese proceso (28 de mayo, 1999) y el nombramiento de la Jefatura de Unidad se da a partir del 1 de noviembre del 2000. Como objetivo de la unidad se estableci el siguiente: Velar por hacer efectivo el papel que le corresponde a la Contralora General de la Repblica como rgano rector del ordenamiento de control y fiscalizacin superiores. A esos efectos dispondr la coordinacin, asesora y alianzas estratgicas con las instituciones y rganos pblicos y privados que

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se requiera, particularmente en lo que hace a la legalidad y eficiencia del control interno. Emitir la normativa necesaria para la responsable administracin, implantacin y operacin de los sistemas del indicado control. Cabe sealar, que dicho objetivo se mantiene en el nuevo reglamento que se public el pasado 31 de enero. En ese sentido, la labor sustantiva del CENREL consiste en apoyar el ejercicio de la rectora del Sistema de Control y Fiscalizacin Superiores (SCFS) que corresponde a esta Contralora, de conformidad con lo preceptuado en su Ley Orgnica (LOCGR), en aras de garantizar la eficiencia y legalidad de los controles y del manejo de los recursos pblicos; es decir, propiciar un funcionamiento coordinado y convergente del Sistema, de manera que cada uno de sus componentes (Administracin, Auditoras Internas, rganos de Control Externo y la propia Contralora) ejerza su papel, a partir del mandato que ostenta, el cual debe hacerse valer en la bsqueda del buen gobierno y la reduccin de la impunidad. Al respecto, se han ido identificando y desarrollando conforme a las posibilidades, procesos orientados a perfilar y fortalecer el rol de la administracin, de las auditoras internas, de los rganos de control, mediante una accin coordinada e integrada con los rganos internos de esta Contralora. Como parte de esta Rectora, corresponde tambin la atencin de los requerimientos establecidos en la Ley General de Control Interno (LGCI), que en definitiva lo que regulan son las relaciones de control y fiscalizacin entre la administracin y la auditoria interna, tales como: Artculo 20, de la obligacin de todo ente u rgano de contar con una auditora interna y los estudios que genera este asunto con referencia al artculo 30 sobre la jornada del auditor y subauditor, a fin de determinar la mejor forma de artcular la fiscalizacin de las instituciones desde el punto de vista de su efectividad y costo beneficio. Artculo 22, clarificacin del rol de la auditoria, tanto a auditores como a jerarcas y otros componentes. Artculo 23, Regulaciones sobre el funcionamiento de la auditora y su relacin con los sujetos pasivos de su fiscalizacin, segn la normativa legal y tcnica. Artculo 24, resolucin y disposicin de regulaciones de orden administrativa que obstaculicen la actividad auditora interna y el manejo razonable, neutral y objetivo de su personal. Artculo 25, situaciones propias del auditor, los funcionarios de la auditora, de la administracin u otros que pongan en peligro la independencia y la objetividad en la fiscalizacin y el control de su competencia. Artculo 26, resolucin de dudas a la administracin y a la auditora sobre

