Facult des Sciences juridiques conomiques et sociales

Option : Audit et contrle de gestion

Thme sur :

Raliser par : Sofian El Hadi Sanae Dahmane Oussaada Abdeslam Houari Mohamed

Un projet constitue un ensemble coordonn dactions mettre en uvre pour rpondre un besoin dans des dlais fixs. La ralisation dun projet ncessite un budget ainsi que des ressources matrielles et humaines quil savre ncessaire de planifier. Les mthodes de gestion de projet amnent un cadre de travail, une hirarchisation des tches mais aussi une souplesse permettant datteindre les objectifs qui auront t pralablement fixs. Il est dterminant de prendre en compte toutes les implications ncessaires au lancement du projet afin dacqurir une approche modulable et ractive. Lune des grandes problmatiques de la conduite dun projet intervient cause du nombre important dacteurs quil mobilise. En effet, dans un projet finalits professionnelles, lexpression des besoins et la ralisation du projet seront effectues par des personnes distinctes. Par consquent, il apparat judicieux de vrifier, tout au long de la ralisation du projet, que celui-ci correspond toujours aux attentes de son commanditaire.

I.

La gestion de projet 1) Dfinitions : o Quest ce quun projet ?

Selon le Project Management Institute (PMI), un projet est toute activit ralise une seule fois, dot dun dbut et d'une fin dtermine et qui vise crer un produit ou un savoir unique. Il peut ncessiter la participation dune seule ou de milliers de personnes. Sa dure peut tre de quelques jours ou de plusieurs annes. Il peut tre entrepris par une seule organisation ou par un groupe dorganismes intresss. Il peut sagir de quelque chose daussi simple que lorganisation dun vnement d'une journe ou daussi complexe que la construction dun barrage sur une rivire. Un projet cun effort complexe pour atteindre un objectif spcifique devant respecter un chancier et un budget, et qui, typiquement franchit des frontires organisationnelles, est unique se en gnral non rptitif dans lorganisation. o Quest ce que la gestion de projet ? La gestion de projet est lutilisation dun savoir, dhabilets, doutils et de techniques dans le cadre des activits d'un projet, en vue de satisfaire ou de dpasser les exigences et les attentes des parties prenantes lgard dun projet. Le gestionnaire de projet, parfois appel coordonnateur ou chef de projet, en administre les dtails, au jour le jour. Il sagit l d'un dfi constant qui demande une comprhension du contexte plus gnral du projet et la capacit de concilier des exigences contradictoires telles que : les ressources disponibles et les attentes; les priorits diffrentes des parties prenantes; les besoins dfinis et la porte du projet; la qualit et la quantit. 2) Caractristiques des projets russis Dans le cadre de la prsentation de votre demande de financement, vous avez dfini clairement les objectifs de votre projet, recherch des partenariats avec des organismes ayant des objectifs semblables et mis au point un plan daction dtaill pour sa ralisation. De ce fait, vous avez jet les fondations de la russite. Examinez les particularits suivantes des projets russis :

 Des objectifs prcis Les projets les plus russis ont des objectifs dfinis clairement ds le dpart. Un plan de projet bien tabli Un plan conu avec minutie est utile pour deux raisons. Dabord, il permet chaque participant de comprendre et de contribuer au projet. Il prcise les responsabilits de chacun et value combien dargent, de personnes, de matriel et de temps sont ncessaires lachvement du projet. Ensuite, il sert doutil de suivi et vous permet dadopter des mesures correctives tt dans le processus si les choses tournent mal. La communication, encore la communication Votre projet repose sur la collaboration entre toutes les personnes qui y prennent part. Une communication relle et continue doit stablir entre les parties, si elles veulent uvrer ensemble la russite du projet. Une envergure matrise Tout au long du projet, vous ferez face plusieurs situations qui ne contribuent pas toutes vos objectifs. Il importe que vous portiez attention vos priorits, avec une perte minimale de temps et de concentration. Le soutien des intervenants Dordinaire, les projets sont le fait de plusieurs parties prenantes. Il importe que celles-ci vous accordent leur soutien pour toute la dure du projet de faon ce que lquipe atteigne ses objectifs. II. .Le triangle dor du projet