la proteccin al personal de la auditora interna que se prev en este artculo, cuando en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda. Artculo 27, regulaciones y clarificacin de responsabilidades sobre la asignacin de recursos a la auditora. Artculo 28, sobre aspectos atinentes a la autorizacin de nombramientos interinos y a la clarificacin de asuntos sobre las plazas de la auditora interna, en forma integrada con el artculo 24 anterior. Lo relativo a la autorizacin de nombramientos, a partir del 1 de febrero de este ao, fue trasladado a la Divisin de Asesora y Gestin Jurdica (DAGJ). Artculo 29, lineamientos sobre los cargos de auditor y subauditor, su interpretacin conforme a su origen en CENREL. Artculo 30, estudios especiales sobre reduccin de jornada de auditor y subauditor segn las particularidades y el esquema de fiscalizacin y lo previsto en el artculo 20 anterior. Artculo 31 LGCI, y Artculo 15 LOCGR, procesos de nombramientos y suspensin y destitucin del auditor y subauditor. A partir del 1 de febrero pasado, el primero en su totalidad se traslad a la DAGJ y en el segundo, CENREL mantiene lo referente a emitir su criterio tcnico, mientras que el proceso como un todo queda a cargo de esa Divisin. No hay duda de la relevancia de estos dos procesos en cuanto al tema del manejo de las relaciones y la articulacin del esquema de fiscalizacin visto desde el objetivo del SCFS. Artculo 32, 33, y 34, manejo y clarificacin de los deberes, potestades y prohibiciones de los funcionarios de la auditora, sendas consultas, asesoras y capacitacin para su orientacin a los auditores, jerarcas y administracin en general. Artculos 35, 36, 37 y 38 regulacin y direccionamientos de los principales productos y servicios que prestan las auditoras a las administracin, as como las condiciones y plazos a cumplir tanto por las auditoras como por la administracin, y la resolucin de conflictos por parte de esta Contralora General, en torno a discrepancias surgidas entre la auditora interna y su jerarca, sobre recomendaciones emitidas por esta. Artculo 3 sobre la regulacin, criterios y capacitacin de normativa general de control interno, establecindose y retomndose criterios fundamentales sobre el control como responsabilidad primaria de la administracin.

En cuanto a los cambios habidos en el entorno durante el perodo, cabe destacar que en el 2002, el cambio de gobierno (2002-2006) y la promulgacin de la Ley General de Control Interno, se constituyeron en eventos importantes que impactaron el accionar del CENREL, lo que amerit, asumir nuevas funciones y realizar una ardua labor orientada a sensibilizar y propiciar el debido cumplimiento de las responsabilidades que

en materia de control interno corresponde a la administracin activa y a la auditora interna, a efectos de promover la debida implementacin de la normativa legal y tcnica en esa materia. Adicionalmente, se han promulgado otras regulaciones que han venido a afectar el funcionamiento del Sistema de Control y Fiscalizacin Superiores, lo que ha requerido labores de coordinacin y coadyuvancia a efectos conjuntar esfuerzos y clarificar roles de distintos rganos de control. Asimismo, paralelamente a la atencin de esas responsabilidades, fue necesario dedicar esfuerzos para la generacin de procesos, herramientas y polticas internas a efectos de procurar la mayor eficacia, eficiencia y calidad en el cumplimiento de las nuevas obligaciones. Complementariamente, hubo que ajustarse a un nuevo esquema de gerencia y una serie de cambios y exigencias tanto internas como externas relativas a reactivar y dar mucha ms relevancia a encuentros y dilogos ms continuos entre administracin, auditora, rganos de control y esta Contralora General. Por otra parte, fue necesario trabajar muy fuerte a lo interno de la CGR la consolidacin de al menos el tema de la auditora interna y de la importancia de fortalecer este componente y promoverle como aliado en la fiscalizacin de la Hacienda Pblica. Aspecto en el cual se ha avanzado bastante pero que a la fecha requiere modelarse, regularse y relanzarse con reglas claras de ganar-ganar. Asimismo, queda pendiente el consolidar con mayor importancia la necesidad de alianzas estratgicas para el control y fiscalizacin superiores con entes y rganos externos afines. 2. Resultados obtenidos en la gestin realizada 2.1 Principales logros alcanzados