Quand on doit choisir la manire daborder un projet, il existe 3 notions fondamentales quil faut connatre et valuer : la qualit, le cot et le dlai. Triangle Qualit, Cot, Dlai 1. Comprendre le triangle * Qualit : Il sagit du soin qui est apport la ralisation fonctionnelle et technique du projet. Un projet de mdiocre qualit remplira les besoins immdiats du client, en sautorisant un certain nombre de raccourcis. Un projet de bonne qualit aura t spcifi pour couvrir certains besoins futurs identifiables, et offrira une ergonomie adapte, des performances homognes, une volutivit tudie, une documentation complte. * Cot : Un client est prt dpenser une certaine somme pour un projet donn. La valeur du projet peut ventuellement sadapter un certain nombre de critres, mais il y a forcment un seuil au-del duquel il est impossible de le rentabiliser. La notion de cot englobe aussi bien les frais dtude (en fonction du temps pass aux spcifications fonctionnelles et techniques) et de ralisation (suivant le nombre de dveloppeurs ncessaires, le matriel mis leur disposition, la prsence dune quipe de test et de validation, ), que les frais dexploitation (matriel ncessaire pour faire tourner le projet en production, salaire de loprateur de maintenance, ). * Dlai : Savoir combien de temps doit durer la ralisation dun projet nest pas ais, mme si cela fait partie du travail dun ingnieur. Certains projets ne sont pas urgents, ni mme importants, mais ils comportent

forcment une deadline partir de laquelle ils deviennent caducs. 2. Utiliser le triangle Ces trois points sont interdpendants, et doivent tre pris en compte soigneusement. Il faut donc comprendre et faire comprendre quil existe 3 possibilits : * Rapide et pas cher => Mauvaise qualit Cest ce que demandent beaucoup de clients, sans se rendre compte quun projet vite fait et moindre cot aura forcment des lacunes. Cela peut tre satisfaisant pour un prototype qui doit valider un concept. Mais il faut bien expliquer les risques que cela peut faire prendre moyen terme. * Rapide et de bonne qualit => Cher Si le client peut se le permettre, cest la solution parfaite. Un projet trs important sera trait de manire prioritaire sur les autres, se verra affecter plus de moyens humains et techniques. Et donc forcment, cela a un cot important. * Bonne qualit et pas cher => Lent Un projet bien fait, mais qui ne cote pas cher ? Il va prendre du temps tre ralis. Pour diminuer les cots, ce projet va se retrouver jouer le bouche-trou ; sa priorit est plus faible, et on y travaille quand on a du temps . Pareil pour les ressources techniques, qui sont disponibles dabord pour les autres projets. Ce quil faut viter ; Ce qui nexiste pas, ou ne devrait pas exister : * Rapide, de bonne qualit et pas cher Cest un fantasme auquel beaucoup de dcideurs continuent de rver. Il faut tre compltement dconnect des ralits du monde du travail pour croire quon peut obtenir une ralisation de qualit irrprochable, pour un cot proche de zro, livre ds le lendemain de la signature du contrat. Fuyez les clients qui sont inflexibles sur ces aspects. * Lent, de mauvaise qualit, et cher Personne nest prt payer cher pour une mauvaise ralisation qui ne sera pas disponible rapidement. Et pourtant, combien de projets se retrouvent tre repousss sans arrt, et le client oblig de payer pour ajouter de nouveaux dveloppements sans lesquels le projet ne peut pas tre termin, et qui au final ne remplit pas le cahier des charges ? Cela est souvent reprsentatif de 2 choses : le client ne sait pas ce quil

veut, et le travail de spcification na pas t fait correctement. Exemples : Triptyque QCD ou qualit globale Q : qualit technique et technologique (performance), C : qualit financire (matrise des cots), D : qualit temporelle (matrise des dlais). Variation autour des critres QCD

III.