Desde su creacin, el CENREL ha efectuado actividades de fortalecimiento en materia de control interno y auditora interna, tanto para la administracin activa como para las auditoras internas; se han emitido directrices y normas, y se han brindado asesoras en esas materias; as tambin, se han dirigido esfuerzos para formar una mayor conciencia y compromiso sobre la responsabilidad de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional que corresponde a todos los jerarcas, titulares subordinados y dems funcionarios pblicos, y se dio trmite a los requerimientos de distinta naturaleza planteados con fundamento en la citada LGCI y la LOCGR. A continuacin se presentan los principales logros alcanzados: Formulacin de un marco estratgico para el ejercicio de la rectora del SCFS, con el que tambin se coadyuvara a la definicin de una metodologa de fiscalizacin con respecto a los distintos rganos de control sobre los sujetos pasivos de fiscalizacin por parte de la Contralora General. Todo lo anterior, con miras al funcionamiento integrado y coordinado de dicho Sistema, y, por ende, de la consolidacin de las acciones de rectora que esta Contralora debe mantener vigentes para que se promuevan las mejores relaciones de coordinacin en las actuaciones de control y fiscalizacin que le compete a cada componente. Con el fin de impulsar el desarrollo de una estrategia orientada a la interaccin de competencias entre la Contralora General, las auditoras internas y los rganos de control de las reas de fiscalizacin, que coadyuve en la planificacin de las

labores de fiscalizacin y control de la Hacienda Pblica, se defini para la programacin del perodo 2006 de la Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa, en coordinacin con el CENREL, la implementacin de la estrategia de operacionalizacin del control de segundo piso. As tambin, se desarroll una herramienta para la autoevaluacin de las auditoras internas para clasificar las auditoras internas, lo que, entre otros, coadyuvar a la definicin de planes de fortalecimiento para estas unidades y a la rectora del SCFS en torno a dicho componente, as como sentar las bases de la fiscalizacin que la Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa realizar sobre ellas. Cabe destacar que en cuanto a los rganos de control, se han realizado acercamientos importantes (foros, reuniones y talleres) con las superintendencias del rea financiera, incluso el CONASSIF, participacin que se ha realizado en conjunto con el rea de Servicios Financieros Economa y Comercio de esta Contralora; tambin se han realizado importantes coordinaciones entre la Direccin de Notariado, la Defensora de los Habitantes, Tcnicos de la Asamblea Legislativa, Archivo Nacional, LANAMME de la Universidad de Costa Rica, y otros entes y rganos de control para tratar asuntos sobre la definicin de roles, responsabilidades y apoyos que podran recibir de las auditoras internas del sector pblico. Tambin sobre este tema se ha venido trabajando un estudio jurdico necesario para clarificar lo referente a roles y al establecimiento de relaciones y coordinaciones a fin de potenciar los esfuerzos de fiscalizacin y control que compete a cada actor. As tambin, se apoy a la DFOE en la ejecucin de trabajos conjuntos con las auditoras, en especial las del rea municipal, para lo cual, tambin se coordin y particip con el IFAM en acciones de capacitacin a jerarcas y auditores. Como parte de las acciones necesarias para el fortalecimiento de las auditoras internas, se implement la realizacin de foros y talleres peridicos, fundamentalmente con auditores internos y funcionarios de esas unidades, eventos que conllevan una serie de ventajas, logros y beneficios para la actividad de la auditora interna, entre los cuales merecen mencin los siguientes: fortalecimiento de relaciones entre auditoras internas; intercambio de criterios, herramientas tecnolgicas, manuales, guas de trabajo y dems recursos (humanos y materiales) entre esas unidades; propuesta de mejoras a las metodologas de fiscalizacin y estrategias para lograr un mayor impacto de la gestin de auditora interna; mejoras en los canales de comunicacin entre las unidades de auditora interna y algunos rganos del sector pblico; mayor acercamiento entre la Contralora General y las unidades de auditora interna; desarrollo de trabajos de investigacin sobre temas de inters para el quehacer de la profesin de la auditora interna; capacitacin, por parte de especialistas, en una diversidad de temas relacionados directamente con el mbito de accin de esas unidades de auditora interna. En ese sentido, se efectuaron un total de 121 actividades, en las que han participado ms de 3000 funcionarios de las auditoras internas. En aras de propiciar el debido cumplimiento de las responsabilidades que en materia de control interno corresponde a la administracin activa y a la auditora interna, se impartieron 26 cursos de control interno y de auditora interna, en los

que participaron 1070 funcionarios pblicos. As tambin, se ejecut un proyecto de sensibilizacin sobre tales responsabilidades, el cual se dio ante el cambio de gobierno 2002-2006 y la promulgacin de la Ley General de Control Interno y el Manual de normas generales de control interno, emitido por esta Contralora General, y que para el perodo actual 2006-2010, tambin se ha considerado; realizndose un total de 172 actividades de divulgacin de la Ley General de Control Interno y del Manual sobre normas generales de control interno para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin, con la concurrencia de aproximadamente 8000 participantes, representantes de las instituciones que integran el Sector Pblico. Lo anterior con el propsito de promover la debida implementacin de esa normativa legal y tcnica. Cabe aclarar, que dicha capacitacin se desarroll en distintas modalidades, en materia de control interno tanto a funcionarios de esta CGR, como de la administracin y de las auditoras internas. Tambin, se desarrollaron y sugirieron herramientas y metodologas para coadyuvar con la administracin en la autoevaluacin y mejora del control, repuntando con el Congreso Nacional de Gestin y Fiscalizacin de la Hacienda Pblica, del 25 de marzo 2004, cuyo lema y esfuerzo se enfoc hacia El control una responsabilidad de todos, con la participacin y exposiciones por primera vez, de jerarcas y auditores internos juntos, compartiendo e intercambiando experiencias de control interno. En cuanto a la administracin es pertinente retomar la experiencia desarrollada y relanzar un programa que logre mayor efectividad prctica en la comprensin y aplicacin por parte de los jerarcas, titulares y dems funcionarios de los controles gerenciales necesarios para el buen gobierno y la satisfaccin del inters pblico. En materia de regulaciones normativas, con el objetivo de propiciar el establecimiento y mantenimiento de un adecuado marco normativo del OCFS, y con fundamento en el artculo 12 de la LOCGR y los artculos 3, 4, 22, 29 y 35 de la LGCI, se emitieron regulaciones de control interno y en torno al ejercicio de la auditora interna, dentro de las que se destacan las siguientes: Manual sobre normas generales de control interno para la Contralora General de la Repblica y las entidades y rganos sujetos a su fiscalizacin, publicado en La Gaceta 107 de 5 de junio del 2002. Cabe indicar que si bien dicho Manual se promulg de previo a la LGCI, este posee el enfoque de control interno al que esa Ley le da sustento legal. Posteriormente, en La Gaceta N 248 de 24 de diciembre del 2003, se publica una resolucin mediante la que se emiten modificaciones al citado Manual, las que en su mayora se refieren al uso de las denominaciones de los elementos del control interno segn la LGCI. Lineamientos para la descripcin de las funciones y requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, que regulan lo relativo al concurso pblico y a los requisitos para ocupar dichos puestos (La Gaceta 205 de 24 de octubre del 2003). Directrices de control interno relativas a la ubicacin de las auditoras internas en la estructura organizativa y a la clasificacin y funciones de los cargos de

auditor y subauditor en los manuales de las entidades de carcter municipal (La Gaceta N 221 de 11 de noviembre del 2004). Manual de normas para el ejercicio de la auditora interna en el sector pblico (La Gaceta 246 de 16 de diciembre del 2004). Directrices para el fortalecimiento del control en la gestin pblica (La Gaceta 248 de 20 de diciembre del 2004)