Principales phases de gestion des projets

Les discontinuits dans le cycle de vie d'un projet, les passages d'une phase une autre, impliquent, dans une gestion de projets rigoureuse appuye sur un mode de gestion par projets, une prise de dcision base sur certains documents cls:

la phase d'identification du projet fait apparatre un premier document cl dans la vie du projet, le Mmoire didentification de projet, qui sert l'valuation stratgique du projet, un tamisage des propositions de projet, sur la base de critres stratgiques; la phase de dfinition du projet fait apparatre un deuxime document cl, le Document de projet, incluant les conclusions de l'tude de faisabilit, qui servira la slection ventuelle du projet, dans un contexte o des projets peuvent tre en comptition les uns avec les autres;

 la phase de planification oprationnelle aboutit la production d'un troisime document cl, le Plan dexcution du projet, qui doit faire l'objet d'une approbation et comporter un plan d'excution dtaill du projet et la description des mcanismes de suivi et de contrle du projet; la phase d'excution du projet est jalonne d'tapes marques par la production de Rapports d'tape faisant tat du droulement des activits et de l'actualisation de la planification de la partie restante du projet, ces rapports alimentent les processus dcisionnels lis au contrle du projet; dans certains projets, notamment les projets de dveloppement internationaux, des Rapports d'valuation en cours de ralisation sont aussi produits dans le but d'apporter d'ventuels correctifs; la clture du projet est marque par l'acceptation du bien livrable par le propritaire du projet, par la production d'un Rapport final de gestion du projet et ventuellement par un Rapport d'valuation de fin de projet; Lvaluation devient de plus en plus centrale dans les proccupations de gestion des organisations; le cycle de vie de certains projets intgre une phase d'valuation rtrospective dont l'objectif est d'apprcier l'impact du projet. Le schma qui suit illustre les liens entre les phases du cycle de vie, les documents cls, et les dcisions cls qui sont prises durant le cycle de vie d'un projet. Les documents cls et les dcisions cls du cycle de vie d'un projet

Cette dmarche de gestion de projets utilise des mthodes et techniques appropries aux diffrentes phases de la dmarche:
1. Phase didentification : Identification de linsuffisance des capacits. Une fois que la dcision de

lancer le projet est prise, on passe la deuxime phase. 2. Phase danalyse des options. Dfinition des besoins oprationnels, estimation des cots totaux lis au cycle de vie dans le cadre du projet, valuation des risques, analyse des options et proposition dune stratgie dacquisition. Une fois que cela est fait et que la dcision dapprobation prliminaire du projet est prise, on passe la troisime phase. 3. Phase de dfinition : Rvision du cot total estimatif du projet, valuation dtaille des risques lis au projet, tablissement dun calendrier. Lorsque cette phase termine, on prend la dcision de rviser lapprobation prliminaire du projet ou de passer lapprobation dfinitive du projet. Une fois la dcision prise, on passe la quatrime phase. 4. Phase de mise en uvre : Surveillance du projet. La dcision de rviser lapprobation dfinitive du projet est prise.

Abordons ce volet de la gestion de projet selon le Triangle de la qualit, le triangle parfait entre les Dlais, les Cots et la Qualit. Il faut toujours travailler pour faire en sorte que ces trois facettes soient gales. Mais, au gr de lexprience, on se rend compte quil ny a pas que trois cts la gestion de projet; mais plutt quatre. Parmi ces quatre cts, on retrouve toujours les Dlais, les Cots et la Qualit, mais galement les Risques. Ainsi, au sein de la gestion de projet, les Risques font en sorte dinfluencer les Dlais, daugmenter les Cots, et parfois certains Risques affaiblissent la qualit que le client tait en droit de recevoir. Dans cette srie de capsules, nous allons voir comment cerner les Risques, de quelle faon peut-on sinterroger avant mme de mettre en marche le projet, comment contrler les Risques afin de mieux matriser Dlais, Cots et Qualit dans la gestion de projet.