Por otra parte, en cuanto a las funciones que confiere la Ley Orgnica de la Contralora y la Ley General de Control Interno, y que de acuerdo con las competencias del CENREL le corresponde atender, se tramitaron un total de 7800 casos, relativos a reglamento de organizacin y funcionamiento de las auditoras internas, procesos de concurso pblico para el nombramiento de auditor o subauditor, nombramientos interinos y destitucin o suspensin de esos funcionarios, asesoras en materia de control interno y auditora interna, resolucin sobre situaciones en torno al ejercicio de la auditora interna, tales como solicitudes de exencin de contar con una unidad de auditora interna, regulaciones administrativas que pueden afectar negativamente la independencia y el accionar de esa unidad, discrepancias con respecto a recomendaciones emitidas por la auditoria interna y otras condiciones que presuntamente obstaculizan o limitan el ejercicio de esta actividad. 2.2 Proyectos en ejecucin

En cuanto a los proyectos ms relevantes que se encuentran en ejecucin, cabe indicar que estos se dan en torno al ejercicio de la rectora del SCFS, en cuanto a sus componentes: rganos de Control: Proyecto orientado a definir una visin institucional (marco estratgico) con respecto al perfil de los rganos de control y sus relaciones, as como coadyuvar en la definicin de una estrategia sobre la cual se consolidar e integrar este componente como parte del Sistema de Control y Fiscalizacin Superiores de la Hacienda Pblica. En ese sentido, se defini un marco estratgico para la rectora del SCFS, se promovi la identificacin de esos rganos y sus competencias, y se han realizado acciones para la definicin de estrategias de fiscalizacin y la coordinacin, definicin y aclaracin de roles con respecto a rganos de control, auditoras internas y Contralora General.

Para el perodo 2006, la Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa, en coordinacin con el CENREL, ha iniciado la implementacin de la estrategia de operacionalizacin de la fiscalizacin de segundo piso. En ese sentido, esta unidad ha venido coadyuvando con esa Divisin en la implementacin de esa estrategia, apoyndose en las auditoras internas, y en el desarrollo de protocolos de vinculacin con los rganos de control externo. En cuanto al tema de rganos de control, aunque se han logrado algunos avances, en los funcionarios de la CGR no existe al menos una idea consolidada sobre el

posible apoyo en estos rganos para el trabajo de fiscalizacin, lo que en realidad podra estar fundado en el poco avance y falta de maduracin estructural, legal y poltico de las mayora de estas instituciones en nuestro medio. Auditoras internas: Proyecto de autoevaluacin y clasificacin de las auditoras internas, mediante el que se desarroll una herramienta con la que se pretenden obtener indicadores bsicos con respecto a la dotacin de recursos y desempeo de esa unidad. A finales del 2005, se inici la aplicacin de la herramienta y ya se cuenta con una clasificacin (ranking) de la totalidad de las auditoras internas del Sector Pblico. Este proyecto debe necesariamente redimensionarse con un protocolo de comunicacin y relaciones que armonice, estandarice y gue en una forma justa y razonable la relacin Contralora y Auditorias Internas; asimismo, ha de revisarse y trabajarse muy fuerte con los jerarcas y los auditores en el manejo de su relacin. Dicha clasificacin se constituye en el insumo principal para la estrategia de fiscalizacin de las unidades de auditora interna, por parte de la Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa. Por otra parte, tambin se inici el desarrollo de un proyecto orientado a determinar la factibilidad de automatizacin de los planes de trabajo de las auditoras internas, sobre el que se desarroll el diagnstico, especificacin de requerimientos y documento de anlisis del sistema. Al respecto, se ha coordinado con la Unidad de Sistemas y Tecnologas de Informacin, a efectos de que se designe al equipo de trabajo necesario para continuar con este proyecto. Administracin activa: Proyecto de sensibilizacin sobre las responsabilidades que con respecto al control interno le corresponde a la administracin activa y a la auditora interna, con ocasin del cambio de gobierno 2006-2010. Al respecto, para lo cual se formul un programa de visitas a los nuevos jerarcas institucionales por ejecutarse durante todo el perodo 2006, habindose realizado a la fecha de este informe un total de 9, con la participacin de 123 funcionarios. Cabe resaltar que este proyecto se ha venido ejecutando en estrecha coordinacin con el Despacho de la seora Subcontralora General y Gerencias de rea de la Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa. El tema de los jerarcas y de la administracin en cuanto a su responsabilidad por el control se ha constituido en un problema cclico y permanente, cuya estrategia de abordaje requiere sistematizarse y formalizarse conforme a los ciclos en que se presentan factores como cambios de gobierno a nivel nacional, cambios de miembros de juntas directivas particularmente cada caso hay que estudiarlo, cambios de alcaldes y sndicos, y as otros puestos clave. Todo lo cual requiere un plan sistematizado, organizado y que cuente con aliados como los centros de capacitacin de las organizaciones, auditores internos y otros a fin de obtener las alertas y en forma efectiva sensibilizar, capacitar y exigir al respecto. Regulaciones normativas: Proyecto de desarrollo, emisin y actualizacin de normativa en materia de auditora interna y de control interno, mediante el que se procura un adecuado marco normativo del SCFS, y producto del cual, con base en la determinacin de necesidades de regulacin normativa, se han emitido normas, lineamientos, directrices y otras que orientan el accionar del SCFS. En ese sentido, se encuentra en proceso la formulacin de declaraciones para la aplicacin del Manual de

normas para el ejercicio de la auditora interna. Congreso Nacional de Gestin y Fiscalizacin de la Hacienda Pblica: Planificacin, organizacin y ejecucin de este evento que corresponde llevar a cabo cada dos aos, de conformidad con el artculo 5 de la Ley General de Control Interno. Dicho evento tiene el objeto de estrechar relaciones, propiciar alianzas estratgicas, fomentar la interaccin coordinada de competencias, establecer vnculos de cooperacin, intercambiar experiencias, propiciar mejoras en los procesos de fiscalizacin y control, revisar procedimientos y normas de control interno, presentar propuestas que tiendan a mejorar o agilizar la gestin sustantiva en el Sector Pblico y discutir cualquier tema de inters relativo a los fines de esta Ley. En ese sentido, se iniciaron las acciones necesarias para el establecimiento de la orientacin temtica que tendr el evento, en estrecha coordinacin con el Despacho de las seoras Contraloras, y que se pretende ejecutar a inicios de noviembre. 2.3 Procesos en trmite y pendientes de asignar

En cuanto a los casos que se encuentran en trmite a la fecha de este informe, se adjunta el reporte correspondiente (vase Anexo No. 1). En cuanto a los asuntos pendientes de asignar, estos se refieren a la correspondencia recibida durante el da de hoy, y se encuentran en anlisis previo. 3. Sobre el sistema de control interno de la unidad 3.1 Estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestin le hubiera formulado la Auditora Interna.

Desde el establecimiento de CENREL hasta la fecha, la Auditora Interna emiti las recomendaciones contenidas en el siguiente informe: I-AIG-05-05, Estudio sobre la autorizacin y aprobacin a cargo del CENREL, de los procesos de nombramiento de los auditores y subauditores internos (22 de noviembre, 2005). Al respecto, con oficios DI-CR-054 y DI-CR-061 de 17 y 20 de enero, esta unidad se refiri a las acciones a implementar con ocasin de dicho informe, lo cual a su vez fue informado a la Divisin de Asesora y Gestin Jurdica, en razn de que esa unidad asumi los citados procesos a partir del 1 de febrero. 3.2 Estado actual de la autoevaluacin del sistema de control interno y acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar dicho sistema.

Durante el perodo se atendieron los lineamientos institucionales emitidos para la autoevaluacin anual del sistema de control interno, preceptuada en la Ley General de Control Interno; producto de ello, se han implementado las mejoras correspondientes, dentro de las que se destacan las siguientes: Identificacin de riesgos de los procesos de aprobacin de proceso de concurso pblico, autorizacin de nombramiento interino, dictamen para suspender o destituir al auditor o subauditor, resolucin de conflictos, emisin de normativa y

difusin de normativa. Desarrollo y actualizacin de la descripcin y mapeo de los procesos clasificados como de mayor relevancia, incorporando lo relativo a riesgos. Complementariamente, se elaboraron guas de chequeo para la ejecucin de los procesos y se emitieron instrucciones puntuales a fin de administrar riesgos relevantes u otras condiciones del entorno que pudieren incidir en la efectividad de los procesos. Monitoreo constante del entorno. Acciones orientadas para que la normativa interna requerida en el desarrollo de los procesos de la Unidad se mantenga actualizada y del conocimiento y aplicacin de todos los funcionarios.

Cabe agregar, que se ha procurado laborar con estricta observancia de los principios y normas de control interno, bajo una filosofa de mejoramiento continuo, orientada principalmente a la revisin permanente de los procesos que se ejecutan, los productos que se generan, la satisfaccin de los usuarios y la oportunidad y exactitud de los planteamientos que se elaboran. Todo ello tomando como premisas fundamentales los siguientes principios: organizacin enfocada al usuario, desarrollo de liderazgo en la direccin, participacin del personal, enfoque a procesos, enfoque de sistemas, mejoramiento continuo, toma de decisiones basada en evaluacin de resultados e interrelacin beneficiosa entre actores. Finalmente, para el perodo 2006 se han realizado esfuerzos para actualizar la descripcin y mapeo de procesos (con especial consideracin de indicadores de desempeo y valoracin de riesgos), as como las guas de chequeo existentes; y se definirn e implementarn las mejoras necesarias al sistema de control interno, derivadas de la autoevaluacin anual del sistema de control interno. 3.3 Administracin de inventarios de CENREL.

Respecto del control de los activos de CENREL, es importante comentar que se lleva un control por cada funcionario, adjunto listado segn el sistema de activos institucional con un listado de ajustes que se remiti al almacn y no ha sido incorporado a la fecha. Vase anexo N2 4. Sugerencias y observaciones para la buena marcha de la unidad, sus proyectos y procesos, lo mismo que sobre asuntos de actualidad que enfrenta o deben ser aprovechados. Se considera que es necesario que institucionalmente se valore la posibilidad de disponer de un equipo de recurso humano interdivisional, que pudiese destinar horas de trabajo, a un acompaamiento exclusivo a la Administracin y a las Auditoras internas en las actividades de implantacin de las normas, lineamientos y directrices que se emiten para mejorar sus procesos de auditora interna, compras, autoevaluacin y mejora del

control interno y financiero-contables, a fin de dar una orientacin acertada respecto de los requerimientos que este rgano contralor emite para mejorar la gestin pblica en esos temas. Por otra parte, sobre el modelo que se pretende implementar para la atencin de los procesos a cargo de CENREL, resulta fundamental que se procuren lneas de accin integradoras orientadas a unificar criterios y directrices, a fin de coadyuvar a la eficacia, eficiencia y calidad de los productos respectivos. .../ Por ltimo, considero importante reconocer el importante aporte y el invaluable apoyo y consideracin que a lo largo de estos aos he recibido como titular del Centro de Relaciones, por parte del personal de esta Unidad, de su persona y dems funcionarios de esta Contralora General. As tambin, estoy muy agradecida con las autoridades de esta institucin por la oportunidad brindada. Atentamente,

Licda. Mercedes Campos Alpzar, MCP Jefe de Unidad MCA/GMC/ech* Anexo: No. 1 Reporte de procesos en trmite No. 2 Oficio de traslado de activos ci:

Lic. Walter Ramrez Ramrez, Gerente, Divisin de Fiscalizacin Operativa y Evaluativa Lic. Daniel Senz Quesada, Gerente ai, Estrategia Institucional Lic. Enrique Muoz Aguilar, Jefe, Unidad de Recursos Humanos Licda. Laura Monge Rojas, Jefe, Unidad de Servicios de Informacin Archivo Central Copiador Informe interno

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